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白河市立図書館地域交流会議室についてお問い合わせいただきありがとうございます。申請いただく前に、本書をお 読みいただき、注意事項等、ご利用上のお約束にご同意されたうえで申請ください。
地域交流会議室の利用について
■会議室エリアの開館（利用）時間（休館日は下記のとおりです）
午前９時～午後９時
※（参考）図書館エリアの開館時間は、平日：午前 10 時～午後 8 時、土 / 日 / 祝日：午前 9 時 30 分～午後 6 時です。 ■休 館 日
年末年始（12 月 29 日～ 31 日・1 月 1 日～３日）
※（参考）図書館エリアの休館日は、毎週月曜日、毎月第 1 水曜日（ただし、月曜日もしくは第 1 水曜日が祝日の場合は開館し、翌日が休館）、 年末年始の 12 月 29 日～ 1 月 3 日、特別整理期間（平成２９年は３月４日～３月１６日）が休館日です。
■利用時間
利用時間は、１時間単位です。（準備等のため入室する時間から、後片付けの時間も含め退室まで、原則毎正時から）
※地域交流会議室は、会場設営（机、椅子の配置替えや復元、部屋の仕切り板の収納及び復元など）・運営（機器類の操作など）
を利用者側で行っていただきます。（※使用料は、利用者が準備・運営・撤収復元する前提で算出されています。）
★１時間単位で使用料を設定しています。許可された時間前には準備等を理由に入室することはできません。また、利用時間直後に次の利用者 が入室する場合がありますので、退室は利用許可時間内にお願いします。
★準備・撤収に際しては安全に行っていただくため、かかる時間を充分にご検討のうえ、不足が生じないように申請ください。
★会場の椅子、机、可動式の仕切り板などのレイアウトは利用時間内に最初の状態にお戻しいただきます。利用を終えて退室する際、職員が レイアウトを確認しますので、利用が終わった際には必ずお声がけください。また、鍵をお貸しした場合には、退室時に返却してください。
■利用申込み ○受付時間
▶図書館開館日の、午前 9 時 00 分から午後 5 時 15 分まで
※会議室空き状況のお問い合わせは、原則として図書館開館日の、平日は午前９時から午後８時まで、土日祝日は午前 9 時から午後６時までとなります。 ○受付場所
▶市立図書館１階受付にて、申請書に記入し、お申込みください。 ※電話や FAX 等での申込はできませんのでご了承ください。
※住所等確認のため、申込み届出される方の身分証明書等の提示（★）が必要です。
★ 個人 ･ サークルでの申込は、個人の免許証・保険証等。会社・団体での申込は、その所在地が記載されている名刺等。
○受付の期間
７日前までに申請を行って、利用許可を受けてください。
（事務処理に時間を要しますので、当日許可書を交付する場合もありますが、この場合には事前にご連絡いたします）
※ 申込受付開始日については、「受付日」の項目をご覧ください。 ○使用料の納付
▶使用料は前納となります。（納付書が届いたら直ちに納付ください）前納が困難な場合はご相談ください。 （利用許可書等は原則郵送となります。納付書は許可書と一緒にお渡ししますので、納付書により納付いただきます。
手数料は利用者負担となりますが、白河市内の郵便局を除く金融機関で納付される場合は、手数料はかかりません。）
領収書は、許可書とともに会議室利用時にご呈示いただきますので、忘れずにご持参ください。 ■使 用 料
裏面２㌻（表）のとおりです。（設備機器類の使用料は「会議室」使用料に含まれておりますが、事前に申請が必要です）
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【備考】１ この表において「市内」とは、市民（個人及び団体）及び市内企業、商店等に勤務する者をいい、「その他」 とはそれ以外の者をいいます。
※主催者（代表者）の住所（所在地）であり、参集者ではありません。「市内」の参集者の方が申請者として申請し、 許可を受けた場合でも、利用内容・実態が上記の「その他」の方が主催していると認められる場合は「利用許可 変更申請」をしていただくこととなり、使用料は「その他」の区分となります。
２ この表において「入場料を徴収する場合」とは、利用者が利用施設に入場する者から入場料を徴収する場合。 （名称を問わず、入場者から入場の対価を徴することをいう）をいいます。
３ 利用者の利用時間が１時間に満たない場合でも、１時間単位で申請していただきます。
