『電子決裁・事務ワークフロー導入の手順と運用の実際
』
2006年 9月 6日
株式会社イノーバ マーケティング本部
ワークフロー導入の効果
稟議業務、出張業務、勤怠業務、人事業務、レビュー業務などの 複数の承認が必要な業務を支援します。 3つの支援 業務の迅速化、ペーパーレス 内部統制確立 業務改革業務の迅速化、ペーパーレス
ワークフロー前 書類の移動、承認・決裁者の書類受けに滞っている時間が申請～承認 プロセス全体の８０％を占める。 書類の起票、承認された書類の保管業務が発生。 保管の際には申請～承認の参考資料も一緒に保管 ワークフローシステムが解消内部統制確立
内部統制： 組織が健全かつ有効・効率的に運営されるよう各業務で所定の基準や 手続きを定め、それに基づいて管理・監視・保証を実施。 ワークフローの定義で作成する『プロセスマップ』が内部統制で求められる 『業務フロー図』として有効ワークフローのBAM機能（Business Activity Monitoring）が内部統制を支 援
BAMが『誰がいつ何を申請して、誰がいつ何を承認したのか』の プロセス証跡を残し、監査証跡としてのレポートを実施
業務改革
業務改革： プロセスを可視化し、プロセス実行における『あるべきパフォーマンス』と『実態』のギャップ を分析 ABC分析 KPI分析 分析結果に基づき、プロセスを変更 上記のPDCAサイクルを実行ワークフローシステムに求められること。その１
実際の業務プロセスは申請～承認～決裁だけで完結しているでしょうか？ 申請の前に何らかのプロセス、または既存システムが存在しているのではな いでしょうか？ 決裁の後に何らかのプロセス、または既存システムが存在しているのではな いでしょうか？ ワークフローシステムに求められること その１ 『申請～承認～決裁の人間系プロセス』 と 『既にシステム化されたプロセス』の双方を連携して管理できること？
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ワークフローシステムに求められること。その２
業務プロセスは組織内、組織外からの変更リクエストが発生 業務プロセスが変わるとワークフローの３つのRに修正が必要 Route：申請～承認～決裁のルート Role ：申請者、承認者、決裁者の役割（権限） Rule ：申請金額により決裁者が異なる等のルール ワークフローシステムに求められること その２ 構築とメンテナンスが容易 初期構築に要する期間が短く、コストが低いこと。 業務プロセス変化に伴う、ワークフロー改修に要するコストが低いこと。 簡単な修正は、システム開発会社に依頼することなく 自ら修正できるとさらにベターアクティブフローのインターフェース
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アクティブフロー、アクティブモデラーの優位点
助成金申請プロセスを例にして説明します。 プロセスの概要 ホームページから申込： 助成金をホームページから申込 申請： 登録された申請内容を確認 申請内容を審査 審査内容を承認 承認後、助成金支払を実施 既存の支払システムが存在 サイトから サイトからサイトから サイトから 申込 申込 申込 申込 サイトから サイトから サイトから サイトから 申込 申込申込 申込 申請 申請申請 申請 申請 申請申請 申請 審査審査審査審査審査審査審査審査 承認承認承認承認承認承認承認承認 支払支払支払支払支払支払支払支払 1000万未満の場合、審査のみで支払アクティブフローの優位点
サイトから サイトからサイトから サイトから 申込 申込 申込 申込 サイトから サイトから サイトから サイトから 申込 申込申込 申込 申請 申請申請 申請 申請 申請申請 申請 審査審査審査審査審査審査審査審査 承認承認承認承認承認承認承認承認 支払支払支払支払支払支払支払支払 市場に多く見受けられる回覧板型のワークフローが出来ることは 『申請 - 承認』のプロセス管理だけです。 サイトから登録された申込内容をワークフローにつなぐことができない。 申請者はサイトからの申込有無を定期的にチェックすることが必要になります。 申請者はサイトからの申込内容をワークフローの申請画面に入力することが必 要になります。 ワークフローの承認を既存システムの支払につなぐことができない。 承認内容を紙に出力して、支払担当者が支払システム画面に入力することが必 要になります。 ワークフローの管理領域アクティブフローに出来ること サイトから登録された申告内容をワークフローにつなぐ１ サイトから サイトから サイトから サイトから 申込 申込 申込 申込 サイトから サイトから サイトから サイトから 申込 申込 申込 申込 申請 申請 申請 申請 申請 申請 申請 申請 Virtual Client 機能が申請者の受信トレイに申請案件を自動作成 サイトからの申込登録のリアルタイムで処理 サイトを定期的にチェックする必要はなく、 Virtual Client 機能が申請者をナビゲート 申請者は入力作業が不要 Virtual Client XML POST/HTTP 申請案件を自動作成
