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Agatha 管理者ガイド
基本編
V3.0：2019 年 9 月 30 日
2 目次 ... 1 1 Agatha 管理者ガイド 基本編の概要... 5 2 Agatha 利用前のご確認 ... 5 3 Agatha の設定について ... 6 3.1 管理者ができること ... 6 3.2 設定ページへのアクセス ... 1 4 マスター設定【マスター管理者限定】 ... 2 4.1 マスターの登録数を確認する... 2 4.2 ワークスペースの作成と管理... 3 新しいワークスペースを作成する ... 3 ワークスペースをロックする... 5 ワークスペースのロックを解除する... 7 ワークスペースを非表示にする ... 8 ワークスペース設定を編集する ... 9 ワークスペースを削除する ... 9 4.3 ユーザー管理 ... 10 ユーザーを追加する ... 10 4.3.1.1 ユーザーを一人ずつ登録する... 10 4.3.1.2 ユーザーを Excel で一括登録する ... 11 ユーザーを停止する ... 13 マスターユーザー一覧を Excel にエクスポート（出力）する ... 25 マスターユーザーのアクセス権限を設定する ... 25 4.3.4.1 アクセス権を付与（追加）する ... 26 4.3.4.2 アクセス権を削除する... 27 4.3.4.3 アクセス権を変更する... 27 4.3.4.4 マスターユーザーのアクセス権を確認する... 27 4.4 マスター設定のアクセス権管理 ... 29 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを作成する ... 29 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを変更する ... 31 4.5 Agatha ユーザー情報を確認する ... 32 4.6 お支払い情報を確認する ... 32 5 ワークスペース設定【ワークスペース管理者限定】 ... 29
3 5.1 スペースの登録数を確認する... 29 5.2 ワークスペースユーザーを管理する... 30 5.2.1 ワークスペースにユーザーを追加する ... 30 5.2.2 ワークスペースのユーザーを停止する ... 31 5.2.3 ワークスペースユーザー一覧を Excel にエクスポート（出力）する ... 32 5.3 ワークスペースのアクセス権を管理する ... 33 5.3.1 アクセス権グループを作成する ... 33 5.3.2 アクセス権グループのアクセス権を変更する ... 35 5.3.3 ユーザーにアクセス権を設定する ... 35 5.3.4 ユーザーに設定したアクセス権を削除する... 36 5.3.5 ワークスペースユーザーのアクセス権を確認する... 37 5.4 ワークスペース情報を確認する ... 38 5.5 ワークスペースコンテンツをエクスポート... 39 5.6 複数ファイルのエクスポート... 45 5.7 フォルダの移動... 48 5.8 フォルダのアップロード ... 50 5.9 フォルダ固有のアクセス権管理 ... 52 5.9.1 フォルダに固有のアクセス権をつける ... 52 5.9.2 フォルダ固有のアクセス権を変更する ... 54 5.9.3 フォルダ固有のアクセス権を削除する ... 55 6 マスター及びワークスペースの監査ログ ... 56 6.1 マスター及びワークスペースの監査ログを確認する ... 57 6.2 マスター及びワークスペースの監査ログをエクスポート... 58 FAQ ... 62 ① 動作環境 ... 62 ② 対応しているファイルの種類 ... 62 ③ アップロードできるファイルサイズ ... 62 ④ ピンクのバーが画面上部に表示され、エラーメッセージが表示される。 . 63 ⑤ パスワードを忘れた、パスワードがわからない ... 63 ⑥ ファイル名を修正したい ... 63 ⑦ 文書を誰が編集ロックしているか知りたい ... 63 ⑧ 文書を開くのに時間がかかる ... 63 ⑨ 文書を前の版に戻すことはできますか？ ... 63
4 ⑩ 特定の版を削除することはできますか？ ... 63 ⑪ 複数のレビュー者（承認者）にレビュー依頼（承認依頼）できますか？ . 63 ⑫ ユーザーのメールアドレスを変更したい ... 64 ⑬ PDF ファイルにダウンロード不可やカット＆ペースト不可などのセキュリ ティをかけられますか？... 64 その他 お問い合わせ... 64
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GATHA
管理者ガイド
基本編の概要
本ガイドでは、Agatha のシステム管理者（マスター及びワークスペースで admin 権限が付与されているユーザー）を対象とし、マスター設定及びワークスペース設定 を行うための操作方法を解説します。2 A
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利用前のご確認
Agatha は以下動作環境を推奨しております。お手数ですが、ご利用前に推奨環境を満 たしているかご確認をお願いいたします。 OS ブラウザー Microsoft Office Windows Chrome 40 以降 Firefox 32 以降Internet Explorer 10 以降 Office 2010 Service Pack 2 (バージョン番号: 14.0.7015.1000）
または
Office 2010 Service Pack 2 以降 Mac OS Safari 8 以降
iOS（iPad） Safari 8 以降
※ローカルストレージへのアクセスが必要です。 ※IE の場合 ActivX を有効にしてください。