※小会議室１と小会議室２、中会議室１・２・３は、仕切り板を収納し、一体的に利用することができます。 ※予約時間を超えて利用時間を延長する場合（次に予約がなく、延長できる場合のみ）の小会議室及び中会議室の
使用料は、延長する１時間あたり使用料の 100 分の 100 に相当する額が加算されます。この場合、利用当日の ７日前までに「地域交流会議室利用許可変更申請書」を提出していただきます。
※スクリーン（１８０㌅）、マイク等の設備機器類を利用する場合には申請書に内容をお書き下さい。許可書にて許 可を受けていない設備機器類は使用できません。なお、設備機器類使用料は無料（会議室使用料の算定には、器具類 の使用料が含まれています）ですが、破損した場合等は弁償していただきますので大切に扱ってください。
※使用料は、設営 ･ 撤収、仕切り板撤収 ･ 復元を利用者に行っていただく前提で算出しています。図書館スタッフ がそれらを行うことはありません（使用方法が不明な場合はお申し出ください。可能な範囲でお手伝いします）。
■利用許可
開催目的など内容を審査後、適当と認められる申請については、原則として郵送にて許可書を交付い たします（使用権は譲渡できません）。先行受付期間中に、同一期日・時間で重複する申請が同時間帯に なされた場合は、抽選ののち、処理を開始いたします。
施 設 利用者
入場料を 徴収する 場 合
施 設 使 用 料
設 備 機 器 類
（料金はかかりませんが、各会議室に備え付けられた机と椅子以外の利用については申請が必要です。 また、利用前に機器類の故障等があった場合、修理が完了するまで使用できないことがあります。）
小会議室（1･2･3）
広さ：各室ともに約 28㎡
市内
無 510 円
有 1，020 円
その他
無 1，530 円
有 2，040 円
中会議室（1･2･3）
広さ：各室ともに約 86㎡
市内
無 1，020 円
有 2，040 円
その他
無 2，040 円
有 4，080 円
○小会議室は、１室あたり16個の椅子（エンジ色）と、会議机が長机１，短机２の 合計６つあります。 ○小型ホワイトボードは小会議室各室に１台づつ備えています。利用の場合、申請書にその旨をご
記載ください。マーカーは利用時にお貸しします。
○小会議室にはスピーカーがありませんので、マイクはお貸ししておりません。
○移動式プロジェクターと移動式スクリーンを利用する場合は申請が必要です。マイク、看板につ いても数に限りがありますので利用予定の場合、申請時に記入して申請ください。
○小会議室の１と２は、仕切り板を収納してあわせて使用することができます。また、 小会議室 ３は、隣の中会議室３と行き来できるドアが設置されています。
○機器類の使用については別途料金がかかりません。
○フリースポット（公衆無線 LAN）について～図書館サービスとして図書館エリアで提供しており ますフリースポットの中継機をエントランス及び中会議室 2 に設置していますが、利用・回線 状況等により安定した接続は保証できませんのであらかじめご承知おきください。
○中会議室は 3 室もしくは２室をつなげて多目的ホール（大ホール）として使用できるよう設計さ れています。中会議室１には演台・花台・会議机（長机；1 つ）が各１つ、椅子（エンジ色）が 2 個及び機器類を操作するコントローラーデスクがあります。中会議室 2、中会議室 3 は、単独で 使用する場合のために、会議机（長机）が各 1 つ、椅子（エンジ色）が各２つずつ設置されています。 ○椅子：中会議室１は 37 脚、中会議室 2 は 77 脚、中会議室 3 は 76 脚が標準状態でレイアウト
されています。中会議室は 1･2･3 全てつなげた場合、220 脚の椅子が利用できます。中会議室 個別利用で、椅子が標準より若干数必要な場合には、調整が必要となりますので申請書にその旨 を明記ください。
○マイク：中会議室 1 がデスク固定１，ハンドマイク２，ピンマイク２，中会議室２がハンドマ イク１，ピンマイク１，中会議室３がハンドマイク 1、ピンマイク１となっています。マイクは 各会議室のスピーカーに対応したものをお渡ししています。申請された会議室以外のマイクは使 用することができませんのでご注意ください。
○ホワイトボードは中会議室１に大が１つ、中会議室２と中会議室 3 には小がそれぞれ１つあり ます。利用の場合、申請書にその旨をご記載ください。マーカーは利用時にお貸しします。 ※中会議室に上記以外の机はありませんのでご注意ください。
※備え付けの机・椅子以外の機器類を使用するには申請が必要です（マイク、演台など）。 ※固定プロジェクターとスクリーンを使用する場合、申請書にその旨記載ください。また、使用す
