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簡潔でわかりやすい議事録の書き方講習会・実施結果
1. 日時 2010 年 10 月 6 日(水) 15：40~17：25 2. 場所 24 号館 408 室 3. 講師 山川武人教授 4. 参加者数 学生：43、夢考房：5 計：48 名 アンケートは、42 名が記入した。 5. 講習会を受講した動機 27 6 18 8 効果的な議事録の書き方を知りたかった 議事録の書き方に疑問がある プロジェクトのマネジメントに役立てたい 教職員に勧められた 図 1 受講動機 学年 人数 1 年 15 2 年 17 3 年 8 4 年 1 院1 1 院2 0 表 1 学年別 学科 人数 機械工学 10 ロボティクス 14 航空システム工 3 電気電子工 6 情報通信工 1 建築 3 心理情報 1 情報工学 2 応用バイオ 1 機械工学専攻 1 表 2 学科別 プロジェクト 人数 ソーラーカー 9 エコラン 2 人力飛行機 1 ロボット 5 ロボカップ 3 福祉機器開発 2 建築デザイン 3 メカニカルサポート 5 フォーミュラカー 4 風力発電 1 小型無人飛行機 2 自律走行車 2 組込みソフトウェア 3 表 3 プロジェクト別2 6. 講習会の内容・講師について 6 段階評価の平均値を図 2 に示す。 0 1 2 3 4 5 6 議事録の書き方が わかりましたか 言葉や文章の役割と 重要性がわかりまし たか 配布資料の内容は わかりましたか プロジェクト活動に活 用できる内容ですか 講習時間は適当で すか 講習の開講時間帯 は適切ですか 図 2 平均値 各設問の評価割合を図3 に示す。 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%100% 議事録の書き方がわかりましたか 言葉や文章の役割と重要性がわかりましたか 配布資料の内容はわかりましたか プロジェクト活動に活用できる内容ですか 講習時間は適当ですか 講習の開講時間帯は適切ですか 6 5 4 3 2 1 図 3 各設問の評価割合 「講習時間は適切ですか」が3 以下の理由 (1) 長い（評価：1） (2) 長い（評価：3） (3) 長い（評価：2） (4) 60 分程度が良い（評価：3）
3 「講習の開講時間帯は適切ですか」が3 以下の理由 (1) 9～10 限が良い（評価：2） (2) 16 時半以降（評価：2） (3) 9～10 限が良い（評価：3） (4) 講義で参加できないメンバーがいた（評価：3） (5) 授業がある場合があるため、17 時半以降がいい（評価：3） (6) 8 限からは、授業とかぶるのではないか（評価：3） (7) もう少し遅い時間帯が良い（評価：3） (8) 16:40～18:25 が良い（評価：2） (9) 9～10 限が良い（評価：3） (10) 8 限目に授業があると出席できない（評価：3） (11) 8 限から開始だと授業で出れない時がある（評価：3） (12) 平日の放課後では十分な時間がとりにくい。土曜や日曜でも良いのでは？（評価：3） (13) 平日の 8 限は授業がある人もいるので、9 限以降にしてほしい。（評価：2） 7. 講習を受講して他のメンバーにも聞かせたいと思いましたか？ はい 38 名 いいえ 4 名 「はい」の理由 (1) 議事録はメンバーのほとんどが書くことになるから。 (2) 議事録だけでなく、文章を書くこと全般に対してのアドバイスであったため。 (3) 議事録を書く必要性が良く分かったから、また、議事録以外にも応用できる内容だから。 (4) 議事録以外で文章を書くときにも、とても役に立つ内容だと思った。 (5) メンバーに議事録について考えてもらえる機会になると思うから。 (6) 議事録以外にも、文章の書き方として学ぶことができるから。 (7) とっても良い話だったので。 (8) 今回に関して言えば、日本語についてや使い方の内容の方が、他のメンバーに聞かせて あげたいと思いました。 (9) 自分は普段書くことが少ないため。 (10) 議事録は、プロジェクトをやる中で、やはり重要なものだと思うから。 (11) プロジェクト内に、議事録の書き方を知っている人が少ないから。 (12) 今回の講習は、リーダー、サブリーダー、書記の出席を求めていたが、リーダー、サブ リーダー、書記が欠席したため。 (13) 日本語の理解を深めることができたのでそれを伝えたい。 (14) 現在は、私たちが書いているが、将来は誰もが書くことになるだろうから。 (15) 特に 1、2 年生は文章の書き方に慣れていないと思うので、コミュニケーションツールと して理解してほしい。