※Edge は、現バージョンでは推奨環境ではございません。
※ 「Office 2007、Office 2010(SP2 より前)」は、Internet Explorer 10 以上でのみ利 用できます。
その他のファイル種類については、各ユーザーの環境に依存します。 アップロードできるファイルの種類には特に制限はありません。
・Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号の調べ方は下記リンクをクリ ックください。
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GATHA
の設定について
Agatha には、「マスター設定」と「ワークスペース設定」の 2 種類の設定画面があり ます。マスター及び各ワークスペースには、最低一人の管理者を設定します。 ※マスター管理者はワークスペース管理者を兼ねません。マスター管理者で且つワークスペース管理者に なる為には、マスター設定とワークスペース設定で其々管理者になる必要があります。3.1 管理者ができること
マスター設定では、Agatha 全体に関する設定を行い、各ワークスペース設定では、各 ワークスペースの設定を行います。 場所 管理者 主な設定項目 マスターデータ 管理画面 マスター管理者 （マスター設定でアク セス権が 「Administrators」の ユーザー） ■マスター設定 Agatha へのユーザー登録 ワークスペースの作成 マスターアクセス権のアクセス権設定 全ワークスペース共通のアクセス権作成 全ワークスペース共通の文書分類設定 全ワークスペースのログ確認 等 ワークスペース 管理画面 ワークスペース管 理者 （ワークスペース設定 でアクセス権が 「Administrators」の ユーザー） ■ワークスペース設定 ワークスペースユーザーの選択 ワークスペース内のアクセス権設定 フォルダ固有のアクセス権設定 ワークスペース内の文書分類設定 ワークスペース内のログ確認 等Agatha
マスター設定
マスター管理者 A ワークスペース A ワークスペース B ワークスペース C ワークスペース設定 管理者 A 管理者 C ワークスペース設定 管理者 B ワークスペース設定 管理者 A7 ・ 【アクセス権について】 Agatha では、「マスター」及び「ワークスペース」でユーザーごとに、以下のアクセ ス権を設定できます。また、ユーザーが複数のグループに属している場合、ユーザー は自分が属しているすべてのグループのアクセス許可を取得しています。アクセス許 可は単に追加されます。 詳細は「権機能一覧とアクセス」をご覧ください。 場所 アクセス権 アクセス権内容 アクセス権内容詳細例 マスターデ ータ 管理画面 Basic Administrato rs ︻ 管 理 者 ︼ マスター機能の設定・ 編集 Agatha へユーザー登録、ワークスペー スの作成 マスターアクセス権のアクセス権設定 全ワークスペース共通のアクセス権作成 ※文書分類は操作できません Writers なし（※2） （Readers と同じです） Readers なし（※2） （Writers と同じです） ワークスペ ース管理画 面 Basic Administrato rs ︻ 管 理 者 ︼ ワークスペース内の設 定・ファイル編集・閲 覧 ワークスペースユーザーの選択、ワーク スペース内のアクセス権設定、フォルダ 固有のアクセス権設定 ワークスペース内のフォルダ作成、文書 登録・編集・閲覧 ※文書分類は操作できません Writers ︻一 般 ユ ー ザ ー ︼ ワークスペース内のフ ァイル編集・閲覧・ダ ウンロード ワークスペース内の文書登録・編集・閲 覧 Readers ワークスペース内のフ ァイル閲覧・ダウンロ ード ワークスペース内のファイル閲覧・ダウ ンロード Viewer （オプショ ン） ワークスペース内のフ ァイル閲覧 ワークスペース内のファイル閲覧 ※1 オプション追加に応じてアクセス権が追加される場合がございます。 例：閲覧専用「Viewer」 テンプレートを追加している場合、テンプレート専用の管理者アクセス権が追加されます。 eTMF：Administrators 文書分類あり、IRB：IRB Administrators、申請文書： Administrators ※2 マスター設定のアクセス権「Writers」と「Readers」は、現在機能していません。 ユーザー登録時にマスターのアクセス権を設定しますが、マスターの操作が可能な 管理者「Basic Administrators」以外は「Writers」で登録をしてください。
0 ・ 機能一覧について 主な機能とアクセス権は Agatha ヘルプセンター（https://support.agathalife.com） をご参照ください。 ヘルプセンター＞ナレッジベース＞操作ガイド 主な機能とアクセス権
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3.2 設定ページへのアクセス
設定ページは左ナビメニューの「設定」（歯車アイコン）をクリックすると表示さ れます。 マスター設定や各ワークスペース設定の切り替えはプルダウンメニューをクリックす ると切り替えることが出来ます。 ・マスターデータ管理 ・ワークスペース管理2
4 マスター設定【マスター管理者限定】
4.1 マスターの登録数を確認する
Agatha 全体の「ワークスペース数」や「ユーザー数」「アクティブユーザー数」「文 書数」「文書数（版を含む）」「重複文書数」「使用済みデータ量」を確認すること ができます。 「設定」 －プルダウンメニュー「マスター設定」－「登録数」タブをクリックし、登 録数画面を表示します。3
4.2 ワークスペースの作成と管理
