はじめに この 補助金事務注意点 は 商店街にぎわい創出支援事業費補助金に係る事務処理上の注意事項について記載しています 事業実施に当たっては この 補助金事務注意点 を熟読のうえ実施してください また 不明確な点につきましては 市民経済局地域商業課の担当者に必ずご相談ください 経理処理の基本ルール

補助金事務

注意点

（採択事業提案者向け）

名 古 屋 市 市 民 経 済 局 地 域 商 業 課

【はじめに】

この「補助金事務注意点」は、商店街にぎわい創出支援事業費補助金に係る事務 処理上の注意事項について記載しています。事業実施に当たっては、この「補助金 事務注意点」を熟読のうえ実施してください。 また、不明確な点につきましては、市民経済局地域商業課の担当者に必ずご相談 ください。

【経理処理の基本ルール】

補助事業の経理処理にあたっては、補助金の交付の対象となる経費を明確に区別 して処理してください。また、適切な経理処理を行うための各種制限や取得した財 産の管理方法等、通常の経理処理・業務管理とは異なる部分があるので留意してく ださい。 なお、検査等により経費の虚偽申告や過大請求等による補助金の受給等の不正行 為が判明した場合には、補助金返還等の義務が生じます。

【目次】

○補助金事務の手続きの流れ ・・・・・・・・・・・・・・p１ ○補助金事務の主な注意点 ・・・・・・・・・・・・・・・p２ (1) 代金の支払い ・・・・・・・・・・・・・p２ (2) 補助対象となる経費 ・・・・・・・・・・p３ (3) 支払領収書及び請求書等証拠書類 ・・・・・・・・・・p３ ・領収書の注意事項（p４） ・人件費にかかる領収書について（p４） ・レシートの場合の注意事項（p５） ・請求書の注意事項（p６） ・インターネット等による通信販売の場合の注意事項（p７） ・補助事業者が学校の場合の注意事項（p8） ・支払証拠書類（写し）作成の際の注意事項（p８） (4) 事業収入 ・・・・・・・・・・・・・・・p８ (5) 補助金の交付 ・・・・・・・・・・・・・・・p９ (6) 補助事業終了後の義務 ・・・・・・・・・p９ ○別表 補助対象経費一覧

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(1) 交付申請

・申請に当たっては、事業計画書及び収支予算書の内容をよく確認し、できる限り 期限までに余裕をもって交付申請書を提出してください。 ※ 提出する書類の控えを必ず保管してください。

(2) 交付決定

・交付申請書の内容を審査し、問題がなければ交付決定の手続きを行います。 ⇒ 交付決定通知書をお渡しいたしますので、紛失することのないよう保管して ください。 ※交付決定（平成 28 年 9 月下旬を予定）前に事業着手される場合は、「事業着 手届」を提出してください。なお、予算の範囲を超える額の交付申請があっ た場合は、補助金算定額を一定の割合で減額した額を交付決定額とする可能 性があります。

(3) 計画の変更等

・「補助事業の内容」又は「補助事業に要する経費の配分」に変更が生じる場合は、 あらかじめ事業計画変更承認申請書を提出し、計画変更の承認を受けなければい けません。 ※事業計画変更承認申請書の提出前に、地域商業課にご一報ください。 ・やむを得ない事情等により、補助事業を断念せざるを得ない場合には、あらかじ め事業中止（廃止）承認申請書を提出し、事業の廃止（中止）の承認を受けなけ ればいけません。 ※事業中止（廃止）承認申請書の提出前に、地域商業課にご一報ください。

(4) 実績報告書

・補助事業が完了したら、速やかに実績報告書を地域商業課に提出してください。 ※提出期限：平成 29 年 2 月 28 日（火） ・確定検査に当たっては、必要に応じて現地調査等を行います。 ⇒ 実績報告書の内容及び確定検査に基づき書類審査を行い、補助金の額を確定 します。

(5) 補助金の請求

・補助金の額が確定したら、請求書により補助金の請求を行ってください。

補助金事務の手続きの流れ

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(6) 取得財産の管理・処分

・補助事業終了後、補助事業によって取得し、又は効用が増加した財産を処分しよ うとする場合は、市の承認を受けなければいけません。 ※ 承認を受けなければ、財産を処分することができませんので、ご注意くだ さい。 会計担当者や補助事業全体を統括する方は、本項目を必ずご熟読願います。 なお、現場で補助事業に従事される方にも、内容を周知していただきますようお願 いいたします。

