平成 30 年度住民情報システム共同利用導入支援業務委託
仕様書
2 目次
1. 事業概要 ... 3
1.1. 委託業務の名称 ... 3
1.2. 目的 ... 3
1.3. 委託期間 ... 3
1.4. 履行場所 ... 3
1.5. 支払方法 ... 3
2. 事業概要および進め方... 3
2.1. 事業概要 ... 3
2.2. 対象業務範囲 ... 3
3. 委託内容 ... 4
3.1. 既存システム等の差異整理 ... 4
3.2. 業務共通化に向けた準備 ... 4
3.3. 業務共通化に向けた評価 ... 4
3.4. 既存業務の可視化、業務量分析 ... 5
3.5. 共同利用自治体業務共通化検討、共通業務フローの作成等 ... 5
3.6. 住民情報システム共同利用実現に向けたスキームの検討 ... 5
3.7. 基本計画の策定 ... 5
3.8. システム調達の予算化の検討 ... 6
3.9. 協議会設立に向けての準備支援、並びに資料提供 ... 6
3.10. 共同利用自治体全体会議等への支援、並びに資料提供 ... 6
3.11. プロジェクト管理 ... 6
3.12. プロジェクト体制・要員 ... 6
3.13. 図書要件 ... 7
3.14. 業務推進の手段の提供 ... 7
4. その他 ... 7
4.1. 瑕疵担保責任 ... 7
4.2. 再委託 ... 8
4.3. 機密保持 ... 8
4.4. 基準とすべき資料 ... 8
4.5. 事業の引継ぎ ... 8
3
1.
事業概要
1.1. 委託業務の名称
平成 30 年度住民情報システム共同利用導入支援業務委託
1.2. 目的
立川市、三鷹市及び日野市（以下「共同利用自治体」という。）は、住民サービス の向上及び行政運営の効率化を図るため、住民情報システムの共同利用を連携して 推進することとした。
本業務においては、共同利用自治体が上記住民情報システムの共同利用を推進す るに当たり、業務の共通化や基本計画の策定を支援することを目的とする。
1.3. 委託期間
契約締結日の翌日から平成 31 年３月 31 日までとする。
1.4. 履行場所
委託者が指定する場所とする。
1.5. 支払方法
完了後一括払いとする。
2.
事業概要および進め方
2.1. 事業概要
共同利用自治体での次期住民情報システム共同利用に向け、「業務見直しによる安定稼 動及び業務の効率化」「ICT 活用による更なる住民サービスの向上」「コストの削減」を実 現できる共同利用システムの実現を目指し、共同利用自治体の各業務の現状把握と共通 化方針を検討した上で共通業務フローを策定するとともに、共同利用システムに必要と なる要求事項を取りまとめ、システム調達に係る必要資料を策定すること。
また、共同利用自治体でのシステム共同利用における目的、目標及び期待効果を可視 化し、共同利用自治体での住民情報システム共同利用の指針となる基本計画を策定する こと。
策定にあたっては、国の動向及び各種計画、共同利用自治体における関連計画を前提 とすること。
2.2. 対象業務範囲
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を取り扱う住民情報システムを全対象とする。詳細は（別紙３）業務一覧のとおりであ る。なお、本委託業務における対象業務範囲は現時点での予定であり、対象業務範囲の 確定を本委託業務内容に含める。
3.