新しいワークスペースを作成する 左ナビ「設定」をクリックし、設定画面を表示します。設定画面にあるプルダウンか ら「マスター設定」をクリックし、マスターデータ管理画面を表示します。ワークス ペースタブをクリックし、ワークスペースの作成・設定画面を表示します。 「新しいワークスペースを作成」ボタンをクリックすると、「ワークスペースを作 成」のポップアップが表示されます。 ワークスペース名、コード、内容を記入しテンプレートを選択します。「新しいワー クスペースを作成」をクリックします。 初期設定で「ワークスペースを表示する」にチェックがされています。ワークスペー スを非表示にしたい場合は、チェックをはずしてください。 ※「マイルストン」の設定はデフォルトでは無効となっております。 有効にする場合は、アガササポートまでご連絡ください。 マスター設定4 ワークスペースのテンプレートについて Agatha には、以下のフォルダ構造をワークスペースに追加できるテンプレートがあり ます。 ・DIA TMF 参照モデル（英語） ・TMF 日本版 ・医師主導治験 ・申請文書管理用の文書分類 ・IRB ・QMS ・SOP また、オリジナルテンプレートも作成しております。 初期設定テンプレート Basic template（分類リスト（設定されたフォルダ構造） は使用せず、自由にフォルダを作成する） オプションでテンプレートを追加している場合、その他 テンプレートの選択が可能です。 例) eTMF 対応のワークスペースを作りたい場合でご契約が ある場合は、テンプレート選択メニューの「TMFDIA ＆製薬協」を選択してください。
5 ワークスペースをロックする 作成したワークスペースをロックすると、ワークスペース内の文書は変更不可になり ます。 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」ー「ワークスペース」タブをクリッ クし、ワークスペースの作成・設定画面を表示します。ロックしたいワークスペース の「操作」-「編集」ボタンをクリックしポップアップ画面「ワークスペース情報の編 集」が表示されたら「ワークスペースのロック」を選択します。 「ワークスペースのロック」を押すとダイアログが出てきますので、「確認」ボタン を押して下さい。ロックされたワークスペースにカギマークがつきます。
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また、ワークスペース管理画面のワークスペース情報には、「ロックされたワークス ペース」true と表示されます。
ワークスペースがロックされると 「true」と表示されます。
7 ワークスペースのロックを解除する 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」ー「ワークスペース」タブをクリッ クし、ワークスペースの作成・設定画面を表示します。ロックを解除したいワークス ペースの「操作」ボタンをクリックし「編集」を選択します。ポップアップ画面「ワ ークスペース情報の編集」が表示されたら「ワークスペースのロックの解除」選択し ます。
8 ワークスペースを非表示にする 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」ー「ワークスペース」タブをクリッ クし、ワークスペースの作成・設定画面を表示します。非表示にしたいワークスペー スの「操作」ー「編集」をクリックしポップアップ画面「ワークスペース情報の編 集」が表示されたら「ワークスペースを表示する」のチェックをはずし「変更を保 存」をクリックします。 チェックをはずすと、「新着情報」｢文書管理｣でワークスペースが非表示になりま す。 設定画面では、プルダウンメニューのワークスペース名の前に マークがつきま す。
9 ワークスペース設定を編集する 「設定」－プルダウンメニュー「マスター設定」－「ワークスペース」タブをクリッ クし、ワークスペースの作成・設定画面を表示します。設定内容を変更したいワーク スペースの「操作」ボタンをクリックし「編集」を選択します。ポップアップ画面 「ワークスペース情報の編集」が表示されたら編集し、「変更を保存」ボタンを押し て下さい。 ワークスペースを削除する 「設定」－プルダウンメニュー「マスター設定」－「ワークスペース」タブをクリッ クし、ワークスペースの作成・設定画面を表示します。削除したいワークスペースの 「操作」をクリックし「削除」を選択します。削除確認画面が表示されたらコメント を入力し「確認」をクリックするとワークスペースが削除されます。
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4.3 ユーザー管理
ユーザーを追加する 4.3.1.1 ユーザーを一人ずつ登録する 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」-「ユーザーマスター」タブをクリッ クし、ユーザーマスター画面を表示します。「ユーザーを追加」ボタンをクリックす ると、「ユーザーの追加」のポップアップ画面が表示されます。必要事項を記入し、 「ユーザーを追加」をクリックすると、登録が完了します。 尚、登録が完了しても、ユーザーはまだワークスペースにはアクセスできません。ワ ークスペースにアクセスするためには、ワークスペースにそのユーザーを追加する設 定が必要です。 ユーザー登録時の「デフォルトの権限」 と は、登録するユーザーがマスターデー タの設定を可能にするかを設定するメニ ューです。 ① マスターデータ設定が可能なユーザー は 「Administrators」を選択ください。 ② その他のユーザーは「Writer」等で 設定ください。 ※「Writer」「Reader」は現在機能して おりません。（今後拡張予定） 。 ワー クスペースとは連動していません。11 4.3.1.2 ユーザーを Excel で一括登録する マスターユーザーを複数名一括登録することが出来ます。 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」-「ユーザーマスター」タブをクリッ クし、ユーザーマスター画面を表示します。「ユーザーをインポート」ボタンをクリ ックすると、「ユーザーをインポート」画面が表示されます。 テンプレートのダウンローをクリックし、テンプレートをダウンロードします。 内容を入力し、テンプレート（user-import-template.xlsx）を保存します。 画面に戻り、「次のステップ」をクリックします。
