第 ６ 章 個人番号に関するログを参照・出力する 4-17
第 章
『奉行製品』の [ 個人番号一括入力 ] メニュー 当サービスの [ 個人番号参照 ] メニュー 各種手続きに個人番号を記載する場合などに、登録されている個人番号を 参照します。『奉行製品』と当サービス、どちらからでも参照できます。個人番号を参照する
１
● 『奉行製品』で参照する
当サービスに接続する際に、
当サービスのログイン画面が 表示されますので、ログイン します。画面が表示されます。
■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで、個人番号を参照できます。
[ 基本 ] ページで、処理区分に
「参照」を選択します。
[ 基本設定 ] ページで、処理区分に
「参照」を選択します。
当サービスに接続する際に、
当サービスのログイン画面が 表示されますので、ログイン します。画面が表示されます。
■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで、個人番号を参照できます。
セキュリティを重視し、はじめは
「*」マークで隠してあります。
チェックを付けた対象者の個人番号 だけが表示されます。
＜ [ 会社情報登録 ] メニューの「利用目的の記録」が「する」になっている場合＞
個人番号を参照したい従業員、家族にチェックを付けると、利用目的を入力する画面が 表示されます。利用目的を入力すると、個人番号が参照できます。
※入力した「利用目的」は、[ ログ参照 ] メニュー または [ ログ出力 ] メニューで確認できます。
●
当サービスで参照する当サービスの [ 個人番号参照 ] メニューで、個人番号を参照できます。
※ [ 利用者情報登録 ] メニューの「個人番号入力設定」で、入力対象に指定している利用者の個人番号情報を参照 できます。
添付ファイルがある場合は、
クリックして確認できます。
第 章
『奉行製品』で、当サービスで保管されている個人番号を利用できます。
『奉行製品』の [ 源泉徴収票 ] メニュー
個人番号を利用する
２
●
源泉徴収票に個人番号を出力する[ 源泉徴収票 ] 画面で [ 発行 ]（[ Ｆ２] キー）を押します。
[ 源泉徴収票 - 印刷条件設定 ] 画面が開きます。
源泉徴収票に個人番号が印字されます。
[ 基本 ] ページで、「個人番号を印字する」
にチェックを付けます。
当サービスに接続する際に、当サービスのログイン 画面が表示されますので、ログインします。
■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 年末調整 ]-[ 源泉徴収票 ]-[ 源泉徴収票 ] メニューで、源泉徴収票に個人番号を印字できます。
[ 源泉徴収票 ] 画面で [ 印刷 ]（[ Ｆ２] キー）を押します。
[ 源泉徴収票 - 印刷条件設定 ] 画面が開きます。
源泉徴収票に個人番号が印字されます。
[ 基本設定 ] ページで、「個人番号を印字する」
にチェックを付けます。
当サービスに接続する際に、当サービスのログイン 画面が表示されますので、ログインします。
■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 年末調整 ]-[ 源泉徴収票 ]-[ 源泉徴収票 ] メニューで、源泉徴収票に個人番号を印字できます。
第 章
『奉行製品』の [ 個人番号データ作成 ] メニュー 当サービスの [ 個人番号出力 ] メニュー 個人番号情報ファイルを CSV 形式で出力します。『奉行製品』と当サービス、どちらからでも出力できます。
個人番号を出力する
３
● 『奉行製品』で出力する
[ 基本設定 ] ページで、範囲 指定などを設定します。
[ 出力設定 ] ページで、出力先 ファイル名などを設定します。
[ 項目選択 ] ページで出力する項目を選択し、
[ 出力開始 ] ボタンをクリックします。
■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
個人番号データ作成は、現時点では作成できません。
■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号データ作成 ] メニューで、個人番号を出力できます。
当サービスに接続する際に、当サービスのログイン 画面が表示されますので、ログインします。
上記で作成された ファイルを開きます。
Microsoft Excel で開くと、個人番号の一部が「○ E+11」という形式で表示されます。
この状態で編集・保存すると、不正なデータとなるため、Microsoft Excel で「セルの 書式設定」を変更してから保存する必要があります。
以下の手順をご確認ください。
※出力した個人番号情報ファイルを編集する必要がない場合は、以下の手順は必要ありません。
＜個人番号を出力したファイルを Microsoft Excel で編集する方法＞
http://www.obcnet.jp/mynumber/FAQ/index01.html
当サービスの [ 会社情報登録 ] メニューの
「利用目的の記録」が「する」になっている 場合は、「利用目的」を必ず入力してください。
※入力した「利用目的」は、当サービスの
[ ログ参照 ] メニューまたは [ ログ出力 ] メニュー で確認できます。
第 章
[]-[] メニューここでは、
番号確認書類や身元確認書類などの添付ファイルを 含めてダウンロードするかを選択します。
出力した個人番号情報ファイルを開くための、
パスワードを入力します。
個人番号情報ファイルの作成が完了すると、
完了メールが送信されます。
[ 会社情報登録 ] メニューの「利用目的の記録」が「する」
になっている場合は、「利用目的」を必ず入力してください。
※入力した「利用目的」は、[ ログ参照 ] メニューまたは [ ログ出力 ] メニューで確認できます。
●
