Outlook2013 基礎 電子メール
前編 (Outlook 基本操作・メールの送信)
Outlook とは
Outlook は、Microsoft Office 製品の個人情報管理ソフトです。
代表的なメールソフトの 1 つとして認識されていますが、この他に、連絡先や、スケジュール管理、 タスク管理機能などがあり、それぞれの機能を組み合わせることで、効率的に情報を管理できます。
Outlook の起動と終了
操作 Outlook を起動と終了を確認します。
① [スタート画面]で[Microsoft Outlook2013]のタイルをクリックします。 Outlook が起動し、タスクバーには Outlook のボタンが表示されます。 ② Outlook ウィンドウの「閉じる」ボタンをクリックします。 Outlook が終了します。Outlook の画面構成
閲覧ウィンドウ リ ボ ン フォルダー ウィンドウ クイックアクセスツールバー ビュー タイトルバー ステータスバー ナビゲーションバー MicrosoftOutlook ヘルプ タブ■フォルダーとアイテム Outlook では、送受信した電子メール、作成した 予定や連絡先などの個々のデータを「アイテム」とい います。各アイテムは、用途別、種類別にフォルダー 単位で管理されています。『メール』機能では右記 のような、フォルダーが用意されています。
メールアドレスの仕組み
メールアドレスはメールの住所と宛名にあたるもので、「アカウント名」と「ドメイン名」で構成され
@(アットマーク)の記号で区分されています。
「アカウント名」はユーザー名を、「ドメイン名」は「メールサーバ名」を示しています。
《STEP UP！》 メールアドレスで使用できる文字
メールアドレスに使用できる文字は、半角英数字、一部の記号に制限されています。 ・全角文字で入力した場合、空白（スペース）が入っている場合、「.」（ドット）、「_」（アンダーバー）、 「-」（ハイフンまたはマイナス）以外の記号を入力した場合、正しく送信できません。 名称 説明 タイトルバー 操作中のフォルダー名とアカウント名が表示されます。 リボン 操作を実行するためのボタンが配置されています。 関連する操作項目ごとに「タブ」で分類されています。 Microsoft Outlook ヘルプ Outlook のヘルプを表示します。クイックアクセスツールバー よく使う操作ボタンを登録可能なバーです。 フォルダーウィンドウ Outlook のアイテムを管理する、各フォルダーへの切り替えを行います。 ナビゲーションバー 「メール」「予定表」「連絡先」「タスク」など、Outlook の 各機能への切り替えを行います。 ビュー 選択中のフォルダー内のアイテムが一覧表示されます。 閲覧ウィンドウ ビューで選択したアイテムの内容（電子メールの内容、連絡先の詳細など）が表示されます。 ステータスバー 作業中の操作に関する説明や、役立つ情報が表示されます。 『メール』機能に用意されているフォルダー一覧 受信トレイ 受信メールを保存 送信トレイ 未送信のメールを一時的に保存 送信済みアイテム 送信完了したメールのコピーを保存 下書き 作成中のメールを一時的に保存 削除済みアイテム 削除を実行したメールを一時的に保存 迷惑メール 迷惑メールと判断されたメールを保存
[email protected]
組織 コード コード 国 組織名 アカウント名 ユーザー名(宛名にあたるもの) メールサーバ名(住所にあたるもの) ドメイン名電子メール形式について
Outlook では、3 つの電子メール形式が用意されています。
電子メール形式の種類 説明
HTML 形式 画像の挿入や書式を設定して、表現力豊かな電子メールを作成できます。 テキスト形式 インターネット標準のメール形式で、ビジネスで一般的に使用されるメール形式です。書式の設定はできませんが、すべてのメールソフトで使用できます。 リッチテキスト形式 Microsoft Exchange サーバ環境で、受信相手も Outlook を
使用している場合に表示できます。
操作 既定の電子メール形式をテキスト形式に変更します。
既定のメール形式は「HTML 形式」です。オプション設定で変更できます。 ① [ファイル]タブをクリックし、[オプション]を選択します。 ② [メール]を選択し、[次の形式でメッセージを作成する]の▼をクリックし、[テキスト形式]を選択します。 ③ [Outlook のオプション]ダイアログボックスの[OK]をクリックします。電子メールの作成
