経費精算: 元帳

経費精算: 元帳

設定ガイド

最終更新日: 2011 年 1 月 21 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

目次

Section 1: アクセス許可 ... 1

Section 2: 概要 ... 1

開始する前に ... 1

元帳とは ... 2

ユーザーのカテゴリーと特徴 ... 2

総勘定元帳への対応付け ... 2

取引の「担当者」の定義 ... 2

取引の「対象」の定義 ... 3

複数の会社に関する対応付け処理の管理... 3

元帳に関する考慮事項および実装時のガイドライン ... 4

Section 3: 従業員管理者への表示 ... 5

Section 4: 元帳ツール ... 5

Section 5: 作業手順 ... 6

元帳へのアクセス ... 6

新しい元帳の追加 ... 7

既存の元帳の編集 ... 8

既存の元帳を削除するには ... 8

改訂履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2015 年 6 月 12 日 スクリーンショットを新 UI に更新しました。その他の内容の変更はありません。

2014 年 11 月 30 日 統合管理者がインポート/抽出管理者に変更されました。内容の変更はありません。

2014 年 9 月 24 日 新旧インターフェイスについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありませ

ん。

2014 年 4 月 15 日 著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2012 年 12 月 28 日 商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 2 月 著作権を変更しました。内容の変更はありません。

2011 年 1 月 21 日 従来のユーザー インターフェイスから現行のユーザー インターフェイスへの移行が完了

しました。本ガイドは、製品共通設定ガイドから、経費精算ユーザーおよび経費精算と支 払請求ユーザーが対象の経費精算設定ガイドになりました（支払請求のみのお客様は、設 定ガイド「支払請求: 元帳」をご参照ください）。

2010 年 12 月 31 日 著作権を更新し、商標を変更しました。内容の変更はありません。

2010 年 10 月 15 日 現行のユーザー インターフェイスに関する情報を追加しました。

2009 年 12 月 独立した設定ガイドになりました。内容に変更はありません。

元帳

Section 1: アクセス許可

ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。限定されたグル ープに対してのみ操作を実行することができたり、特定の操作（閲覧はできても作成や編集はで きない）のみ実行できたりなど、限定的なアクセス許可を持っている場合もあります。

会社の管理者は、この機能を使用する必要があります。適切なアクセス許可がない場合は、社内 の Concur 管理者に連絡してください。

また、管理者は、このガイドに記載されているいくつかの作業が、 Concur にのみ遂行できるも のであることをご理解ください。この場合、Concur クライアント サポートにサービスのリクエ ストをしてください。

Section 2: 概要

元帳は、経費精算構成管理者または共通構成管理者が、元帳モジュールの勘定科目構造エリア内 で作成および構成します。

開始する前に

本ガイドの情報を使用して新しい元帳を作成する前に、会社の勘定科目コードを決定しておく必 要があります。勘定科目コードを設定する手順は、設定ガイド「経費精算: 勘定科目コード」で 説明しています。



元帳とは

元帳とは最終入力の会計帳簿で、取引が個別の勘定科目にリストされています。より詳しく言う と、総勘定元帳（GL）は、借方勘定と貸方勘定を相殺して会社のすべての財務取引をまとめた ものです。経費精算では、元帳が会計システムとの接点になります。

ユーザーのカテゴリーと特徴

• 経理担当者: 会社の経理担当者は、経費精算のデータを使用して、支払システムで取引 を作成します。自動化された Concur 取引には、会社の元帳に計上するために必要なす べてのデータが含まれています。データの内容は以下のとおりです。

 従業員名と ID

 取引の日付

 払戻の金額（会計システムが支払を行う通貨で）

 経費の計上先の勘定科目コード

NOTE: 経理担当者は、勘定科目コードを設定するためのデータを提供し、このデータを

使用して支払システムに対して継続的に突合します。

• 勘定科目管理者: 勘定科目管理者は、元帳、会社、勘定科目構造および勘定科目コード の定義など、勘定科目構成データを入力できます。

総勘定元帳への対応付け

Concur のシステムでは、支払申請を既存の総勘定元帳（GL）に対応付ける必要があります。す べての GL は、取引の「責任者」と取引の「種類」を分ける構造になっています。

取引の「担当者」の定義

「担当者」は、経費が適用される業務の分野として定義できます。取引の「担当者」に関する情 報の処理方法は会社ごとに異なりますが、ほぼすべての会計システムで、会計セグメントまたは コードのシリーズとして構成され、勘定をグループ化することで一人の「担当者」が定義される

ようになっています。多くの会社では、これらの会計セグメントを、部門、部、コスト センタ ー、プロジェクト、予算センター、会社などに分類しています。

コードが常に同じように表示されるように、会計セグメントは特定のパターンを使用して定義し ます。たとえば、部門コードは、3 桁以下の数字のコードとして定義されます。さらに、一部の セグメントは他のセグメントに対して検証されます。たとえば、部門 100 は会社 A でのみ有効 で、部門 200 と部門 300 は会社 B でのみ有効な場合です。

