Dropbox Business
管理者向けスタートガイド
ソフトバンク コマース&サービス株式会社
ICT事業本部 EM本部
Cloudビジネス推進室
更新日：2017年5月19日
アジェンダ
1. はじめに
2. 管理コンソールへのアクセス方法
3. 機能のご紹介
•
各機能の画面構成
4. 利用ユーザーの招待・管理・削除
• 画面構成
•
新規ユーザーの招待
•
既存ユーザーの管理
•
パスワードのリセット
•
アクティビティレポートの作成
•
管理者権限の付与/削除
•
既存ユーザーの削除
5. ファイル・フォルダの共有設定
•
画面構成
•
推奨設定
アジェンダ
6. グループの作成・管理・削除
•
画面構成
•
グループの作成
•
グループの管理
•
グループ名の変更
•
ユーザーの削除
•
グループの削除
•
グループの作成権限の設定
7. 組織でアクセスできるフォルダの作成・管理・アーカイブ
•
画面構成
•
フォルダの作成
•
フォルダの管理
•
編集権限の変更
•
共有の解除
•
フォルダの削除
アジェンダ
8. セキュリティの設定
•
画面構成
9. 利用状況の確認・取得
•
組織全体の利用状況の確認
•
アクティビティレポートの確認と出力
10.チーム情報の確認
•
概要
•
チーム名の変更
•
新機能への先行アクセスの設定
1. はじめに
本資料では、Dropbox Business(Standard, Advanced, Enterprise)の
管理コンソールを初めてご利用される管理者様向けに管理コンソールへの
ログイン方法と基本的な管理項目の操作方法をご説明しております。
なお、
ご契約中のDropbox Businessのプランにより一部ご利用できる機能に
差異
がありますので、ご留意ください。
2. 管理コンソールへのアクセス方法
管理者権限が付与されたユーザーは、ユーザーの管理や利用状況の確認などが行えます。
本章では、管理コンソールへのアクセス方法をご説明します。
1. 画面左部の「管理コンソール」を クリックします。 ※本項目は、管理者権限が付与された ユーザーにのみ表示されます。 2. 管理コンソールが表示されます。 初期表示画面は、登録ユーザーの 一覧となっています。3. 機能のご紹介
管理コンソールで操作できる機能ついてご説明します。
項目名 機能概要 ダッシュボード 登録ユーザー数や組織全体のDropboxの使用容量などの確認ができます。 メンバー 利用ユーザーの招待や登録済みのユーザーの管理ができます。 アクティビティ 組織内のユーザーのアクティビティログ(ログインの成否、ファイルの共有履歴など)一覧を確認できます。 チームフォルダ 組織内のユーザー全員と共有できるフォルダの作成や管理ができます。 グループ ファイルやフォルダを共有する時に利用できるグループの作成や管理ができます。 設定 シングルサインオン(SSO)の設定や2段階認証の有効/無効などセキュリティに関する設定や 外部ユーザーとファイルやフォルダの共有許可/不許可など共有方法の設定、チーム名などの確認や 新機能を一般公開前に試すかどうかの設定ができます。 ヘルプ 管理者/ユーザー向けのガイドの参照やメーカーのヘルプページの確認ができます。 管理コンソールの機能一覧4. 利用ユーザーの招待・管理・削除
4.1. 画面構成：
ユーザーの招待・管理などの操作は「メンバー」で行います。
項目名 機能概要 メンバー全員 「削除済み」項目に表示される以外のメンバーが表示されます。 アクティブ 利用中のユーザーが表示されます。 招待済み 招待メールを送信したユーザーの内、未承認のユーザーが表示されます。 使用停止中 チームのDropboxの利用を停止しているユーザーが表示されます。 削除済み 管理者が削除したユーザーが表示されます。4. 利用ユーザーの招待・管理・削除
4.2. 新規ユーザーの招待：
管理者は、Dropboxを利用させたいユーザーへ招待メールを送信します。
ユーザーは招待メール内のリンクから、Dropboxの利用アカウントを作成できます。
