会議運営マニュアル
広島大学 学術・社会産学連携室 研究企画室
平成 27 年 4 月
1 もくじ 第 1 段階： 組織をつくる―組織をつくって開催概要を決定します― …p2 組織（実行）委員会の発足／事務局の設置／過去事例の確認／開催概要の決定／ 運営スケジュール表の作成 第２段階： 基本計画を定める―テーマ、プログラム、開催地、デザイン等を決定します― …p3 テーマ、プログラムの設定／開催日と会場の選定／ロゴの決定／大会概要の作成／後援、共催、 協賛等の依頼／収支計画と資金の調達 第３段階： 実施計画を詰める―招聘者、関連行事、会場使用計画等を吟味します― …p5 来賓、招待者、講師、パネリストの選定と依頼／会場使用計画とフロアプランの作成／観光、 レセプション、市民参加行事等の企画と手配 第４段階： 開催の周知と参加申込み受付準備―広報活動を進め、参加申込みに備えます― …p7 広報活動／参加申込みの受付準備／論文投稿受付の準備 第５段階： 参加受付と各種手配―登録と論文の受付を開始し、各種外注を完了します― …p9 参加申込みの受付開始／論文投稿の受付開始／手配と発注 第６段階： 準備の最終段階―運営マニュアルをつくり、運営計画を共有します― …p11 運営マニュアル・人員配置表・連絡先リスト等の作成／マニュアル内容の修正、共有、確認 開催直前： 準備の総点検①―漏れがないかしっかり確認しましょう― …p12 各担当責任者を集めた最終打ち合わせ／会場施設への最終確認／手配の最終確認／招聘者等の 出席確認および主催関係者の宿泊・交通の確認 開催前日： 準備の総点検②―開催会場の準備、設営とリハーサルを行います― …p13 スタッフ説明会の実施／大会本部の設置／手配物の検収と配布資料のセット／会場設営とリハ ーサル 開催当日： ついに開幕！―急なトラブルや変更にも対応可能な体制をとっておきましょう― …p14 注意・変更事項等の確認と参加者への対応／会場撤収作業 開催終了後： 後片付け―今回大会のまとめと次回大会への引き継ぎ― …p15 お礼状作成、発送／報告書の作成／反省会／次回大会への引き継ぎおよび組織委員会の解散 準備事項チェックリスト …p17 本学開催支援内容まとめ …p20 広島観光コンベンションビューロー支援内容まとめ …p21 参考文献 …p22
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第 1 段階：組織をつくる―組織をつくって開催概要を決定します―
ステップ１：組織（実行）委員会の発足 ●大会（実行）委員長、財務委員長、広報委員長、出版委員長、展示委員等の選任 ※大規模会議の場合、組織委員会の下に実行委員会を設ける場合もあります。 ※必要に応じて、委員会規約や会計規約を作成します。 ステップ２：事務局の設置 ●各小委員会、各担当部等の設置 ●学会など母体機関がある場合、専属スタッフを配置 ※人材不足の場合、PCO（下記、「用語説明」参照）への依頼を検討しましょう。 ※すべての問い合わせや準備活動の進行状況が事務局に集まる仕組みづくりをしましょう。 会議運営会社や旅行会社など、会議支援業者の紹介⇒本学ポータルサイト参照 本学の支援 ポイント 国際会議を開催することになったら、まずは準備のための組織をつくり、事務局を開設して人材を確保 します。また、開催時期、開催地、参加者数、予算などの基本事項は組織づくりと並行して早めに決め ましょう。その際、過去の事例がある場合は、そのプログラムや運営手法を参考にしましょう。 用 語 説 明 【PCO】あらゆる種類の集会、会議開催に関わる業務、またはこれに関連して派生 する一切の行事に関わる業務を取り扱うための専門的能力を持った個人または会社。 【誘致支援】広島観光コンベンションビューロー（以下、HCVB）は、広島県内で開 催予定の国際会議・シンポジウムについて、誘致段階からお手伝いできる項目があ ります。 ・県内会場の早期予約 ・誘致助成制度(広島市内開催予定のもので、開催について他都市と競合状況にあり、 かつ HCVB が定める一定規模以上のもの。