はじめに ... 3 １．DocDeskを起動しよう ... 4 ２．デスクトップフォルダを用意しよう ... 6 ３．データを登録してみよう ... 11 ４．データの表示方法を変えてみよう ... 15 ５．スタックしてみよう ... 16 ６．ファイルに情報をつけておこう... 19 ７．DocDesk上でファイルを使ってみよう ... 20 ８．検索機能を使ってみよう ... 24 ９．使い勝手を変更してみよう ... 26 １０．DocDeskを終了しよう ... 28 １１．おわりに... 29
はじめに
「DocDesk」は、画像ファイルや書類を効率よく管理するためのソフトです。 同じカテゴリのデータ、例えば、新聞記事を切り抜いて保存したり、ファックスの注文書を管理 する場合、エクスプローラからではすぐに辿ることができません。 しかし DocDesk を起動すれば、必要なフォルダだけをさっと確認できます。 画像のほか、テキストファイルや Office ファイルも、サムネイルの状態で表示するので、おおよ その中身がわかります。 また、実際のファイルはそのままに、ファイルに注釈をつけたり、関連ファイルをファイリングす るようにまとめることができます。 DocDesk 用として、別にファイルをコピー管理しているのではなく、もとのファイルはそのまま に、注釈などの部分だけをファイルに保持しているので、PC 内の容量もとりません。 「DocDesk」は便利なソフトです。ぜひご活用ください。１．DocDesk を起動しよう
まずは DocDesk を起動してみましょう。 ●Windows7 の場合には… デスクトップの「DocDesk」アイコンをダブルクリックします。 または、Windows の「スタート」ボタンから「（すべての）プログラム」→「DocDesk」のフォルダ を開き、「DocDesk」を選択します。 ●Windows8.1 以降の場合には… デスクトップに作られた「DocDesk」フォルダを開きます。 その中の「DocDesk」をダブルクリックしてください。 デスクトップのアイコ ンをダブルクリック Windows の「スタート」 ボタンから選択「DocDesk」の画面が表示されます。
２．デスクトップフォルダを用意しよう
DocDesk で管理するフォルダを用意しましょう。●デスクトップフォルダについて
DocDesk で管理するフォルダは、「デスクトップフォルダ」と呼びます。
起動直後は、「デスクトップフォルダ」として、「DocDesk User Data」というフォルダが用意されて います。
「デスクトップフォルダ」は、実際のフォルダやファイルとリンクしており、「DocDesk User Data」 は、「ドキュメント」内の「MediaDrive」フォルダ内に作られているフォルダです。
この「DocDesk User Data」は使っても使わなくてもかまいません。 以下の使いかたもできます。 ・ 適当な場所にフォルダを作成しておきデスクトップフォルダとして登録する ・ すでにデータが入っているフォルダを登録する フォルダ内にデータが入っている場合はそのデータが画面右側に表示されます。 ●デスクトップ登録の方法 以下は、D ドライブに「DocDesk 管理用のフォルダ」というフォルダを作成した例です。 このフォルダをデスクトップに登録してみましょう。
１．「表示」メニュー→「デスクトップ登録の追加」を選択します。
２．フォルダの参照画面が表示されるので、登録したいフォルダを指定し、「OK」とします。
３．「最新の情報に更新」画面は、「はい」にします。
●デスクトップフォルダ内にサブフォルダを作成 デスクトップフォルダ内に、サブフォルダを作ることもできます。 デスクトップフォルダ上で右クリック→「フォルダの新規作成」から作成できます。 サブフォルダ名の変更も可能です。 用途に応じて、複数のサブフォルダを作って管理してもよいでしょう。 サブフォルダを作成すると実際のフォルダの方にもフォルダが作成されます。
デジタルファイリング上からサブフォルダやフォルダ内のデータを削除すると、ファイリング 上からだけではなく、実際のフォルダから削除されます。
３．データを登録してみよう
DocDesk にデータを登録してみましょう。 スキャナを使って画像をデータ化して登録したり、もともとあるファイルを登録することができま す。 ●スキャナから読み込む 新聞や書類など、「紙」になっている原稿は、スキャナから取り込みます。 １．まずは、使用するスキャナを設定します。 「ファイル」メニューから「スキャナの選択」を選択します。 「スキャナドライバの選択」ダイアログが表示されるので、ご利用のスキャナのドライバを選 択し、「OK」ボタンを押します。 このダイアログにスキャナ名が表示されない場合は、スキャナ用の TWAIN ドライバをイ ンストールしてください。スキャナ用ドライバは、スキャナごとに用意されています。スキャ ナ付属の CD からインストール、または、スキャナメーカーのホームページからダウンロ ードしてインストールしてください。 ２．「スキャン」ボタンをクリックします。＜EPSON スキャナの例＞ ４．「スキャン」ボタンを押すと、画像がスキャンされます。 スキャナが止まったら、「閉じる」ボタンでスキャンパネルを閉じます。 ５．スキャンした画像が「DocDesk」上に表示されます。 色の設定 解像度の設定
