レポート作成と文書作成ソフトの機能（２）
この回では、文書作成ソフトを用いた複数ページに渡る文書作成において、有用とされる機能について解 説する。1. 課題の確認
作成する文書：A4 複数ページの文書 利用するソフトウェア：Microsoft Word 1.1. 演習の内容 大学で作成するレポートは、１ページで完結させるのが一般的である。しかし、ゼミ等で作成する報告書、 卒業論文では複数ページで作成される場合がある。 実際にビジネス等で作成する報告書は、１ページで完結することはほとんどなく、「見出し」によって文 書構造を設計して、報告内容をまとめる。ここで、見やすい構造とするために「章」「節」などの見出しが 設定された、読み手が理解しやすいレイアウトが求められる。 1.2. 文書ファイルの準備 長文テキストのレイアウト練習のために、著作権切れの小説データを利用する。ここでは青空文庫1で公 開されている「銀河鉄道の夜（宮沢賢治：一部抜粋）」をダミーテキストとして利用する。2. 演習
2.1. 表紙の作成 「タイトル」「著者」を記載した表紙を作成する。ここでは、通常の「フォント設定」「書式設定」を利 用して、適宜レイアウトを行う。 まず、目次の下に改行を一つ入れ、［挿入］タブの［ページ］にある［ページ区切り］をクリックする。 すると、カーソルがあった場所を最後に次のページへカーソルが飛ばされる。 ［ページ］には、［表紙］というコマンドもあるが、特に凝ったデザインをする必要がなければ、利用し ない。 ページ設定 通常であれば、ページ区切りを設定しても画面上には何も表示されない。ページ区切りを設定している箇 所を明示したい場合は［ホーム］タブの［段落］にある［編集記号の表示非表示］をクリックする。 1 http://www.aozora.gr.jp/編集記号の表示・非表示と「改ページ記号」 2.2. アウトラインの作成 ここでは、［アウトライン］の設定を行う。［アウトライン］は、段落番号と同様に連番を振る機能であ るが、階層構造を持つ見出し（章、節など）を作成できる。 今回題材にしている小説には、階層が存在しないので、仮の形で見出しを作成する。2 ページ目にある（Word の画面左下にページ番号と全体のページ数が記載されている）「午后の授業」の下に「見出し２（ダミー）」 「見出し３（ダミー）」「見出し３´（ダミー）」「見出し２´（ダミー）」がある。これにアウトライン を設定する。 まず、「午后の授業」にカーソルを置き、［段落］メニューの［アウトライン］ボタンをクリックする。 すると、サブメニューが表示されるため、［リストライブラリ］の 6 つ目にある形式をクリックする。 クリック後、カーソルのあった行に「第１章」という文字が追加される。次に［書式コピー］を利用して、 以下４行にも同じ書式を設定する。 ［アウトライン］の設定 設定が終わると、「第５章」まで表示される。次に「見出し２」の頭にカーソルを置き、キーボードの［TAB］ キー、もしくは［インデントを増やす］ボタンをクリックする。すると「第２章」が「第１節」に切り替わ り、階層が構成される。Word 上に［ナビゲーションウィンドウ］（左のウィンドウ）が表示されていると、 文書構造が登録されていることを確認できる。 次に、「見出し３」「見出し３’」にカーソルを置き［インデントを増やす］を２回設定する。増やしす ぎた場合は、インデントを減らせばよい。最後に「見出し 2’」にインデントを１回設定する。 このようにすれば、Word の機能として「章、節」などの文書構造を設定することができる。これは、後に 解説する「目次の設定」で役に立つ。 これは編集記号であり、文書 印刷時には無視される。
2.3. スタイルの登録 ここでは［スタイル］の登録方法を解説する。先に設定した［アウトライン］において、第 1 章に適当な フォント設定を施す（例えば「明朝体」「太字」など）。ここで設定したレイアウトを後の見出しにも利用 することにする。 このように繰り返し同じレイアウトを利用したい場合、［書式コピー］を利用せずに［スタイル］の登録 によって作業を効率化できる。 スタイル設定 スタイルは、文書上で繰り返し用いられるレイアウト設定を登録し、適宜呼び出せる機能である。ここで は、いくつかの文書スタイルを作成して登録・利用してみる。 まず、「見出し 1」を登録する。アウトラインを施したため、自動的に「見出し 1」の設定が存在するが、 フォント設定などは登録されていない。これを登録するには、フォント設定を施した「午后の授業」にカー ソルを置き、［スタイル］上の［見出し１］を右クリックする。 表示されたメニューから［選択箇所と一致するように…を更新する］をクリックする。 アウトラインの登録 すると、［アウトライン］の設定が更新され、設定したフォント設定などが登録される。一度登録すれば、 同じレイアウトを施したい箇所に、簡単に設定できるようになる。 次に、「活版所」「家」「ケンタウル祭の夜」「天気輪の柱」「北十字とプリオシン海岸」「鳥を捕る人」 に同じ設定を施す2。該当する行にカーソルを置き、先に設定した［スタイル］の［見出し１］をクリック すると、アウトラインやフォント設定を含めた、見出し１に登録されたレイアウトが設定される。 2 見出しの箇所は、フォント色を青色に設定している。 スタイルを右クリック 更新をクリック 登録されたスタイル 設定が反映される