審査有) ・開催準備資金貸付金制度 ・広島市長の誘致メッセージの提供、等 ⇒詳細は、HCVB コンベンション振興部（082-244-4853）へ HCVB の支援 公益財団法人広島観光コンベンションビューロー(HCVB)は、国内外から の会議、大会、見本市などのコンベンションを誘致・開催支援するとと もに、観光客の誘致や観光資源の整備・開発等を行うことにより、広島 県におけるコンベンションや広島市とその周辺地域における観光の振 興を図り、地域経済の活性化や国際相互理解の増進、文化の向上に寄与 することを目的としています。3 ステップ３：過去事例の確認 ●過去のプログラムや運営を参考にした規模の把握（例：会場、日数、構成、参加数、運営 手法） ※報告書の閲覧や関係者への聞き取り等を行い、これから開催しようとする会議の規模や運 営に関するイメージを捉えましょう。また、どのような問題点があったか等も併せて確認し、 早い段階で対策を立てておくと良いでしょう。 ステップ４：開催概要の決定 ●概要の決定、構成（例：全体会、分科会、展示会、レセプション）の把握 ※前回大会があれば、開催概要の決定に大変参考になります。可能であれば視察を行い、会 場や設営の様子を記録し、開催マニュアルを入手しておくと良いでしょう。 ※学会など母体機関がある場合、規定に沿った運営が必要となるでしょう。 ステップ５：運営スケジュール表の作成 ●各種の業務を漏れなくスムーズに行うようにするため、業務の分担表と開催日までのスケ ジュール表を作成 ※各部の責任者は定期的に打ち合わせ機会等を設け情報共有と調整を行いましょう。事務局 は各部の進捗を絶えずチェックしましょう。 国際会議の成功には
早めの準備
が不可欠です。組織づくりも開催概要決定も早 めの準備で臨むと良いでしょう！4
第２段階：基本計画を定める―テーマ、プログラム、開催地、デザイン等を決定します―
ステップ１：テーマ、プログラムの設定 ●講演会、分科会のテーマ設定 ●プログラムの設定 ※前回までの大会内容を参考にしましょう。 ステップ２：開催日と会場の選定 ●会場についての情報収集、検討、視察、選定 ※利用目的別（例：全体会、分科会、事務局控室、受付、展示会場、レセプション、託児所、 観光案内コーナー、ランチ会場）に検討のうえ、視察、選定、仮予約をへて正式申込みへ。 ※附属設備、WiFi 環境も確認しましょう。 （例）会場施設の種類と使用料/会場設営・撤去/飲食の傾向 会場施設の種類 使用料 会場設営・撤去 飲食 公的会議施設 比較的安価 自前、または外注 外注（会場によっては飲食不可） 民間会議施設 施設により異なる 使用料に含まれる場合が多い 施設に発注することができる 民間ホテルの会場 各種サービスが充実している分、 公的会議施設に比べ割高 利用料に含まれる（外部から持ち 込むものを除く） ホテルのレストランが利用可 大学施設 主催者負担が最も少ない 自前、または外注 外注（会場によっては飲食不可） 会場を選定するにあたっての注意事項 ■プログラムを実施するにあたって適切なスペースが必要分あるかどうか ■駅、空港、宿泊場所、分科会場などの参加者の移動がスムーズに行えるか ■会場となる施設に、本部事務局、VIP 控室等、必要な部屋が設置できるか ■食事の提供がある場合、どのように手配、提供可能か ■参加者、VIP 等のコーヒーブレーク対応はどうか ■飲食の提供をしない場合、会場周辺には十分な飲食施設があるかどうか ■設備（照明、音響、インターネット等）は完備されているかどうか ■適切な受付スペース、クロークスペースがあるかどうか ■送迎バス、自家用車等の駐車スペースがあるかどうか ポイント この段階で重要なことは、過去の事例や関連会議を参考にしたうえで、これから開催しようとする会議の 基本的な大枠を定めることです。参加者が集まりやすい開催時期と開催地を選び、国際会議が魅力的にな るように基本計画をつくりましょう。 広島県内コンベンション施設一覧⇒HCVB ウェブサイト参照 HCVB の支援 本学の支援 ・東広島市内コンベンション施設一覧 ・東広島芸術文化ホール「くらら」利用手続き支援 ⇒本学ポータルサイト参照 本学の支援 地域の主要な会場ほど取りに くい場合があります。会場確保 も早めの準備が不可欠です。5 ステップ３：ロゴの決定 ●ロゴマークを作成し、イメージの統一化。