サイボウズ Office 9
ワークフローマニュアル
商標について
記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。また、当社製品には他社の著作物が含まれていることがありま す。 個別の商標･著作物に関する注記については、弊社の Web サイトを参照してください。 http://cybozu.co.jp/company/copyright/other_companies_trademark.html なお、本文および図表中では、(TM)マーク、(R)マークは明記していません。目次
アプリケーション設定マニュアル
5
ワークフローの管理
5
一般設定を変更する
5
申請フォームのカテゴリを設定する
6
運用管理者を登録する
8
申請データを一括削除する
8
ワークフローの運用
10
申請フォームを作成する
10
申請フォームを作成する流れ
11
申請フォームを設定する
11
申請項目を設定する
12
申請経路を設定する
16
申請経路を設定する
16
承認経路を設定する
17
決裁経路を設定する
18
確認経路を設定する
19
役割を設定する
20
申請データを管理する
20
アプリケーション操作マニュアル
23
ワークフローの操作
23
ワークフローとは
23
ワークフローでできること
23
画面の見かた
23
申請の流れ
24
申請データを閲覧する
25
申請データを検索する
26
ワークフローの検索対象
26
簡易検索の場合
27
詳細検索の場合
27
検索結果の表示順
28
申請データを作成する
30
申請を取り消す
31
申請経路を変更する
32
申請データを処理する
33
申請を承認する
34
誰か１人が承認した申請を確認する
35
申請を決裁する
35
申請を差し戻す
35
差し戻された申請を確認する
35
差し戻された申請を再申請する
35
差し戻された申請を取り消す
36
申請を却下する
36
申請を確認する
37
申請データを削除する
38
申請データを印刷する
38
ワークフローのメール通知を設定する
39
ワークフローを管理しよう
ワークフローのシステム設定について説明します。 Office 9 パッケージ版で、 ワークフロー を利⽤するためには、継続サービスライセンスが必要で す。 ワークフローのシステム設定 項⽬ 説明 ⼀般設定 ⼀般設定を変更できます。 ⼀般設定の設定項⽬ カテゴリの設定 申請フォームを分類するカテゴリを設定できます。 運⽤管理者の登録 ワークフローの運⽤管理者を設定できます。 申請データの⼀括削除 指定した申請フォームの指定した⽇付より前に申請された申請データをまとめて削除できます。 システム管理者は、ワークフローに対して次の操作もできます。 ワークフローを使⽤するかどうかの設定 ワークフローの使⽤を停⽌しても、ワークフローのデータは削除されません。使⽤を開始する と、すべての申請データが表⽰されます。 ワークフローの使⽤を停⽌すると、アプリケーションメニューから ワークフローが削除 され、通知⼀覧やトップページに表⽰された ワークフローのリンクも削除されます。 Office 9 パッケージ版：使⽤するアプリケーションを設定する ワークフローを利⽤するユーザーの設定 利⽤ユーザーに設定されていないユーザーは、 ワークフローを利⽤できません。 Office 9 パッケージ版：アプリケーションの利⽤ユーザーを設定する ⼀般設定を変更する 申請フォームのカテゴリを設定する 運⽤管理者を登録する 申請データを⼀括削除する⼀般設定を変更する
「システム設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする
各アプリケーションの
ワークフロー
>
⼀般設定
の順にクリックする
必要な項⽬を設定し、
設定する
をクリックする
⼀般設定の設定項⽬ 項⽬ 説明 付加情報の表⽰ 申請データごとに割り振られる番号(申請番号)を表⽰するかどうかを設定します。申請番号を表⽰する場合、「標題の前に番号を表⽰する」を選択します。 ユーザーの権限 ユーザーの権限を設定します。申請後の経路の変更を許可する場合、「申請後、申請者または運⽤管理者に経路の変更を 許可する」を選択します。 経路 申請データを再利⽤して申請する場合に、申請経路を引き継ぐかどうかを設定します。申請経路を引き継ぐ場合、「申請の再利⽤時に経路の設定を引き継ぐ」を選択します。 申請データを削除すると、削除した申請番号は⽋番になります。番号は繰り上がりません。「申請番号」 は、「ワークフローの⼀覧」画⾯や「ワークフローの詳細」画⾯で標題の横に表⽰されます。 「ユーザーの権限」で経路の変更を許可すると、経路に設定されている処理者が不在の場合でも、経路を 変更でき、スムーズに処理を進められます。実際の経路を変更するかどうかは、各ユーザーが申請処理中 に設定します。 ユーザーマニュアル：申請経路を変更する申請フォームのカテゴリを設定する
申請フォームを分類するカテゴリを設定します。 カテゴリは、「申請データの作成」／「申請データの管理」画⾯に表⽰されます。カテゴリごとにワークフローの運⽤管理 者も設定できます。「システム設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする
各アプリケーションの
ワークフロー
>
カテゴリの設定
の順にクリックする
必要な項⽬を設定する