委託内容
3.1. 既存システム等の差異整理
「2.2 対象業務範囲」に挙げた全業務について、共同利用自治体現状の業務要件を整 理すること。既存システム等の差異整理の観点は、既存システムから判断ができる要 件、またはシステム外の要件で、かつ共通業務フローまたは機能要件定義書からでは 共同利用自治体の差異が可視化し難い要件が洗い出せること。例えば、証明書の様式 等から判断できる表示項目、または項目数の違いから、システムが物理的に保持して いる差異を可視化させる。また、システム外の要件では、原票の管理方法等の差異を 可視化させること。これらの差異について、事業者からの提案により、効率良く、共 同利用自治体のシステム間差異として可視化すること。
①共同利用自治体のシステム間差異の整理スケジュール ②共同利用自治体業務担当課への手法等の説明
③共同利用自治体業務担当課への資料配布と回収 ④資料の纏めと、分析
⑤分析結果から業務共通化に向けて、必要な項目と課題対策の纏め
3.2. 業務共通化に向けた準備
対象となる全業務について、共同利用自治体業務共通化に向けて、現状の業務を可視化
すること。可視化するに当たり、業務のポイント（現状の良い点、または改善したい点等）、
さらには共同利用自治体内に問いかける案件等を纏めること。
なお、共同利用自治体においては、共同利用システムの調達に当たり、共同利用自治体
共通業務フローの作成を予定しているため、共通業務フロー作成における効果的・効率的
な手法や実施スケジュール等を明確化し、共通化に向けた準備を実施すること。
①共同利用自治体業務担当課打合せスケジュール管理
②共同利用自治体業務担当課打合せ内容の議事録作成
③業務共通化の考え方、ポイント、検討すべき項目の説明
④業務共通化に伴い、現行システムで改善すべき点の洗い出し
3.3. 業務共通化に向けた評価
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題となる要素を可視化した上で、対応方針を明確にすること。制約や課題は他自治体 での一般的なものではなく、共同利用自治体の現状を踏まえた上で抽出したものとす ること。
①共同利用自治体業務共通化に向けた担当課打合せスケジュール管理 ②共同利用自治体業務共通化担当課打合せ内容の議事録作成
③共通業務フローにより、改善しなければならない共同利用自治体業務システムの 項目、内容、課題及びその対策、またそのフィードバック及び説明、並びに今後 の対策案提示
④業務要件整理の分析結果の落とし込み、並びに関係する部署への説明
3.4. 既存業務の可視化、業務量分析
業務対象となる全業務について、業務を構造化して体系的に整理すること。その上で 業務量調査を行い、各業務における活動毎に定量的な観点で業務量を把握すること。
3.5. 共同利用自治体業務共通化検討、共通業務フローの作成等
対象となる全業務について、「業務共通化に向けた評価」の要素を取り入れて、共同利用
自治体共通の共通業務フローに向けた業務共通化の支援を実施すること。実施に当たって
は、共同利用自治体主管課担当者間で検討を行うための会議体で検討に必要な準備作業（資
料作成や他市事例の提供等）を行うこと。共通業務フローは、その後の業務マニュアルと
しても活用を予定しているため、それらを考慮した支援を実施すること。また、共同利用
自治体で効率よく業務共通化検討を進めるためのツール等を準備すること。
3.6. 住民情報システム共同利用実現に向けたスキームの検討
共同利用自治体での住民情報システム共同利用実現に向け、費用按分方法や業務共通 化できない場合の方針検討等の課題や決定すべき事項を纏め、その解決策や方向性を 検討すること。
3.7. 基本計画の策定
共同利用自治体での住民情報システム共同利用の実現に向けて、共同利用自治体が各 種施策を推進するための計画を策定すること。基本計画を策定するにあたっては、シ ステム共同利用に係る方針、業務共通化の評価結果、業務毎の共同化実現方針、効率 化検討、カスタマイズ要件導入方針等を盛り込むこと。
6 3.8. システム調達の予算化の検討
平成 31 年度の住民情報システム共同利用の調達に向け、平成 30 年度上期中に予算化 の整理を行うため、RFI 等の手段を用いて予算化に必要な金額を算出すること。
なお、平成29 年度には三鷹市・日野市の二市が共同化に向けRFIを実施している。 その資産を活用し、立川市を加えて再実施するなど作業の効率化を図ること。
また、システム共同利用の事業単位や契約単位は未定である。例えば、構築期間、運 用・保守期間及びアウトソーシング費用を分割する必要があるなど、システム調達に 向けて必要な金額や契約の単位を提案すること。
3.9. 協議会設立に向けての準備支援、並びに資料提供