12 ファイルをアップロード画面が表示されますので、テンプレートファイルを選択する か、枠内へドロップします。 インポートの検証結果が表示されます。内容を確認し、「次のステップ」をクリック します。 ユーザーのインポート画面が表示されるで「インポートの開始」をクリックします。 インポートの完了画面が表示されます。内容を確認し、戻るボタンをクリックしま す。
13 マスターユーザーにユーザーがインポートされます。 ユーザーを停止する マスターユーザーを停止すると、ユーザーはすべてのワークスペースへアクセスが出来な くなります。※ユーザーに停止通知メールはされません。 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」ー「ユーザーマスター」タブをクリックし、 ユーザーマスター画面を表示します。停止したいユーザーの「操作」ボタンをクリックし、 「編集」を選択します。 「ユーザー情報の編集」ポップアップ画面が表示されるので、「ユーザーの停止」をクリッ クします。
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確認画面が表示されたら確認をクリックます。
ユーザーマスターページでは、停止したユーザーの氏名左に停止マークのアイコンが表示 されます。
25 マスターユーザー一覧を Excel にエクスポート（出力）する マスターユーザー一覧を Excel にエクスポート形式でエクスポートできます。 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」ー「ユーザーマスター」タブをクリ ックし、ユーザーマスター画面を表示します。 「ユーザーリストをエクスポート」をクリックします。 「user-export.xlsx」がエクスポートされます。 マスターユーザーのアクセス権限を設定する マスターユーザーのアクセス権は、ユーザー登録時にアクセス権が設定されます。 アクセス権は、変更や追加することが可能です。
26 4.3.4.1 アクセス権を付与（追加）する 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」-「アクセス権」タブをクリックしま す。変更したいアクセス権の「操作」→「ユーザーの編集」をクリックします。 「ユーザーをグループへ追加」ボタンをクリックします。 ユーザーをグループへ追加ポップアップ画面が開くので、ユーザーの名前またはメー ルアドレスを入力します。 ユーザーの候補が表示されるので、該当のユーザーを選択します。（ユーザーを選択 すると、ユーザー名が灰色のラベルになります。） 「ユーザーをグループへ追加」ボタンをクリックします。
27 ユーザーにアクセス権が付与されました。 4.3.4.2 アクセス権を削除する 「このユーザーをグループから削除します。よろしいですか？」と画面が表示されますので 「確認」をクリックします。 ユーザーのアクセス権が削除されます。 4.3.4.3 アクセス権を変更する アクセス権を変更するには、変更したいアクセス権にユーザーを追加し、追加後、不 要なアクセス権を削除します。
例 Writer 権限の A さんのアクセス権を Admin に変更したい場合は、Admin のアク セス権に A さんを追加。その後、Writer のアクセス権から A さんを削除します。 4.3.4.4 マスターユーザーのアクセス権を確認する ユーザーに設定されたデフォルトのアクセス権を確認することができます。 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」-「ユーザーマスター」タブをクリックし、 アクセス権を確認したいユーザーの「操作メニュー」-「アクセス権を表示」をクリックし ます。
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29 4.4 マスター設定のアクセス権管理 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを作成する 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを作成することができます。 マスター設定で作成するアクセス権は、以降に作成されるワークスペースのアクセス 権で追加がされ、且つ、利用することが可能です。 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」－「アクセス権」タブをクリック し、アクセス権グループ画面を表示します。「アクセス権グループを追加」をクリッ クします。 設定画面が表示されるので、名前及び説明を記入します。 つづいて、「アクセス権グループの設定」ー「今後作成されるワ－クスペースにこの グループを追加」にチェックをつけます。 適用するアクセス権レベルを選択し、「保存」をクリックします。
30 複数のアクセス権を設定する場合は、アクセス権のプルダウンメニューの空いている 白い部分をクリックし、プルダウンメニューを表示します。アクセス権を選択し、プ ルダウンメニュー以外の何も表示されていない場所をクリックしプルダウンメニュー を非表示にします。「保存」をクリックします。 マスターで作成したアクセス権は以降に作成されるワークスペースで有効となりま す。既存のワークスペースには表示されません。
