第 5 章 差し込み印刷
この章では、差し込み印刷機能について学習します。STEP 1：差し込み印刷
例えば、会員の方100 名にご案内を発送するとします。ご案内の本文はどなた宛のものも同じですが、受け取られる会員の方 のお名前はそれぞれ異なります。同じ本文でお名前の所だけが違う文書を印刷できる機能が、『差し込み印刷』です。最初に 会員100 名の住所録を作成し、本文を 1 枚作成するだけで、簡単にお名前や住所が 100 名分別個に入力されたご案内を作成す ることができます。 ≪差し込み印刷≫ 差し込み印刷に、利用するファイルは2 種類です。本文にあたる『メイン文書』と住所録にあたる『データファイル』です。 2005 年○月×日 様 ご案内 いつもお世話になっています。…… ○×で、展覧会が開催されます。 日時：7 月 13 日 13:00～15:00 場所：○× 『メイン文書』 名 前 会員番号 住 電 1001 1002 1003 1004 1005 田中 鈴木 佐藤 平井 吉田 千葉 埼玉 東京 東京 神奈川 ○1×3 4○×8 ○57 × ○9×2 6○×4 『データファイル』 2000 年○月×日 田中 様 ご案内 いつもお世話になっています。…… 2000 年○月×日 鈴木 様 ご案内 いつもお世話になっています。…… 2000 年○月×日 佐藤 様 ご案内 いつもお世話になっています。…… 2000 年○月×日 平井 様 ご案内 いつもお世話になっています。…… 2005 年○月×日 吉田 様 ご案内 いつもお世話になっています。……【差し込み】
＜ 作手順＞ ツール メニューの はがきと差し込み印刷 から 差し込み印刷 をクリックし、 差し込み印刷 作業ウィンドウを表示し ます。 文書の種類 ィンドウ：手順 ・ レター 複数の宛先に送付するためのレターを印刷します。 ・ 電子 複数の宛先に電子メールを送信します。 ・ 封筒 複数の宛先に送付するための封筒を印刷します。STEP 2：差し込み印刷の作成と実行
操 1. [ ] [ ] [ ] [ ] 2. を選択します。 作業ウ( 1/6) ··· メールメッセージ ··· ···3. メイン文書を指定します。(作業ウィンドウ：手順 2/6) ・ 現在の文書を使用···現在開いている文書を使用します。 ・ テンプレートから開始···Word に用意されているテンプレートから新規に作成します。 ・ 既存の文書から開始···事前に作成済みの文書を使用します。 4. データファイルを指定します。(作業ウィンドウ：手順 3/6) ・ 既存のリストを使用···Word、Excel、Access 等で作成してあるデータを使用します。 ・ Outlook 連絡先から選択 ····Outlook のアドレス帳のデータを使用します。 ・ 新しいリストの入力···新規に Word で住所録等を作成します。 5. データファイルの編集をします。 [差し込み印刷の宛先]ダイアログボックスより差し込むデータを選択する ことができます。アドレス帳の各行左端のチェックボックスをオフにすると、 差し込み対象から外れます。 6. 差し込みフィールドの挿入をします。(作業ウィンドウ：手順 4/6) 差し込みフィールドを挿入したい位置にカーソルを移動し、 [差し込みフィールドの挿入]をクリックして[差し込みフィールドの 挿入]ダイアログボックスを表示します。必要な項目を選択し 挿入 ボタンをクリックするか、項目をダブルクリックします。 7. 差し込んだデータの確認をします。(作業ウィンドウ：手順 5/6) ボタンをクリックして、すべてのデータがきちんと表示されるかを確認します。
8. 差し込み印刷を実行します。(作業ウィンドウ：手順 6/6) ・ 印刷··· [プリンタに差し込み]ダイアログボックスが表示され、印刷を実行する ことができます。 ・ 各レターの編集··· [新規文書への差し込み]ダイアログボックスが表示され、差し込み データ件数分のページが含まれる新規文書を作成することができます。 新しいリストの作成 [差し込み印刷]作業ウィンドウの[手順 3/6]で[新しいリストの入力]を選択して 作成 ボタンをクリックすると、[新し いアドレス帳]ダイアログボックスが表示されます。必要なフィールドのみを表示してデータを入力することができ ます。 ＜操作手順＞ 1. [新しいアドレス帳]ダイアログボックスの ユーザー設定 ボタンをクリック し、[アドレス帳のユーザー設定]ダイアログボックスを表示します。 2. フィールド名の一覧から不要なフィールド名を選択し、 削除 ボタンを クリックします。 3. 『削除してもよろしいですか？』というメッセージが表示されますので、 はい ボタンをクリックします。 4. 上記の方法で、不要なすべてのフィールド名を削除します。 5. [アドレス帳のユーザー設定]ダイアログボックスの OK ボタンをクリックします。 6. [新しいアドレス帳]ダイアログボックスに戻るので、宛先情報を入力していきます。 [差し込み印刷]ツールバー 作業ウィンドウではなく、[差し込み印刷]ツールバーを使って操作をすることもできます。 A) [差し込み印刷の宛先] ··· 操作手順 5 B) [差し込み印刷フィールドの挿入] ··· 操作手順 6 C) [差し込んだデータの表示] ··· 操作手順 7 D) 差し込みレコード送り用のボタン ··· 操作手順 7 E) [新規文書への差し込み] ··· 操作手順 8 F) [プリンタに差し込み] ··· 操作手順 8 A B C D E F
第５章のトレーニング（１）
完成例を参考に、以下の手順に従って差し込み印刷を行いましょう。
STEP 1
Word を起動し、My Documents から“5 章(1)差し込み印刷.doc”ファイルを開きましょう。
