第
2
回
コピーや自動化で入力作業を簡単にする
今回は、データの移動や複製を簡単に
行う方法や、規則性のあるデータの入
力を効率化するテクニックを解説する。
土屋 和人＝ライターすぐに使える
の
Excel
基本ワザ
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表の範囲をコピーして貼り付ける
図1 数値や文字列などのデータを入力したり、入力済みのデータを編集 したりする操作を、効率的に行うためのテクニックを紹介しよう。作例 では、最初に作成した新宿店の売上記録の表を複製し、渋谷店の表を素 早く簡単に作成する入力と編集を効率的に行う
図 4 E3 〜 G9 セ ル に、 コピーした A3 〜 C9 セル と同じデータで、同じ書 式が設定された表が作成 される。 この表の各セル のデータを変更し「渋谷店」 の表を完成させよう 図 2 コピー元のセル範囲をドラッ グして選択し、「ホーム」タブの「コ ピー」をクリックする。なお、移動 の場合は「切り取り」を実行する 図 3 貼り付け先の範囲の左上端セ ル（E3セル）をクリックして選択し、 「ホーム」タブの「貼り付け」の上側 （アイコンの部分）をクリックする 2 コピー 2 貼り付け E3〜G9セルに表が複製される 1 A3〜C9セルを選択 1 E3セルを選択 送る面完成図
Excelには、データの入力や編集の作 業を効率化するための機能も用意されて いる。上手に利用すれば、パソコンでの 作業時間をぐっと短縮できる。まずは作 成済みの表を利用して、同じような表を 手早く作成してみよう（図1）。コピーと貼り付けで表を再利用
セルやセル範囲に入力したデータを、 別の位置に複製して再利用したい場合は、 「コピー」と「貼り付け」を利用する。ほ とんどのソフトで共通する基本操作だ。 まず、複製したいセル範囲を選択し、 「ホーム」タブの「コピー」をクリックする （図2）。選択範囲が動く点線で囲まれる が、この状態を「コピーモード」という。 次に、貼り付けたい位置の左上端のセル を選択し、「貼り付け」をクリック（図3）。 すると、コピーしたセル範囲のデータが、 書式も含めて複製される（図4）。 コピーモードが継続している間は、続 けて複数の箇所に「貼り付け」が可能。 コピーモードは、入力など別の操作を行 うか、［Esc］キーを押すと終了する。 一方、複製ではなくセル範囲のデータ を別の位置に移動したい場合は、「切り取 り」と「貼り付け」を利用する。「切り取 キ リ ト リ左記 URL から、記事に関連したサンプルファイルをダウンロードできます。 また、定期購読者限定の動画サービスで、動画による解説をご覧いただけます。 動画で解説 サンプルファイル 図6 セル範囲の移動や複製は、ドラッグ操作でも行える。対象のセル範囲を 選択し、その外枠部分にマウスポインターを合わせてドラッグすると移動になる。 ［Ctrl］キーを押したままドラッグすると複製になる 図 5 この操作ではコピ ー 元の表の書式も含めて 複製されるが、 列の幅は 複製されていない。 列幅 をコピー元と同じにした い場合は、「貼り付けオプ ション」ボタンをクリック し、メニューから「元の列 幅を保持」を選ぶ
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ドラッグ操作でも移動やコピーができる
1 選択 2 ［Ctrl］キー＋ドラッグ 貼り付けオプション 1 元の列幅を保持 2 コピー元と同じ列幅になる 表が複製される ョートカットキーでも操作できる。 通常の「貼り付け」では、コピー元の セル範囲の書式も含めて貼り付けられる。 ただし、コピー元を列単位で選択した場 合を除き、列幅までは複製されない。貼 り付け先の列幅をコピー元と同じにする には、「貼り付け」操作の直後に表示され る「貼り付けオプション」ボタンをクリッ クし、メニューから「元の列幅を保持」を 選ぶ（図5）。「貼り付けオプション」ボタ ンからは、これ以外にもさまざまな貼り 付け方法を選択可能だ。 なお、ここではいったん貼り付けてか らオプションで変更しているが、「コピー」 した後、「ホーム」タブの「貼り付け」の 「▼」から「元の列幅を保持」やその他の 貼り付け方法を選ぶこともできる。 選択している範囲の移動や複製は、ド ラッグだけでより簡単に操作することもで きる。選択範囲の外枠部分にマウスポイ ンターを合わせ、形状が矢印に変わった ところで目的の位置までドラッグすれば 移動、つまり「切り取り」+「貼り付け」の 操作と同じになる。このとき、同時に［Ctrl］ キーを押しておくと、ドラッグした位置に 元の範囲が複製される（図6）。 ただし、ドラッグ操作では、セル範囲 の列幅までは複製できない。貼り付け方 法のバリエーションは、「コピー」と「貼 り付け」の方が豊富だ。書式だけを別の表に複製