申請フォームのカテゴリの操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 追加 追加する 新規にカテゴリを追加します。カテゴリが未設定の申請フォームがある場合、所属するカテ ゴリを設定できます。 変更 変更する カテゴリの設定内容を変更します。 順番変更 順番変更する カテゴリの表⽰順を変更します。 削除 削除する カテゴリを削除します。カテゴリを削除すると、削除したカテゴリに所属していた申 請フォームは、(未分類)になります。 申請フォームのカテゴリの設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 カテゴリ名 カテゴリ名を⼊⼒します。 所属する申請フォーム 所属させる申請フォームを選択します。 運⽤管理者 カテゴリの運⽤管理者を選択します。 すべての申請フォームにカテゴリが設定されている場合、「カテゴリの追加」画⾯の「所属する申請 フォーム」欄に申請フォームは表⽰されません。運⽤管理者を登録する
カテゴリごとに運⽤管理者を設定する場合は、運⽤管理者を設定する前に、カテゴリを設定します。 申請フォームのカテゴリを設定する「システム設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする
各アプリケーションの
ワークフロー
>
運⽤管理者の登録
の順にクリックする
必要な項⽬を設定する
運⽤管理者の登録の操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 運⽤管理者を設定する 運⽤管理者を設定する 運⽤管理者を設定します。 権限の変更 権限を変更する 管理するカテゴリを変更します。 運⽤管理者の設定項⽬ 項⽬ 説明 全員を運⽤管理者に登録する すべてのユーザーを運⽤管理者に登録する場合に選択します。 特定のユーザーを指定する 特定のユーザーを運⽤管理者に登録する場合、登録するユーザーを選択します。 権限の変更の設定項⽬ 項⽬ 説明 運⽤管理権限 運⽤管理者に登録するかどうかを設定します。 運⽤管理者から外す場合、「運⽤管理者に登録する」の選択を外します。 「運⽤管理者の設定」画⾯で「全員を運⽤管理者に登録する」を選択している 場合は表⽰されません。 管理するカテゴリ 管理するカテゴリを選択します。申請データを⼀括削除する
削除する対象の申請フォームを選択し、指定した⽇付より前に申請された申請データを削除できます。 「申請データの⼀括削除」の実⾏中は、他のユーザーがワークフローを使⽤できません。申請データの⼀ 括削除は、ユーザーの利⽤が少ない時間帯に実施してください。 削除対象の申請データが多いときは、⼀度の操作で削除されず、処理を続けるかどうかを確認するメッ セージが表⽰される場合があります。確認メッセージはすべての申請データが削除されるまで表⽰されま す。 ⼀括削除する をクリックし、残りの申請データを削除します。 申請データを⼀括削除すると、申請の「状況」に関わらず、決裁前の申請データを含めすべての申請デー タが削除され、元に戻せません。申請データを削除する場合は注意してください。Office 9 パッケージ版の場合、重要なデータは、削除の前にバックアップし、保管することを推奨しま す。 データをバックアップする CSVファイルからデータを⼊出⼒する
「システム設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする
各アプリケーションの
ワークフロー
>
申請データの⼀括削除
の順にクリックする
削除対象の申請フォームを選択し、削除の基準となる⽇付を選択して、
削除する
をクリック
する
削除する場合は、
⼀括削除する
をクリックする
ワークフローを運⽤しよう
ワークフローの運⽤管理について説明します。 運⽤管理者は、システム管理者によって指定されたユーザーです。 運⽤管理者を登録する ワークフローの運⽤管理者に登録されたユーザーは、「ワークフロー⼀覧」画⾯に 運⽤管理が表⽰されます。 Office 9 パッケージ版で、 ワークフロー を利⽤するためには、継続サービスライセンスが必要 です。 ワークフローの運⽤管理項⽬ 項⽬ 説明 申請フォームの設定 申請フォームの設定をします。 役割 役割を設定します。 申請データの管理 申請されたすべての申請データの管理ができます。 申請フォームとは ワークフローでは、申請データを作成する際に選択する、申請データのひな形を「申請フォー ム」と呼びます。申請フォームごとに⼊⼒項⽬や申請経路が異なります。 申請データとは ワークフローでは、申請時に作成する個々のデータを「申請データ」と呼びます。 申請フォームを作成する 役割を設定する 申請データを管理する申請フォームを作成する
ワークフローの運⽤管理者は、⽤途に応じた⼊⼒項⽬や申請経路を、申請フォームごとに設定できます。 運⽤管理権限のないカテゴリに、申請フォームは作成できません。各カテゴリの運⽤管理権限について は、システム管理者に確認してください。 申請フォームを作成する流れ 申請フォームを設定する 申請項⽬を設定する 申請経路を設定する申請フォームを作成する流れ
「申請フォーム」を作成する流れは次のとおりです。役割を設定する
申請経路に設定する「役割」を設定します。 役割を設定する申請フォームを追加する
申請フォーム名、分類するカテゴリ、または申請フォームの説明を設定し、「申請フォーム」を追 加します。 申請フォームを設定する申請項⽬を設定する
申請フォームに「申請項⽬」を設定します。 申請項⽬を設定する申請経路を設定する
申請を承認、決裁、または回覧するための「申請経路」を設定します。 申請経路を設定する申請フォームを設定する
