普段のエクセル業務をもっと効率的に☆
毎月のなでしこジャーナルに連載しております。
Satisfaction to Hospitality
Excelで表を作成したものの、
後から列の順序を入れ替えたくなるときがありませんか？
切り取り・貼り付けを使っていませんか？
そんな時は
【Shift】+ドラッグを使ってください！
操作方法
①移動させたい行（地区）を選択する ②選択している部分の枠線にマウスポインタ を合わせて 持っていきたい場所まで【Shift】を押しながらドラッグする ★【地区】を【機種】・【導入年月日】の間に移動させてみます。 ★shiftを押し忘れてしまうと 既存データとの置き換えになってしまいます。勤怠管理などされていると
社員の方の入社してからの経過年数が
知りたかったりするみたいですね。
Excelで経過年数を表示するには
数式の入力が必要になります。
①
②
DATEDIF関数でそれぞれ経過年数・月数・日数を数字で 表示するのですが、[年・月・日]などの単位を表示するこ とができません。それを【＆】で付け足しています。 しかも一つのDATEDIF関数では年（Y）しか表示できな いので、月（YM）、日（MD）も【＆】で付け足すと 非常に長い数式になります（笑）①【A1】に今日の日付を入力します。（入力した日にちまでをカウントするので必ず必要です。）
=DATEDIF(C3,$A$1,"Y")&"年"&DATEDIF(C3,$A$1,"YM")&"ヵ月"&DATEDIF(C3,$A$1,"MD")&"日"
②あとは計算結果を出したい場所をクリックして下記の通り入力します。
顧客名簿などを作るとき、面倒なのが住所の入力ですね。
郵便番号から簡単に住所を入力できる方法をご紹介します。
右下にある言語バーをご覧ください！
操作方法
③郵便番号をハイフン付きで入力し、変換 してください。 ① キーを押して日本語入力をON にします。 ★番地は手入力になります。入力し忘れることが多いのでご注意ください★ ②次に変換モード をクリックして【人名／地名】を選んでください。※【人名／地名】モードにしておくと、
氏名などの漢字の変換も一般モードより出てくる種類が多いです！
複数シートがあり、すべてのシートに
【コード・会社名・郵便番号・住所】等の項目名に
塗りつぶしの設定をすることになった場合どうしますか?
シートがいっぱいあるから
1つ1つ切り替えて設定していくのは
すごく手間になるな…
作業グループを設定をすれば同じ作業を繰り返す手間を減らせます！
設定方法
そんな時は作業グループにしましょう！
★最後はどこかのシート名を1回クリックして 作業グループを解除しておかないと その後の作業も全シートに反映されてしまいます★ 一括操作したいシートのシート見出しを ［Ctrl］キーを押しっぱなしの状態で順番にクリックする。 OR 連続したシートの場合、先頭のシート見出しをクリック後 ［Shift］キーを押しっぱなしの状態で 最後のシート見出しをクリックする 書式を設定！ 各シート切り替えて 確認してみてください！ ★設定できているか確認★変換！！
数式を入力すると、数式に間違いはないのに、
数字の未入力によるエラー表示などになることがあります。
このエラー表示を印刷したくない場合の方法をご紹介いたします！
経過年数に注目！
設定方法
入社年月日が不明なため数式は間違っていませんが、 エラーとなっております。 これは後で入力しても大丈夫なように数式を[delete]で消さず、 印刷設定でエラー部分を印刷されないようにしておきましょう。複数シートがあり、いくつかのシートを印刷したい場合、
１シートずつ印刷するのは手間になります。
１回でまとめて印刷したいなー。
※前回ご紹介した作業グループの様に必要なシートを選択してください。
選択方法
そんな時は必要なシートを
すべて選択して
印刷しましょう！
印刷したいシートのシート見出しを ［Ctrl］キーを押しっぱなしの状態でクリック OR 連続したシートの場合、 先頭のシート見出しをクリック後 ［Shift］キーを押しっぱなしの状態で 最後のシート見出しをクリックする [ページレイアウト]タブー[印刷タイトル]ボタンー [シート]タブー[セルのエラー]<空白>を選択。Excel編集中の見た目は変わりませんが、
印刷プレビューで確認すると空白になっています！
印刷プロパティで
[選択したシート]もしくは
[作業中のシート]にしてください。
★最後はどこかのシート名を1回クリックして作業グループを解除しておいてください！ ☆ご利用中の Officeのバージョン によって表記が少し 違います。今回はよくあるエラー値のご紹介です！！
数式を入力すると、エラー値が表示されることがあります。
これって何??
って思ったことありあませんか?
値を０で割ると表示されるエラーです。①
#DIV/0!
(ディバイデッド・バイ・ゼロ)
エラー値
読み
意味
#DIV/0! ディバイディド・バイ・ゼロ ０で割り算を行った #REF! リファレンス セルが参照できない #NAME? ネーム 関数名やセル範囲名などの 名前が正しくない ※正しい値を挿入すると直りますが、 値を０で割るしかない場合は、 空欄か答えとして０を入れます。 関数に含まれる参照セルがない場合に表示されます。②
#REF!
(リファレンス)
すでに完成された数式を修正している時に、 値を参照してあったセルを削除してしまう、 という事が多いようです。 エラーが出てしまいます… 数式にある【D】列を削除してみると…②
#NAME?
(ネーム)
関数名・セル番地の入力ミスで表示されます。 慣れておられる方は数式や関数を手入力で作成されること がありますが、その際に起こる入力ミスで 表示されることが多いです。 「#N/A」「####」「#NULL!」「#VALUE!」などこれ以外のエラー値もありますが、 今回は上記の3つのご紹介です！！ ★これ以外のエラー値にも ご興味がある方は 是非インターネットで調べてみて下さい！CSVファイルなどをインポートすると
日付が【20140901】となってしまうことがあります。
簡単に【2014/09/01】に変更する方法をご紹介します。
今回は区切り位置ウィザードを使います。
設定方法
LESSON１と同じ機能を利用して
1つのセルに入力された文字を2つに分けることができます。
今回は姓名を2つに分けてみましょう。
設定方法
★変更したいセルを選択します。 ★[データ]タブー[区切り位置]ボタンを使います。★分けたい部分を選択します。
★[データ]タブー[区切り位置]ボタンを使います。
①
②
③
完成！
←３つめの画面で [G/標準]の ままにします。 ←LESSON1と違うのは ２つめの画面の [データのプレビュー]で 分けたい場所をクリックして 矢印を表示させ、 ★人によってそれぞれ姓名の文字数が違うので、 入力時に姓名の間に空白を入力しておく必要があります。すでに入力済みのデータを
コピーして使うことがよくありますね。
そんな時に、必要でない罫線までコピーされてしまい
困ることもあります。
そんなときは、罫線を除いて貼り付けします。
設定方法
LESSON１と同じ機能を利用して
今度は列の幅を保ったまま貼り付けしてみましょう。
①コピーする部分を選択します。 ②貼り付け先で右クリックをして[形式を選択して貼り付け] の中にある、[罫線なし]を選択しましょう。①コピー部分の選択
②貼り付け先で
右クリック
完成！
設定方法
①コピーする部分を選択します。 ②貼り付け先で右クリックをして[形式を選択して貼り付け] の中にある、[元の列幅を保持]を選択しましょう。①コピー部分の選択
②貼り付け先で右クリック
完成！
[罫線なし]を選択
[元の列幅を保持]を選択
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