31 全ワークスペースに共通のアクセス権グループを変更する マスターアクセス権グループの編集内容は以降に作成されるワークスペースで有効と なります。既存のワークスペースでは適応されません。 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」-「アクセス権」タブをクリックし、 アクセス権の画面を表示します。変更したいアクセス権グループ列の「アクセス権グ ループの編集」をクリックします。アクセス権グループの編集画面が開いたら、変更 を行い「保存」をクリックします。
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4.5 A
GATHAユーザー情報を確認する
「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」－「ユーザー情報」タブをクリック し、ユーザー情報を確認します。4.6 お支払い情報を確認する
クレジットカードでのお支払いの方のみ」設定が可能です。その他支払い方法をご希 望の方はサポートまでご連絡ください。 「設定」→プルダウンメニュー「マスター設定」－「ユーザー情報」タブをクリック し、必要事項を入力し、「注文確認する」ボタンをクリックします。内容を確認し、 「注文する」をクリックします。29
5 ワークスペース設定
【ワークスペース管理者限定】
ワークスペース設定は、ワークスペース管理者が設定可能です。5.1 スペースの登録数を確認する
ワークスペース内の各種登録数を見ることができます。「設定」→プルダウンメニュ ー「確認したいワークスペース」ー「登録数」タブをクリックし、登録数画面を表示 し登録数を確認します。 管理したいワークスペースを選択30
5.2 ワークスペースユーザーを管理する
5.2.1 ワークスペースにユーザーを追加する 「設定」→プルダウンメニュー「ユーザーを追加したいワークスペース」-「ワークス ペースユーザー」タブをクリックし、ワークスペースユーザーの画面を表示します。 「ユーザーを追加」ボタンをクリックするとポップアップ画面「ワークスペースのユ ーザーを追加します」が開きます。 「他のユーザーを招待…」欄に、追加するユーザー（氏名または Email）を入力しま す。マスターで登録されたユーザーの選択枠がでてくるので、該当のユーザーを選択 します。マスター設定での権限を選択し、「ユーザーを追加」をクリックすると、ユ ーザーがワークスペースに追加されます。そのユーザーには、「ワークスペースに招 待されました」のメールが送付されます。 ユーザーを追加したい ワークスペースを選択31 5.2.2 ワークスペースのユーザーを停止する ワークスペースユーザーを停止することが可能です。 ※ユーザーに停止通知メールはされません 「設定」→プルダウンメニュー「停止したいユーザーの所属するワークスペース」ー 「ワークスペースユーザー」タブをクリックし、ワークスペースユーザーの画面を表 示します。「停止したいユーザー列の「操作」ー「編集」をクリックします。ユーザ ー情報の編集画面が開いたら、「ユーザーを停止」ー確認表示ポップアップ画面の 「確認」をクリックします。ページを更新すると、停止したユーザーの名前左側には 鍵マークアイコンが表示されます。 氏名または Email を入力すると選択 枠が表示されます
32 5.2.3 ワークスペースユーザー一覧を Excel にエクスポート（出力）する ワークスペースユーザー一覧を Excel にエクスポート形式でエクスポートできます。 「設定」→プルダウンメニュー「（ワークスペース）」ー「ワークスペースユーザ ー」タブをクリックし、ユーザーマスター画面を表示します。 「ユーザーリストをエクスポート」をクリックします。
33 「user-export.xlsx」がエクスポートされます。
5.3 ワークスペースのアクセス権を管理する
5.3.1 アクセス権グループを作成する 「設定」→プルダウンメニュー「アクセス権グループを作成したいワークスペース」 ー「アクセス権」タブをクリックし、アクセス権の画面を表示します。 「アクセス権グループを追加」をクリックします。34
設定画面が開いたら、名前、説明を記入し、アクセス権を選択し 「保存」をクリックします。
35 5.3.2 アクセス権グループのアクセス権を変更する ワークスペースでアクセス権グループを作成した場合は、ワークスペース設定からア クセス権のグループを変更できます。（マスター設定で作成したアクセス権はワーク スペース設定から変更ができません。マスター設定のアクセス権設定で変更をしてく ださい） 「設定」→プルダウンメニュー「アクセス権を変更したいワークスペース」―「アク セス権」タブをクリックし、アクセス権の画面を表示します。 変更したいアクセス権グループ列の「アクセス権グループの編集」をクリックしま す。 アクセス権グループの編集画面が開いたら、変更を行い「保存」をクリックします。 5.3.3 ユーザーにアクセス権を設定する 「設定」→プルダウンメニュー「設定したいワークスペース」―「アクセス権」タブ をクリックし、アクセス権の画面を表示します。設定したいアクセス権列の「ユーザ ーの編集」をクリックします。アクセス権グループのユーザー管理画面が開いたら、 ユーザーに追加したい権限の「操作」メニューをクリックし「ユーザーの編集」をク リックします。
36 権限のユーザー管理画面が開いたら「ユーザーをグループへ追加」をクリックしま す。 ユーザーの名前またはメールアドレスを入力します ユーザーを選択し「ユーザーをグループへ追加」ボタンをクリックします。 アクセス権が設定されます。 5.3.4 ユーザーに設定したアクセス権を削除する 「設定」→プルダウンメニュー「確認したいワークスペース」－「アクセス権」タブ をクリックし、アクセス権グループ画面を表示します。ユーザーから削除したいアク セス権列の「操作」―「ユーザーの編集」をクリックします。削除したいユーザー列 の「操作」－「ユーザーを削除」をクリックします。ユーザー削除の確認画面で「確 認」をクリックします。