2. 招待したいユーザーのメール アドレスを入力し、「招待を 送信」をクリックします。 1. 画面右上部の「メンバーを 招待する」をクリックします。 3. 招待メール送信後、未参加の ユーザーは「招待済み」を選択 すると 確認できます。4. 利用ユーザーの招待・管理・削除
4.3.1. 既存ユーザーの管理 – パスワードのリセット -：
管理者は、登録済みのユーザーを管理することができます。
本頁では、ユーザーのパスワードをリセットする方法をご説明します。
ユーザーから利用パスワードを忘れてしまったという申告をいただいた際にご利用ください。
3. 確認画面で「パスワードを リセット]をクリックします。 パスワードの変更手順が 該当アカウント宛にメールで 送信されます。 1. ユーザー一覧から該当ユー ザーを探し、ユーザー名の 右横にある「 」を クリックします。 2. 「パスワードを リセット」を クリックします。4. 利用ユーザーの招待・管理・削除
4.3.2. 既存ユーザーの管理 – アクティビティレポートの作成1 -：
本頁では、任意のユーザーの利用状況(ログイン、ファイル共有などの
アクティビティ情報)をレポートに出力する方法をご説明します。
任意のユーザーの利用状況を確認したい際にご利用ください。
3. 確認画面で出力したい期間を設定 し、「レポートを作成」を クリックします。 1. ユーザー一覧から該当ユー ザーを探し、ユーザー名の 右横にある「 」を クリックします。 2. 「アクティビティ レポートを作成」を クリックします。4. 利用ユーザーの招待・管理・削除
レポートの出力を実行した管理者のDropboxの「Dropbox Businessレポート」
フォルダ内にレポートが作成され、確認できます。
4. 利用ユーザーの招待・管理・削除
4.3.4. 既存ユーザーの管理 – 管理者権限の付与/削除1 -：
本頁では、ユーザーに管理者権限を付与するまたはユーザーから権限を
削除する方法をご説明します。
任意のユーザーに対して管理者権限の付与/削除を行いたい際にご利用ください。
1. ユーザー一覧から該当ユー ザーを探し、ユーザー名の 右横にある「 」を クリックします。 2. 「管理者権限を追加 (または変更)」をクリックします。 demo00@×××× demo01@×××× demo02@×××× demo00@×××× demo02@×××× demo01@××××4. 利用ユーザーの招待・管理・削除
4.3.4. 既存ユーザーの管理 – 管理者権限の付与/削除2 -：
設定できる権限の詳細は次項ご参照ください。
3. 権限を選択し、「追加(または 変更)」をクリックします。 ※「チームの管理者」が管理コンソールの 全ての機能を管理できる権限です。管理者権限を付与または変更したい場合：
4. 確認画面で「管理者権限を追加 (または変更)」をクリックすると、 権限が付与されます。4. 【参考】管理者権限の種類
Dropbox Business Advanced
または
Dropbox Enterprise
では「
チーム管理者
」、
「
ユーザ管理者
」、「
サポート管理者
」の3種類で管理者権限が付与可能です。
詳細に権限付与ができるので、適切なチーム体制で運営する事が可能になります。
※
Dropbox Business Standard
では、ユーザに付与できる管理者権限は
「チーム管理者」のみ
です。
それぞれの役割の違いは下記の通りです。
管理者権限の説明については、下記のヘルプのリンクもご参照ください。
https://www.dropbox.com/help/business/tiered-admins-overview
管理者権限 役割 主な利用シーン 役割が設定されるユーザー像 チーム管理者 組織全体のセキュリティや共有権限の設定、 管理者の作成、ユーザーの管理など、 管理コンソールで設定できる全ての 操作権限が与えらます。 ※組織に最低1人は「チーム管理者」が必要です。 ユーザーの管理やファイル・フォルダ の外部共有の制限、アクティビティの 確認など組織全体の利用状況の管理を 行います。 Dropbox Businessにおいて全ての 情報を管理したいユーザー 例)システム担当者 ユーザー管理者 ユーザーの追加や削除、グループの管理、組織内ユーザーのアクティビティログの閲覧 などが行えます。 新たにユーザーが増えた時または退職 された時に、ユーザーの招待や削除を 行います。 社員の増減について管理している ユーザー 例)人事担当者 サポート管理者 パスワードのリセットなどの基本的なセキュリティ設定や、組織内ユーザーの アクティビティログの作成ができます。 ユーザーがパスワードを失念した際に、 パスワードのリセットを行います。 組織内のヘルプデスクを担当 しているユーザー 例)システム担当者、総務担当者4. 利用ユーザーの招待・管理・削除