る場合、会議室は設備設置箇所の都合により中会議室１と中会議室２の２室となります。 ※中会議室用に５２インチ液晶モニタが２台ありますので、利用される場合はその旨記載ください。
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（※条例及び規則についてはお問い合わせください。 白河市ホームページでも「例規集」から白河市 図書館条例と白河市図書館規則を確認できます。）
○許可書の交付・不交付につきましては、１週間から２週間程度要しますのでご了承くださるようお 願いいたします。（事務処理に時間を要しますので、当日許可書を交付する場合もありますが、この場合には事前にご連絡いたします）
※先行受付期間中の申請は、期間終了後に手続きを行いますので、３週間程度要します。
■利用前の取消・変更
◎利用許可を受けたあとに、取消又は変更が生じた場合は、すみやかに「地域交流会議室利用許可変 更( 取消 )申請書」に利用許可書を添えて提出してください。
（！ご注意ください）利用を取りやめた場合、前納した使用料の還付は、災害等の理由により利用を 取りやめたときは全額、３日前までに利用取りやめを申し出た場合で相当の理由があると認められる ときは 100 分の 50 に相当する額を還付いたしますが、それ以外について市図書館条例第 7 条及び 市図書館規則第 38 条に基づき還付できませんので、条例及び規則に同意のうえ利用申請書をご提出 ください。なお、還付手続き等については、お問合せください。
■会議室の下見・設備機器類の操作確認について
○会議室を初めて利用する場合は、会場の下見や設備機器類の操作方法を事前に確認しておくことを お勧めします。利用許可を受けたあと、使用日の７日前までに図書館担当者と日程を調整いただき、 ご来館ください。（利用当日は、人員不足で対応できない場合があります。必ず事前に図書館担当 者と日程を調整のうえ、確認しておくようにしてください。）
■その他・利用上の注意点
○各会議室は、原則として連続６日間まで利用できます。（ただし、利用は開館時間内においてとなります）
○各会議室内の壁面のピクチャーレールは、会議室利用時間内であればご自由にお使いいただけます。 設置するためのフック及びワイヤー、脚立等は無料でお貸しします。（申請書に必要な個数をご記入ください）
○エントランスギャラリーは、原則として会議室と併せて利用できます。（別途申請が必要となります） ▶準備、撤収は利用者に行っていただきます。エントランスギャラリーでは、移動式パネル及びトイレ側壁面のピクチャー
レールを利用できます。フック及びワイヤー、脚立等は無料でお貸しします。（申請書に必要な個数をご記入ください）
○設置・撤収時には、怪我の無いよう十分にお気をつけください。また、不明な点はお尋ねください。 ○中学生・高校生の団体が施設を利用する場合は、保護者の同意が必要です。詳しくはお問合せくだ
さい。なお、小学生以下だけで施設の利用はできません。
○会議室を含め、施設内では、アルコール等の飲酒や火器を使用することはできません。エントラン スも同様です。
○午後 9 時まで利用される方へ～午後 9 時までに会議室を元に戻し、鍵や物品等を返却してください。 また、9 時 10 分には建物が施錠されますので、速やかな撤収にご協力ください。
なお、駅前イベント広場駐車場（※管理は市役所まちづくり推進課です）は午後８時に施錠、ＪＲ北側のコミネ
ス駐車場（※管理は市役所文化振興課です）は午後１０時に施錠されます。会議室参集者にご周知ください。 ■利用ができない場合
次の場合は施設の利用ができません。（すでに許可している場合でも使用を取消または停止する場合があります）
( １) 公の秩序を乱し、又は善良な風俗を害するおそれがあるとき。 ( ２) 施設及び附属設備を損傷するおそれがあるとき。
( ３) 集団的に又は常習的に暴力的不法行為を行うおそれがある組織の利益となるとき。
( ４) 条例及び施行規則（※）に違反したとき。または図書館の設置目的（図書館法 :〈前略〉一般公衆の利 用に供し、その教養、調査研究、レクリエーション等に資する〈後略〉）に反するとき。
( ５) 許可の目的又は条件に違反したとき。
( ６）偽りその他不正な手段により使用許可を受けたとき。
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■使用権の譲渡と転貸等の禁止
