講習の手引きセミナーの所要時間このセミナーテキストの標準セミナー時間は約 9 時間ですセミナー時間により各章の目安の必要時間を基に自由に実習項目を選択しましょう各章各節の時間ははじめにに記載されている対象者で行った場合の目安です第 1 章 Accessの基本操作 90 分 1.

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セミナーテキスト基礎編講習の手引き

この手引きは、『Microsoft Office Access 2007 セミナーテキスト基礎編』を使ってセミナーを実施される講師の方に、ご参考にしていただきたい各情報（セミナー実施時の注意事項、所要時間、

本文内容の補足）をまとめたものです。

より良いセミナーを行うために、この手引きがお役に立てば幸いです。

日経 BP ソフトプレス

セミナー実施時の注意

以下の点に注意して、セミナーを実施しましょう。

●テキストに記載されている名称で説明すること（講師がテキストに記載されている名称と異なる名称で説明すると受講者は混乱するため）。

●受講者からの質問に対して自信のないことは即答を避け、調査後の折り返し回答を徹底すること。

●英数字の入力は、特に指示がない限り、半角で入力するよう説明すること。

セミナー実施前に、次の環境を確認しておきましょう。

● Office Professional 2007 を完全セットアップし、ライセンス認証手続きを完了させた状態

● プリンタがセットアップされている状態

Access 2003 から Access 2007 への操作対応

Access 2007

では、従来バージョンと操作性が大きく変わっています。これまでのバージョンに

慣れたかたが、Access 2007 で操作する際のコマンド対応は、次の方法によって確認できます。

●Access 2007 のヘルプを表示し、"Access のヘルプの表示" の項目から "はじめに" をクリック

し、"リファレンス：Access 2003 のコマンドに対応する

Access 2007

のコマンド" をクリックし

てください。表示される画面を一番下までスクロールし、

"Access

リボンマッピングブック" のリ

ンクをクリックします。コマンド対応をまとめた

Excel

ファイルのダウンロード画面が表示され

るので、［開く］または［保存］をクリックすると、次のようなヘルプファイルが使用できます。

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セミナーの所要時間

このセミナーテキストの標準セミナー時間は約9 時間です。

セミナー時間により、各章の目安の必要時間を基に、自由に実習項目を選択しましょう。各章、各節の時間は、「はじめに」に記載されている対象者で行った場合の目安です。

第1章 Accessの基本操作 90分

1.1 Accessとはこんなソフト 5 分

1.2 データベースとは 5 分

1.3 Accessを起動するには 10 分

1.4 既存のデータベースを開くには 5 分

1.5 Accessの画面について 5 分

1.6 ナビゲーションウィンドウについて 5 分

1.7 Accessを構成する要素について 40 分

1.8 データベースを閉じてAccessを終了するには 5 分

この章のまとめ 10分

第2章データベースとテーブルの作成 135 分

2.1 新規にデータベースを作成するには 10 分

2.2 テーブルを作成するには 20 分

(3)

2.3 主キーについて 5- 分

2.4 テーブルのデザインビュー 40 分

2.5 テーブルのデータシートビュー 15 分

2.6 他のデータを活用するには 15 分

2.7 フィルタについて 10分

この章のまとめ 20 分

第3章フォームの作成と編集 75 分

3.1 フォームを作成するには 20 分

3.2 フォームを編集するには 30 分

3.3 フォームでデータを入力するには 10 分

この章のまとめ 15分

第4章レポートの作成と編集 70 分

4.1 レポートを作成するには 10 分

4.2 レポートを編集するには 20 分

4.3 宛名ラベルを作成するには 15 分

4.4 宛名ラベルを編集するには 10 分

第5章クエリの作成 120 分

5.1 クエリとは 10 分

5.2 クエリを作成するには 20 分

5.3 データを並べ替えるには 10 分

5.4 データを抽出するには 45 分

5.5 パラメータクエリ 15 分

総合問題 50分

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本文の注意点と参考情報

本文の章立てに沿って、主な注意点、参考情報をまとめました。セミナーを実施する際の参考としてください。

p.3 ■データベースの概要

図を使用して、データベースの概要や使用目的などを説明しましょう。

1章の間に、受講生にAccess操作経験の有無やそのバージョン、他のデータベースアプリケーションの操作経験などを問いかけ、受講生のレベルを把握しておきましょう。

また、Accessを初めて受講する方から、「Excelとは何が違うのですか？」、「どんなときにAccessに切り替えればいいのですか？」などの質問されることがあります。

移行のタイミングとしては、次のように説明すると良いでしょう。

・大量のデータをExcelで管理している場合

Excelは、１つの表でデータを管理するため、データや項目数が増えると、データの操作も難しくなります。また、

データの中から必要な項目だけを抽出したり、複数の表から必要なデータのみを選んで新たに表を作成したり、

抽出したデータを好きな形式で印刷したりといったことをしたい場合。

・データによって、ExcelやWordなど別々のアプリケーションで管理しているため、1つにまとめて管理したい場合。

・複数人で共有データへの新規入力や分析などを行うことが多いため、データのセキュリティを保ち、管理は１箇所で行いたい場合。

p.4 ■リレーショナルデータベース管理システムとは

図を参照してリレーショナルデータベース管理システムについて説明しましょう。

売上があるたびに、何度も各商品の商品名や単価を入力するのは無駄な作業です。また、同じ商品なのに、入力ミスによって違う商品としてデータを格納してしまう可能性もあります。

リレーショナルデータベースを使用すると、売上台帳には商品IDのみを入力して、各顧客の購入商品と適切な商品情報を結び付け、データを参照することができます。この後に説明するクエリを使用すると、複数のテーブル間のデータを利用して情報を結合することができます。

P.4 ■データベースの作成

実際の業務では、各テーブルを作成してリレーションシップを設定後、クエリを作成してテーブルを結合し、作成したクエリを基にフォームやレポートを作成する方法が一般的です。

このテキストは、Accessの基本的なオブジェクトを理解していただくためにテーブルを基にフォーム、レポートを作成する順序になっています。テーブルは先に作成しますが、その他のオブジェクトは必要なときに作成し、

