（2016 年 8 月 3 日改訂）
業務実施契約における
精算報告書の作成方法について
２０１６年８月
独立行政法人国際協力機構
調達部
目 次
1. はじめに ... 1 2. 経理処理の基本ルール ... 1 (1) 証拠書類（領収書等）に基づく支出の確認 ... 1 (2) 業務上の必要性 ... 1 (3) 経済性・効率性 ... 2 (4) 精算上限額 ... 2 3. 経理処理のフロー ... 2 (1) 精算確定から支払までの所要期間 ... 2 (2) 基本的な流れ ... 3 4. 精算報告書等の提出先 ... 4 5. 精算報告書の構成 ... 4 6. 証拠書類（領収書） ... 7 7. 外貨交換レート ... 8 (1) OANDA レート ... 9 (2) その他のレート ... 9 (3) 個別対応 ... 9 8. 個別項目における留意事項 ... 9 (1) 旅費（航空賃） ... 9 (2) 旅費（その他） ... 11 (3) 一般業務費 ... 11 (4) 機材購入費 ... 13 (5) 機材送料 ... 13 (6) 再委託費 ... 13 (7) 国内研修費 ... 14 9. 2014 年 7 月以降の変更点 ... 14 (1) 一般業務費支出総括表 ... 14 (2) 業務従事者の従事計画・実績表 ... 15 (3) 費目（中項目）間流用の打合簿なしでの運用 ... 15 (4) 航空賃に係る変更点 ... 15 (5) 領収書の要件の整理 ... 16 (6) 精算報告書提出期限の延長 ... 171. はじめに 業務実施契約において業務が完了した際に、受注者は契約金額精算報告書（以下、 「精算報告書」）を提出し、精算金額を確定させたうえで、支払いを請求することと なります。 精算報告書については、詳細な様式が設定されており、本資料は、その様式の記載 方法、精算報告書の取りまとめ方法を解説しています。 本資料は、2014 年 4 月に公表された同名資料の改訂版となりますが、追加記述した 内容は、現行の運用を明文化したもの、運用を緩和したものに限られますので、本資 料の公開日から、全ての業務実施契約に適用します。これによりがたい事情がある場 合は、旧資料に基づく精算での可否を検討しますので、事前に JICA にご相談願いま す。 なお、精算報告書作成に当たっては、この資料の他、契約金額内訳の構成や経費費 目の考え方については「コンサルタント等契約における見積書作成ガイドライン」、 契約履行期間中の経費の取扱いにかかる手続きについては「業務実施契約における契 約管理ガイドライン」の理解が必須ですので、併せて参照してください。 2. 経理処理の基本ルール コンサルタント等契約については、途上国における業務の不確定性を踏まえ、当該 業務に係る経費を契約締結時に前もって確定させることは困難であるとの考え方か ら、これを概算契約とし、業務完了時に精算を行っています。 特に直接経費については、以下の４つの要件が全て満たされているかとの視点から 精算報告書の検査を行いますので、予めご留意願います。 (1) 証拠書類（領収書等）に基づく支出の確認 証拠書類に基づき、受注者が実費を負担したことが確認できる経費を精算します。 このため、証拠書類が提示されない経費は精算の対象とはなりません。 証拠書類とは、「その取引の正当性を立証するに足りる書類」を示し、領収書又 はそれに代わるものです。 また、単に領収書があればよいものではなく、領収書として認められる要件1を満 たす必要があります。 (2) 業務上の必要性 契約に基づき実施した業務に関連して必要となり支出された経費のみを精算し ます。 具体的には以下の３点を確認します。 １） 各経費が規定されている用途の範囲2で支出されているか。 ２） 契約業務に関連した支出であるか。（一部経費については、打合簿等書面に よる監督職員の確認が必要です） 1 「４．精算報告書の構成【証拠書類に係る様式】（１）領収書の要件」を参照。 2 「コンサルタント等契約における見積書作成ガイドライン」の「第３章 直接経費の費目別説
