マイナンバークラウド
Value
奉行 Edge
利用ガイド
＜管理者向け＞
第
１
部 はじめに
第
２
部 導入処理
第
３
部 業務処理 - 個人番号の登録
第
４
部 業務処理 - 個人番号の管理
はじめに
この度は、弊社の『奉行 Edge マイナンバークラウド Value』をご利用いただき、誠に ありがとうございます。 当サービスは、お客様自身が収集した個人番号を確実かつ安全に保管し、安全に利用・提供・ 廃棄までの管理を実現するサービスです。 クラウドを活用して、個人番号を安全に保管することで、漏洩等のリスクを低減します。 当サービスを末永くご愛用いただきますよう、お願い申し上げます。ＣＯＮＴＥＮＴＳ
目 次
第
１
部
第
３
部
第
２
部
はじめに 1-1
第
１
章 当サービスの概要 1-2
第
２
章 当サービスと『奉行製品』を利用した業務フロー 1-3
第
３
章 当サービスのセキュリティ対策 1-5
第
４
章 その他、運用上のセキュリティ対策 1-6
第
５
章 当サービスを運用するにあたって 1-7
導入処理 2-1
序
章 導入の流れ 2-2
第
１
章 会社の情報を登録する 2-4
第
２
章 管理者を登録する 2-5
第
３
章 電子証明書を発行・通知する 2-12
第
４
章
『奉行製品』と連携する 2-14
第
５
章 管理者と社員を関連付ける 2-17
第
６
章
『奉行製品』の社員を当サービスに追加する 2-19
第
７
章 利用者を出力する 2-27
業務処理 - 個人番号の登録 3-1
第
１
章
『奉行製品』で個人番号を入力する 3-2
第
２
章 当サービスで個人番号を入力する 3-6
第
４
部
業務処理 - 個人番号の管理 4-1
第
１
章 個人番号を参照する 4-2
第
２
章 個人番号を利用する 4-5
第
３
章 個人番号を出力する 4-7
第
４
章 扶養から外れた配偶者・扶養親族の個人番号を保管する 4-11
第
５
章 不要になった個人番号を削除する 4-14
第
６
章 個人番号に関するログを参照・出力する 4-17
●
登録商標・商標
当サービスのマニュアルまたは製品上で使用している、会社名および製品名の登録商標または商標に ついて記載します。
○ Microsoft、Windows、Internet Explorer、Excel は、米国 Microsoft Corporation の、米国、 日本およびその他の国における登録商標です。
○ 奉行、奉行クラウド、奉行クラウド Edge は、株式会社オービックビジネスコンサルタントの 登録商標または商標です。
第 部
はじめに
１
第
１
章 当サービスの概要
1-2
第
２
章 当サービスと『奉行製品』を利用した業務フロー 1-3
第
３
章 当サービスのセキュリティ対策
1-5
第
４
章 その他、運用上のセキュリティ対策
1-6
第
５
章 当サービスを運用するにあたって
1-7
第
章
『奉行 Edge マイナンバークラウド Value』は、個人番号を安全に保管し、 安全に利用・提供・廃棄までの管理を実現するサービスです。１
当サービスの概要
『奉行 Edge マイナンバークラウド Value』とは
従業員または個人支払先の個人番号を確実かつ安全に保管し、利用から廃棄まで 管理できる、弊社のクラウドサービスです。 『奉行製品』と個人番号データを連携して利用することができます。利 用
管理者だけが、個人番号データを利用できます。 他の人が個人番号データを利用することは できません。廃 棄
退職社員や扶養から外れた親族などの 個人番号を、手間なく、きちんと廃棄 できます。≪従業員≫
≪管理者≫
個人番号 通知カード保 管
郵送や対面などで従業員または個人支払先から 収集した個人番号などのデータは、クラウド上 で保有することができるため、『奉行製品』で 個人番号を保有する必要がなく安全な番号保管 ・運用ができます。安全管理
個人番号を記載した書類などの漏えい、 不正利用への対策として、システムの アクセス制御やログ管理ができます。 本人確認 書類第
第
章
章
当サービスと『奉行製品』を
利用した業務フロー
２
別途、郵送や対面などで収集した従業員や扶養家族、または個人支払先の 個人番号を『奉行製品』（または当サービス）で入力し、クラウド上に保管します。 おおまかな業務フローは以下の通りです。■
『奉行製品』
（または
『マイナンバー
クラウド Value』
）
収 集
＜従業員＞
＜事務実施者＞
個人番号入力 事前に郵送や対面などで従業員または個人支払先から 個人番号を収集し、本人確認を行います。 個人番号の収集と本人確認は、『マイナンバークラウド Value』や『奉行製品』で行うことはできません。 個人番号提出 本人確認 本人確認を終えた 従業員や扶養家族、 または個人支払先の 個人番号を、正確に 入力します。 郵送や対面などで従業員 または個人支払先から 個人番号を収集し、 本人確認を行います。 ※正社員だけでなく、パート やアルバイトも含めた個人 番号を収集するすべての 従業員に対して、番号確認 書類と身元確認書類をもと に「本人の実在性」と 「番号の真正性」を確認 する必要があります。登 録
安
全
管
理
■
『奉行製品』
＋
『マイナンバー
クラウド Value』
第３部参照■
『マイナンバークラウド Value』
個人番号は、セキュアなクラウド上に 保管されます。 高度なセキュリティ環境下で漏えい や紛失・不正利用のリスクを低減し、 安全な保管と運用を実現します。 個人番号の保管保 管
利 用 廃 棄
■
『奉行製品』
■『ＯＭＳＳ＋ マイナンバー収集・保管サービス』＋『法定調書奉行』
当サービスで行っている安全管理措置については、次ページ「当サービスのセキュリティ対策」 をご確認ください。 個人番号を『奉行製品』で利用 できます。 この際、『奉行製品』には個人番号 のデータは一切保存されません。 個人番号利用 個人番号削除 個人番号の管理が不要となった 社員や扶養家族、個人支払先の 個人番号を削除できます。 ※『給与奉行クラウド』での [ 個人番号 一括削除 ] メニューは2019 年３月頃を 予定＜事務実施者＞
第４部参照 アクセス認証 アクセス権限管理 操作履歴管理第
３
章
当サービスのセキュリティ対策
・ＩＳＯ 27001（情報セキュリティマネジメントシステム） ・堅牢な日本のデータセンターで企業別に保管 ・ＳＳＬ暗号化によるデータ通信 ・アクセス認証■
『奉行製品』とサービスがシームレスに連携
源泉徴収票や支払調書などへの個人番号の出力は、いつもの『奉行製品』の操作で行えます。 電子証明書を保持したパソコンから、ＩＤ・パスワード認証を経てサービスに保管された 個人番号を照会し、帳票に出力します。この際、『奉行製品』には個人番号データは一切 残りませんので、特に意識することなく、安全に個人番号を利用できます。●
当サービスと『奉行製品』をあわせてご利用いただくことで
実現できるセキュリティ対策
当サービスと『奉行製品』をあわせてご利用いただくことで、手間や費用がかかる「セキュリティ対策」 を最小限に抑えることができます。■
自社に個人番号を持たない運用が可能