当サービスで出力する当サービスの [ 個人番号出力 ] メニューで、個人番号情報ファイルをダウンロードして出力します。
個人番号情報ファイルには、従業員の氏名、個人番号、確認書類（画像ファイル）などが含まれます。
※ [ 利用者情報登録 ] メニューの「個人番号入力設定」で、入力対象に指定している利用者の個人番号情報 ファイルがダウンロードできます。
画面に ボタンが表示されますので、
クリックしてダウンロードします。
上記で保存した Zip ファイルを展開します。
個人番号情報ファイルや、添付ファイルを開くときは、
ステップ２で設定したパスワードを入力します。
添付ファイルをダウンロードした場合は、「Images」
フォルダから確認できます。
※出力される画像ファイルの命名規則は、上記の参考をご確認 ください。
ダウンロードした個人番号情報ファイルは、「download_
( 日付 )_( 時間 ).zip」というファイル名で保存されます。
※ をクリックし、［名前を付けて保存］を選択して任意の場所 に保存することもできます。
※ステップ３でダウンロードできる期限が表示されますので、
それまでにダウンロードしてください。
※すでにダウンロードできる期限が過ぎてしまった場合は、
その旨のメッセージが画面に表示され、自動的にステップ１ に戻ります。再度、個人番号情報ファイルを作成して ダウンロードしてください。
※１ 従業員番号です。利用者 ID ではありませんので ご注意ください。
※ ２ ※ ４ 「_」半角のアンダーバーです。
※ ３「本人」「配偶」「扶 01」「扶 02」…
扶養者については、番号を間違えないように ご注意ください。
※ ５ 個人番号確認書類が「０」、身元確認書類が 「１」以降です。
※ ６ 「jpeg」「jpg」「png」「gif」のいずれかです。
参 考
※1 ※２ ※３ ※４※５ ※６1 0 0 0 0 0 _ 本 人 _ 0 . j p g
出力される 画像ファイル の命名規則
上記で作成された個人番号 一覧ファイルを開きます。
Microsoft Excel で開くと、個人番号の一部が「○ E+11」という形式で表示されます。
この状態で編集・保存すると、不正なデータとなるため、Microsoft Excel で「セルの 書式設定」を変更してから保存する必要があります。
以下の手順をご確認ください。
※出力した個人番号情報ファイルを編集する必要がない場合は、以下の手順は必要ありません。
＜個人番号を出力したファイルを Microsoft Excel で編集する方法＞
http://www.obcnet.jp/mynumber/FAQ/index01.html
第 ４ 章
離婚した場合や扶養から外れた場合に、配偶者（特別）控除対象または健保の 扶養となる配偶者情報、扶養親族情報を「過去配偶者情報」「過去扶養親族情報」
として移動することで、個人番号を保管することができます。
『奉行製品』の [ 社員情報登録 ] メニュー 当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニュー
扶養から外れた配偶者・
扶養親族の個人番号を保管する
● 『奉行製品』で移動する
■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 社員情報 ]-[ 社員情報 ] メニューで、配偶者、扶養親族を削除すると、
当サービスの過去配偶者情報、過去扶養親族情報に移動します。
扶養親族の場合は、
扶養親族を選択し、
[ 行削除 ]（[ Ｆ７] キー）
をクリックします。
■
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 社員情報登録 ]-[ 社員情報登録 ] メニューで、配偶者、扶養親族を削除すると、
当サービスの過去配偶者情報、過去扶養親族情報に移動します。
扶養親族の場合は、
扶養親族を選択し、
[ 行削除 ]（[ Ｆ７] キー）
をクリックします。
●
当サービスで移動する当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニューで、配偶者（特別）控除対象または健保の扶養となる配偶 者情報、扶養親族情報から、「過去配偶者情報」「過去扶養親族情報」に移動させます。
「過去配偶者情報に移動する」
「過去扶養親族情報に移動する」に チェックを付けて [ 登録 ] ボタン をクリックします。
○過去の配偶者、扶養親族として個人番号を保管しない場合は、「配偶者を削除する」
「扶養親族を削除する」にチェックを付けて登録してください。
○『奉行製品』から配偶者削除、扶養親族削除を行った場合は、必ず「過去配偶者情報」
「過去扶養親族情報」に移動します。削除したい場合は、当サービスにログインし、
[ 利用者情報登録 ] メニューから削除してください。
!
注 意
第 章
不要になった個人番号を
削除する
５
『奉行製品』の [ 個人番号一括入力 ] メニュー当サービスの [ 個人番号削除 ] メニュー 不要になった個人番号を削除します。
社員が退職したり、扶養家族が扶養から外れて個人番号の管理が不要になった 場合などに使用します。
○一度削除した個人番号は、もとに戻せません。
○退職社員の個人番号であっても、提出書類の再提出などで利用する場合がある ため、一定期間保管した後に削除することをおすすめします。
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注 意
■
『給与奉行クラウド』をご利用の場合
[ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで、個人番号を削除できます。
当サービスに接続する際に、
当サービスのログイン画面が 表示されますので、ログイン します。画面が表示されます。
[ 基本 ] ページで、処理区分に
「削除」を選択します。
個人番号を削除する社員または 扶養家族にチェックを付け、
[ 実行 ]（［F2］キー）を押します。