｢記録基本法｣の制定に向けて: 沖縄地域学リポジトリ

Title

｢記録基本法｣の制定に向けて

Author(s)

仲本, 和彦

Citation

沖縄県公文書館研究紀要 = OKINAWA PREFECTURAL

_{ARCHIVES BULLETIN OF STUDY(6): 77-100}

Issue Date

2004-03-31

URL

http://hdl.handle.net/20.500.12001/9165

表

5

:記録管理法令 または記録管理法制 を扱 った研究等の比較 法令 または研究 項 目 連邦記録法 (1950年) ① タイ トル､②財産の管理､③国家歴 史出版委員会､①連邦記録委員会､G)記録管理 ;総務長官 (のち国立公文書館)､⑥記録管理 ;各省長官､⑦ア -カイブズ管理､⑧報告書､⑨複写物の法的地位､(砂責任の限度､⑪用語 の定義 全米アーキビス ト協会 ｢アーカイブズと史料 :法律｣(1985年)33 ①記録の定義､②査察､(診評価 ,④罰則､⑤移管､⑥再評価 と廃棄 ユネスコ ｢アーカイブ及び記録 ①記録 とアーカイブズの定義､ (の不可讃性 と無時効性､ ④民間部門の記録､ G)診公文書とアーカイブズの定義, ③公文書公文書館の機能と組織､ 管増法制及び規則 :ガイドライ ⑥国内の文書館協力体制､⑦上部機関､⑧諮問委員会､⑨現用記録管理､ ン付きRAMP研究｣(1985年)34 ⑩査察の権利､ ⑪中間書庫､ ⑫評価 と廃棄､ ⑬移管､ ⑭出版物の保管､ ⑮保存､⑮整理 と目録記述､⑰公開利用､⑩人事､⑬罰則 国際文書館評議会 (Internadonal ①記録 とアーカイブズの定義､②適用範囲､③公文書の不可譲惟及び無暗 Councilon血一chiVes)の法制委員 効性､④民間部門の記録､⑤公文書館の責務 と組織､⑥国内の文書館協力 会 ｢アーカイブズの現用記錨に関 体制､⑦上部機関､⑧諮問委員会､⑨現用記録管理､⑩選別と廃棄､⑪移管､ する法制の諸原則｣(1996年)35 ⑫整理 と目録記述､⑬公開利用､⑭罰則o ARMAインターナショナルの米 ①一般規定､(診行政責任 とプログラム運営､(卦記録へのアクセス､④記録 国政府関係委員会による ｢地方 に対する法的所有権､(9記録の保管 と廃棄､(扮公文書館 プログラム､⑦非 政府記録管理法制の必須要素｣ 現用記録の保管､⑧マイクロ掘影､⑨罰則､⑩危機管理,⑪プログラムの 上 の表

5

は､ ア メ リカの連 邦 記 録 法 をは じめ ､国際 文 書館 評 議 会 やユ ネス コな どが提 言 して い る記 録 または アー カ イブズの管理 に関す る法律 の条項 や条 項 化 が望 ま しい と され て い る項 目で あ る｡ これ らを見 て い くと､国 や州 (地 方 自治 体 ) な ど対 象 とす る レベル や法 令 が果 た そ うとす る 目的 や 範 囲 に よ って 内容 に若 干 の違 い は あ る もの の ､積 数 あ るい は全 て に共 通 す る項 目が あ る こ とが判 る｡ それ は ､① 記録 の定 義 を明確 にす る､② 公 文 書 館 の権 限 及 び組 織 の位 置 づ け を明確 にす る､③ 公文書 館 と各 省庁 の義 務 を明確 にす る､④ 罰則 規 定 を設 け る こ とな どで あ る｡ これ らは､ いず れ も情 報 公 開 法 な ど我 が国 の既 存 の 法律 に は ない規 定 で あ り､記 録基 本 法 の策 定 で は十 分 に考慮 すべ き要素 で あ る｡ それ で は ､国 レベ ル での 法 制 を念 頭 にお いて作 られ た国際 文 書 館 評 議 会 の ｢ア ーカ イブズ と現 用記 録 に関 す る法 制 の 諸 原 則 (以 下 ､ ｢法 制 の諸 原 則

｣

)

｣ を参 考 に しなが ら､ それ ぞれ の 要素 が どの よ う な意 義 を持 つ の か見 て い くこ とに しよ う｡ ① 記 録 の定 義 を明確 にす る 記 録 が何 を指 す か につ い て は ､記録 へ の ア クセ ス権 や廃 棄 に関 わ る こ となの で ､特 に注 意 が必 要 で あ る

｡

｢法制 の諸 原 則 ｣ で は ､ ｢公 文 書 の定 義 とアー カ イブズ法制 で使 われ る語 の定 義 は整 合

33 peterson,GaryM.andTrudyHuskampPeterson,Archives& Manuscripts:I,aw,(Chicago:Society ofAm erican Archivists,1985).

:j4 Katelaar,Erie,prepared, "ArchivalandRecordsManagementLegislationandRegulations:ARAMPStudywith Guidelines," (UnitedNationsEducational,ScientificandCulturalOrganization,1985).

35 前掲 ｢研究会資料集｣､54-60頁｡

36 U.S.GovernmentRelationsCommitteeofAM AInternational, "EssentialElementsofI.OcalGovernmentRecords ManagementLegislationIncludingSamplehnguagefromExistingStateandIJOCalI.aws,'●(ARMAInternational,2000).