順序は関係ないことを補足しましょう。リレーションシップについては応用編で操作します。

このテキストに沿って行う作業の全体の流れを受講者に説明しましょう。

p.5 操作：Accessを起動する Step1

Accessを起動するには、［スタート］メニューの［すべてのプログラム］から起動する方法以外に、デスクトップ

などにショートカットを作成しておき、ダブルクリックする方法もあります。

また、Accessのデータベースファイルをダブルクリックすると、Accessを起動してファイルを開くことができます。

IMEのツールバーが表示されていると画面で隠れてしまう部分があるため、ツールバーを非表示の状態にして画像を掲載しています。セミナー中、IMEツールバーが邪魔になる場合は、移動してください。

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p.6 ヒント：［作業の開始］ウィンドウ

Access 2007を起動すると、［作業の開始］ウィンドウが開きます。Access 2007で大きく変更されたところなの

で、必ず説明しておきましょう。

［作業の開始］ウィンドウでは、ウィンドウ左側の使用したいテンプレートのカテゴリ名をクリックすると、画面中央に選択したカテゴリのテンプレートアイコンが表示されます。ただし、インターネットに接続していない場合は、Microsoft Office Onlineの［サンプル］以外のテンプレートを使用することはできません。

p.8 操作：データベースを開く Step1

［ファイルを開く］ダイアログボックスを開くには、Office ボタンをクリックして［開く］をクリックする以外に次の方法があります。

・Ctrl+Oキーを押します。

・Officeボタンをクリックして、［最近使用したドキュメント］の一覧から目的のデータベース名をクリックします。

・［作業の開始］ウィンドウの右側の［最近使用したデータベースを開く］の一覧から目的のデータベース名をクリックします。

・［作業の開始］ウィンドウの右側の［最近使用したデータベースを開く］の［その他］をクリックします。

既定では、最近使用したデータベースを表示する設定になっていますが、本テキストでは最近使用したデータベースを表示しない設定での画像を掲載しています。

Officeボタンの位置とクリックして表示されるメニューも確認しましょう。開く、保存、閉じるなどはOfficeボ

タンを使用するため、使用頻度が高く覚えるように説明しましょう。

p.7の画面図を使用して、［ファイルを開く］ダイアログボックスの画面構成を説明しましょう。Office 2003までのアプリケーション使用経験者には、特に、これまでのダイアログボックスとインターフェイスが変更されていること、既定のフォルダが［ドキュメント］であることを説明しましょう。

［ファイルの場所］ボックスの左端のアイコンをクリックすると、フォルダのパス名が表示されます。フォルダやファイル一覧の領域をクリックすると、元の表示に切り替わります。

［ファイルの場所］ボックスに表示されている "ドキュメント" の右の右向き矢印をクリックすると表示されるサブフォルダ名一覧の［Access2007基礎］をクリックしても、［Access2007基礎］フォルダを開くことができます。

ファイルアイコンやファイル名をダブルクリックしても開くことができます。ただし、ファイル名をダブルクリックする場合、タイミングによっては２回クリックしたことになり、名前の変更になるので注意しましょう。

［ファイルを開く］ダイアログボックスでは、保存されているファイル名を、特大アイコン、大アイコン、中アイコン、小アイコン、一覧、詳細、並べて表示で表示することができます。テキストの画面は小アイコンで表示されています。受講者の画面とテキストの画面が異なる場合は、説明を補足しましょう。

表示方法を切り替えるには、［ファイルを開く］ダイアログボックスの［表示］ボタンの右側の下向き三角をクリックし、目的の表示方法をクリックするか、スライダをドラッグします。また、［表示］ボタンをクリックするたびに、一覧、詳細、並べて表示、大アイコンの順で、表示方法が切り替わります。

受講者のレベルに応じて［ファイルの場所］ボックスや［フォルダ］ボタンを使用した階層の表示方法について

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Access 2007 では、データベースを開くと、独立したデータベースウィンドウが表示されるのではなく、Access

ウィンドウの左側にナビゲーションウィンドウが開き、そこに各オブジェクト名が表示されるようになりました。

（p.14 1.6ナビゲーションウィンドウについて参照）

p.9 ヒント：最近使用したファイルを開く場合

最近使用したファイルの一覧は、Office ボタンをクリックして［Access のオプション］をクリックし、［Access のオプション］ダイアログボックスで［詳細設定］をクリックして［表示］で、表示するファイル数を設定することができます。表示するファイル数は、0（表示しない）～9つまで設定することができます。

p.9 1.4.1 セキュリティの警告

セキュリティ警告のメッセージは、実習データに限らず、どのようなファイルでもAccessで初めてデータベースを開くときには表示されます。

安全であることが不確かなアクティブコンテンツが含まれている可能性がある場合の例としては、ドキュメントに署名されていないマクロや署名が無効なマクロが含まれている場合などがあります。

p.11 操作：メッセージバーを無効にする Step5

Access のオプションでメッセージバーを無効にした場合、次に開いたデータベースから変更が反映されるため、

データベースを閉じる必要があることを説明しましょう。

p.11 ヒント：メッセージバーによるセキュリティオプションの設定

メッセージバーの［オプション］をクリックして、［Microsoft Officeセキュリティオプション］ダイアログボックスでセキュリティオプションを変更した場合は、［OK］をクリックすると、すぐに反映されるので、データベースを閉じる必要はありません。データベースを閉じると無効になることを補足しましょう。

p.12 1.5 Accessの画面について

最小化ボタンや最大化ボタンなどOffice製品共通の名称は受講者のレベルに応じて説明しましょう。

ただし、「Officeボタン」や「リボン」、「ナビゲーションウィンドウ」などのAccess 2007から新たに加わったボタンや画面要素については十分説明し、これらはセミナー中にもよく出てくることを強調し、覚えておくよう指示しましょう。

p.14 1.6 ナビゲーションウィンドウについて

既定では、［テーブルと関連ビュー］のカテゴリで表示され、グループ名には各テーブル名が表示され、その下にテーブル名とそのテーブルに関連するオブジェクトがまとめられて表示されます。ここでは、各オブジェクトの特徴を理解しやすくするため、［オブジェクトの種類］ごとの表示に変更しているので、既定とは異なることを補足しましょう。グループ名が［テーブル］、［クエリ］などのオブジェクトグループ名になっています。

