【校区自主防災組織版】
枚方市避難行動要支援者名簿 取扱いマニュアル
平成３０年１０月
【校区自主防災組織版】
枚方市避難行動要支援者名簿 取扱いマニュアル
は
じめに
このたび枚方市は、災害時において支援の必要な高齢者や障害者などが円滑に避難する ための支援体制の整備をめざし、災害対策基本法に基づく「避難行動要支援者名簿」（以下 「名簿」という。）を作成いたしました。 このマニュアルは、要支援者の円滑な避難支援体制の実現に 向けて、地域の皆さまからのご協力をいただきたく、災害時に 備えて名簿のお受け取りをお願いするとともに、名簿の取扱い 説明として作成したものです。名簿掲載の
対象者
名簿掲載の対象者は次のとおりです。（※平常時の名簿提供に同意した方を掲載）） ①要介護３～５の認定を受けている方、②身体障害者手帳１、２級を交付されている方、 ③療育手帳Ａを交付されている方、④精神障害者保健福祉手帳１級を交付されている方、 ⑤障害者総合支援法に基づくサービス利用をしている難病患者名簿の提供
手続き
○ 枚方市から各校区の自主防災組織へお渡しする名簿は、紙ベースで 1 部です。 ○ 名簿の提供にあたっては、「名簿管理者」を決めていただいた上で、「名簿管理者届」（※ Ｐ4）と「受領書」（※Ｐ5）を枚方市危機管理室へ提出してください。 ○ 名簿は毎年更新を行う予定です。名簿の更新時には古い名簿と交換となります。名簿管理者の
役割
◇厳重な名簿管理のお願い
重要な個人情報が記された名簿になります。名簿を利用する時以外は、鍵のかかる場所 （机、ロッカー、金庫等）への保管をお願いします。また、名簿のコピー等をした場合は、 その旨を「名簿管理台帳」（※Ｐ7）に記録し管理してください。◇名簿利用のための準備
重要な個人情報が記された名簿になりますので、校区自主防災組織で、個人情報を守る①「名簿取扱者」に関すること ※校区自主防災組織内で、名簿の閲覧やコピーを認められる人を限定し、「名簿取扱 者登録簿」（※参考事例集Ｐ16）に掲載することにより登録してください。 ※名簿取扱者は、校区内の自治会ごとに１名が標準と考えられますが、自治会の規模 等を考慮しながら、校区自主防災組織内で適切な人数を検討してください。 ② 平常時における名簿の利用範囲（利用は限定しておく。） （例）・「名簿取扱者」が要支援者から避難支援方法等の希望（ニーズ）を聴き取るとき ・校区や自治会が行う防災訓練への参加呼びかけ ③「支援者」を選ぶ場合の手順（個人情報の第三者提供） 校区内での支援体制が充実し、「要支援者」に対する「支援者」を個別に選ぶ段階ま で取り組みが進むと、「支援者」に個人情報を伝えるために、「要支援者」の了承を 得る手順と「第三者提供記録簿」（※参考事例集Ｐ18）の作成が必要です。 （※参考事例集Ｐ14「本人の了承を得る手順（例）」も参考にしてください。）
災害
が発生したとき
大きな災害が起きた時には、誰もが被災する可能性があり、支援に関わる方ご自身やその ご家族が被災されることも考えられます。 皆さまが名簿情報をお持ちいただくことにより、避難支援を義務づけるものではありませ ん。可能な範囲で避難支援等に取り組んでいただきますようお願いします。◇災害時の避難支援等の事例
○ 揺れが収まった段階で、可能な範囲で避難行動要支援者の安否確認を行う。 ○ 避難行動要支援者の自宅が倒壊している場合、または倒壊する危険性がある場合、避難 を呼びかけ、地域が定めている集合場所（一時退避場所）に集まり、その後、小学校等 の避難所へ同行避難を行う。 ○ 避難所において、名簿情報をもとに避難の有無（安否）を確認する。 ○ 避難情報（避難準備・高齢者等避難開始）が発令された場合、必要な情報を伝えた上で、 避難を呼びかけ、小学校等の避難所へ同行避難を行う。（※状況によっては、自宅へとど まる方が安全であることを呼びかけ、自宅待機を促す。） ○ 避難所において、名簿情報をもとに避難の有無（安否）を確認する。≪決めておくべき主なルール≫