90-性 を持 たなけれ ば な らない｡｣ と して､省庁 が管理 す る現 用記録 と文書館 が管理 す るアー カ イブ

ズの定義 との間に隔 た りが生 じない よ う注意 してい る

｡

先 に も紹 介 したよ うに､我 が国の場合 は､情報公 開法 で はその第

2

条 において ､行政文書の定

義 と して ｢

行政機 関の職 員 が職務上作成 し､ または取得 した文書 ､図画 及び電磁気 的記録 で あっ

て､当該行政機 関の職 員 が組織 的 に用 い る もの と して､当該 行政機 関 が保有 してい る もの｣ と し

て､決裁 ･供 覧手続 を終 えた文書 に限定せず ､ また紙 以外 の媒体 も含め ることに してい るに も関

わ らず ､歴 史資料 と して公文 書館へ移管すべ き記録 につ いて定 めた各府 省庁文書課長等 申合せや

文書管理規程 な どが､決裁 ･供 覧文書 ､紙 中心 になってい ることで､対象 とな る記録 に違 いが生

じてい るO この状態 を是正す るために､記録基本法で は､記録 が どこにあろ うと整合性 が保 て る

よ うに しなければな らな

い ｡ ②

公文書館の権限 を強化す る

記録管増 の担 当部署 は､指導 力や影響 力 を持 たせ るため に組織 の主流 に置 くことが鉄則 と され

てい る｡ ｢

法制 の諸原則｣ で も公文書館 を政府機 関以外の "

文化施設 " と位置づ けず ､ その館長

が他 の省庁 の長 との直接交渉 がで きる地位 にあることが重要 だ と してい る｡具体 的 には､館長 を

記録の選別 と廃棄の最終責任 を負 う唯一の権威者 とす ることや ､館長 が省庁 の保有 す る記録 や記

録管理制度 を査察す る権限 を持つ ことな どを明確 にす る｡

伝統 的 な儒教の教 えな どに基づ いて権威主義 的 な風潮 が社会の至 るところに見 られ る我 が国 に

おいては､法律 によって公文書館 の権限や組織 の位置 づ け を明確 にす ることが特 に重要 だ と思 わ

れ る｡

③

公文書館 と各省庁の義務 を明確 にす る

公文書館館長 に対 し､｢

作成 ･収受｣､｢

保管 ･利 用｣､｢

廃 棄 (

廃却 ･公文書館へ の移管

)

｣､｢

保

存 ･利 用｣ などライフサ イクル を通 じた記録管理 の基準 や管理制度の確 立 ､省庁 に対す る トレー

ニ ングの提供 な どを義務づ ける｡ また､各省庁 の長 は､公文書館の設定 した基準 や規則 に従 う義

務 があることを明記す る｡ その 中には､公文書館の同意 な しに記録 を廃 棄 しない ことや､時期 が

来れば､保存すべ き記録 を公文書館 に移管す ることな どが含 まれ る｡

④

罰則規定 を設 ける

罰則 の ない規則 や査察 は意味 がな

い

｡記録の悪意 的 な廃却や移動 が発見 され た場合 や ､法律 に

規定 され た義務 を怠 った場合 には罰則 の対 象 とな ることを明記すべ きで あ る｡ ちなみ に､ アメ リ

カの場合 ､悪意の ある記録の不法廃棄 には､禁 固刑 か罰金 ､ またはその両方 が科 され ることにな

ってい る

｡37

もちろん､実際の法律で は ここに挙 げた

4

項 目のみ を網羅すれ ば よい と言 うので はな

い

｡ これ らは

あ くまで も我 が国の既存 の法律 に欠 けていて､特別 に注意 が必要 な もの をクローズ ア ップ してみ たに

過 ぎな

い

｡

｢

法制の諸原則｣ で も､ これ ら以外 に ｢

範 囲｣､ ｢

公文書 の不可譲性 及び無時効性｣ な ど全

37 36C.F.R.1228.102:Criminalpenalties.

部で1

4項 目が挙げ られてい る し､先 に述べたよ うに､法案の制定 においては､既存の法令 との兼ね合

いや行政慣行 なども加味 しなが ら､我が国 にふ さわ しい内容 を考 えていかなければな らない ことは言

うまで もない｡

2-

3 周 辺整備 の必 要性

法律 を定 め る場合 には､その法律 のスムーズな運用 が可能 になるよ う周辺整備 が不可欠 となる｡ と

言 うの も､情報 公開法の制定 に際 しては､制度の導入 によって起 こり得 る現場の変化 を的確 に予想 し

た上で必要 な対策 を取 らなかったため､膨大 な不服 申立ての諮問滞留や開示 ･不開示の決定期限の末

履行 などが発生 した

｡38

情報の公開請求 があって も､それのみ を専門 に処理す る職員や部署 が割 り当

て られていない場合 ､一般 の職員が他 の業務 を抱 えなが らの対応 となるため､ 一度 に請求が集 中 した

りす ると､一個人の力ではどうに もな らない｡それが諮 問滞留や開示期限の延長 といった問題へ とつ

ながっていったの だ｡ この よ うな ことが起 こらないよ うにす るには､制度の導入によって起 こり得 る

業務の変化 を的確 に予想 し､対応策 を練 ってお くことが必要 となる

｡

記録基本法の制定 に伴 って検討 が必要 だ と思われ るものの一つ に､各省庁 における文書の保管 と利

用方法が挙 げ られ る｡本稿 では､行政の政策決定過程 が分か るよ うにす るための方法 と して､決裁文

書や報告書 だけで な く､手書 きの メモや電子 メール なども記録 に残す よ うに提案 して きたが､アメ リ

カにおいてそれが可能 なのは､｢

薄冊方式｣ ではな く､｢ファイ リング方式｣ を採用 しているためであ

る

｡39

最近では､情報公開への対応 か ら､後者の導入 を図 ってい る地方 自治体 も増 えて きているよう

だが､国において大掛 か りな導入が可能か どうか も検討 していかなければな らないだろう｡

記録基本法の制定 によって､各省庁 にはこれ まで よ りきめの細かい記録管理 が要求 され るよ うにな

るであろうし､その ために､一時的な混乱 や職員か らの抵抗 が起 こることが予想 され る｡ また､特 に

懸念 され るのは､新 たな責任や権限 が課 され ることになる国立公文書館の対応能力で ある｡公文書館

の現体制では､先 に挙 げた責任 を果 た した り､権限 を行使す るのは､無理 で あろ う｡現在､国立公文

書館の職員数 は

4

2

名｡ アメ リカの国立公文書館の職員数 が約

2

,

5

0

0

名だか ら､我 が国の公文書館の規模

がいかに小 さいかが判 る｡ また､各省庁の保有す る記録の評価 ･選別や移管業務 ､記録の整理や 目録

作成 ､記録管理制度の査察 や評価 な どを担 うアーキ ビス トの数 となるとアメ リカの

3

5

0

名に対 し､ 日

本はたったの

8

名 しかいな

い ｡40

また､人員の増 員に伴 って､公文書館の組織構造や機能 について も検討が必要 となろ う｡ これにつ

いては､小川千代子 が ｢

文書基本法｣の骨子案 をまとめ る中で､公文書館機能 を吸収 ･拡大す る形の

｢

記録管理院構想｣ を打 ち出 している｡ これ は､小川発案の ｢

文書基本法｣ を所管す る独立の役所で､

:18 ｢膨 大な F不服』滞留/行政怠慢 など問題山積/情報公開法施行1年

｣

F沖縄 タイムス』 (2002年3月21日)o情報公 開法施行か ら1年間の行政側の対応状況 をまとめた もの｡不開示決定への申請者の不服申立てに対 し情報公開審査会 が開示すべ きと答申す る前向 きな例 があった一方､膨大 な不服 申 立ての諮問滞留や開示 ･不開示の決定期限の未履行 などの状況 が指摘 された｡ 39 ｢簿