個人番号は、強固なセキュリティ対策が施されたセキュアなクラウド上で安全に 保管されます。■
操作履歴を自動的に記録
個人番号の操作履歴をすべて自動的に記録します。 操作履歴は、日付や操作内容（入力・修正・削除・印刷など）の任意の条件に合致した 履歴のみを瞬時に表示しますので、簡単に利用状況を確認できます。 特定個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」では、 コンピュータやネットワークを含めたセキュリティ対策が必要とされています。 漏えいリスクへの最高のセキュリティ対策は、個人番号を自社内に「持たない」ことです。 個人番号を管理する際は、特定個人情報保護委員会の 「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に 沿って、適切な安全管理措置を講じる必要があります。第
章
その他、
運用上のセキュリティ対策
４
当サービスを、より安全にご利用いただくために、以下の内容も 是非ご確認ください。【サービス起動時】
当サービスを起動する際は、URL や電子証明書が正しいかをご確認の上、起動することを おすすめします。【運用時】
○ [ ログ参照 ] メニューで、定期的に不正なログインや操作などがないかをご確認ください。 ○ [ 個人番号出力 ] メニューで個人番号等を出力（ダウンロード）される際は、パスワードを 設定し、RMS などを用いて厳重に保管してください。 ※ [ 個人番号出力 ] メニュー以外（[ 利用者情報出力 ] メニューや [ ログ出力 ] メニュー）から、 出力（ダウンロード）する際も同様です。 ○離席する際は、必ず当サービスからログアウトし、コンピュータもログアウトすることを おすすめします。【作業終了時】
コンピュータの電源を切ってください。 その他にも、例えば「ワンタイムパスワードのお知らせ」メールに ついて、当サービスを操作するコンピュータとは別のコンピュータや 携帯等でメールを受け取るようにすると、さらにセキュリティを高める ことができます。参 考
第
章
当サービスのメニュー画面やシステム運用設定などを紹介します。 メニュー画面 [ システム運用設定 ] メニュー当サービスを運用するにあたって
5
●
当サービスのメニュー画面
当サービスのメニュー画面です。 [ 導入処理 ] メニューで、当サービスを運用するための前準備（利用者の登録、メニュー権限の登録） を行います。その後、[ 業務処理 ] メニューで、個人番号の管理・利用・廃棄を行います。 各メニュー画面で をクリックすると、上記のメインメニュー画面に 戻ります。参 考
導入処理
2-1 ページ 参照廃 棄
4-16 ページ 参照 １-10 ページ 参照運用監査
4-19 ページ 参照利 用
4-4、4-9 ページ 参照入 力
3-8 ページ 参照●
当サービスの管理者について
当サービスには、役割ごとに以下の２種類の管理者を設定できます。 お客様の運用にあわせて、管理者を設定してください。 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務担当者 個人番号の利用事務全般 4 4 を行う管理者です。 すべてのメニューが利用できます。 個人番号の利用事務の一部 4 4 を行う担当者です。 「個人番号関係事務実施者」に比べ、利用できるメニューを 制限できます。その際は、[ メニュー権限登録 ] メニューで チェックを付けたメニューだけが利用できます。 （ ）2-11 ページ 参照 ○上記の管理者は、[ 利用者情報登録 ] メニューで利用者として登録する際に「利用者種類」で設定します。 （ ） ○管理者には電子証明書が必要です。（ ）2-12 ページ 参照 2-7 ページ 参照●
当サービスの操作の確認方法
はじめに、当「利用ガイド」で当サービスの運用方法をご確認ください。 実際に各メニュー画面で操作される際は、以下の方法で詳細を確認できます。 各メニューの操作手順を動画で丁寧に説明します。メ
インメニュー画面右上の「よくあるお問い合わせ」をクリックすると、 OBC Net サービスの「よくあるお問い合わせ」をご覧いただけます。参 考
●
システム運用設定
はじめに [ システム運用設定 ] メニューで、当サービスの運用に関する設定を行います。■
[ アカウントポリシー ] ページ
当サービスにログインする際のパスワードとロックアウトについて設定します。 アカウントのロックアウトに 関する要件を登録します。 ※アカウントのロックアウトとは、 何度もログインに失敗したとき に、その利用者を一時的にログ インできないようにロックする ことです。ロックすることで、 不正侵入者がパスワードを推測 しながら繰り返しログインを 試みることを防ぎます。＜ロックアウトの解除方法＞
以下の２通りを用意しています。 ①アカウントロックポリシーの [ しきい値 ] と [ 自動解除 ] の設定により、一定時間を経過 すると解除されます。 ② [ 利用者情報登録 ] メニューで、ロックアウトされた利用者の [ ロックアウト状態 ] のチェック を外します。 パスワードに関する要件を 登録します。
■
[ 利用時間制御 ] ページ
当サービスを利用できる時間帯を登録します。■
[ ＩＰアドレス制御 ] ページ
当サービスへの接続を許可する IP アドレスを登録します。■
[ システム連携 ] ページ
当サービスと『奉行製品』を連携する場合に設定します。 グレーの時間帯は、当サービスに ログインできません。 「★」は現在の時間帯を指しています。 『奉行製品』から当サービスに直接接続して、利用者や個人番号 データを連携する場合は、「する」を選択します。 『奉行製品』との連携については、第２部 - 第４章をご参照ください。第 部
導入処理
２
序
章 導入の流れ
2-2
第
１
章 会社の情報を登録する
2-4
第
２
章 管理者を登録する
2-5
第
３
章 電子証明書を発行・通知する
2-12
第
４
章
『奉行製品』と連携する
2-14
第
５
章 管理者と社員を関連付ける
2-17
第
６
章 『奉行製品』の社員を当サービスに追加する 2-19
第
７
章 利用者を出力する
2-27
ここでは、個人番号を保管する前の前準備を行います。 実際に運用をはじめる前に、導入の流れを確認しておきましょう。
導入の流れ
序
章
会社の情報を登録します。 従業員の扶養親族についても個人番号確認用の 添付書類を提出してもらうか、管理者のパスワー ドを自動生成させるかなどを設定します。会社の情報を登録する
管理者を登録する
自身の利用者情報を登録します。もう１人管理者が必要な場合は、当サービスの 管理者（個人番号関係事務実施者または個人番号 関係事務担当者）の利用者 ID やパスワード、 メールアドレスなどの情報を登録します。 [ 会社情報登録 ] メニュー [ 利用者情報登録 ] メニュー 2-4 ページ 参照 2-5 ページ 参照メニュー権限を設定する
（※個人番号関係事務担当者がいる場合） [ メニュー権限登録 ] メニュー 登録した個人番号関係事務担当者に対して、 メニュー権限を設定します。 2-11 ページ 参照電子証明書を発行する