使用権を第三者に譲渡、転貸したり、許可を受けた目的以外に使用することはできません。 ■先行受付（受付時間等は 1 ページに記載。先行受付期間中に申請日時が重複した場合は抽選となります。先着順ではありません。
ただし、市の行事等で既に予定が入っている場合には使用できません。抽選については各期とも申請期間終了後に、重複となり抽選 が必要となった申請者にのみ連絡を差し上げます。特に連絡の無い場合は、許可書が郵送されるまでお待ちください。）
平成２9 年度
第１四半期 （4 月～ 6 月分 ) は 1 月６日 ( 金 ) から 1 ５日 ( 日 ) までの受付
（図書館休館日の１０日（火）を除きます。申請日時が重複した場合は抽選となります。先着順ではありません。）
▶随時受付は２月２日（木）から開始します。
第２四半期 （7 月～ 9 月分）は 4 月６日 ( 木 ) から 1 ６日 ( 日 ) までの受付
（図書館休館日の１０日（月）を除きます。申請日時が重複した場合は抽選となります。先着順ではありません。）
▶随時受付は５月４日（木）から開始します。
第３四半期 （10 月～ 12 月分）は 7 月６日 ( 木 ) から 1 ６日 ( 日 ) までの受付
（図書館休館日の１０日（月）を除きます。申請日時が重複した場合は抽選となります。先着順ではありません。）
▶随時受付は８月３日（木）から開始します。
第 4 四半期（平成３０年 1 月～ 3 月分）は 10 月５日 ( 木 ) から 1 ５日 ( 日 ) までの受付
（図書館休館日の１０日（火）を除きます。申請日時が重複した場合は抽選となります。先着順ではありません。）
▶随時受付は１１月２日（木）から開始します。
■その他
▷申請書提出時の聞き取り以外にも、審査終了後、電話にて詳しく申請内容を確認させてい ただく場合がございます。
▷減免の申請がある場合、申請書と減免に関する資料がそろってから処理を開始いたします。 後日提出する場合は、できるだけ速やかにご提出ください。
▷会議室利用者は、許可を受けた会議や催事について、チラシ、ポスターなどによって案内 を行う場合には、会場の表記を「白河市立図書館地域交流会議室」もしくは「図書館多目 的ホール」とし、主催者連絡先を明記してください。なお、利用許可を受ける前に広報、 印刷等の準備を行い、利用が不許可となった場合、また、許可を受けた場合でも前述の「許 可ができない場合」の理由により許可が取消しとなった場合、教育委員会は補償をいたし かねますのでご注意くださるようお願いします。
▷会議室は、会議や講演などにご利用いただくことを前提に設計されています。楽器演奏等 については「図書館エリア」、「産業サポート白河」へ音の影響がありますので、「白河市 文化交流館コミネス」の練習室等のご利用をご検討ください。
▷ギャラリー利用や少人数の会議等は「マイタウン白河」のご利用もご検討ください。 ▷冷暖房については、会議室からの操作はできませんので、図書館総合サービスデスクに操
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▷会議室の設備機器類については、2 ページの会議室使用料（表）の設備機器類欄及び別紙 の使用物品一覧表をご確認のうえ、申請ください。なお、利用前に機器類の故障等があっ た場合、修理が完了するまで使用できないことがあります。
▷会議室の扉は消防法により、常開にしておくことができません。一時的に開く場合（中会 議室で、講演会終了時の一時的な退出時などで必要な際）には扉の取っ手に備え付けの紐を使用 してください。ゴム製等三角形のくさび等を扉の下に入れると、扉取り付け部のゆがみや 破損につながりますので、使用なさらないようご注意ください。
▷会議室での机、椅子等の移動時には内壁等を破損しないようご注意ください。設備機器に 限らず、扉や内壁、ガラスなど、修理が必要な場合は弁償していただくこととなります。 特に、会議室仕切りの開閉時に、レバーを破損する事例が多発しておりますので、ていね いに扱ってください。
▷室内コンセント（電源）はパソコンなど、会議等で使用する機器にのみお使いいただけま す（ご自身の携帯電話等への使用・充電などに利用することはできません）。
▷会議室に設置されている LAN 端子は図書館業務用ですので使用できません。
▷公衆無線 LAN サービスの利用については、接続が不安定になることがありますが、あく までも図書館サービスとして提供しているため接続の保証はしておりません。