広報宣伝ツールとして活用（例：封筒、プログ ラム、ウェブサイト、名刺、会議資料、名札、コングレスバッグ、ポスターや看板、等） ステップ４：大会概要の作成 ●大会概要をまとめる（記載事項例：大会名称、大会テーマ、主催者名、後援者名（予定を 含む）、開催日（期間）、開催場所、開催趣旨、内容、参加予定者数、参集範囲、等） ※関係者への周知、広報、補助金、広告、後援、協賛など、各種協力依頼に必要な書類です。 項目毎に分かりやすく記載しましょう。 ステップ５：後援、共催、協賛等の依頼 ※案内状やポスター等へ記載することができるよう、早めに依頼を行いましょう。 ステップ６：収支計画と資金の調達 ●収入と支出科目の検討 収入の見積もり（例：自己資金、学会資金、補助金、寄附金、広告料、参加登録料） 支出の見積もり（例：会場借損費、展示会使用料、備品代、招待講演者旅費と謝金、広 報費、飲食代など） ●参加登録料の検討 例：学生と一般、学会員と非会員の区別）、および早期割引、一般参加、現地当日受付、 論文著者枠、ワークショップチュートリアル枠、ソーシャルファンクション（バンケ ットのみ）枠の検討 ●その他財源の確保 例：自己資金、広告料、出展料、協賛依頼、補助金申請、寄附金（JNTO 寄附金募集、交 付金交付制度活用の検討） ※企業回りをする際、大会概要や募金趣意書を活用すると良いでしょう。 ●口座の開設 ※実行委員会名あるいは委員長名での口座管理が一般的です（規約、委員名簿等を準備しま しょう）。 本学に後援、共催依頼する場合は、総務グループへ連絡し、申請書を提出 本学の支援 広島大学国際会議開催助成（年度によって募集内容が異なる可能性があります） ⇒ポータルサイト参照（その他の開催経費助成もポータルサイトで確認できます） 広島県内で開催する場合の、コンベンション誘致助成、および開催準備資金貸付制度 ⇒HCVB ウェブサイト参照 ※誘致助成につきましては、誘致の段階からご相談ください。 本学の支援 HCVB の支援
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第３段階：実施計画を詰める―招聘者、関連行事、会場使用計画等を吟味します―
ステップ１：来賓、招待者、講師、パネリストの選定と依頼 ※過去の実施例や基本計画、開催テーマを鑑み、選定、依頼します。 ※招聘依頼する際、候補者が参加できない場合に備えて他の選択肢を検討しておきましょう。 ステップ２：会場使用計画とフロアプランの作成 ●開催会場の下見 ●関係する責任者による下見や施設管理者との打ち合わせ ●フロアプラン（どのスペース、いつ、何に、どのように使うのか）の作成 ●個々の部屋ごとに、座席、演出、機材などの配置レイアウト決定 ※会場使用計画を検討の際は、設営、撤去、清掃の時間も含めてまとめましょう。 配置レイアウト例 スクール型 シアター型 ロの字型 コの字型 ●会場設備の確認、AV 機器（プロジェクター、スクリーン、マイク）の設備の確認。必要な 機器のリストアップと操作者の確保 ※操作を行う技術者の有無も併せて確認しましょう。有力な招聘者
は、 会議にインパクトを持たせる切り札！ ポイント この段階で重要なことは、開催しようとする国際会議の具体的な実施計画をつくることです。基本計画の 内容を詰め、会場と打ち合わせをし、会場の使用計画をつくります。また、来賓、招待者、講師、パネリ ストの選定と依頼を行い、関連行事も、参加を促す魅力あるものを企画しましょう。7 ステップ３：観光、レセプション、市民参加行事等の企画と手配 ●関連行事、展示、市民参加行事などの有無と内容について検討 ●企画段階で収支予算を確認 ●関係施設と事前打合せ、手配 ※参加を容易にするため、日程や行先などの異なる数種のコースを設定すると良いでしょう。 ※申込期限、募集人員は、各担当部責任者や関係施設等と十分な打ち合わせのうえで設定し、 案内等も参加申込書と同封すると良いでしょう。 ※地元ならではの場所や食事を選定し、地域特性を生かし趣向凝らした企画が良いでしょう。 例１：広島城 例２：原爆ドーム 例３：もみじまんじゅう 例２：お好み焼き 東広島で会議開催する場合の、観光やレセプションに関する企画支援 ⇒本学国際会議開催支援担当窓口（内線：東広島 4397・4425）へ 広島県内で開催する場合の、コンベンション関連行事に関する助言と提案 ⇒HCVB コンベンション振興部窓口（082-244-4853）へ 本学の支援 HCVB の支援
