予算管理システムの開発 : その経緯とシステムの姿

予算 管理 シ ステ 厶の 開 発

そ の 経 緯 と シ ス テ ム の 姿

広

内

哲

夫

The

Development

of a Budget

Management

System

Its Details

and Contents

Tetsuo

HIROUCHI

This paper explains the method, currently employed at the School of Information & Com-munication of Bunkyo University, of computer-based budget management.

The author has made an investigation into some problems of budget management and developed a relevant computer-based budget management system.

The system which he calls ,BUMAS is constructed on the basis of the system called PROGRESS, also developed by the author. BUMAS is so handy that even an ordinary office worker can easily use it.

1.は じ め に 文 教 大 学 情 報 学 科 で は,事 務 局 か ら指 示 さ れ た予 算 執 行 手 続 き に 基 づ く作 業 お よび20数 名 の教 貝 の 個 人別 予 算 管 理 を,事 務 担 当者 が 1人 で行 な っ て お り,そ の 作 業 の 負担 は 甚 だ 重 か っ た.そ して 予 算 の修 正 時 期 な どに は, 複 雑 な集 計 を行 な わ ざ る をえ な く,思 わ ぬ 集 計 ミス も頻 発 し,再 集 計 を余 儀 な くさ れ て い た.筆 者 は これ は 手 作 業 の 限 界 と考 え,本 学 部 に相 応 し い コ ン ピュ ー タ をべ 一 ス に した 予 算 管 理 シス テム の 開 発 を 思 い 立 っ た. 本 稿 で 述 べ る そ の シ ス テ ム はBUMAS (BudgetManagementSystem)と 呼 ば れ る も の で あ る.BUMASは 現 状 の 予 算 管 理 作 業 を 忠 実 に 分 析 し た 結 果 を コ ン ピ ュ ー タ 化 し た も の で あ る の で,そ れ は 全 く コ ン ピ ュ ー タ に 不 慣 れ な 人 で も,従 来 の 手 作 業 と ほ と ん ど 同 じ 手 順 に 従 っ て 利 用 す る こ とが で き る と い え る. BUMASの 開 発 で は,本 学 に 設 置 さ れ た 既 存 の コ ン ピ ュ ー タ 資 源(ハ ー ドウ ェ ア と ソ フ トウ ェ ア)だ け を 利 用 す る と い う立 場 に 立 ち, そ の シ ス テ ム の 核 と成 る 部 分 に,同 じ く筆 者 の 開 発 し た 教 育 用 ソ フ トウ ェ アPROGRESS (1),(2)を適 用 し た .(注) 本 稿 は こ のBUMASの 開 発 の 経 緯 と そ の (注)文 教 大 学 に 設 置 さ れ て い る コ ン ピ ュー タは 日立 製 作 所 のHITAC240Hで あ り,そ れ はVMの も と で オペ レ ー テ ィ ン グ ・シ ス テ ムVOS1で 稼 動 して い る_{.PROGRESSは 同 じ く 日立 製作 所 の 提 供 す るTSS支 援 ソ フ} トウ ェ アIPPF(3}を 核 と して 構 築 され て い る. 一62一

時期 担当 発 注 (発 注 中) 納 入 情報学部

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図1発 注/納 入 の プ 回セ ス シ ス テ ム の 内容 を述 べ た もの で あ る.情 報 シ ス テ ム とは,本 質 的 に 設 計 者 や 開 発 者 の 個 人 の 創 造 的 能 力 に 依 存 す る技 芸 の 世 界 の 産 物 で あ る.そ れ ゆ え唯 一 絶 対 の 情 報 シ ス テ ム の 開 発 は あ りえ な い.従 っ て 本 稿 で は,現 状 分 析 の段 階 で 明 き らか に な っ た 問 題 点 に,開 発 者 (筆 者)が ど の よ う に 対 処 した か を示 す こ と を第 一 の 目的 とし,一 般 的 な結 論 を導 くこ と は 二 の 次 とす る. 2.現 状 分 析 2.1現 状 の 予 算 執 行 手 続 き 年 度 始 め(4月 下 旬)に,大 学 本 部 の 事 務 局 長 か ら情 報 学 部 長 に 予 算 総 額 が 提 示 され る と,情 報 学 部 教 授 会 は 予 算 使 用 計 画(予 算 案) を策 定 す る.そ の計 画 の 実 施 に対 して,事 務 局 総 務 課,施 設 課,図 書 館 が 情 報 学 部 の予 算 執 行 上 の 窓 口 とな る.情 報 学 部 は予 算 の直 接 的 な執 行 を行 な うが,業 者 へ の会 計 の 支 払 い に は 直接 関 与 しな い.こ れ は事 務 局 会 計課 が 上 記3事 務 部 門 と連 係 しな が ら行 な う. 予 算 の 執 行 手 続 き は次 の 通 りで あ る.情 報 学 部 の事 務 担 当者 が 発 注 伝 票 を起 し,図 書 関 係 な らば 図 書 館,物 品 関 係 な らば施 設 課,交 通 費 そ の 他 な らば総 務 課 へ と伝 票 を送 る.以 後 伝 票 は 所 定 の ル ー トを経 て処 理 され,業 者 に 渡 され る.そ して 業 者 か ら図 書 ・物 品 が 大 学 に 納 入 さ れ る と,上 記 の事 務 部 門 は情 報 学 部 に 納 入伝 票 と とも に そ れ ら を納 め る(図1 参 照).こ の 際,所 轄 の 事 務 部 門 は情 報 学 部 の 予 算 使 用 額 を科 目別 に 記録 し,そ の 予 算 科 目の 使 用 額 が 計 画 額 を越 え な い よ うに 常 に チ ェ ッ クす る.も し越 え そ うに な っ た り越 え た な ら ば,直 ちに 執 行 は停 止 され,年1度 の 予 算 修 正(科 目間 の振 り替 え)の 時期(11月 下 旬)に,予 算 修 正 の 実 施 が 隋報 学 部 に 求 め ら れ る. 情 報 学 部 で は,発 注 伝 票 の 内容 を帳 簿 に発 注 者 別,科 目別 に 予 算 使 用 額 を記録 して い く そ して年 度 末(3月 上 旬)に な る と,予 算 が 余 っ て いて もそ の執 行 は停 止 さ れ,教 授 会 の 承 認 を経 て 事 務 局 に 予 算 の使 用 状 況(決 算) が 報 告 され る.