(1) 代金の支払い

・代金の支払いは、必ず当該年度の 2 月末日までに済ませるようにしてください。 ・10 万円以上の支払いについては、必ず銀行振込により支払ってください。 ※現金・小切手で支払った場合は、補助対象となりません。 また、10 万円未満の場合でも、可能なものはできるだけ銀行振込としてください。 ※行政機関への支払い（道路使用料等）や切手購入代など振込での支払いが困 難なものは、現金払いで構いません。 ・銀行振込の際は、取引先からの請求書及び銀行の振込金受取書（振込受付書、ご 利用明細票等を含む。）を必ず受け取って保管してください。 ・金融機関への振込手数料は補助対象となりません。ただし、振込手数料を取引先 が負担しており、取引価格の内数になっている場合は補助対象とすることができ ます。 ・現金による支払いを行う場合には、領収書を必ず受け取って保管してください。 また、可能な限り、請求書、納品書、見積書等を発行してもらうよう努めてくだ さい。 ・領収書、請求書、納品書、見積書等の宛名は必ず補助事業者名（補助金交付申請 書に記載した団体名）で発行してもらうようにしてください。 ・補助事業以外の支払いとの混合払いは、行わないでください。

補助金事務の主な注意点

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(2) 補助対象となる経費

会場借上料、装飾設備費、委託料、印刷製本費、報償費、内外装整備費、家賃賃借料 （各補助対象経費の詳細は、別表「補助対象経費一覧」を参照してください。） ※補助事業以外にも繰り返し使用可能なものの購入費等は補助対象外となります。 ※補助対象経費となる全ての印刷物（ポスター、チラシ、抽選補助券、スタンプラ リーの用紙など）は必ず保管し、実績報告書とともに提出してください。ただし、 非常に大きいものや材質の問題で提出が難しい場合は、ご相談ください。 【実施状況の写真等の提出について】 ・実施状況の写真等を必ず撮影し、実績報告書とともに提出してください。 ※「データ」での提出（CD-R 等に焼いたもの）でも構いません。 ※できるだけ詳細に、補助対象経費となるものを撮影するようにしてください。 ソフト事業 ・ イベントごとの風景（ステージ、ゲーム、模擬店など） ・ 設備等（テント、ステージ、音響、看板、装飾など） ・ ステージ出演者や警備員など ハード事業 ・ 整備した店舗の外観、内観などの詳細 ※天井、壁、床の内装工事、店内造作工事、電気・照明工事、給排水 工事及び外装工事等の施工が確認できるもの ※事業実施前と後の写真は、撮影方向等極力同じ条件での撮影

(3) 支払領収書及び請求書等証拠書類

振 込 の 場 合

※10 万円以上の

支払いの場合は

必 ず 振 込

現 金 の 場 合

振込受付書

請求書

領収書

又は

レシート

【注】できる限り、請 求 書 や 納 品 書 を 添 付 し て く ださい。

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●領収書の注意事項

・あて名は、正式な団体名でもらってください。 ・受領印が押印してあるか、日付が記載されているかを確認してください。 ・収入印紙が必要なものについては、貼付されているかを確認してください。 ※請求書等がない場合は、用途や内容等を、但し書や余白に詳しく記載してください。 請求書等がある場合も、項目程度（例：チラシ印刷代）のことは記載してください。

※人件費にかかる領収書について

・イベントのアルバイト代や出演料など、人件費にかかる領収書につきましては、 以下の例に準じた形で作成をお願いいたします。

領 収 書（例）

平成□□年□□月□□日 株式会社〇〇〇〇 様

金 ＊＊＊＊＊＊ 円

但し、○○○○ 経費として △△株式会社 印紙

印

領 収 書（例）

株式会社〇〇〇〇 様

金 ＊＊＊＊＊＊ 円

但し ○○フェスタ アルバイト代として 平成○○年○○月○○日 上記正に領収いたしました 団体名等 △△△△△ 氏名 □□ □□ 住所 名古屋市○区○○町１－２－３

支払証拠書類について

印 領収印が必要です。 団体名、氏名、住所の 記載が必要です。

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【参考】人件費にかかる領収書で、領収印がない場合の取扱いについて

・人件費にかかる領収書で、領収印をもらえなかった場合には、次の「支払証明」 を作成し、領収書とともにご提出ください。ただし、支払いについて、市職員が 帳簿等で確認させていただくことを条件とします。

●レシートの場合の注意事項

領収書 □□ホームセンター 株式会社〇〇〇〇 様 平成□□年□□月□□日 会場装飾用 両面テープ ￥108×5 ￥540 円 カラー印刷用紙 ￥540×3 ￥1,620 円 小計 ￥2,160 円 合計 ￥２，１６０円 お預り ￥2,160 円 お釣り ￥0 円 ※用途や内容を、余白に記載してください。 ※レシートとは別に、領収書の発行が受けられ る場合には、領収書もあわせて請求してくだ さい。