ワークフローの運⽤管理者は、⽤途に応じた⼊⼒項⽬や申請経路を、申請フォームごとに設定できます。 申請フォームを追加する前に、「申請内容の詳細」画⾯に表⽰される役割を設定します。 役割を設定する 削除した申請フォームは、運⽤を再開したり、元に戻したりできません。申請フォームを削除する場合 は注意してください。また、「申請の作成」画⾯からリンクも削除されます。 Office 9 パッケージ版の場合、重要なデータは、削除の前にバックアップし、保管することを推奨しま す。 データをバックアップする CSVファイルからデータを⼊出⼒する「ワークフロー⼀覧」画⾯を表⽰する
運⽤管理
をクリックし、
申請フォームの設定
をクリックする
必要な項⽬を設定する
申請フォームの操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 追加 追加する 申請フォームを新規に追加します。 再利⽤する 申請フォームを再利⽤して追加します。申請フォームのすべての項⽬を再利⽤できます。 変更 変更する 申請フォームを変更します。 順番変更 順番変更する 申請フォームの表⽰順を変更します。削除 削除する 申請フォームを削除します。 CSVファイルの読み込み CSVファイルから読み込む CSVファイルから申請フォームデータを読み込みま す。 CSVファイルを作成する場合の注意点については、 次のページを参照してください。 CSVファイルを作成するときの注意点 CSVファイルで管理できる項⽬については、次の ページを参照してください。 申請フォームデータ：CSVファイルで管理でき る項⽬ CSVファイルへの書き出 し CSVファイルへ書き出す CSVファイルへ申請データを書き出します。 CSVファイルで管理できる項⽬については、次の ページを参照してください。 申請フォームデータ： CSVファイルで管理でき る項⽬ 申請フォーム情報の設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 申請フォーム名 申請フォーム名を⼊⼒します。 カテゴリ 登録するカテゴリを選択します。申請フォームは、複数のカテゴリに所属できません。 説明 申請フォームの説明を⼊⼒します。 ⼊⼒した説明は、「申請データの作成(申請フォームの選択)」画⾯で申請フォーム名 の下に表⽰されます。 運⽤中の申請フォームの管理について 送信された申請データは、申請時の申請フォームの設定にしたがって処理されます。申請フォームを変更 したり、削除したりしても、申請中の申請データには反映されません。ただし、ユーザーが申請データを 再利⽤して送信した場合は、変更後の申請フォームの設定が反映されます。 また、申請フォームを削除しても、申請データ⾃体は削除されず閲覧できます。 削除された申請フォームを使⽤した申請データについて 管理者⽤メモについて 申請フォームの変更履歴など、管理⽤のメモを⼊⼒できます。 管理者⽤メモは、「申請フォームの変更」画⾯の「管理者メモ」欄に表⽰され、ユーザーの操作画⾯には 表⽰されません。 管理者⽤のメモは次の画⾯から変更できます。 「申請フォームの変更」画⾯で、「管理者⽤メモ」欄の 変更するをクリック CSVファイルの読み込みについて CSVファイルから読み込んだ申請フォームデータは、上書きされず、新しい申請フォームとして登録され ます。書き出したCSVファイルを編集し、再度読み込んだ場合も、新しい申請フォームとして登録されま す。
申請項⽬を設定する
項⽬の⼊⼒タイプが「⾃動計算」で、計算対象に選択した項⽬が「数値」以外の⼊⼒タイプに変更され ると、計算結果が正しく表⽰されず「0」と表⽰される場合があります。項⽬の⼊⼒タイプを変更する 場合は、「⾃動計算」の設定も確認してください。 申請項⽬とは ユーザーが申請時に申請データに⼊⼒する項⽬を申請項⽬と呼びます。ワークフローの運⽤管理者は、 ⽤途に応じた申請項⽬を、申請フォームごとに設定できます。 運⽤中の申請項⽬の設定については、次のページを参照してください。 運⽤中の申請フォームの管理について
「ワークフロー⼀覧」画⾯を表⽰する
運⽤管理
をクリックし、
申請フォームの設定
をクリックする
申請項⽬を変更する申請フォームの
変更する
をクリックする
「項⽬⼀覧」欄の必要な項⽬を設定する
申請項⽬の操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 追加 追加する 申請項⽬を追加します。 追加する申請項⽬の⼊⼒タイプを選択し、 追加する をク リックします。 コピーする チェックボックスを選択した申請項⽬をコピーして追加しま す。 コピーされた申請項⽬は、項⽬名が「(項⽬名)のコピー」と表 ⽰され、申請項⽬の⼀番下に追加されます。 変更 変更する 追加されている申請項⽬の設定条件を変更します。項⽬の⼊⼒タイプも変更できます。 順番変更 順番変更する 申請項⽬の表⽰順を変更します。 削除 削除する 申請項⽬を削除します。 削除する 選択した申請項⽬をまとめて削除します。 プレビュー プレビューを⾒る 申請項⽬のプレビューを表⽰します。 設定内容が、ユーザーの操作画⾯でどのように表⽰されるか確 認できます。 申請項⽬の設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 ⼊⼒タイプ 追加する項⽬の⼊⼒タイプを選択します。項⽬名 項⽬名を⼊⼒します。 コメント 項⽬についての説明や注意書きなどを⼊⼒します。 必須 項⽬の設定を必須にする場合は、「必須項⽬である」を選択します。 右隣への配置 項⽬欄を直前の項⽬の右隣に並べて表⽰するかどうかを設定します。 直前の項⽬の右隣に配置する場合は、「続けて表⽰する」を選択し、セパレータ(項⽬の 間に表⽰される⽂字)を⼊⼒します。 その他の設定 設定できる項⽬は、⼊⼒タイプごとに異なります。 ⼊⼒タイプの種類 種類 説明 ⽂字列(1⾏) 1⾏のテキスト⼊⼒欄で表⽰される⼊⼒タイプです。 表⽰例 ⽂字列(複数⾏) 複数⾏のテキスト⼊⼒欄で表⽰される⼊⼒タイプです。 表⽰例 数値 数値を⼊⼒できる⼊⼒タイプです。 表⽰例 ⽇付 ドロップダウンリストから年、⽉、または⽇を選択できる⼊⼒タイプです。 表⽰例 チェックボックス チェックボックス形式で表⽰される⼊⼒タイプです。 表⽰例 ラジオボタン ラジオボタン形式で表⽰される⼊⼒タイプです。 表⽰例 メニュー ドロップダウンリストで表⽰される⼊⼒タイプです。 表⽰例