2.2現 状 の 問 題 点 業 者 へ の 支 払 い や 予 算 の使 い す ぎ をチ ェ ッ クす る とい っ た 管 理 の 責 任 は事 務 局 が 負 っ て い る.し か し,情 報 学 部 の 各教 員 が そ れ ぞ れ 立 案 す る図 書 ・物 品 購 入 計 画 を,年 間 を通 じ て 正 確 に か つ 適 切 に コ ン トロー ル して 実 施 す る こ とは,情 報 学 部 の責 任 で あ る.こ の管 理 は,次 の理 由 か ら結 構 難 しい. 表1に 示 す よ うに,年 度 始 め に 各教 員 は そ れ ぞれ 予 算 科 目に 従 っ た 予 算 計 画案(個 人 の 持 分)を 作 成 し,情 報 学 部 の 所 轄 の 委 員 会 に 申 請 す る.そ して そ れ は 情 報 学 部 全 体 で 共 同 で使 用 す る た め に 計 上 さ れ た 予 算 額 と と も に 累 計 され,そ の総 枠 が 事 務 局 に 報 告 され る. 事 務 局 は そ の 総 枠 の 中 で科 目別 総 予 算 計 画 額 を管 理 して い る に す ぎ な い. 従 っ て あ る教 員 が 自分 の 申 請 した予 算 科 目 の 計 画 額(個 人 の 持 分)を 忘 れ て そ れ を越 え て 予 算 を執 行 して も,事 務 局 で は 一 教 員 の 計 画 額 ま で を細 か に 管 理 して い るわ け で は な い の で,情 報 学 部 の 当 該 科 目の予 算 残 高 が あ る 限 り,事 務 局 レベ ル で は執 行 上 の 問 題 は 生 じ な い.し か し,情 報 学 部 レベ ル で は,そ の 教

態 他の獺 の当該湘 の予算計画額(他 人

の 持 分)を 喰 って し ま う こ とに な る の で,混 乱 が 生 じて し ま う. この よ うな こ とは管 理 対 象 の 教 員 が 少 な い 場 合 あ る い は事 務 担 当者 が 多 い場 合 に は,手 作 業 に よ る帳 簿 管 理 で も,十 分 防 ぐこ とが 可 能 で あ る.し か し,教 員 の数 が 多 く,ま た表 1に 示 す よ う に 各 教 貝 の 科 目別 予 算 計 画 額 (個 人 の持 分)と 情 報学 部 にお け る総 枠 の 中 で の科 目別 総 予 算 計 画 額 を マ ト リ ッ ク ス 管 理 (縦 横 集 計)す るの で あ るの で,手 作 業 で こ れ 表1予 算 科 目 の 一 覧 教 員 各 個 人 共 通 A B C ・ …s _{X Y Z} 事 務 r1 ・ ● ● ■ ● 菱 芽 合 計 予 算 科 目

無靆

消 耗 品 費 消 耗 備 品 費 機 器 備 品 費 印 刷 製 本 費 保 守 契 約 費 修 繕 費

黷潔

量

図_{消 耗 図 書 費}書 費 新 聞 雑 誌 費 A そ 総 の 務 他 課 口 旅 費 交 通 費 郵 便 費 支 払 報 酬 費 保 健 衛 生 費 渉 外 費 雑 費 合 計