4.3.4. 既存ユーザーの管理 – 管理者権限の付与/削除3 -：
5. 「管理者権限を削除」をクリックします。管理者権限を削除したい場合：
6. 確認画面で「管理者権限を削除」を クリックすると、権限が削除されます。4. 利用ユーザーの招待・管理・削除
4.4. 既存ユーザーの削除1：
管理者は、退職などで登録不要となったユーザーを削除することができます。
本頁では、ユーザーを削除する方法をご説明します。
1. ユーザー一覧から該当ユー ザーを探し、ユーザー名の 右横にある[ ]を クリックします。 2. 「ユーザーを使用停止または削除」を クリックします。 demo02@×××× demo02@×××× demo01@×××× demo01@×××× demo00@××××4. 利用ユーザーの招待・管理・削除
4.4. 既存ユーザーの削除2：
6. 「削除」をクリックすると、該当 ユーザーが削除されます。 3. 「削除」を選択します。 5. 削除実行後に該当ユーザーの端末がオンライン になった時に端末からDropboxフォルダを 削除する場合は、「はい」を選択します。 4. 削除前に該当ユーザーが 所有しているファイルを ほかのユーザーに移行 させたい場合は、 「はい」をクリックし、 ユーザーを指定します。 ◎補足： 「後にする」を選択すると、管理者が 任意のタイミングで該当ユーザーの ファイルを移行することができます。 移行方法の詳細は次頁をご参照ください。4. 【参考】削除したユーザーのファイル
移行を任意のタイミングで行う場合
【参考】ユーザーを削除した後、任意のタイミングでファイルを移行：
管理者は、登録不要となったユーザーを削除した後に任意のタイミングでファイルを
移行することができます。
本頁では、ユーザーを削除した後にファイルを移行する方法をご説明します。
※ファイルの移行は
1ユーザーにつき1回のみ
行えます。
1. 画面上部で「削除済み」を選択します。 削除したユーザーの一覧が表示されますので、 一覧から該当ユーザーを探し、ユーザー名の 右横にある「 」をクリックします。 2. 「ファイルを管理」をクリックします。 demo002@×××× demo001@×××× demo004@×××× demo001@×××× demo002@×××× demo003@××××【参考】ユーザーを削除した後、任意のタイミングでファイルを移行：
5. 設定完了後、 「送信」をクリックします。 6. ファイルの移行が実行され、指定した ユーザーのファイル一覧に削除した ユーザーが所有していたファイルが 表示されるようになります。 4. 「ファイルを別のチームメンバーに 移行」を選択し、移行先のユーザーを 指定します。4. 【参考】削除したユーザーのファイル
移行を任意のタイミングで行う場合
5. ファイル・フォルダの共有設定
5.1. 画面構成1：
外部のユーザーとのファイル・フォルダの共有制限などの設定は「設定」の「共有」で行います。
項目名 機能概要 チーム外のユーザーとファイルや フォルダを共有 外部のユーザーに対してフォルダの共有の許可/不許可を設定できます。 チーム外のフォルダの編集 外部のユーザーの共有フォルダに組織内のユーザーが「編集権限」で 参加することの許可/不許可を設定できます。5. ファイル・フォルダの共有設定
5.1. 画面構成2：
