Ｔｅｌ 06-6121-6103 Ｆａｘ 06-6121-6104 Ｅ−Ｍａｉｌ [email protected]
ＡＳＰ会計を利用した業務フロー
ＡＳＰシステムマニュアル
Ａｄｄｒｅｓｓ 541-0051
大阪市中央区備後町３−６−２ 大雅ビル３Ｆ
105-0004 東京都港区新橋２−１８−５ 広沢ビル３F
中央会計 株式会社
・・・ P.３
・・・ P.４
・・・ P.５
操作方法
・・・ P.７
・・・ P.８
仕訳伝票入力
・・・ P.９
仕訳入力（単一）
・・・ P.１２
現金出納帳入力
・・・ P.１５
預金出納帳入力
・・・ P.１８
仕訳マスタを使った入力
・・・ P.２８
・残高を確認したいとき
合計残高試算表（画面）
・・・ P.１９
総勘定元帳（画面）
・・・ P.２１
内訳残高一覧表（画面）
・・・ P.２５
作成の仕方
・・・ P.２６
・摘要マスタ
作成の仕方
・・・ P.３０
目 次
経理業務フロー
課税区分一覧
勘定科目一覧
・ログイン
【会計業務】
【初期導入・期首残高】
・仕訳マスタ
・メニュー画面
・入力をするとき
2
ＡＳＰ会計を活用した経理業務フロー（例）
1日
5日
10日
15日
20日
25日
末日
・現金取引は原則毎日入力を行う。 ・現金出納帳の残高と手持ちの現金残高と照合する。 ・預金取引は原則毎日入力を行う。 ・預金出納帳の残高と通帳残高と照合する。 ・給料の計算が終了した時点で入力を行う。 ・翌月以降支給の場合は当月で未払計上する。 ・売上が確定した時点で入力を行う。 ・請求書、または納品書をもとに入力を行う。 ・前月分の監査上記の基本業務をこなすと月次試算表が作成できます。
月次試算表が作成できるようになってからより発展的な活用方法として、
①予算作成・登録 → ②予算及び前年との対比・確認 → ③業績と予算の差異の原因追究
→ ④原因をふまえて現場の改善 を行います。これを図で表すと右図のような経営の基本と
なるＰＤＣＡサイクル図になります。
このＰＤＣＡを手助けするツールとしてＡＳＰ会計には以下の機能があります。
（メニュー画面の「Ｆ２管理資料・決算」より確認できます）
・月次残高推移表
→売上や仕入、経費関係の１年間の数字の推移が１枚の表にまとめられています。
・前年同月対比表
→前年と今期の数字の比較が一覧できます。
・予算実績対比表
→作成・登録した予算と実数値の比較が一覧できます。
会計事務所
P9
∼
P10
P7
∼
P8
基 本 業 務
現金取引
預金取引
給 料
売 上
仕 入
随 時 入 力
随 時 入 力
中央会計訪問
経営計画
・
実行予算
確認
・
月次会議
計画実行
現場改善
ＰＬＡＮ
ＤＯ
ＡＣＴＩＯＮ
ＣＨＥＣＫ
課税区分一覧（よく使用するもの）
ｺｰﾄﾞ
表示
内容
例
５
仕課内5
課税売上げのみに要する課税仕入
５１ 仕返課内6 同課税仕入にかかる対価の返還
仕入値引
８
非課税仕入 非課税仕入
保険料、借入金の支払利息
１
売内5
課税売上げ
１１
売返内5
課税売上げに係る対価の返還
売上値引
３
売非課税
非課税売上
預金利息の入金
０
対象外
不課税取引（税外取引）
預金の入出金、売掛金の回収、給与の支払い 他
仕
入
売
上
4
主に使用する科目の一覧 （※業種によって変わりますので、詳しくは各担当者へご確認ください。）
資産の部
負債の部
内容
内容