STEP 2 [差し込み印刷]作業ウィンドウを表示しましょう。 STEP 3 メインファイルには、現在開いている文書を指定しましょう。 STEP 4 データファイルは、下表の3 件のレコードを新規に入力していきましょう。ただし、入力する前に不要なフィールドは削除しましょ う。 フィールド レコード1 レコード2 レコード3 姓 相川 伊藤 植田 名 浩輔 博史 彰宏 会社名 株式会社 大日本工業 株式会社 ユーポート 株式会社 植田商会 部署名 営業部 営業部 営業部 STEP 5 データファイルは、My Documents に“差し込み印刷データファイル.mdb”という名前で保存しましょう。 STEP 6 下図のように、2、3 行目に差し込みフィールドを挿入しましょう。 STEP 7 差し込んだ3 件のレコードの内容を確認しましょう。 STEP 8 すべてのレコードを新規文書へ差し込みましょう。3 ページの新規文書が作成され、ページごとに異なる宛先のレコードが表示さ れていることを確認しましょう。 STEP 9
平成 17 年 9 月 5 日 株式会社 植田商会 営業部 植田 彰宏 様 株式会社 大日本商会
新営業所開設パーティーのご案内
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申 し上げます。 さて、早速でございますが、弊社の新営業所を銀座に開設させていただく運びになりました。つ きましては、日頃からご愛顧頂いております皆様にお披露目のパーティーを催したく存じお案内申 し上げます。 詳細につきましては、下記をご覧下さい。 また、ご出席の有無につきましては９月１５日（月）までにご連絡下さいますようお願い申しあげ ます。 敬具 記 １．日時 平成 17 年９月２３日（火） ２．場所 弊社銀座営業所 ※別途地図をご参照ください ３．連絡先 弊社営業部部長 葛西（03-0001-1111
） 以上 平成 17 年 9 月 5 日 株式会社 ユーポート 営業部 伊藤 博史 様 株式会社 大日本商会新営業所開設パーティーのご案内
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申 し上げます。 さて、早速でございますが、弊社の新営業所を銀座に開設させていただく運びになりました。つ きましては、日頃からご愛顧頂いております皆様にお披露目のパーティーを催したく存じお案内申 し上げます。 詳細につきましては、下記をご覧下さい。 また、ご出席の有無につきましては９月１５日（月）までにご連絡下さいますようお願い申しあげ ます。 敬具 記 １．日時 平成 17 年９月２３日（火） ２．場所 弊社銀座営業所 ※別途地図をご参照ください ３．連絡先 弊社営業部部長 葛西（03-0001-1111
） 以上完成例
平成 17 年 9 月 5 日 株式会社 大日本工業 営業部 相川 浩輔 様 株式会社 大日本商会新営業所開設パーティーのご案内
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申 し上げます。 さて、早速でございますが、弊社の新営業所を銀座に開設させていただく運びになりました。つ きましては、日頃からご愛顧頂いております皆様にお披露目のパーティーを催したく存じお案内申 し上げます。 詳細につきましては、下記をご覧下さい。 また、ご出席の有無につきましては９月１５日（月）までにご連絡下さいますようお願い申しあげ ます。 敬具 記 １．日時 平成 17 年９月２３日（火） ２．場所 弊社銀座営業所 ※別途地図をご参照ください ３．連絡先 弊社営業部部長 葛西（03-0001-1111
） 以上STEP 3：はがき宛名印刷ウィザード
＜操作手順＞ 1. [ツール]メニューの[はがきと差し込み印刷]から[はがき印刷]をクリックし、[はがき印刷]ダイアログボックスを表示し ます。 2. [宛名面の作成]をクリックします。 3. はがき宛名印刷ウィザードが起動します。 4. はがきの種類を選択します。 5. 縦書きか横書きを選択します。 6. フォントや数値の表記方法を指定します。 7. 差出人情報を入力します。 縦書き時の半角の英字・カタカナは、完成した文 書では右90 度に傾きます。 チェックボックスをオンにすると、縦書き時の住 所ボックスの算用数字(全角・半角問わず)は完成 した文書では漢数字に変換されます。 8. 宛名の印刷に差し込み印刷を使用するかしないか、 また宛名の敬称を指定します。 9. ウィザードでの設定が完了になります。 10. はがきの宛名面が表示され、自動的に[はがき宛名印刷]ツールバーが表示されます。[宛名住所の入力] ボタンをク リックすると[宛名住所の入力]ダイアログボックスが表示され、宛名を入力することができます。11. [はがき宛名印刷]ツールバーの[印刷]ボタンをクリックすると、印刷するはがきを 指定したり、新規文書へ差し込むことができます。 ≪[はがき宛名印刷]ツールバー≫ ウィザードで設定した内容を確認したり、後から編集することができます。 A) B) C) A) [宛名住所の入力] ··· [宛名住所の入力]ダイアログボックスが表示され、宛名を入力することができます。 B) [差出人住所の入力] ··· [差出人住所の入力]ダイアログボックスが表示され、差出人を編集することができます。 C) [レイアウトの微調整] ··· [レイアウト]ダイアログボックスが表示され、宛名や差出人のフォントを変更したり、印 刷位置の調整をすることができます。 はがき文面ウィザードについて [はがき宛名印刷]ツールバーの ボタンをクリックすると[はがき文面印刷ウィザード]が起動します。 はがきの裏面の作成も対話形式で簡単に作成することができます。 ウィザードに従って作成
