MFP連携機能マニュアル
管理者設定メニュー(JobMagic)
もくじ
管理者設定メニュー(JobMagic)
P.3 01 アドレス帳 ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ 3 02 顧客情報 ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ 5 03 営業日報 ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ 7 04 ワークフロー ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ 101. アドレス帳 ●機器からスキャンした名刺データをアドレス帳に登録する際は、あらかじめJobMagicでの設定が必要です。 管理者は、アドレス帳の管理者設定より、名刺連携機能で機能を使用する設定にしておきます。 ※ JobMagicの各画面の操作方法については、JobMagicの一般ユーザーマニュアルをご覧ください。 ※ このマニュアルで使用している用語については、「一般ユーザーメニュー(MFP)」の「共通」をご覧ください。 ※ 名刺データの登録先の指定については、「システム管理者設定メニュー(JobMagic/MFP)」の「基本設定(JobMagic)」をご覧ください。 ≪この設定が可能な方≫ ・ JobMagicの管理者のみが実行できます。 ≪操作方法≫ ① JobMagicにログインし、MagicHatより『アドレス帳』を選択して下さい。 【MagicHat】 検索条件設定画面が開きます。
1. アドレス帳 ② 検索条件設定画面より『管理者設定』を選択して下さい。 管理者設定画面が開きます。 ③ 管理者設定画面より『基本登録』を選択して下さい。 【管理者設定画面】 基本登録画面が開きます。 ④ 基本登録画面の「名刺連携機能」で「やさしく名刺ファイリング」または「MFP連携」を選択して下さい。 【基本登録画面】 入力項目 説明 文字形式 桁数 名刺連携機能 名刺連携機能の利用に関する設定を行います。 ・やさしく名刺ﾌｧｲﾘﾝｸﾞ ・・・ 名刺連携ｿﾌﾄと機器の名刺連携機能両方を 使用します。 ・MFP連携 ・・・ 機器の名刺連携機能のみ使用します。 ・使用しない ・・・ 名刺連携機能を使用しません。 ※ MFP連携の機能を利用されない場合、表示項目は上記と異なります。 ボタン 説明 書き替え 登録内容を確定し、管理者設定メニュー画面へ戻ります。 戻る 入力した内容をキャンセルし、管理者設定メニュー画面へ戻ります。 ⑤ 基本登録画面より『書き替え』をクリックして下さい。 必須 ○
2. 顧客情報 ●機器からスキャンした名刺データを顧客情報に登録する際は、あらかじめJobMagicでの設定が必要です。 管理者は、顧客情報の管理者設定より、名刺連携機能で機能を使用する設定にしておきます。 ※ JobMagicの各画面の操作方法については、JobMagicの一般ユーザーマニュアルをご覧ください。 ※ このマニュアルで使用している用語については、「一般ユーザーメニュー(MFP)」の「共通」をご覧ください。 ※ 名刺データの登録先の指定については、「システム管理者設定メニュー(JobMagic/MFP)」の「基本設定(JobMagic)」をご覧ください。 ≪この設定が可能な方≫ ・ JobMagicの管理者のみが実行できます。 ≪操作方法≫ ① JobMagicにログインし、MagicHatより『顧客情報』を選択して下さい。 【MagicHat】 顧客情報抽出条件設定画面が開きます。 ② 顧客情報抽出条件設定画面より『管理者設定』を選択して下さい。 【顧客情報抽出条件設定画面】 管理者設定画面が開きます。
2. 顧客情報 ③ 管理者設定画面より『基本登録』を選択して下さい。 【管理者設定画面】 基本登録画面が開きます。 ④ 基本登録画面の「名刺連携機能」で「やさしく名刺ファイリング」または「MFP連携」を選択して下さい。 【基本登録画面】 入力項目 説明 文字形式 桁数 名刺連携機能 名刺連携機能の利用に関する設定を行います。 ・やさしく名刺ﾌｧｲﾘﾝｸﾞ ・・・ 名刺連携ｿﾌﾄと機器の名刺連携機能両方を 使用します。 ・MFP連携 ・・・ 機器の名刺連携機能のみ使用します。 ・使用しない ・・・ 名刺連携機能を使用しません。 ※ MFP連携の機能を利用されない場合、表示項目は上記と異なります。 名刺連携 名寄せ機能 名刺連携でのデータ登録時に名寄せを行うかを設定します。 名寄せをする場合は、更に社名が取得できなかった場合の顧客の名寄せも 実施するか設定が可能です。 使用する・・・名寄せをする ※『【名刺連携 社名未設定】は名寄せしない』にチェックがある場合、 名刺登録で社名が取得できなかった場合の顧客に対しては名寄せを 実施しません。 使用しない・・・名寄せをしない 名刺連携 名刺連携で、同じ会社名かつ同姓同名のデータが取り込まれた場合、 履歴管理機能 同じデータとして上書きし、以前のデータを履歴として保存する機能を 利用するか設定します。 