[ 電子証明書設定 ] メニュー もう１人の管理者に電子証明書を発行し、メールを 送信します。 2-12 ページ 参照『奉行製品』と連携する
[ システム運用設定 ] メニュー 奉行連携の利用を「する」にし、登録します。 接続情報をコピーします。 2-14 ページ 参照●
当サービス側の操作
続いて、次ページの「奉行製品側の操作」を行います。
当サービスと連携する
[ マイナンバークラウド（運用設定）] メニュー 接続情報を貼り付けて、当サービスと連携します。 2-15 ページ 参照 2-17 ページ 参照 2-19 ページ 参照管理者と社員を関連付ける
当サービスの管理者と『奉行製品』の社員情報を関連付けます。 『奉行製品』の社員を、当サービスの提出者 として追加します。社員を当サービスに追加する
[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニュー [ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニュー 『奉行製品』では、「個人番号利用権限」機能を利用して、利用者ごとに個人番号 を利用するメニューの操作について権限を設定することができます。 個人番号の利用に権限を設定することによって、『奉行製品』上で個人番号を 利用するメニューの操作や帳票への個人番号の印字を制限できます。 ※『給与奉行クラウド』をご利用の場合は、メインメニュー右上の の [ 利用者権限 ] メニューで設定します。 ※『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合は、[ 導入処理 ]-[ 運用設定 ]- [ 会社運用設定 ] メニューの [ システム設定 ] ページで設定します。 ※『奉行Ｊ‐給与編‐』は、「個人番号利用権限」は利用できません。参 考
●
奉行製品側の操作
2-22 ページ 参照 すでに『奉行製品』で個人番号を管理していた 場合は、当サービスに個人番号をアップロード します。 [ 個人番号アップロード ] メニュー個人番号をアップロードする
（※『奉行製品』で個人番号を管理していた場合）第
章
[ 会社情報登録 ] メニュー [ 会社情報登録 ] メニューを選択して、会社の情報を登録します。会社の情報を登録する
１
管理者が当サービスを利用するには、電子証明書が必要です。 電子証明書を発行する際に使用する、貴社の会社名等を英語 （半角）で入力します。 ※あくまで任意の名称になります。 ２ー 12 ページの [ 電子証明書設定 ] メニューから発行した電子証明書を、 管理者が自身のコンピュータに取得した際に、正しい電子証明書なのかを 確認する際に、この名称で確認できます。 ※運用途中で変更することもできます。 従業員、配偶者、扶養親族、 個人支払先の確認書類を、 当サービスに画像ファイル で保管する場合は、「提出 あり」を選択します。 ※一時的に保管した確認書類 を一括で削除することも できます。 ４-12 ページ 参照 管理者が当サービスにログインする際に利用する パスワードを、自動生成して通知する場合は「する」 を選択します。 ※ [ 電子証明書設定 ] メニューで、管理者に電子証明書 取得用 URL および管理用ＵＲＬのメールを送信する 際に、パスワードが自動生成されて通知されます。 すでに決められたパスワードを設定したい場合は、 「しない」を選択します。 「利用目的」を個人番号操作ログに記録 する場合は、「する」を選択します。 ※「する」の場合は、[ 個人番号参照 ] メニュー または [ 個人番号出力 ] メニューで個人番号 を利用する際に、「利用目的」の入力が必要 になります。 当サービスから、管理者に メールを送信する際の差出 人名です。 ※必要に応じて変更して ください。第
章
当サービスを利用する管理者（個人番号関係事務実施者や個人番号関係事務 担当者）の情報を登録します。 [ 利用者情報登録 ] メニュー管理者を登録する
２
[ 利用者情報登録 ] メニューを開きます。 ① [ 利用者情報一覧 ] ページに自身が管理者として表示されていますので、 をクリックして 必要に応じて内容を修正します。 ②管理者がもう１名いる場合は、[ 利用者情報登録 ] ページをクリックし、もう１名の管理者も 登録します。②
①
個人番号を提出する従業員等についても、当メニューで管理します。 ただし、導入時は管理者だけを登録しておき、後から『奉行製品』で登録されて いる従業員（社員）のデータをもとに、一括で提出者を登録すると便利です。 ２-19 ページ 参照参 考
●
管理者を登録する
基本情報 2-7 ページ 参照 個人番号入力設定 2-8 ページ 参照 配偶者（特別）控除対象 または 健保の扶養となる配偶者情報 扶養親族情報 2-8 ページ 参照■
基本情報
利用者の種類（役割）を選択します。 ○個人番号関係事務実施者 ：個人番号の利用事務全般を行う管理者 ○個人番号関係事務担当者 ：個人番号の利用事務の一部を行う担当者 ○未設定 ：『奉行 Edge 年末調整申告書クラウド』と統合して お使いの場合で、当サービス側では使用しない利用者 利用者 ID は、任意の名称を 設定します。 ※各利用者が当サービスにログイン する際の ID のため、重複しない ように入力してください。 利用者の居住者区分（個人番号保管対象）、 当サービスにログインできるかを設定 します。退職予定がある場合などは、有効 期限に退職年月日を登録することで、退職 年月日より後は、サービスにログイン できなくできます。 ※ロックアウト状態は、管理者の場合に表示され ます。間違ったパスワードを入力してロック アウト状態になってしまった際は、ここに チェックが付きますので、ロックアウト状態を 解除するには、このチェックを外してください。 所属は、一意な名称で入力します。 2-9 ページ 参照 ＜「個人番号関係事務実施者」「個人番号関係事務担当者」の場合＞ 管理者が当サービスで自身の個人番号を保管する場合は、必ず以下のチェックを外して ください。 管理者が委託業務等により、自身の個人番号を当サービスで保管しない場合だけチェック を付けます。管理者の情報を入力したら、［登録］ボタンをクリックします。 登録すると、[ 利用者情報一覧 ] ページに登録した管理者が表示されます。 配偶者以外の扶養親族が複数名いる 場合は、その人数を選択します。
■
個人番号入力設定
管理者が、誰の個人番号を確認、入力するかを設定します。 入力対象を、「従業員」「個人支払先」 「従業員・個人支払先」から選択します。 「個人番号を入力する所属を設定する」を選択した場合は、確認する所属を指定します。 複数の所属を確認する場合は、所属の間に「 , 」 ( 半角のカンマ ) を挿入します。 ※ここで設定した内容は、[ 個人番号代理入力 ] メニューや [ 個人番号参照 ] メニューなどの 個人番号を管理するすべてのメニューに反映されます。 ※「個人番号を入力する所属を設定する」を選択した場合の入力方法は、2-10 ページ「個人番号 入力設定の「従業員に対する入力担当 所属」欄の入力方法」をご参照ください。■