37 5.3.5 ワークスペースユーザーのアクセス権を確認する ユーザーに設定されたワークスペース内のアクセス権を確認することができます。 「設定」→プルダウンメニュー「(ワークスペース)」-「ワークスペースユーザー」タブをク リックし、アクセス権を確認したいユーザーの「操作メニュー」-「アクセス権を表示」を クリックします。
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ユーザーのワークスペース内のアクセス権一覧が表示されます。
5.4
ワークスペース情報を確認する
「設定」→プルダウンメニュー「情報を確認したいワークスペース」－「ワークスペ ース情報」タブをクリックし、ワークスペース情報を確認します。
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5.5
ワークスペースコンテンツをエクスポート
ワークスペース管理者は、表示形式に沿ったコンテンツ（ファイル、監査ログ、チェ ックサム）を一括エクスポートすることが可能です。エクスポート時は、設定画面ま たは、エクスポート完了メール内のリンクから、ダウンロードを行うことが可能で す。 ■エクスポートの内容 コンテン ツ名 コンテンツ内容 ファイル ワークスペース内に登録されたすべてのファイルとファイル一覧 例）ファイルエクスポート フォルダ表示 ファイルエクスポート リスト表示 ファイル一覧40 フォルダ表示を選択した場合はフォルダパスやハイパーリンク情報等もダ ウンロードされます。 ファイル （GUID を追加） 「GUID を追加」にチェックを入れエクスポートした場合、ワークスペー ス内に登録されたすべてのファイル名に GUID/ AUID （AgathauniqueID）が追加されたファイルとファイル一覧 例）AUID 追加 ファイルエクスポート リスト表示 監査ログ ワークスペース内に登録されたすべてのファイルの監査ログとファイル一 覧 監査ログ （GUID を追加） 「GUID を追加」にチェックを入れエクスポートした場合、ワークスペー ス内に登録されたすべてのファイルの監査ログ名に GUID/ AUID（Agatha Unique ID）が追加された監査ログとファイル一覧
41 チェック
サム
document checksum チェックを入れた場合、ワークスペースの zip エク スポートに含まれるエクスポートエクセルに、各ファイルのチェックサム が含まれます。 「設定」-プルダウンメニューから任意のワークスペースを選択し、「インポート/エ クスポート」タブをクリックします。ワークスペースのコンテンツをエクスポート画 面が表示されたら、「ワークスペースのコンテンツをエクスポート」ボタンをクリッ クします。 エクスポートしたい表示形式とコンテンツを選択します。
42 「OK」をクリックします。 メール宛に、ワークスペースエクスポートの通知メールが届きますので、メール内の リンクをクリックします。又は、「設定」＞「任意のワークスペース」＞「インポー ト/エクスポート」のワークスペースのコンテンツをエクスポート画面からもダウンロ ードできます。 状態が「エクスポートしたファイルを取得」に変わりリンクをクリックするとダウン ロードが可能です。 ■メールからダウンロードする場合
43 ※Agatha にログインしてない場合は、ログイン画面が表示されますのでログインして ください。 コンテンツダウンロード画面が表示されますので、「エクスポートがしたファイルを 取得」をクリックします。 ■Agatha からダウンロードする場合 「エクスポートしたファイルを取得」をクリックします。 Export.zip ファイルが PC にダウンロードされます。
※Zip 解凍ソフトは UTF8 対応の解凍ソフトまたは、Windows ユーザーの場合、 Windows 標準の解凍機能をご利用ください。（UTF8 対応ソフト以外の場合、文字化 けする可能性がございます。）
※GUID は Agatha 文書管理画面の、任意の文書の「操作」メニュー－「詳細」－「属 性」－「文書の情報」にある AUID と一致します。
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5.6 複数ファイルのエクスポート
ワークスペース管理者は、複数のファイルを選択してエクスポートするとこが可能で す。 文書管理ページの「文書管理操作メニュー（歯車アイコン）」＞「文書エクスポー ト」をクリックします。 エクスポートするファイルをドキュメントリストから右側の「文書をエクスポート」 ウィンドウにドラッグアンドドロップします。 レンディション（PDF）がある場合、エクスポート有無のチェックボックスが表示さ れるので、エクスポートしないファイルのチェックを OFF にします。 エクスポートの名前を入力して「送信」をクリックします 。46 エクスポートの準備が整うと、 画面にエクスポート完了通知が表示されます。 また、ユーザーはエクスポートへのリンクを含むメールを受信します 。 リンクをクリックすると、ユーザーは自分のすべてのエクスポートを含むページに移 動します。
47 エクスポートは 24 時間のみ有効です。 その後、システムから削除されます。 ユーザーは、「文書管理操作メニュー（歯車アイコン）」＞「文書エクスポート」か らエクスポートページにアクセスすることもできます。 ユーザーは「エクスポートしたファイルを取得」リンクをクリックしてファイルをエ クスポートします。 エクスポートには、選択されたファイルと、エクスポートされた ドキュメントのリストとチェックサムが関連付けられた Excel エクスポートスプレッ ドシートが含まれます。
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5.7 フォルダの移動