1111 現金 2111 支払手形 1112 当座預金 2112 買掛金 仕入の未払い分 1113 普通預金 2113 短期借入金 1114 定期預金 2114 未払金 1115 積立預金 2115 未払費用 2125 未払法人税等 1121 受取手形 2136 未払消費税等 1122 売掛金 売上の未回収分 2116 前受金 1131 商品 2117 預り金 １ 源泉所得税 給与から天引きして預かっている所得税 1152 前払費用 2212 長期借入金 銀行からの借入金 1153 短期貸付金 2213 役員長期借入金 1154 未収入金 2219 長期未払金 自動車ローンなど、長期の未払金 1155 立替金 1156 仮払金 科目がわからないもの・内容未確定のもの 1215 車両・運搬具 資本の部 1216 工具・器具・備品 3111 資本金 1251 出資金 1257 長期前払費用 長期保険料、賃貸保証金の未返金部分など、数年に分けて経費に落とすもの 1311 創業費 会社設立にかかった費用（登記手数料など）科目名
科目名
主に使用する科目の一覧 （※業種によって変わりますので、詳しくは各担当者へご確認ください。）
損益の部
内容
4111 売上高
5211 商品仕入高
6111 販売員給与
従業員・パート 給与
6112 旅費交通費
交通費（電車代、高速代、駐車料金 等）
6113 広告宣伝費
6211 役員報酬
6212 事務員給与
従業員・パート 給与
6213 従業員賞与
従業員・パート 賞与
6312 法定福利費
社会保険料、労働保険料
6226 厚生費
従業員食事代、事務所の茶菓子代
6214 減価償却費
6215 地代家賃
事務所家賃、月極駐車場代
6217 事務用消耗品費
文房具、封筒、コピー用紙 他
6218 通信費
固定電話代、携帯電話代、インターネット料金、切手代、はがき代、宅配便 等
6219 水道光熱費
電気代、水道代、ガス代
6221 租税公課
収入印紙代、事業税
6223 接待交際費
取引先との飲食費、お礼、中元歳暮等
6224 保険料
事務所の火災保険
6225 備品・消耗品費
一台あたり30万円未満の備品（PC、プリンタ ｅｔｃ.）、日用品（ﾄｲﾚｯﾄﾍﾟｰﾊﾟｰ、ゴミ袋等）、プリンタインク 等
6227 管理諸費
顧問料
6231 雑費
上記以外の費用で少額のもの（図書代、振込手数料 他）
7111 受取利息
預金利息
7118 雑収入
本業以外の収入（お礼など）
7511 支払利息割引料
銀行借入金の利息
科目名
6
「発展会計」 を立ち上げます。 ↓ ① ログイン画面が表示されるので、
「企業ＩＤ」
ABCJ＿＿＿＿
「ユーザＩＤ」
ABCJ ＿＿＿＿＿＿＿
「パスワード」
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
を入力し、「ＯＫ」を押します。 ② ログインに成功すると、 「ログイン成功」のウィンドウが表示されるので、 「閉じる」を押します。 ③お知らせがある時は、 「お知らせ」画面が開きます。 ※月に一度、アップデート作業などのため、 発展会計が使用できない時間帯が あります。 その場合は、ここでお知らせがありますので 確認しておいて下さい。①
②
③
Ｆ１ 会計業務
①「仕訳伝票入力」 → Ｐ．9
入力をする際に使用します。（伝票形式）②「仕訳入力（単一）」 → Ｐ．12
入力をする際に使用します。③「現金出納帳入力」 → Ｐ．15
現金の入力をする際に使用します。 （※現金管理をしている場合）④「預金出納帳入力」 → Ｐ．18
預金通帳の入力をする際に使用します。⑤
「合計残高試算表 (画面)」 → Ｐ．19
現在の資産、負債、損益の残高表を
表示する際に使用します。
※紙で出力する場合には、 下の「合計残高試算表」を使用します。⑥「内訳残高試算表（画面）」 → Ｐ．23
補助科目別に管理している科目の 内訳を確認したい際に使用します。 ※紙で出力する場合には、 下の「内訳残高試算表」を使用します。⑦「総勘定元帳 (画面)」 → Ｐ．21
科目ごとの取引の一覧表を表示する
際に使用します。
※紙で出力する場合には、
下の「総勘定元帳」を使用します。
①
②
③
④
⑤
⑦
8
⑥
①仕訳伝票入力