項目名 機能概要 チーム外のユーザーと リンクを共有 外部のユーザーにファイルのリンクを共有することを許可するか設定できます。 デフォルトの共有 リンク プライバシー 各々の共有リンクに「リンクを閲覧可能なメンバー」として、次の3つを設定できます。 1,リンクの所有者 2,Dropboxのチームメンバーのみ 3,パスワード所有者のみ このデフォルト値が、選択できます。 チームのみ：デフォルト値が「Dropboxのチームメンバーのみ」 全員：デフォルト値が「リンクの所有者」5. ファイル・フォルダの共有設定
5.2. 推奨設定：
外部のユーザーとのフォルダの共有の許可/不許可の設定方法をご説明します。
※今回はフォルダの共有を組織内のユーザーに限定したい場合(外部との共有を不許可)の
設定方法をご説明します。
共有フォルダの設定項目で「オフ」を 選択します。 ※初期値は外部のユーザーとの フォルダ共有が「有効」と なっています。 設定後、ユーザーは外部の ユーザーとフォルダの共有が できなくなります。5. ファイル・フォルダの共有設定
5.2. 推奨設定：
外部のユーザーとのリンクの共有の許可/不許可の設定方法をご説明します。
※今回はリンクの共有を組織内のユーザーに限定したい場合(外部との共有を不許可)の
設定方法をご説明します。
共有リンクの設定項目で「オフ」を選択します。 ※初期値は外部のユーザーへのリンク 共有が「有効」となっています。 設定後、外部のユーザーへ新規に ファイルのリンクを共有することは できなくなります。 また、既に共有しているリンクからも ファイルへアクセスできなくなります。 外部のユーザーが既存のリンク からファイルへアクセスしよう とした場合6. グループの作成・管理・削除
6.1. 画面構成：
ファイルやフォルダの共有をユーザー単位ではなく、グループで行うことができます。
グループの作成や管理は「グループ」で行います。
6. グループの作成・管理・削除
6.2. グループの作成1：
グループの作成方法をご説明します。
2. 「グループを作成」を クリックします。 1. 画面左の項目一覧から 「グループ」をクリックします。 3. グループ名とグループの種類を 設定し、「作成」をクリックします。 ※グループの種類の違いは次項をご参照ください。6.【参考】グループの種類の違い
企業管理グループと従来のグループの違いは下記の表の通りです。
グループの種類 グループの作成 チームメンバーが 参加をリクエスト チームメンバーが グループから退会 メンバーの管理 (追加/削除) グループの所有権の 譲渡 企業管理グループ 管理者のみ可能 × × 管理者のみ可能 企業管理グループを ユーザー管理グルー プに変更できます。 (※2) 従来のグループ (ユーザー管理 グループ) 管理者とチーム メンバーが作成 可能(※1) ○ ○ 管理者とチームメンバーが可能 ユーザー管理グルー プを企業管理グルー プに変更できます。 (※3) (※1)：管理者が許可している場合、チームメンバーも作成できます。 (※2)：変更は管理者が行えます。変更後新しいグループの管理者を指定できます。 (※3)：変更は管理者が行えます。6. グループの作成・管理・削除
6.2. グループの作成2：
グループへユーザーを追加する方法をご説明します。
4. 「メンバーを追加」を クリックします 5. ユーザー追加し、「メンバーを 追加する」をクリックします。6. グループの作成・管理・削除
6.3.1 グループの管理 – グループ名の変更 -：
作成したグループ名の変更方法をご説明します。
1. グループの一覧画面から 変更を行いたいグループを 選択します。 3. グループ名を変更後、 「変更を保存」を クリックします。 2. グループ名の右にある「…」 >「グループを編集」の順に クリックします。6. グループの作成・管理・削除
6.3.2. グループの管理 – ユーザーの削除 -：
作成したグループからユーザーを削除する方法をご説明します。
1. 前頁の手順1-2と同様に参加 ユーザーの変更を行いたい グループにアクセスします。 2. 削除したいユーザーの 「…」をクリックし、 「ユーザーを削除」を クリックします。 3. 「削除」をクリックします。2. 削除したいグループの 「…」をクリックし、 「グループを削除」を クリックします。
6. グループの作成・管理・削除
6.4. グループの削除：