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第４段階：開催の周知と参加申込み受付準備―広報活動を進め、参加申込みに備えます―
ステップ１：広報活動 ●ホームページ、ポスター、サーキュラーの作成 ※掲載事項を確認しましょう（例：会議概要、実行委員会紹介、基調講演者紹介、論文投稿 募集、締切期日、参加費用、会場・宿泊施設情報、開催地案内）。 ●関係する国際学会、国内学会、団体、ポータルサイトでの案内 ●報道発表、機関誌等での PR 等、その他の広報（～2 か月前頃） ※報道発表のために、市民参加行事等はマスコミにも協力依頼しましょう。 ※機関誌、学会誌、業界誌等での記事掲載も検討しましょう。 ※前回大会での広報機会をとらえ、次期開催地の魅力を伝える PR にも工夫をしましょう。 ステップ２：参加申込みの受付準備 ●案内状や宿泊申込書の作成と発送 ●参加登録料の決定 ※参加登録区分に応じた登録料を決定しましょう。 ●参加登録方法の決定 ※一般的な決済方法として、たとえば次の 4 つがあります。 クレジットカード クレジットカード会社と加盟店契約が必要で、任意団体は容易ではない。会議 運営会社等のシステム利用が一般的だが、相応の料金がかかる。 PayPal 任意団体の国際会議団体の場合、委員長等の個人口座を利用することになる。 法人の場合、事前に PayPal により法人審査が行われ、その後に口座開設へ。 銀行振込 国際／海外送金手数料が 3,000～7,000 円。送金期間に注意が必要。 現地現金払い 現地での現金管理をともなう。 ●来賓、招待者、講師の最終選定と依頼 ※旅費、謝金等も確認します。 ポイント 会議成功のためにも広報活動は極めて重要な作業となります。ホームページはもちろん、近年は SNS を活 用するケースが少なくありません。参加申込みや論文受付の準備にあたっては、開始以降に情報管理がで きるような仕組みを整え、また参加費決済は会議の規模や運営に適した方法を選択しましょう。 ・ホームページやポスターのテンプレート、広島の写真の提供 ・広報関係業者の紹介 ⇒本学国際会議開催支援担当窓口（内線：東広島 4397・4425）へ 本学の支援 ツイッターやブログ等、様々なツールを 活用して会議の魅力をアピールし、参加 意欲を刺激しましょう！9 ●入国審査手続き ※必要に応じ、参加者に対して入国管理局へビザ発行を依頼します。 ●参加管理リストの作成 ※各名簿のデータ化（例：登録番号、氏名、国、宿泊先、参加行事、滞在日数）をします。 ※登録確認書及び領収書発行（例：氏名、宿泊先、参加行事の記載）を準備します。 ステップ３：論文投稿受付の準備 ●締切日の決定 ●査読者の登録 ●査読者の担当領域決定
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第５段階：参加受付と各種手配―登録と論文の受付を開始し、各種外注を完了します―
ステップ１：参加申込みの受付開始 呼びかけとリマインドのため、2 度アナウンスする手法もあります。 1 回目のアナウンス ●重要項目を発信（例：会議名、場所、日程、論文投稿締切日、基調講演者と演題） ●ホームページ、ポスター、サーキュラー、メールマガジンでの告知開始 2 回目のアナウンス ●詳細情報を提供（例：日時、場所、テーマ） ステップ２：論文投稿の受付開始 ●参加者申込みおよび論文投稿者データを漏れなく管理 ※データは、エクセルなどで管理することもできます（一例として、下表参照）。 （例）複数の小会議からなる国際会議の場合の参加者データ管理表 会 議ID 申 込 みID 論 文ID 最 終 原 稿 登 録 支 払 支 払 額 学 生 論 文 タ イ ト ル 著 者 所 属 国 コ ン タ ク ト E メ ー ル 領 収 書 名 論 文 投 稿 日 登 録 日 備 考AAA aaa Aa ○ ○ C 400 $$$ +++ JPN *** Name 4/3 4/3 BBB bbb Bb ○ ○ P 500 \\\ ~~~ USA *** Name 5/7 4/22 CCC Ccc - - ○ ○ - - *** Name - Halal *支払の C はクレジットカード払い、P は Paypal 払い ステップ３：手配と発注 ●各会場設営手配 ※手配事項を確認しましょう（例：レセプション会場、機材、クローク、受付（来賓窓口と 一般窓口）、飲食コーナー、託児所、観光案内コーナー）。 ※業者に正式発注をします。 ※受付に必要な人員は、100～200 人規模の大会で最低 2 名は必要でしょう。参加者が多い場 合は、地域別や五十音順とし、会場整理係と連動した受付体制をとるなど工夫しましょう。 ※登録料を当日に会場で徴収する場合は、さらに現金管理の人員を考慮しましょう。 ポイント 参加申込みおよび論文投稿の受付を開始し、これ以降はなるべく変更を少なくして、必要な制作物および 会場設営に関する発注を行いましょう。漏れの無い受付管理と発注記録が不可欠で、データを逐一更新し ながら進捗を確認して準備を進めていきましょう。 シンプルな案内文で効果的な 情報提供！
11 ●制作物手配 ※発注事項を確認しましょう（例：招待状、プログラム、抄録、看板、案内板、関連行事案 内、時間割表、バナー、名札、参加証、コングレスバッグ、バッジ、感謝状）。 ●その他の手配物の用意 ※手配事項を確認しましょう（例：運営スタッフ、飲食手配、通訳、ボランティア、保険加 入、エクスカーションコース、アトラクション、託児サービス、観光案内パンフレット等の 各種配布物）。 ●宿泊施設の確保 ※来賓、講師の宿泊施設を予約しましょう。 ●運営スタッフの確保 ※会議の規模等に応じて、アルバイトを募集したり、会議運営会社に依頼する方法もありま す。 東広島における宿泊施設一覧 ⇒本学国際会議開催支援担当窓口（内線：東広島 4397・4425）へ 広島県内の宿泊施設一覧⇒HCVB ウェブサイト参照 本学の支援 HCVB の支援 西条キャンパス近隣施設の案内、および東広島の観光パンフレットの提供 ⇒本学国際会議開催支援担当窓口（内線：東広島 4397・4425）へ ・観光パンフレット、施設優待割引券などの提供 ・関連行事に関する助言と提案 ⇒HCVB コンベンション振興部窓口（082-244-4853）へ 本学の支援 HCVB の支援 本学フェニックスアシスタントの利用 ⇒本学グローバルキャリアデザインセンター窓口（内線：東広島 6213）へ 本学の支援
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第６段階：準備の最終段階―運営マニュアルをつくり、運営計画を共有します―
ステップ１：運営マニュアル・人員配置表・連絡先リスト等の作成 ●マニュアルの作成 ※掲載事項（例：会議概要、プログラム、会場使用計画、会場レイアウト、輸送・誘導計画、 案内看板の設置計画、駐車場、スタッフ業務内容、人員配置・ロジ表、台本（レセプション 用を含む）、展示出展者リスト、エクスカーション行程）。 ※スタッフはもちろん、緊急時や関係業者の連絡先もリストとしてあるとよいでしょう。 ※各部で施設管理者や関係者と打合せをしながら作成を進めますが、素案の出来た段階で全 担当部責任者による打合せをし、各行事間の調整も行いながら完成していきましょう。 ステップ２：マニュアル内容の修正、共有、確認 ●マニュアル内容の共有と確認 ポイント 運営マニュアルをつくり、スタッフ間で共有します。準備過程を知らない人でもスムーズに業務を行うた めに、当日の動きについて丁寧なインストラクションを行いましょう。各部担当者を集め、大会の直前か ら終了までの進行・運営の流れについて時間を追って確認し、問題がないかチェックします。13
開催直前：準備の総点検①―漏れがないかしっかり確認しましょう―