※次の項目へ移る場合は、マウスでクリックせず Enterキーで進んで下さい。 ①取引日を入力します。 ②借方科目を入力します。 科目ごとにコードがふられていますので、 ４桁でコードを入力します。 （「現金」ならば「１１１１」など） ﾖﾐｶﾞﾅ、ローマ字で入力しても検索ができます。 （現金ならば、「ｹﾞﾝｷﾝ」「GENKIN」など） また、「F4参照」で科目一覧表を呼び出して、 そこから検索することもできます。 ③「補助科目」に分けて管理している勘定科目 の場合、ここでカーソルが止まりますので、 補助科目コードを入力します。 ※例： 現金１１１１ -0 本部現金 -1 Ａ店レジ現金 -2 Ｂ店レジ現金 ④損益科目には、部門別管理が されていることがあります。 その場合、ここでカーソルが止まりますので、 該当する部門のコードを入力します。 ※例： -0 本部 -1 Ａ店 -2 Ｂ店 ⑤摘要を入力します。 「相手先」と「取引の内容」を入力します。①
②
③
④
⑤
⑥課税区分を入力します。 ※Ｐ．４の「課税区分一覧表」を参照 基本的には、適切な課税区分が 自動入力されますが、イレギュラーな 取引の場合は注意が必要です。 例：「接待交際費6223」は、自動で 課税仕入（仕課内5）が 選択されますが、 御祝金、香典などは 不課税取引（対象外）になります。 ⑦借方金額を入力します。 ⑧貸方科目、補助科目、部門を入力します。 入力方法は、借方の②∼④と同じです。 ⑨貸方摘要欄は、⑤で入力したものが 複写されてくるので、そのままＥｎｔｅｒで 飛ばして下さい。 ⑩税区分を入力します。 入力方法は、借方の⑥と同じです。 ⑪貸方金額を入力します。 ※借方金額と同じ場合、Ｅｎｔｅｒを押すと 金額が複写されます。 ⑫入力が終了したら、「Ｆ８登録」 を 押します。 「登録してよろしいですか？」と 聞かれるので「ＯＫ」を押して下さい。 ※これをしないと、入力した内容が 記録されないので注意して下さい。 ⑬入力画面を閉じるときは、「Ｆ１２終了」を 押して終了します。
⑧
⑥
⑦
⑨
⑩
⑪
⑫
⑭
10
仕訳伝票
補足
左図のように、 一つの伝票に、複数の仕訳を 入力することができます。（複合仕訳） 例：左図の給与についての仕訳は、 ①基本給 ②通勤手当 ③上記の源泉所得税 の３つに分けて入力しています。 もし基本給の金額に訂正があった場合、 源泉所得税の金額も変わってくる 場合があります。 あとで内容を確認・訂正する際、 まとめて表示されると 確認などがしやすい仕訳は、 １つの仕訳伝票にまとめて入力すると 便利です。①
②
③
仕訳入力（単一）
①入力をする月 （入力後の仕訳を確認したい月） を選択します。 ②「表示」を押します。 これまでに入力した仕訳 （選択した月分）が表示されます。 ③処理を選択します。 ・ 「修正」 これまでに入力した仕訳の 修正をします。 ・「追加」 これまで入力した仕訳の 続きから入力していきます。①
②
③
12
※次の項目へ移る場合は、マウスでクリックせず Enterキーで進んで下さい。 ①日を入力します。 ※3月30日ならば、「30」と入力して下さい。 ②借方科目を入力します。 科目ごとにコードがふられていますので、 ４桁でコードを入力します。 （「現金」ならば「１１１１」など） ﾖﾐｶﾞﾅ、ローマ字で入力しても 検索ができます。 （現金ならば、「ｹﾞﾝｷﾝ」「GENKIN」など） また、「F4参照」で科目一覧表を呼び出して、 そこから検索することもできます。 ③損益科目には、部門別管理が されていることがあります。 その場合、ここでカーソルが止まりますので、 該当する部門のコードを入力します。 ※例： -0 本部 -1 Ａ店 -2 Ｂ店 ④「補助科目」に分けて管理している勘定科目 の場合、ここでカーソルが止まりますので、 補助科目コードを入力します。 ※例： 現金１１１１ -0 本部現金 -1 Ａ店レジ現金 -2 Ｂ店レジ現金
①
②
③
④
