手続進捗管理システム

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手続進捗管理システム

取扱説明書

Version 3.10

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1. システム概要

手続進捗管理システム（以下「本システム」）は、社労夢（届出手続システム）と一本化されたシステムとなっており、社労夢の拡張機能として動作します。

本システムは人事管理システムより CSV 形式で出力された社員データを社労夢に取り込むと同時に、取り込んだ社員の人事発令情報（「入社」「退職」等、本システム内では「受付区分」という）に応じて必要な手続書類の受付データを自動的に作成し、届出手続システムと連動して手続書類の作成日等の進捗状況を管理することが可能です。

また、育児休業給付や労災休業給付など各種制度の申請者を管理することができる台帳を備え、請求履歴や次回請求日の管理等を行なうことが可能です。

※ エディションの違いについて

社労夢にはカンパニーエディション（以下「CE」）とハウスエディション（以下「HE」）というシステムのバージョンが存在し、一部機能が異なります。本システムにおいてもエディションの違いにより、表示や機能が異なるため、本書では星印や注釈等でエディションの違いについて記載しています。

従業員

_電子申請

労務手続

帳票

進捗

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5

2. 手続進捗管理システムメニュー構成

手続進捗管理システムの各画面へアクセスするためのボタンは社労夢メニューのタブ「手続進捗管理」内にあります。

【手続進捗管理システムメニュー画面】

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3. 運用設定

手続進捗管理システムの運用を始める前に、運用環境の設定や各種マスタ情報の設定、CSV データの取込設定を事前に行なう必要があります。

3.1. ユーザー権限設定（管理者のみ）

管理者はユーザーID 毎に操作権限の設定や、システム全体で表示可能な事業所の設定を行ないます。

3.1.1. ユーザー毎に権限を設定する

【操作①】

基本台帳タブ内の「システム設定」ボタンをクリックして、システム設定画面を開きます。

【操作②】

システム設定画面内の「ユーザー権限設定」ボタンをクリックして、ユーザー権限設定画面を開きます。

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【操作③】

権限設定を行なうユーザーID を選択します。必要に応じてユーザー名を変更します。ユーザー名は各種台帳等の画面にて登録者や更新者の項目に表示される名称です。デフォルトではユーザーID と同じになっています。

ユーザーを社労士として登録する場合は「社労士」にチェックを入れます。

【操作④】

スライダーを動かして権限レベルを設定します。

権限レベル説明

Lv1 各台帳の閲覧のみ可能です。

Lv2 各台帳のデータの編集や新たなデータの登録を行なうことが可能です。

Lv3 Lv2 までの権限に加えて、データ取込・出力の操作が可能となります。

Lv4 Lv3 までの権限に加えて、各種マスタ情報の設定を行なうことが可能となります。

Lv5 Lv4 までの権限に加えて、ユーザー権限設定の変更が可能となります。

【操作⑤】

・対象ユーザーが参照することができる事業所を選択します。

・「アラート通知」のチェックを入れると、システム起動時にその事業所内で手続書類の提出期限通知がある場合にアラート通知として表示されるようになります。

・「全て選択」ボタンをクリックすると、一覧内のすべての事業所が選択済（チェック済）の状態になります。

・「全て解除」ボタンをクリックすると、一覧内のすべての事業所が非選択（未チェック）の状態になります。

【操作⑥】

すべての設定が済みましたら登録ボタンをクリックして設定内容を保存します。登録が完了すると自動的に画面を閉じてメインメニューに戻ります。

③

④

⑤

⑥

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8

3.2. システム運用設定

各種通知機能の ON／OFF 設定や CSV データ取込設定、手続進捗管理システムの各画面内での動作設定を行ないます。

【操作①】

メインメニューから「システム運用設定」ボタンをクリックして、システム運用設定画面を開きます。

【操作②】

アラート通知の設定を行ないます。

・「アラート通知を有効にする」のチェックを入れるとシステム起動時にアラート（提出期限通知）が表示されるようになります。

・「提出期限を過ぎた手続を通知する」を選択した場合は、手続書類の提出期限が過ぎた手続情報がアラートとして表示されます。

・「提出期限より X 日前の手続を通知する」を選択した場合は、手続書類の提出期限から X 日前となった手続情報がアラートとして表示されます。

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9

【操作③】

スケジューリング通知の設定を行ないます。

・「スケジューリング通知を有効にする」のチェックを入れるとシステム起動時にアラート（スケジューリング通知）が表示されるようになります。

・スケジューリング通知はユーザー毎に作成することができ、通知の対象期間内にシステムを起動すると通知が表示されます。

・スケジューリング通知の作成は「スケジューリング設定」ボタンをクリックすると表示される「スケジューリング設定一覧」

より行なうことができます。

【操作④】

申請開始通知の設定を行ないます。

・「申請開始通知を有効にする」のチェックを入れるとシステム起動時にアラート（申請開始通知）が表示されるようになります。

・申請開始日は手続書類毎に設定されており、対象の手続の申請日にシステムを起動すると通知が表示されます。

【☆】

社労夢「HE」の場合は「ネット de 受付設定」を行なうことができます。ネット de 受付設定の受付確認間隔はネット de 受付から新規登録された受付データが存在するかどうかのチェック処理の間隔を分単位で設定できます。

②

③ ④

☆

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10

【操作⑤】

「取込設定」のタブを選択します。

【操作⑥】

取込む CSV データを出力する外部システムに合わせてシステム区分を選択します。

【操作⑦】

取込 CSV ファイル保存先の設定を行ないます。

・「参照」ボタンをクリックすると「フォルダ参照」画面が表示されますので、そこから対象の外部システムから出力される CSV ファイルの保存先を選択します。ここで選択したフォルダはデータ取込画面等で CSV ファイルを選択する際の初期表示場所となります。