ステップ１：各担当責任者を集めた最終打ち合わせ ※各担当責任者により最終打ち合わせ会を開催し、会議の流れに沿って準備の最終確認を行 い、不備への対応を行いましょう。 ステップ２：会場施設への最終確認 ※全体会会場、分科会会場、レセプション会場の管理者あるいは担当者と最終的な確認を行 いましょう。 ステップ３：手配の最終確認 ●スタッフ、施設・業者発注、来賓、講師、宿泊、交通、制作物、当日納品物、配布資料、 プレス用資料） ●当日使用備品の確認（例：事前にリストアップした AV 機器、謝金、賃金、領収書） ●手配物の研修および配布資料の準備（例：飲食物、生花、コングレスキット（バッグ、パ ンフレット、資料含む）） ※当日納入物は、納入品目、数量、納入時間、受入担当者などの確認を行います。 ステップ４：招聘者等の出席確認および主催関係者の宿泊・交通の確認 ●来賓、パネリスト、講師などの出席確認と、必要に応じて進行上必要となる打ち合わせを しておきましょう。 ●宿泊者数は変動が多く、連絡漏れや行き違いが発生することが多いので、講師やスタッフ などが利用する宿泊施設の客室予約数を確認しておきましょう。 ポイント 開催直前になると、残すは準備の締めくくりとなる確認作業です。各担当責任者を集めた最終打ち合わせ で進捗と残された課題を確認し、漏れなく対応しましょう。また、初期の準備段階から手配してきたこと、 物品、そして変更となった項目を、ひとつひとつ慎重にチェックしていきましょう。事前に必要項目をリストアップした
チ
ェックリスト
を作成しておき、漏れが
ないように点検しましょう！
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開催前日：準備の総点検②―開催会場の準備、設営とリハーサルを行います―
ステップ１：スタッフ説明会の実施 ※運営マニュアルおよびロジ表に準じた説明と質問対応 ステップ２：大会本部の設置 ●事務機器の設置と動作チェックも行いましょう（例：本部電話、FAX、PC、コピー機） ※来賓、来客対応のための茶器類も用意しておくと良いでしょう。 ステップ３：手配物の検収と配布資料のセット ●この時点で納入される物の品目、数量などが間違いなく届いているか確認しましょう。 ※開催日についても同様で、この時点ではいつ誰が何をどれだけ受け入れるのかを明確にし、 担当者に確認しましょう。 ●あらかじめスタッフを確保し、袋詰めを完了しておきます。 ※配布点数や部数が多いとかなりの時間と労力を要しますので、それに応じた準備要員の確 保が必要です。 ステップ４：会場設営とリハーサル ●会場の設営と点検 点検漏れとなりやすい留意点 ■式次第や看板、来賓などが後部や左右の座席から見えにくくないか ■通路に配線コードがあり、会場を暗くしたときに危険な状況とならないか ■案内看板や表示類が見えにくくないか、適切な場所に表示されているかどうか ■装飾や看板が邪魔になり、開閉会時に参加者が一度に通行できないような設置となっていないか ■吊り下げ看板の位置が適切か（低すぎて身長の高い人の危険になっていないか） ■通緊急車両進入路、非常口、消火器などが看板や荷物などで見えにくくなっていないか ■使用機器は、問題なく操作できるか（windows と Mac の互換性なども） ●リハーサル ※進行および AV 機器動作チェックを行いましょう。 ポイント 開催前日も確認作業を徹底して行います。大会本部設置、会場設営、リハーサルを行い、この時点で気づ いた不備に迅速に対応しましょう。アルバイトやボランティアを含め、スタッフ間で準備や開催当日の動 きを確認し、漏れがないように努めましょう。15
開催当日：ついに開幕―急なトラブルや変更にも対応可能な体制をとっておきましょう―
ステップ１：注意・変更事項等の確認と参加者への対応 ●事前および事後ミーティング（注意事項、変更事項、問題点などの確認。意思統一） ※全体運営の当日最終確認をしましょう。事務局長は進行状況、変更事項をすべて把握して おく必要があるでしょう。 ※スタッフの巡回点検による進行状況の把握、人員配置等随時チェックをしましょう。 ※問題発生時の対処（例：各担当から大会本部への連絡と危機対応マニュアルの共有） ●参加者への対応 ※案内誘導、VIP 対応、発表者対応、クローク対応、情報提供（地元行事、観光施設、飲食 情報）など、事前に割り当てた対応者が進行に応じて展開しましょう。 ※状況に応じて、掲示物を活用した情報提供があると良いでしょう。 ●会議最終日の作業 ※終了後の会場内点検、撤収作業、借用備品の返却、会場、周辺の清掃、点検、ごみ分別収 集・処分、忘れ物の保管、等 ステップ２：会場撤収作業 ●会場の原状復帰 ※机の位置等を借用時（あるいは基本的配置）に戻します。ごみ等もない状態で返却しまし ょう。 ●会場から借用した物品、備品の返却 ●業者に委託して設置した看板や備品類の撤収 クローク対応タグ等の貸出 ⇒本学国際会議開催支援担当窓口（内線：東広島 4397・4425）へ 本学の支援 ポイント しっかりと行ってきた準備に、ひとつひとつ確実な実行をしていけば基本的には問題がないはずです。お もてなしの気持ちを持って参加者に満足して頂けるよう心がけましょう。当日の突発的なトラブルや変更 などに十分に対応できるだけの情報共有および対応体制をとっておくことが大切です。16