ファイル添付 ファイルを添付できる⼊⼒タイプです。 「ファイル添付」は、⼊⼒タイプ別の設定項⽬はありません。 表⽰例 ⾃動計算 指定した数値項⽬を、⾃動的に四則演算または合計で表⽰する⼊⼒タイプです。例) 「単価×個数」 路線ナビ連携 ネット連携サービスを利⽤して、経路や運賃を検索できます。ネット連携サービス：路線を検索する ⼊⼒タイプ別の設定項⽬ 項⽬ 説明 サイズ ⼊⼒欄のサイズを、半⾓(0から99)で設定します。⼊⼒タイプが「⽂字列(複数⾏)」の項⽬の場合、桁×⾏のサイズを設定します。 初期値 「申請の作成(内容の⼊⼒)」画⾯で、最初に表⽰されるテキスト、数値、チェックの有 無、メニュー項⽬、またはを設定します。 ⼊⼒タイプが「⽇付」の項⽬で、特定の⽇付を指定する場合、「⽇付を指定する」を選 択し、⽇付を設定します。 単位 任意の単位を⼊⼒し、⼊⼒欄の前後どちらに表⽰するかを選択します。 表⽰ 表⽰⽅法を設定します。 右寄せで表⽰する 「申請の作成(内容の確認)」画⾯で、項⽬の表⽰位置を右寄せで表⽰する場合選択 します。 申請フォームに計算結果を表⽰しない 「申請データの作成(内容の⼊⼒)」画⾯などで、項⽬を表⽰しない場合選択しま す。 「申請フォームに計算結果を表⽰しない」を選択すると、「右寄せで表⽰する」を 選択してもユーザーの操作画⾯には表⽰されません。 ラジオ項⽬ 選択対象になる項⽬を、1⾏1項⽬で⼊⼒します。 メニュー項⽬ ドロップダウンリストに表⽰される項⽬を、表⽰する順番に、1⾏1項⽬で⼊⼒します。 ⼩数点以下の有効 な桁数 計算時に切り捨てる桁数を、ドロップダウンリスト(⼩数点第2位まで)から選択します。 計算内容 計算内容を選択します。 項⽬の順番が編集中の項⽬より前にある項⽬で、⼊⼒タイプが「数値」や「⾃動計算」 の項⽬から選択できます。 四則演算 ドロップダウンリストから項⽬や四則演算記号を選択し、計算内容を設定します。 「定数」を選択した場合は、⼊⼒欄に定数を⼊⼒します。 合計 設定した項⽬の総和を計算します。
項⽬を選択し、 ←追加 をクリックします。 削除 削除する項⽬を選択し、 削除→ をクリックします。 取り込む情報 路線検索によって取り込む情報を選択します。 経路/運賃 経路と運賃、両⽅の情報を取り込みます。 経路 経路の情報のみを取り込みます。 運賃 運賃の情報のみを取り込みます。
申請経路を設定する
申請経路の設定では、「申請の作成(経路の設定)」画⾯で表⽰される申請経路の役割や初期値を設定できます。 申請経路を設定する前に、役割を設定します。経路追加時に役割の選択が必須項⽬のため、あらかじめ 役割を設定しておく必要があります。 役割を設定する 申請経路とは ユーザーが申請した申請データの承認経路を申請経路と呼びます。ワークフローの運⽤管理者は、⽤途 に応じた申請経路を、申請フォームごとに設定できます。 運⽤中の申請経路の設定については、次のページを参照してください。 運⽤中の申請フォームの管理について 申請経路には、次の経路が⽤意されています。 申請経路 項⽬ 説明 承認経路 申請データの承認を⾏う経路です。 決裁経路 申請データの最終的な承認を⾏う経路です。 確認経路 決裁された申請データの確認を⾏う経路です。 申請経路を設定する 承認経路を設定する 決裁経路を設定する 確認経路を設定する申請経路を設定する
「承認経路」「確認経路」内の経路の表⽰順を変更します。決裁経路、承認経路、または確認経路の順番は変更できません。必ず、承認経路→決裁経路→確認経路 の順に表⽰されます。
「ワークフロー⼀覧」画⾯を表⽰する
運⽤管理
をクリックし、
申請フォームの設定
をクリックする
表⽰順を変更する申請フォームの
変更する
をクリックする
プレビューを⾒るをクリックすると、設定内容がユーザーの操作画⾯でどのように表⽰されるか確認できます。「申請経路」欄の
順番変更する
をクリックする
表⽰順を変更し、
変更する
をクリックする
承認経路を設定する
経路種別にかかわらず、承認者のうち1⼈が却下すると、申請は終了します。 ユーザーは申請時に、承認者を省略できま す。 承認経路を複数設定したり、それぞれの経路で複数の処理者を設定したりできます。「ワークフロー⼀覧」画⾯を表⽰する
運⽤管理
をクリックし、
申請フォームの設定
をクリックする
承認経路を設定する申請フォームの
変更する
をクリックする
「承認経路」欄の必要な項⽬を設定する
申請経路の操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 追加 追加する 承認経路を追加します。 変更 変更する 承認経路を変更します。 削除 削除する 承認経路を削除します。 承認経路の設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 経路種別 経路種別を選択します。 役割 役割を選択します。 処理者の初期値 初期状態で承認者に設定されるユーザーを選択します。 追加 ユーザーを選択し、 ←⼊⼒ をクリックします。 削除初期値を削除する場合は、 クリアする をクリックします。 初期値の変更許可 「申請時に、申請者による処理者の変更を許可しない」を選択すると、ユーザー は、「申請の作成(経路の設定)」画⾯で、処理者の変更ができなくなります。 経路種別の選択項⽬ 項⽬ 説明 承認(1⼈) 承認者が承認すると次の経路に進みます。 承認(全員) すべての承認者が承認すると次の経路に進みます。 承認(誰か1⼈) 承認者に設定されているうちの誰か1⼈が申請を承認すると、次の経路に進みます。