TTT

C教 員の 申請す る科 目別予 算計画額Z教 員の持分額 事務局 へ提出す る科 目別総予算 計画額 一64一

を正 確 に行 な お う とす る こ とは,も は や 困難 に近 い とい え る. さ ら に予 算 管 理 に混 乱 の 拍 車 を か け るの は, 発 注 か ら納 入 まで の期 間 や 価 格 の変 更 な ど の 問 題 で あ る.図 書 ・物 品 の 発 注 に 際 して は, 当然 の こ とな が ら価 格 が 確 定 して い る こ とが 望 まれ る が,し か し例 え 発 注 時 点 で確 定 して い て も値 引 きや 値 上 げ に よ っ て,納 入 の 時 点 で は価 格 が 変 更 に な る こ と も 多 い.場 合 に よ って は 発 注 時 点 で 価 格 の 不 明 な もの も存 在 す る.さ ら に は 絶 版 ・品切 れ で あ っ た り,途 中 で 発 注 取 り消 し とい っ た事 態 も生 ず る.従 っ て,発 注 時 点 で 予 算 使 用 額 を計 上 して集 計 し て も,納 入 時 点 で 常 に再 集 計 が つ き ま と う こ とに な る. また 図 書 ・物 品 の 納 入 は 発 注 伝 票 を起 して か ら通 常 で1ヶ 月 程 度,遅 い もの で は6ヶ 月 以 上 もか か る こ とが あ る.こ の よ うな 時 に は 価 格 の確 定 しな い 図 書 ・物 品 の 発 注 が,帳 簿 上1ヶ 月 か ら6ヶ 月 以 上 も続 くこ とに な る. こ の 発 注 と納 入 の 時 間 差 が,特 に11月 下 旬 に 行 な わ れ る予 算 修 正 作 業 と年 度 末 の 予 算 執 行 終 了作 業 を よ り困 難 な もの に して し ま う.と い うの は 両 作 業 時 に は,発 注 済 み で未 納 とな っ て い る図 書 ・物 品 の 価 格 を,お お よ そ の 予 算 使 用 額 と して 計 上 せ ざ る をzな いか ら で あ る.特 に 年 度 末 に は,決 算 を赤 字 に も大 幅 な黒 字 に もした くな い こ とか ら,事 務 担 当者 は 予 算 残 高 を限 りな くゼ ロに 近づ け る よ うに努 力 しな け れ ば な らず,そ の コ ン トロー ル は 非 常 にや っか い な 作 業 とな って い る の で あ る. 3.シ ス テ ム の 設 計 思 想 事 務 処 理 用 の シス テ ム は,全 学 的 な立 場 か ら各 部 門 と適 切 な連 係 を保 っ て そ の 開 発 を進 め るの が,本 来 のや り方 で あ る.し か し,第 2章 で述 べ た予 算 執 行 に お け る 問題 は,本 学 の 他 の2学 部(教 育 学 部,人 間科 学 部)が 細 分 化 され た 予 算 管 理 上 の 組 織 を数 多 く持 っ て い る の に 対 し,情 報 学 部 が 唯 一 つ の 組 織 しか 持 た な い とい っ特 殊 性 に 起 因 す る情 報 学 部 固 有 の 問 題 で あ る. そ こで,予 算 管 理 の コ ン ピュ ー タ化 に 際 し て は,シ ス テム 設 計 の 範 囲 を情 報 学部 内 に 限 定 し,し か も従 来 の種 々 の 問 題 点 を回 避 しつ つ 手 作 業 に よ る手 続 きを そ の ま ま生 か す こ と が で き る よ うに,予 算 帳 簿 だ け を コ ン ピュ ー タ化 す る こ とに 止 め た. シ ステ ム 設 計 に 当 た り,予 算 管 理 シ ス テ ム BUMASの 満 す べ き要 件 は 次 の 通 り と し た. ① 図 書 ・物 品 の 価 格 の 変 更 や 品 切 れ,取 消 し に 矛 盾 な く対 応 す る こ とが で き る こ と. ② 入 力操 作 の 誤 りで ミス デ ー タ を生 じて も,そ れ を検 出 す る こ とが で き る こ と. ③ コ ン ピュ ー タ に不 慣 れ な 人 に も,簡 単 に 利 用 す る こ とが で き る こ と.例 え ば 発 注 者 の 氏 名 や 予 算 の 科 目区 分 は 馴 染 み 易 い コー ドで 入 力 し,出 力 に は そ れ ら をデ コー ドす る こ と. ④ 予 算 計 画 の 枠 を越 え て 使 用 し た教 員 お よび 科 目区 分 に 対 して,自 動 的 に使 用 超 過 の 警 告 を出 す こ とが で き る こ と. ⑤ 未 だ納 入 され て い な い 図 書 ・物 品 の一 覧 表 を出 力 す る こ とが で き る こ と.(こ の 帳 表 に よ り発 注 中 の 図 書 ・物 品 に関 す る予 算 使 用 予 定 額 を推 計 す る こ とが 可 能 とな る.) ⑥ 予 算 修 正(予 算 執 行 計 画 の 変 更)に 耐 え う る シ ス テ ム で あ る こ と. 上 記 の 要 件 の 中 で,①,② は デ ー タベ ー ス の 維 持 管 理,③ は シ ス テ ム 操 作,④,⑤ は 出 力 帳 表,⑥ は シ ス テ ム の 柔 軟 性,の そ れ ぞれ に 対 す る 設 計 上 の 配 慮 で あ る. 事 務 処 理 用 の シ ス テ ム の よ うに 日常 的 に 頻 繁 に 利 用 す る シ ス テ ム は,使 用 の 容 易 さが 最 も重 要 で あ る.特 に デー タの 入 力 ・更 新 は シ ス テ ム と対 話 的 に 行 な う こ とが で き な け れ ば な ら な い.そ こ で 筆 者 は こ こ で 開 発 す る BUMASの 基 礎 とな る部 分 に,以 前筆 者 が 開