マクロ、モジュールなどは、このデータベース内に作成されたオブジェクトがないのでグループ名として表示されていません。

p.15 ■オブジェクトとデータベースファイルについて

図を利用して、各オブジェクトの役割やデータベースファイル全体について解説しましょう。本テキストでは、

テーブル、クエリ、フォーム、レポートについて解説、実習することを受講生に伝えましょう。マクロについては、応用編で解説、実習することも伝えましょう。

また、イラストの解説を行いながら、再度、これから行う全体の作業手順を説明しましょう。

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p.16 ■データシートビュー

Accessでは項目名のことを "フィールド名" 、１件分の情報のことを "レコード" といいます。

この名称は、データベースでは常に使用される用語で、この後のセミナーでも使用するので、ここで覚えるように指示しましょう。

p.17 操作：テーブルを開く Step1

テーブル名［T 顧客一覧］を右クリックして［開く］をクリックしても、テーブルをデータシートビューで開くことができます。

p.17 操作：テーブルを開く Step2

1件目のデータが "川本和子" であることと 2件目のデータが "野口秀樹" であることを確認しておきましょう。

住所も確認しておくと良いでしょう。この後、フォームで、1件目や2件目のデータがテーブルのデータと同じであることを確認します。

p.18 操作：テーブルのビューを切り替える Step1

データシートビューからデザインビューに切り替えるには、［表示］ボタンをクリックする方法の他、ステータスバー右端の表示選択ショートカットのビューの切り替えボタンをクリックする方法があります。

現在のビューのアイコンは、黄色く反転しています。p.31 のヒントにアイコンを掲載しているので、そこで実際に切り替えを実習すると良いでしょう。

p.19 1.7.2 フォーム

図を参照しながら、テーブルでは1レコード（1件分の情報）が1行に入力されているため、1画面ではすべてのフィールドが表示しきれない場合があることを説明します。フォームでは、1レコードを1画面に表示する形式があり、すべてのフィールドが確認できるので、レコードの表示や入力がしやすいことを強調しましょう。

p.20 ■レイアウトビュー

レイアウトビューでも、フォーム全体のプロパティシートを表示できますが、［既定のビュー]や［フォームビューの許可］などの特定のフォームプロパティは、レイアウトビューでは変更できません。

テキストボックス、ラベルなどのコントロールは、レイアウトビューでは追加できません。

p.20 ■レコードの操作

このページに掲載のレコードの操作方法は、フォームビューとレイアウトビューで行えます。

また、フォームビューとレイアウトビューでは、次のキー操作でもレコードの表示内容を移動することができます。

・先頭のレコードへ移動：Ctrl＋Homeキー

・最後のレコードへ移動：Ctrl＋Endキー

・前のレコードへ移動：PageUpキー

・次のレコードへ移動：PageDownキー

p.20 操作：フォームを開く Step1

フォーム名［F 顧客一覧入力］を右クリックして［開く］をクリックしても、フォームをフォームビューで開くことができます。

p.21 操作：フォームを開く Step2

テーブルの1件目のデータ "川本和子" のデータが表示されていることを強調しましょう。

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p.21 操作：表示するレコードを移動する Step2

テーブルの2件目のデータ "野口秀樹" のデータが表示されていることを再度強調しましょう。

p.22 ヒント：任意のレコードの表示

フォームビューで［カレントレコード］ボックスにカーソルを移動するキー操作が、Access 2003までのF5キー

からAlt＋F5キーに変更されています。レイアウトビューでも同様にAlt＋F5キーで［カレントレコード］ボッ

クスにカーソルを移動できます。

p.22 操作：フォームのビューを切り替える Step1

フォームビューからデザインビューに切り替えるには、［表示］ボタンをクリックする方法の他、テーブル同様、

画面右下に表示されているビューの切り替えボタンをクリックする方法があります。

この後で説明するクエリ、レポートも同様です。

p.23 1.7.3 クエリ

図を利用して、デザインビューで設定した条件（はがき案内がYes）を満たすデータが、データシートビューに抽出結果として表示されていることを説明し、これからその画面を開いて確認する操作を行うことを伝えましょう。

p.24 ヒント：クエリの実行

アクションクエリについては応用編で解説することを伝えましょう。

p.28 操作：レポートを開いてレポートビューで印刷イメージを確認する Step1

レポート名［R はがき案内リスト］を右クリックして［開く］をクリックしても、レポートをレポートビューで開くことができます。

p.30 操作：レポートのビューを切り替える Step3

ナビゲーションウィンドウから印刷プレビューで開くときは、レポート名を右クリックして［印刷プレビュー］

をクリックします。

p.30 ヒント：レポートの拡大／縮小表示

印刷プレビューの表示倍率の変更は、ステータスバー右端のバーを左右にドラッグする方法の他、リボンの［ズーム］ボタンをクリックして、表示したい倍率をクリックする方法があります。

p.31 ヒント：印刷プレビューについて

ステータスバー右端のビューの切り替えボタンの色の違いを説明しましょう。実際に、各ボタンをポイントして名前のポップアップを確認後、ビューをそれぞれ切り替えてみるよう受講生に指示しましょう。どのオブジェクトも、この方法でビューを切り替えられることを補足しましょう。

p.31 ヒント：タブ付のウィンドウについて

複数のオブジェクトを開いたときの表示方法がAccess 2007で変更されています。実際にいくつかオブジェクトを開いて、タブで切り替えできることを実習しましょう。

p.32 操作：データベースを閉じる

以前のOfficeと異なり、［ウィンドウを閉じる］ボタンがありません。Accessを終了せずにデータベースのみ閉

じる場合は、Officeボタンをクリックして［データベースを閉じる］をクリックする操作方法のみです。

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p.36 2.1 新規にデータベースを作成するには

2章からは、1章で確認した完成のデータベースを最初から作成していきます。WordやExcelと異なり、Access では最初にファイルを保存する必要があることを特に強調しましょう。そのため、ここでは空のデータベースを作成することを説明しましょう。