【操作⑧】

「オプション」のタブを選択します。

【操作⑨】

動作設定を行ないます。

・「データを保存する前に確認ダイアログを表示する」のチェックを入れると、各画面にてデータの登録処理を行なう際に確認ダイアログを表示します。

・「画面を閉じる前にデータ変更の有無を確認する」のチェックを入れると、画面を閉じる前に表示中のデータが編集されている場合は確認ダイアログを表示します。

・「日付の自動更新を有効にする」のチェックを入れると、受付データに登録されている手続書類を社労夢で作成し

⑥

⑦

⑤

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11 た際に、受付データの作成日を自動的に更新します。

・「手続データの自動作成を有効にする」のチェックを入れると、受付データに登録されていない手続書類を社労夢で作成した際に、受付データを自動的に作成します。

・「一覧の表示列・表示順序を記憶する」のチェックを入れると、各台帳画面にて一覧の表示列や表示順序を変更して画面を終了した場合、次に画面を表示した際に前回終了時の状態で一覧の列が表示されます。

・「一覧の列をクリックすることにより昇順・降順のソートを行なう」のチェックを入れると、各台帳画面にて一覧の列をクリックした際に、表示中のデータがクリックした列に応じてソートされます。

・「初期表示にて一覧の警告色の設定を有効にする」のチェックを入れると、各台帳画面にて一覧の初期表示の状態が警告色の設定が有効な状態で表示されます。（警告色設定が存在する台帳画面のみ）

【操作⑩】

「登録」ボタンをクリックして設定した内容を保存します。

⑧

⑨

⑩

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3.3. 各種マスタ設定

各種マスタには初期データが登録されていますが、受付区分の追加や手続書類の追加、また受付データ作成時に作られる手続書類の設定を行なう受付手続マスタについても、運用環境に合わせて作成する手続書類の設定を行なう必要があります。

3.3.1. 受付区分を設定する

手続進捗管理システムにて取り扱う受付区分を設定します。

【操作①】

メインメニューから「受付区分マスタ」ボタンをクリックして、受付区分マスタ画面を開きます。

【操作②】

受付区分毎に有効／無効を設定します。

・有効にチェックが入っている受付区分は申請手続作成や CSV データ取込時に抽出される受付データの対象となります。

・デフォルトはすべての受付区分の有効にチェックが入っています。

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【操作③】

登録ボタンをクリックして設定内容を保存します。

※ 登録が完了するまで設定内容は有効となりません。

【☆】

社労夢「HE」バージョンの場合は、ネット de 受付設定用として「公開」「進捗」「ネット de 受付画面タイプ」の項目と「顧客先受付編集」ボタンが表示されます。（設定内容の詳細についてはネット de 受付のマニュアルを参照してください）

②

③

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14

3.3.2. 受付区分を追加する

手続進捗管理システムにて新たに取り扱う受付区分を作成します。

【操作①】

メインメニューから「受付区分マスタ」ボタンをクリックして、受付区分マスタ画面を開きます。

【操作②】

受付区分コードを３桁の数字で入力します。

※ 既に登録されている受付区分コードは指定できません。

【操作③】

受付区分名を入力します。

①

②

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【操作④】

追加ボタンをクリックすると、入力内容が正しければ一覧に新たに作成した受付区分が追加されます。

【操作⑤】

※ 新たに追加した受付区分に手続書類を設定するには「3.3.2. 必要な手続書類を設定する」を参照してください。

【注意】

・新たに追加した受付区分は一覧内の削除ボタンをクリックすることで削除することができますが、初期データの受付区分は削除することができません。

・新たに追加した受付区分は CSV データ取込時に抽出することはできません。

③

④

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16

3.3.3. 手続書類の提出期限を設定する

手続進捗管理の対象となる手続書類の提出期限を設定します。

【操作①】

メインメニューから「手続書類マスタ」ボタンをクリックして、手続書類マスタ画面を開きます。

【操作②】

提出期限を設定したい手続書類を一覧より選択します。選択した手続書類の設定内容が画面上部に表示されます。

【操作③】

提出期限区分を「期限なし」・「日数指定」・「月数指定」・「日付指定」より選択します。提出期限は入社日や退職日などの期限対象日からの期間を表します。

提出期限区分説明

期限なし手続作成時に提出期限が設定されません。

日数指定手続作成時に期限対象日から○日後に提出期限が設定されます。例えば期限対象日が 4 月 1 日で指定した日数が 5 日ならば、提出期限は 4 月 6 日となります。

月数指定手続作成時に期限対象日から○ヶ月に提出期限が設定されます。例えば期限対象日が 4 月 1 日で指定した月数が 1 ヵ月ならば、提出期限は５月１日が設定されます。

日付指定手続作成時に期限対象日から○ヶ月後の△日に提出期限が設定されます。例えば期限対象日が 4 月 1 日で指定した日付が 1 ヵ月後の 10 日ならば、提出期限は５月１０日が設定されます。