⑤貸方を入力します。 入力方法は借方の②∼④と同じです。 ⑥課税区分を入力します。 ※課税区分一覧表を参照。 基本的には、適切な課税区分が 自動入力されていますが、 イレギュラーな取引の場合は注意が 必要です。 例：「接待交際費6223」は、自動で 「仕課内5」（課税仕入れ）が 選択されますが、 御祝金、香典などは 「対象外」（不課税取引）になります。 ⑦取引金額を入力します。 ⑧摘要を入力します。 「相手先」と「取引の内容」を入力します。 ⑨入力が終了したら、「Ｆ８登録」 を 押します。 「登録してよろしいですか？」と 聞かれるので「ＯＫ」を押して下さい。 ※これをしないと、入力した 内容が記録されないので 注意して下さい。 ⑩画面を閉じるときは、「Ｆ１２終了」を 押して終了します。
⑤
⑥
⑦
⑨
⑩
⑧
14
現金出納帳からの入力
※次の項目へ移る場合は、マウスでクリックせず Enterキーで進んで下さい。 ①入力をする月（入力後の仕訳を確認した い 月）を選択します。 ②「科目」に、現金の科目コード「１１１１」を 入力します。 ③現金を補助科目で分けて管理している 場合（店舗別、大口現金と小口現金など） は、補助科目コードを入力します。 ④「表示」を押します。 これまでに入力した仕訳（選択した月分） が表示されます。 ⑤処理を選択します。 ・ 「修正」 これまでに入力した仕訳の 修正をします。 ・「追加」 これまで入力した仕訳の 続きから入力していきます。①
④
③
②
⑤
①日を入力します。 ※6月30日ならば、「30」と入力して 下さい。 ②摘要を入力します。 「相手先」 と 「取引の内容」を 入力して下さい。 ③相手科目を入力します。 科目ごとにコードがふられています ので、４桁でコードを入力します。 （「旅費交通費」ならば「6112」） ﾖﾐｶﾞﾅ、ローマ字で入力しても 検索ができます。 また、「F4参照」で一覧表を呼び出して、 そこから検索もできます。 ④「補助科目」に分けて管理している場合、 ここでカーソルが止まるので、 補助科目コードを入力します。 ⑤損益科目には、部門別管理が されていることがあります。 その場合、ここでカーソルが止まるので、 該当する部門のコードを入力します。 ⑥相手摘要欄は、②で入力したものが 複写されてくるので、そのままＥｎｔｅｒで 飛ばして下さい。
①
⑤
③
②
④
⑥
16
⑦課税区分を入力します。 ※課税区分一覧表を参照。 基本的には、適切な課税区分が 自動入力されていますが、 イレギュラーな取引の場合は注意が 必要です。 例：「接待交際費6223」は、自動で 「仕課内5」（課税仕入れ）が 選択されますが、 御祝金、香典などは 「対象外」（不課税取引）になります。 ⑧取引金額を入力します。 入金 の場合は左側、 出金 の場合は右側に入力します。 ⑨入力後の残高が表示されるので、 金庫や帳簿の残高と合っているかを 確認します。 ⑩入力が終了したら「Ｆ８登録」を押します。 「登録してよろしいですか？」と 聞かれるので「ＯＫ」を押して下さい。 ※これをしないと、これまで入力した 内容が記録されないので 注意して下さい。 ⑪画面を閉じるときは、「Ｆ１２終了」を 押して終了します。
⑧
⑩
⑨
⑦
⑪
預金出納帳からの入力
※次の項目へ移る場合は、マウスでクリックせず Enterキーで進んで下さい。 ①入力をする月（入力後の仕訳を確認した い 月）を選択します。 ②「科目」に、勘定科目コードを入力します。 当座預金は １１１２ 普通預金は １１１３ 定期預金は １１１４ ③預金口座が複数ある場合は、 補助科目コードを入力し、どの口座かを 選択します。 ④「表示」を押します。 これまでに入力した仕訳（選択した月分） が表示されます。 ⑤処理を選択します。 ・ 「修正」 これまでに入力した仕訳の 修正をします。 ・「追加」 これまで入力した仕訳の 続きから入力していきます。 以降は、「現金出納帳」の入力方法と 同じです。 Ｐ．１６∼１７を参照して下さい。①