≪大規模地震の場合≫
≪風水害の場合≫
平成 年 月 日
避難行動要支援者名簿管理者届
枚 方 市 長 （自主防災組織） 校 区 名 代表者氏名 ○印 避難行動要支援者名簿を受領するにあたり、下記のとおり名簿管理者を届け出ます。 記役 職
氏 名
住 所
電 話 番 号
施 錠 可 能 な
保 管 場 所
《書式 1》
平成 年 月 日 枚 方 市 長
避難行動要支援者名簿受領書
本日、避難行動要支援者名簿を受領しました。 また、受領した名簿情報について、裏面記載の「名簿取扱い上の注意点」 の内容を遵守し、避難行動要支援者への避難支援の取り組みを行います。団体名
名簿管理者 氏 名 ○
印住 所
《書式 2》
＜名簿取扱い上の注意点＞
避難行動要支援者名簿は、「個人情報の保護に関する法律」及び「枚方市個 人情報保護条例」、また、これに係る次の注意点を遵守して取り扱ってくださ い。 ○ あらかじめ自主防災組織による名簿情報取扱ルールを決めてください。 なお、名簿情報取扱ルールで、次の事項を必ず決めてください。 ・名簿の管理者 ・名簿情報を取り扱う人 ・名簿情報の利用範囲 ・名簿情報の管理方法 ・名簿情報を第三者提供する場合の手順 ・名簿情報の漏えいへの対応方法 ・その他必要な事項 ○ 名簿のコピーは必要最小限としてください。 ○ 名簿情報を取り扱う人に対しては、個人情報保護について研修を行うなど、 法令を遵守した適切な取扱いの徹底を図り、名簿情報の誤った利用の予防 に取り組んでください。 ○ 枚方市で名簿情報を更新し、更新済みの名簿を提供する際には、更新前の 名簿はコピーを含めて、枚方市に返却してください。 なお、災害対策基本法による秘密保持義務についても遵守してください。 【参照】災害対策基本法 抜粋 （秘密保持義務） 第四十九条の十三 第四十九条の十一第二項若しくは第三項の規定により名簿情報の提供を受けた者（そ の者が法人である場合にあっては、その役員）若しくはその職員その他の当該名簿情 報を利用して避難支援等の実施に携わる者又はこれらの者であつた者は、正当な理由 がなく、当該名簿情報に係る避難行動要支援者に関して知り得た秘密を漏らしてはな らない。避難行動要支援者名簿 管理台帳
(自主防災組織) 校 区 名 名簿管理者氏名 年月日 内 容 管理者印 ※ この台帳は、名簿とともに施錠可能な場所に保管してください。 ※ 名簿の引継ぎ、更新、複写及び複製、複製名簿の受け渡し先等を記録してください。 ※ 名簿の複製は、必要最小限の部数とし、部数を記録してください。 ※ 複写及び複製した名簿の再複写及び再複製はしないでください。《書式 3》
避難行動要支援者名簿 管理台帳
(自主防災組織) 校 区 名 ○○校区自主防災会 名簿管理者氏名 枚方 一郎 年月日 内 容 管理者印 ○年○月○日 枚方市より名簿を受け取り。 ○年○月○日 名簿の写し１部を□□自治会長へ交付。 ○年○月○日 枚方市より更新名簿を受け取り、旧名簿を返却。 ○年○月○日 名簿を□□新会長に引継ぐ。 ※ この台帳は、名簿とともに施錠可能な場所に保管してください。 ※ 名簿の引継ぎ、更新、複写及び複製、複製名簿の受け渡し先等を記録してください。 ※ 名簿の複製は、必要最小限の部数とし、部数を記録してください。 ※ 複写及び複製した名簿の再複写及び再複製はしないでください。記入例
枚 方 枚 方 枚 方 枚 方避難行動要支援者名簿個票