コピー元のデータは無視して、書式だ けを貼り付けることも可能だ。「コピー」 した後、「貼り付け」の「▼」から「書式設 定」を選ぶこともできるが、ここでは直 り」を実行すると、やはり範囲が動く点 線で囲まれる「切り取りモード」になるが、 この状態は「貼り付け」実行と同時に終 了する。なお、「コピー」は［Ctrl］＋［C］ キー、「切り取り」は［Ctrl］＋［X］キー、 「貼り付け」は［Ctrl］＋［V］キーというシ キ リ ト リExcel
の基本ワザ
図9 作成済みの表のセルを入れ替えるには、［Shift］キーを押しながらドラッ グするという方法が使える。対象のセル範囲を選択し、その外枠部分を［Shift］ キーを押しながらドラッグ。挿入したい位置に線が表示されたところでマウスボ タンから指先を離す 図8 ドラッグ操作で、書式の複製も行える。コピー元の範囲を選択し、その 外枠部分でマウスの右ボタンを押して複製先の範囲までドラッグし、表示され るメニューから「ここに書式のみをコピー」を選ぶ。このメニューからはいろい ろな方法でのコピーや移動も選べる 図7 コピー元のセ ル範囲を選択し、「ホ ーム」タブの「書式 のコピー／貼り付け」 をクリック。 マウス ポインターがブラシ 付きの形に変わった ら、 複製先の範囲 の左上端のセルをク リックする●
書式だけのコピーなども可能
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ドラッグ操作で表中のセルを移動する
書式が複製される 2 書式のコピー／貼り付け 1 選択 1 選択 3 クリック 2 右ボタンを押してドラッグ 3 メニューから選ぶ 2 ［Shift］キー＋ドラッグ 1 選択 挿入して移動 接書式だけを複製してみよう。 書式のコピー元のセル範囲を選択し、 「ホーム」タブの「書式のコピー／貼り付 け」をクリックする。マウスポインターが ブラシ付きの形に変わったら、貼り付け 先の範囲の左上端をクリック。そのセル を起点とする同じ位置関係の各セルに、 コピー元の各セルの書式が貼り付けられ る（図7）。クリックではなく、セル範囲 をドラッグして、書式を貼り付ける範囲 を指定することも可能だ。 書式の複製は、ドラッグ操作で行うこ ともできる。ただし、通常の左ボタンで のドラッグではなく、書式のコピー元の セル範囲を選択し、右ボタンを押してド ラッグする。貼り付け先のセル範囲まで ドラッグして右ボタンから指先を離し、 表示されるメニューから「ここに書式の みをコピー」を選べばよい（図8）。この メニューからは、移動や複製に関するそ のほかの操作も行える。 セル範囲の上下を入れ替えるといった 操作も、ドラッグで行える。対象のセル 範囲を選択し、その外枠部分を［Shift］ キーを押しながらドラッグ。すると、ド ラッグした位置のセルの境界に縦線また は横線が表示される。マウスボタンを離 すと、その線の位置に挿入される形で選 択範囲が移動する（図9）。このとき、同 時に［Ctrl］キーも押していると、ドラッ グした位置に挿入される形で、選択範囲 の内容が複製される。規則的なデータを自動的に入力
Excelの作業では、特定のセル範囲に、 同じデータや、一連の規則的なデータを キ リ ト リ●
「オートフィル」でデータを簡単入力
図10 同じデータを連続するセル範囲にまとめてコピーしたり、連続する データを入力したりしたいときは、「オートフィル」を活用しよう。文字列の セルを選択し、その右下の黒点をドラッグすると、そのセル範囲の全てのセ ルに、最初のセルの文字列が複製される 図11 対象のセルのデータが文字列 ではなく数値の場合も、そのセルを 選択してオートフィルすると、やは り複製の操作になる。なお、［Ctrl］キ ーを押しながら下方向または右方向 へドラッグすると、先頭のセルから 1 つずつ増えていく連続データが自 動入力される 図13 日付データを下方向または右 方向へオートフィルすると、1 日ず つ増えていく連続データが自動入力 される。変化する日数を指定したい 場合は、先頭の 2 つのセルに日付を 入力してオートフィルすればよい 図 14 文字列のオートフィルは、通 常は複製の操作になるが、文字列の 中に数字が含まれていた場合、下方 向または右方向へオートフィルすると、 その数字が1つずつ増加していく連続 データになる 図 12 一定の量で変化する連続データを入力したい場合は、先頭のセルと 2番目のセルに数値を入力し、この2つのセルを選択してオートフィルを行 えばよい。これ以降、この2つのセルの差の分だけ増減していく一連の数値が、 自動的に入力される 1 入力して選択 2 ドラッグ ドラッグ セル範囲に複製 数値の複製 連続する数値が自動入力される 連続する日付が自動入力される 文字列中の数字が1つずつ増加する 入力する場合が多い。「オートフィル」の 機能を活用すれば、このような作業を効 率的に行うことができる。 