配偶者（特別）控除対象 または 健保の扶養となる配偶者情報、扶養親族情報
個人番号を保管する配偶者（特別）控除対象または健保の扶養となる配偶者、または扶養親族 がいる場合に入 力します。【 所属の入力方法 】
所属を入力すると、[ 個人番号代理入力 ] メニューで所属名で検索・絞り込みをする際に 便利です。（ ） また、複数の管理者で個人番号の入力を分担して行う際に、所属名を指定して分担できます。 （ ）■
営業部 - 第１課 - Ａグループ に所属する従業員の場合
＜入力例 ①＞
所 属＜入力例 ②＞
同じ部署名が存在しない場合は、以下のように省略して入力しても大丈夫です。 所 属 部署名の間を詰めて入力してもよいですが、見やすい ように間にスペースや「 - （ハイフン）」を入れて、 入力していただいても大丈夫です。 3-6 ページ 参照 営業部 第１課 Ａグループ Ｂグループ 第２課 Ａグループ Ｂグループ 次ページ 参照 コ コ 入力した所属に対して、 入力を行う担当者を確認 できます。【 個人番号入力設定の「従業員に対する入力担当 所属」欄の入力方法 】
複数の管理者で個人番号の入力を分担する場合は、「従業員に対する入力担当 所属」欄に、 どこの所属の入力を担当するかを指定します。■
A 氏が「営業部 第１課」
、B 氏が「営業部 第２課」の従業員に対して
Ａ氏 従業員に対する 入力担当 所属 B 氏 従業員に対する 入力担当 所属 入力する所属が複数ある場合は、間に 「 , （半角のカンマ）」を入力します。 Ａ氏は「営業部 第１課」の入力担当ですが、「営業部 第１課」だけを入力 しても、正しく入力できません。 必ず「営業部 第１課 Ａグループ」と、各従業員の所属欄に登録されている 所属名称で入力してください。!
注 意
入力を担当する場合
営業部 第１課 Ａグループ Ｂグループ 第２課 Ａグループ Ｂグループ 入力する個人番号提出者に ついて一覧で確認できます。利用者を選択します。 利用者種類が「個人番号関係事務担当者」 として登録された利用者だけが表示されます。 メニューごとに、権限を設定します。 ※メニュー単位での設定になります。 ※以下の 4 つのメニューは、メニュー権限の有無に 関わらず利用できません。 「個人番号関係事務実施者」だけが利用できます。 ・[ メニュー権限登録 ] メニュー ・[ 電子証明書設定 ] メニュー ・[ ログ参照 ] メニュー ・[ ログ出力 ] メニュー 権限を設定したい利用者を クリックします。 利用できるメニューに チェックを付けます。
●
メニュー権限を設定する
[ メニュー権限登録 ] メニューで「個人番号関係事務実施者」が、「個人番号関係事務担当者」に 対して利用できるメニューを設定します。第
章
管理者が当サービスを利用するには、利用者ごとに「電子証明書」の ライセンス発行と取得が必要になります。 ※同じ管理者でも複数のコンピュータで当サービスを利用したい場合は、 利用するコンピュータごとに「電子証明書」が必要になります。 [ 電子証明書設定 ] メニュー３
電子証明書を発行・通知する
当サービスを利用する管理者が２名の場合は、２名分の「電子証明書」が必要です。
※同一の管理者であっても 2 台のコンピュータで利用する場合は、「電子証明書」はコンピュータごとに必要です。 例えば、当サービスを利用するコンピュータと、連携操作を行う『奉行製品』がセットアップされている コンピュータが異なる場合は、それぞれのコンピュータで「電子証明書」が必要です。 個人番号関係 事務実施者 A 氏 個人番号関係 事務担当者 B 氏 当サービスを最初に起動した A 氏は、すでに電子証明書は発行・取得済みなので、当メニュー で残りの B 氏分の電子証明書を発行し、Ｂ氏のコンピュータに取得してもらうように通知します。③「電子証明書の取得・更新手順および管理用 URL のお知らせ」のメールが届きます。 【電子証明書の取得・更新手順】のＵＲＬを クリックし、手順書を取得します。 ① [ 電子証明書設定 ] メニューで 電子証明書のライセンスを発行します。 発行する利用者を選択して、[ 発行 ] ボタンをクリックします。 ※すでに発行済みの利用者に対しても、 複数のコンピュータで利用させる目的で 選択できます。 ②発行した利用者を再度選択して、[ 電子 証明書通知 ] ボタンをクリックします。 Ａ氏
／
Ｂ氏 ⑤ 電子証明書の取得が完了したら、③のメール に記載されている「管理用ＵＲＬ」を クリックして、当サービスにログインします。http://www.obcnet.jp/mynumber/
electronic_certificate_acquisition02.html
④ 電子証明書の取得手順は、③で取得した 手順書にそって操作してください。第
４
章
[ システム運用設定 ] メニュー『奉行製品』と連携する
『給与奉行クラウド』または『給与奉行クラウド』以外の奉行製品（『給与奉行ｉ 10/ ｉ 8/ ｉ』、『給与奉行 V ERP10/V ERP8/V ERP』『奉行 J - 給与編 -』『法定調書奉行ｉ 10/ ｉ 8/ ｉ』、『法定調書奉行 V ERP10/V ERP8/V ERP』『人事奉行ｉ 10/ ｉ 8/ ｉ』、 『人事奉行 V ERP10/V ERP8/V ERP』）と連携するための手順を記載します。
連携する『奉行製品』を操作しているコンピュータに、当サービスの電子証明書を取得しておく 必要があります。 ※当サービスと『奉行製品』を、同じコンピュータで使用している場合は、電子証明書はすでに取得されています。 [ 登録 ] ボタンをクリックします。 右図のメッセージが 表示された場合は、 [ アクセスを許可する ] をクリックします。
●
当サービス側の操作
[ システム運用設定 ] メニューの [ システム連携 ] ページで、奉行連携の利用を「する」に設定 します。続いて、[ コピー ] ボタンをクリックして接続情報をコピーします。 ※この段階では設定が反映しておらず、『奉行製品』と連携できません。必ず [ 登録 ] ボタンをクリックし、 設定を反映させてください。[]-[] メニュー
●
奉行製品側の操作
■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 法人情報 ]-[ サービス連携 ]-[ マイナンバークラウド ] メニューを選択します。 [ 貼り付け ]（[F8 キー ]）を押して、当サービスでコピーした接続情報を貼り付けます。 接続情報を貼り付けたら、 登録します。 [ 接続テスト ]（[F9 キー ]）を 押すと、接続テストを開始します。＜すでに『給与奉行クラウド』以外の『奉行製品』で、 個人番号を入力していた場合＞ 右記のメッセージが表示され、「マイナンバークラウド」を 選択できません。その際は、先に２-22 ページの作業 （「すでに『給与奉行』以外の『奉行製品』で、個人番号を 入力していた場合」の個人番号のアップロードまで）を してから、再度「マイナンバークラウド」を選択してください。 当サービスを利用する際の利用者 ＩＤとパスワードを入力します。 「マイナンバークラウド」 を選択します。
