クラウド型経費精算システム
失敗しない、2つの選定ポイント
「経費精算ツール、どれがベストかわからない…」と
お困りの経理担当者の方へ、
大切なポイントを 2 つお伝えします。
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目次
企業が経費精算に割く時間を０に
何をどこまで効率化できるのか？
- 何を効率化できるか
- どこを効率化できるか
現場社員・経理・経営者の３者にとって使いやすいか？
- それぞれの経費清算における役割・状況
- チェックシート
まとめ
P.3
P.4-5
はじめに
「クラウド型経費精算システム 選定のポイント・乗り換えガイド」をダウンロードいただき、ありがとうございます。この eBook は、中小企業の経理担当者の方に向けて「どのような視点を持ってクラウド型経費精算システムを選ぶべきか？」 について、選定のポイントをお届けするための eBook です。 導入検討にいたった理由は各社それぞれかと思いますが、いざ具体的に各システムの機能・価格などを比較検討し始め ると、すべてがパーフェクトに思えるものはなかなか見つからず、悩みますよね。 そんなときに参考にできる一つの価値観として、この eBook のコンセプトをお届けできればと思っています。 本 eBook には、具体的なシステムのスペック比較や、特定の機能のおすすめなどは記載していません。代わりに、一つの コンセプトを元に、経理担当者として持つべき 2 つの視点をお伝えする内容になっています。 この eBook が、経理担当者の方のお悩みを少しでも解決することができたら幸いです。 “ ゼロ ”P.6-7
P.7
ポイント01
コンセプト ポイント02
初期費用＆ ライセンス料
運用工数
見えやすい・ 目が向きやすいコスト 見えづらい・ 見落としがちなコストシステム導入を検討するにいたった背景は、企業によってそれぞれ事情があるかと思います。社長からコスト削減を依頼された、
営業現場の生産性をもっとあげたい、経費の利用状況をよりリアルタイムで把握できるようにしたいという経営層の要望、など。
しかし、
もっともところ大切なことは、経費精算にかかる時間を極力なくし、浮いた時間を活用してそれぞれが本来やるべきこ
とに集中できる環境をつくることではないでしょうか？
営業はお客様のところへ、経理部は分析を通じて経営の意思決定を支援、経営層はより経営に集中できるように、といった具合
です。
弊社は、経費精算業務を「減らす」ではなく、
「無くす」で考えていくことが本来あるべき姿だと考えています。
そんなコンセプトに基づいて、2 つのポイントをご紹介します。
一つ目に大事なポイントは、「何をどのように効率化できるのか？」 しっかり確認することです。当然のことですが、経費精算に割くべ き時間をゼロに近づけるためには初期導入だけでなく、運用にかか る手間がどれだけ効率的になるのかは確認すべきポイントです。ど のシステムを導入しても効率化を図れるかと思いますが、重要なの は、自社の経費精算業務における優先順位とどれだけマッチしてい るかです。現在の経費精算業務の中で、どこにどれだけの手間・時 間を割いているかを把握し、優先順位をつけることが重要です。そ れらがどのように効率化できるか、具体的にシミュレーションしてみ ましょう。 もう一つ大事なポイントは、 現場社員・経理・経営者の 3 者の視点でそのシステム導入が良いかどうか、検討してみることです。例えば経理部門にとっ ては使いやすいものでも、現場社員にとって使いづらいシステムになってしまうと、教育にかける時間、社員からの問い合わせ対応や申請ミスが増え、 結果的に経理部門の手間も以前より増えてしまった、といったことはままあります。 どの企業においても、経理部門からはなかなか現場の状況を把握しきれていないものです。同様に、現場社員には経理担当者の苦労はほとんど伝 わっていないのではないでしょうか。システム導入によって経費精算業務の改善を図るためには、３者の状況やニーズを互いに知ることは非常に重要 です。コンセプト
企業が経費時間に割く時間を 0 にするには
企業が経費精算に割く時間を
0
に
何をどこまで効率化できるのか？
現場社員・経理・経営者の３者にとって使いやすいか？
ポイント
ポイント
02
01
“ ゼロ ”経営者
現場社員
経理
経営者
現場社員
経理
何をどこまで効率化できるのか？
ポイント
01