冊

方式｣ とは､文書 を綴 り込む方式で､所定の基準 によって分類 した文書を簿冊やバ インダーの形で細冊 して 管理 ･保存す る方法｡｢ファイリング方式｣ とは､文書 をフォル ダーと呼ばれ る紙ば さみに入れ るだけで､綴 ることな く､類似す るカテゴ リーで分類 して整理 ･保存す る方法｡人西愛他編 Fアーカイブ事興』 (大阪大学出版会､2003年)､ 63貢｡ 40 我が国政府の全職員数は約55万4千人に対 し､アメリカの連邦職員数200万人｡内閣府 ｢第3回歴 史資料 として重要 な公文書等の適切な保存 .利用等のための研究会用資料 :専門人材養成｣ (2003年6月30日)､4頁O

-9

2-政府全体の記録管理 ､情報公開､歴 史資料保存 などの業務 を一手 に担 う

｡41

これ らの機能 が切 って も

切 り離せない関係 にあることを考 えると､公文書館機能拡大の必然性 は疑 う余地がな

い

｡記録基本法

の制定においては､こうした公文書館の規模や機能の拡大について も併せて考 えてい く必要がある｡

2-

4 地方 自治体 への波及

本稿 におけるこれ までの議論では､国に主 な焦点 を当てて きた｡情報公開制度が国 よりも地方 自治

体で先行 して きたとい う事実 を鑑みれば､多少､不 自然に思われ るか もしれないが､その大 きな理由

は､記録基本法の 中核 をなす公文書館の整備 が､地方 において極端 に立 ち遅れてい るためで ある｡

2

003

年現在､47都道府 県の うち公文書館 に相 当す る施設 を持 ってい るのは28｡ また､1

3

の政令指定都

市の うちでは

7

つ｡ さらに､全国に約3,

200

ある市町村の うちではわずか

1

1とい う状況である

｡42

紙幅

の関係上､ここで詳 しく取 り挙げることはで きないが､以下の例 にあるよ うに､地方 自治体 において

も､国 と同様 ､深刻 な問題 を抱 えているようである

｡ 43

) 文書の引継 ぎ規定が守 られず主務課で保管 され るケースも多

い

｡都道府県 レベルで も､引継 ぎ

率が2

0

パーセン ト程度 とされ るところもあるほどである

｡

) ･

-都道府県 レベルでみて も､知事部局の文書 しか移管 されていない県 も少 な くな

い

｡ また､規

定上は移管 され ることになっているに もかかわ らず､行政委員会 によっては実際 には移管 して

いないところもある｡地方機関か らの移管が実現 していない ことも問題である｡規定上はとも

か く､実際にすべての地方機 関か ら廃棄予定文書 リス トが送付 されてい るのは､北海道 など数

県にとどまり､実質的にはゼロとい うところが多い｡

) 文書館が歴 史資料 として選別 したに もかかわ らず､引渡 しを拒 まれ る事態 も生 じている｡文書

規定の 上で､評価選別 ･引渡 しについて文書館 に強い権限が与 えられていない とい う制度上の

問題のほか､国の委託事業であることや個人情報の記載があることが引渡 し拒否の理由 となっ

ている｡公文書館法や文書館制度 についての､国 ･地方公共団体 を通 じた合意形成 が必要 とな

っている

｡

｢

情報公開 と記録管理 は車の両輪｣の論理 が正 しいな ら､む しろ情報公開制度の導入が先行 した地

方自治体において記録管理法制の整備が進んで もおか しくなかったはずである｡ところが､現時点で､

記録管理 に関す る条例 を定めている地方 自治体 は､福岡県春 日市の情報基本条例 (

2000

年)､宇土市

の文書管理条例 (

2

001

年)､岡山県金光町の文書管理条例 (

2

003

年)などごくわずかとなっている｡

さらに､地方 自治体の記録管理 に関 して憂慮すべ き問題 は､2005年 を目途 に政府 が推進 している市

町村合併だ｡1

950

年代 に推 し進め られた合併では､合併後の市町村の業務 に不可欠な文書以外はすべ

て廃却 した市町村があった りで､記録保存の点で大 きな悔 いを残す ことになった｡今､推 し進め られ

ている市町村の合併事業 において も､記録の管理 についての規則 を早急 に定め､適切 な措置 をとらな

いと､後に大 きな悔いを残す ことにな りかねない｡

41 小川千代 子編

『

D

J

I

レポー ト

』No

.

5

2

(FL]際資料研究所

､2

0

0

3

年

9

月)

､1

-2

貢0 42 前掲 ｢研究会資料集｣

､2

3

頁o もちろん､公文書館 とい う施設 はな くて も､教育委員会の市町村 史編纂事業 などで､ それに相 当す る機能 を備 えている市町村 は少 な くな

い

｡

43 安藤福 平 ｢地方自治体の 文書｣､前掲 Fアーカイブ事典』

､5

9-6

0

貢｡

この ような状況 を鑑み ると､む しろ､地方 自治体の方が問題 はよ り深刻であると言 えるか もしれな

い

｡国による記録基本法の制定 を待つ まで もな く､自治体独 自に条例の制定 を検討 した り､公文書館

の整備 に取 り組む必要があるのではなかろうか｡

おわ りに

本稿では､公文書館業務 に関わるアーキ ビス トのみではな く､政府職員､国会議員､そ して､一般

国民 を読者 に想定 しなが ら議論 を進めて きた｡ とい うの も､ 日々､膨大 な記録 と格闘す る行政職員､

国の立法 を担 う国会議員､そ して､国会議員 を選び､税金 によって行政の財源 を支 えている国民の理

解 と支援がなければ､記録基本法の実現 は難 しいか らだ｡バ ブル崩壊後､公文書館に予算や人がつ き

に くくなっている我が国だが､公文書館 を中心 とした記録管理体制の整備 には､必要なだけの血税 を

つ ぎ込む価値 がある､と筆者 は考 えている｡適正な記録管理 を通 して築 き上げ られ る民主的な国家基

盤 とい うのは､お金では買 えないかけがえのない財産になると思 うか らだ｡

(

なか もと かずひこ)