図2BUMASの 開 発 概 要 発 し たPROGRESSの 機 能 を 適 用 す る こ と に した.PROGRESSは 主 に プ ロ グ ラ ム の 開 発 ・維 持 に使 用 さ れ る教 育 用 の シ ス テ ム で あ る の で,そ の 対 話 機 能 は 全 くの 初 心 者 向 け に 作 成 され て い る. 従 って,BUMASの デ ー タベ ー ス お よ び そ の対 話 に よ る維 持 管 理(レ コー ドの 登録,更 新,削 除)の 部 分 は,・PROGRESSの 対 応 す る対 話 機 能 で 代 用 した.ま た 予 算 使 用 状 況 を 集 計 す る プ ロ グ ラム の部 分 は,別 途 プ ロ グ ラ ム を開 発 す る こ とに した が,こ れ らの プ ロ グ ラ ム の 実 行 は,PROGRESSの も と で の マ ク ロ機 能 を用 い て 生 成 さ れ た コマ ン ドに よ っ て 起 動 され る もの と した(図2参 照). 4.シ ス テ ム 開 発 4.1対 象 と す る情 報 大 学 内 で 使 用 さ れ て い る種 々 の 発 注 伝 票 (物 品 購 入伝 票,図 書 発 注 伝 票 な ど)や 業 者 の 納 入 伝 票 を調査 した結 果,次 に示 す 情 報 を 記 録 ・保 存 して お け ば,予 算 の コ ン トロー ル に 十 分 ま に あ う こ とが 分 っ た.こ れ らの 情 報 は レ コー ド中 の ア イ テ ム を構 成 す る もの で あ る. ・ 発 注 日 ・ 発 注 者 名 ・ 物 品 名(又 は 図書 名) ・ 単 価 ・ 確 定 マ ー ク ・ 個 数(又 は冊 数) ・ 予 算 科 目 ・ 使 用 区 分 な お,確 定 マ ー ク とは 納 入 が 完 了 し価 格 が 確 定 し た こ と を示 す 記 号 情 報 で あ り,使 用 区 分 とは 予 算 使 用 が 個 人 か 共 用 か を示 す 情 報 で あ る. 一66一

発 注 日 発注者名 _(物品名)図書 名 単価 確 定_マーク冊 数 (個数) 予算 科 目 使用 区分 レ コー ド 番 号 図3レ コ ー ドの 構 成 4.2レ コ ー ドの 構 成 前 項 で 示 し た 情 報 を ア イ テ ム と し,そ れ ら を1つ に ま と め て レ コー ドの 単 位 と し た.す な わ ち こ れ が 発 注 伝 票1枚 に 対 応 す る コ ン ピ ュ ー タ 中 で の 情 報 と な る わ け で あ る.発 注 伝 票 が 起 さ れ る た び に,デ ー タ ベ ー ス に は こ の レ コ ー ドが1件 生 成 さ れ る.レ コ ー ドの 構 成 は 図3に 示 す も の と し,そ の 長 さ は80バ イ ト と し た. な お,図3に 示 さ れ た レ コ ー ド番 号 と は, BUMAS内 部 で 自動 的 に 付 け ら れ る も の で, 次 項 で 述 べ る マ ト リ ッ ク ス 内 で の 順 次 番 号 で あ る.こ れ は レ コー ドの 直 接 読 み 出 し に 利 用 さ れ る. 4.3デ ー タ ベ ー ス の 構 造 BUMASの デ ー タ ベ ー ス はPROGRESS の ラ イ ブ ラ リー(注1)を 用 い る こ と と し た.そ れ ゆ え こ の デ ー タ ベ ー ス は メ ン バ ー(注2)の 集 合 体 か ら 構 成 さ れ る.メ ンバ ー の 構 造 は 使 用 者 側 か ら 眺 め る と,平 担 な 構 造 す な わ ち 表 形 式 の 構 造 と な っ て い る の で,こ こ で は そ れ を マ ト リ ッ ク ス と呼 ぶ こ と に す る(図4参 照). マ ト リ ッ ク ス は1レ コ ー ドが 最 ノ亅・で も80 バ イ トか ら 構 成 さ れ る の で,結 果 と し て BUMASの デ ー タ ベ ー ス の1レ コー ドは マ ト リ ッ ク ス の1レ コ ー ド分 か ら構 成 さ れ る. 1つ の マ ト リ ッ ク ス を1つ の 予 算 管 理 単 位 に 設 定 し,そ れ は1年 度 分 の デ ー タ を保 有 す る こ と と し た.情 報 学 部 に 関 す る 予 算 管 理 単 位 は 図 書(図 書 館),物 品(施 設 課),そ の 他 (総 務 課)の3つ で あ る の で,BUMASの 使 用 年 限 をn年 とす れ ば,デ ー タ ベ ー ス 中 に 存 在 す る マ ト リ ッ ク ス の 数 は3n個 と な る. な お,各 マ ト リ ッ ク ス の 先 頭 の レ コ ー ドは 当 該 マ ト リ ッ ク ス の 年 度 と予 算 管 理 単 位 を 示 す コ ン ト ロ ー ル ・ レ コ ー ド と し て 作 用 す る が, そ れ は 後 述 の 帳 表 出 力 プ ロ グ ラ ム で 利 用 さ れ る. 図4デ ー タ ベ ー ス の 構 造 (注1)こ の ラ イ ブ ラ リー は 日立 製 作 所 のTSS支 援 ソ フ トウ ェ アIPPFの 管 理 す るフ ァ イ ル の こ とで あ る. (注2)こ の メン バ ー は 上 記 の ラ イ ブ ラ リー 中 に 存 在 す る デー タの こ とで あ る.