※ 0 か月後を指定すると当月の日付を指定できます。（上記の例に置き換えた場合、4 月 10 日が提出期限となります）

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【操作④】

必要に応じて届出先を設定します。届出先には「届出先マスタ」画面にて登録されているデータが表示されます。

【操作⑤】

必要に応じて添付資料を入力します。その手続に必要な添付資料のメモ書きとして利用できます。

【操作⑥】

※ 申請開始区分については次項を参照してください。

⑤

②

④

⑥

③

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3.3.4. 手続書類の申請開始日を設定する

手続進捗管理の対象となる手続書類の申請開始日を設定します。

【操作①】

【操作②】

申請開始日を設定したい手続書類を一覧より選択します。選択した手続書類の設定内容が画面上部に表示されます。

【操作③】

申請開始区分を「期限なし」・「日数指定」・「月数指定」・「日付指定」より選択します。申請開始日は提出期限からの期間を表します。

提出期限区分説明

期限なし手続作成時に申請開始日は設定されません。

日数指定手続作成時に期限対象日から○日前に提出期限が設定されます。例えば提出期限が３月３ 1 日で指定した日数が 5 日ならば、申請開始日は３月２６日となります。

月数指定手続作成時に提出期限から○ヶ月前に提出期限が設定されます。例えば提出期限が３月３ 1 日で指定した月数が 1 ヵ月ならば、提出期限は２月２８日が設定されます。

日付指定手続作成時に期限対象日から○ヶ月前の△日に提出期限が設定されます。例えば提出期限が３月３1 日で指定した日付が 1 ヵ月前の 10 日ならば、提出期限は２月１０日が設定されます。※ 0 か月後を指定すると当月の日付を指定できます。（上記の例に置き換えた場合、３月 10 日が申請開始日なります）

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【操作④】

※ 申請開始日を設定しておくと、受付管理台帳の検索条件にて「申請可能な手続のみ表示する」にチェックが入っていると当日の日付で申請可能な手続書類だけが画面に表示されるようになります。

②

③

④

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20

3.3.5. 手続書類を追加する

手続進捗管理システムにて新たに取り扱う手続書類を作成します。

【操作①】

【操作②】

「新規」ボタンをクリックします。その後、「書類コード」が自動的に入ります。

【操作③】

「書類名」を入力します。

【操作④】

届出先を設定します。届出先には「届出先マスタ」画面にて登録されているデータが表示されます。

【操作⑤】

提出期限区分を「期限なし」・「日数指定」・「月数指定」・「日付指定」より選択します。

※ 提出期限区分については「2.3.3. 手続書類の提出期限を設定する」を参照してください

【操作⑥】

必要に応じて「連携システム」を設定します。連携システムには受付管理台帳から社労夢と連携可能な機能（画面）

が表示されます。

【操作⑦】

②

③ ④

⑤ ⑥

⑦

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21

3.3.6. 届出先を追加する

手続書類の届出先を新たに作成します。

【操作①】

メインメニューから「届出先マスタ」ボタンをクリックして、届出先マスタ画面を開きます。

【操作②】

届出先コードを３桁の数字で入力します。

※ 既に登録されている届出先コードは指定できません。

【操作③】

届出先名を入力します。

③

②

(23)

22

【操作④】

追加ボタンをクリックすると、入力内容が正しければ一覧に新たに作成した届出先が追加されます。

【操作⑤】

【注意】

・新たに追加した届出先は一覧内の削除ボタンをクリックすることで削除することができますが、初期データの届出先は削除することができません。

③

④

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3.3.7. 必要な手続書類を設定する

受付データが作成される際、受付区分（「入社」「退職」等）毎に作成される手続書類は予め設定されていますが、

運用環境に合わせて必要な手続書類をカスタマイズする必要があります。

【操作①】

メインメニューから「受付手続マスタ」ボタンをクリックして、受付手続マスタ画面を開きます。

【操作②】

手続書類の設定を行なう受付区分を選択します。

選択した受付区分に設定されている手続書類が一覧に表示されます。

②

(25)

24

【操作③】

一覧の手続書類の有効／無効の設定を行ないます。「有効」のチェックボックスを外した手続書類は受付データ作時に作成されなくなります。

【操作④】

「登録」ボタンをクリックして設定内容を保存します。

【操作⑤】

以上で登録の操作が完了ですので「終了」ボタンをクリックして画面を閉じます。（続けて他の受付区分の登録を行なう場合は操作②に戻ります）

※ 事業所毎の受付手続の設定については次項を参照してください。

③

⑤ ④

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25

3.3.8. 事業所毎に必要な手続書類を設定する

事業所によって受付区分（「入社」「退職」等）毎に作成される手続書類が異なる場合は、運用環境に合わせて事業所毎に必要な手続書類をカスタマイズする必要があります。

【操作①】

メインメニューから「受付手続マスタ」ボタンをクリックして、受付手続マスタ画面を開きます。

【操作②】

「事業所別設定」ボタンをクリックして、受付手続個別マスタ画面を開きます。

②

(27)

26

【操作③】

手続書類の設定を行なう対象の事業所を選択します。

選択した受付区分に設定されている手続書類が一覧に表示されます。

【操作④】

続けて受付区分を選択します。

初めて登録する場合は「マスタ取得」ボタンが表示されます。

選択した受付区分に事業所個別の設定が存在する場合は手続書類が一覧に表示されるので⑥に飛びます。

④

③

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27

【操作⑤】

「マスタ取得」ボタンをクリックすると予め受付手続マスタに登録されている手続書類の一覧を取得し表示します。

【操作⑥】

一覧の手続書類の有効／無効の設定を行ないます。「有効」のチェックボックスを外した手続書類は対象事業所の受付データ作時に作成されなくなります。

⑥

⑤

(29)