自社の経費精算項目を考えたとき、最も効率化すべきなのはどの項目でしょうか？ ここでは、よくある経費精算タイプを例に、自社の経費精算の内容について把握してみましょう。 経費精算の内容は、会社によってさまざまです。例えば都内の IT 企業であれば、営業は電車移動がメインのため、交通費精算が最も効率化したい 項目かもしれません。あるいは、出張の多い企業であれば、航空券や新幹線代、宿泊費などの精算の効率化が最重要かもしれません。 まずは、自社の経費精算のタイプ、どのような項目に最も多くの時間が費やされているのかを把握してみましょう。 以下に、経費精算の主なタイプを 3 つ挙げてみます。 上記の 3タイプ以外にも、特に自社で重視すべき項目があれば確認しておきましょう。どのようなフローになっているのか、なぜ手間がかかっている のか、システム導入で効率化できるものかどうか、といったところまで考えられたら良いでしょう。何を効率化できるか
電車代 タクシー代 ETC 利用料 駐車場代 ガソリン代 備品・消耗品 宿泊費 航空券 新幹線代 接待交際費 会議費 毎月末、スケジュールを洗い出し、路線検索で経路と運賃を出し、そこから通勤定期区間を除く、という作業が発生している。 紙の領収書で意外と多いのがタクシーの領収書。管理も煩雑になりがち。 ETC やガソリン代は法人カードでまとめて請求処理をすることが多いが、駐車場代は都度、現金での立替精算が多くレシート が大量になりがち。 細々とした精算が数多く発生している。 ルールとして上限を設定しているものの、ルールが浸透しきっておらずオーバーしていることがある。 社員側で手配している。出張手配について、旅行代理店との法人契約も検討したことがあるが実施にはいたっていない。 ルールが曖昧になりがち。クライアントとの接待と売上への貢献との相関性は不明な状態。 ルールが曖昧になりがち。個人利用のものなども混ざってしまうことも。 表 1. 経費精算タイプ ※各タイプの 1.~3. はそれぞれ利用頻度の高い経費精算項目を示します。 表 2. 経費精算項目一覧（主な項目） 経費項目 よくある状況 ▼ ▼ ▼ 電車代は数ある経費精算の中でももっとも効 率化手段が多い項目です。乗車記録の印字や カードリーダーでの読み取り、モバイル Suica 連携等、効率化できるレベルがツールによって 異なるためよく確認をしましょうPoint
！ ！ ！ ETC やガソリン代は法人契約で一括処理で きる手段もありますが、駐車場代はレシート受 け取り以外手段がなく、煩雑になりがちです。 OCR 等、簡単に申請処理ができる手段がある かどうかは確認しましょう。Point
宿泊費・航空券代・新幹線代など、出張管理 機能が経費精算システムに備わっているもの もあります。 ただし機能が充実していても、現場社員にとっ て使いやすいものかどうか、考慮する必要があ るでしょう。Point
1. 電車代 2. タクシー代 3. 会議費 1. 駐車場代 2. ガソリン代 3.ETC 利用代 1. 新幹線代 2. 航空券代 3. 宿泊費 都内企業の多くは、現場社員の移動は電車がメイン です。 申請者は、月末にスケジュールを調べ、路線検索し、 エクセルに入力する…といった作業を行なっており、 大きな手間を感じている部分でしょう。また、タクシー 代も多いため、紙のの領収書も多くなりがちです。 地方企業では、電車移動よりも車移動がメインとなる でしょう。紙の領収書が増え管理も煩雑になりがち です。 会社支給の ETCカードや法人クレジットカードがあ れば、経費精算の際の煩雑さは多少軽減されるで しょう。 タイプ 1や 2との組み合わせとなることが多いです が、遠距離出張が多い会社では上記のような経費精 算タイプが見られます。 タイプ A：都内での営業活動が多い タイプ B：地方での営業活動が多い タイプ C：遠距離出張が多い何をどこまで効率化できるのか？
ポイント
01
現状の経費精算の状況、効率化すべき項目の優先順位をつけることができたら、次に経費精算システムを導入することで どのように効率化できるのか、確認しておきましょう。 以下の図は、電車代の経費精算フローを表したものです。申請者が申請をあげ、上長承認を経て申請者に振り込まれるまで、いかに多くのステップ が発生しているかが分かります。 このフローの中で赤字で示している箇所が、経費精算システムの導入によって効率化が期待できる箇所です。 各システムによって違いはありますが、最近のツールでは、経費精算システム内で「路線検索機能」「通勤定期経路の除外」ができ、さらにモバイルア プリの活用で外出先でも手軽に申請できるものも多いため、申請者は場所とタイミングを選ばずに申請が可能になります。また、承認者にとっても、 エクセルにまとめられた電車代の経費申請書を月末に大量に確認する手間がなくなり、不正や申請ミスの見落としも減らせる可能性が高まります。 電車代の経費精算フローを例にあげましたが、タクシー代や出張費用などでも同じように考えてみることができます。 イメージがつかない場合には、各社の担当者に具体的にどのようなフローになるのか質問してみると良いでしょう。例えば以下のような質問があげら れます。 【質問例】 ●モバイル対応の範囲はどの程度か？（申請者・承認者が出先でも使える手軽さ、直感的に操作できる etc.） …モバイル対応の有無 ┗ Webブラウザ、アプリ対応 ●どのようなデータを自動連携できるか？ …交通系 ICカード、クレジットカード、その他どこを効率化できるか