【参考事例集】
例 1）名簿取扱いルール
例 2）名簿の第三者提供と本人の了承を得る手順
例 3）名簿取扱者登録簿
例 4）支援事項聴き取りシート
例 5）第三者提供記録簿
○○校区自主防災会
避難行動要支援者名簿取扱いルール
制定日 平成 年 月 日 改訂日 平成 年 月 日 【目的】 本会が枚方市より提供を受けた「避難行動要支援者名簿」の個人情報について、適正な取 扱いを確保することを目的に、取扱いルールを定めます。 【責務】 本会は、「個人情報の保護に関する法律」及び「枚方市個人情報保護条例」等を遵守すると ともに、校区内の自主防災活動において個人情報の保護に努めます。 【名簿管理者】 この名簿を取り扱うにあたり、○○校区自主防災組織の会長または会長が指名する者を名 簿の名簿管理者と定め、所定の書式により枚方市に届出をし、名簿管理者を変更する際は、 その旨を枚方市危機管理室に届け出ます。 【名簿取扱者】 この名簿を避難行動要支援者（以下「要支援者」という。）の避難支援等に活用するにあた り、名簿取扱者を校区内の各自治会単位で選任し、あらかじめ作成した名簿取扱者登録簿に 掲載するものとします。 なお、各自治体単位で選任する名簿取扱者の定数は次のとおりとします。 （名簿取扱者の定数） ○○○西自治会 １名 ○○○南町内会 １名 北○○○自治会 １名 □□中央自治会 ２名 △△マンション自治会 ３名 【名簿の管理】 枚方市から提供を受けた名簿原本は、名簿管理者が管理を行うものとし、名簿管理者は名 簿を利用する時以外は、鍵のかかる場所（机、ロッカー、金庫等）に名簿原本を保管するこ ととします。 名簿管理者は、名簿取扱者に渡す場合に限り、名簿を複写することができます。なお、複 写できるものは名簿取扱者の属する自治会区域内の情報に限り、部数は名簿取扱者１名に対 して１部とします。 名簿取扱者は、 必要以上に情報を分散しない観点から、 校区内自治会ごとに１名を標準として示して いますが、校区の実情にあわせて検討してくだ さい。例 1）名簿取扱いルール
※各校区で決めている名称【名簿の返却について】 名簿管理者は、名簿の更新等により不要となった名簿原本および名簿の複写については、 速やかに枚方市危機管理室へ返却するものとします。 【名簿の利用範囲】 この名簿は、次に掲げる避難支援等に係る活動に限定して利用します。 (1)名簿取扱者が要支援者より避難支援方法等の希望を聴き取るため訪問するとき。 (2)校区や自治会で行う防災訓練への声かけを行うとき。 (3)平常時の見守り活動（あらかじめ要支援者から了承を得た支援者に限る。） (4)災害時の避難支援、救助活動を行うとき。 【第三者への提供】 この名簿情報は、次の手順により本人の了承を得なければ、第三者への提供は行いません。 （提供の手順） (1)名簿取扱者は、要支援者に対し名簿を避難支援等に利用することを説明し、「支援聴き 取りシート」を使い、要支援者の希望（どのような人にどのような支援をして欲しいか） を聴き取ります。 (2)名簿取扱者は、要支援者との話し合いにより、支援者候補をリストアップします。 (3)名簿取扱者は、リストアップした支援者候補の氏名を「支援事項聴き取りシート」に 記載した上で、情報提供了承欄に要支援者の押印または署名をもらいます。 (4)名簿取扱者は、支援者候補の内、要支援者から了承を得た支援候補者に避難支援等の 説明を行います。 (5)なお、名簿取扱者は、支援者候補が避難支援等について了解した場合、了解しない場 合に関わらず、支援者候補に守秘義務がある旨を説明し、「支援事項聴き取りシート」に 署名をしてもらいます。 (6)名簿取扱者は、要支援者の情報を第三者へ提供したことを、「第三者提供記録簿」へ記 録し、その複写を名簿管理者へ提出することにより、報告を行います。 【災害が発生した時の取扱い】 災害が発生した非常時には、要支援者の生命、身体又は財産の保護のために名簿情報を利 用するものとし、避難支援等に必要な範囲において、要支援者の了承を得ていない第三者に 対しても、名簿情報の共有を行います。 【名簿情報が漏えいした場合の対応】 名簿取扱者は、名簿情報の漏えい事案が発生した場合は、すみやかに名簿管理者へ報告を 行います。 名簿管理者は、事実関係と原因の確認を行い、情報漏えいした本人への連絡や被害拡大の 防止に努めます。また、これらの対応状況を含めて、枚方市危機管理室へすみやかに報告を 行います。
名簿管理者 名簿取扱者
支援者候補 ⇒ 支援
者
避難行動要支援者 名簿取扱者 登録簿に登録 提供 同じ町内や近所に住ん でいる人に支援をお願 いしたい。 【個人情報の提供を了承】 聴き取りと了承 わかりました！ 引き受けます。 【守秘義務の約束】 淀川さんの支援を お願いできますか？ 【支援の希望を説明】 【支援の依頼】 淀川さん 山田池さん①
受け取り
②
聴き取り
④
支援者決定
③
依頼
― 手順(流れ) ― ①「名簿管理者」より名簿コピーを受け取り ※コピーを厳重に管理する義務 ②「避難行動要支援者」から希望を聴きとり ※個人情報の第三者提供について本人の了承 ※「支援聴き取りシート」に署名をもらう ③「支援者候補」へ支援を依頼 ④「支援者」の決定 ※「支援者」には個人情報守秘義務の約束 ※「支援聴き取りシート」に署名をもらう例 2）名簿の第三者提供と本人の了承を得る手順
名簿 コピー では、山田池さんに お願いしましょうか？ 【名簿の利用目的を説明】 【支援者の希望を聴取】 支援事項 聴き取り シート 依頼と同意 名簿 コピー○○校区自主防災会 避難行動要支援者名簿
名簿取扱者登録簿
登録日 登録 抹消日 自治会名 (担当区域) 氏 名 住 所 連絡先 ※「管理者」が管理するもの例 3）名簿取扱者登録簿
支援事項聴き取りシート
整理番号 ふりがな 氏 名 生年月日 住 所 連 絡 先 Ｆ Ａ Ｘ 避難の際 困ること ①一人では動くことが難しい （具体的なこと） ②歩くことが難しい ③情報を得ることが難しい ④その他 希望する 避難支援等 災害が発生したとき 日常生活の中での防災のお手伝い 支援者候補 （１） 氏 名 ※情報提供の了承印 (署名可) 住 所 支援をお引き受けし、個人情報の守秘義務について理解しました。 (支援者の署名) 支援者候補 （２） 氏 名 ※情報提供の了承印 (署名可) 住 所 支援をお引き受けし、個人情報の守秘義務について理解しました。例 4）支援事項聴き取りシート
○○校区自主防災会
避難行動要支援者名簿 第三者提供記録簿
担当区域（自治会名） 名簿取扱者 氏名 提供日 提供を受けた者（支援候補者） 要支援者 支援を引き 受けた者 (○をする) 氏 名 住 所 連絡先 (任意) 氏 名 住 所 ※記録簿の管理方法は「管理者」 「取扱者」が中心に決めます。例 5）第三者提供記録簿
○「名簿管理者届」･･････････････････Ｐ4 ○「受領書」････････････････････････Ｐ5～6 ○「名簿管理台帳」･･････････････････Ｐ7 ○「名簿取扱いルール」･･････････････Ｐ12～13 ○「名簿取扱者登録簿」･･････････････Ｐ15 ○「支援事項聴き取りシート」････････Ｐ16 ○「第三者提供記録簿」･･････････････Ｐ17
索引
名簿を
受け取る
名簿を
取り扱う
【