▷会議室の利用許可は「会議室内の利用」に限ります。廊下に常時机を出しておく等の行為 はお控えください。廊下を通行に支障ない範囲で、受付などに使用したい時には、事前に お申し出いただき、許可を受けてください。また、図書館内、敷地内においてパンフレッ ト配布等を行うことはできません。会議室入口等に専用看板（三角形、利用申請書提出時に 申請が必要）以外の看板等を図書館玄関や館外などに設置したい場合には、必ず事前にお 申し出いただき、許可を受けてください（管理上許可できない場合があります）。
▷会議室は構造上、隣室の音声等を完全に防音できませんので、ご了承ください。 ▷中会議室２・３の照明について
中会議室１には中会議室 2 及び３の照明スイッチがあります。中会議室１をお使いの場 合は、利用していない会議室の照明スイッチを操作しないようご注意ください。
▷中会議室１の集中コントローラーデスク下に設置してある機器類のスイッチ等には触れな いでください。また、倉庫内に置かれている機器についても触れないでください。
各種コントロールは全てデスク上のタッチパネルで操作していただきますが、中会議室１ のみをご利用の際は、他会議室でマイク等を使用している場合がありますので、電源を落 とさないようご注意ください。
▷中会議室１および中会議室３利用中の職員立ち入りについて
機器設備等が中会議室１に集中しているため、他会議室に必要な物品があった際は、中会 議室１ご利用中に、職員が立ち入らせていただく場合がございます。
また、中会議室３にはブックポストが設置してあるため、図書館開館後（※平日は午前１０時、 土日祝は午前９時３０分）および閉館前（※平日は午後８時、土日祝は午後６時）はブックポスト作業のため
職員が立ち入りいたしますので、あらかじめご承知置きください。 ▷入室時間について
利用時間は許可書に記載の時間内となります。必ず準備撤収の時間を含めて申請ください。
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▷ 会議室撤収時について
・会議室は許可時間内に撤収し、終了時に職員にお声がけください（なお、退室されない場 合や直後に別な方の利用が組まれている場合、職員が入室して退室依頼をしますので、あらかじめ ご承知おきください）。
・職員が室内のレイアウト等の確認をします。レイアウト図のとおりになっていない場合 にはレイアウトのとおり椅子、机等を移動していただきます。
・利用終了時に、必ず忘れ物がないように参集者に注意を呼びかけてください。会議室に 忘れ物等があった場合、利用者（主催者）に責任を持って対応していただきます。図書 館では会議室利用者の忘れ物の管理（金銭・物品に関わらず、お預かりや連絡等）は致しか ねますので了承ください。
▷中会議室１備え付けバトン（幅 6㍍×高 3.5㍍）に看板を設置する、また、図書館入口へ案 内看板等を設置する場合には、申請書備考欄に必ず記入してください。中会議室１への設 置はほかの利用がありますので、ご自分で許可を受けた利用時間内に原則として設置して ください。
▷駐車場の利用について
駐車場は図書館および地域交流会議室利用者の専用駐車場ではございません。図書館・産 業サポート白河・商工会議所会館への来館者及び中心市街地活性化のために利用される駐 車場となっておりますので、付近の駅前イベント広場または白河市文化交流館コミネスで イベントが開催された場合には、大変混雑いたします。参集人数が多いような場合は、許 可書等を送付する際、付近の駐車場および公共交通機関ご利用のご案内を同封しておりま す。あらかじめ参集者の方にご案内ください。
▷看板の利用について
図書館備品の三角形の看板を１団体につき 1 個利用できますが、申請が必要です。なお、 数が限られていますので、利用できない場合があります。
なお、図書館備品看板以外の看板を、廊下に掲示することは安全管理上、許可しないこと となりましたのでご了承下さい。館外に看板を設置したい場合については申請時に具体的 な内容がわかる書類と共に提出・申請し協議して下さい。無許可で設置した場合は、撤去 していただくこととなります。
▷図書館エントランスホールの廊下について
図書館エントランスホールの廊下部分について、無許可で机や使用物品等を置くケースが 見受けられましたが、幼児・児童の通行に際し危険であることから、原則として使用を許 可していません。参集人数が多く、机や使用物品等を会議室内に置けなくなるような場合 は、申請時または利用日にあらかじめ図書館と十分協議して下さい。
お問い合わせ先
白河市立図書館 ☎ 0248-23-3250 FAX 0248-23-4090