■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 導入処理 ]-[ 運用設定 ]-[ マイナンバークラウド運用設定 ] メニューを選択します。 [ 接続情報登録 ] 画面で [ 貼り付け ] ボタンをクリックし、当サービスでコピーした接続情報を 貼り付けます。第
章
『奉行製品』の［マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューで、 当サービスの管理者を『奉行製品』の社員情報と関連付けます。管理者と社員を関連付ける
５
「既存の利用者情報との関連付け」を選択します。●
奉行製品側の操作
当サービスと『奉行製品』の「社員番号」「氏名」 が一致している場合は、自動的に表示されます。 表示されない場合は、『奉行製品』で登録され ている社員番号を指定します。 ［登録］（[F12] キー）を押します。■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューを選択します。 ※当サービスだけを利用する管理者の場合は、関連付ける必要はありません。■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューを選択します。 ※当サービスだけを利用する管理者の場合は、関連付ける必要はありません。 「既存の利用者情報との関連付け」を選択します。 当サービスと『奉行製品』の「社員番号」「氏名」が一致 している場合は、自動的に表示されます。表示されない場合は、 『奉行製品』で登録されている社員番号を指定します。 ［登録］（[F12] キー）を押します。第
章
『奉行製品』で登録されている社員のうち、当サービスで個人番号を保管 する社員の情報を、当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニューに追加します。『奉行製品』の社員を
当サービスに追加する
６
●
奉行製品側の操作
■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューを選択します。 「利用者情報の初期設定」を選択します。 スクロールすると、各社員に対して、 当サービスで個人番号を管理する 扶養家族も設定できます。■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューを選択します。 「利用者情報の初期設定」を選択します。 入力項目や当メニューの 操作方法の詳細な説明は、 ［操作説明］ボタンを 押してご確認ください。 スクロールすると、各社員に 対して、当サービスで個人番号を 管理する扶養家族も設定できます。●
当サービス側の操作
第
章
すでに『給与奉行クラウド』以外の奉行製品で個人番号
を入力していた場合
『奉行製品』の [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド連携 ] -[ 個人番号アップロード ] メニューで、『奉行製品』で入力されている個人 番号を当サービスにアップロードできます。 ※詳細は、『奉行製品』の操作説明（ヘルプ）をご確認ください。 ＜注意＞ ○『奉行製品』から当サービス側に個人番号データが移行され、『奉行製品』 （貴社のコンピュータ上）からなくなります。 ○当サービスでも個人番号を入力していた場合は、『奉行製品』側の内容で 上書きされます。参 考
「マイナンバークラウド」を 選択し、[ 登録 ]（[F12] キー） を押します。 個人番号のアップロードが 終了すると、左記のメッセージ が表示されますので、［ＯＫ］ ボタンをクリックします。社員情報や扶養家族に、追加や変更があった際の操作方法
（
『給与奉行クラウド』をご利用の場合）
参 考
② [ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューで、 『マイナンバークラウド』に反映します。＜『給与奉行クラウド』側の操作＞
①『給与奉行クラウド』の社員情報を追加・変更します。 新入社員など、新たに社員 を追加した場合はこちら すでに利用者として登録されて いる社員の氏名や住所、メール アドレスなどに変更があった 場合はこちら すでに利用者として登録 されている社員の、扶養 家族が増えた場合はこちら④新入社員や扶養家族が追加になった際には、郵送や対面等で追加で 個人番号の収集を行います。 ⑤ [ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで、個人番号を 入力・保管すると、 収集した個人番号についても、『給与奉行クラウド』で 利用できます。
＜当サービス側の操作＞
＜『給与奉行クラウド』側の操作＞
③ [ 利用者情報登録 ] メニューで、①で行った変更が『マイナンバークラウド』に 反映されているかを確認します。社員情報や扶養家族に、追加や変更があった際の操作方法
（
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合）
入力項目や当メニューの操作方法の 詳細な説明は、［操作説明］ボタンを クリックしてご確認ください。参 考
② [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューで、 『マイナンバークラウド』に反映します。＜『奉行製品』側の操作＞
①『奉行製品』の社員情報を追加・変更します。 新入社員など新たに 社員を追加した場合 はこちら すでに利用者として 登録されている社員 の扶養家族が増えた 場合はこちら すでに利用者として 登録されている社員 の氏名や住所、メー ルアドレスなどに 変更があった場合は こちら④新入社員や扶養家族が追加になった際には、郵送や対面等で追加で 個人番号の収集を行います。 ⑤ [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで、個人番号を 入力・保管すると、 収集した個人番号についても、『奉行製品』で利用できます。
＜当サービス側の操作＞
＜『奉行製品』側の操作＞
③ [ 利用者情報登録 ] メニューで、①で行った変更が『マイナンバークラウド』に 反映されているかを確認します。第
7
章
利用者を出力する
[ 利用者情報出力 ] メニュー [ 利用者情報出力 ] メニューから、利用者情報ファイルをダウンロードして利用します。 利用者情報ファイルには、従業員の氏名、従業員番号、配偶者、扶養親族を含みます。 ※管理者のパスワードは出力しません。 利用者情報ファイルの対象を選択します。 出力した利用者情報ファイルを開くための、 パスワードを入力します。 利用者情報ファイルの作成が完了すると、 完了メールが送信されます。 利用者情報ファイルを CSV 形式でダウンロードして出力します。 例えば、登録内容を確認する場合などに利用します。○ステップ３でダウンロードできる期限が表示されますので、それまでに ダウンロードしてください。 ○すでにダウンロードできる期限が過ぎてしまった場合は、その旨の メッセージが画面に表示され、自動的にステップ１に戻ります。 再度、利用者情報ファイルを作成してダウンロードしてください。