p.36 ヒント：Access 2007の拡張子について

Access 2007では、これまでの「.mdb」から「.accdb」に拡張子が変更されています。

p.37 操作：新規にデータベースを作成する Step1,Step2

1章で、Accessを終了していない、あるいはデータベースを閉じていない場合は、Officeボタンをクリックして

［新規作成］をクリックしても、空のデータベースを作成することができます。その後はStep2からの操作を行います。

p.38 操作：新規にデータベースを作成する Step5

このテキストで、初めて日本語文字入力を行います。日本語入力のオン／オフの切り替え方法など、受講生のレベルに応じて補足しましょう。

p.39 ヒント：以前のバージョンのAccessで作成したデータベースについて

Access 2000ファイル形式（.mdb）は、Officeボタンをクリックして［名前を付けて保存］の右向き三角をポイ

ントして表示されるメニューのコマンドで2007ファイル形式（accdb）に変換することができます。

データベースを2007ファイル形式に変換した場合は、以前のバージョンのAccessで開くことはできなくなります。

p.39 ヒント：テンプレートを使用したテーブルの作成

時間に余裕があれば、連絡先管理など受講者の身近なデータベースを実際に作成し、各オブジェクトを開いてみましょう。ただし、コンピュータがインターネットに接続されていないと、使用できないテンプレートがあるので注意しましょう。

p.40 2.2 テーブルを作成するには

テーブルを作成するには、まずフィールドを設定することを強調しましょう。Access 2007では、空のデータベースを作成すると、"ID" フィールドのみのテーブルが作成されるので、作成したいテーブルに必要なフィールドを追加して目的のテーブルを作成することを伝えましょう。

p.41 ヒント：テンプレートを使用したテーブルの作成方法

時間があれば、実際に［テーブルテンプレート］ボタンの［連絡先］をクリックして、自動的にフィールドが設定されたテーブルが表示されることを確認しても良いでしょう。ただし、その場合は、［フィールドテンプレート］

ウィンドウの閉じるボタンをクリックして非表示にし、テーブルテンプレートで作成したテーブル（たとえば［テーブル1］）の閉じるボタンをクリックします。不要なテーブルを作成してしまわないように、テーブルの保存確認のメッセージの［いいえ］をクリックします。

p.43 操作：テーブルを新規に作成する Step4

フィールドをドラッグして追加する方法を一緒に実習しても良いでしょう。

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先頭のフィールド名 "ID" も "顧客 ID" に後で変更しますが、まったく違う名前に変更するのでフィールド名の変更操作がわかりやすい "姓" フィールド名を "顧客名" に変更する操作を先に行っています。

フィールド名 "ID" を "顧客 ID" に変更する場合は、フィールド名をダブルクリックしてすべて上書き入力する方法の他、「顧客」を挿入入力する方法があります。フィールド名をダブルクリックした後、再度フィールド名上をクリックすると、カーソルが表示されます。またはフィールド名をダブルクリックした後、F2キーを押してカーソルを表示することもできます。受講生のレベルに応じて、カーソルを表示して、方向キーでカーソルを移動させて一部文字列を変更する方法を紹介しましょう。

ここでは、テーブルに新規に名前を付けて保存するため、クイックアクセスツールバーの［上書き保存］ボタンをクリックします。Office ボタンをクリックして［名前を付けて保存］をクリックしても、作業中の新規オブジェクトに名前を付けて保存することができます。ここの保存作業は「上書き保存」ではなく、「新規に名前を付けて保存」であることを強調しましょう。

p.45 操作：テーブルを新規に作成する Step9（ヒント：オブジェクトの名前）

ここではオブジェクトが「テーブル」とわかりやすくするため、「T顧客一覧」というオブジェクト名にしています。この後の操作で、テーブルには「T」、フォームには「F」、レポートには「R」、クエリには「Q」を、それぞれ先頭に付けたオブジェクト名を指定しています。

ナビゲーションウィンドウには、まず［T顧客一覧］がグループ名として表示され、そのグループの中に、［T顧客一覧］テーブルが作成されます。テーブルは、グループ名なのか、テーブル名なのかを判別するため、テーブル名の後ろに「:テーブル」と表示されています。他のオブジェクト名の後ろには「:フォーム」のようなオブジェクトの種類名は表示されません。

p.46 ヒント：データシートビューでデータを入力しながらテーブルを作成する方法

データを入力しながら作成したテーブルのデータシートビューで列名を変更するには、既定の列名（フィールド1、

フィールド 2など）をダブルクリックして編集することができます。デザインビューでフィールド名を変更することもできます。

入力したデータによって、自動的にデータ型が設定されますが、郵便番号を入力した場合、「100-0001」と入力すると日付/時刻型に設定され、データが「100/01/01」と表示されます。デザインビューでテキスト型に変更し、再度郵便番号を入力し直す必要があります。また、「1000001」と入力すると数値型に設定されるので、やはりデザインビューでテキスト型に変更する必要があります。

p.47 ■オートナンバー型

主キーの概要を説明後、オートナンバー型が主キーに適していることを説明しましょう。オートナンバー型を設定している場合、レコードを削除したり、新規レコードの入力をキャンセルしたりすると欠番になります。

p.48 操作：主キーを確認する Step2

空のデータベースを作成した場合は、データベース作成直後に表示されたテーブルに既定で設定されていた "ID"

フィールドが主キーに設定されます。フィールド名を変更しても、主キーの設定はそのまま引き継がれます。

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p.48 ヒント：手動での主キーの設定

主キーの設定を解除するには、解除する主キーが設定されているフィールドのフィールドセレクタをクリックし、

［デザイン］タブの［主キー］ボタンをクリックします。［主キー］ボタンは、オン／オフで設定／解除が行えます。

p.49 2.4 テーブルのデザインビュー

データの入力ではなくテーブルの設計や設定変更に関することは、デザインビューで行うことを強調しましょう。

p.50 ■フィールド名

フィールド名を決める際には、Accessの制限の他に自分なりのルールを決めて統一すると良いでしょう。たとえば、物の名前には「～名」のように必ず「名」と付ける、コードについては「～ID」にする、あるいは「～コード」に統一するなどです。

