給水装置工事台帳の電子化

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(1)給水装置工事台帳の電子化令和元年度全国会議（水道研究発表会）令和元 . 11. （１−30）給水装置工事台帳の電子化 ○北園和正（川崎市上下水道局） ○北園和正（川崎市上下水道局）. １．はじめに当市では、お客様から申し込まれた給水装置工事の申込書などの書類を取りまとめ、給水装置工事台帳（以下、台帳という。）という名称で保存・管理を行っている。現状台帳はすべて紙資料でバックアップがないことから、災害等で台帳を焼失、損傷する危険性がある。また、常用文書である台帳は、実質的に永年保存であり増加の一途であるため、その保管スペースについても苦慮している。このような背景から、当市では 2018 年度から業務委託契約を締結し、台帳の電子化を行っている。本稿では、業務委託の概要と進捗状況、電子化された台帳の管理手法の構想について述べる。２．給水装置工事台帳の概要台帳は、給水装置工事の申込書、給水装置完成図、所有者変更届、承諾書などの書類で構成されており、給水装置工事の審査・検査業務、当市発注工事における給水装置情報確認、窓口閲覧対応などにおいて、マッピングシステムだけでは情報が不足する場合に利用されている。台帳総数は、2014 年度の調査によると表１のとおりである。給水装置工事申請は、年間 7,000 件程度の申請があることから、１件４枚強と考えると年間約 30,000 枚ずつ台帳が増えていく状況である。３．給水装置工事台帳電子データ作成業務委託業務委託の内容を以下に示す。契約期間：2018 年４月２日から 2023 年３月 24 日まで契約単価：電子データ作成（41.10 円／枚）ファイル一覧作成（39.40 円／件）成果品：電子化したデータをＨＤＤに格納して納品電子化数量見込み：電子データ作成（3,154,852 枚）ファイル一覧作成（716,533 件） ※調査以降の増加分を含んだ数量. 表１台帳数台帳数川崎区幸区. 81,718. 枚数 359,409. 93,326. 410,931. 中原区. 130,953. 576,783. 高津区. 91,896. 404,585. 宮前区. 74,862. 329,532. 多摩区. 110,041. 484,789. 麻生区. 81,707. 359,723. 合計. 664,503 2,925,752 ※2014 年度調査による推定値. ４．進捗状況業務委託の進捗状況を図１に示す。予定より進捗が上がっておらず、当初見込み数量の電子化を実現するためには、今後、月 56,000 枚程度の電子化が必要な状況となっている。作業の進捗が上がらない要因の一つとしては、丁寧に扱わないと損傷しやすい古い台帳を多く抱える行政区から着手したことと複雑な構成の台帳を取り扱う際は間違いが生じないよう、都度、当市委託業務監督員に確認をしていたことが挙げられる。しかし、作業の進捗に伴う作業者の熟練や確認作業の減少により、１日当たりの出来高は徐々に増加してきていることから、引き続き、目標達成に向けて進捗管理を継続する。（ 60 ）.

(2) 給水装置工事台帳の電子化 1．事務部門 20. 10. 進捗率(%). 15. 5. 0 2019年4⽉. 2019年3⽉. 2019年2⽉. 2019年1⽉. 2018年12⽉. 2018年11⽉. 2018年9⽉. 2018年10⽉. 2018年8⽉. 2018年7⽉. 2018年6⽉. 2018年4・5⽉. １⽇当たり出来⾼（枚）. 5000 ５．業務委託終了後の電子化作業１⽇当たり出来⾼進捗率業務委託終了後においても給水装置工 4000 事の完成に伴い電子化が必要な台帳が発 3000 生するが、それらの台帳については、その 2000 発生数が現業務委託の作業量と比較して 1000 少量（１日当たり１行政区で４件強）であることから、当市職員にて電子化を実施す 0 ることとした。当市職員による電子化作業では、業務負担の軽減と誤入力防止措置が求められるため、他システムに入力されて図１業務委託の進捗状況いる給水装置工事の情報を利用して半自動で台帳の電子化ができる作業補助ツールを開発し、作業を行う予定である。. ６．台帳管理システムの構想台帳が電子化されることにより、台帳の焼失、損傷防止などの目的は達成されるので、今後は次なる段階として、電子化された台帳データを有益に活用していくためのシステム（台帳管理システム）導入について検討していく。台帳管理システムに求める要件は次のとおりである。・台帳データのバックアップが確実に行えること。・台帳データの追加、変更などの作業が容易に行えること。・水栓番号、工事情報、住所などの情報から台帳データを参照できること。・他システムの情報の利用、他システムから台帳データを参照できること。台帳管理システムの素案を図データ連携料金システム２に示す。現状でも、マッピング（台帳データ）＜内容＞・水道料金関連業務システムにより給水装置完成図・メーター情報・給水装置工事情報データ連携を PC で確認できるが、その情報 etc （給水装置工事情報）は最新の工事のものに限定され・台帳データの表示ている。それに対し、台帳管理シ台帳管理システムデータ連携＜内容＞ステムではPC で過去の情報も参・使用者情報・台帳データの登録・表示（使用者名、所有者名、使用水量、開栓状況等）照できるようになることから、格段に利便性が向上する。また、給マッピング＜内容＞水装置工事の完成後、直ちに台帳・給配水管管理図（GISの管路情報）データ連携・配水管工事完成図の登録・表示（台帳データ）管理システムに取り込む運用が・給水装置完成図の登録・表示 etc 確立されれば、権限を有した当市・台帳データの表示 ※破線：台帳管理システムとその影響箇所職員のPC で工事完成から遅滞なく迅速に情報の確認ができるよ図２台帳管理システム（素案）うになり、窓口閲覧時の市民サービス向上や当市職員の図面確認作業の効率化などが大幅に期待できる。導入には、費用対効果の検証やシステム連携・個人情報の参照権限についての調整など、多くの課題があるが、電子化された情報をより有益に活用し市民サービスの向上が図られるよう、引き続き検討を進めていく。. （ 61 ）.

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