決裁経路を設定する
確認経路が設定されている場合は、決裁経路で承認された申請は、確認経路に進みます。 決裁経路は削除できません。 決裁経路が未設定の申請フォームは、「申請データの作成(申請フォームの選択)」画⾯で、「申請 フォーム名(申請経路が未設定)」と表⽰され、ユーザーが使⽤できません。「ワークフロー⼀覧」画⾯を表⽰する
運⽤管理
をクリックし、
申請フォームの設定
をクリックする
決裁経路を設定する申請フォームの
変更する
をクリックする
承認経路の「
」欄で、必要な項⽬を設定する
決裁経路の操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 追加 決裁経路を設定する 決裁経路を追加します。 変更 変更する 決裁経路を変更します。 決裁経路の設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 経路種別 「決裁」と表⽰されます。 役割 役割を選択します。 処理者の初期値 初期状態で決裁者に設定されるユーザーを選択します。追加 ユーザーを選択し、 ←⼊⼒ をクリックします。 削除 初期値を削除する場合は、 クリアする をクリックします。 初期値の変更許可 「申請時に、申請者による処理者の変更を許可しない」を選択すると、ユーザー は、「申請の作成(経路の設定)」画⾯で、処理者の変更ができなくなります。 「申請フォームの変更」画⾯の承認経路の「 」欄に 決裁経路を設定する が表⽰されていな い申請フォームは、決裁経路がすでに設定されています。
確認経路を設定する
確認経路を複数設定したり、それぞれの経路で複数の処理者を設定したりできます。 処理者は申請データを確認するだけで、申請を承認や却下はできません。「ワークフロー⼀覧」画⾯を表⽰する
運⽤管理
をクリックし、
申請フォームの設定
をクリックする
確認経路を設定する申請フォームの
変更する
をクリックする
「確認経路」欄の必要な項⽬を設定する
確認経路の操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 追加 追加する 確認経路を追加します。 変更 変更する 確認経路を変更します。 削除 削除する 確認経路を削除します。 確認経路の設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 経路種別 「確認」と表⽰されます。 役割 役割を選択します。 処理者の初期値 初期状態で確認者に設定されるユーザーを選択します。 追加 ユーザーを選択し、 ←⼊⼒ をクリックします。 削除 削除する対象を選択し、 削除→ をクリックします。初期値の変更許可 「申請時に、申請者による処理者の変更を許可しない」を選択をすると、ユーザー は、「申請の作成(経路の設定)」画⾯で、処理者の変更ができなくなります。
役割を設定する
使⽤中の役割を変更または削除しても、すでに設定された申請データの経路には反映されません。 役割は、申請経路を設定する前に設定します。経路追加時に役割の選択が必須項⽬のため、あらかじめ 役割を設定しておく必要があります。 役割とは 「役割」とは、申請経路に設定する項⽬のひとつで、申請データの進⾏状況の役割欄に表⽰されます。 各経路の処理者の役職や、処理時の注意事項などを記載します。「ワークフロー⼀覧」画⾯を表⽰する
運⽤管理
をクリックし、
役割
をクリックする
役割を⼊⼒し、
設定する
をクリックする
申請データを管理する
稟議に使⽤される書類は⼀定期間の保存が定められている場合が⼀般的です。 削除しても問題ない申請 データであることを⼗分に確認の上、削除してください。 申請データを削除すると申請データの実データを削除し、元に戻せません。申請データを削除する場合 は注意してください。 Office 9 パッケージ版の場合、重要なデータは、削除の前にバックアップし、保管することを推奨しま す。 データをバックアップする CSVファイルからデータを⼊出⼒する システム管理者の設定により、運⽤管理権限のないカテゴリには、申請フォームを作成できません。「ワークフロー⼀覧」画⾯を表⽰する
運⽤管理
をクリックし、
申請データの管理
をクリックする
カテゴリを選択し、
申請フォーム名(標題)
をクリックする
全申請データを選択すると、すべての申請データの検索やCSVファイルへの書き出しができます。必要な項⽬を設定する
申請データの詳細の操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 経路変更 経路を変更する 申請経路を変更します。 ユーザーマニュアル：申請経路を変更する システム管理者の設定により、表⽰されない場合があります。 削除 削除する 申請データを削除します。 申請状況に関わらず、すべての申請データを削除できます。 申請データを削除すると、すべてのユーザーの申請⼀覧から削除した申 請データの表⽰が削除されます。 申請データに添付ファイルがある場合は、添付ファイルも削除されま す。 印刷 印刷⽤画⾯ 申請データを印刷します。ユーザーマニュアル：申請データを印刷する 運⽤管理者に よる代理確認 代理で確認する 申請データを代理で確認します。 代理では、承認や決裁の操作はできません。 また、代理で確認しても更新通知は送信されません。 