３） 契約履行期間内に支出された経費であるか。 (3) 経済性・効率性 経済的、効率的な経費の支出となっているか3確認します。 (4) 精算上限額 各費目（大項目又は中項目）の契約時の金額（契約変更や費目間流用があった場 合はそれらを反映後の金額）を各費目の精算金額の上限とします。 また、費目（中項目）の支出の合計値に千円未満の端数がある場合、千円未満を 切捨てた額を支出額とします。 3. 経理処理のフロー (1) 精算確定から支払までの所要期間 精算報告書の提出から精算金額の確定までの所要期間は、精算報告書の内容 により異なります。 証拠書類が多量または精算報告書の内容に不備が多い等の場合は、確認や照 会、修正作業に時間を要し、金額の確定まで数ケ月を要する場合がありますの でご留意ください。 精算金額が確定しますと、機構より受注者へ精算額確定通知書を送付します ので、速やかに所定の請求書（様式 21）を作成し、最終成果品の確認後に機構 から送付した検査調書（オリジナル）を添付のうえ、機構へ送付してください。 請求書受理後、30 日以内に、機構から受注者指定の銀行口座へ振り込みます。 3 具体的には、①現地再委託や機材調達等の調達が「コンサルタント等契約における現地再委託 契約ガイドライン」や「委託契約等における機材調達・管理ガイドライン」に基づき経済性に配 慮して実施されているか、②契約時の単価を大幅に超えた支出となっている場合合理的な理由が あるか等について、確認します。
(2) 基本的な流れ
契約締結から支払いまでの基本的な流れは図１のとおりです。 図 1
4. 精算報告書等の提出先 提出書類 提出先 前払時 前払請求書、内訳書、保証書 調達部 契約第一課、第二 課 部分払時 部分払完了届 事業部 担当課 部分払請求書（検査通知後）、 内訳書、検査調書（原本） 調達部 調達支援センター 概算払時（期 末） 内訳書、検査調書（写し） 調達部 調達支援センター 精算時 精算報告書 調達部 調達支援センター 請求書（精算確定通知後） 検査調書 調達部 調達支援センター 5. 精算報告書の構成 精算報告書はＡ４版とし、紙ファイル等に綴じ込んでください。また、ファイル背 表紙にも案件名を記載してください。 報告書の構成は以下のとおりとなります。 【精算報告書本体】 （１）契約金額精算報告書の提出について（社印付） ... 様式１ （２）契約金額精算報告書表紙 ... 様式２ （３）精算報告書チェックリスト ... 様式３ （４）契約金額精算報告内訳書 ... 様式４ ・打合簿（写）（直接経費の費目間流用について） ・直接経費費目間流用計算表 ... 様式５ （５）精算報告明細書（直接人件費） ... 様式６ ・業務従事者名簿 ... 様式７ ・業務従事者の従事計画・実績表（監督職員確認印付）（写） ... 様式８ ・打合簿（写）（業務従事者の確定・交代について） （６）精算報告明細書（その他原価及び一般管理費等） ... 様式９ 【精算報告書証拠書類】 証拠書類のファイルでは、以下の費目毎に仕切紙を差込み、インデックスを添付 してください。 原則として、当該費目に係る明細書、証拠書類、その他資料（打合簿等）が１セ ットとなります。 （１）旅費（航空賃） ・精算報告明細書（航空賃） ... 様式 10 ・証拠書類附属書 ... 様式 11
（２）旅費（その他） ・精算報告明細書（日当・宿泊料等、特別手当） ... 様式 12 ・精算報告明細書（戦争特約保険料） ... 様式 13 ・証拠書類（戦争特約保険料）契約書・請求書（内訳明細書） （３）一般業務費 ・精算報告明細書（一般業務費） ... 様式 14 ・一般業務費支出実績総括表（監督職員確認印付）（写） ... 様式 15 ・一般業務費出納簿 ... 様式 16 注）一般業務費出納簿は、費目（小項目）毎かつ月毎に作成ください。 ・証拠書類（一般業務費） 【一般業務費定率化案件の場合】 ・精算報告明細書（一般業務費：定率化） ... 様式 17 ・一般業務費支出実績報告 ... 様式 25 注）精算報告書への添付は不要。履行期限から 90 日以内に提出。 （４）成果品作成費 ・精算報告明細書（成果品作成費） ... 様式 18 ・証拠書類（成果品作成費） （５）機材費 ・精算報告明細書（機材費） ... 様式 19 １）機材購入費 ・証拠書類（機材購入費） ・打合簿（写）（締結された機材調達契約の確認について） ２）機材送料 ・証拠書類（機材送料） （６）再委託費 ・精算報告明細書（再委託費） ... 