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経営事務におけるデータ処理の基本ノ
f
ターン
橋 本 俊 夫
加 藤 鐙 古
Basic General Pattern of Data Proccssing Cycle in Business Administration
Toshio HASHI M OTO
，
Ryokichi K A T O経営e管理情報作成のためデータ処理について，それを構成する要素作業を，作業種類を基調にし て抽出，整理し，さらに，それらの組み合わせとしてのデータ処理のパタ←ン化を試み，まず，基本 パターンを作成した. 1 . データ3 情報，データ処理 経営@管理においては，諸現象の観察記録としての原 始データは，そのままの形で有効な情報として利用し得 るζとはきわめてまれであり，多くの場合p データは， それに何らかの処理をほど乙してはじめて利用可能なも のとなる.すなわち，
r
データJ
Cdata)は 必 要 な 処 理 をされて「情報J
Cinformation)となる.またある目的 のために使われた情報が，別の目的のための他の情報に とってのデータであり，情報となるために処理されるこ とが多い園 このように，データから情報を作成する処理過程をデ ータ処理 Cdataprocessing)という. 2 . データ処理の要素作業 データ処理を構成する作業の分類区分としては，たと えば図表llC示すように，つぎのような種類があげられ ている。 データ起発 Cdataorigination)，データ蒐集 Cdata collection)，データ記録 Cdata recording)，評価 Cme-asuring)，編集 Cediting)，記号化(coding)，変換a変 形(conv巴rsion，transforming)，点検Cverifying)，複 写・印刷Ccopyingand duplicating)，分類(classify ing)，比較(comparing)，選別(sorting)，計算(cal -culating)，集計(summarizing)， 結 果 記 録 e作 表 Crecording， report preparation)，保存(storing，da -ta storage)，検索Cretrieval)，再製(r巴producing)， 伝達(communicating)，配付 Cdiss巴minating)，送 イ 寸Ctransmitting) 上記など従来の作業分類には，データ処理の経過段階3 目的機能，要素的種類が混用され，一元的におこなわれ ていないきらいが多くある.われわれは，乙れらに対し， 作業の要素的種類を主体とした整理を試みる. すなわち，i
データ起発J
r
デ タ蒐集J i
作表」な どはデータ処理の経過段階的分類区分であり，また，r
評価Jr
編 集J i記号化Jr
点検J i分析Jr
検索」な どはある要素作業の目的表現であったり，いくつかの要 素作業に分解され得るものでもある.たとえば，i
評価」 は比較と分類の，i
検索Jは保管，分類，選別の，それ ぞれ結合したものといえるー われわれは，作業の要素的種類を基調とした分類を忠 実にお乙なって，まず 記録@分類@選別・計算・比較@保管@伝達 の7区分を得，さらに，上記のうちの「計算」について は，その内容から，さらに次の3種類p::細分した.すな わち， 計算1..…・原始データの個々によっておこなう計算. 一般に原始帳票(たとえば売上伝票)上の計算. 計算2(集計)・ 上記の一次的な計算をおこなった結 果の集計.一般にはその内訳記録を含む. 計 算3 計算2をお乙なった結果の相互ならびにそ れらの個々に対しさらにおこなう計算.集計結果 を比較してお乙なう計算が多い.集計の必要のな いものについては計算lの結果に対してさらにお こなう計算. 上記以外の計算. 尚 i記録」は原始データ，処理中間結果，最終結果 (情報)の各段階においてお乙なわれ，また，記録の方 法も a)用紙等への数字，文字，記号，図形の記載， b)複写，印刷， c)数字，文字，記号等の磁気記録( 磁気テープ，磁気ディスク，磁気元帳，磁気カードなど) d)紙テープ，紙カード等へのパンチ， e)録音，録画図表
1
データ処理の要素作業