-94-付録1:1950年の連邦記録法 (

抜粋)

44 第505章 記 録 管 理 ;総 務 長官 (Records Management;TheAdministrator) (a) 長^lLlは､以下の ことを行な うことによ り､連邦省 庁 による経済的で効率的な記録管理 に関す る規則 を 設けなければならない｡(1)一時的な価値 しか持 ち得 ない記録の廃棄 と分離 を促進 し､保存 に適 した記録 の保令を保irr_し､記録の管理 を改善す るための基準 ､ 手順 ､ 手法 を分析 ､開発､促進､調整す ることO (2)記録 を作成 ､保管､保存､利用す るために必要な 場所や器材の効率的で経済的な利用 を阿 ること｡ (b)長官 は､継続 的な価値 を持つ記録の保管 に関す る 基準 を確 ＼LL､連邦省庁 がその ような基準 を管理下 にある記録へ適用で きるよう補助 しなければな らな い｡ さらに､長官 は､連邦省庁の管理下 にあ り､実 際に起 こっている､起 こる可能性 がある､あるいは 起 こす との脅 しの ある不法 な記録の除去､摩損 ､変 更 ､廃却 について連邦省庁の長に通知 し､司法長官 を通 して不法に除去 され た記録の回復､あるいは法 律で規定 されたその他の是正措置 に取 り組 め るよ う 補助 しなければな らないO (C) 長官 は､本人 またはその代理 人によ り､連邦省庁 の記録管理 や記録廃棄の状況 ､また記録 その もの に 関す る査察 または調査 をす る権利 を有す る｡そ して､ 査察や調査において省庁の職 員か ら全面協 力が得 ら れなければな らない｡ただ し､法律や国家安全保障 または公共の利益 を理 由に記録の利用が制限 されて いる場合 には､管理 省庁の長の承認 を得て､長官 に よって発令 された規則 に従 って査察 または調査 しな ければな らない｡ (d) 長官 は､合衆国国立公 文書館への移管 ､ または法 律 に従 って廃棄 を待 っている記録 を保存 ､整理 ､利 用す る中間書庫 または集 中マイクロフ ィル ム ･サー ビスを設置､管理､運営す る権利 を有す る｡ (e) 長官 は､法律 に基づいて､ある連邦省庁 か ら別の 省庁への記録の移管 に関す る規則 を発令 しなければ ならない｡ (f) 長官 は､その必要性 を示す根拠の提示 があれば､ 議会 によって承認 された廃棄計画書 に記 された期間 より長い期間､記録 を保管す ることを連邦省庁 に許 可す ることがで きる｡ また､自 ら発 した規則 に従 っ て､議会 によって承認 された廃棄計画書 に基づ く記 録の廃棄許可 を取 り下げることがで きる｡ 第506章 記 録 管 理 ;各 省 長官 (a)各連邦省庁の長 は､組織 ､機能 ､政策 ､決定

､T

-

一

続 き報びに頁要 な取引 きにつ いて I一分かつ適 切な情 報 を含む記録や ､政府 またはその活動 によって直接 影響 を受 ける人々の法的､経済的権利 を守 るのに必 要 な情報 を提供す る記録 を作成 し､保存 しなければ な らない｡ (b) 連邦各省庁 の長 は､省庁の記録 を経済的かつ効率 的に管理す るために動的で､持続性の あるプ ログ ラ ムを設 置 し､運営 していかなければな らない｡その プログラムは以 卜の要素を含む もの とす る｡ (1)業務 を遂行す るにあたって作成 ､保管 ､利用 され る記録 の効率的な管理｡(2)記録の管理 ､保存に適 した記録 向上す るための基準 ､手順 ､手法 を適用す ることな どに関 しての長官 との協力体制O(3)本法の規定tit;.び に本法に従 って出 された規則の遵守o (C) 連邦省庁の長 が経済件 や業務の効率 を しげるに多 大 な効果 が出 ると判断 した場合 には､長官 が管理運 営す る中間書庫 か､ または長官の承認 を得て省庁 が 管理運営す る中間書庫へ記録 を移管 しなければな ら ない｡ (d)自 らの管理 下にある記録 に基づ いて事実 を認定す る権限 を認 め られた政府職 員は､自 らあるいは前任 者 によって長官 に移管 した記録 に基づいて 事実 を認 定す ることがで きる｡ (e)各連邦省庁の長は､自らが必要 だと判断 した場合､ 記録の除 去や喪 失 を防 ぐために､長官 によって定め られ た規則 に従 って予防措置 を施 さなければな らな い｡ その際 ､省庁 の管理職以 F全職 員に以 卜の こと を周知徹底 しなければな らないo(1)省け-の記録 は､ 1943年7月7日に制定 され､1945年7月6日に改定 され た法律の規則 に拠 る以外 には､譲渡 した り､廃却 し た りしてはな らない

｡

(

2

)

記録の不法 な除去や廃却は､ 法律 に従 って罰則が適用 され る｡ (f) 各連邦省庁の長 は､省庁 の管理下 にある記録 に対 し実際 に起 こっている､起 こる可能性 がある､ある いは起 こす との脅 しのある不法な除去､摩損 ､変更､ 廃却 を認知 した場合 は､長官 に通知 し､長官の補助 44 本文の表5に挙げた1950年の連邦記録法の条項の うち､本稿のテーマ と深 く関わ りの ある第505章 ｢記録管押 ;総務 長官｣ と第506車 ｢記録管理 ;各省長官｣のみ を取 り上 げて翻訳 した｡当時 ､米国国立公文書館 は､総務庁の傘下 に あったため､連邦政府 における記録管理の名 目上の統括責任者 は総務長官であった｡公文書館 は､1984年の国立公 文 書館及び記録管理局法によ り大統領直轄の独立機関 とな り､現在､連邦政府の記録管理 は､総務長官 と公文書館館長 (-合衆国アーキビス ト) とで分担 している｡