（例）

・商品→「商品名」商品コード→「商品ID」

・顧客→「顧客名」顧客コード→「顧客ID」

こうすることにより、フィールドに格納するデータの内容が一目でわかります。

p.50 ■データ型

入力するデータにはどのデータ型を使用するのが適切か、使用例を参考に理解してもらいましょう。

・金額を格納する場合、基本的には通貨型を選択します。通貨型は、整数部分15桁と小数部分4桁で構成されています。桁数が多い場合には数値型を使用します。

・ハイパーリンク型を使用すると、Webやイントラネット上のURLを指定することができ、また、LAN上のサーバーやローカル（自分の使用しているコンピュータ）にあるファイルのUNCを指定することができます。

UNCとは、「Universal Naming Convention」の略で、Windowsのネットワーク環境にあるファイルやフォルダなどを指定するための表記方法です。たとえば、「Acc01」というサーバーにある［Access2007基礎］フォルダ内のデータベース "顧客管理" を指定するには、次のように表記します。

¥¥Acc01¥Access2007基礎¥顧客管理.accdb

同様に、ローカルにあるファイルを指定するには、次のように表記します。

C:¥Access2007基礎¥顧客管理.accdb

ハイパーリンク型のデータは、テーブルのデータシートビューやフォームのフォームビューでは、リンク下線の付いた表示になり、クリックすると、そのデータを開くことができます。

・添付ファイル型を指定すると、テーブルのデータシートビューではクリップのアイコンが表示されます。アイコンをクリックすると開く［添付ファイル］ダイアログボックスで、設定したい添付ファイルを選択することができます。添付ファイルは、フォームのフォームビューでは、画像（画像ファイルの場合）やプログラムのアイコンで表示され、アイコンをダブルクリックすると、添付ファイルの表示や追加が行えます。

p.52 操作：デザインビューで、フィールドを追加してデータ型を設定する Step4

データ型の一覧は、Alt+↓キーで表示することができます。Access 2003 では F4 キーでも表示できましたが、

Access 2007では、F4キーを押すと、テーブルのプロパティシートが表示されます。

p.53 ■主なフィールドプロパティ

一覧表の中から、フィールドサイズ、既定値、ふりがな、住所入力支援など本テキストで使用するフィールドプロパティをいくつか紹介し、フィールドプロパティは、データ型によって設定できる項目が異なることを強調しましょう。

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p.54 テキスト型、オートナンバー型、数値型の "フィールドサイズ" プロパティに設定できる値数値型のフィールドサイズは、そのフィールドに入る数値に基づいて次の分類で決定されます。

・小数点が付かない数値→数値範囲を考えて、バイト型、整数型、長整数型のいずれか。

・小数点が付く数値→数値範囲を考えて、単精度浮動小数点型か倍精度浮動小数点型。

・小数点が付かない数値でも長整数の範囲を超える場合→単精度あるいは倍精度浮動小数点型。

p.54 操作：ふりがなウィザードでプロパティを設定する Step1

ふりがなを自動的に表示させるには、実際に入力するフィールド（"顧客名" フィールド）の "ふりがな" プロパティで設定することを強調しましょう。

フィールドプロパティへカーソルを移動するには、F6 キーを押しても移動することができます。F6 キーを押すごとに、フィールドプロパティ、ナビゲーションウィンドウ、選択解除、ホットキー表示、フィールド名に選択対象が移動します。

ふりがなウィザードの［ふりがなの入力先］で［新しいフィールドを作成し、ふりがなを入力する］を選択すると、新規にフィールドを作成して、そのフィールドにふりがなを表示します。フィールド名はふりがなウィザードで設定することができます。また、ふりがなを表示するフィールドのデータ型はテキスト型になり、フィールドサイズは255になります。

フリガナウィザードで設定した後にふりがなの文字の種類を変更するには、"フリガナ" フィールドの［フィールドプロパティ］の "IME入力モード" プロパティの設定を変更します

p.56 操作：住所入力支援ウィザードでプロパティを設定する Step1

"住所入力支援" プロパティは、郵便番号を入力すると住所を表示することも、住所を入力すると郵便番号を表示

することもできます。

実際に郵便番号を半角で入力し、動作確認をしましょう。ハイフン（-）は入力しても省略してもかまいません。

入力したデータはテーブルには反映されません。

ふりがなウィザードを使用して、フリガナの文字種を全角カタカナに指定すると、それ以降入力する際のIME入力モードが自動的に全角カタカナになります。この後の実習でも、入力時に自動的にIME入力モードが全角カタカナになるため、受講生には、適宜入力モードを変更するように指示しましょう。または、"住所" フィールドの［フィールドプロパティ］の "IME入力モード" プロパティを "ひらがな" に設定します。

"住所入力支援" プロパティを設定すると、自動的に "定型入力" プロパティが設定されます。

入力時には、ハイフン（-）が表示され便利ですが、既定ではデータとして保存されないため、宛名ラベルにハイフンは表示されません。ハイフンを表示するには、定型入力を削除してハイフンを手動で入力するか、ハイフンを保存するように定型入力の設定を変更する必要があります。

データを入力したときに、ハイフンやスラッシュ（/）などの記号もデータとして保存するには、セミコロン（;）

で区切られた3つのセクションのうち、2つ目のセクションに「0」を入力し、「000¥-0000;;_」から、「000¥-0000;0;_」

に変更します。

定型入力の書式 000¥-0000;0;_（3つの要素をセミコロンで区切って指定します）。

① ② ③

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①入力形式の指定 0:その位置に0～9の数字が入ることを示します。

¥:この後ろに続く文字を区切り記号として入力時に表示します。

②①で指定した区切り記号（「¥」の後ろの文字）をデータとして保存するかどうかを指定します。

0:保存

1:保存しない省略した場合は、保存しません。

③代替文字の指定 _:データを入力する前にフィールドを選択するとガイドとして表示する文字を指定します。

p.58 操作：フィールドサイズを変更する Step1

"フィールドサイズ" プロパティを表示するには、上方向にスクロールします。既定ではフィールドサイズが "255"