28

【操作⑦】

【操作⑧】

以上で登録の操作が完了ですので「終了」ボタンをクリックし受付手続マスタ画面に戻ります。（続けて他の事業所や他の受付区分の登録を行なう場合は操作③に戻ります）

※ 事業所個別の設定がされていない事業所の受付データが作成される場合は、受付手続マスタの設定内容に基づき作成されます。

⑦

⑧

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29

3.3.9. 管理する日付項目の名称を設定する

受付管理台帳を除く各種管理台帳において、一覧画面や詳細画面にて管理することができる日付項目の設定を行ないます。

【操作①】

メインメニューから「汎用日付マスタ」ボタンをクリックして、汎用日付マスタ画面を開きます。

【操作②】

「台帳」から日付項目を設定したい台帳名を選択し、「表示」ボタンをクリックします。

※ 「台帳」には受付管理台帳以外の台帳名が表示されます。

※ 既に設定されている日付項目が存在する場合は日付 1 から日付 10 に名称が表示されます。

【操作③】

日付 1 から日付 10 に管理する日付の名称を入力します。

※ 日付 1 から日付 10 をすべて入力する必要はありません。必要な項目数分の名称を日付 1 から順に入力してください。

【操作④】

登録ボタンをクリックして設定内容を保存します。登録した名称が対象の台帳画面に表示されます。

④

③

②

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30

3.3.10. 台帳毎にステータスを追加する

各種台帳に存在する手続の状態や対象者の状態を表すステータス項目を追加します。

【操作①】

メインメニューから「ステータスマスタ」ボタンをクリックして、ステータスマスタ画面を開きます。

【操作②】

「台帳」から設定対象の台帳名を選択します。

【操作③】

「項目名」からステータス項目を設定したい項目名を選択し、「表示」ボタンをクリックします。

※ 選択した台帳によって項目名の表示内容が変わります。

※ 既に設定されているステータス項目が一覧に表示されます。

【操作④】

追加項目の枠内の値を 2 桁の数字で入力します。

※ 既に登録されている値は指定できません。

【操作⑤】

追加項目の枠内の名称を入力します。

③

②

④ ⑤

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【操作⑥】

追加ボタンをクリックすると、入力内容が正しければ一覧に新たに作成したステータスが追加されます。

【操作⑦】

登録ボタンをクリックして設定内容を保存します。登録したステータスが対象の台帳画面の項目に表示されます。

【注意】

・新たに追加したステータスは一覧内の削除ボタンをクリックすることで削除することができますが、初期データのステータスは削除することができません。

⑥

⑦

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32

3.4. データ取込設定

外部の人事管理システムから出力された CSV データを取込むためには、予め社労夢のデータベース項目（「事業所コード」「従業員コード」等）と CSV データ項目（ヘッダー項目）の関連付けを設定する必要があります。また、データ取込設定を行なうためには実際に取込む CSV データと同じ項目を持った CSV ファイルが必要になります。

3.4.1. CSV ファイルから取得する項目を設定する

【操作①】

メインメニューから「CSV データ取込」ボタンをクリックして、データ取込設定一覧画面を開きます。

【操作②】

予め登録されているデータ取込設定のテンプレートが一覧に表示されます。

「新規」ボタンをクリックすると、データ取込設定画面が表示されます。

②

(34)

33

【操作③】

「設定名称」を入力します。ここで入力した名称がデータ取込設定一覧に表示されます。

【操作④】

「取込対象 CSV ファイル名」を入力します。

※ データ取込時にシステム運用設定にて予め登録された「取込 CSV ファイル保存先」の場所より、ここで設定したファイル名の CSV データ取込が実行されます。

【操作⑤】

「取込対象データ」を選択します。

取込対象データ説明

すべて対象１つの CSV ファイルで社労夢データベースの被保険者データ、被扶養者データ、賃金データのすべての項目を取込む場合に選択します。画面右側の一覧に社労夢データベースの連携項目がすべて表示されます。

被保険者データ対象の CSV ファイルから被保険者データを取込む場合に選択します。画面右側の一覧に社労夢データベースの被保険者データの項目が表示されます。

被扶養者データ対象の CSV ファイルから被扶養者データを取込む場合に選択します。画面右側の一覧に社労夢データベースの被扶養者データの項目が表示されます。

賃金データ対象の CSV ファイルから賃金データを取込む場合に選択します。画面右側の一覧に社労夢データベースの賃金データの項目が表示されます。

CSV データの項目にて「給与データ」若しくは「賞与データ」を判定可能な場合に選択します。

給与データ対象の CSV ファイルから給与データを取込む場合に選択します。画面右側の一覧に社労夢データベースの賃金データの項目が表示されます。

CSV データの項目にて「給与データ」若しくは「賞与データ」を判定できない場合に選択します。

賞与データ対象の CSV ファイルから賞与データを取込む場合に選択します。画面右側の一覧に社労夢データベースの賃金データの項目が表示されます。

CSV データの項目にて「給与データ」若しくは「賞与データ」を判定できない場合に選択します。

通勤費按分データ対象の CSV ファイルから月毎に按分された従業員の通勤費データを取込む場合に選択します。画面右側の一覧に社労夢データベースの通勤費按分データの項目が表示されます。

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【操作⑥】

実際に取込む項目を持った CSV ファイルより、項目名を取得します。「ファイルから項目選択」ボタンをクリックすると、ファイル選択画面が表示されます。

【操作⑦】

ファイル選択画面から対象の CSV ファイルを選択し「開く」ボタンをクリックします。CSV ファイルを選択するとそのファイルの 1 行目の項目（ヘッダー）が画面左側の一覧に表示されます。