住民情報システム共同利用に向け、共同利用自治体協議会を平成31年２月までに設 立する。設立にあたっての支援、資料及び情報提供をすること。また、協議会設立に あたっては、協議会事務局が立ち上がるので、事務局の会議体にも同様とする。なお、 協議会設立後は、共同利用自治体の求めに応じて会議へ出席し、支援事業者としての 意見等を行うこと。
3.10. 共同利用自治体全体会議等への支援、並びに資料提供
共同利用自治体それぞれに設置される、住民情報システム共同利用作業部会（仮称） において、会議が開催された時、共同利用自治体からの要請により、支援事業者とし ての意見、進捗状況等資料を添えて報告すること。
また、作業部会で出た課題の解決に向けて、支援作業員の増員、ツールの提供等、改 善に向けての具体的支援を示すこと。
3.11. プロジェクト管理
本委託業務を推進するにあたって、進捗管理、課題管理を行い、共同利用自治体と 連携しながら円滑にプロジェクトを推進すること。
月次での進捗報告を行うこと。
各種会議に必要な資料を作成し、会議開催の一週間前までに関係者へ送付する こと。
各種会議、ヒアリングを実施した場合には、議事録を作成すること。
3.12. プロジェクト体制・要員
7 も可）とし、１名以上の配置をすること。
プロジェクトを成功させるために、必要な能力と人員を編成し、かつ、人員の配置 換えについては、事前に共同利用自治体の承諾を得てから実施すること。また進捗状 況等から編成が不適切な場合は、共同利用自治体の要請に応じ、人員配置の再検討を 行うこと。
3.13. 図書要件
納品物に関しては以下の事項を順守すること。
プロジェクト計画、スケジュール、完成図書および議事録・その他の文章を作 成・提出し、都度、共同利用自治体の了承を得ること。完成図書として整備す べき文書、及びその内容は、委託者と協議の上で決定すること。
図書及び資料は、印刷物と電子媒体で納品すること。
印刷物については、A4 サイズを基本とするが、構成図など文字サイズが小さく なるものについては、A3 サイズ等に適時変更すること。
電子媒体は、Microsoft 社 Office 製品 Word、Excel、PowerPoint、またはテキ スト形式等で作成し、納品すること。その他ツールを使用した場合は、PDF での 納品も可能とする。
共同利用自治体が指定した納品物は平成 31 年２月 28日までに一旦納品するこ と。
最終成果物を平成 31 年３月 31 日までに納品すること。
3.14. 業務推進の手段の提供
本委託業務を推進するにあたって、共同利用自治体が遠隔地での情報共有を円滑に するための手段を提供すること。
インターネット回線を使用したテレビ会議や Web 会議など、移動や打合せ時間 削減の手段の提案及び提供を行うこと。なお、提供に係る機材、契約期間中の サービス使用料及び構築作業を本委託業務に含めることとする。
インターネット上でファイル共有可能な場所の提供など、共同利用自治体及び 受託者間でのファイル共有の提案及び提供を行うこと。なお、ファイル共有に 係るサービス使用料及び構築作業を本委託業務に含めることとする。
本委託業務終了時は、上記手段の撤去ならびにデータ消去を確実に行うこと。 インターネット接続に係る回線やネットワーク機器、端末については委託者が 用意する。
4.
その他
4.1. 瑕疵担保責任
8
に不一致が発見された場合、委託者と協議の上、受託者は無償で是正措置を行うこと。 なお、本業務の瑕疵担保責任は、業務完了後１年間とする。
4.2. 再委託
本業務の実施に当たって、全ての作業を他の事業者に再委託しないこと。ただし、 本業務の一部を再委託する場合においては、契約までに委託者に再委託に関する事 項を記載した書面を提出し承認を得ること。
なお受託者は、再委託先と再委託業務に関わる守秘義務契約、並びに個人情報の 取扱いに関する機密保持契約等を締結して、本業務に関わる全ての情報の取扱いを 十分に配慮した措置を取ること。
再委託範囲については、受託者が責任を果たせる範囲内とし、再委託に問題が生 じた場合には受託者の責任において対応すること。
4.3. 機密保持
共同利用自治体の情報セキュリティポリシーを遵守し、本業務を実施すること。
4.4. 基準とすべき資料
委託者の業務実施に当たり、国や都、その他の公的機関が公開する各種の指針、 方針、基準、仕様等の資料を基準とすること。なお。当該資料と異なる事項につい ては、委託者と協議の上、仕様を確定すること。
4.5. 事業の引継ぎ
本委託業務の契約履行期間満了、全部もしくは一部の解除、またはその契約の終 了事由の如何を問わず、本委託が終了となる場合には、受託者は共同利用自治体の 指示のもと、本委託終了日までに委託者が継続して本委託を遂行できるよう必要な 措置を講じること。
4.6. （各市の付帯事項）