電子メールは、「メッセージウィンドウ」から作成します。操作 新規のメッセージウィンドウを表示します。
① [ホーム]タブ、[新規作成]グループの[新しい電子メール]をクリックします。 メッセージウィンドウが表示されます。タイトルバーでは、電子メール形式を確認できます。 POINT！ 作成後に電子メール形式を変更するには、 [書式設定]タブ[形式]グループから選択します。≪メッセージウィンドウの構成≫
電子メールを送信するために必要な情報は、「宛先」「件名」「本文」です。 POINT！ 件名は、全角２０文字くらいを目安に、用件の主旨がすぐ分かるような件名を付けましょう。 件名の最初に、用件の分類を明記すると解りやすくなります。 POINT！ 本文は、1 行 35 字程度で改行し、4 行程度で 1 行あけると読みやすくなります。20 行程度で収まるように まとめましょう。また、箇条書き、記号や番号、インデントなどを活用して、読みやすくなるよう工夫しましょう。《STEP UP！》機種依存文字について
半角カタカナや JIS 規格に定められていない「機種 依存文字」は、受信側の端末の環境(OS)によって は、正しく表示されず、文字化けになってしまうので、 使用しないようにしましょう。 件名 宛先 本文 送付先/ 宛名 挨拶文/ 送信者氏名 用件 末文 署名 ＜機種依存文字の例＞ 数 字 ： ①②③、IⅡⅢ等の数字 ( )付き省略文字 ： (株)(有)(代) 単位の文字 ： kg ・ ㎜ ・ ㌢ ・ ㍍ 元 号 ： ㍾・㍽・㍼・㍻ 他の記号 ： № ・ ℡操作 宛先を挿入します。
宛先を入力するには、メールアドレスを直接入力する方法や、「宛先」ボタンから、登録されている アドレス帳を表示し、名前を指定する方法があります。 アドレス帳の「連絡先」から宛先を指定します。 ① [宛先]ボタンをクリックします。 [名前の選択]ダイアログボックスが表示されます。 ② アドレス帳から「連絡先」を選択します。 ③ 名前の一覧から、送信する名前を選択して、[宛先]ボタンをクリックします。または、名前をダブルクリ ックします。 [名前の選択]ダイアログボックスの宛先ボックスに、送付先のメールアドレスが表示されます。 ④ [OK]ボタンをクリックします。 メッセージウィンドウの宛先ボックスに、送付先の メールアドレスが表示されます。 POINT！ Exchange Server 環境では、アドレス帳に『グローバルアドレス一覧』や『連絡先』が表示されます。 『グローバルアドレス一覧』は、企業など組織全体で共有する宛先で、管理者が設定します。 これに対し、『連絡先』は各ユーザーが登録できるアドレス帳です。操作 件名や本文を入力します。
① [件名]ボックスをクリックし、件名を入力します。 ② 本文を入力します。 名前の一覧 宛先ボックス電子メールの送信
電子メールを相手に届けるには、「送信」を実行します。送信した電子メールは、「送信済みアイテム」 に保存されます。操作 電子メールを送信します。
① [送信]ボタンをクリックします。 送信した電子メールは、宛先に送信され、『送信済みア イテム』フォルダーに、送信メールのコピーが保存されます。複数の人への電子メールの送信
電子メールは、複数の人に一度に同じ内容の電子メールを送ることができます。 複数の宛先に同時に送信したい場合、宛先に加え[ＣＣ] [ＢＣＣ]を活用します。■[宛先] [ＣＣ] [ＢＣＣ]の役割
■ＣＣ(Carbon Copy の略)
「CC」で送信することは「この件を参考までにお知らせします」という意味になります。 例えば、グループリーダーのＭ課長が、取引先Ａ社担当者から提示された「打合せの日程」に、承諾メール を送信する場合、取引先Ａ社担当者を[宛先]に指定しますが、同席するグループメンバーにも「CC」で発 信しておけば、情報をメンバー内で共有することができます。■ＢＣＣ(Blind Carbon Copy の略)