アクティブフローに出来ること サイトから登録された申告内容をワークフローにつなぐ２ サイトから サイトからサイトから サイトから 申込 申込 申込 申込 サイトから サイトからサイトから サイトから 申込 申込 申込 申込 申請 申請 申請 申請 申請 申請 申請 申請 Virtual Client 機能が申請者の受信トレイに申請案件を自動作成 サイトからの申込登録をバッチで処理 サイトを定期的にチェックする必要はなく、 Virtual Client 機能が申請者をナビゲート 申請者は入力作業が不要 Virtual Client XML POST/HTTP 申請案件を自動作成 自動起動 コンポーネント 定期的にポーリング 申込 申込申込 申込DB
アクティブフローに出来ること 承認を既存システムの支払につなぐ１ 承認 承認 承認 承認 承認 承認 承認 承認 支払支払支払支払支払支払支払支払 支払もアクティブフローで管理 アクティブフローの支払画面から既存システムの画面を呼び出し 支払画面に承認された情報を自動で表示 支払登録の正常終了をアクティブフローに戻し、支払プロセスが終了したことを管理 支払システム 既存支払システム画面を アクティブフローから 呼び出す（ラップ） 支払画面 支払画面 支払画面 支払画面 審査 審査 審査 審査 審査 審査審査 審査 申請 申請申請 申請 申請 申請申請 申請 アクティブフローの管理領域
アクティブフローに出来ること 承認を既存システムの支払につなぐ２ 承認 承認 承認 承認 承認 承認 承認 承認 支払支払支払支払支払支払支払支払 支払登録のプロセスをカット 支払システムのScript を承認プロセスで持たせ、承認プロセスから支払DBを更新 アクティブフローはVBScript の記述機能を持ち、 この機能で他のシステムの参照、更新が可能 支払システム 支払 支払支払 支払DB 審査 審査 審査 審査 審査 審査審査 審査 申請 申請申請 申請 申請 申請申請 申請 アクティブフローの管理領域
アクティブフローが持つ既存システムとの連携機能
Route マスター 既存システムから 人間系へ連携 人間系から 既存システムへ参照 人間系から 既存システムへ更新 時間軸による フローの停止、進行 VBScript Virtual Client RouteGene API VBScript
アクティブモデラーの優位点
ﾙｰﾙ ﾙｰﾙ ﾙｰﾙ ﾙｰﾙ 組織 組織 組織 組織 ﾌﾟﾛｾｽﾏｯﾌﾟ ﾌﾟﾛｾｽﾏｯﾌﾟﾌﾟﾛｾｽﾏｯﾌﾟ ﾌﾟﾛｾｽﾏｯﾌﾟ 各アクティ 各アクティ各アクティ 各アクティビティビティビティビティ HTML Wizard ＜ ＜＜ ＜Modeler＞＞＞＞ ＜＜＜＜Flow＞＞＞＞ Application Holder ASP ﾌｧｲﾙﾌｧｲﾙﾌｧｲﾙﾌｧｲﾙ IIS WEB ﾌﾞﾗｳｻﾞｰ WEB ﾌﾞﾗｳｻﾞｰ WEB ﾌﾞﾗｳｻﾞｰ Workflow Engine SQL サーバー プロセスマップ プロセスマップ プロセスマップ プロセスマップアクティブモデラーの作業
プロセスマップにアクティビティを配置 アクティビティ間のルートを設定 各アクティビティで使用するＨＴＭＬを作成 市販のHTMLエディターが使用可能 ＨＴＭＬをアクティビティにリンク 各アクティビティにおけるルールを記述 より細かいRuleは VBScript にての記述可能 この機能を通じて他システムのデータ参照、他システムへのデータ書き込みが可能 ＡＳＰプログラムを自動生成 組織、ユーザーマスター登録デモ