開催終了後：後片付け―今回大会のまとめと次回大会への引き継ぎ―
ステップ１：お礼状作成、発送 ●挨拶先リストの作成 ステップ２：報告書の作成 ●議事録、会議報告書、決算書等の作成 ●未収金回収、参加費集計、補助金申請処理、等 ステップ３：反省会 ●課題の整理、記録資料の保存 ステップ４：次回大会への引き継ぎおよび組織委員会の解散 ●議事録や報告書の保管と次回大会への引き継ぎ研究企画室
にも ご報告ください！ 国際会議の開催数を毎年、大学とし て集計しています。 ポイント 長かった準備を経て会議も終了し、ほっと一息つきたいところですが、会議の成功はしめくくりも肝心で す。今回の会議について報告書でまとめ、決算もきちんと行い、次回以降の会議への引き継ぎも丁寧に行 いましょう。17
準備事項チェックリスト
チェック項目 （）内は本マニュアル内ページ番号 ✓ 第 １ 段 階 ： 組 織 を つ く る 大会（実行）委員長、財務委員長、広報委員長、出版委員長、展示委員等の選任（2） 各小委員会、各担当部等の設置（2） 学会など母体機関がある場合、専属スタッフを配置（2） 過去のプログラムや運営を参考にした規模の把握（例：会場、日数、構成、参加数、運営手 法）（2） 概要の決定、構成（例：全体会、分科会、展示会、レセプション）の把握（2） 業務の分担表と開催日までのスケジュール表を作成（2） 第 ２ 段 階 ： 基 本 計 画 を 定 め る 講演会、分科会のテーマ設定（3） プログラムの設定（3） 開催会場についての情報収集、検討、視察、選定（3） ロゴマークを作成（4） 大会概要のまとめ（4） 後援、共催、協賛等の依頼（4） 収入と支出科目の見積もり（4） 参加登録料の検討と決定（4） その他財源の確保（4） 口座の開設（4） 第 ３ 段 階 ： 実 施 計 画 を 詰 め る 来賓、招待者、講師、パネリストの選定と依頼（5） 開催会場の下見（5） 関係する責任者による下見や施設管理者との打ち合わせ（5） フロアプラン（どのスペース、いつ、何に、どのように使うのか）の作成（5） 個々の部屋ごとに、座席、演出、機材などの配置レイアウト決定（5） 会場設備の確認、AV 機器の設備確認（5） 必要な機器のリストアップと操作者の確保（5） 関連行事、展示、市民参加行事などの有無と内容について検討（6） 企画段階で収支予算を確認（6） 関連行事関係施設と事前打合せ、手配（6） 第 ４ 段 階 ： 開 催 の 周 知 と 参 加 申 込 み 受 付 準 備 ホームページ、ポスター、サーキュラーの作成（7） 関係する国際学会、国内学会、団体、ポータルサイトでの案内（7） 報道発表、機関誌等での PR 等、その他の広報（7） 案内状や宿泊申込書の作成と発送（7） 参加登録料の決定（7） 参加登録決済方法の決定（7） 来賓、招待者、講師の最終選定と依頼（7） 入国審査手続き支援（8）18 参加管理リストの作成（8） 論文投稿締切日の決定（8） 論文査読者の登録（8） 論文査読者の担当領域決定（8） 第 ５ 段 階 ： 参 加 受 付 と 各 種 手 配 参加申込みの受付開始（1 回目のアナウンス）、会議情報の発信（9） 詳細情報の提供（2 回目のアナウンス） 論文投稿の受付開始（9） 参加者申込みおよび論文投稿者データを漏れなく管理（9） 各会場設営手配（9） 制作物手配（10） その他の手配物の用意（10） 宿泊施設の確保（10） 運営スタッフの確保（10） 当 日 運 営 マ ニ ュ ア ル 作 成 当日運営マニュアルの作成（11） 当日運営マニュアルの共有、修正、確認（11） 開 催 直 前 ： 準 備 の 総 点 検 ① 