「BCC」で送信する場合も「この件を参考までにお知らせします」という意味になりますが、受信者同士の情 報は一切わかりません。 例えば、住所移転や臨時休業の告知など、面識のない複数の相手に一斉に、同じ情報を伝達する場合、 「BCC」を使用します。「BCC」に入れたメールアドレスは、受信者の受信メールに表示されません。 POINT！ [BCC]ボックスを表示するには、[オプション]タブ、[表示フィールドの選択]グループの [BCC]ボタンをクリックします。 種類 特徴 宛先 メールを送りたい相手のメールアドレスを指定します。 複数名を宛先に指定することもできます。 CC CC には返事は必要ないが、参考までに読んでほしい相手を指定します。 CC に入力したメールアドレスは、受信したすべての人に通知されます。 BCC BCC には同じ内容のメールを送ったことを、「宛先」「CC」の送付者に 知られたくない場合に使用します。 BCC に入力したメールアドレスは、受信した人に通知されません。
後編 (メールの受信・返信・署名・添付ファイルなど)
電子メールの受信
通常、Outlook 起動時に自動的に電子メールの受信が行われます。 受信した電子メールは、「受信トレイ」フォルダーに保存されます。操作 受信メールを確認します。
① [受信トレイ]をクリックします。新着メールが届いている場合、受信トレイに受信数が表示されます。 ② 新着メールをクリックします。閲覧ウィンドウに、電子メールの内容が表示されます。 POINT！ 新着メールの未読のメッセージは、件名などが太字で表示されます。電子メールの返信
電子メールを送ってきた相手に返事を送りたい場合、「返信」を実行します。 返信メールには、元の電子メールの本文が自動的に引用されます。操作 受信メールに返信します。
① 返信したい電子メールを選択し、[ホーム]タブ[返信]グループの[返信]をクリックします。 閲覧ウィンドウ② 閲覧ウィンドウに、返信メール作成用の画面が表示されます。 POINT！ [宛先]ボックスには、自動的に差出人が示され、件名の 先頭には、元の件名に、「RE：」が追加された件名が表 示されます。『本文』には、受信した電子メールの情報や本 文が、引用表示されます。 ③ 引用文の前に、本文を入力し[送信]ボタンをクリックします。 返信を実行すると、返信済みの受信メールには、返信したことを表す アイコンが表示され、閲覧ウィン ドウに返信日時が表示されます。
電子メールの転送
受信した電子メールを他の人に読んでもらいたい場合は、「転送」を実行します。操作 電子メールを転送します。
① 転送したい電子メールを選択し、[ホーム]タブ[返信]グループの[転送]をクリックします。 ② 閲覧ウィンドウに、返信メール作成用の画面が表示されます。 POINT！ 件名の先頭には、元の件名に、「FW：」が追加された 件名が表示されます。『本文』には、受信した電子メールの 情報や本文が、引用表示されます。 差出人(返信先)の宛先 受信したメールの情報や 本文が引用表示 受信したメールの情報や 本文が引用表示③ 引用文の前に、本文を入力し[送信]ボタンをクリックします。 転送を実行すると、転送済みの受信メールには、転送したことを表す アイコンが表示され、閲覧ウィン ドウに転送日時が表示されます。
電子メールの削除
不要な電子メールは、削除を実行すると[削除済みアイテム]に移動されます。[削除済みアイテム]に 移動した電子メールは、後から元の場所に戻すことができます。ただし、[削除済みアイテム]にある電 子メールを削除すると、完全に削除されます。操作 電子メールを削除します。
① 削除したい電子メールを選択し、[ホーム]タブ[削除]グループの[削除]をクリックします。 電子メールが[削除済みアイテム]に移動します。 POINT！ [削除済みアイテム]に移動された電子メールを、 元に戻すには受信トレイにドラッグします。電子メールの署名
メール本文の最後には、送信者の名前や連絡先を入れるのがマナーです。 こうした情報を「署名」として登録しておくと、新規メール作成時に自動挿入できます。操作 「社外用」の署名を作成します。
① [ファイル]タブをクリックし、[オプション]を選択します。 ② [メール]を選択し、[メッセージ の署名を作成または変更しま す]から、[署名]をクリックします。 [署名とひな形]ダイアログボックスが表示されます。 ③ [新規作成]をクリックします。[新しい署名]ダイアログボックスが表示されます。 ④ 署名の名前を入力し、[OK]をクリックします。 ⑤ [署名の編集]ボックスに署名を入力します。入力できたら[保存]をクリックします。 登録した署名が新規メールに自動挿入されるように設定します。 ⑥ [既定の署名の選択]の[新しいメッセージ]から、「社外用」を選択します。 ⑦ [署名とひな形]ダイアログボックス、[Outlook のオプション]ダイアログボックスの[OK]をクリックし、 終了します。