支 払 証 明

○○フェスタ △△出演料（平成＊＊年＊＊月＊＊日分） 日付 受領者 住所 金額（円） 上記のとおり支払いましたことを証明します。 平成 年 月 日 所在地 〇〇市□□区〇〇町△－△ 団体名 株式会社〇〇〇〇 代 表 者 職 氏 名 代 表取締役 〇〇〇 〇 印

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●請求書の注意事項

・あて名は、正式な団体名でもらってください。 ・社印等が押印してあるか、日付が記載されているかを確認してください。 ・請求者と支払先が合致しない場合には、補助対象経費とできません。 （例）請求者が会社であるが、支払先が個人の場合 等 ※何の経費であるかが分からないと補助金の査定ができませんので、必要に応じ、用途や内容を 余白などに記載してください。 平成□□年□□月□□日

請 求 書（例）

株式会社〇〇〇〇 様 △△株式会社

請求金額 ＊＊＊＊＊＊

品名 数量 単価 金額 夏まつり ○月○日 テント２Ｋ×３Ｋ テーブル W1800×D450 折りたたみ椅子 消費税 ２ １０ ３０ **** **** **** **** **** **** **** 合計 ******

印

品名 数量 単価 金額 色上質紙 セロテープ のり コピー用紙 ※対象外経費がある場合、その旨を記載

（例）

チラシのコピーによる増刷用の紙

子ども工作コーナーの材料

対象外（内部の事務用）

- 7 - ・請求書は、内容や単価、数量などの明細が記載されている必要があります。 ※請求項目が「一式 ○○円」など、大まかな記載のものでは、用途や内容が分 からず、補助対象外の経費が含まれていることもあり得るため、補助金の査定 ができません。 （良くない例）

●インターネット等による通信販売の場合の注意事項

・個人名ではなく、必ず補助事業者名で注文してください。 ※商品等の郵送先は個人宅等でも構いません。 ・発注書、請求書の代用として、内容、数量、金額が記載されている発注完了画面 や発注完了メールを印字したものを用意してください。 ・領収書、納品書を発行してもらうように、事前に購入先にご確認ください。 ・代金引換サービス（代引）の領収書だけでは、運送業者の手数料が含まれた金額 が記されているため、補助金の査定ができません。 平成 年 月 日

請 求 書

株式会社〇〇〇〇様 △△株式会社

請求金額 ＊＊＊＊＊＊

品名 数量 単価 金額

夏まつり会場設営

一式

****** 合計 ******

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●補助事業者が学校の場合の注意事項

・領収書等の宛名は必ず補助金交付申請書に記載した団体名で発行してもらうよう にしてください。 ・ゼミの名称、教授や学生の個人名の支払証拠書類の場合、補助対象になりません。

例） 〇〇〇〇大学 学長△△ △△ で申請した場合

領収書等の宛名・・・ 〇〇〇〇大学 → 〇

〇〇〇〇大学 学長△△ △△ → 〇

学校法人〇〇〇〇 → ×

学校法人〇〇〇〇 理事長□□ □□ → ×

□□ゼミ → ×

〇〇学部教授 〇〇 〇〇 → ×

●支払証拠書類（写し）作成の際の注意事項

・コピーが薄く文字や印影が判明できないといったことのないように、コピーは鮮 明にしてください。 ・書類が重なって記載内容が見えないといったことのないように、書類を重ねてコ ピーしないようにしてください。 ・支払証拠書類の写しには、原本証明（団体名・所在地・代表者の職名及び氏名・ 代表者印）をしてください。 （原本証明の例）

原本と相違ないことを証明します

〇〇市□□区〇〇町

△

－

△

株式会社〇〇〇〇

代表取締役 〇〇 〇〇

(4) 事業収入

・事業実施に伴い、入場料、売上、出店料、協賛金等の事業収入がある場合は、収 入額を確認できる書類を保管するようにし、収支精算書の収入の部に正確に記載 してください。 代表者印

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(5) 補助金の交付

・補助金振込み先口座の名義は、必ず補助金交付申請書に記載したものと同一の団 体名・代表者の職名及び氏名にしてください。

(6) 補助事業終了後の義務

・補助金申請にかかる経費に関する帳簿は他の事業とは分けて管理するようにして ください。 ・補助金申請にかかる経費の収支を明らかにした領収書類、帳簿、通帳などは常に 備え置いて、補助金申請を行った年度の翌年度から 5 年間、保存してください。