アウトラインの設定 次に、本文の一字下げや、インデント設定を施したのちに、「本文０１」へスタイルを登録する。登録し たスタイルを用いて、本文の段落にレイアウトを設定せよ。 全ての段落に「本文０１」3を設定したのち、一部段落のレイアウト（文字の大きさ、色、インデントなど） を設定し、スタイル「本文０１」を更新せよ。すると、「本文０１」が設定された全ての段落が、同じレイ アウトに変更される。 【補足】ユーザ設定のアウトライン アウトライン設定には、ユーザで新たに設定を作成することもできる。例として、「通常の段落設定」を 「text00」、「セリフの箇所」を「speech」として登録する。 まず、「ではみなさん…」の箇所の一行目に空白を入れて「１字下げ」、左右のインデントを［ページレ イアウト］タブの［インデント］を利用し「左に１字、右に２字」に設定する。 次に、5 行ほど下にある「ジョバンニさん…のでしょう。」のセリフにインデント「左に３字、右に３字」 を設定する。 以上でレイアウトが確定したので［スタイル］に登録する。通常の段落設定を施した箇所にカーソルを置 き、［ホーム］タブの［スタイル］設定において、下向き矢印に線が引かれている箇所をクリックする。す ると、スタイル設定が拡張表示される。 スタイル設定の「その他」ボタン 表示された拡張表示にある［スタイルの作成］をクリックする。表示されたウィンドウで「text00」と名 前を入力し［OK］をクリックする。すると、カーソルを置いている箇所の設定が、新しいスタイル設定とし て登録される。同様の方法で、セリフの箇所の設定を「speech」として登録する。 新しいスタイルの登録 このようにスタイルを登録すると、Word の文章で文書構造を意識した統一的なレイアウト設定を施すこと ができる。次に１ページのみで構わないので、登録したスタイル設定に該当する箇所に「text00」と「speech」 を設定する（動作を見るだけなので、大体で構わない）。 次に、「speech」が設定された行のレイアウト設定を一括で変更する。例えば、フォント設定を「ゴシッ ク」「斜体」「青色」にする。その後、［スタイル］設定にある「speech」を右クリックし［選択箇所と一 致するように…を更新する］をクリックする。 すると、「speech」が設定されている箇所が全て、登録されたレイアウトに変更される。このように［ス タイル］を設定しておくことで、文書作成後の調整が非常に効率的になる。 3 このスタイルは、作業ファイル独自に用意されたものである。 ここをクリック スタイルの作成をクリック 名前を入力
2.4. ページ番号の設定 ここでは、文書にページ番号を設定する。ページ番号の設定は Word 上にいくつか用意されているため、 簡単にページ番号を設定できる。 ［挿入］タブの真ん中より少し右にある［ページ番号］をクリックする。するとサブメニューが表示され るので、利用したいレイアウトのページ番号をクリックする（一般的にはページの下部、真ん中 or 右にペ ージを記載する）。すると、所定の箇所にページ番号が追加される。 ページ番号の設定 なお、先ほどの表紙作成において［挿入］→［表紙］を利用し、Word の機能として表紙を作成していると、 表紙の後から１ページ目が始まる。これは［ページレイアウト］の［区切り］を活用することでも同じこと ができる。また、挿入されたページ番号の箇所をダブルクリックすることで、通常の「フォント」「書式設 定」でページ番号のレイアウトを変更できる。 2.5. ヘッダー・フッターの設定 「ヘッダー・フッター」を利用して、文書全体に統一的に表示される情報を記載することができる。例え ば「作成者の名前」「日付」「文書のタイトル」などである。 これを設定するのは、余白の範囲にある「ヘッダー（頭）」「フッター（足）」という箇所である。なお、 先のページ番号設定は「フッター」に登録されている。「ヘッダー・フッター」の設定は［挿入］メニュー にコマンドが用意されているが、これを利用せず簡易な方法で作成してみる。 文書にある余白の上部（ヘッダーが入る箇所）をダブルクリックする。すると本文が薄い表示され、ヘッ ダーの編集状態になり、上部メニュー表示が切り替わる。 ヘッダーの編集画面 この状態で、テキスト入力やレイアウト設定を行えば、ヘッダーの文字列を作成できる。編集を終わる場 合は、メニュー上にある「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックするか、本文の箇所をダブルクリック 配置したい箇所を選ぶ 番号の書式を選択する ［ヘッダー/フッターツール］ が表示される。 編集を終わる際は［…閉じ る］ボタン。
する。 ヘッダーの設定 【補足】ヘッダー・フッターのオプション なお、ヘッダーやフッターの設定は、先頭ページのみ別、奇数・偶数別にも設定できる。例えば、先頭ペ ージのみ「日付」、その他は「文書タイトル」としたい場合、ヘッダーをダブルクリックし、［ヘッダー/フ ッターツール］にある［オプション］→「先頭ページのみ…」にチェックを入れる。 ヘッダー・フッターのオプション すると、先頭ページとその他ページのヘッダーを別途作成できるようになるため、適宜、文字列を入力す る。これは、見開きで文書を作成する場合に、左ページに「章のタイトル」、右ページに「全体タイトル」 を表示したり、ページ番号を外側に寄せたりすることができる。