設定されているため、フォームを作成したときにテキストボックスが 2行分の高さになります。テキスト型を設定したフィールドは、フィールドサイズを変更すると良いでしょう。

p.60 操作："定型入力" プロパティを設定する Step6

設定後、他の位置をクリックして設定を確定すると［プロパティの更新オプション］ボタンが表示されます。

［プロパティの更新オプション］ボタン

フィールドプロパティを更新すると［プロパティの更新オプション］ボタンというスマートタグが表示される場合があり、ポイントすると右側に下向き三角が表示され、クリックするとそのフィールドが使用されているフォームやレポートのすべての箇所で、プロパティの変更を行うかどうかを指定したり、関連するヘルプを表示したりすることができます。

p.62 2.5.1 データの入力と保存

レコードが保存されるタイミングを確認し、データを入力した場合は自動的に保存されるので、Word や Excel のような上書き保存操作が不要であることを強調しましょう。ただし、データの入力ではなく、テーブルの設計、

構造内容の変更や、レイアウトの変更の場合は、上書き保存が必要です。

p.63 操作：新規にレコードを入力して、設定したプロパティを確認する Step2

"顧客ID" フィールドには "（新規）" と表示されています。これは、レコードを追加するときに自動的に番号が

表示されるオートナンバー型のフィールドのためで、データを入力することはできません。

"顧客名" フィールドには "ふりがな" プロパティが設定されています。顧客名を入力すると "フリガナ" フィール

ドに、ふりがなが全角カタカナで自動的に表示されることを再度強調しましょう。

(14)

［フィールドテンプレート］ウィンドウから追加した "郵便番号" フィールドは、"IME入力モード" プロパティがオフに設定されます。日本語入力がオフになったことを確認しましょう。

"郵便番号" フィールドには "定型入力" プロパティが設定されています。郵便番号の最初の1桁を入力すると、

ハイフン（-）が自動的に表示されることを確認しましょう。また、カーソルを "郵便番号" フィールドに移動しただけでまだハイフンなどが表示されていないときでも、F2キーを押すと定型入力の書式を確認することができます。

"郵便番号" フィールドには "住所入力支援" プロパティが設定されているため、都道府県と住所が自動的に表示

されることを再度強調しましょう。

p.64 新規にレコードを入力して、設定したプロパティを確認する Step5

フィールドテンプレートから追加した "電話番号" フィールドは、"IME入力モード" プロパティがオフに設定されます。"電話番号" フィールドの日本語入力がオフになっていることを確認しましょう。

"初回取引年月日" フィールドには "定型入力" プロパティが設定されています。入会年月日の最初の1桁を入力

すると、スラッシュ（/）が自動的に表示されることを確認しましょう。

データ型を "日付/時刻型" に設定すると、"IME入力モード" プロパティがオフに設定されます。日本語入力がオフになっていることを確認しましょう。

実際には、データは自動保存するため、保存の作業は必要ありません。講習用にレコードセレクタのアイコンを確認することを目的として、レコードセレクタをクリックして保存しています。

p.66 操作：列幅を調整する Step1

列幅を変更するにはダブルクリックして自動調整したりドラッグしたりする以外に次の方法があります。

・列幅を変更したい列内を選択し、［ホーム］タブの［その他］ボタンをクリックして［列の幅］をクリックし、

［列の幅］ダイアログボックスで任意の値を指定します。

行の高さについても同様に［ホーム］タブの［行の高さ］をクリックするか、ドラッグ操作で変更することができます。

p.67 ヒント：データシートのフォントやフォントサイズの変更

以前のバージョンで［ツール］メニューの［オプション］をクリックして設定していた内容は、Office ボタンをクリックして［Accessのオプション］をクリックし、［Accessのオプション］ダイアログボックスで設定します。

p.69 2.6.1 データのインポート

インポートする前に、Excel ブック "顧客名簿" を開いて項目名などあらかじめ確認しましょう。［T 顧客一覧］

テーブルの "顧客ID" フィールドは、オートナンバー型が設定されており、既に顧客IDが "1" のデータが入力済みです。そのため、インポート元のExcelブック "顧客名簿" には、その続きである顧客IDが "2" 以降のデータが入力されている必要があります。

また、フィールド名の違いなどがあると正しくインポートできないので、インポート前に受講生全員のテーブルの設定（フィールド名、フィールドサイズ）を確認して揃えておきましょう。たとえば、Excelのフィールド名が

"初回取引年月日" なのに、テーブルのフィールド名が "初回取り引き年月日" になっていると、フィールド名が

違うのでインポートできません。テーブルの設定を確認したら、テーブルを閉じておきます。

(15)

p.69 操作：Excelで作成したデータをインポートする Step1

［外部データ］タブの［インポート］グループのボタンで、インポートで利用できるファイルの種類を確認しましょう。

ナビゲーションウィンドウで、インポート先のテーブル名上で右クリックし、［インポート］をポイントすると表示されるサブメニュー（アプリケーション名）をクリックしても、インポート操作を行うことができます。

既存のテーブルにインポートする場合、［先頭行をフィールド名として使う］チェックボックスは淡色表示になり、

選択できません。新規テーブルとしてインポートする場合は、選択できます。

p.70 ヒント：ワークシートの一部分のインポート

Excelに複数のワークシートが保存されていたり、名前の付いた範囲が保存されているとワークシートインポート

ウィザードの最初のステップで、ワークシートや名前の付いた範囲を選択するボックスが表示されます。

正しくインポートできたか、違うメッセージが表示されていないかを必ず確認しましょう。エラーメッセージが表示されて正しくインポートできなかった場合は、テーブルのフィールド名などを確認し、修正後再度インポート操作を行いましょう。

p.74 操作：Accessで作成したテーブルをインポートする Step5

インポート元のデータがAccessのデータベースファイルの場合、テーブル以外にクエリやレポートなどのオブジェクトもインポートすることができます。

［オブジェクトのインポート］ダイアログボックスは、インポート操作を行う際にナビゲーションウィンドウで選択しているオブジェクトのタブがアクティブになります。

p.76 操作：テーブルのデータをExcelワークシートにエクスポートする Step1

［外部データ］タブの［エクスポート］グループのボタンで、エクスポートできるファイルの種類を確認しましょう。

ナビゲーションウィンドウで、エクスポートしたいテーブル名上で右クリックし、［エクスポート］をポイントすると表示されるサブメニュー（アプリケーション名）をクリックしても、ダイアログボックスでエクスポート操作を行うことができます。

p.76 ヒント：エクスポートのオプション

［書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする］チェックボックスをオンにし、［エクスポートの完了後にエクスポート先のファイルを開く］チェックボックスもオンにすると、自動的に Excelが起動し、