を受 けなが ら､司法長官 を通 じて､自 らの省庁 また は他 省I丁か ら移管 され 自 らの管理下 にある記録の回 復及びその他 の是正措置 を取 らなければ な らない｡ 不法 な行為に関す る通知 を受 けてか ら､連邦省庁の 長が適 当な期間内に回復 あるいは是正措置 を取 らな い場合 ､長官 は､司法長官 にその よ うな措置 を取 る

付録

2

:記録管理に関する合衆国法典見出 し

45 第21卓 ｢国 立公 文 書 館 及 び記 録 管 理 庁｣ 2101. 用語の定義 2102. 設置 2103. 役員 2104. 運営規約 2105. 人事及びサービス 2106. 米国議会への報告 2107. 保存のための記録の受入れ 2108. 記録の保管､利用及び閲覧制限に関す る責務 2109, 記録の保存 ､整理 ､重複､展示 2110. 記錨 に関す るサー ビス 2111. 寄託資料 2112. 大統領記録の文書館 2113. 国家間条約の受入れ 2114. 動画 フ イル ム､写真及び音声記録の保存 2115, 規則違反の修正 ;報告 2116. 禎製に係 る法的見地 ;公証FP;禎製料金 2117. 責任の限定 2118. 米国議会の記録 第29章 ｢合衆国 アーキ ビス ト及び総務庁官 による記録 管理

｣

2901, 用語の定義 2902. 記録管理の 目的 2903. 財産の管理 2904. 文書管理 に関す る一般的責務 2905. 記録の保管期間の基準設定 ;保安対策 2906. 組織記録の査察 2907. 中間書庫及び集中マイクロフィル ム ･サービス 2908. 規則 2909. 記参未の保管 第31車 ｢連 邦政 府 に よ る記 録 管 理

｣

3101, 記録管理に関する各省庁の長の責務 ;一般的義務 よ う要求 し､その要求がな されたことを米国議会に 通知 しなければな らない｡ (g) 本法のいかなる条文 も合衆国会計検査院長官の会計 システム､書式､手順に関す る規定 を定める権限 を制 限す る､あるいは薪争解決のため出納官が口座 を使用 する責務を軽減すると解釈 されるものではない｡ 3102. 記録管理 プログラムの確立 3103. 記録の中間書庫への移管 3104. 記録移管の決定及び認定 3105. 予防措置 3106. 記録の不法除去及び廃却 3107. 会計検査院長官の権限 第33章 ｢記 録 の廃 棄

｣

3301. 記錦の定義 3302. 廃棄記録 リス ト､廃 棄手続 き及び接製基準 に係 る規則 3303. 各省庁 の長がアーキ ビス トに提 出す る記録 リス トと廃棄計画書 3303a. 保存の必要の ない記録の リス トと廃棄計画書の アーキビス トによる審査 ;記録の廃棄 13305to3307.廃止

】

3308. 以前 に廃棄 が許可 された記錨 と類似 した記錦の 廃棄 3309. 会計検査院の許 可が下 りるまで保存すべ き政府 の請求権 に係 る記録 ;会計検奄院長官 による書 面での廃棄許可 3310, 財産 ､生命､あるいは健康 に筈 を及ぼす恐れの ある記錨の廃棄 3311. 米国本土外 での戦争 あ るいは戦闘が避 け られな い状況 にある際の記録の廃却 ;首席 アーキ ビス トへの書面による報告 3312. オ リジナル と同等 に扱 われ る写兵 あるいはマイ クロ写真記録 ;証拠 資料 と して提 出 され うる認 証済み複製物 3313. 廃棄 された記録の売却 で得 られた利益の財務省 へ納 入 3314. 記錦の廃棄に関す るIT一続 きの絶対性 3315. 用語の定義 3316. ｢連邦職 員の記録 と文宙 に関す る国家調査委員

45 『合衆国法典 (UnitedStatesCode)』の第44条 ｢公共印刷物及び公文書 に関す る法律｣は､全部で22の章か ら成 る が､その中か ら本稿のテ-マ と深 く関わ りのある第21章､第29章､第31章､第33章の見出 しを全て挙げてみた.

-会｣の設置 3317. 委員会の責務 3318. 委員会の構成 員 3319. 委貝長 と職員 ;有識者 と顧 問 3320. 委 員会の権限

付録

3

:合衆国法典第

44

粂 (

抜粋)

46 第29章 ｢合 衆 国 ア ー キ ビ ス ト及 び 総 務 庁 官 に よ る記 録管理｣ 2901. 用語の定義 本法第21､25､31お よび33章における用語の意味 は以 下の通 りとす る｡ (2) ｢記錨管理｣ とは､連邦政府 の政 策や業務 を適切 に記錦 した り､効率的で経済的 な組織 運営 を行 な う ために､記録の作成 ､保管 ･利用 ､廃棄 に関す る計 画 ､運営 ､指導 ､組織構 造 ､訓練 ､促進 および その 他管押活動 を指す｡ 2902. 記録管理の 目的 効率的かつ効 果的 な記録管理の基準 と手順 を設 け るこ とが本章及び本法第21､31､33車 の 目的で ある｡ その記 録管理の基準 と手順 は以下の 目標 の達成 を 目指す もの と す る｡ (1) 連邦省庁の政 策及び業務 を正確 かつ旬括 的 に記録 す る｡ (2)連邦省庁 が作 り出す記録の量 と質 を管理す る｡ (3) 不必要 な記録作成 の回避 及び組織 の効率 的かつ経 済的 な運営 とい う点 に関 して､管理 で きるメカニズ ムを構築 し､運用す る｡ (4)記録の作成 ､保管並び に利用 につ いて､その活動 一般 ､システム碓びに手順 を簡素化す る｡ (5)記錦の保存 と廃 棄を合理的に行 な う｡ (6)特 に不必要 な文書作成 を避 け るため に､記録 の作 成 か ら廃 棄に至 るまで継続 的 に注意 を喚起 す る｡ (7) アーキ ビス トあ るいは長官 が本章及 び本 法第21､ 31､33章の 目的 を達成す るの に必要 と見 なす その他 の システムや手法 を確 llI_し､運用す る｡ 2904. 文書管増 に関す る ･般的責務

(Generalresponsibilitiesforrecordsmanagement)