様式 20 １）現地再委託費 ・証拠書類（現地再委託費） ・打合簿（写）（締結された現地再委託契約の確認について） ２）国内再委託費 ・証拠書類（国内再委託費） ・打合簿（写）（締結された国内再委託契約の確認について） （７）国内研修費 ・精算報告明細書（国内研修費） ... 様式 21 １）国別研修費 ・打合簿（写）（本邦研修員受入れ業務の完了の確認について） 添付１：研修詳細計画表（実績版） ... 様式 22 添付２：国別研修費明細書 ... 様式 23 ・証拠書類（国内研修費） ２）国内ワークショップ等開催費 ・証拠書類（国内ワークショップ等開催費）
Ⅰ.様式・明細の綴込例 （注）その他資料（打合簿等）の例 ・打合簿を取り交わした場合には打合簿の写（必ず関係者押印済みのもの）、 ・日本円で 200 万円を超える契約をした場合、または 200 万円以下でも現地傭人の傭上や車両借上 げが 30 日以上にわたる場合は契約書の写 様 式 - 9 精 算 報 告 明 細 書 様 式 - 8 業 務 従 事 者 の 従 事 計 画 ・ 実 績 表 業 務 従 事 者 名 簿 精 算 報 告 明 細 書 （ 直 接 人 件 費 ） 様 式 - 7 様 式 - 6 直 接 経 費 費 目 間 流 用 計 算 表 様 式 - 5 経 費 精 算 報 告 内 訳 書 様 式 - 4 経 費 精 算 報 告 書 の 提 出 に つ い て 様 式 - 1 様 式 - 2 経 費 精 算 報 告 書 様 式 - 3 精 算 報 告 書 チ ェ ッ ク リ ス ト Ⅱ． 費目別（中項目）の精算報告明細書等 そ の 他 資 料 （ 打 合 簿 等 ） 様 式 - 2 4 証 拠 書 類 附 属 書 精 算 報 告 明 細 書 （ ○ ○ 費 ） 様 式 - ○ ○ ○ 費 インデックス 仕切紙
【証拠書類に係る様式】 証書貼付台紙 ... 様式 24 6. 証拠書類（領収書） 証拠書類とは、「その取引の正当性を立証するに足りる書類」を示し、領収書又は それに代わるものです。 証拠書類（領収書）には、以下が求められるので、ご留意ください。 （１）領収書の要件 領収書には、①日付、②宛名（支払者）、③領収書発行者（支払先）、④受領印 又は受領者サイン、⑤支出内容（購入物品名、単価、数量、支払金額等）が明記 されていなければなりません。①日付、②宛名（支払者）、③領収書発行者（支 払先）の記載がない領収書は、精算の対象とはなりません。 また、領収書の記載が読み取れない場合（感熱紙の領収書の劣化に注意くださ い。）や領収書が修正されている（修正テープ、修正液等の使用）と判断される 場合は、精算の対象としません。 １）宛名 領収書の宛名（支払者）は、受注者の企業・団体名（共同企業体の構成員を 含む。）、プロジェクト名、JICA Study Team、JICA Project Team、又は業務従事 者名にて取付けてください。これら以外の宛名となっている場合は、その理由 を証書貼付台紙に記入してください。なお、現地での免税や付加価値税還付等 の手続きの関係上、JICA 事務所を宛名とする必要がある場合は、これを認めま す。 ２）領収印又は領収者サイン 領収印又は領収者サインが記載されていない場合は、その理由を証書貼付台 紙に記入してください。 ３）支出内容 支出内容が十分記載されていない場合は、請求書等内訳が記載された文書を 添付（簡単な場合は以下（６）に示す補記）してください。 （２）オリジナルの提出 証拠書類として提出する領収書は、原則として原本です（現地での免税手続き のためオリジナルを残せない場合等を除きます）。領収書以外の証拠書類につい ては、原本／写しの指定がない場合、原本でも写しでもどちらでも構いません。 なお、提出された証拠書類は機構の規定に基づき 10 年間保管しますが、受注者 が税務調査等によりこれら証拠書類のオリジナルを閲覧する必要が生じた際に は、その旨ご連絡いただければ対応します。 （３）クレジットカード払い 法人名義若しくは業務従事者名義のクレジットカードによる支払いも可能で あり、その際は、領収書を持って精算することとなります。領収書の取付けが困 難な場合は、カード明細書（写）及び購入の事実が分かる書類（納品書等）を持 って精算可能とします。適応される為替レートは、原則として現地で支払いを行 った月の JICA 指定レートとなります。なお、クレジットカード利用手数料は精 算対象外です。