使用する・・・履歴管理をする 使用しない・・・履歴管理をしない ※履歴管理を『使用しない』に変更しても、既に作成された履歴データは 削除されませんので、『顧客情報一括削除』で削除してください。 名刺連携 名刺連携でのデータ登録で『顧客名(五十音)』の判別から除外する 全角 25文字 顧客名除外ワード キーワードを設定します。 (ひらがな) 例 ： キーワードに『かぶしきかいしゃ』 と登録されていた場合。 取込データの社名 取込後の顧客名(五十音) 1 株式会社リコー り 2 株式会社サンプル さ 3 リコー株式会社 り ボタン 説明 書き替え 登録内容を確定し、管理者設定メニュー画面へ戻ります。 戻る 入力した内容をキャンセルし、管理者設定メニュー画面へ戻ります。 ⑤ 基本登録画面より『書き替え』をクリックして下さい。 ○ 必須 ○ ○
3. 営業日報 ●機器と連携してスキャンしたデータを営業日報に添付し、日々の営業活動として報告できます。 管理者は、営業日報登録の際に選択する日報区分について、あらかじめJobMagicで設定しておく必要があります。 ここでは、機器連携時に使用する日報区分を登録する方法について、説明します。 【機器の営業日報 基本条件画面】 ※ JobMagicで営業日報登録する際に使用する日報種別、日報区分については、別途登録が必要です。 ※ JobMagicの各画面の操作方法については、JobMagicの一般ユーザーマニュアルをご覧ください。 ※ このマニュアルで使用している用語については、「一般ユーザーメニュー(MFP)」の「共通」をご覧ください。 ※ 日報種別、営業日報区分が1つも登録されていない場合、営業日報登録はできません。 ※ 日報種別の登録方法については、JobMagicの管理者マニュアルをご覧ください。 ≪この設定が可能な方≫ ・ JobMagicの管理者のみが実行できます。 ≪操作方法≫ ① JobMagicにログインし、MagicHatより『営業日報』を選択して下さい。 【MagicHat】 営業日報抽出条件設定画面が開きます。
3. 営業日報 ② 営業日報抽出条件設定画面より『管理者設定』を選択して下さい。 【営業日報抽出条件設定画面】 管理者設定画面が開きます。 ③ 管理者設定画面より『営業日報区分登録』を選択して下さい。 【管理者設定画面】 営業日報区分一覧画面が開きます。 ④ 営業日報区分一覧画面より『新規』をクリックして下さい。 【営業日報区分一覧画面】 営業日報区分登録画面が開きます。
3. 営業日報 ⑤ 営業日報区分登録画面の「MFP連携区分」で「連携する」を選択します。 【営業日報区分登録画面】 入力項目 説明 文字形式 桁数 営業日報区分名称 営業日報区分の名称を設定します。 全角 10文字 利用者設定 営業日報区分を利用可能な社員を設定します。 設定しない場合は全社員が使用できます。 フリー入力項目 営業日報区分毎に入力項目を指定することができます。 使用しない・・・標準の入力項目のみ表示 共通フォーム・・・共通フォーム用に設定した入力項目を追加表示 個別フォーム・・・営業日報区分毎に設定した入力項目を追加表示 商談案件 営業日報入力時に商談案件を入力するかを設定します。 入力する・・・商談案件入力項目を表示 入力しない・・・商談案件入力項目を非表示 MFP連携区分 登録中の営業日報区分名称の利用先を切り替えます。 この設定により、機器、JobMagicのどちらの営業日報登録の際に 営業日報区分として利用するか決まります。 連携する・・・機器から営業日報を登録する際、日報区分として 選択できます。 連携しない・・・JobMagicから営業日報を登録する際、日報区分として 選択できます。 表示順 営業日報区分の一覧表示順序を設定します。 半角数字 3桁 保留 保留区分を設定します。 「使用不可」を選択するとこの営業日報区分を使用することはできません。 ※ MFP連携区分で連携するを選択した場合、フリー入力項目と商談案件は設定不要です。 ボタン 説明 書き込み 営業日報区分を登録します。 クリア 入力した内容をクリアします。 戻る 元の画面に戻ります。 ⑥ 営業日報区分登録画面より『書き込み』をクリックして下さい。 ○ ○ 必須 ○ ○ ○ ○
4. ワークフロー ●機器と連携してスキャンしたデータを申請書に添付し、そのまま申請、承認できます。 管理者は、ワークフロー（申請書の登録）を進める際に選択する申請フォーム（書式）について、 あらかじめJobMagicで設定しておく必要があります。 ここでは、機器連携時に使用する申請フォーム（書式）を登録する方法について、説明します。 【申請承認のための書式選択画面】 ※ JobMagicでワークフローを進める際に使用する申請フォーム（書式）については、別途登録が必要です。 ※ JobMagicの各画面の操作方法については、JobMagicの一般ユーザーマニュアルをご覧ください。 ※ このマニュアルで使用している用語については、「一般ユーザーメニュー(MFP)」の「共通」をご覧ください。 ※ 申請フォーム（書式）が1つも登録されていない場合、ワークフロー（申請書の登録）はできません。 ≪この設定が可能な方≫ ・ JobMagicの管理者のみが実行できます。 ≪操作方法≫ ① JobMagicにログインし、MagicHatより『ワークフロー』を選択して下さい。 【MagicHat】 承認済み一覧画面（検索）が開きます。