③ ④ ⑤

社労夢データベース項目

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35

【操作⑧】

CSV データの項目を社労夢のどの項目に変換するかを指定します。画面左側の CSV データ項目を選択し、画面右側から変換指定させたい項目を選択します。

【操作⑨】

画面左側の項目と画面右側の項目を選択している状態で、「> 変換指定 <」ボタンをクリックします。

そうすると、CSV 側(左)の選択した項目の「変換指定」に社労夢側(右)で選択した項目名が表示され、社労夢側の選択した項目の「変換指定」には CSV 側の選択した項目名が表示されます。（この作業を設定が必要な項目数分繰り返します）

※ 社労夢側の項目に CSV 側の項目を複数設定することも可能です。その場合、データ取込時には複数項目が結合された状態で変換されます。

⑥

⑦

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※ その他のボタンの説明

ボタン名説明

＋加算＋対象の項目が数値の場合は取込時に加算します。

－減算－対象の項目が数値の場合は取込時に減算します。

>> 自動選択 << 画面左右の項目のうち、項目名が同じものを自動的に変換指定に設定します。

< 指定解除 > 変換指定済みの項目同士を選択した状態でクリックすると、変換指定が解除されます。

<< 全解除 >> 変換指定済みの項目がすべて解除されます。

⑧ ⑨ ⑧

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37

【操作⑩】

必要に応じて「説明」を入力します。ここで入力した内容がデータ取込設定一覧やデータ取込時に表示されます。

【操作⑪】

【操作⑫】

以上で登録の操作が完了ですので「終了」ボタンをクリックして画面を閉じます。

⑩

⑫ ⑪

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38

3.4.2. データ取込のパターンを設定する

CSV データを取込む際、特に賃金データなど従業員の区分や体系によって同じファイルでも取込方法が異なる場合は、パターン設定を行なうことで対象データに応じて取込方法を分けることができます。

【操作①】

【操作②】

設定一覧よりパターン設定の基となるデータ取込設定を選択し「編集」ボタンをクリックします。

②

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39

【操作③】

「パターン取込を使用する」にチェックを入れます。

【操作④】

パターン判定の基準となる CSV データの項目を「パターン判定項目」のリスト内から選択します。

【操作⑤】

「登録」ボタンをクリックし、設定内容を登録します。

※ 登録が完了すると画面下部の「パターン設定」ボタンが有効になります。

③ ④

⑤

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40

【操作⑥】

「パターン設定」ボタンをクリックして、パターン設定一覧画面を開きます。

【操作⑦】

「新規」ボタンをクリックすると、パターン設定画面が表示されます。

※ パターン設定画面の左右リスト項目はパターン設定の基となるデータ取込設定の項目と同じものが表示されます。

⑥

⑦

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41

【操作⑧】

「パターン名称」を入力します。ここで入力した名称がパターン設定一覧に表示されます。

【操作⑨】

「パターン判定値」を入力します。

※ CSV データ取込時に「パターン判定項目」のデータがここで入力した内容と一致した場合にここで設定したパターン設定が適用されます。

【操作⑩】

取込項目の設定を行ないます。設定方法は「データ取込設定」と同じです。

（参照「3.4.1. CSV ファイルから取得する項目を設定する」の操作⑧より）

⑧ ⑨

⑩

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42

【操作⑪】

【操作⑫】

以上で登録の操作が完了ですので「終了」ボタンをクリックして画面を閉じます。

※ 引き続き次のパターンを登録する場合は操作⑦に戻ります。

⑫ ⑪

(44)

43

4. 運用手順

手続進捗管理システムの運用の流れとして、外部の人事管理システムから出力された CSV ファイルから社員情報を社労夢に取込み、同時に受付データを作成します。その後、受付管理台帳を用いて手続書類の確認や進捗状況の入力等を行なったり、社労夢と連携して各種手続書類の作成や印刷を行なったりします。また各種給付申請等の対象者の管理をする場合は、それぞれの台帳に必要情報の入力を行ないます。

4.1. データ取込

外部の人事管理システムから出力された社員情報の CSV ファイルを受付区分（「入社」「退職」など）に合わせて本システムに取込みます。

4.1.1. CSV ファイルを取込んで受付データを作成する

【操作①】

【操作②】

予め登録されているデータ取込設定が一覧に表示されるので、使用する取込設定の使用項目にチェックを入れます。

※ 複数チェックを入れると各取込設定に登録されている CSV ファイルを複数同時に取込むことができます。

【操作③】

「決定」ボタンをクリックすると CSV 取込み画面が表示されます。

③

②

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【操作④】

「実行設定」を行ないます。

・「○行目から取り込み」：CSV ファイル内でデータ取込を開始する行を指定できます。但し前提条件として 1 行目はヘッダー項目行のため指定することはできません。

・「既存の従業員データは上書きする」：チェックが入っている場合、既に社労夢に取込まれている従業員データも更新されます。チェックが入っていない場合は既存データの更新は行わず、新規従業員データのみ取込みます。

・「手続の抽出を行なう」：チェックが入っている場合は従業員データの取込と同時に受付データ作成のための手続情報を抽出します。チェックが入っていない場合は、データ取込のみを行ないます。

・「異常データを検出する」：チェックが入っている場合は、取込処理時にデータの整合性が合わないデータを検出してログを出力します。

・「値のサイズ補正を行なう」：チェックが入っている場合は、データベースに定義されている文字数を超えたデータを取込む場合、超えた部分を切り取って適正なサイズに変換した後、取込みます。チェックが入っていない場合は、