国内送金・海外送金を問わず、銀行送金を行った場合においても、原則として 領収書を証拠書類とします。ただし、やむを得ず領収書が取付けられない場合は、 銀行が発行する振込金受領書、外国送金依頼書等送金の事実が確認できる書類と ともに、送金先銀行口座が確認できる書類（銀行口座が記載された契約書、請求 書等）を証拠書類として精算報告書に添付してください。 また、現地での支払通貨と振込の通貨が異なる場合（現地通貨で契約を締結し、 US ドル建てで海外送金を行う場合等）、海外送金の証拠書類に為替レートが確認 できる書類を添付してください。海外送金の場合は、原則、送金時の為替レート を適用して精算します。 なお、銀行振込手数料は、「その他原価」に含まれるとの整理となりますので、 精算額として計上できません。 【海外送金手数料の例外】 日本国内又は現地国内での銀行振込手数料、並びに異なる国の間での海外送金にかかる 手数料については、その他原価に含まれるとの整理であり、精算対象となりません。 しかしながら、海外送金にかかる手数料については、以下のいずれかに該当する場合は、 一般業務費の中の「雑費」として、精算の対象とすることができます。 １） １件当たりの送金額が 100 万円以上である。 ２） １件当たりの送金額が 100 万円未満であるが、現地での支払い又は銀行振込が困難 である（理由書を添付すること）。 ただし、海外送金は高額の支払いをまとめて行うこと、少額の支払は現地で行うことを 原則としますので、理由なく同じ送金先に繰り返し海外送金した場合や少額の海外送金に かかる手数料は精算の対象となりません。 （５）証拠貼付台紙 証拠書類は、証書貼付台紙に必要な事項が確認できるように糊付け（ホッチキ ス、テープ不可）してください。ただし、Ａ４版の証拠書類の中に必要事項がす べて明示されていれば、証書貼付台紙に貼付する必要はありません。 （６）証拠書類の補足説明（補記） 証拠書類を補足する説明（補記）は、証書貼付台紙又は証拠書類の余白部分に 以下の要領で記入してください。 １）補記は、原則、証書貼付台紙の余白にペンで記載してください。あるいは、 証拠書類をコピーしてペンで記載することでも構いません。 ２）証拠書類そのものへの補記は、現地語の和訳、読取困難（不明瞭）事項の補 筆等に限るものとし、必ず鉛筆で記入してください。 ３）証書貼付台紙を利用しないＡ４版の証拠書類では、コピーを作成してペンで 記載するか、あるいは証書貼付台紙を付してペンで記載してください。 ４）補記に押印は不要です。 7. 外貨交換レート 精算報告書作成に当たり、外貨で支出された経費を邦貨に換算する場合は、機構が 定める月毎の（固定）外貨交換レート（以下、「JICA 指定レート」）を適用してくださ い。具体的には、領収書の日付が属する月の JICA 指定レートを適用してください。 なお、外貨交換手数料は精算の対象外です。 JICA 指定レートが設定されていない国については、以下のとおり取扱います。
(1) OANDA レート
「OANDA, the Currency Site」（http://www.oanda.com/）にレートが記載されてい る場合、前月最終営業日付の円売り現地通貨買いのレート（Interbank rate）の小 数点第４位以下を切捨てたものを当該月の適用レートとします。なお、確認する レートは、１現地通貨＝***日本円の形で確認してください。また、１現地通貨 当たりの日本円が１円に満たない場合は、１以上になるように 10Ｘ倍した後に、 小数点第４位以下を切捨てたものを適用してください。 精算報告書には、当該ＨＰを印刷し、月毎に添付してください。 