対象の範囲内の全てのセルに同じ文字 列を入力したい場合は、まず先頭のセル に文字列を入力し、そのセルを選択して、 右下に表示される黒点をドラッグする。 オートフィルによって、ドラッグした範 囲に、先頭セルの文字列が複製される（図 10）。上下左右のいずれの方向にも可能 であり、「コピー」と「貼り付け」の操作よ り手早くできる。 1つの数値データを基準としてオート フィルを行うと、やはりドラッグした範 囲に複製される（図11）。それだけでな く、［Ctrl］キーを押しながら下方向また は右方向へオートフィルした場合は、1 つずつ増加する連続データが入力される。 逆に、上方向または左方向へドラッグす ると、1つずつ減少する連続データになる。 特定の量だけ増減する連続データを入 力したい場合は、あらかじめ先頭のセル と2番目のセルに数値を入力し、この2つ のセルを基準としてオートフィルを行う。 例えば、この表の「完了分」列に、毎 日の作業進捗の積み重ねとして、4 つず つ増えていく数値を入力してみよう。D4 セルに「4」、D5セルに「8」と入力し、こ のセル範囲を選択して下方向へオートフ ィルすると、D6 〜 D8 セルに「12」「16」 「20」という連続データが入力される（図 12）。なお、同じセル範囲を基準として 上方向へオートフィルすると、4 つずつ 減少していく連続データになる。 日付データも数値の一種だが、通常の 数値とは異なり、下方向または右方向へ キ リ ト リExcel
の基本ワザ
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オートフィルの連続データを定義する
図 15 日付や文字列の中の数字のように自動的に変化する値を、変化させ ずそのまま複製したい場合は、［Ctrl］キーを押しながらオートフィルすれば よい。ここでは「1班」という文字列を、［Ctrl］キー＋ドラッグで下方向のセ ル範囲に複製した 図16 オートフィルで自動的に入力できる「連続データ」は、その内容や順 番をユーザーが定義することも可能だ。「ファイル」タブの「オプション」を クリックし、「Excelのオプション」画面の「詳細設定」で「ユーザー設定リス トの編集」をクリックする 図17 「ユーザー設定 リスト」画面には、オ ートフィルで自動入力 できるデータのセット があらかじめ何種類も 登録されている。「 リ ストの項目」欄に、新 しいリストとして登録 したい氏名を改行で区 切 っ て入力し、「OK」 をクリックする ［Ctrl］キー＋ドラッグ 数字が変化せず複製される 1 2 2 3 1 入力 のオートフィルでは1日ずつ増加する連 続データになる（図13）。そのほか、数字 を含む文字列データも、下方向または右 方向へオートフィルすると、その数字部分 が1つずつ増える（図14）。 こうした日付や数字を含む文字列のデ ータを、変化させずに複製したい場合は、 ［Ctrl］キーを押しながらオートフィルす ればよい（図15）。単純な数値の場合と は逆なので注意しよう。 オートフィルで変化する連続データの 規則を、独自に定義することも可能だ。 ここでは、一定の順番で毎日交代してい る作業担当者の氏名を、オートフィルで 入力できるようにしてみよう。 「ファイル」タブの「オプション」をクリ ックして「Excelのオプション」画面を表 示し、「詳細設定」で「ユーザー設定リス トの編集」をクリックする（図16）。なお、 Excel 2007の場合は、Officeボタンから 「Excelのオプション」を選び、「基本設定」 で「ユーザー設定リストの編集」をクリッ クする。「ユーザー設定リスト」画面の 「リストの項目」欄に、各作業担当者名を 改行（［Enter］キー）で区切って入力。 「OK」をクリックする（図17）。 通常画面に戻ったら、まず先頭のセル に、登録した作業担当者の中の1人の氏 名を入力。このセルを基準としてオート フィルを行うと、登録した順番の通りに 各作業担当者が入力されていく（図18）。規則を推測して自動入力
Excel 2013以降なら、データの規則を Excel自身に推測させて、一連のデータ をセル範囲に自動入力する「フラッシュ キ リ ト リ図18 リストとして登録した 氏名の 1 つを先頭のセルに 入力し、オートフィルを行うと、 リストに登録した通りの順番 で、 各セルに担当者の氏名 が自動入力されていく。なお、 オートフィルでリストの最後 の氏名まで入力されたら、そ の後は再び先頭の氏名に戻る 図 20 「店名」が入力され ている全ての行で、「○○店」 の部分が自動的に「○○市」 として取り出される。なお、 デ ー タの内容によ っ ては、 この操作を行わなくても、2 行目を入力した時点でフラ ッシュフィルが自動的に機 能する場合もある 登録した連続データが自動入力される