文字数を超えたデータは取込エラーとなり、データベースに取込まれません。

【操作⑤】

「実行」ボタンをクリックしてデータの取込を開始します。

・データ取込を開始すると開始日時が表示され、終了時に終了日時と処理時間の合計が表示されます。

・取込実行中は取込済みの件数／CSV ファイルのデータ総数がステータスバーの上に表示されます。

④

⑤

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45

【操作⑥】

取込完了後、「通知」ボタンが表示された場合、クリックすると CSV 取込ログ画面が表示されるので、ログの内容を確認します。

※ 取込中にデータの自動変換が行われたり、エラーが発生したりするとログが出力され「通知」ボタンが表示されます。

【操作⑦】

「抽出結果」ボタンをクリックして手続抽出結果画面を表示します。

※ 取込完了後、「通知」ボタンが表示されない場合は自動的に手続抽出結果画面が表示されます。

⑥

⑦

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46

【操作⑧】

抽出された手続内容を確認し、作成したいデータの選択項目にチェックを入れ「手続作成」ボタンをクリックします。

手続作成処理が完了すると、新たに作成された受付データを受付管理台帳画面にて確認することができます。

※ 状態が「未作成」のデータはデフォルトで選択にチェックが入っています。

※ 期限対象日にはその手続の提出期限の対象となる日付（入社日や退職日等）が CSV データから抽出されて入っており、編集することも可能です。

【状態の説明】

状態によって一覧内のデータ行の色が変わります。

状態説明

未作成画面左右の項目のうち、項目名が同じものを自動的に変換指定に設定します。

作成済み未作成の状態から手続作成が正常に行われると作成済みに状態が変わります。作成済みのデータはチェックが外れ、再びチェックを入れることはできません。

重複・異常既に作成済みの受付データと同じ手続を抽出したり、期限対象日が現在の日付からかなり離れていたりするデータの状態を表します。データのチェックは外れていますが、チェックを入れて手続を作成することは可能です。

作成済(重複) 手続作成を行なった結果、既に作成済みの受付データと重複してしまったデータの状態を表します。データのチェックは外れ、再びチェックを入れることはできません。

作成失敗手続作成時にエラーが発生し、受付データを作成できなかったデータの状態を表します。

データのチェックは外れますが、再びチェックを入れて手続を作成することは可能です。

⑧

(48)

47

【その他】

・手続抽出結果は画面を閉じても画面上で削除するか、次のデータ取込時に削除するまで残っています。

・チェックした状態や期限対象日を変更した状態を保存するには「更新」ボタンをクリックしてください。

・ツールバーから「表示→表示切換」で「検索条件」にチェックを入れると画面左に検索条件項目が表示され、手続抽出結果の条件検索を実行できるようになります。

・手続抽出結果の画面を閉じた後、再び表示させたい場合は、メインメニューから「CSV データ取込」ボタンをクリックすると表示されるデータ取込設定一覧画面上の「前回結果」ボタンをクリックすると表示されます。

(49)

48

4.2. 申請手続作成（受付データの手動作成）

CSV データの取込で自動的に手続を抽出し受付データを作成するのとは別に、任意の受付データを手動で作成することも可能です。

4.2.1. 新規の受付データを作成する

【操作①】

メインメニューから「申請手続作成」ボタンをクリックして、新規受付データ作成画面を開きます。

【操作②】

画面上の必要な項目を入力します。

項目名説明

受付 No 受付データを識別する番号です。登録時に自動で割り当てられます。

受付区分作成する受付区分を選択します。

受付日受付日を指定します。（初期状態では当日の日付が設定されています）

受付状態受付データの状態を表します。（初期状態では「有効」が設定されています）

事業所受付データの対象となる従業員が所属する事業所を選択します。

従業員受付データの対象となる従業員を選択します。「検索」ボタンをクリックすると従業員選択画面が表示されますので、その中から対象の従業員を選択してください。

提出期限対象日入社日や退職日など、作成する手続データの提出期限の対象となる日を入力します。

(50)

49

【操作③】

「受付区分」と「提出期限対象日」が設定されている状態で「自動作成」ボタンをクリックします。そうすると選択されている受付区分に応じた手続書類が一覧に作成されます。

【操作④】

手続書類の一覧から作成する必要のない手続書類がある場合はチェックを外します。

【操作⑤】

必要に応じて提出期限を変更したり、備考を入力したりします。

【操作⑥】

「登録」ボタンをクリックして受付データを登録します。

【操作⑦】

以上で登録の操作が完了ですので「終了」ボタンをクリックして画面を閉じ、メインメニューに戻ります。

③

②

④ ⑤

⑤

⑥

⑦

(51)

50

4.3. 受付管理台帳

CSV データ取込や申請手続作成によって作られた受付データは受付管理台帳によって管理されます。受付管理台帳では受付データの検索や進捗情報の入力や一覧の印刷等、また社労夢の各手続書類作成画面と連携することが可能です。

4.3.1. 受付データを一覧で確認する

【操作①】

メインメニューから「受付管理台帳」ボタンをクリックして、受付管理台帳画面を開きます。

【操作②】

「受付一覧」と「手続一覧」のタブを切替えることが可能です。

・受付一覧：「入社」や「退職」といった受付区分毎の一覧です。

・手続一覧：「資格取得届」や「資格喪失届」といった手続書類毎の一覧です。

②

(52)