ブライトマン アウァド アーノノレド スィーアラウフ ノてーチ他 サンダース オフライエン サクスン他 フフフ 他 他 データ起算 Data Origination 1 データ蒐集 Data Coll ectio n， Capturing 2 1 ( 1 )イ データ記録 Data Recording 2 2 1 l 測 定 Measuring (1)ン 編 集 Editing (2 ) (2 ) (2 )プ イ 記 号 化 Coding (2 ) (2 ) 、ソ ン ト フ。 変換・変形 Conv 巴 rsion ， Transforming (2) 2 ツ 検 査 Verifying (2 ) ( 2 ) 2 ト 複 写 Copying and Duplicating ( 2 ) 分 類 Classifying 2 3 (2 ) 3 3 2 ( 2 ) ~ 2 2 比 較 Comparing 3 分 析 Analyzing 3 3 処 4 処 5 選 B リ Sorting (Arranging) 3 3 処 3 理 4 4 3 4 処 3 処 2 理 計 算 Calculating 4 3 理 3 4 6 4 5 4 理l
集 理 計 Summariz ing 5 3 4 5 5 5 6 4 結果記録 Recording 6 3 5 ア 作 表 Report Preparation 4 4 5 (8 ) ウ ト 再 製 Reproducing 9 8 (8 ) ア フ。 、、2 伝 達 Communicating 8 4 5 6 10 9 8 ウ 6 ト 6 卜 配付・伝達 Disseminating ， Transmitting 10 フ。 保 管 Storing ， Data Storag 巴 7 5 6 7 7 6 7 ソ、 3 ト 検 索 Retrival 5 8 7 (7 ) 3 〔数字は処理手順を示す〕 R. W. Brightman ， B.]. Luskin ， T. Tilton: Data Processing for Decision Making (2nd ed.) ， The Macmillan Company 1971 ， P. P. 60-65 E. M. Awad: Business ρata Pr oc 巴 ssing (4th ed.) ， Pr 巴 ntic 巴白Ha ll ， Inc. 1975 ， P. P. 52-61 R. R. Ar nold ， H. C. Hill ，ん V. Nichols: Modern Data Processing ， ]ohn Wiley & Sons ， Inc. 1972 ， P. P. 6-11 R.]. Thierauf: Data Pr ocessing for Business and Management ， ] ohn Wil 巴 y & Sons ， Inc. 1973 ， P. P. 47-52 ]. G. Burch ， ]r.， F.R. Strat 巴 r ， ]r ， : Information System: Theory and Practice ， Ha milton Pu blishing Conpany ， 1974 ， P. P. 26 ← 29 D. H. Sanders: Computers in Business (3rd ， ed.) McGraw-Hill Inc. 1975 ， P. P. 10-14 ].ん 0' Brien: Comput 巴 rs in Business Management : An Introducion ， Richard D. Irwin ， Inc. 1975 ， P. P. 7-10 ]. A. Saxon ， W. W. Steyer : Basic Principles of Data Processing (2nd ed.) Prentice ・ Hall ， Inc. 1970 ， P.P. 6-9 G.]. Brabb: Computer and Information System in Business ， Haughton Mifflen Company ， 1976 ， P. P. 6-10 ~ 菰 M弁骨精凶庁 蛍 同噺町滞附経営事務におけるデータ処理の基本ノTターン 91 f)写真.g)光学文字，光 学マークの用紙への記載など 多岐にわたる.また，記録は， 多くの場合，分類づけ，計算 など他の要素作業のそれぞれ に直結して，それらの結果の 表示又は保管IL供される. つぎに，一般にいう検査作 業の基本は「比較」である. すなわち，一方が他方とまっ たく同じであるか，状態が比 較すべき実存もしくは想定の ものと同じ程度であるか，ま た，どちらが大きし、かという ような比較がその内容である. 点検，照合，検照なども同系 である.計算作業の検査とし ての検査も，同一作業の繰返 しの結果または，同一結果と なるべき他の計算の結果との 対応比較である. かくて得られた9種の要素 作業の発生頻度を，その作業 所要時間を実際に6つの事業 所において調査した結果に基 ずいて百分比で次に示す. 言 己 録 4 1 分 類 5 選 BIJ 6 計 算 1 1 3 計算2(集計) 1 1 計 算 3 8 図表-2 デ ー タ 処 理 の 基 本 ノfタ ー ン 比 較 7 保 管 5 移 送 4