サイトからの申込み～支払までのフロー モデラーでプロセスを修正 申請の項目を追加 ルートの変更：金額にかかわらず承認プロセスが不要 フロープログラムの自動作成 データはＸＭＬで管理。データ定義は不要 各アクティビティにおけるより細かいRuleは VBScript にての記述可能 この機能を通じて他システムのデータ参照、他システムへのデータ書き込みが可能 サイトから サイトからサイトから サイトから 申込 申込 申込 申込 サイトから サイトから サイトから サイトから 申込 申込申込 申込 申請 申請申請 申請 申請 申請申請 申請 審査審査審査審査審査審査審査審査 承認承認承認承認承認承認承認承認 支払支払支払支払支払支払支払支払 1000万未満の申請万未満の申請万未満の申請万未満の申請Back Up 1:
ワークフロー、BPM製品の分類
プロセスのモニタリ ングは可能。 プロセスモデルのシミュ レーションは可能。プロ セスのモニタリングも 可能。 電子決済のモニタリ ングのみ可能。 プロセスモデルのシミュ レーションは可能。 シミュレーションと モニタリング 各業務システム間 のデータ連携や自 人間操作系を中心と する業務システムの構 庶務系申請や稟議 などの電子決裁 業務分析 適用分野 WSDLで記述された 外部のWebサービス を呼び出すプロセス を自動実行。業務 は外部にWebサービ スとして開発。 各アクティビティの処 理はVBScriptとして開 発。画面を伴わないア クティビティの自動実 行も可能。決裁処理 については自動生成。 システム化されるの は、起案・承認・差戻 しなどの決裁処理の み。 システム化はできない。 BPELを生成してEAIサー バに入力することも 可能。 システム化の範囲 自動化処理のプロ セスをモデリング。 人間操作系に記述 も可能。 人間操作系も自動化 処理も含めたビジネス プロセスをモデリング 電子決裁の稟議ルー トのみをモデリング 人間操作系も自動化 処理も含めたビジネ スプロセスをモデリン グ モデリングの範囲 WebMethods Websphere など アクティブフロー アクティブモデラー Notes WebCADDY など Microsoft VISIO Xupper など 代表的な製品 自動化処理を中心 自動化処理を中心自動化処理を中心 自動化処理を中心 とした としたとした としたBPMBPMBPMBPM製品製品製品製品 人間操作系を中心 人間操作系を中心 人間操作系を中心 人間操作系を中心 とした とした とした としたBPMBPMBPM製品BPM製品製品製品 電子決裁のための 電子決裁のための電子決裁のための 電子決裁のための ワークフロー製品 ワークフロー製品 ワークフロー製品 ワークフロー製品 モデリングツール、 モデリングツール、 モデリングツール、 モデリングツール、 ドローイングツール ドローイングツール ドローイングツール ドローイングツールBack Up 2:
アクティブフロー、モデラーの位置づけ
人間系 人間系 人間系 人間系プロセスプロセスプロセスプロセス 支援 支援 支援 支援 システム システム システム システムのののの 自動運用支援 自動運用支援 自動運用支援 自動運用支援 開発主導 開発主導開発主導 開発主導 高価 高価 高価 高価 安価 安価 安価 安価 ユーザ主導 ユーザ主導ユーザ主導 ユーザ主導 人間操作主導 人間操作主導 人間操作主導 人間操作主導 システム連携主導システム連携主導システム連携主導システム連携主導 モデリング モデリングモデリング モデリング/ シミュレーション シミュレーションシミュレーション シミュレーション モニタリング モニタリング モニタリング モニタリング 開発環境開発環境開発環境開発環境 ＢＰＭ ＢＰＭＢＰＭ ＢＰＭ EAI Vitria, WebMethod, BEA, IBM等 WF製品 ギャップ ギャップ ギャップ ギャップ モデリング製 品ESB製品(Sonic, Iona等)
実行環境 実行環境実行環境 実行環境 ASTERIA アクティブフロー アクティブフロー アクティブフロー アクティブフロー アクティブモデラー アクティブモデラーアクティブモデラー アクティブモデラー
受信トレイ 自分が処理すべきワークフロー案件（申請等）が届き ます。 新規作成 自分に権限のある申請の一覧から選択して、新規 に申請を開始します。 検索 過去の申請を検索できます。 特殊操作 代理申請等の設定を行います。 引き戻し（提出した案件の中止）や、 引上げ承認（承認階層を飛ばして承 認）を行います。 ワークフロープール 指定された複数メンバーの誰が処理 してもよい案件が表示されます。 管理ツール パスワードの変更や登録情報の変更 を行います。 ヘルプ ヘルプを表示します。