グループの削除方法をご説明します。
1. 前頁の手順1-2と同様に 削除したいグループに アクセスします。 3. 「削除」をクリックします。6. グループの作成・管理・削除
6.5. グループの作成権限の設定：
グループの作成を組織内のユーザーに許可または、不許可の設定ができます。
設定方法についてご説明します。
※今回は
グループの作成・管理は管理者のみで行う場合
の設定方法をご説明します。
1. ユーザーへグループの作成をさせたくない場合は、 「設定」の「グループ」で「オフ」を選択し、 設定を保存します。 ※初期値は「ユーザーがグループ作成可能」となっ ております。7. 組織でアクセスできるフォルダの
作成・管理・アーカイブ
7.1. 画面構成：
「チームフォルダ」にて組織内の全員または特定の部署（グループ）のみアクセスできる
フォルダの作成・管理を管理者が行うことができます。
管理者は用意した保管場所（フォルダ）でユーザがどのようなデータをやり取りしているかを
把握でき、必要に応じてフォルダ内のデータについての操作ログの確認などができます。
7.2. フォルダの作成 1：
チームフォルダを作成する方法をご説明します。
7. 組織でアクセスできるフォルダの
作成・管理・アーカイブ
2. 画面右上部の「 チーム フォルダを作成する」 をクリックします。 1. 管理コンソールの画面左の項目 一覧から「チームフォルダ」を クリックします。 3. フォルダ名を入力し、 「作成」をクリック します。7.2. フォルダの作成 2：
7. 組織でアクセスできるフォルダの
作成・管理・アーカイブ
4. グループと権限(編集/閲覧)を設定し、 「フォルダ設定」をクリックします。 ※標準で組織全員が所属する「組織名 の メンバー全員」グループが入力されています。 5. 必要に応じてフォルダの アクセス権限の設定を行い、 変更した場合は「保存」をクリックし、 確認画面(下記)にて「設定を保存」を クリックします。7.2. フォルダの作成 3：
「追加」をクリックするとチームフォルダが作成されます。
7. 組織でアクセスできるフォルダの
作成・管理・アーカイブ
7.3.1 フォルダの管理 - 権限の変更1 -：
作成したフォルダの編集権限を変更する方法をご説明します。
7. 組織でアクセスできるフォルダの
作成・管理・アーカイブ
1. チームフォルダの一覧から編集し たいフォルダの歯車マークを クリックし、「アクセスを管理」 をクリックします。7.3.1 フォルダの管理 - 権限の変更2 -：
作成したフォルダの編集権限を変更する方法をご説明します。
2. 「フォルダ設定」を クリックします。 3. 設定を変更後、「保存」を クリックし、確認画面(下記)にて 「設定を保存」をクリックします。7. 組織でアクセスできるフォルダの
作成・管理・アーカイブ
7.3.2. フォルダの管理 – アーカイブ -：
フォルダのアーカイブ方法をご説明します。
7. 組織でアクセスできるフォルダの
作成・管理・アーカイブ
1. チームフォルダの一覧からアーカイブしたい フォルダの歯車マークをクリック後、 「アーカイブ」をクリックします。 2. 「アーカイブ」を クリックします。8. セキュリティの設定
8.1. 画面構成1：
2段階認証の有効/無効やシングルサインオン(SSO)の設定、パスワードの設定は「設定」の
「認証」で行います。
項目名 機能概要 2段階認証 組織内のユーザーに2段階認証を利用させることができます。 設定を有効にすると、次回ログイン時に設定をさせることができます。 シングルサインオン 他社のシングルサインオンソリューションやActive Directoryと連携できます。※本機能はDropbox Business AdvancedまたはDropbox Enterpriseで利用可能です。
8. セキュリティの設定
8.1. 画面構成2：
デバイスの設定は「設定」の「デバイス」で行います。
項目名 機能概要 デバイスの承認 ユーザーがデスクトップアプリケーションまたはモバイルアプリケーション経由で アクセスする端末の台数を制限できます。※本機能はDropbox Business AdvancedまたはDropbox Enterpriseで利用可能です。