ユーザーマニュアル：「代理確認された申請の確認 」画⾯ 運⽤管理者による代理確認の設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 名前 代理になるユーザーを選択します。 コメント 必要に応じてコメントを⼊⼒します。 「申請データの管理」画⾯から次の操作もできます。 「申請データの管理」画⾯の操作項⽬ 条件を指定しない項⽬は、設定する必要はありません。 項⽬ リンク 説明 検索 検索する 申請フォームごとに申請データを検索します。 検索条件を設定し、 検索する をクリックし ます。CSVファイルへの 書き出し CSVファイルへ書き出 す CSVファイルへ申請データを書き出します。 CSVファイルで管理できる項⽬については、次 のページを参照してください。 申請データ：CSVファイルで管理できる項⽬ 検索条件の設定項⽬ 条件を指定しない項⽬は、設定する必要はありません。 項⽬ 説明 申請フォーム名 選択した申請フォーム名が表⽰されます。 番号 検索する申請番号の範囲を半⾓数字で⼊⼒します。システム管理者の設定によって、表⽰されない場合があります。 標題 標題に含まれる⽂字列を⼊⼒します。 申請者 申請者名に含まれる⽂字列を⼊⼒します。 ⼊⼒項⽬(⽂字列) 申請項⽬に含まれる⽂字列を⼊⼒します。 検索できる⼊⼒タイプは次のとおりです。 ⽂字列(1⾏) ⽂字列(複数⾏) メニュー 対象状況 検索する申請データの状況を選択します。状況を複数選択できます。 申請⽇(期間) 検索対象の申請⽇を、年、⽉、または⽇のドロップダウンリストから選択します。 カテゴリの選択で、(すべて)を選択すると、すべての申請フォームが表⽰され、 全申請データを選択 すると、すべての申請データが表⽰されます。 削除された申請フォームを使⽤した申請データについて 申請フォームを削除すると、「申請データの管理」画⾯のカテゴリ欄に 申請フォーム名(運⽤停⽌中) と表⽰されます。 削除された申請フォームを使⽤した申請データは、次の操作で閲覧できます。 1. 「申請データの管理」画⾯で、カテゴリ欄の 全申請データまたは 申請フォーム名(運⽤停⽌中) をクリック 2. 申請フォーム名(標題)をクリック 「申請データの詳細」画⾯(運⽤管理画⾯)で申請データを削除すると、システムからも完全に削除され閲 覧できません。 申請フォーム名(運⽤停⽌中)の表⽰は、申請データが0件になった時点でカテゴリ欄から表⽰も消えま す。
ワークフローを使ってみよう
ワークフローの操作⽅法について説明します。 Office 9 パッケージ版で、 ワークフロー を利⽤するためには、継続サービスライセンスが必要で す。 ワークフローとは 申請データを閲覧する 申請データを検索する 申請データを作成する 申請を取り消す 申請経路を変更する 申請データを処理する 申請データを削除する 申請データを印刷する ワークフローのメール通知を設定するワークフローとは
ワークフローでできること 画⾯の⾒かた 申請の流れワークフローでできること
ワークフロー とは、「申請フォーム」と呼ばれるひな形を利⽤し、申請データを作成するアプリケーションです。 運⽤管理者が設定する稟議や購買申請などの申請フォームを利⽤し、さまざまな申請ができます。 申請の経路に設定されている「承認者」「決裁者」は、受信した申請を処理します。 Webブラウザー上で、申請から決裁までのすべてを操作できます。 システム管理者の設定により、⼀部の操作を制限されている場合があります。 申請時に使⽤する申請フォームの内容は運⽤管理者が設定します。申請フォームの内容や経路の指定など については、ワークフローの運⽤管理者にご確認ください。画⾯の⾒かた
トップページで ワークフローをクリックすると、「ワークフロー(最新⼀覧)」画⾯が表⽰されます。 「ワークフロー⼀覧」画⾯には、⾃分や他のユーザーが作成した申請データが⼀覧で表⽰されます。申請の流れ
申請データの作成から処理を完了するまでの流れは次のとおりです。申請する
申請フォームを選択し、申請データを作成します。 ワークフローの運⽤管理者によって設定された申請項⽬や申請経路を設定します。 申請データを作成する承認する
承認者に設定されたユーザーは、申請データを「承認」、「却下」、または「差し戻し」します。 また、必要に応じてコメントを⼊⼒できます。 申請を承認する 申請を取り消す 申請経路を変更する 申請を差し戻す ワークフローの運⽤管理者の設定により、ステップ2が省略されたり1つの承認経路に複数のユーザー が設定されていたりする場合もあります。決裁する
決裁者に設定されたユーザーは、申請データを「承認」、「却下」、または「差し戻し」します。 また、必要に応じてコメントを⼊⼒できます。 申請者は、決裁されるまでの期間、申請の取り消しや決裁経路や確認経路の変更ができます。 申請経路を変更する 申請を決裁する 申請を差し戻す確認する
確認者に設定されたユーザーは、申請データを「確認」します。 また、必要に応じてコメントを⼊⼒できます。 申請を確認する 申請経路を変更する ワークフローの運⽤管理者の設定により、ステップ 4は省略される場合があります。 申請フォームとは ワークフローでは、申請データを作成する際に選択する、申請データのひな形を「申請フォーム」 と呼びます。申請フォームごとに⼊⼒項⽬や申請経路が異なります。 申請データとはワークフローでは、申請時に作成する個々のデータを「申請データ」と呼びます。 現在の申請状況は、「申請データの⼀覧」画⾯や「申請データの詳細」画⾯で確認できます。
申請データを閲覧する
「ワークフロー(最新⼀覧)」画⾯を表⽰する
カテゴリを選択し、
申請フォーム名(標題)
をクリックする
