経費精算: メール承認

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経費精算: メール承認

設定ガイド

最終更新日: 2018 年 4 月 4 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Professional/Premium edition

 Invoice

 Authorization Request

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セクション

1:

アクセス許可...1

セクション

2:

概要...1

メール返信による承認および却下...2

代理の委託...3

セクション

3:

承認者への表示...4

標準のメール承認...4

メール返信による承認または却下...5

セクション

4:

設定...7

ステップ

1: サイト設定をアクティブ化する...7

ステップ

2: レポート形式を定義する...7

ステップ

3: ポリシーで機能をアクティブ化する...8

ステップ

4:

領収書イメージを必須にする（ベストプラクティス）...8

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改訂履歴

日付注意事項 / コメント / 変更内容

2018 年 4 月 4 日表紙のチェックボックスを変更しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新されていません。

2018 年 1 月 4 日著作権とその他の変更を更新しました。内容の変更はありません。

2017 年 2 月 8 日自動生成のメールメッセージ「承認待ちのレポートがあります」が更新され、承認待ちの経費精算レポートへのリンクが新しいボタン [レポートを表示] に統合されて表示されるようになりました。

明確化のため、「[原価対象の承認] および [予算承認] のワークフローでは、メールでの承認はサポートされていません」という注記が追加されました。

2016 年 12 月 14 日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016 年 5 月 13 日英語版の三人称単数（he/she）を三人称複数（they）に更新しました。

2016 年 3 月 18 日システムによって生成される Concur のメールのグラフィックを更新しました。システム生成の Concur のメールに、宣伝メッセージが表示されなくなりました。

2015 年 6 月 12 日新 UI のスクリーンショットを更新しました。内容の変更はありません。

2014 年 9 月 24 日 2 種類のユーザーインターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありません。

2014 年 4 月 15 日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2013 年 7 月 19 日メール通知リンクをクリックしたときの結果が新しくなりました。SSO の構成に基づき、承認者がレポートを承認するページに直接移動します。

2012 年 12 月 28 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 2 月著作権を変更しました。内容の変更はありません。

2011 年 11 月 21 日代理に関する注記を追加しました。代理ユーザーは承認メールのコピーを受信できますが、メール経由で操作することはできません。

2010 年 12 月 31 日著作権を更新し、商標を変更しました。内容の変更はありません。

2010 年 7 月機能のサイト設定の有効化に関する情報を追加しました。

2010 年 6 月メール返信で承認または却下することについての情報を追加しました。

2009 年 12 月単独の設定ガイドに変更しました。内容の変更はありません。

2008 年 9 月 19 日初版発行

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メール承認

セクション 1: アクセス許可

この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Con cur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて Concur クライアントサポートにご依頼ください。

セクション 2: 概要

メール承認機能を使用すると、承認者は経費精算レポートの承認をメールで行うことができます。

この機能では、提出された経費精算レポートのコピーと領収書のイメージのコピーが適切な承認者にメールされるように経費精算を設定することができます。それにより、承認者はメールされた情報を確認後、記載されているリンクを介してレポートの承認や変更を行ったり、ユーザーにレポートを差戻したりすることができます。

NOTE: [原価対象の承認] および [予算承認] のワークフローでは、メールでの承認はサポート

されていません。

NOTE: 会社の許可状況によって、承認者が経費を減額し、その金額でレポートを承認できるか

どうかが異なります。メール承認機能は、承認者のアクセス許可や操作範囲を変更する機能ではありません。単純に、承認者がメールで承認を管理できるようにする機能です。また、この機能は、会社で定義済の経費精算レポートのワークフローを変更することはありません。

メール返信による承認および却下

メール承認は、承認者が承認メールに返信することによってレポートを承認または却下できるようにする、オプションの拡張機能です。

!

重要: この機能は、標準として推奨されるものではありません。メールによる承認は、ロ

グインによる承認と比較して常に安全性が低くなります。指定されている承認者が実際にメ

ールに返信するように保証する方法はありません。この機能を有効にする前に、会社のデー

タセキュリティポリシーに適合するかどうか、会社の IT 部門やセキュリティ部門と検証

してください。

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「メール返信による承認や却下」機能は、経費精算へのログインによる承認と同じレポート情報を提供しますが、ログインの必要はなく、メールに返信することによってレポートを承認することができます。承認者がメール返信で承認のみを実行できるか、承認または却下（従業員への差

戻し）を実行できるかは、会社の設定によります。

NOTE: 承認者はレポート却下時にコメントを入力することはできません。コメントを入力する

必要がある場合、承認者は経費精算にログインしてレポートを却下する必要があります。

機能説明

承認メールは、通常のワークフローとして承認者に送信されます。メールの本文に経費精算レポートの詳細が記載されます。PDF 形式の印刷用レポートや領収書イメージ（利用可能な場合）がメールに添付されるように設定することもできます。