4. ワークフロー ② 承認済み一覧画面（検索）より『管理者設定』を選択してください。 【承認済み一覧画面（検索）】 管理者設定画面が開きます。 ③ 管理者設定画面より『申請書式・ルート登録』を選択してください。 【管理者設定画面】 申請書式一覧画面が開きます。 ④ 申請書式一覧画面より『新規』をクリックしてください。 【申請書式一覧画面】 申請書式登録画面が開きます。
4. ワークフロー ⑤ 登録画面の「フォーム」にて「MFP連携」を選択し、機器の申請書式を登録します。 【申請書式登録画面】 入力項目 説明 文字形式 桁数 申請書式名 申請書式名を入力して下さい。 全角 30文字 説明文 申請書式に関する説明文を入力して下さい。 全角 フォーム 登録中の申請書式の利用先を切り替えます。 MFP連携・・・・・・機器からワークフロー（申請書の登録）を進める際、 申請フォーム（書式）として選択できます。 MFP連携以外・・JobMagicからワークフローを進める際、 申請フォーム（書式）として選択できます。 ※結果報告機能 結果報告機能の使用区分を選択して下さい。 「使用する」を選択すると、申請後（承認完了後）にその申請に対する 報告申請が行えます。 ※フリーフォームを選択時のみ表示されます。 提出期限 申請時の提出期限を選択して下さい。 ※フリーフォームの場合はフォーム作成後設定下さい。 時間項目入力タイプ 時間タイプの項目の入力タイプを選択して下さい。 添付ファイル差替え 承認時、承認者による添付ファイル差替えの許可を選択して下さい。 No.管理 申請データの№管理タイプを選択して下さい。 ※開始No. №管理する場合、開始№を入力して下さい。 半角数字 8桁 承認ルートタイプ 承認ルートタイプを選択して下さい。 ・固定 ・・・ 申請者は申請時に承認者の変更はできません。 ・変更可 ・・・ 申請者が申請時に承認者の変更が行えます。 （ただし、並行承認・代理承認の設定は行えません） ・分岐 ・・・ 申請内容によって申請ルートを分けることができます。 ※分岐条件は、申請書式詳細画面から登録します。 タイムカード出力 タイムカード出力区分を選択して下さい。 「出力」を選択すると、承認完了時タイムカードへ自動登録します。 ※出力項目は、申請書式詳細画面から登録します。 ※結果報告機能利用時は報告申請データが出力されます。 ※タイムカードの管理者権限がない方は、この項目は表示されません。 ドキュメント集出力 ドキュメント集出力区分を選択して下さい。 「出力する」を選択すると、承認完了時ドキュメント集へ自動登録します。 ※出力項目は、申請書式詳細画面から登録します。 ※ドキュメント集の管理者権限がない方は、この項目は表示されません。 お知らせメール お知らせメール送信区分と送信先を選択して下さい。 表示順 表示順を入力して下さい。 半角数字 3桁 保留 保留区分を選択して下さい。 「使用不可」を選択するとこの申請書式の申請はできなくなります。 ※ フォームでMFP連携を選択した場合、時間項目入力タイプとタイムカード出力は設定不要です。 ボタン 説明 書き込み 入力内容を登録し、申請書式詳細画面を開きます。 クリア 入力した内容をクリアします。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 ⑥ 情報を登録後『書き込み』を選択してください。 申請書式詳細画面が開きます。 必須 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
4. ワークフロー ⑦ 申請書式詳細画面のフォーム項目より『フォーム作成』をクリックして下さい。 ※ 『フォーム作成』は、「フリーフォーム」、もしくは「MFP連携」を設定時のみ表示されます。 【申請書式詳細画面】 ※ プレビューボタンを押すと、申請フォームの確認ができます。 MFP連携用フォーム設定画面が表示されます。 ⑧ MFP連携用フォーム設定画面よりフォームの項目値を設定します。 ここで設定した項目が、機器からスキャンした際に表示される申請書式ごとの入力項目となります。 【MFP連携用フォーム設定画面】 ※添付ファイルは項目名のみ設定が可能です。 入力項目 説明 文字形式 桁数 使用 項目として使用する項目タイプにチェックして下さい。 項目名 項目名を入力して下さい。 全角 10文字 必須チェック 必須項目とする場合、チェックして下さい。 ボタン 説明 書き込み 入力内容を登録します。 戻る 入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。 ⑨ MFP連携用フォーム設定画面より『書き込み』をクリックして下さい。 必須 ○ ○