エクスポートしたファイルが開きます。

p.78 操作：テーブルのデータをExcelワークシートにエクスポートする Step7

Excelの列番号は、マウスポインタが下向きの黒矢印の形でドラッグします。

p.78 ヒント：リンクとは

リンクを設定すると、ナビゲーションウィンドウにリンクしたテーブル名のグループが作成されます。リンクテーブルのアイコンには小さな矢印が表示されます。リンクを解除するには、ナビゲーションウィンドウで解除するテーブルを選択してDelキーを押します。

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p.80 ■フォームフィルタの［または］シート

［並べ替えとフィルタ］グループの［詳細設定］ボタンをクリックして［フォームフィルタ］をクリックすると、

左下に［抽出条件］、［または］という名前の2つのシートが表示されます。[抽出条件]シートに条件を設定し、［または］シートをクリックすると、新たに［または］シートが追加されます。

設定した条件をクリアするには、フォームフィルタの条件設定画面で、［並べ替えとフィルタ］グループの［詳細設定］ボタンをクリックして［グリッドのクリア］ボタンをクリックします。

p.81 操作：フォームフィルタを使用してデータを抽出する

フィルタの実行も条件設定も行われていないときは、ステータスバーに "フィルタなし" と表示されています。

p.85 ヒント：部分一致の検索について

［T販売店一覧］テーブルの販売店名の「ショップ」の文字を範囲選択して、［並べ替えとフィルタ］グループの

［選択］ボタンをクリックすると、「"ショップ" を含む」、「"ショップ" を含まない」、「"ショップ" で終わる」、「"

ショップ" で終わらない」の4つの選択肢が表示されます。

p87. 復習問題2-1 1.

Accessを起動していない場合は、まずAccessを起動して［空のデータベース］をクリックしましょう。既にAccess

を起動している場合は、Officeボタンをクリックして［新規作成］をクリックします。

Accessは、WordやExcelと違い、起動している1つのアプリケーション内で開けるファイルは1つのみです。

したがって、復習問題で新規にデータベースを作成すると、自動的に2章で作成したデータベース "顧客管理" は閉じられます。

p.95 操作：オートフォームツールでフォームを新規に作成する Step1

2 章の復習問題を実習していた場合は、復習問題で作成したデータベース "販売管理" を閉じて、［保存用］フォルダからデータベース "顧客管理"を開きます。または、データベース "販売管理" を開いたままデータベース "

顧客管理" を開くと、自動的にデータベース "販売管理" は閉じられます。以降の章も同様です。

p.95 操作：オートフォームツールでフォームを新規に作成する Step3

オートフォームツールで作成したフォームは、ドキュメントタブとフォームヘッダーのタイトル部分にフォームの基になっているテーブル名が表示されます。ただし、まだフォームは保存されていません。

ドキュメントタブの表示を変更するには、フォームを閉じてナビゲーションウィンドウでフォーム名を右クリックし、［名前の変更］をクリックしてフォーム名を変更します。フォーム名は変更せずに、ドキュメントタブの表示のみ変更する場合は、フォーム全体のプロパティシートの［標題］ボックスに変更したい名前を入力します。

p.97 操作：フォームウィザードでフォームを作成する Step1

基になるテーブルを選択しなくても、Step3の画面の［テーブル/クエリ］ボックスで指定することもできます。

目的のフィールド名をダブルクリックしても［選択したフィールド］ボックスに移動することができます。

フォームウィザードのスタイル選択の画面では、前回フォームを作成したときに選択したスタイルが自動的に設定されます。自由にスタイルを選択してもらう方法もありますが、スタイルによっては、コントロールに枠線が表示されないデザインがあり、この後のデザインビューでのコントロールの操作がわかりづらいので、ここでは

［Office］スタイルを選択してもらいましょう。

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フォームウィザードで作成したフォームは、ドキュメントタブとフォームヘッダーのタイトル部分にStep8のウィザードの最終画面で入力したフォーム名が表示されます。ウィザードを完了したとき、フォームが保存されています。

p.101 3.2 フォームを編集するには

テーブル同様、フォームの設計や構造の変更は、デザインビューで行うことを強調しましょう。

p.101 フォームのデザインビュー

主なセクションには、フォームヘッダー、詳細、フォームフッターがあります。

・［フォームヘッダー］セクション

フォームビュー、レイアウトビューでは各レコードの上部に表示されます。タイトルなどを配置します。

・［詳細］セクション

レコードの詳細を表示します。フィールド名のラベル、データのテキストボックスなどを表示します。

・［フォームフッター］セクション

フォームビュー、レイアウトビューでは各レコードの下部に表示されます。コマンドボタンなど配置します。

p.103 操作：フィールドを追加する Step1

［フィールドリスト］ウィンドウで追加したいフィールド名をダブルクリックしても、フォームにフィールドを追加できます。この場合、まず［詳細］セクションのほぼ中央に追加されます。追加後、適宜移動します。

p.103 操作：フィールドを追加する Step2

グループ化されているコントロールの中に［フィールドリスト］ウィンドウからフィールド名をドラッグして追加した場合、自動的に各フィールドが等間隔に配置されるよう、［詳細］セクションが広がります。

p.103 ヒント：［フィールドリスト］ウィンドウの表示／非表示

Alt＋F8 キーを押して［フィールドリスト］ウィンドウの表示／非表示を切り替えることができます。前回フィ

ールドリストを表示したままフォームを閉じた場合は、次にデザインビューを開くと［フィールドリスト］ウィンドウは開いたままになります。

p.104 3.2.2 グループ化と解除

グループ化を解除したコントロールを再度グループ化した状態にしたい場合は、［詳細］セクションのコントロールをすべて選択し、［配置］タブの［集合形式］ボタンをクリックします。表形式のフォームの場合は、フォームヘッダー部分のラベルと［詳細］セクションのコントロールをすべて選択し、［配置］タブの［表形式］ボタンをクリックしてグループ化します。

p.106 ■ハンドル

開いているフォームのデザインビューを使用して、実際にマウスポインタの形などを確認しましょう。コントロールを移動したり削除してしまった場合は、［元に戻す］ボタンで戻すように指示しましょう。

p.107 ■複数のコントロールの選択

コントロールを選択するには、選択したいコントロールの一部が含まれるようにドラッグしても選択することできます。既定ではコントロールの一部を囲んだときに選択されますが、Officeボタンをクリックして［Accessのオプション］をクリックし、［Accessのオプション］ダイアログボックスを開き、［オブジェクトデザイナ］をクリックして［フォーム/レポート］の［全体を囲んだときに選択］で変更することができます。