4 (16) 書記の仕事をする機会が多い人には、身になることが多かったため。 (17) 文章の書き方を議事録係だけでなく、他のメンバーにも知ってもらいたいから。 (18) 自分たちの議事録には無い手法があったから。 (19) 文章を書くときの基本的な注意点を挙げ、説明していただいたため、報告書を書くとき にも使える内容だったから。 (20) とても役立つ内容だった。 (21) プロジェクト内だけではなく、企業に就職してからも非常に重要なことだから。 (22) 細かいことではなく、基本を教えてもらえるから。 (23) 覚えておくと便利なことを教えてもらえたから。 (24) 今までの議事録では、いけない部分もあることがわかったから。 (25) 議事録を読んでもらう際に、内容を明確にわかってもらいたいため。 (26) 後輩にも、基本的な事を知っておいてほしいから。 (27) 文章を書く上で、知っておく必要があることだから。 (28) 現状報告をするときに、わかりやすく報告できるようになると思ったから。 (29) 誰でも議事録を書くことができるように。 (30) 議事録は、何年も残っていくものなので、後輩に伝えていきたいと思ったから。 (31) 文章を書く際に役立つため。 (32) 議事録の内容として、必要なところと不要なところが明確にわかった。 (33) 議事録を書くことが無くても、将来役立てることができる内容だったから。 (34) 議事録がきちんと読みやすいものになっていると、ミーティングを休んだ時にわかりや すいから。 (35) 議事録だけでなく、レポートなどの書き方についても教えてもらえるため。 (36) プロジェクト活動の中で、議事録を書くことは多くあり、メンバー全員が正しい議事録 を書けるようになる必要があるから。 (37) 日本語や日本人の特徴から教える議事録の書き方は、非常に説得力があり、また議事録 の必要性、重要性として現場の声を聞くことができたから。 (38) 議事録だけではなく、普段の授業の課題にも役立つ内容が聞けたから。 「いいえ」の理由 (1) 他のメンバーは興味がないと思ったから (2) 受講したい人が受ければいい (3) 議事録の書き方より、議事録の必要性、文章についての内容が多かったため (4) 要点をもう少しまとめてほしい。 8. この講習会に取り入れてほしい事柄 (1) テキストに字が多く意欲が失せてしまうため、図を使ってほしい (2) 配布資料をもう少し少なくして、パワーポイントや黒板をもう少し使用してほしい (3) 一時的な休憩時間
5 (4) 具体的な書き方についてもう少し時間をとってやってほしかった。 (5) 議事録の効果的な活用方法 (6) 実際の議事録の良いところ、悪いところ、感想をメインで説明してほしい。議事の取り 方のコツなども知りたい。 (7) 自分の書いた議事録の添削 (8) 書籍で読むと良いものを教えてほしい。 (9) 会社の議事録が見たい。 (10) 会社などで作られる議事録の例のようなものを見てみたかった。参考になるかもしれな い。 9. 講習を受講しての感想 (1) 講習を通して、良い文章の形といった知識を得ることができた。特にセンテンスについ て知ることができたことを考えると有意義な時間だった。 (2) 授業では教わらないであろう議事録の書き方についての講演が聞けたのはとても良かっ た。また、日本語の使い方について改めて考えさせられた。 (3) 他のプロジェクトの議事録と比べることができて、自分のプロジェクトの議事録の長 所・短所が分かって良かった。 (4) 大変分かりやすい説明だった。ただ、雑音が多かったので、マイクをワイシャツに付け るか、ネクタイをネクタイピンで固定すると聞き取りやすいと思う。 (5) どのようなことに気をつけて議事録をまとめて書いたら良いのかが分かった。議事録は もちろんだが、他の時にも役に立つ内容でした。これから、ものを書くときには、今日 教えてもらったことに気をつけていきたい。 (6) 建築系の議事録と機械系の議事録の書き方は、異なる点があると感じた。 (7) これからは、人が読んで楽に読める文章を書いていきたいと思う。 (8) 今回の講習で良い議事録の書き方がわかりました。今後参考にしたいです。 (9) 日本語の特徴を生かして、書類を書くといった内容の部分で、とても感心しました。参 考にしていこうと思います。 (10) 他のプロジェクトの議事録の良い点を見つけることができて良かった。 (11) 今後の議事録を書くコツとして、勉強ができて良かった。 (12) 議事録の書き方を理解することができた。 (13) 議事録のみではなく、報告書等でも有効に使える内容であった。 (14) 日本語の歴史や文学の話は面白かったが、議事録の書き方とは少しずれていると感じた。 書き方の講義ではなく、重要性の講義と思えば良かった。 (15) 授業時間とかぶることがあるので、時間帯を遅くしてほしい。 (16) 今回の講習を受講したことで、今までの議事録の悪いところがわかり、非常にためにな った。
6 (17) ミーティングの際は、つい間接的表現であったり、論理的でない表現をしてしまい、後 の確認事項を多く残してしまう。今回の講習を生かし、わかりやすい文章作成を心がけ たい。 (18) 他のプロジェクトの議事録の書き方や、会社での文章の書き方を知ることができ、自分 たちの議事録に足りない部分を知ることができたのでよかった。 (19) 議事録の実例のところが面白かった。自分たちがとっている議事録には無い手法を知れ たので、今後役立てたいと思う。 (20) 議事録だけではなく報告書作成にも使える心構えが説明されていたから。 (21) 議事の書き方というより、レポートの書き方の話が中心だったと感じた。 (22) 出てよかった。 (23) これから書記として、議事録を書く機会も多々あると思うので、とても役立つ情報ばか りだった。ただ、授業があり、最初から参加できなかったのが残念だ。 (24) 文章は、難しいが大切だということを改めて理解した。 (25) 自分たちの議事録のどこがいけないのかがわかりよかった。 (26) 議事録の内容の配置に注意しなければならないとイメージしていたが、文章力も問われ るということを改めて知った。 (27) 他のプロジェクトの議事録と自分たちのものを比べ、自分たちの議事録は空白が目立っ ていた。充実した内容の議事録を書きたい。 (28) 文章の書き方や上達法などがわかってよかった。 (29) 議事録の書き方の説明だけではなく、実際の議事録の良いところ、悪いところの説明が あって、とても良かった。 (30) 社会において、議事録の必要性が学べたことがよかった。 (31) 話の流れがわかりにくく、議事録の書き方の説明が少なかった。 (32) 自分のスタイルも大切ですが、読み手に誤解を与えずに明解な文章で書くようにしたい と思いました。 (33) 議事録に関すること以外にも、文章の書き方など、将来自分が就職したときに役立つ内 容だったので、よかった。 (34) とても役立つ内容でした。ありがとうございました。 (35) 自分たちが書いてきた議事録は、不十分な点が多いことを知った。今回の講習の内容を 取り入れて分かりやすい議事録を作っていきたいと思う。 (36) プロジェクト活動の中での議事録の書き方だけではなく、企業が求めている議事録の内 容も知ることができてよかった。 (37) もっと多くのメンバーに対して議事録だけではなく、日本語の使い方という形でも講習 会を開いてほしい。 (38) 議事録作成の技術についてのみ講義していただけると思っていたので、担当者のみ受講 すればいいと思ったが、文章についての話もしていただけたので、予想より濃い内容の 講義が聞けてよかった。