4.4デ ー タ ベ ー ス へ の ア ク セ ス BUMASの デ ー タ ベ ー ス 検 索 機 能 はPROG RESSの 画 面 エ デ ィ タ ー(注)で あ る 更 新 コ マ ン ド(@MOD)を _{用 い る こ と と し た .こ れ に} よ り デ ー タ ベ ー ス 中 の マ ト リ ッ ク ス は,通 常 の 単 な る シ ー ケ ン シ ャ ル ・ア ク セ ス を 越 え て, ダ イ レ ク ト ・ア ク セ ス も可 能 な フ ァ イ ル と し て 使 用 で き る. @MODコ マ ン ド を 用 い る と,1つ の マ ト リ ッ ク ス す な わ ち1つ の 表 が そ の ア ク セ ス の 単 位 と な る.そ し て1回 の ア ク セ ス でCRT 端 末 機 の 画 面 に マ ト リ ッ ク ス の 任 意 の 位 置 に 存 在 す る レ コー ドを 連 続 し て20レ コ ー ド表 示 す る こ とが で き る.こ の コ マ ン ドの 修 正 モ ー ドの も と で,必 要 な レ コ ー ド部 分 の 単 価 を 修 正 し た り,追 加 モ ー ドの も とで,発 注 伝 票 に 対 応 す る レ コー ド を マ ト リ ッ ク ス の 最 後 の 部 分 に 新 規 登 録 し た り,あ る い は 削 除 モ ー ドの も と で 発 注 取 消 し に 対 応 す る レ コ ー ド を 削 除 し た り す る. こ の よ う な 画 面 エ デ ィ タ ー を 用 い た 作 業 の も と で は,手 書 き の 帳 簿(表)を イ ン ク 消 し な ど を 用 い て 修 正 す る よ う な 簡 単 な 要 領 で, BUMASの デ ー タ ベ ー ス を 維 持 す る こ とが で き る の で あ る. 4.5コ ン トロ ール ・テ ー ブル シス テ ム の使 用 者 はデ ー タ の 入 力 操 作 の 際, で き るだ け 簡 便 な 入 力 を期 待 す る.そ こで 一 般 に は コー ドを用 いて 入 力 を行 な うこ とが 多 い.ま た ア ウ トプ ッ ト帳 表 を 利 用 す る 人 に と っ て は,コ ー ドで 出 力 され た帳 表 を眺 め る こ とは抵 抗 を感 じ る もの で あ る. そ こ で 入 力 は コー ドで 行 な い,出 力 に 際 し ては デ コー ドす る こ とが 必 要 とな る.BUMAS で は,発 注 者 名 と予 算 科 目 につ い て は コー ド 入 力 を許 し,そ の 出 力 は デ コー ドす る こ と と した. 次 に予 算 の 使 用 限度 額 の チ ェ ッ クで あ る が, 教 員 個 人 の 予 算 持 分 額 や 情 報 学 部 全 体 に 関係 す る科 目別 総 予 算 計 画 額 は,年 度 始 め に決 定 され る.予 算 執 行 の仕 方 次 第 で は,こ れ らの 予 算 計 画 額 は 年 度 末 に な らな い うち に 使 い尽 くされ て し ま うこ と もあ ろ う.こ の よ うな状 況 を 自動 的 に検 知 す る た め に は,そ の 予 算 額 を シス テ ム に 登 録 して お く必要 が あ る. そ こ で,デ コー ド情 報 と予 算 額 を 図5に 示 す 形 式 の テ ー ブ ル(コ ン トロー ル ・テー ブ ル) に 登録 す る こ と と した.こ の2つ の テ ー ブ ル は 次 の 項 で 述べ る帳 表 出 力 プ ロ グ ラ ム の 中 で 利 用 され る.な お,コ ン トロー ル ・テ ー ブ ル ● ● ● ● ● ■ ● ● ■ HIRO 広 内哲夫 200000 o ● ● ■ ● ● ● ■ ● ● ● ● ● ■ ● ● ■ ● ● ● ● X 図書費 3500000 ○ ● _● ● ● ● ● ● ● ● ● ● /↑ ＼T↑ ＼ 教 員 コー ド デ コー ド情 報 個 人の 持 分 額 科 目 コー ド デ コー ド情 報 科 目別 総 予 算 額 (a)個 人/持 分 テ ー ブ ル (b)科 目/総 予 算 額 テ ー ブ ル 図5コ ン トロー ル ・テ ー ブ ル の 内 容 (注)こ の画 面 エ デ ィ ター は 日立 製 作 所 のTSS支 援 ソ フ トウ ェ アIPPFを 利 用 し て い る. .:

はPROGRESSの メ ン バ ー と した.そ の 維 持 管 理 は 画 面 エ デ ィ ター の@MODコ マ ン ド で行 な う.こ れ らの テー ブ ル のPROGRESS か ら眺 め た 時 の シス テ ム的 役 割 は,デ ー タベ ー ス のマ トリ ッ クス と同 じで あ る. 4.6帳 表 出力 プ ロ グ ラ厶 デ ー タベ ー ス 中 の デ ー タ(マ トリ ッ クス) を帳 表 に 要 約 して 出力 す るプ ロ グ ラ ム は 次 の 5つ と し た. ① デ ー タ ・チ ェ ッ ク ・プ ロ グ ラ ム 画 面 エ デ ィター を用 い て デ ー タベ ー ス を 維 持 管 理 した 後 に,デ ー タ の作 成 ・修 正 ミ ス が あ っ た か ど うか を検 出す る プ ロ グ ラ ム で あ る.コ ン トロー ル ・テー ブ ル を利 用 し て 発 注 者 コー ド,予 算科 目区 分 コー ドの チ ェ ッ ク,デ ー タ(ア イ テ ム)間 の相 互 の 矛 盾 をチ ェ ッ ク し,そ の 結 果 を帳 表 に 出力 す る. ② 個 人別 予 算 使 用 状 況 出力 プ ロ グ ラ ム 教 員 各個 人 が 使 用 し た予 算 の 明 細 を 出 力 す るプ ロ グ ラ ム で あ る.コ ン トmル ・テ ー ブ ル に 登録 さ れ た 個 人 の予 算 持 分 額 と比 較 して,予 算 の使 用 が 持 分 額 を越 え た教 員 に 警 告 を 出す.帳 表 は個 人毎 に ま とめ て 出 力 す る. ③ 科 目別 予 算 使 用 状 況 出 力 プ ロ グ ラ ム 情 報 学 部 全 体 で 使 用 した予 算 の 明細 を出 力 す る プ ロ グ ラ ム で あ る.コ ン トロー ル ・ テー ブ ル に登 録 され た予 算科 目 に お け る予 算 額 と比 較 して,使 用 が予 算 額 を 越 え た 予 算 科 目に 警 告 を 出す.帳 票 は 予 算 科 目毎 に ま とめ て 出 力 す る. ④ 未 納 物 件 一 覧 出 力 プ ロ グ ラ ム 未 だ 納 入 され て い な い図 書 ・物 品 の 一 覧 表 を出 力 す るプ ロ グ ラム で あ る.予 算 修 正 や 予 算 執 行 終 了 の 日が 近 づ い た 頃 に,そ の 未 納 の 一 覧 表 が 有 用 に な る. ⑤ 図 書 台 帳 作 成 プ ロ グ ラ ム 事 務 担 当 者 は購 入 され た 図 書 の 所 属 を管 理 す る の も重 要 な仕 事 で あ る.こ の プ ロ グ ラ ム は,購 入 さ れ た 図 書 が どの教 員 に所 属 す るか を示 す 台帳 を 出 力す る もの で あ る. 4.7操 作 コマ ン ドの マ ク 回化 BUMASを 操 作 す る事 務 担 当者 は コ ン ピ ュ ー タ の 全 くの素 人 で あ る .そ れゆ え操作 は簡 便 で な け れ ば な ら な い.BUMASに お け る各 種 の 操 作 は そ れ ぞれ 唯 一 つ の コマ ン ドで 行 な え る よ う に,操 作 体 系 をPROGRESSの も とに 統 合 化 した. (1)デ ー タベ ー ス の 維 持 管 理 デ ー タベ ー ス へ の レ コー ドの 登 録,更 新, 削 除 はPROGRESSの 画 面 エ デ ィ タ ー を用 い た.そ の 画 面 エ デ ィ ター の起 動 に は,次 の 形 式 の コマ ン ドを用 い た. @MODmatrix-id オ ペ ラ ン ドのmatrix-idに は,処 理 し た い レ コ ー ドの 存 在 す る マ ト リ ッ ク ス の 識 別ID (PROGRESSで い う と こ ろ の メ ン バ ー 名) を 指 定 す る. (2)帳 表 出 力 プ ロ グ ラ ム の 実 行 各 種 の 帳 表 は プ リ ン タ ー に 出 力 さ れ る が, そ の プ ロ グ ラ ム の 実 行 はPROGRESSの も と で 統 合 化 さ れ た コ マ ン ド を 用 い て,対 話 的 に 行 な え る よ う に し た.起 動 さ れ た プ ロ グ ラ ム は サ ブ ミ ッ ト ・ジ ョ ブ と し て バ ッ チ 処 理 さ れ る.表2にBUMASの 帳 表 操 作 コ マ ン ドの 一 覧 を 示 す が_{,こ れ ら の コ マ ン ドは オ ペ ラ ン} ドの 部 分 を 持 っ て い な い. な おBUMASの 操 作 コマ ン ドがPROGR一 表2帳 表 操 作 コ マ ン ドの 一 覧 コ マ ン ド 起動 さ れ る プ ロ グラ ム @CLST デ ー タ ・チ ェ ッ ク ・プ ロ グ ラ ム @PLST 個 人別予 算使用状況出力プロ グラム @SLST 科 目別 予算使用状況出力プ ログラム @ULST 未納物 件一覧出力プ ログ ラム @BEST 図書 台帳作成プ ログラム