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p.110 操作：ラベルとチェックボックスを移動する Step3

［ホーム］タブに切り替えても、同じ［表示］ボタンでビューを切り替えられます。

p.111 ヒント：コントロールの位置を揃えたり、サイズや間隔を揃える

時間に余裕があれば、［初回取引年月日］ラベルと［はがき案内］のラベルを選択し、［上］ボタンまたは［下］

ボタンを選択して位置を整えましょう。

p.114 "既定値" プロパティを設定する Step3

［すべて］タブをクリックすると、選択しているコントロールに設定できるすべてのプロパティが表示されます。

p.115 ヒント：フォーム全体のプロパティ

コントロールだけでなく、フォーム全体やセクションに対してプロパティを設定することができます。

p.119 操作：フォームを使用して新規のレコードを入力し、"既定値" プロパティを確認する Step3

テーブルで設定した、"ふりがな" プロパティが引き継がれていることを確認しましょう。

テーブルで設定した "住所入力支援" プロパティが引き継がれていることを確認しましょう。

Step5の番地入力後Enterキーを押すと、"住所" フィールド内での改行になってしまいます。フィールド内で改

行してしまった場合は、BackSpaceキーを押して改行を取り消し、Tabキーを押すか、"電話番号" フィールド内をクリックして、カーソルを移動します。

フォームの "既定値" プロパティで、今日の日付が表示されるように設定したことを再度強調しましょう。また、

今日の日付以外であれば、入力または編集できることを補足しましょう。

p.122 復習問題問題3-1

2章の復習問題を実習していない場合は、［Access2007基礎］フォルダの［復習問題］フォルダのデータベース "

復習2-2 販売管理（完成）" を開きましょう。そのまま実習することもできますが、データベース "復習2-2 販

売管理（完成）" を元の状態で残しておくには、Officeボタンをクリックして［名前を付けて保存］の右向き三角をポイントして［Access2007 データベース］をクリックし、「販売管理」と名前を付けてデータベースを保存してから実習した方が良いでしょう。

p.128 操作：レポートウィザードでレポートを新規に作成する Step1

基になるテーブルを選択しておかなくても、Step2 の画面の［テーブル/クエリ］ボックスで指定することもできます。

目的のフィールド名をダブルクリックしても［選択したフィールド］ボックスに移動することができます。

レポートウィザードのスタイル選択の画面では、前回レポートを作成したときに選択したスタイルが自動的に設定されます。スタイルを［クール］に統一しましょう。

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レポートウィザードで作成しレポートは、ドキュメントタブとレポートヘッダーのタイトル部分にStep9のウィザードの最終画面で入力したレポート名が表示されます。ウィザードを完了したとき、レポートが保存されています。

p.132 4.2 レポートを編集するには

テーブルやフォーム同様、レポートの設計や構造の変更は、デザインビューで行うことを強調しましょう。

p.133 ■セクション

レポートにも、フォーム同様セクションがあります。各セクションをどのように利用すると良いかを説明しましょう。

［配置］タブの［ページヘッダー/フッター］ボタンや［レポートヘッダー/フッター］ボタンで表示／非表示を切り替えることができます。しかし、既に表示しているページヘッダーやページフッターを非表示にした場合、

そのセクションに含まれているすべてのコントロールが削除されます。

ページヘッダーにフィールドのラベルが配置してある場合、そのデータを表示する［詳細］セクションのテキストボックスも削除されてしまいます。この操作は［元に戻す］ボタンが使用できません。

p.134 操作：コントロールのサイズを変更する Step2

レポートセレクタの左上角に、緑色のエラーインジケータが表示されていることを確認しておきましょう。これはレポートの幅がページの幅を超えているためです。この後の操作（p.137）で整えます。

p.135 操作：コントロールのサイズを変更する Step5

レポートウィザードで作成したレポートの「ページヘッダー」セクションの各ラベル、および［詳細］セクションのテキストボックスやチェックボックスなどのコントロールは、隣のコントロールとの間隔（空白）が同じに揃えられています。

p.142 操作：宛名ラベルを作成する Step2

［メーカー］ボックスから［Kokuyo］を選択するときは、スクロールします。

使用するラベルサイズが一覧にない場合は、［ユーザー定義ラベル］をクリックすると、独自のサイズを指定することができます。ただし、使用するプリンタによっては、ユーザーが定義したサイズが扱えない場合があります。

宛名ラベルウィザードで追加できるのは、テキスト型、数値型、日付/時刻型、通貨型、Yes/No型、添付ファイルデータ型のフィールドのみです。メモ型、OLEオブジェクト型、ハイパーリンク型のフィールドは、レポートのデザインビューで［フィールドリスト］ウィンドウを使用して追加します。

プレビューしたときに "一部のデータが表示されません" というメッセージが表示される場合があります。その場合は、［ページ設定］ダイアログボックスの設定やコントロールの幅が適切でないことが考えられるので、必要に応じて、［詳細］セクションのコントロールの幅を狭くしたり、［ページ設定］タブの［ページ設定］ボタンをクリックして、［ページ設定］ダイアログボックスで余白を小さくするなどの調整を行ってください。

セミナー テキスト 基礎編 講習の手引き

この手引きは、 『Microsoft Office Access 2007 セミナー テキスト基礎編』を使ってセミナーを実 施される講師の方に、ご参考にしていただきたい各情報（セミナー実施時の注意事項、所要時間、