参 考
利用者情報ファイルを開くときは、ステップ２で 設定したパスワードを入力します。 上記で保存した Zip ファイルを展開します。 画面に ボタンが表示されますので、 クリックしてダウンロードします。 ダウンロードした利用者情報ファイルは、 「download_( 日付 )_( 時間 ).zip」という ファイル名で保存されます。 ※ をクリックし、［名前を付けて保存］を 選択して任意の場所に保存することもできます。第 部
業務処理 - 個人番号の登録
３
第
１
章
『奉行製品』で個人番号を入力する
3-2
第
章
従業員が郵送や対面などで提出した個人番号を、『奉行製品』で入力します。 あらかじめ、本人確認を済ませておいてください。 『奉行製品』の [ 個人番号一括入力 ] メニュー『奉行製品』で
個人番号を入力する
１
●
社員や扶養家族の個人番号を入力する
■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューを選択します。 [ 基本 ] ページで、処理区分に 「入力」を選択します。 確認書類（番号確認書類・身元確認書類） の画像ファイルも登録・保管する場合は、 [ 詳細 ] ページでチェックを付けます。確認書類を登録する場合は [ 参照 ...] ボタンをクリックし、画像ファイルを選択してください。 ※保存できるファイルの拡張子は、以下になります。 「jpeg」「jpg」「png」「gif」 社員および、その扶養家族が表示されます。 あらかじめ社員から収集した個人番号を入力します。 当サービスに接続する際に、当サービスの ログイン画面が表示されますので、ログイン します。画面が表示されます。
パターンを選択し、［OK］ボタンをクリックします。 ※パターンがない場合は、［新規］ボタンをクリックします。 確認書類（番号確認書類・身元確認書類） の画像ファイルも登録・保管する場合は、 [ 詳細設定 ] ページでチェックを付けます。 [ 基本設定 ] ページで、処理区分に 「入力」を選択します。
■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューを選択します。社員および、その扶養家族が表示されます。 あらかじめ社員から収集した個人番号を入力します。 確認書類を登録する場合は [ 参照 ...] ボタンをクリックし、画像ファイルを選択してください。 ※保存できるファイルの拡張子は、以下になります。 「jpeg」「jpg」「png」「gif」 当サービスに接続する際に、当サービスのログ イン画面が表示されますので、ログインします。 画面が表示されます。
[ 個人番号代理入力 ] メニュー 従業員が郵送や対面などで提出した個人番号を、当サービスで入力します。 入力する前に、当サービスを運用するにあたって共通の、従業員の検索方法を 説明します。
当サービスで
個人番号を入力する
第
２
章
●
共通の操作方法
当サービスで、処理したい従業員を検索する際の操作方法を説明します。 検索キーワードに処理したい従業員の「利用者 ID」「従業員番号」「氏名」「所属」などを入力し、 ［検索］ボタンをクリックします。 また、検索キーワードを組み合わせて、絞り込みができます。 複数の検索キーワードを使って絞り込む場合は、キーワードの間にスペースを入れて入力します。第
章
[]-[] メニューここでは、
＜所属から検索する例＞
■
「第１課」のすべてのグループの従業員を検索したい場合
検索キーワードに「第１課」と入力して、［検索］ボタンをクリックします。■
第１課の中から「A グループ」の従業員を検索したい場合
検索キーワードに「第１課 A グループ」と入力して、［検索］ボタンをクリックします。 営業部 第１課 第２課 「第１課」のすべてのグループの 従業員を検索したい場合 A グループ B グループ A グループ B グループ C グループ 第１課の中から「A グループ」 の従業員を検索したい場合第
章
[]-[] メニューここでは、
対面や郵送など、個人番号が書類で提出されてきた場合などに、[ 個人番号代理入力 ] メニューで 個人番号を入力します。 「本人確認情報」には、対面などで 従業員の本人確認を担当した確認者と 確認日付を入力します。 入力する従業員の ボタンをクリックします。注意
あらかじめ対面等で本人確認を済ませておいてください。
●
個人番号を入力する
チェックを付けると、個人番号を提出していない利用者も表示されます。 ※配偶者の個人番号の提出を省略した後に、「扶養控除等（異動）申告書」や「配偶者控除等申告書」に 記載する配偶者、または健康保険の被保険者に該当する配偶者であることがわかった場合は、チェック を付けて配偶者の個人番号を入力します。第
章
[]-[] メニューここでは、
画面を下にスクロールすると、以下の画面が表示されます。 個人番号を入力し、［登録］ボタンをクリックします。 番号確認書類、身元確認書類などの 画像ファイルを登録する場合は、［画像 添付］ボタンから選択して添付します。 ※「jpeg」「jpg」「png」「gif」の 形式の画像ファイルを指定できます。 ※ PDF は添付できませんので、ご注意 ください。 添付した画像ファイルの 向きを調整したい場合は、 ボタンをクリックすると、 左へ 90 度回転します。参 考
チェックを付けると、画像 の添付を省略できます。第 部
業務処理 - 個人番号の管理
４
第
１
章 個人番号を参照する
4-2
第
２
章 個人番号を利用する
4-5
第
３
章 個人番号を出力する
4-7
第
４
章 扶養から外れた配偶者・扶養親族の
個人番号を保管する
4-11
第
５
章 不要になった個人番号を削除する
4-14
第
６
章 個人番号に関するログを参照・出力する 4-17
第
章
『奉行製品』の [ 個人番号一括入力 ] メニュー 当サービスの [ 個人番号参照 ] メニュー 各種手続きに個人番号を記載する場合などに、登録されている個人番号を 参照します。『奉行製品』と当サービス、どちらからでも参照できます。個人番号を参照する
１
●
『奉行製品』で参照する
当サービスに接続する際に、 当サービスのログイン画面が 表示されますので、ログイン します。画面が表示されます。■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで、個人番号を参照できます。 [ 基本 ] ページで、処理区分に 「参照」を選択します。[ 基本設定 ] ページで、処理区分に 「参照」を選択します。 当サービスに接続する際に、 当サービスのログイン画面が 表示されますので、ログイン します。画面が表示されます。