取引の「対象」の定義

取引の「対象」は勘定科目表に関連しており、取引が財務および税のレポート用にどのように分 類されるかを定義します。これらの値は、会計システム内でもセグメント化され、セグメント間 の検証も必要になることがあります。「食事」という勘定科目コードに、小科目「朝食」、「昼 食」、「夕食」があるような構造が一般的です。

この例では、「食事」のコードは 6100、小科目のコードは 100、200、および 300 です。一 般的に経費精算では、1 つの経費タイプは、勘定科目コード セグメントの 1 つの組み合わせ

（この例では、食事-朝食の 6100-100）を示します。

複数の会社に関する対応付け処理の管理

会計用語で会社とは、一連の貸借勘定科目を管理している事業体です。各勘定科目コードのすべ ての残高の合計は、正味でゼロになります。この定義に基づき、1 つの親会社の下に複数の会社 が存在することがあります。その理由はさまざまで、事業展開が複数の国にわたる、法的に関連 会社として定義されている、その組織の他の事業体とは事業内容が大幅に異なる、などの理由が あります。買収した会社を個別に維持することもあります。

複数の会社と経費タイプ勘定科目コードに関して、一般的な組み合わせが 4 種類あります。

1. それぞれの会社が個別の会計システムを使用しており、従って勘定科目コードの構造が 異なる。

2. それぞれの会社が会計システムを共有しており、従って経費タイプの勘定科目コードを 共有している。

3. それぞれの会社が経費タイプの勘定科目コードを一部共有しているが、個々の会社に固 有のコードも定義されている。

4. それぞれの会社が、異なるデータ フィールドを使用して会計システムを定義しており、

従って経費タイプの勘定科目コードの割り当ては、定義されたこれらのフィールドの階 層に基づいている。

図 1 は、会計元帳システム、経費タイプ/勘定科目コード、および会社の関係が異なる勘定科目 構造の例を示しています。

図 1: 勘定科目構造の関係

元帳に関する考慮事項および実装時のガイドライン

実装時には以下の点を考慮してください。

• Concur システムには、元帳を 1 つ以上定義できます。

• 各元帳には、単一の勘定科目構造を定義する必要があります。勘定科目構造は、1 つ以 上のセグメントのグループとして定義されます。勘定科目構造が異なる場合は、元帳を 追加する必要があります。

• 勘定科目構造の定義は、レポートおよび経費のテーブルからの定義済みの列が基になり ます。

• セグメントのサブセットを使用して、さまざまな経費タイプの勘定科目コードを定義し ます。この並び順は必要に応じて変更できます。

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Section 3: 従業員管理者への表示

従業員管理者が従業員を [ユーザー管理] で追加する場合、提出および支払に従業員が使用する 元帳を指定する必要があります。

NOTE: 従業員管理者が、従業員に対して誤った元帳を選択すると、経費精算レポートおよび支

払申請が、誤った会計システムに送信され、エラーの原因となって、従業員や業者に支 払が行われない可能性があります。

Section 4: 元帳ツール

この会計元帳システムでは、エクスポート データの形式を揃える必要があります。そのため、

管理者は、以下の項目の組み合わせごとに元帳を設定する必要があります。

• 勘定科目コード階層

• 抽出ターゲット システム

一般的に、元帳の情報は、経理担当者または勘定科目管理者が、共通構成管理者ロールを割り当 てられて作成します。

Section 5: 作業手順

元帳へのアクセス



1. [管理] ＞ [経費精算] に進みます。

2. [勘定科目管理] をクリックします。[勘定科目コード] タブが表示されます。

3. [勘定科目構造] タブを選択します。元帳のリストが表示されます。

新しい元帳の追加

ターゲット システムごとに、元帳を使用して固有の階層および抽出プロセスを定義します。新 しい元帳を追加した後、経費精算または支払請求構成管理者が勘定科目構造の要素を追加できま す。



1. [勘定科目構造] タブの [新規] をクリックします。新しい行がリストに表示されます。

2. フィールドをクリックして、必須の情報を入力します。

フィールド 説明

元帳名 元帳の内容がわかりやすい名前を、40 文字以下で入力します。たとえ ば、ドイツ用の元帳の場合は「ドイツ」のように指定できます。

元帳コード 抽出先のシステムに関するコードの定義を入力します。

注意: [元帳コード] の値は、一意かつ規則的な値にします。このコード は、[インポート/抽出管理者] の [勘定科目コード] エリアで基準として使 用されます。分かりにくいコードにすると、システムが正しく認識できな い可能性があります。

3. [保存] をクリックします。元帳のリストが表示されます。

既存の元帳の編集

元帳名やコードは、経費精算レポートまたは支払申請で使用されていないかぎり、自由に編集で きます。



1. [勘定科目構造] タブで、編集するフィールドをクリックします。

2. 必要に応じて情報を編集します。

3. [保存] をクリックします。

既存の元帳を削除するには

取引がない元帳や従業員が関連付けられていない元帳は削除できます。元帳の削除は、通常、元 のデータを削除する場合や元帳を間違って入力した場合に行います。削除した元帳は元に戻せま せん。

!



1. [勘定科目構造] タブで、目的の元帳の名前をクリックします。

2. [削除] をクリックします。[元帳の削除] ダイアログ ボックスが表示されます。

3. [はい] をクリックすると元帳が削除されます。