51

【受付一覧項目の説明】

項目名説明

選択 [編集可能] 削除の対象のデータにチェックを入れます。

受付 No 受付データを識別する番号です。

受付状態受付データの状態を表します。

受付区分対象の受付区分です。

事業所コード対象の従業員の所属する事業所を識別するコードです。

事業所対象の従業員の所属する事業所の名称です。

従業員コード対象の従業員を識別するコードです。

従業員名対象の従業員の氏名です。

所属対象の従業員の所属です。

部門対象の従業員の部門です。

受付日対象の受付日です。

登録者受付データを作成したユーザー名です。

提出期限 MIN 対象の受付データに含まれる手続書類のうち、提出期限が一番間近のデータの日付が表示されます。

受付備考 [編集可能] 受付データの備考です。

※受付担当者対象の受付データの担当者です。社労夢に登録されている社労士若しくは職員の名称が表示されます。

※担当社労士対象の事業所の担当社労士です。

※担当職員対象の事業所の担当職員です。

※ は社労夢「HE」バージョンの場合のみ表示されます。また社労夢「HE」では登録者の表示はありません。

【手続一覧項目の説明】

項目名説明

選択 [編集可能] 削除や日付一括更新の際に対象のデータにチェックを入れます。

種類状態 [編集可能] 手続書類の進捗状況を表します。一覧から選択できます。

事業所コード対象の従業員の所属する事業所を識別するコードです。

事業所対象の従業員の所属する事業所の名称です。

受付詳細 No 受付 No に紐付く手続書類毎に割り当てられた番号です。

受付区分対象の受付区分です。

受付状態受付データの状態です。

受付日対象の受付日です。

従業員コード対象の従業員を識別するコードです。

従業員名対象の従業員の氏名です。

(53)

52

所属対象の従業員の所属です。

部門対象の従業員の部門です。

手続書類進捗管理対象の手続書類です。

届出先手続書類の提出先です。

申請開始日手続書類の申請を開始できる日です。

提出期限 [編集可能] 手続書類の提出期限です。

作成日 [編集可能] 手続書類の作成日です。一覧から入力できます。

押印日 [編集可能] 手続書類の押印日です。一覧から入力できます。

届出日 [編集可能] 手続書類の届出日です。一覧から入力できます。

受理日 [編集可能] 手続書類の受理日です。一覧から入力できます。

伝達日 [編集可能] 手続書類の伝達日です。一覧から入力できます。

完了日 [編集可能] 手続書類の完了日です。一覧から入力できます。

添付ファイル [編集可能] 1 件のデータに添付されているファイルの件数を表します。

手続備考 [編集可能] 手続書類の備考です。

【一覧の色分け表示について】

受付管理台帳の一覧では、受付データの提出期限に応じて画面左下の凡例に基づき色分け表示されます。色分け表示を「する／しない」は、凡例上部の「ON／OFF」ボタンをクリックすることによって切り替えることができます。

(54)

53

4.3.2. 受付データを検索する

受付管理台帳の初期表示では受付状態が有効の受付データで提出期限が２ヵ月先までのデータが表示されますが、任意で各項目の検索条件を指定してデータを表示させることが可能です。

【操作①】

受付管理台帳画面から検索条件を指定します。（複数の条件を同時に指定することが可能です）

【操作②】

検索ボタンをクリックすると、検索条件に該当するデータが一覧に表示されます。

※ 検索条件は「受付一覧」と「手続一覧」の両方に適用されます。

①

②

(55)

54

4.3.3. 受付データを編集する

受付管理台帳の一覧内にて一部のデータは直接値を編集することが可能です。また、複数のデータの日付項目を一括で編集したり、1 件のデータに複数のファイルを添付したりすることもできます。

4.3.3.1. 受付一覧を編集する

受付管理台帳の受付一覧内で値の編集が可能な項目は、ヘッダー部分が太字で表示されています。

【操作①】

編集したい項目の値をクリックすると、リスト選択の表示や直接入力できるようになりますので任意の値を選択・入力します。

【操作②】

一覧の値を変更するだけではデータは登録されないので、画面下部の「保存」ボタンをクリックして編集内容を登録します。

※ 手続一覧にて変更したデータがあれば同時に保存されます。

【その他】

・編集が行われたセルの値は太字で表示されます。（保存すると元に戻ります）

・編集が行われた行の先頭にはのマークが表示されます。（保存すると消えます）

②

(56)

55

4.3.3.2. 手続一覧を編集する

受付管理台帳の手続一覧内で値の編集が可能な項目は、ヘッダー部分が太字で表示されています。

【操作①】

編集したい項目の値をクリックすると、リスト選択や日付選択（カレンダー）が表示、直接入力ができるようになりますので任意の値を選択・入力します。

【操作②】

一覧の値を変更するだけではデータは登録されないので、画面下部の「保存」ボタンをクリックして編集内容を登録します。

※ 手続一覧にて変更したデータがあれば同時に保存されます。

【その他】

・編集が行われたセルの値は太字で表示されます。（保存すると元に戻ります）

・編集が行われた行の先頭にはのマークが表示されます。（保存すると消えます）

②

(57)

56

4.3.3.3. 日付項目を一括で更新する

受付管理台帳では複数の手続データの日付にまとめて値を入れることが可能です。

【操作①】

手続一覧内でまとめて値を入れたい受付データの「選択」にチェックを入れます。

【操作②】

画面下部の「日付一括更新」ボタンをクリックするか、一覧内の対象の日付項目にカーソルを合わせて、右クリックでメニューを表示させ、「日付一括更新」を選択すると、日付一括更新ウィンドウが表示されます。

①

②

(58)

57

【操作③】

日付一括更新ウィンドウにて、「一括更新対象項目」に一括入力する対象の日付項目を選択します。

【操作④】

一括で入力する日付の値を指定します。

【操作⑤】

「実行」ボタンをクリックします。完了のメッセージが表示された後、ウィンドウを閉じて受付管理台帳に戻ると選択したデータの対象日付に指定した値が入力された状態で表示されます。

【操作⑥】

まだデータは登録されないので、画面下部の「保存」ボタンをクリックして編集内容を登録します。

③

④

⑤

⑥

(59)