■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで、個人番号を参照できます。セキュリティを重視し、はじめは 「*」マークで隠してあります。 チェックを付けた対象者の個人番号 だけが表示されます。 ＜ [ 会社情報登録 ] メニューの「利用目的の記録」が「する」になっている場合＞ 個人番号を参照したい従業員、家族にチェックを付けると、利用目的を入力する画面が 表示されます。利用目的を入力すると、個人番号が参照できます。 ※入力した「利用目的」は、[ ログ参照 ] メニュー または [ ログ出力 ] メニューで確認できます。
●
当サービスで参照する
当サービスの [ 個人番号参照 ] メニューで、個人番号を参照できます。 ※ [ 利用者情報登録 ] メニューの「個人番号入力設定」で、入力対象に指定している利用者の個人番号情報を参照 できます。 添付ファイルがある場合は、 クリックして確認できます。第
章
『奉行製品』で、当サービスで保管されている個人番号を利用できます。 『奉行製品』の [ 源泉徴収票 ] メニュー個人番号を利用する
２
●
源泉徴収票に個人番号を出力する
[ 源泉徴収票 ] 画面で [ 発行 ]（[ Ｆ２] キー）を押します。 [ 源泉徴収票 - 印刷条件設定 ] 画面が開きます。 源泉徴収票に個人番号が印字されます。 [ 基本 ] ページで、「個人番号を印字する」 にチェックを付けます。 当サービスに接続する際に、当サービスのログイン 画面が表示されますので、ログインします。■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 年末調整 ]-[ 源泉徴収票 ]-[ 源泉徴収票 ] メニューで、源泉徴収票に個人番号を印字できます。[ 源泉徴収票 ] 画面で [ 印刷 ]（[ Ｆ２] キー）を押します。 [ 源泉徴収票 - 印刷条件設定 ] 画面が開きます。 源泉徴収票に個人番号が印字されます。 [ 基本設定 ] ページで、「個人番号を印字する」 にチェックを付けます。 当サービスに接続する際に、当サービスのログイン 画面が表示されますので、ログインします。
■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 年末調整 ]-[ 源泉徴収票 ]-[ 源泉徴収票 ] メニューで、源泉徴収票に個人番号を印字できます。第
章
『奉行製品』の [ 個人番号データ作成 ] メニュー 当サービスの [ 個人番号出力 ] メニュー 個人番号情報ファイルを CSV 形式で出力します。 『奉行製品』と当サービス、どちらからでも出力できます。個人番号を出力する
３
●
『奉行製品』で出力する
[ 基本設定 ] ページで、範囲 指定などを設定します。 [ 出力設定 ] ページで、出力先 ファイル名などを設定します。 [ 項目選択 ] ページで出力する項目を選択し、 [ 出力開始 ] ボタンをクリックします。■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
個人番号データ作成は、現時点では作成できません。■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号データ作成 ] メニューで、個人番号を出力できます。当サービスに接続する際に、当サービスのログイン 画面が表示されますので、ログインします。
上記で作成された ファイルを開きます。
Microsoft Excel で開くと、個人番号の一部が「○ E+11」という形式で表示されます。 この状態で編集・保存すると、不正なデータとなるため、Microsoft Excel で「セルの 書式設定」を変更してから保存する必要があります。 以下の手順をご確認ください。 ※出力した個人番号情報ファイルを編集する必要がない場合は、以下の手順は必要ありません。 ＜個人番号を出力したファイルを Microsoft Excel で編集する方法＞
http://www.obcnet.jp/mynumber/FAQ/index01.html
当サービスの [ 会社情報登録 ] メニューの 「利用目的の記録」が「する」になっている 場合は、「利用目的」を必ず入力してください。 ※入力した「利用目的」は、当サービスの [ ログ参照 ] メニューまたは [ ログ出力 ] メニュー で確認できます。第
章
[]-[] メニューここでは、
番号確認書類や身元確認書類などの添付ファイルを 含めてダウンロードするかを選択します。 出力した個人番号情報ファイルを開くための、 パスワードを入力します。 個人番号情報ファイルの作成が完了すると、 完了メールが送信されます。 [ 会社情報登録 ] メニューの「利用目的の記録」が「する」 になっている場合は、「利用目的」を必ず入力してください。 ※入力した「利用目的」は、[ ログ参照 ] メニューまたは [ ログ出力 ] メニューで確認できます。●
当サービスで出力する
当サービスの [ 個人番号出力 ] メニューで、個人番号情報ファイルをダウンロードして出力します。 個人番号情報ファイルには、従業員の氏名、個人番号、確認書類（画像ファイル）などが含まれます。 ※ [ 利用者情報登録 ] メニューの「個人番号入力設定」で、入力対象に指定している利用者の個人番号情報 ファイルがダウンロードできます。 画面に ボタンが表示されますので、 クリックしてダウンロードします。上記で保存した Zip ファイルを展開します。 個人番号情報ファイルや、添付ファイルを開くときは、 ステップ２で設定したパスワードを入力します。 添付ファイルをダウンロードした場合は、「Images」 フォルダから確認できます。 ※出力される画像ファイルの命名規則は、上記の参考をご確認 ください。 ダウンロードした個人番号情報ファイルは、「download_ ( 日付 )_( 時間 ).zip」というファイル名で保存されます。 ※ をクリックし、［名前を付けて保存］を選択して任意の場所 に保存することもできます。 ※ステップ３でダウンロードできる期限が表示されますので、 それまでにダウンロードしてください。 ※すでにダウンロードできる期限が過ぎてしまった場合は、 その旨のメッセージが画面に表示され、自動的にステップ１ に戻ります。再度、個人番号情報ファイルを作成して ダウンロードしてください。
※１ 従業員番号です。利用者 ID ではありませんので ご注意ください。 ※ ２ ※ ４ 「_」半角のアンダーバーです。 ※ ３「本人」「配偶」「扶 01」「扶 02」… 扶養者については、番号を間違えないように ご注意ください。 ※ ５ 個人番号確認書類が「０」、身元確認書類が 「１」以降です。 ※ ６ 「jpeg」「jpg」「png」「gif」のいずれかです。
参 考
※ 1 ※２ ※３ ※４※５ ※６ 1 0 0 0 0 0 _ 本 人 _ 0 . j p g出力される
画像ファイル
の命名規則
上記で作成された個人番号 一覧ファイルを開きます。Microsoft Excel で開くと、個人番号の一部が「○ E+11」という形式で表示されます。 この状態で編集・保存すると、不正なデータとなるため、Microsoft Excel で「セルの 書式設定」を変更してから保存する必要があります。 以下の手順をご確認ください。 ※出力した個人番号情報ファイルを編集する必要がない場合は、以下の手順は必要ありません。 ＜個人番号を出力したファイルを Microsoft Excel で編集する方法＞