ワークスペース管理者は、同じワークスペース内でフォルダを移動することが可能で す。 （フォルダを別のワークスペースに移動することはできません。） フォルダ移動は、フォルダ内に編集ロックされた文書がない場合に移動することが出 来ます。また、文書分類の"文書の場所"または "未登録表示の場所"に設定がある場合 は移動できません。フォルダを移動する際、移動先フォルダにアクセス権があること が必要です。 （フォルダ固有のアクセス権設定等で該当フォルダアにアクセス権限がない場合、そ のフォルダをフォルダ移動先に指定できません。） 移動したいフォルダの操作メニュー（ツリー表示のフォルダの場合右クリック）から 「フォルダを移動」をクリックします。 宛先フォルダを選択するためのウィンドウが表示されますので、移動先のフォルダを 選択します。49
フォルダはすべてのコンテンツ（フォルダとドキュメント）を含み選択したフォルダ 内に移動します。
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5.8 フォルダのアップロード
ワークスペース管理者は、フォルダアップロードが可能です。（上限 2GB） アップロードするフォルダは、アップロード前に zip 形式にしてからアップロードを 行ってください。※zip 形式にするには、圧縮ソフト等が必要です。PC にインストールされていない 場合は、貴社情報システム部等にお問合せください。 フォルダの中身が空の場合、該当フォルダはアップロードされません。 文書管理画面のフォルダ表示に切り替えると、文書管理操作メニュー（歯車アイコ ン）に「フォルダをアップロード」ボタンが表示されます。「フォルダをアップロー ド」ボタンをクリックすると、zip ファイルを選択するウィンドウが表示されます。 zip ファイルを選択（又は）ドロップします。 必要事項を入力し、「アップロード」ボタンをクリックします。 ※フォルダアップロードは、文書分類の「文書の場所」を持たないフォルダのみを選 択できます。 （大分類 99 その他 中分類 99.99 その他 小分類 その他）51 ※選択したメタデータは、インポートされたすべてのドキュメントに適用されます。 ※提供された「名前」は、インポートされたフォルダ構造のルートフォルダとして使 用されます。 [送信]をクリックすると、ルートフォルダが作成され、アップロードが開始されるの を待つメッセージが表示されます。 数秒後、Zip ファイルに含まれるフォルダ構造のアップロードが開始されます。 アップロードが完了すると、システムは自動的にファイルの解凍を行い、Agatha にイ ンポートされたフォルダ構造を表示します。
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5.9 フォルダ固有のアクセス権管理
5.9.1 フォルダに固有のアクセス権をつける 特定のフォルダにアクセス権を設定することが可能です。 フォルダのアクセス権操作動画： https://support.agathalife.com/portal/kb/articles/%E3%83%95%E3%82%A9%E3%83%AB%E3%83%80%E3%81%AE %E3%82%A2%E3%82%AF%E3%82%BB%E3%82%B9%E6%A8%A9%E8%A8%AD%E5%AE%9A 予めアクセス権グループを作成し、ユーザーを追加します（「5.3 ワークスペースのア クセス権を管理する）参照）。 左ナビメニューの「文書管理」を選択し、フォルダ表示に切り替えます。 固有のアクセス権をつけたいフォルダの列にある「操作」ボタンをクリックします。 アクセス権の管理をクリックし、フォルダアクセス権の管理画面を開きます。 編集ボタンをクリックします。（編集ボタンはクリックすると保存ボタンに変わりま す。）次に、「フォルダ固有のアクセス権を有効にする」にチェックをします。 ポップアップ画面がアクセス権設定画面に変わります。 「編集」ボタンをクリックしてか ら、チェックしてください。 ① ②53 ユーザーグループを選択、アクセス権レベルを選択し「グループの追加」をクリック します。 設定が追加されます。 複数の権限を設定したい場合は、作成したフォルダアクセス権のアクセス権レベルの 空白部分をクリックし、表示されるプルダウンメニューからアクセス権を選択しま す。 「保存」ボタンをクリックします。 ※アクセス権レベルで設定したワークスペースアクセス権に該当のユーザーが登録されているかご確認 ください。 ツリー表示の場合、固有のアクセス権を設定したフォルダは緑色のフォルダになります。
54 5.9.2 フォルダ固有のアクセス権を変更する 左ナビメニューの「文書管理」を選択し、フォルダ表示に切り替えます。 固有のアクセス権を変更したいフォルダの列にある操作メニューの「アクセス権の管 理」をクリックします。 フォルダアクセス権管理の画面が開きますので、変更を行います。最後に「保存」ボ タンをクリックします。 空白部分をクリックすると 権限を追加できます。 「×」をクリックすると 権限を削除できます。
55 5.9.3 フォルダ固有のアクセス権を削除する 左ナビメニューの「文書管理」を選択し、フォルダ表示に切り替えます。 フォルダ固有のアクセス権を削除したいフォルダの列にある操作メニューの「アクセ ス権の管理」をクリックします。 フォルダアクセス権管理の画面が開きますので、表示されている（アクセス権）ユー ザーグループをすべて削除します。 画面が切り替わります。「保存」ボタンをクリックします。
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6 マスター及びワークスペースの監査ログ
マスター管理者は、マスター設定の監査ログ、ワークスペース管理者はワークスペー ス設定の監査ログを確認することが可能です。 左ナビゲーションの歯車マークをクリックし、設定画面を表示します。設定画面にあ るプルダウンからプルダウンメニュー「マスター設定」（ワークスペースの場合ワー クスペース名）をクリックし、マスターデータ（又はワークスペース）管理画面を表 示します。「監査ログ」タブをクリックします。 をクリックすると、絞り込みが可能です。57