図 1. 交通費（電車代）の経費精算フロー例 申請者 承認者 （上長） 管理部門 （担当者） 管理部門 （上長） 往訪の際に 電車移動 月末、 Yahoo! 路 線検索で 交通費を 算出 エクセルに 記入し、 印鑑押して 申請 入金 受理 受理 会計伝票作 成 不正な申請 がないか確 認し、問題 があれば差 し戻し 承認して 経費確定 振込先デー タの作成 受理 内容を確認 し、不審点 がなければ 経理に提出 給与と経費 を確定し、 振込 差し戻し 差し戻し 不備チェック機能が あるかどうかで 確認量も増減する ・OCR 機能があれば入力が省略化 ・代理入力サービスがあるとお手軽 BPO が可能もう一つ重要な視点として、経費精算に関わる 3 者の状況について経理部門としてきちんと理解しておくことをおすすめしています。な ぜなら、それらのうちどれか一つでも視点が欠けてしまうと、結果的に大きな業務改善に繋がらないことが多いためです。 申請者と経理担当は表裏一体です。両者にとって使い勝手がよくないと正確なデータを期日までに集めるのは難しく、結局、経理担当者が「厳しい 監視の目」や「周知の徹底」といった運用でカバーする状況に陥ります。 また、データがそろわないことで経営の意思決定も遅れてしまいます。 営業など現場社員側、経営者側がどのような課題をもっているのか、改めて確認しておきましょう。 上記のそれぞれの状況を踏まえると、どのような機能やツールがあればより業務がスムーズに回りそうでしょうか。 どのような点に困っているか、不便に感じているかなど、自社の営業や経営者にヒアリングをしてみると良いかもしれません。経理担当者から積極的 に働きかけることで、システム導入に対する各者の理解も得やすくなることもあるでしょう。
それぞれの経費清算における役割・状況
・業務が忙しいため、できる限り経費精算に時間をかけたくない。 ・月末は予算回収で多忙なため、社内業務に時間を取られるのがつらい。 ・普段はほぼ外出しているため、社内業務のためだけに会社に戻るのは面倒。 ・申請漏れを減らしたい。 ・できるだけ立替精算を減らしたい。 ・エクセルでのデータ作成は手間もかかる上、ミスも発生しやすい。 ・紙データのファイル管理はコストもかかるし、必要なデータをすぐ出せるようにきれいに カテゴライズし、ファイリングするのは大変。 ・経営層のニーズにあわせて、すぐ情報を提供できるようにしておきたい。 ・申請ミスや不正見落としなどのリスクを減らしたい。 ・申請者ミスによる差し戻しの回数を減らしたい。 ・経営層からコスト削減や効率化などを求められることも多いが、正直そこまで手が回っていない。 ・必要なときに、必要な情報をすぐに見れるようにしたい。 ・現場社員や管理部門にも、経営者視点（コストに対する意識など）を持って欲しいと思っている。 ・現場社員には、利益創出のための業務時間を増やして欲しい。申請者（営業など現場社員）
経理担当者
経営者
現場社員・経理・経営者の３者にとって使いやすいか？
ポイント
02
３者の状況を把握したら、検討中の経費精算システムにそれらが備わっているかどうか、具体的にチェックしてみましょう。すべてが完 璧に揃っていることは難しいかもしれませんが、外せない項目については必ず満たせるシステムを選びましょう。場合によっては、予算 に合わないシステムもあるでしょう。結果的に効率化・コスト削減につながるのであれば、上長を説得するのに十分な材料となるかも しれません。 以下のチェックシートで、具体的にチェックしてみましょう。 経費精算業務を 0（ゼロ）に近づけるためには、現状把握が欠かせません。大切なことは、以下の 2 つです。 ●自社で件数の多い費目を把握すること ●経理視点だけではなく従業員や経営者の視点のニーズを洗い出すこと 特に、従業員の申請業務は一人ひとりが割く時間はそれほど多くないですが、会社全体で見ると最もコストがかかっている部分です。この申請業務の コストを下げることが最も優先度の高い検討項目、と言えるでしょう。 実は多くの場合、単純にシステムを導入しただけでは大きな成果は望めません。既存プロセスの見直しとシステムの導入の両輪によって、業務効率 化が達成されます。既存プロセスの見直しについては、たしかに変更が難しいことも多いです。しかしシステムの導入をきっかけに、例えば承認の階 層を減らす、紙でのハンコリレーをやめる、必要以上に細かい経費規定を見直す…といったことを検討してみてはいかがでしょうか。