@MACRO

/ECHO *** SUBMIT-JOB RUNNING ( CLST ) *** /RES DA84 1 77 4 1 /RES DB84 1 77 4 1 /RES DC84 1 77 4 1 @NOPRINT /INPUT NO // EXEC OFORT77 *PROCESS NOSOURCE /INCLUDE PRGCLST /* // EXEC XLNKEDT // EXEC /INCLUDE CP84 /INCLUDE CS84 /INCLUDE DA84 /INCLUDE DB84 /INCLUDE DC84 /* /& /END /SAVE PIMGSBJB @PRINT PIMGSBMT PIMGSBJB @NOPRINT /PURGE PIMGSBJB @PRINT

/ECHO *** SUBMIT-JOB ENDED ( CLST ) ***

図6@CLSTコ マ ン ドの 内 容 ESSの も と で,ど の よ う に マ ク ロ 化 さ れ て 作 成 さ れ た か を 示 す た め に,@CLSTコ マ ン ドの 内 容 を 図6に 掲 げ て お く. 5.シ ス テ ム の 利 用 手 順 5.1利 用 開 始 時 の 初 期 化 予 算 管 理 シ ス テ ムBUMASを 利 用 す る年 度 始 め に は,デ ー タベ ー ス を初 期 化 し,コ ン ト ロー ル ・テ ー ブ ル を生 成 す る必 要 が あ る.こ れ はPROGRESSの 持 つ 機 能 の1つ(挿 入 コマ ン ド@INSERT)を _{用 い て 行 な う.そ} の初 期 化 の 項 目は 次 の 通 りで あ る. ① 予 算/総 額 の コ ン トロー ル ・テ ー ブ ル の生 成 ② 個 人/持 分 の コ ン トロ ー ル ・テー ブ ル の生 成 ③ デー タベ ー ス 中 のマ トリ ッ ク ス を構 成 す る コ ン トロー ル ・レ コー ドの 生 成 5.2事 務 担 当 者 の 日常 的作 業 BUMASを 利 用 す る事 務 担 当 者 の 事 務 処 理 サ イ ドか ら眺 め た 作 業 手 順 の 一 例 を 紹 介 し よ う. ① 発 注 処 理 発 注 伝 票 を 起 し た 時,CRT端 末 機 の 画 面 か らPROGRESSを 起 動 し,@MODコ マ ン ドの 追 加 モ ー ドに よ っ て 新 規 レ コ ー ド を 登 録 す る.記 載 す べ き項 目(ア イ テ ム) は,日 付,発 注 者 コ ー ド,物 品 名(又 は 図 書 名),個 数(冊 数),予 算 科 目 区 分 コ ー ド, 使 用 区 分 で あ る.(単 価 は 記 載 し て も し な く て も よ い が,確 定 マ ー ク は 記 載 し て は な ら な い.) 次 に@CLSTコ マ ン ド に よ っ て デ ー タ ・チ ェ ッ ク ・プ ロ グ ラ ム を 実 行 し ,ア イ テ ム(デ ー タ)を チ ェ ッ クす る た め の 一 覧 表 を 得 る.こ の 帳 表 か ら 入 力 ミス と な っ た レ コ ー ド を 発 見 し た ら,@MODコ マ ン ド の 修 正 モ ー ドに よ っ て 当 該 レ コ ー ドの ア イ テ ム を 修 正 し,PROGRESSを 終 了 さ せ る (図7(a)参 照). 一70一