【例】 １）１現地通貨＝66.30743 円 ⇒１現地通貨＝66.307 円（小数点第４位以下を切捨て） ２）１現地通貨＝0.0966214 円 ⇒100 現地通貨＝9.66214 円（100 倍） ⇒100 現地通貨＝9.662 円（小数点第４位以下を切捨て） ⇒１現地通貨＝0.09662 円 ３）１現地通貨＝0.10575 日本円 ⇒10 現地通貨＝1.0575 円（10 倍） ⇒10 現地通貨＝1.057 円（小数点第４位以下を切捨て） ⇒１現地通貨＝0.1057 円 OANDA レートが必ずしも適切なレートを表示していないと判断される場合（有 効桁数が極端に小さい等）、（２）その他のレートを利用することを認めます。 (2) その他のレート JICA 指定レート及び OANDA レートともに掲載されていない国の通貨は、以下の ①、②、③の優先順位により前月末日付の外貨交換レート（T.T.BUYING）の証明 に必要な証拠書類を受注者が収集し、採用・適用します。 なお、インターネット上に公表されている①、②、③を証拠書類とする場合、 当該ページにおいて公表元のＨＰであることが確認できれば、発行元の確認印は 必要ありません（確認できない場合は、発行元の確認印を取付けてください）。 ① 当該国の中央銀行のレート ② 当該国の商業銀行のレート ③ 当該国の公式両替所において両替したレート (3) 個別対応 現地の事情により JICA が特に必要と認める場合、外貨交換証明書に基づいた 外貨交換レートを適用することがあります。具体例としては、現地再委託等に係 り海外送金を行う場合、送金に際して適用された外貨交換レートの適用を認めて います。 8. 個別項目における留意事項 (1) 旅費（航空賃） １）航空賃精算の原則 旅費（航空賃）については、契約で合意された航空賃単価、渡航回数、航空 券クラス、渡航経路、航空会社の範囲内で、実費を精算することが原則です。 しかしながら、航空賃については、価格の変動が大きいこと、座席確保が困
難となりやむを得ず渡航経路や航空会社を変更する可能性があること、場合に よってはフライトの変更やキャンセルの可能性もあることから、以下について は、証書貼付台紙（旅費（航空賃））（様式 11）において、正当な理由（会社都 合、自己都合は認められません。）が記載されていることをもって、当該変更 等に係る経費を精算対象とすることを認めます。また、その結果、契約金額を 超えた場合にも、契約金額を超えて精算金額を確定します（契約約款第 14 条 参照）。 ａ）航空賃の価格上昇（契約金額単価の超過） ｂ）渡航経路の変更 ｃ）航空会社の変更 ｄ）フライトの変更またはキャンセルによる手数料の発生 変更手数料及び取消手数料については、航空会社による手数料の他に、旅行代理店 の手数料が発生する場合があります。旅行代理店の手数料については、当該代理店の 規定に基づくものとしますが、上限を 5,000 円（税抜）とします（2014 年 7 月 1 日以 降の渡航（日本等の出発地を出発することを指す。以下同じ。）に適用）。 なお、精算できる航空賃は、実際に使用したものに限ります。払戻不可、日 程変更不可等の航空券を利用した際に搭乗ができなくなり、新規に航空券を買 い直した場合においては、搭乗できなかった航空券については精算の対象とな りません。 ２）航空賃の証拠書類 証拠書類としては、e-ticket と旅行代理店等からの領収書が必要です。領収 書には、旅費（航空券）の内訳（航空券代、週末・特定曜日料金加算、航空保 険料、燃油特別付加運賃、国内外空港施設使用料／空港税、旅客保安料、発券 手数料）が明記されていることが必要です。航空券の内訳を明示した領収書を 提出できる旅行代理店を利用してください。 なお、e-ticket については、2014 年 7 月 1 日以降の渡航について、金額の 記載のないものは認めません。包括旅行（IT: Inclusive Tour）チケットなど は、e-ticket に金額の記載がないため、旅行代理店が発行する領収書があった としても、価格の妥当性が確認できないため、証拠書類として認めません。ま た、旅行代理店が発行する領収書の金額（発券手数料等を除く。）が e-ticket の記載金額を超える場合、超えた金額は精算対象外といたします。 日程や渡航経路を変更した場合、変更後の e-ticket を提出してください。 【普通運賃等の利用】 2014 年 7 月 1 日以降の渡航については、渡航予定日において、ZONE-PEX 運賃又はビジネ スクラス正規割引運賃の座席に空席がない場合等においても、IATA-PEX 運賃や普通運賃（以 下、「普通運賃等」。）