6.1 マスター及びワークスペースの監査ログを確認する
マスター管理者は、マスター設定の監査ログ、ワークスペース管理者はワークスペー ス設定の監査ログを確認することが可能です。 左ナビゲーションの歯車マークをクリックし、設定画面を表示します。設定画面にあ るプルダウンからプルダウンメニュー「マスター設定」（ワークスペースの場合ワー クスペース名）をクリックし、マスターデータ（又はワークスペース）管理画面を表 示します。「監査ログ」タブをクリックします。 をクリックすると、絞り込みが可能です。58
6.2 マスター及びワークスペースの監査ログをエクスポート
マスター管理者は、マスターの監査ログ、ワークスペース管理者はワークスペースの 監査ログをエクスポートすることが可能です。 エクスポートには、Excel 必要となります。 監査ログは 1000 件までエクスポート可能です。1000 以上データがある場合は絞り込 み機能をご利用ください。（ワークスペースのエクスポート機能でログをエクスポー トください。） 左ナビゲーションの歯車マークをクリックし、設定画面を表示します。設定画面にあ るプルダウンからプルダウンメニュー「マスター設定」（ワークスペースの場合ワー クスペース名）をクリックし、マスターデータ管理画面（又はワークスペース）を表 示します。「監査ログ」タブをクリックします。59
監査ログデータが 1000 件までエクスポートが可能です。必要に応じ監査ログを絞り 込みます。
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監査ログ一覧表右上の表示設定メニューの歯車ボタンをクリックし、「エクセルにエ クスポート」メニューをクリックします。
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FAQ
最新の FAQ は、Agatha 画面左の「ヘルプ」ボタンをクリックし、ヘルプセンター をご覧ください。 Agatha サポートセンター:平日 9：00～17：00 https://support.agathalife.com/ ① 動作環境 ■ブラウザー Internet Explorer 10 以降 Firefox 32 以降 Chrome 40 以降 Safari 8 以降 ※Edge は、現バージョンでは推奨環境ではございません。 ※ローカルストレージへのアクセスが許可されていることが必要です。 ② 対応しているファイルの種類 ■Office 文書Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号: 14.0.7015.1000 またはそれ以 降の Word、Excel、PowerPoint 及び、PDF をサポートしています。
(Office 2007、Office 2010(SP2 より前は、Internet Explorer 10 以上でのみ利用でき ます。） その他のファイル種類については、各ユーザーの環境に依存します。 アップロードできるファイルの種類には特に制限はありません。 ③ アップロードできるファイルサイズ サポート対象のファイルサイズは 1GB までです。（通信環境等により異なります） フォルダも、1GB までです。
63 ④ ピンクのバーが画面上部に表示され、エラーメッセージが表示される。 ピンクのバーの右端の×をクリックするとエラーメッセージが消えます。エラーメ ッセージが消えない場合は、画面のスクリーンショットを、サポートにお問い合わせ ください。 ⑤ パスワードを忘れた、パスワードがわからない ログイン画面の「パスワードをリセット」をクリックし、ユーザー名（Email）を入 力します。パスワードをリセットするための Email が送付されますので、Email 内の 説明に従って、パスワードをリセットしてください。 ⑥ ファイル名を修正したい 「操作」プルダウンの「属性」を選択すると、属性画面が開きます。画面下部の 「編集」をクリックし、一番上の行に表示される「名前」欄を修正します。 ⑦ 文書を誰が編集ロックしているか知りたい 文書名にカーソルをあてるか、「操作」プルダウンの「監査ログ」を見ると、誰が 文書を編集ロックしてるかを確認できます。又は、文書の属性情報から確認ができま す。 ⑧ 文書を開くのに時間がかかる クラウドにセキュアに接続するため、通信状況によっては時間がかかることがあり ます。 ⑨ 文書を前の版に戻すことはできますか？ 例えば、現在 0.3 版で 0.2 版に戻したい場合は、「変更履歴」から 0.2 版をダウンロ ードし、「新版をアップロード」でアップロードすると、0.4 版として、0.2 版の内容 に戻すことができます。 ⑩ 特定の版を削除することはできますか？ 法規制対応のため、特定の版を削除することはできなくなっています。 ⑪ 複数のレビュー者（承認者）にレビュー依頼（承認依頼）できますか？ はい。複数のレビュー者にレビュー依頼できます。全レビュー者がレビューを終え ると、レビューが完了します。
64 複数のレビュー者に順番にレビュー依頼したい場合は、1 人のレビュー者にレビュ ー依頼を送り、レビューが終わったら、次のレビュー者にレビュー依頼を送ります。 承認も同様です。自動的に順番にレビュー依頼を送付する機能は、サポートにお問 い合わせください。 ⑫ ユーザーのメールアドレスを変更したい アガササポートまでアドレス変更についてご連絡ください。尚、ユーザーがメールア ドレスを変更する機能は将来提供予定です。※氏名はユーザー自身がプロフィールの 設定から修正可能です。 ⑬ PDF ファイルにダウンロード不可やカット＆ペースト不可などのセキュリ ティをかけられますか？ オプションにて、「閲覧専用」のアクセス権を付加することが可能です。アクセス 権を追加する場合は、サポートへお問合せください。