④
③
②
⑤
18
合計残高試算表（画面）の確認
①「表示」を押すと、別ウィンドウが開きます。 ↓ ②残高確認したい月に決算月が含まれている 場合は、「含む」を選択して下さい。 それ以外は、「含まない」のままでＯＫです。 ※決算申告の際、会計事務所側で 決算修正をしている場合があるため。 ③残高を確認したい事業年度を 選択します。 ④残高を確認したい月を選択します。 ５月分の単月データを見たい時は、 ５月度∼５月度と入力します。 ⑤「税込金額表示」「税抜金額表示」 の選択をします。 ⑥損益計算書の表示形式を選択します。 「増減」にチェックを入れると 借方 / 貸方 / 前月末からの増減額 / 当月残高 「繰越」にチェックを入れると 前月残高 / 借方 / 貸方 / 当月残高 という並びになります。 ⑦部門別の残高を確認したい時は、 ボックスにチェックを入れ、 見たい部門を選択して反転させます。 ⑧「ＯＫ(F5)」を押します。①
⑧
④
⑤
⑥
⑦
③
②
「合計残高試算表」の画面が表示されます。 ①他の月の残高を確認したい時は、 左上の「表示」を押し、 ひとつ前の「表示条件」の画面に 戻ります。 ②科目名をクリックすると、 総勘定元帳画面になります。 ここで、１つ１つの取引内容を確認したり、 修正したりすることができます。
総勘定元帳（画面）の操作方法
→ P．２１の⑥ へ
（補助科目に分けて管理している場合）内訳残高一覧表（画面）の操作方法
→ Ｐ．２５へ
②
①
20
総勘定元帳の確認
※次の項目へ移る場合は、マウスでクリックせず Enterキーで進んで下さい。 ①取引を確認したい月を選択します。 ②期間を確認しながら、Enterで飛ばして下さい。 数ヶ月分をまとめて確認したいときは、 期間を手入力することができます。 ③科目を選択します。 科目ごとにコードがふられていますので、 ４桁でコードを入力します。 ④「補助科目別管理」「部門別管理」 をしている場合、ここでカーソルが 止まりますので、 それぞれコードを入力します。 ⑤「表示」を押すと、これまで入力した 取引が表示されます。 ⑥総勘定元帳の画面から、仕訳の修正・追加が できます。 修正をするとき・・・「修正」を押し、 →Ｐ．２２ へ 追加をするとき・・・「追加」を押し、 →Ｐ．２３ へ ⑦確認・修正・追加が終わったら、 「F12終了」を押し、画面を閉じます。③
②
④
⑤
①
⑥
⑦
総勘定元帳からの入力（修正）
すでに入力されている仕訳が、黒い文字に 変わります。 修正したい箇所をクリックし、正しい内容を 入力します。 修正が終わったら、一番下の「F8登録」を 押します。 ※これをしないと、修正内容が反映されない ので注意して下さい。 ※青い文字のままで、修正ができない場合 Ｐ．２１で、表示する補助科目などを 絞り込んでいる場合、青い文字のままで 修正ができなくなっています。 ①上記の箇所を修正したい場合は、 修正したい仕訳の伝票番号をクリックします。 ↓ 「仕訳伝票」の画面が開きます。 ②この画面で修正をし、「F8登録」を押します。 ※これをしないと、修正した内容が 反映されないので注意して下さい。 ③「F12終了」を押し、画面を閉じます。「仕訳伝票入力」の方法
→ Ｐ．９へ
①
②
②
③
22
総勘定元帳からの入力（追加）