http://www.obcnet.jp/mynumber/FAQ/index01.html
第
４
章
離婚した場合や扶養から外れた場合に、配偶者（特別）控除対象または健保の 扶養となる配偶者情報、扶養親族情報を「過去配偶者情報」「過去扶養親族情報」 として移動することで、個人番号を保管することができます。 『奉行製品』の [ 社員情報登録 ] メニュー 当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニュー扶養から外れた配偶者・
扶養親族の個人番号を保管する
●
『奉行製品』で移動する
■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 社員情報 ]-[ 社員情報 ] メニューで、配偶者、扶養親族を削除すると、 当サービスの過去配偶者情報、過去扶養親族情報に移動します。 扶養親族の場合は、 扶養親族を選択し、 [ 行削除 ]（[ Ｆ７] キー） をクリックします。■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 社員情報登録 ]-[ 社員情報登録 ] メニューで、配偶者、扶養親族を削除すると、 当サービスの過去配偶者情報、過去扶養親族情報に移動します。 扶養親族の場合は、 扶養親族を選択し、 [ 行削除 ]（[ Ｆ７] キー） をクリックします。●
当サービスで移動する
当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニューで、配偶者（特別）控除対象または健保の扶養となる配偶 者情報、扶養親族情報から、「過去配偶者情報」「過去扶養親族情報」に移動させます。 「過去配偶者情報に移動する」 「過去扶養親族情報に移動する」に チェックを付けて [ 登録 ] ボタン をクリックします。 ○過去の配偶者、扶養親族として個人番号を保管しない場合は、「配偶者を削除する」 「扶養親族を削除する」にチェックを付けて登録してください。 ○『奉行製品』から配偶者削除、扶養親族削除を行った場合は、必ず「過去配偶者情報」 「過去扶養親族情報」に移動します。削除したい場合は、当サービスにログインし、 [ 利用者情報登録 ] メニューから削除してください。!
注 意
第
章
不要になった個人番号を
削除する
５
『奉行製品』の [ 個人番号一括入力 ] メニュー 当サービスの [ 個人番号削除 ] メニュー 不要になった個人番号を削除します。 社員が退職したり、扶養家族が扶養から外れて個人番号の管理が不要になった 場合などに使用します。 ○一度削除した個人番号は、もとに戻せません。 ○退職社員の個人番号であっても、提出書類の再提出などで利用する場合がある ため、一定期間保管した後に削除することをおすすめします。!
注 意
■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで、個人番号を削除できます。 当サービスに接続する際に、 当サービスのログイン画面が 表示されますので、ログイン します。画面が表示されます。 [ 基本 ] ページで、処理区分に 「削除」を選択します。 個人番号を削除する社員または 扶養家族にチェックを付け、 [ 実行 ]（［F2］キー）を押します。●
『奉行製品』で削除する
[ 基本設定 ] ページで、 処理区分に「削除」を選択します。 当サービスに接続する際に、 当サービスのログイン画面が 表示されますので、ログイン します。 個人番号を削除する社員または 扶養家族にチェックを付け、 [ 実行 ]（［F2］キー）を押します。
■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで、個人番号を削除できます。複数の従業員を一度に選択 できません。 複数の従業員の個人番号を 削除したい場合は、１名ずつ 選択して削除してください。 一括でチェックを付けたい場合は、 一番上のチェックを付けます。 あくまで個人番号と確認書類の削除です。[ 利用者情報登録 ] メニューからは、 本人や扶養家族は削除されません。利用者情報からも削除したい場合は、 [ 利用者情報登録 ] メニューで別途、削除してください。
!
注 意
●
当サービスで削除する
当サービスの [ 個人番号削除 ] メニューの [ 個人番号削除 ] ページで、不要になった個人番号を削除 できます。 ※ [ 利用者情報登録 ] メニューの「個人番号入力設定」で、入力対象に指定している利用者の個人番号を削除できます。 ＜確認書類を一括で削除する＞ 確認書類（番号確認書類、身元確認書類）の画像を削除する場合は、[ 確認書類一括削除 ] ページで、 一括で削除できます。第
章
『奉行製品』や当サービスの個人番号に関するログを参照できます。 また、ファイルに出力することもできます。 『奉行製品』の [ 個人番号操作履歴 ] メニュー 当サービスの [ ログ参照 ] メニュー・[ ログ出力 ] メニュー個人番号に関する
ログを参照・出力する
６
●
『奉行製品』で参照・出力する
操作日時や検索キーワードで 絞り込みできます。■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号操作履歴 ] メニューで、個人番号に関するログを 参照・出力できます。 ログをファイルに出力できます。『奉行製品』の [ 個人番号操作履歴 ] メニューでは、当サービスの履歴を参照 することはできません。『奉行製品』の個人番号に関する各メニューの履歴に ついてだけ、確認することができます。『奉行製品』と当サービスの両方のログ を確認したい場合は、当サービスの [ ログ参照 ] メニューをご利用ください。
!
注 意
ログをファイルに出力できます。 操作区分や社員番号などを絞り込んでログ を確認する場合は、チェックを付けます。■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号操作履歴 ] メニューで、個人番号に関するログを参照・ 出力できます。認証ログ いつ誰が、当サービスにログインしたのかを確認できます。 操作ログ いつ誰が、どのメニューで、誰に対して操作を行ったのかを確認 できます。 個人番号操作ログ いつ誰が、誰の個人番号データに対して、どのような操作を 行ったのかを確認できます。 メール送信ログ いつ誰が、どの利用者に対して、何のメールを送信したのかを 確認できます。 確認したいログを選択します。
●
当サービスで参照・出力する
当サービスの [ ログ参照 ] メニューで、認証ログ、操作ログ、個人番号操作ログ、メール送信ログを 参照できます。 単独のキーワードを入力します。[ 操作ログ ] ページでどの提出者に対して操作したのかを確認するには、「備考」欄から表示します。
ボタンをクリックすると、 どの提出者に対して操作したのか が表示されます。