の利用は認めません。渡航予定日の変更、渡航経路の変更、航空会社 の変更等により、座席を確保願います。このため、航空券の予約はできるだけ前もって手続 きしてください。 ただし、安全対策上等の必要性に基づき普通運賃等で契約が締結されている場合や座席が 確保できないにもかかわらず監督職員が当該日の渡航を打合簿で指示した場合、不可抗力の 発生により緊急に避難する必要がある場合等は、普通運賃等の利用を認めます。 【会社都合、自己都合による航空賃の精算】 会社都合や自己都合等によるビジネスクラスや正規運賃の利用、渡航経路の変更（日本の 発着を成田空港・羽田空港からその他の国内空港に変更する場合も渡航経路の変更としま
す。）、航空会社の変更等を行った場合、実際の搭乗日の ZONE-PEX 運賃（ビジネスクラスで 契約している場合は正規割引運賃）に係る「運賃証明書」による運賃を上限に精算します。 また、会社都合や自己都合等によりフライトを変更した場合の手数料等については、精算 の対象とはなりませんので、ご留意ください。 【現地発券】 本邦発券よりも安価となるとの前提で、現地発券・現地購入を認めます。ついては、現地 発券・現地購入する場合、為替レートの急激な変動等により本邦発券より高額にならないか、 常時確認してください。 なお、利用の条件は本邦発券の場合と同一とします。すなわち、本邦発券 ZONE-PEX 運賃 を下回る現地発券ビジネス運賃があったとしても、「安価」を理由としたビジネスクラスの 利用は認められず、現地発券 ZONE-PEX 運賃を利用いただくことが原則です。 【その他留意事項】 ・ 2014 年 7 月 1 日以降の渡航について、本邦発着を成田空港／羽田空港の間で変更する場 合は、渡航経路の変更と位置付けず、理由の記載を不要とします。その他の国内空港間 での発着の変更は、渡航経路の変更となりますので、証書貼付台紙（旅費（航空賃））（様 式 11）に理由の記載が必要です（会社都合や自己都合の場合は、契約と同じ経路・航空 会社・クラスによる実際の搭乗日の「運賃証明書」による運賃が上限となります）。 ・ 契約履行途中に業務従事者がビジネスクラスの利用が認められる学卒年次になった場 合、これまで運用として当該月以降の渡航についてビジネスクラスの利用を認めていま したが、2014 年 7 月 1 日以降の渡航については、これを認めないこととし、契約書に記 載された航空賃クラスによる渡航を原則とします。なお、継続契約に際しては、継続契 約締結時点の学卒年次に基づく航空賃クラスの見直しは可能です。 ・ エクセスについては、「機材費」の「機材送料」にて精算してください。 ・ 現地業務を他の業務（当機構の業務か否かを問わない。）と継続して実施する場合、航 空賃、日当・宿泊料等の分担方法を打合簿にて確認してください（詳細は、「業務実施 契約における契約管理ガイドライン」参照）。 (2) 旅費（その他） 旅費（その他）には、日当・宿泊料、内国旅費、戦争特約保険料及び特別手当 が含まれます。精算に際しては、実績に基づき経費を計上し、契約金額内訳書の 費目に記載されている金額（流用若しくは契約変更している場合は、流用後若し くは契約変更後の金額）を上限として精算します。 (3) 一般業務費 １）契約書等 １件（１契約）200 万円以上の支出では、原則として契約書（写）を添付し てください。傭上や借上げが 30 日以上に亘る場合、原則として 200 万円未満 でも契約書（写）を添付してください。 翻訳費などを単価ベースで発注し、結果的に 200 万円を超えた場合等につい ては、発注書等で代替可能です。その場合は理由を付してください。 また、個人との契約の場合、個人のサインのみではなく、ブロック体等の判 読可能な文字で個人名を記載してください。 ２）現地傭人・車両借上げ 現地人材の雇用及び車両の長期借上げを行う場合には、日々の労務管理や運