図7予 算 管理の 作業 手順 ② 納 入 処 理 図書 ・物 品 と納 入 伝 票 を受 け 取 っ た 時, PROGRESSを 起 動 し,@MODコ マ ン ド の修 正 モ ー ドの も とで 単価 を入 力 す るか 修 正 す るか して(既 に 正 しい単 価 が 入 力 済 み で あれ ば 修 正 し な い),確 定 マ ー ク を 入 れ る.そ の 後PROGRESSを 終 了 させ る(図 7(b)参 照). ③ 取 消 し処 理 図 書 ・物 品 が 取 消 しや 品切 れ とな っ た 時. PROGRESSを 起 動 し,@MODコ マ ン ド の 削 除 モ ー ドで発 注伝 票 に 対 応 す る レ コー ドを 削 除 す る.そ の 後PROGRESSを 終 了 させ る(手 順 図 は 図7(b)と ほ とん ど同 じ). ④ 集 計 処 理 各 教 員 に予 算 の 使 用 状 況 を知 らせ る場合 に は,CRT端 末 機 の 画 面か らPROGRESS を起 動 し,必 要 な プ ロ グ ラム を実 行 す る コ マ ン ド(@PLST,@SLST,@ULST,

@BLST)を 投 入 し,プ リ ン タ ー か ら 帳 表 を 得 る(図7(c)参 照). 5.お わ り に 本 稿 で 述べ た よ うな 予 算 管 理 業 務 は,マ イ コ ンお よ び 市 販 の簡 易 言 語 と称 せ られ る ソ フ トウ ェ ア を 用 い て コン ピ ュー タ化 す るの に適 し た業 務 で あ る.情 報 学 部 に は事 務 専 用 に用 い る こ とが で き るマ イ コ ンは な い が,そ の 代 りに 教 職 員 が 自由 に 利 用 で き る汎 用 大 型 コ ン ピ ュー タ(HHAC-240H)のCRT端 末 機 が 存 在 す る.そ こ で こ の 汎 用 機 を用 い て,マ イ コ ン で実 現 で き る で あ ろ う と思 わ れ る シ ス テ ム と同 程 度 の シス テ ム を設 計 し た の が,こ こ で 述べ た予 算 管 理 シ ス テ ムBUMASで あ る. 筆 者 が 開 発 し本 学 に備 わ って い る教 育 用 ソ フ トウ ェ アPROGRESSの 画 面 エ デ ィ ター お よび ラ イ ブ ラ リー は,マ イ コ ン の簡 易 言 語 とそ の デ ー タベ ー ス と同程 度 の 機 能 を 持 って い る.従 っ て 大 型 コ ン ピュ ー タ とそ の ソ フ ト ウ ェ ア を用 い る と,個 人 の 力 量 の 範 囲 内 で も, マ イ コ ンの 簡 易 言 語 が 作 り出 す 実 用 的 シス テ ム と同程 度 の シ ス テ ム を 開 発 す る こ とが で き る とい え る. BUMASは 期 間1ヶ 月,マ ンパ ワー1人, 資 金 ゼ ロの も とで 開 発 さ れ た.1ヶ 月程 度 の 試 行 期 間 の の ち,BUMASは 昭 和59年4月 か ら本 格 的 に 情 報 学 部 の 予 算 管 理 に 利 用 され て い る.事 務 担 当者(女 性)は 全 くの コ ン ピ ュ 一 タの 素 人 で あ っ たが_{,当 初 よ り立 派 に 作 業} を こ な して い る.従 来 は事 務 担 当者1人 で3 つ もの 帳 簿 を付 け,し か も20数 名 の教 員 の 予 算 を個 別 に 管 理 して お り,予 算 修 正 時 に は い つ も集 計 ミス に 泣 か され て い た .現 在 では発 注 伝 票 起 票 の 際 と納 入 伝 票 受 領 の 際 に,事 務 担 当者 が デ ー タベ ー ス を維 持 管 理 す る だ け で, 必 要 な 時 点 で必 要 とす る帳 表(集 計 結 果)を 得 る こ とが で き る よ うに な っ た. シ ス テ ム 開 発 に お い て は,高 級 な シ ス テ ム を開 発 す る こ とだ け が 重 要 な の で は な く,身 近 に 存 在 す る機 器,既 存 の ソ フ トウ ェ ア,マ ンパ ワー,開 発 資 金,開 発 期 間,シ ス テ ム使 用 者 の 力 量 な ど に関 す る 実 現 可 能 性 の 問 題 点 を考 慮 して,現 実 的 な 見 地 か らシ ス テ ム を 開 発 す る こ と も,ま た非 常 に 重 要 な こ と で あ る. 予 算 管 理 シ ス テ ムBUMASは こ の よ う な 点 か ら総 合 的 に評 価 す る と,実 現 可 能 性 を徹 底 的 に 追 求 した・;・実 用 性 と費 用 対 効 果 の 非 常 に 高 い シス テ ム に な っ て い る とい え る. 参 考 文 献 (1)広 内 哲 夫 著 「プ ロ グ ラ ミン グ教 育 を支 援 す る シ ス テ ム 環 境 の 構 築 」,『情 報 研 究(文 教 大 学 情 報 学 部 紀 要)』,第3号,1982年. (2)広 内 哲 夫 著 『電 子 計 算 機 利 用 の 手 引 き(改 訂 版)』,文 教 大 学 電 子 計 算 機 セ ン タ ー 発 刊, 1982年4月. (3)日 立 製 作 所 編 『IPPF解 説 』,日 立 製 作 所 発 刊,1980年10月. (1984年9月10日 受 付) 一72一