①日を入力します。 ※5月15日ならば、「15」と入力して下さい。 複数月にわたって期間を選択している 場合は、「0515」と4桁で入力します。 ②摘要を入力します。 「相手先」と「取引の内容」を入力して下さい。 ③課税区分を入力します。 ※課税区分一覧表を参照。 基本的には、適切な課税区分が 自動入力されますが、イレギュラーな 取引の場合は注意が必要です。 ④相手科目を入力します。 左図の場合、備品・消耗品の支払方法を 入力します。 ・掛で購入した場合は「買掛金2112」 ⑤ ④で入力した科目が「補助科目別管理」 「部門別管理」されている場合、 ここでカーソルが止まりますので、 それぞれコードを入力します。 ⑥相手摘要欄は、②で入力したものが 複写されているので、そのままＥｎｔｅｒで 飛ばして下さい。 ⑦金額を入力します。 ※借方・貸方に注意して下さい。 ⑧修正が終わったら、「F8登録」を押します。 ※これをしないと、追加内容が反映されない ので注意して下さい。②
①
③
④
⑤
⑥
⑦
⑨
内訳残高一覧表（画面）の確認
①「表示」を押すと、別ウィンドウが開きます。 ↓ ②残高を確認したい事業年度を選択します。 ③ ※どちらかの方法を選択します。 １．一定期間の残高（上期、四半期 など）を 確認したいときは、上にチェックを入れ、 期間を選択します。 ２．「○月∼○月」と選択したい時は、 下にチェックを入れ、期間を入力します。 ３月分の単月データを見たい時は、 ３月度∼３月度と入力します。 ④残高確認したい月に決算月が含まれている 場合は、「含む」を選択して下さい。 それ以外は、「含まない」のままでＯＫです。 ※決算申告の際、会計事務所側で 「決算仕訳」（納税額の未払計上など）を 入れている場合があるため。 ⑤「税込金額表示」「税抜金額表示」 の選択をします。 ⑥部門別の残高を確認したい時は、 ボックスにチェックを入れ、 見たい部門を選択して反転させます。 ⑦内訳残高を確認したい科目を選択し、 反転させます。 ⑧「ＯＫ(F5)」を押します。②
③
⑤
④
⑦
⑥
①
⑧
24
「内訳残高一覧表」の画面が表示されます。 ①他の月の残高を確認したい時は、 左上の「表示」を押し、 ひとつ前の「表示条件」の画面に 戻ります。 ②補助科目名をクリックすると、 総勘定元帳画面になります。 ここで、１つ１つの取引内容を確認したり、 訂正したりすることができます。
総勘定元帳（画面）の操作方法
→Ｐ．２１の⑥へ
①
②
仕訳マスタの作成
よく出てくる仕訳は、あらかじめ「仕訳マスタ」 に登録しておくことができます。 ①フルメニュー画面上の 「F7初期導入/期首残高」を押すと、 上の画面が開きます。 ②「仕訳マスタ登録」を選択します。 下の画面が開きます。 ③「名称」欄には、仕訳のタイトルを 入力します。 ④ ・検索コード ・カナ検索 ・分類 を登録します。 （空白でも問題ありませんが、登録しておくと 使用 する際に便利です） ⑤上記が終わったら、「Ｆ９詳細」を押します。③
④
⑤
26
②
①
左の画面が開きますので、 登録したい仕訳を入力します。 ※入力の方法は、 「仕訳伝票入力」を参照 →Ｐ．９へ 左図のように、１つの内容に いくつもの仕訳を登録しておくことが できます。 （複合仕訳） ※都度変わる部分（金額など）は、 空白のままでも大丈夫です。 入力が終わったら、「Ｆ８確定 ①」 を押します。 その後、「Ｆ１２閉じる ②」で 画面を閉じて下さい。 ↓ 前の画面に戻ったら、 「Ｆ８登録 ③」を押してから、 「Ｆ１２終了④」で画面を閉じます。
①
②
③
④
仕訳マスタの使用方法
登録した仕訳マスタを使用します。 「現金出納帳入力」「預金出納帳入力」からは、 現金、預金が関係する仕訳マスタしか 使用することができません。 また、「仕訳入力(単一)」から、 複合仕訳になっている仕訳マスタは 使用できません。 複合仕訳の仕訳マスタを使用したいときは、 「仕訳伝票入力」を使用して入力するように して下さい。 入力画面を開き、 （左図は「仕訳伝票入力」の画面です） 「Ｆ６仕訳マスタ」を押します。28
左の画面が開きます。 使用する仕訳マスタを選択し、 「ＯＫ」を押します。 入力データが反映されました。 日付・金額・摘要などを修正した後、 「Ｆ８登録」を押し、 「Ｆ１２終了」で入力画面を閉じます。