(a) アーキ ビス トは､連邦政府 の政策や業務 を適切 か つ十分に記録 し､その記録 を適切 に廃棄す るために､ 連邦省庁 を指導 し､補助 しなければな らない｡ 3321. 委員会への補助 3322. 委員会による報告書 3323. 委員会の廃 止 3324. 委員会予算の承認 (b) 長官 は､連邦省庁 が経済的 で効果的 な記録管理 を 行 な うために指導 し､補助 しなければな らない｡ (C) 上記第 (a)及び (b)項 の責務 を果 たす ため に､ ア ーキ ビス トと長官 は､それ ぞれ以下 の よ うな責務 を 負 う｡ (1)記 録管理 と記録管理研究 に関す る基準 ､手順 ､ 指針 を発令す る｡ (2) 記録管理 の実践 とプログ ラムの改善 に関 して研 究 を行 な う｡ (3) 記録 管理 に関す る トレーニ ング ･プ ログ ラム ､ テ ク ノロジーの進展状況 ､その他 の活動 に関す る 情報 を収集 し､発信 す る｡ (4)記録管理 に関 して連邦省庁 内で情 報 を共有 す る の に必要 な省庁間委 員会 を設置す る｡ (5) 記録管理 を規 定す る適 切 な政 策 に関 して常 に連 邦省庁 や米国議会の関心 を引 く｡ (6) 記錦管理 に関す る研 究 を進 め ると同時 に､記録 管理 において時間 と労 力 を節約す るための シ ステ ム と手法 を確立 す るための研究 を行 な うよ う自 ら の裁量 で各省庁の長へ指示す る｡ (7) 連邦 省庁 におけ る記録 と記録管理 プ ログラム及 びその実践 についての検査 と調査 を行 な う｡ (8)毎年1月､あるいはアーキ ビス トと長官 が望 ま し い と思 う時期 に､監督省庁 ､米国議会予算委員会､ 管理 ･予算局長 に対 し､以下 の点 につ いて報告言 を提出す る｡ (A) 本項 第(1)か ら第(7)段 落の規定 に従 って行 な っ た活動 の結果 につ いて｡ (ち)本項第(6)か ら第(7)段落 の規 定 に従 って行われ た検査 や調査の結果 出 され た勧告 に対す る連邦 省 庁の対応 の評価 につ いて｡ (C)連邦 省庁 がその勧告 に従 わなか った場 合 ､連 邦政府 が被 る損失の概 算につ いて｡ (d) さらに､長官 は､本項(B)を実 行す るに当 た って ､ 文書管理 を行 な う場所 ､職 員､器材 ､文具の選定 と 利 用 を経済的かつ効率的に行 なわなければな らない｡ 46 付録

2

の見出 しの 中か ら､ さらに本稿の テーマ と深 く関わ りの ある項 を取 り上 げて翻訳 した.

2905. 記 錨 の 保 管 期 間 の 基 準 設 定 ;保 安 対 策

(Establishmentofstandardsforselective retentionofrecords;securitymeasures)

(a) アーキ ビス トは､継続 的に価値 を有す る記録の保 管期間に関す る基準 を確 立 し､連邦省庁 がその基準 を適用で きるよ う補助 しなければな らない｡ アーキ ビス トは､実際 に起 こっている､起 こる可能性が あ る､あるいは起 こす との脅 しの ある不法 な記録の除 去 ､摩損 ､変更 ､廃却 につ いて連邦省庁の長 に通知 し､連邦省庁の長が司法長官 を通 じて不法 に除 去 さ れ た記録の回復 及び その他の是正措置が取れ るよ う 補助 しなければな らない｡不法 な行為 に関す る通知 を受 けてか ら､連邦 省庁の長が適 当な期間内に回復 あるいは足正措置 を取 らない場合､アーキビス トは､ 司法長官 にその よ うな措置 を取 るよ う要求 し､その 繋求がな され たことを米国議会 に通知 しなければ な らない｡ (b)アーキ ビス トは､連邦省庁 によって一般 ､州 ､地 方自治体 に対 して課 され た記錦保存条件 に関す る基 準 につ い て ､情 報 及 び規 制 問 題 室 長 (Officeof lnformationandRegulatoryAぬirs)が研究や開発 を 行な うの を補助 しなければな らない｡ 2906. 組織記錨の査察 (Inspectionofagencyrecords) (a) (I)本尊で規定 されたそれぞれの責務 を果 たす た め､総務庁 長官 とアーキ ビス ト (あるいはいずれ かの代理 人)は､記録管理の実践やプログ ラムの 改 善に向けた勧告 を行な うために､連邦省庁の記 録 あるいは記録管哩の実践やプログラムを査察す ることがで きる｡その連邦省庁の管理職以下全職 員は､本項第(2)､(3) 段落の規定 に従 って､その 査察 に全面的に協力 しなければな らない｡ (2)法律 または国家安全保障 や公共の利益 を理由に 利 用が制限 されている記録 については､関係 省庁 の長か大統領の許可 を得て､長官やアーキビス ト が発令 した規則 に従 って査察 され る｡長官 とアー キ ビス トによって発令 され る規則 は､可能 な限 り 整合性 を持つ もの とす る｡ (3)長官 またはアーキ ビス ト (あるいはいずれかの 代理 人)が､本項の規定 に従 って､合衆国法典第 5条第552a項で規定 された記録 システムに含 まれ ている記錨 を査察す る場合 ､その記録 は以下の条 件 を満たす もの とす る｡ (A)長官 ､アーキ ビス ト､あるいは代理人によっ て､記録 システム内の記録 として保管 され る｡ (B)合衆国法典第5条第552a項の(b)､(C)および (i) 項の 目的に合わせて､記録 システムに含 まれた記 錨 と見なす｡ (b)本項(a)で規定 された省l'l=の記錨の査察 を行な うに 当た って､長官 とアーキ ビス ト (あるいはいずれの 代理 人)は､本項(a)(1)に規定 された法律の規則 に従 うのみな らず､その他全ての連邦規則や罰則規定に 従わなければな らない｡ 2908. 規則 (Regulation) ア-キ ビス トは､法律の範囲内で､ 一一一つの連 邦省I-1二か ら別の省庁への記録の移管 に関す る規則 を発令 しなけれ ばな らない｡ 2909. 記録の保管 (Retentionofrecords) アーキ ビス トは､その必要性 を'liす根拠の提示があれ ば､廃 棄計画書 に記 された期間 より長い期間､記録 を保 管す ることを連邦 省庁 に許 可す ることがで きる｡ また､ 自 ら発 した規則に従 って､廃 棄計内諾 にE･づ く記録の廃 棄許可 を取 り下げることがで きる｡ 第