行表を添付する必要はありませんが、適切に労務管理等が行われたと客観的に 判断される書類（少なくとも雇用者やドライバーの確認印またはサインを確保 してください。）を作成し、契約書に基づき定められた期間保管してください。 また、領収書は、「一式」とするのではなく、少なくとも単価×数量の記載 を求めてください。領収書の記載で支払対象期間及び金額内訳が十分に読み取 れない場合付は、証書貼付用台紙に、支払対象期間（契約期間、支払月等）及 び金額内訳（日額単価×日数、時間外借上単価×時間数、残業代時間単価×時 間数等）を補記してください。 ３）現地傭人の本人確認 一般傭人費又は特殊傭人費で現地人材を雇用する場合には、雇用した傭人の 実在を証明する書類として、①本人が確認できる公的書類（写真付ＩＤ、運転 免許書等）の写し、②連絡先（住所、連絡番号等）の情報を事後に提供して頂 く場合があります（精算報告書への添付は不要です）。受注者は契約終了後も これら情報を提供できるよう、契約書に定められた期間、保管してください。 ４）セミナー等の参加者名簿 セミナー等での会議室使用料（賃料借料）や軽食飲料費用（雑費）を直接ホ テル等に支払う場合、証拠書類として参加者名簿の提出を求めることはしませ ん（業務実施の記録としての参加者名簿の作成は必要です）。ただし、日当（旅 費・交通費）など参加者への直接支払が発生する場合には、参加者から領収書 を取付け、精算報告書に添付してください。 ５）現地研修参加者等への日当・宿泊料等の渡切単価設定 現地研修参加者等への日当・宿泊料及び交通費等を設定した単価で渡切とす る場合、打合簿が必要となります（詳細は、「業務実施契約における契約管理 ガイドライン」参照）。 ６）通信運搬費 プリペイド式電話カード等の購入代金を精算する場合はカード本体は証憑 書類としては認められません。領収書を添付してください。 ホテル等からの通話料については業務上の通話である事を確認する必要か ら通話記録明細を添付してください。同明細の様式は問いませんが、通話先電 話番号だけでなく、業務連絡であることを確認できるように用務先を補記願い ます。 【一般業務費定率化】 （１）基本的な考え方 一般業務費定率化の対象となっている契約については、契約において、一般業務費を＜ 現地業務期間分の直接人件費×定率＞で定めています。精算においても、精算額は、＜現 地業務期間分の直接人件費の実績×定率＞により算出されます。 （２）提出書類 定率化対象の契約の場合、精算報告書には精算報告明細書（一般業務費：定率化様式） のみを添付し、一般業務費出納簿及び証拠書類の提出は不要です。ただし、証拠書類は、 契約書に基づき、定められた期間保管してください。 （３）実績報告 履行期限の翌日から起算して 90 日以内に、精算報告書とは別に、一般業務費の支出実 績にかかる「一般業務費支出実績報告」（様式 25）を提出してください。 定率化による精算金額と「一般業務費支出実績報告」の金額に過不足が生じている場合
においても、機構が返納を求めたり、追加支払いをすることはありませんが、両者の差が 著しく大きいと判断される場合は、証憑書類の提出や事実確認のための説明を求めること があります。 また、定率化対象の契約については、一部契約を抽出し、事後的に実績報告の証拠書類 を確認することがあります。 （４）費目間流用 一般業務費定率化の対象契約においては、一般業務費と他費目との流用は認められませ ん。 (4) 機材購入費 １）機材購入 機材の購入については、「委託契約等における機材調達・管理ガイドライン」 に則り手続きを進めてください。精算に必要な証拠書類は、以下のとおりです。 ①契約金額が 160 万円を超える機材調達の場合 ・調達経緯説明書（打合簿写し。契約書を作成した場合は、契約書を含む。） ・検査調書（契約金額が 300 万円以下の場合、検収確認印付の納品書又は請 求書にて代替可能。） ・領収書 ②契約金額が 160 万円以下の機材調達の場合 ・検収確認印付の納品書又は請求書、或いは検査調書 ・領収書 なお、単価が 5 万円以下の物品は、「消耗品」に分類され、一般業務費の中 の「消耗品費」の項目（小項目）で精算することとなりますので、ご留意くだ さい。 ２）機材損料 機材損料の精算には、契約書の契約金額内訳書に記載された損料単価で精算 します。契約金額内訳書に損料単価の記載がない場合は、打合簿にて、損料単 価を設定、確認する必要があります。 (5) 機材送料 機材等の輸送料（本邦⇒現地、現地⇒本邦）を輸送代理店等へ依頼した場合は、 輸送代理店等が発行する領収書とともに、輸送会社が発行する以下の書類（写） も提出してください。また、証書貼付用台紙には、送付物及び送付先を記載して ください。