申請データ⼀覧 項⽬ 説明 最新⼀覧 次の申請データの⼀覧が表⽰されます。 表⽰順は、申請⽇の古い順です。 未処理⼀覧 結果⼀覧 未処理⼀覧と結果⼀覧にに表⽰される項⽬の詳細については、次のページを参照して ください。 「最新⼀覧」画⾯ 送信⼀覧 ⾃分が送信した申請データの⼀覧です。表⽰順は、申請⽇の新しい順です。 受信⼀覧 次の申請データの⼀覧が表⽰されます。 表⽰順は、申請⽇の新しい順です。 ⾃分が送信した結果が出た申請データ ⾃分が処理した申請データ 下書き 下書きの申請データが⼀覧で表⽰されます。表⽰順は、作成⽇の新しい順です。申請データの詳細を閲覧する
ワークフローは、次の画⾯からも閲覧できます。 トップページの最新情報パーツ 「最新情報」パーツを操作する トップページのワークフローパーツ 「ワークフロー」パーツを操作する 「最新⼀覧」画⾯ 「ワークフローの⼀覧」画⾯で、 最新⼀覧を選択すると表⽰される画⾯を、「最新⼀覧」画⾯と呼び ます。 「最新⼀覧」画⾯には次の項⽬が表⽰されます。 項⽬ 説明未処理⼀覧 ⾃分が処理者の順番になった申請データが表⽰されます。 次の申請データが表⽰されます。 ⾃分が処理の順番になった申請データ 申請処理中に削除・却下された申請データ 申請処理中に経路が変更された申請データ 申請処理中に差し戻された申請データ ⾃分の確認処理が運⽤管理者によって代理確認された申請データ 「代理確認された申請の確認」画⾯ 結果⼀覧 ⾃分が送信した申請データの結果(決裁や却下)が表⽰されます。 結果⼀覧に表⽰されている項⽬は、表⽰されている申請データを確認しても表⽰ が消えません。 表⽰を削除する場合は、削除する項⽬を選択し、 結果⼀覧から削除する をク リックします。 結果⼀覧から表⽰を削除しても、申請データ⾃体は削除されません。結果⼀覧か ら表⽰を削除した申請データを閲覧する場合は、 送信⼀覧をクリックしま す。 画⾯に表⽰される申請の状況について 「ワークフローの⼀覧」／「申請データの詳細」画⾯や、トップページの「ワークフロー」パーツに表⽰ されるワークフローの状況について説明します。 状況 説明 進⾏中 決裁待ちになっている申請データです。 決裁 「決裁」処理された申請データです。「確認」処理が残っています。 完了 すべての処理が終了した申請データです。 却下 却下された申請データです。 取消 決裁前に取り消された申請データです。
申請データを検索する
キーワードや条件を指定し、申請データを検索します。 ヘッダー、トップページの｢お探し物｣パーツを利⽤しても、申請データを検索できます。 トップページ：データを検索する トップページ：「お探し物」パーツを操作する ワークフローの検索対象 簡易検索の場合 詳細検索の場合 検索結果の表⽰順ワークフローの検索対象
ワークフローの検索は、受信⼀覧または送信⼀覧に保存されている申請データから検索します。検索する対象を絞り込む場 合は、詳細検索を利⽤します。 ⼊⼒された検索キーワードは次の項⽬を検索します。 簡易検索の場合 詳細検索の場合 申請番号 申請番号 申請フォーム名 申請フォーム名 標題 標題 状況 状況 申請⽇ 申請者 決裁者 申請項⽬ ⽂字列(1⾏)⽂字列(複数⾏) メニュー 申請項⽬ ⽂字列(1⾏)⽂字列(複数⾏) メニュー
簡易検索の場合
ワークフローの⼀覧画⾯の右上の検索ボックスを利⽤します。 受信⼀覧または送信⼀覧に保存されている申請データから検索します。ワークフローの⼀覧画⾯を表⽰する
検索ボックスにキーワードを⼊⼒し、
ワークフロー検索
をクリックする
AND 検索する場合は、⽂字列と⽂字列の間に半⾓または全⾓のスペースを⼊⼒します。⽬的の申請データの
標題
をクリックして、検索結果を確認する
検索結果は、上から申請番号の⼤きい順(番号降順)に表⽰されます。 検索結果の表⽰順詳細検索の場合
検索する項⽬を絞り込んでから検索します。ワークフローの⼀覧画⾯を表⽰する
ワークフロー検索
横の
詳細検索
をクリックする
必要な検索条件を設定し、
検索する
をクリックする
ワークフローの詳細検索の検索条件 検索条件 説明 検索対象 検索する申請データが保存されている⼀覧を選択します。 (全申請)受信⼀覧と送信⼀覧の両⽅を検索対象とする場合に選択します。 受信⼀覧 受信⼀覧配下に保存されている申請データから検索する場合に選択しま す。 送信⼀覧 送信⼀覧配下に保存されている申請データから検索する場合に選択しま す。 結果表⽰ 1画⾯に表⽰する検索結果の件数を選択します。 検索条件 条件の組み合わせ⽅法を選択します。 次のすべての条件を満たす 設定した検索項⽬をAND検索します。 次のいずれかの条件を満たす 設定した検索項⽬をOR検索します。 検索項⽬ 検索対象を次の項⽬で絞り込めます。複数選択も可能です。 申請番号 申請フォーム名 標題 状況 申請⽇ 申請者 決裁者 申請項⽬ 検索できる⼊⼒タイプは、次のとおりです。 ⽂字列(1⾏) ⽂字列(複数⾏) メニュー
⽬的の申請データの
標題
をクリックして、検索結果を確認する
検索結果は、上から申請番号の⼤きい順(番号降順)に表⽰されます。 検索結果の表⽰順検索結果の表⽰順
申請データの検索結果は、上から申請番号の⼤きい順(番号降順)に表⽰されます。ただし、システム管理者の設定によっては、申請番号が表⽰されない場合があります。
申請番号が表⽰されていない場合は、申請⽇を基に、システム内部で利⽤する申請番号が⾃動的に振られます。 番号が⼩さい＝申請⽇が古い
番号が⼤きい＝申請⽇が新しい
申請データを作成する
申請データの申請項⽬は、申請フォームごとにワークフローの運⽤管理者が設定します。 申請データを送信すると、状況は進⾏中になります。最初の経路に設定したユーザーに、更新情報が通知されます。 送信した申請データは 送信⼀覧 に追加されます。 ファイルを開いたままの状態でのファイルの添付操作などの原因により、申請内容に添付されているファ イルが0byte になる場合があります。経路を設定する前に添付ファイルの内容が問題ないかどうかを確認 する画⾯が表⽰されます。「ワークフロー(最新⼀覧)」画⾯を表⽰する