各担当責任者を集めた最終打ち合わせ（12） 会場施設への最終確認（12） スタッフ、施設・業者発注、来賓、講師、宿泊、交通、制作物、当日納品物、プレス用資料 の手配の最終確認（12） 当日使用備品の最終確認（12） 手配物の検収（12） 前日納入物の受入れ確認（12） 招聘者等の出席確認および主催関係者の宿泊・交通の確認（12） 開 催 前 日 ： 準 備 の 総 点 検 ② スタッフ説明会の実施（13） 大会本部の設置（13） 事務機器の設置と動作チェック（13） 当日納入物の受入れ最終確認（13） 配布資料のセット（13） 会場設営（13） リハーサル（13） 避難経路等の確認（13） 開 催 当 日 ： つ い に 開 幕 事前および事後ミーティング（14） 案内誘導、VIP 対応、発表者対応、クローク対応、情報提供（地元行事、観光施設、飲食情 報）など、参加者への対応（14）
19 会議最終日の作業（14） 会場撤収作業（14） 会場から借用した物品、備品の返却（14） 業者に委託して設置した看板や備品類の撤収（14） 開 催 終 了 後 ： 後 片 付 け お礼状作成、発送（15） 議事録の作成（15） 会議報告書の作成（15） 決算書の作成（15） 未収金回収、参加費集計、補助金申請処理（15） 課題の整理（15） 記録資料の保存（15） 議事録や報告書の保管と次回大会への引き継ぎ（15）
20 ●会議運営会や旅行会社など、会議支援業者の紹介【ポ】 ●東広島市内コンベンション施設一覧の提供【ポ】 ●東広島芸術文化ホール「くらら」利用手続き支援【窓】 ●本学からの後援、共催名義の使用【窓】 ●本学国際会議・シンポジウム開催助成【ポ】 ●自治体や財団等の開催助成情報の提供【ポ】 ●東広島で開催する場合の、観光やレセプションに関する企画支援【窓】 ●ホームページやポスターのテンプレート、会場誘導案内板、広島の写真の提供【ポ】 ●広報作業関係業者の紹介【窓】 ●西条キャンパス近隣施設の案内、および東広島の観光パンフレット（東広島市観光協会）の調達【ポ】 ●東広島における宿泊施設一覧【ポ】 ●本学フェニックスアシスタントの利用手続き支援【窓】 ●クローク対応タグ等の貸出【窓】 ●お礼状案のテンプレートの提供【ポ】 ★利用方法 【ポ】→本学ポータルサイト参照 【窓】→本学国際会議開催支援担当窓口へ連絡
本学国際会議開催支援内容まとめ
広島大学 学術・社会産学連携室 研究企画室
国際会議開催支援担当
内線：東広島 4397・4425
Mail: [email protected]
21 ●広島県内で開催する場合の、会場に関する相談と助言 ●広島県内コンベンション施設一覧の提供 ●県内会場の早期予約 ●広島県内の宿泊施設一覧の提供 ●誘致助成制度 ●開催準備資金貸付金制度 ●広島市長の誘致メッセージの提供 ●コンベンション関連行事に関する助言と提案 ●観光パンフレット、施設優待割引券などの提供 ★利用方法 下記、窓口に連絡
広島観光コンベンションビューロー支援内容まとめ
公益財団法人 広島観光コンベンションビューロー
〒730-0811 広島市中区中島町 1 番 5 号（広島国際会議場内）
TEL: 082-244-4853
Mail: [email protected]
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参考文献
● 公 益 財 団 法 人 と っ と り コ ン ベ ン シ ョ ン ビ ュ ー ロ ー 『 コ ン ベ ン シ ョ ン 開 催 マ ニ ュ ア ル 』 <http://web.sanin.jp/photolib/bureau/8975.pdf>（2015 年 4 月 14 日アクセス） ● 国立大学法人名古屋大学研究支援課・公益財団法人名古屋コンベンションビューロー『国際会議開 催簡易マニュアル』2014 年 11 月。 ● 日本政府観光局『国際会議マニュアル』<http://mice.jnto.go.jp/data/manual_meeting.php>（2014 年 4 月 14 日アクセス）23
会議運営マニュアル（第一版）作成につき、公益財団法人広島観光コンベンションビューローより関連 情報および助言を頂きました。記して御礼申し上げます。