平成28年度 名古屋市商店街にぎわい創出支援事業 補助対象経費一覧 費 目 補 助 対 象 経 費 備 考 ソ フ ト 事 業 会 場 借上料 ○イベント、講習会等の会場・駐車場使 用料 ○店舗等借上料（事業実施時に使用する 場合に限る。） ○道路使用・公園使用に係る申請料 装 飾 設備費 ○会場装飾に要する経費（装飾品のリー ス料、搬入搬出費、設置費、部材等消 耗品の購入費等） ○会場設営に要する経費（照明、音響設 備等に係る機材、設備、機器等のリー ス料、搬入搬出費、設置費、工事費等） ○イベント等に係る保険料（賠償責任保 険、損害保険、イベント中止保険等） ○講習会等で必要な教材、材料等に要す る経費（購入費、リース料等） ○事業実施に必要な郵便、宅配便等に要 する経費 ○事業実施に伴い発生するその他経費 （消耗品費、原材料費、光熱水費、ご み処理費、クリーニング代等） ・事業終了後も使用するものにつ いては補助対象外とします。 ・保険料については、保険内容の わかるもの（保険証書の写し 等）を提出することを要しま す。 委託料 ○事業の運営委託料 ○その他委託料 印 刷 製本費 ○ポスター、チラシ、商店街マップ、情 報誌等の作成費 ○新聞広告折込料、新聞・雑誌等への広 告掲載料 ○その他印刷製本費（開催案内状、抽選 券・商品券等） ・印刷製本費については、原則と して印刷物を提出することを 要します。 ・特定店舗のＰＲのみを目的とし ているとみなされる印刷物、回 覧・会報等主に組合員を対象と した印刷物、補助事業者が発行 主体ではない印刷物について は補助対象外とします。 ・ポスター、チラシ、商店街マッ プ、ホームページ等への販売促 進に係る事業（売り出しや抽選 事業）の掲載については、事業 目的を達成するために必要又 は効果があると認められた場 合には、その経費を補助対象と します。 別表

報償費 ○人件費 講師やタレント等への謝礼及び旅費 （国内に限る。）、地域団体や個人等に 対する会場警備・清掃等の役務の提供 に対する謝礼、アルバイト賃金等 ○来場者配付用記念品（来場者への粗 品、参加無料の抽選会における景品類 等） ○コンクール、コンテスト等の参加者へ の記念品（盾、賞状、副賞等（図書券 及び金券類も含む。）） ・旅費に係る食糧費、宿泊費につ いては補助対象外とします。 ・補助事業者及び補助事業者と連 携して補助事業を行う採択事 業提案者又は商店街団体の構 成員に対する謝礼・記念品等に ついては補助対象外とします。 ・販売促進と連動した景品類（売 り出し等の買い物客を対象と した抽選会等の景品類）につい ては補助対象外とします。 ・販売用物品、有料事業における 贈呈用物品の仕入経費（模擬店 の仕入経費、有料ゲームの賞品 の購入費等）については補助対 象外とします。 ・補助事業者発行の商品券・割引 券等の額面及び発行に係るプ レミアム・割引部分の負担費 用、コンクール、コンテスト等 の賞金については補助対象外 とします。 ・金銭以外の物品で謝礼を行う場 合、その購入の領収書類のほ か、相手先からの受領書を必要 とします。 ハー ド事業 内外装 整備費 ○ソフト事業を効果的に実施するため に必要な店舗・施設の必要最小限の内 外 装 整 備 に か か る 費 用 （ 1 回 に 限 る。）。 ・天井、壁、床の内装工事、店内 造作工事、電気・照明工事、給 排水工事及び外装工事等にか かる経費を補助対象とします。 ・設計費、工事監理費及び保険料 については補助対象外としま す。 家 賃 賃借料 ○ソフト事業を効果的に実施するため に必要な店舗・施設の賃借料（共益費 を含む。）。 ・家賃賃借料にかかる権利金（礼 金）、保証金（敷金）、不動産仲 介料については補助対象外と します。 ＜その他注意点＞ ○下記の経費については、補助対象経費としません。 ①補助事業に特定できない経費 ・事業提案者及び商店街団体内部の事務運営費 ・事前及び事後の会議費 ・事業提案者及び商店街団体の構成員のみで行われる会議費 ・イベント等での事業提案者及び商店街団体の構成員の控室に係る経費 ・設備保管料等間接経費 ・ラジオやテレビ等での宣伝費

・記録写真代 ・飲食経費 ・補助事業以外にも繰り返し使用可能なものの購入費 等 ②振込手数料、代引手数料（請求金額以内の支払いにかかるものを除きます） ③支払証拠書類がないもの ※10万円以上の支払いについては、必ず振込による方法で行ってください。 ただし、行政機関への支払い、切手購入等振込での支払いが困難である場合は除き ます。 ④当該年度の2月末日までに支払いが完了していない経費 ⑤補助事業者と連携して補助事業を行う採択事業提案者又は商店街団体を支払先とす る経費