申請する
をクリックする
カテゴリを選択し、
申請フォーム名
をクリックする
決裁経路が設定されていない申請フォームは、「申請フォーム名(申請経路が未設定)」と表⽰され使⽤できません。必要な項⽬を設定し、
次に、経路を設定する >>
をクリックする
設定する項⽬は、申請フォームごとに異なります。 申請フォームの設定によっては、ネット連携サービスを利⽤して、路線検索ができます。 ネット連携サービス：路線を検索する 下書きに保存する > 保存する の順にクリックすると、 下書きに保存されます。 「申請データの作成(内容の⼊⼒)」画⾯に表⽰されるアイコン アイコン 説明 * 必須項⽬です。# 数値項⽬です。半⾓数値を⼊⼒します。
申請経路を設定し、
次に、内容を確認する >>
をクリックする
申請経路は、申請フォームごとに異なります。 処理を省略する場合は、「(省略)」を選択します。ただし、決裁経路は省略できません。 運⽤管理者の設定により、処理者を変更できない場合があります。 詳細については、運⽤管理者に確認してください。内容を確認し、
申請する
をクリックする
申請データは、次の画⾯からも作成できます。 ヘッダーで、[リンク]をクリックし、[ 始めるメニュー]にマウスオーバーして、[ 申請する] をクリック 下書きから再編集する申請データの「申請データの詳細」画⾯で、 再編集するをクリック 送信⼀覧から再利⽤する申請データの「申請データの詳細」画⾯で、 再利⽤するをクリック ワークフローの運⽤管理者によって削除された申請フォームを使⽤した申請データは再利⽤できませ ん。 予定に関連した申請データを送信する場合は、スケジュールパーツからも作成できます。 「予定の詳細」画⾯でできるその他の操作申請を取り消す
申請データを取り消せるのは、申請したユーザー本⼈だけです。 決裁された申請データは取り消しできません。 取り消しができる申請データは、次のとおりです。 送信⼀覧の状況が進⾏中のデータ 未処理⼀覧の差し戻された申請データ 差し戻された申請を取り消す送信⼀覧
から、「申請データの詳細」画⾯を表⽰する
申請を取り消す
をクリックする
必要に応じてコメントを⼊⼒し、
取り消す
をクリックする
「取り消しの確認」画⾯ 取り消された申請データを閲覧すると、次のように表⽰されます。 確認する をクリックすると、進⾏ 状況の結果欄は「確認」と表⽰され、未処理⼀覧から表⽰が削除されます。申請経路を変更する
決裁者が処理作業できないときなどに処理するユーザーを変更できます。 申請経路を変更できるのは、申請したユーザー本⼈とワークフローの運⽤管理者だけです。 送信⼀覧以外の申請データの申請経路は変更できません。 申請経路が変更できる状況と経路の種類は次のとおりです。 進⾏中：承認経路および決裁経路 決裁 ：確認経路のみ システム管理者の設定によって、申請経路を変更できない場合があります。「申請データの詳細」画⾯を表⽰する
経路を変更する
をクリックする
変更する申請経路の
処理者を変更する
をクリックする
経路を変更して、必要に応じてコメントを⼊⼒し、
変更する
をクリックする
確認経路に新しい確認者を追加する場合は、次の画⾯から追加できます。 「経路の変更」画⾯で、 確認者を追加するをクリックします。 経路が変更された申請データ 未処理⼀覧画⾯から申請経路が変更された申請データを閲覧すると、経路が変更された申請の確認画⾯が表⽰されます。 経路変更履歴をクリックすると、申請経路の変更履歴が閲覧できます。 確認する を クリックすると、未処理⼀覧から表⽰が削除されます。 経路に設定されていたユーザーが、経路変更により経路から外された場合、受信⼀覧から申請データを閲 覧できなくなります。 よくある質問と答え(FAQ)
申請データを処理する
申請データを処理します。 申請データの処理には、申請を承認する「承認処理」、申請を決裁する「決裁処理」、決裁された申請を確認する「確認処 理」の処理があります。 申請データの進⾏状況 申請データの申請処理の進⾏状況は、「申請データの詳細」画⾯に表⽰される「進⾏状況」欄で確認できます。 申請を 処理する場合は、進⾏状況を確認して処理します。進⾏状況 項⽬ 説明 経路種別 経路の種別(承認、決裁、確認)が表⽰されます。が表⽰された経路は、現在処理中の経路です。 役割 役割が表⽰されます。 名前 該当する経路を処理するユーザーが表⽰されます。 結果 処理結果が反映されます。 コメント 処理時に⼊⼒したコメントが表⽰されます。 ⽇時 処理した⽇時が表⽰されます。 申請データは、最新情報の通知または、 最新⼀覧の未処理⼀覧から処理します。 申請を承認する 誰か1⼈が承認した申請を確認する 申請を決裁する 申請を差し戻す 差し戻された申請を確認する 差し戻された申請を再申請する 差し戻された申請を取り消す 申請を却下する 申請を確認する
申請を承認する
申請を承認する⼿順を説明します。 経路種別によって、次の経路への進み⽅が異なります。 経路種別が承認(全員)の場合 すべての処理者が申請を承認すると、次の経路に進みます。 経路種別が承認(誰か1⼈)の場合 処理者に設定されているユーザーのうち1⼈でも申請を承認すると、次の経路に進みます。「未処理申請の処理」画⾯を表⽰する
必要に応じてコメントを⼊⼒し、
この申請を承認する
をクリックする
「結果」欄に「承認」と表⽰され、申請の状況は進⾏中のままです。すべての処理者が処理を終えると、次の処理者に更新情報が通知されます。