58

4.3.3.4. ファイルを添付する

受付管理台帳では 1 件毎の手続データに複数の PDF ファイルを添付することが可能です。

【操作①】

手続一覧内でファイル添付させたい受付データの「添付ファイル」項目にカーソルを合わせて、右クリックでメニューを表示させ、「添付ファイル編集」を選択すると、添付ファイル編集ウィンドウが表示されます。

【操作②】

添付ファイル編集ウィンドウにて、「追加」ボタンをクリックするとファイル選択画面が表示されます。

【操作③】

添付する PDF ファイルを選択して、「開く」ボタンをクリックします。

①

②

③

(60)

59

【操作④】

ファイル選択画面で選択した PDF ファイルが一覧に表示されている状態で「登録」ボタンをクリックして添付ファイルを登録します。

【操作⑤】

以上でファイル添付が完了したので「終了」ボタンをクリックしてウィンドウを閉じて受付管理台帳に戻ります。（続けて他の受付区分のデータ取込設定を行なう場合は操作②に戻ります）

受付管理台帳では添付されたファイルの件数を確認することができます。

④ ⑤

(61)

60

4.3.4. 受付データの添付ファイルを確認する

受付管理台帳では受付データに添付した PDF ファイルをプレビュー画面で表示することが可能です。

【操作①】

手続一覧内で受付データの「添付ファイル」項目が「添付有り：○件」となっているデータにカーソルを合わせて、右クリックでメニューを表示させ、「添付ファイル編集」を選択すると、添付ファイル編集ウィンドウが表示されます。

【操作②】

添付ファイル編集ウィンドウにて、添付ファイルの一覧の中で、表示させたいファイルの「プレビュー」ボタンをクリックするとプレビュー画面が表示されます。

①

②

(62)

61

4.3.5. 受付データを削除する

受付管理台帳では受付データを選択して削除したり、日付を指定して過去のデータを一括で削除したりすることが可能です。

4.3.5.1. 選択して削除する（受付データ）

【操作①】

受付一覧から削除したい受付データの「選択」にチェックを入れます。

【操作②】

画面下部の「削除」ボタンをクリックすると、確認メッセージが表示されますので「はい」をクリックすると受付データが削除されます。

【注意】

・受付データを削除すると、その受付データに含まれる手続データも削除されます。

・一度削除したデータは元に戻せません

①

②

(63)

62

4.3.5.1. 選択して削除する（手続データ）

【操作①】

手続一覧から削除したい手続データの「選択」にチェックを入れます。

【操作②】

画面下部の「削除」ボタンをクリックすると、確認メッセージが表示されますので「はい」をクリックすると受付データが削除されます。（※ 注意：一度削除したデータは元に戻せません）

【注意】

・手続データが 1 件も無くなった受付データは削除されます。

・一度削除したデータは元に戻せません

③

(64)

63

4.3.5.2. 過去のデータを一括で削除する

【操作①】

画面下部の「履歴一括削除」ボタンをクリックすると、一括削除ウィンドウが表示されます。

【操作②】

削除する期間の対象となる日付項目を選択します。

【操作③】

削除する期間の起点となる日付を指定します。

【操作④】

「実行」ボタンをクリックすると、確認メッセージが表示されますので「はい」をクリックすると対象期間に該当する受付データがすべて削除されます。（※ 注意：一度削除したデータは元に戻せません）

①

③ ②

④

(65)

64

4.3.6. 受付データの詳細画面を表示する

受付管理台帳詳細画面では受付データの手続書類をまとめて確認することができます。また、受付データの各項目と手続データの各項目を編集することが可能です。

4.3.6.1. 受付管理台帳詳細画面を表示する

【操作①】

・受付一覧：受付データの行をクリックして選択状態にします。

・手続一覧：手続データの行をクリックして選択状態にします。

【操作②】

「詳細画面」ボタンをクリックすると、①で選択した受付データ／手続データの詳細画面が表示されます。

②

(66)

65

4.3.6.2. 受付管理台帳詳細画面の説明

【説明①】

基本情報の枠内では、「受付日」「受付状態」「受付経路」を編集することが可能です。

※ 社労夢「HE」の場合は登録者が受付担当者となり、一覧の中から担当者を選択することができます。

【説明②】

対象者の枠内には、受付データの対象となる従業員の情報が表示されます。

【※説明③】

社労夢「HE」の場合は事業所担当者の枠が表示され、対象の事業所の担当社労士と担当職員を確認できます。

【※説明④】

ネット de 受付情報の枠は社労夢「HE」の場合のみ表示されます。ネット de 受付から取込まれた受付データの場合、

ネット de 受付の受付番号が表示され、ネット de 受付画面で進捗状況を公開するか非公開にするかの設定を行なうことができます。

【説明⑤】

手続内容の枠内では、対象の受付データに含まれる手続書類が一覧で表示されます。また一覧内の各項目は編集することが可能です。

※ 社労夢「HE」の場合は各行毎に手続の担当者が表示されます。担当者は社労夢に登録されている社労士若しくは職員を登録することができます。

【説明⑥】

「行追加」ボタンをクリックすることにより、一覧に新たな行を追加し、管理する手続書類を増やすことができます。

【説明⑦】

一覧内の行を選択し「行削除」ボタンをクリックすると、選択した行を削除します。

【説明⑧】

任意で備考を全角 128 文字（半角 256 文字）まで入力することができます。

【説明⑨】

各ボタンの説明

ボタン名説明

終了画面を閉じます。

育児休業対象の従業員が「育児休業給付請求者管理台帳」に登録されている場合にクリックすることができ、登録されている詳細な内容を確認することができます。

手続進捗管理システム