3

1

章 ｢連 邦 政 府 に よ る記録 管理

(RecordsManagementbyFederalAgencies)

｣

3101. 記錯管理 に関す る各省rJ'.の長の責務 ;一般 的義

務 (Recordsmanagementbyagencyheads; generalduties) 各連邦省庁 の長は､省けの組織 ､機 能 ,政策 ､決定 ､ 手続 き遊びに重要 な取引 きにつ いて 卜分かつ適 切な情報 を含む記録や､政府 またはその活動 によって直接影響 を 受 ける人々の法的､経済的権利 を守 るのに必要な情報 を 提供す る記録 を作成 し､保存 しなければな らな

い

｡

3102. 記録管理 プ ログラムの確立 (Establishmentof programofmanagement) 各連邦省庁 の長 は､省庁の記録 を経済的かつ効率的に 管理す るために動 的で､持続性の あるプログラムを設置 し､運営 していかなければな らない｡プログラムは以下 の要素を含む もの とす る｡ (1)業務 を遂行す るために必要 な記録の作成 ､保管､ 利用 を効率的に管埋する｡ (2) 記録の管理 ､保存す るのにふ さわ しいと思われ る 記録の保管 と保全 ､-一一時保存記錨の/分離 と廃棄の促 進 を向上 させ るための塵準 ､手続 き､手法などを適 用す るために総務庁長官 やアーキ ビス トとの協力体 制 を作 る｡ (3) 本法第2101-2117､2501-2507､2901-2909､ 3101-3107項並びにその法律 に従 って出 された規則 を遵守す る｡ -9

8-3103.記録の中間書庫への移管 (Transferofrecordsto recordscenters) 連邦省庁の長が経済性や業務の効率 を上 げるに多大 な 効果が出る判断 した場合 には､アーキ ビス トが管理運営 する中間書帝か､またはアーキビス トの承認 を得て市庁 が 管理運営する中間讃庫へ記銘を移管 しなければならない｡

3104. 出錦移管 の決定 及び認建 (Certificationsand determinationsontransferofrecords) 管理す る記録に基づいて事実 を認定す る権限 を認め ら れた政府職員は､他の法律 が何 と規定 しよ うとも､自 ら あるいは前任者 によってアーキ ビス トに移管 した記録 に 基づいて事実 を認定す ることがで き､ また､アーキ ビス トに移管 した記録に碁づいて業務上の決断 を 卜す ことが で きる｡ 3105. 予FJ淵 置 (Safeguards) 各連邦省庁の長 は､自 らが必要 だと判断 した場合 ､記 録の除去や喪失 を防 ぐために､アーキ ビス トによって定 め られた規則 に合 うよ うな予防措置 を施 さなければな ら ない｡ その際 ､省庁の管理職以下全職 員に以下の ことを 周知徹底 しなければならない｡ (1) 省庁の記録は､本法第3301-3314項 に当ては まる 規定以外には､譲渡 した り､廃却 した りしてはな ら ない｡ (2)記録の不法な除去や廃却 は､法律 に従 って罰則 が 適用 される｡

3106. 記録の不法除 去及び廃却 (Unlawfulremoval,

destmctionofrecords) 各連邦省庁の長は､管理 下の記録 に対 し実際 に起 こっ ている､起 こる可能作 がある､あるいは起 こす との脅 し の ある不法な除去､摩損 ､変更 ､廃却についてアーキ ビ ス トに通知 し､アーキ ビス トの補助の受 けなが ら､司法 長官 を通 じて､記錦の回復及びその他の是正措置 を取 ら なければな らない｡不法 な行為に関す る通知 を受 けてか ら､連邦省庁の長が適 当な期間内に回復 あるいは是正措 置 を取 らない場合､アーキ ビス トは､司法長官 にその よ うな措置 を取 るよ う要求 し､その要求がな されたことを 米国議会に通知 しなければな らない｡ 第

3

3章 ｢

記録の廃棄 (

DisposalofRecords)

｣

3301. 記録の定義 (De五mitionofrecords) 本章で使われるように､｢記録｣ とは､物理的形態や特 徴に闘わず､合衆国政府省庁 によ り連邦法の下で または 公的取引 きとの関連で作成 ､収受 され､組織 ､機能 ､政 策､決定 ､手続 き､運営 ､その他政府の所動の証拠 と し て､あるいは内包 す る情報的価値 ゆえに､その省Ii'-ある いはその後継機 関によって保存 された､あるいは保Il:す るにふ さわ しいあ らゆ る図書 ､文書､地図 ､写真､機械 可読資料 を含む｡ ただ し､単 に参考用 または展示用 と し て作成 ､あるいは取得 した図書館 や博物館 資料 ､参 考用 に保存 された余剰禎製物 ､出版物 などは含 まれない｡ 3302. 廃棄記録 リス ト､廃棄手続 き及び褐製塵準 に係 る規則 (Regulationscoveringlistsofrecordsfor disposal,procedurefordisposal,andstandards forreproduction) アーキ ビス トは､本章の趣 旨に沿 った以下の ことを関 す る規則 を発令 しなければな らない｡ (1)廃棄の提案 がな され た記録の リス トと廃棄計画書 の編集 と提出に関す る手順 (2) 廃棄が許可 された記録の廃棄に関す る手順 (3)原記録の廃棄 を目的 に掘 られた写 真やマ イクロ写 真 による記録の禎製に関す る基準 3303. 各省庁 の長がアーキ ビス トに提 出す る記録 リス トと廃棄計画書 (Listsandschedulesofrecords tobesubmittedtoArchivistbyheadofeach Govemmentagency) 合衆国政府 各省庁の長 は､本法第3302項で規定 され ､ 発令 された規則 に従 って､以下の もの をアーキ ビス トに 提出 しなければな らない｡ (1)すでに規則 に従 って写莫 あるいはマ イクロ写真撮 影 され､その結果､政府 による継続 的保存措置 を正 当化す るに 十分 な価値 があるとは認め られ ない省庁 が保有 しているすべての記録の リス ト｡ (2) 現業務 を行 な う上で必要 とせず､政府 による継続 的保存措置 を正 当化す るに十分な価値 があるとは認 め られない省庁 が保有 している他の記録の リス ト｡ (3) 省庁の保管 中に蓄積 されたか廃棄計画書の提 出後 蓄積す る可能性の ある特定の書式や特徴 を持 った記 録で､特定の期間が過 ぎた後 ､政府 によ り継続 的保 存 措置 を正 当化す るに十分 な業務上 ､法規 上､学術 上 ､ またはその他の価値 が あるとは思われない記錨 を､ある特定の期間が過 ぎた後 に廃棄す ることを提 案 した廃棄計画書｡ 3303a.保存の必要の ない記録の リス トと廃 棄計画書の ア ー キ ビ ス トに よ る 審 査 ;記 録 の 廃 棄