●もともとあるデータを登録する 以前に作成していた Word や Excel のファイル、PDF ファイル、画像ファイルなどを登録すること が出来ます。 １．「ファイル」メニュー→「インポート」を選択します。 ２．「ファイルのインポート」ダイアログが表示されるので、登録したいデータを選択して「開く」ボタ ンを押します。 ３．データが取り込まれます。
４．少し待つと、サムネイル表示されます。
●ドラッグドロップでのインポート
ファイルを選択して、DocDesk の画面右側（通常、データが表示される部分）までドラッグドロ ップします。これでデータが登録されます。
４．データの表示方法を変えてみよう
データの表示方法はいくつかあります。「表示」メニューの「表示」から選択できます。
●サムネイル表示 混在
５．スタックしてみよう
「スタック」とは、DocDesk の代表的な機能なので、ぜひ使ってみてください。 スタックとは、ファイルを重ねるように表示させて、関連する画像を一箇所にまとめておくことが できる機能です。 以下の「スタックしていない場合」では、３枚がばらばらに表示されています。 「スタックした場合」では、３枚が一箇所にまとまっており、関連文書ということが一目でわかり ます。 また、スタックすれば、画面内の表示スペースも広がります。●スタックの方法 スタックしたいデータをすべて選択します。 「Ctrl」キーを押しながら、データをクリックすると、ファイルの周りが赤くなります。 これが選択状態です。 スタックボタンを押します。 「スタック」ダイアログが表示されるので、入力欄に、スタック名を入力し、「OK」とします。 スタックされました。
また、ドラッグで、ファイルを重ねる方法でも、スタックすることができます。 スタックしたいデータを１枚選択します。
スタック先にドラッグします。
６．ファイルに情報をつけておこう
ファイルに情報をつけておくと、検索するときに役立ちます。 ファイル上で右クリックし、「プロパティ」を選択します。
ファイルの情報が表示されます。「作成者」や「コメント」に情報を追加しておけば、この情報 でファイルを検索することもできます。
７．DocDesk 上でファイルを使ってみよう
ファイルは、DocDesk 上でコピーしたり、別のフォルダに移動することができます。 ここは、通常の Windows の操作とほぼ同じです。 ●データのコピー ファイルを選択し、コピー（Ctrl+C）→貼り付け（Ctrl+V）にてデータがコピーできます。 スタック状態のままでもコピー可能です。●データの移動
ファイルを選択します。
移動先のフォルダにドラッグします。
●ファイルの内容を見る
画像の場合には、ビューワー画面に切り替わります。 それ以外のファイルは、対応ソフトが起動します。 ＜画像の場合＞
＜画像以外のファイル（Office、PDF など）の場合＞
８．検索機能を使ってみよう
データの検索機能は、デスクトップ単位で行われます。 いろいろな検索方法を用意しています。 上部の「検索」ボタンを押してみましょう。 「文字列」タブでは、通常のファイル名などのほか、テキスト本文（Word 文書内などの文字 情報）、OCR 結果からも検索が可能です。「ファイル」タブでは、デスクトップ内のサブフォルダを指定することができます。 また、検索対象とするファイル形式を指定することができます。
複数のサブフォルダを指定することは出来ません。
「日付」タブでは、検索対象とするファイルの日付（正式発行日や日付）を指定して検索するこ とができます。
９．使い勝手を変更してみよう
環境設定には、便利な機能がたくさん用意されています。 特にお勧めする変更箇所をご紹介します。 ●「ファイルのインポート」タブ 「バックグラウンドで OCR する」/「バックグラウンドでサムネイルを作成する」 「ファイル」メニュー→「インポート」、または、画面上にドラッグしてファイルをインポートする ときは、バックグラウンドで OCR/サムネイル作成するようになっています。 これは、ファイルを大量にインポートする場合、OCR やサムネイル作成していると、大変 長い時間がかかってしまうため、とりあえずファイルを取り込んで、徐々に、バックグラウン ド（裏の処理）で、空いたタイミングで OCR やサムネイル作成するという設定です。 しかし、常に数枚のファイルしかインポートしない場合には、すぐに OCR やサムネイル化 したほうがわかりやすいこともあるでしょう。 その場合にはこちらをオフにすると、インポートと同時にサムネイル作成・OCR 処理を実 行します。 ●「表示」タブ 「インポート時のサムネイルの追加位置」「ファイル」メニュー→「インポート」する際、インポートファイルの追加位置を最上部か最下 部か選択することができます。 サムネイル表示が混在モードの場合のみです。 これは、例えば、ファックスが届くフォルダを管理していたとします。その場合、届いた順に 並べたいのか、逆に、最新到着分がすぐわかるよう上部に置きたいのか？など使いやす いほうで設定できます。 ●印刷/FAX タブ 印刷時の設定です。 最初の設定では、画像ファイルのみを印刷する設定になっています。 他のテキストファイルや Office のファイルも印刷したい場合には、対象ファイルの「指定フ ァイル」にチェックをつけます。 そのほかにも、用紙サイズに合わせて印刷する機能・余白を指定する機能もあります。
１０．DocDeskを終了しよう
操作が終わったら「DocDesk」を終了しましょう。
「ファイル」メニューの「DocDesk の終了」を選択します。