メールには、それぞれに適切な説明が記載されます。

 承認者にレポートの承認や却下を許可している場合、[返信] をクリックして「承認」または「却下」のみを入力して返信するようにという指示があります。

 承認者にレポートの承認のみを許可している場合、[返信] をクリックして「承認」

のみを入力して返信するようにという指示があります。

 承認者にメールの本文、件名、または返信内容を変更しないようにという指示があります。

NOTE: 承認者はメールで経費金額を調整することはできません。金額調整が必要で承認者にそ

れを行う適切な権限がある場合は、経費精算にログインしてから目的の調整を行う必要があります。

Concur が（セキュリティ保護された受信ボックスに）メール返信を受信すると、システムは以下の処理を行います。

1. メールの暗号化されたトークンを読み取る（セキュリティ目的で）

2. 承認者の返答を読み取る

3. メール返信の内容全体をログに記録する

4. レポートが承認または却下されたかについてレポートの監査証跡にエントリを作成する

NOTE: この監査証跡エントリは、レポートがメールで承認や却下されたことを明記しま

せん。レポートのステータスが変更されたことのみを記します。

5. 経費精算レポートをワークフローの次のステップに移す

この機能は、経費精算レポートのワークフローには影響しません。ワークフローに承認期限切れアクションを定義している場合、[有効日数] 設定の日数を経過後は、メールでの承認や却下ができなくなります。

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代理の委託

ユーザーは、[プロファイル] > [プロファイル設定] > [経費精算と申請の代理]（左側メニュー）で、承認者が受信する承認メールのコピーを受信する代理を選択することができます。このメールのテキストは、承認者向けのものとは多少異なります。

重要なこととして、代理はメールでの経費精算レポートの承認や却下ができないことにご注意く

ださい。代理は、経費精算にログインして操作することはできますが、メール経由で操作することはできません。

セクション 3: 承認者への表示

標準のメール承認

一般的なシナリオは次のとおりです。ユーザーが経費精算レポートを送信します。ユーザーの承

認者がそのレポートを閲覧するためのリンクを含むメールを受け取ります。

承認者は次のステップを実行します。

1. レポートの詳細を確認します。

2. [レポートを表示] のリンクをクリックします。SSO（シングルサインオン）のご使用状

況により、次のようになります。

 SSO が有効な場合: Concur でサポートされている SSO プラットフォームで承認者がログイン済みであれば、承認すべきレポートが表示されます。承認者が SSO でログインしていない（認証されていない）場合は、ログイン画面に移動します。

 SSO が無効な場合: 承認者はログイン画面に移動し、ログイン後に承認のためのレポートが表示されます。

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NOTE: 承認者がプロファイルで [経費精算レポートが提出されたとき] チェックボックスを空欄にした場合、承認者はメールを受信できなくなりますのでご注意ください。

メール返信による承認または却下

この機能を使用すると、承認者へのメールには承認についての説明が記載されますが、経費精算への SSO リンクは含まれません。以下は送信されるメールの例です。

承認および却下メール:

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添付されるレポートの情報:

承認者は次のステップを実行します。

1. レポートの詳細を確認します。

2.

添付されている領収書イメージを確認します。

3. メールクライアントの [返信] をクリックします。

4. 返信メールの本文全体に「承認」または「却下」のいずれかを入力します。

5. メールを送信します。

NOTE: 承認者がプロファイルで [経費精算レポートが提出されたとき] チェックボックスを空

欄にした場合、承認者はメールを受信できなくなりますのでご注意ください。

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セクション 4: 設定

ステップ 1: サイト設定をアクティブ化する

NOTE: このステップは、Concur のスタッフが行います。サイト設定を更新する場合は Concur

お客様サポートにご連絡ください。

この機能はサイト設定で管理され、メール経由で承認アクションのみを許可するか、承認および却下アクションの両方を許可するかを設定できます。サイト設定の項目は次のとおりです。

設定説明

EMAIL_APPROVAL|ALLOW_

APPROVE_VIA_EMAIL 「Y」に設定します。

機能をアクティブ化し、承認アクション（却下ではなく）を許可します。

EMAIL_APPROVAL|ALLOW_

REJECT_VIA_EMAIL 「Y」に設定します。

承認者に、経費精算レポートの承認や却下アクションを許可します。

このオプションを「Y」に設定しても EMAIL_APPROVAL|ALLOW_AP PROVE_VIA_EMAIL を「Y」にしなかった場合、このオプションは無視されます。メール承認機能がアクティブ化されません。

これらの設定は SQL スクリプトを使用して設定および管理します。

ステップ 2: レポート形式を定義する

はじめに、メール本文に表示する経費精算レポートのレイアウトと内容を定義します。標準の詳

細レポート、領収書レポート、または FAX 用領収書送信票から選択できます。また、経費精算

の構成管理者（制限付）のフォームおよびリストツールで印刷用レポート機能を使用して、カスタム形式を作成することもできます。

 詳細は、設定ガイド「経費精算: 印刷用レポート構成」をご参照ください。

ステップ 3: ポリシーで機能をアクティブ化する

使用するフォーマットを決定したら、ポリシーで機能をアクティブ化します。

NOTE: 制限付の

管理者は、印刷用レポートを作成できますが、ポリシーを変更するには経費精算の構成管理者ロールが必要です。

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経費精算の構成管理者は、次の 2 つのアクションを実行してこの機能をアクティブ化します。

1. レポートの形式を選択します。このステップにより、ポリシーで機能がアクティブ化されます。

2. メールに含める添付ファイルを定義します。



レポート形式および添付ファイルの選択について詳しくは、設定ガイド「経費精算: ポリシー」をご参照ください。

ステップ 4: 領収書イメージを必須にする（ベストプラクティス）

経費精算レポートワークフローに領収書イメージの保留のステップを含めることをお勧めします。この設定では、ユーザーはレポートを提出できますが、必須の領収書を FAX 送信するかメールに添付するまで、承認者にメールが送信されません。

経費精算: メール承認