複数のアカウント デスクトップクライアントが連携できるDropboxアカウントをPC1台につき、一つのみに制限できます。
ネットワーク制御 社内ネットワーク内でアクセスを許可するDropboxのチームを設定できます。
社内ネットワーク内で許可されていないDropboxのアカウント(個人版・他Businessアカウント)で アクセスできないよう制限できます。
8. セキュリティの設定
8.1. 画面構成3：
ユーザーの設定は「設定」の「メンバー」で行います。
項目名 機能概要 メンバーシップ ユーザーにチームメンバーの提案の許可/不許可を設定できます。 ドメイン 企業ドメインを利用するユーザーを組織に招待することができます。※本機能はDropbox Business AdvancedまたはDropbox Enterpriseで利用可能です。 また、一部Dropbox Enterpriseでのみ利用可能な機能もあります。
8. セキュリティの設定
8.1. 画面構成4：
組織内のファイルやフォルダについての設定は「設定」の「コンテンツ」で行います。
項目名 機能概要 容量 ユーザーが使用できる容量の上限を設定できます。 スマートシンク デスクトップアプリケーションで新規フォルダが追加されたときの挙動の初期値を設定できます。 ※初期値：ローカル(PCに同期を行う)/オンラインのみ(コンテンツ名のみ表示させ、PCの容量は消費しない) 共有 外部のユーザーとのファイル・フォルダの共有制限などが設定できます。 削除 ユーザーにファイルやフォルダの完全削除の許可/不許可を設定できます。 コメント 組織内・外のユーザーにファイルへのコメントすることの許可/不許可を設定できます。8. セキュリティの設定
8.1. 画面構成5：
Paperやファイルリクエスト機能、チーム向けアプリの設定は「設定」の「詳細設定」で行います。
項目名 機能概要 Paper Paper機能の有効/無効や外部のユーザーとの共有可否について設定できます。 ファイルリクエスト ファイルリクエスト機能の有効/無効を設定できます。 チーム向けアプリ 組織で利用しているサードパーティ製アプリが一覧で表示され、管理することができます。9. 利用状況の確認・取得
9.1. 組織全体の利用状況の確認1：
組織全体の利用状況を確認したい場合は、「ダッシュボード」を利用します。
ダッシュボードでは、登録ユーザー数や組織全体のDropboxの使用容量などの確認ができます。
ユーザーの登録数や利用可能な ライセンス数が確認できます。 半年～直近1週間の使用状況 をグラフで確認できます。9. 利用状況の確認・取得
9.1. 組織全体の利用状況の確認2：
Dropboxの全体の使用容量など組織内の利用状況を確認する方法をご説明します。
1. 「使用量」で、確認したい 期間を選択します。 2. 確認したい項目を 選択します。 3. 選択した期間・項目のデータが グラフで表示されます。9. 利用状況の確認・取得
9.2. アクティビティレポートの確認：
組織内のユーザーの利用状況を確認したい場合は、「アクティビティ」を利用します。
アクティビティでは、組織内ユーザーのアクティビティログ(ログイン、ファイルの
共有など)を確認できます。
日付や表示したいログの種類を 選択し、絞り込みを行えます。 ※詳細はp.47-p.52をご参照ください。 チーム内ユーザーの アクティビティログ一覧が 表示されます。 ※最新のログが画面上部に 表示されます。【参考】条件の指定(日付)
確認したい期間(開始日, 終了日)を指定することで、その期間のログを表示できます。
【参考】条件の指定(メンバー)
ログを確認したいメンバーを指定することで、指定したメンバーのアクティビティを表示できます。
※アクティブなメンバーだけでなく、削除済みのユーザーのアクティビティも表示できます。
【参考】条件の指定
(ファイルまたはフォルダ①)
キーワードを入力し、ファイル名やフォルダ名または保存している場所を調べることができます。
※各ユーザーの個人フォルダもログで確認できます。(ファイルの中身までは確認不可です。)