(ExaminationbyArchivistoflistsandschedules ofrecordslackingpreservabonvalue;disposalof records)

(a) アーキ ビス トは､本法第3303項の規定 に従 って提 化 された リス トと廃棄計画書 を点検 しなければな ら ない｡ アーキ ビス トが､提出 され た リス トや廃棄計 画書 にある記録のいずれかが､特定の期間が過 ぎた 後､政府 によ り継続的保存措置 を正 当化す るに十分 な業務 上､法規上 ､学術上 ､ またはその他 の価値 が ないと判断 され る場合 は､関係者 がコメン トで きる よう官報 で告知 した後 ､以下の よ うに措置 を取 るこ とがで きる｡ (1) 省庁にその旨通知す る｡ (2)本法第3302項の規淀に従 って発布 された規則に従 って､これ らの記録を廃棄する権限 を省庁に与 える｡ (b)本法第3303項の規定 に従 ってアーキ ビス トに提 出 され た リス ト及び廃 棄計画書 に基づ いて与 え られた 許可 と､本項 第 (d) 項の規定 に従 って アーキ ビス トによ り発布 され た廃棄計画書 に基づいて与 え られ た許可は､本法第2909項の規定 に従い強制力 を持つ｡ 本法第3303項の規定 に従 ってアーキ ビス トに提出 さ れ た リス ト及び廃 棄計画書に基づ いて与 え られた許 可と､本項第 (b)項の規定 に従 って アーキ ビス ト によ り発布 された廃棄計画書 に基づいて与 えられた 許可の うち､短 い方の保存期間 を適用す る場合 ､本 法第2909項の規定 に従 って保存期間短縮の許可申請 が必要 となる｡ (C) ア-キ ビス トは､本章の規則 に従 って実施 され る 特定の記録の廃棄 に関 して､以下の よ うな場合 に､ 米lf,]議会 L院規則 及び運営委員会 と 下院運営委員会 より助言を求めることがで きる｡ (1)議会に とってその記録 が特別 な意味 があると思 われ る場合｡ (2) その記録の廃棄 に関 して議会 に助 言を求め るこ とが､公共の利益に供す ると思われ る場合｡ しか しなが ら､本章の規則 に従 って実施 され る記録の 般的 な廃棄手順 と してア-キ ビス トが常 に助言 を求め なければな らないわけではない｡ (d) アーキ ビス トは､特定の期間が過 ぎ､記録が合衆 凶政府 によ り継続的保存措置 を正 当化す るに 十分な 農務 卜､法規上､学術上､ またはその他の価値 があ るとは思われない場合 ､複数 あるいは全 ての省庁 に 共通の特定の形式や特徴 を持 った記録 を廃棄す るこ とを認 め た廃 棄計画書 を発布 しなければ な らない｡ tJh庁 は､本法第2909項 に従 って､その廃 棄計画書の 変更 を要請す ることがで きる｡ (e)アーキ ビス トは､記録 が他の省庁の管理下 にあっ た場合 は､その省庁 の長の同意 を必要 とす るとい う 条件で､自らの法的管理 卜にある記録 は､その廃棄 を承認 し､ノ実行 してよい｡ (i) アーキ ビス トは､本章の規則に従 って実施する記 録の廃棄 に関 して､廃棄 された記錨の形態 やその他 議会に対 し通知 してお くべ きと思われ る情報 を含ん だ年次報告書 を議会 に提出 しなければならない｡ 3308. 以前 に廃棄 が許 可され た記錨 と類似 した記錦の 廃棄 (Disposalofsimilarrecordswhereprior disposalwasaumorized) 以前 に廃棄 を許可 された記錨 と同 じ形態 あるいは特徴 を持 っている記録 を省庁 が管理 下に置 いていた り､蓄積 中で あることが明 らかな場合､その記録 がある特定の期 間存在 していれば､新たに リス トを作 った り､廃棄計画 書 を作 ることな く､本法第3302項の規則 に従 って､アー キ ビス トは省庁の長に記録I#東の権限 を与･えることがで きる｡ 3309. 会計検査院の許可が 下りるまで保存すべ き政府 の請求権 に係 る記録 ;会計検査院長官 による書 面 での廃 棄 許 可 (Preservationofclaimsof GovernmentuntilsettledinGeneralAccounting Office;disposalauthoizreduponwi ttenapproval ofComptrollerGeneral) 合衆凶政府 によるあるいは合衆国政府 に対す る請求権 に関す る記録､ または合衆国政府 に関係す る口座 に関す る言Ll録につ いては､政府 が偵病者であろうが債権 者であ ろ うが省庁の長は会計検査院 によって解決 され るまで本 章の規定 による廃棄はで きない｡会計検査院長官の文書 による承認がある場合のみ例外 とす る｡ 3312. オ リジナル と同等 に根 われ る写頁 あるいはマ イ クロ写頁記録 ;証拠 資料 と して提出 され うる認 証済み複製物

(Photographsormicrophotographsofrecords consideredasonglnals;certifiedreproductions admissibleinevidence) 本法第3302項 で定め られた規定に従 って作成 された写 真 ､マ イクロ写真記録は､証拠 として提 出す る場合､原 本 と同等の効果 を持つ と見な され､原本 と同 じように扱 われなければな らない｡認証済みの写真やマ イクロ写真 記録の禎製物 は､原写真や原 マ イクロ'Llj兵記録 と同等に 占r:雄 として認め られ る｡ 3314. 記録の廃棄に関す る手続 きの絶対惟

(proceduresfordisposalofrecordsexclusive)

本章で規定 された手続 きは絶対で､合衆国政府の記録 は､本章の規則 に則 らずに譲渡 した り､廃 棄 したりして はならない｡