１）海送 ... Bill of Lading, Invoice, Packing List ２）エア・カーゴ ... Air Waybill, Invoice, Packing List ３）アナカン ... Air Waybill, Invoice, Packing List ４）国際宅急便（DHL、OCS、EMS 等） ... 内訳書、送り状
５）エクセス ... 超過荷物券（Excess Baggage Ticket） エクセスについては、業務従事者の渡航と同一の日付であること、超過荷物券 に、日付、利用者名、重量単価、重量、金額、運搬期間、支払い方法、チケット ナンバーが記載されていることを条件とします。
ガイドライン」に則り手続きを進めてください。精算に必要な証拠書類は、以下 のとおりです。国内再委託契約についても、精算に必要な証拠書類は同様としま す。 １）調達経緯説明書（打合簿写し。契約書を含む。） ２）再委託先からの請求書及び領収書 なお、現地再委託費については、為替レートによる差損により円建ての費用が 増加し、契約金額を超えた場合にも、契約金額を超えて精算金額を確定します（契 約約款第 14 条及び「業務実施契約における監督検査ガイドライン」参照）。 契約の総金額を超えた場合、現地再委託費の為替レート差損についての打合簿 （写）が必要です。 (7) 国内研修費 研修員受入事業については、「コンサルタント等契約における研修実施ガイド ライン（2014 年 4 月）」に則り手続きを進めてください。精算に必要な証拠書類 は、以下のとおりです。 １）本邦研修員受入れ業務の完了確認（打合簿写し。） ２）研修詳細計画表（実績版）（様式 22：打合簿の添付資料） ３）国別研修費明細書（様式 23：打合簿の添付資料） ４）各種領収書等 ａ）諸謝金 研修講師又は見学先の受取印またはサインのある領収書が必要です。ただ し、源泉徴収する場合は、源泉徴収額を差し引いた額の領収書で構いません。 その際、証書貼付台紙に源泉徴収している旨とその額を記載ください。 なお、見学謝金をお菓子等の粗品に替えた際は、その購入の際の領収書を 貼付願います。 ｂ）研修実施諸費 領収書が必要です。ただし、機材借料損料のうち損料については、受注者 所有の機材を対象としているため、事前に損料単価を監督職員が確認した上 で、使用実績の証明を付して、損料を算出してください。 ｃ）研修同行者等旅費 交通費のうち、鉄道運賃と船賃はネット上の料金表（乗換案内等）を印刷 して添付してください。交通費のうち、航空賃の場合は領収書と e-ticket、 タクシー代については領収書の提出が必要です。 日当・宿泊料については、定められた単価に実績を乗じて算出しますので、 研修工程実績表と国別研修費明細書以外は必要ありません。 9. 2014 年 7 月以降の変更点 (1) 一般業務費支出総括表 「業務実施契約における契約管理ガイドライン」の導入に伴い、費目（小項 目）間流用は、これまでの「必要に応じ担当事業部に相談し、打合簿等の必要 な対応を実施」から、「受注者の裁量」と整理されました。 この受注者の裁量権の拡大に伴い、精算報告書の検査おいて、一般業務費に おける個別支出が「業務に関連した必要な支出であったか？」を確認するため
の手段として、「一般業務費支出総括表」が導入されました。 一般業務費支出総括表は、一般業務費について、契約金額内訳書と比較して 実際受注者がどのような支出を行ったかを分かり易く総括することにより、そ の支出内容が「業務に関連して」支出されたことを監督職員が確認するもので す。この総括表の導入に伴い、調達部での一般業務費の検査が、領収書の確認 等に集中できることとなります。 (2) 業務従事者の従事計画・実績表 「業務実施契約における契約管理ガイドライン」の導入に伴い、業務従事者 の従事時期及び場所等の確定又は変更が「受注者の裁量」と整理されたことか ら、精算報告書の検査おいて、業務従事者の従事実績を正確に把握するため、 コンサルタント業務従事月報に添付されている「業務従事者の従事計画・実績 表」の最終確定版を精算報告書に添付頂くこととなりました。 「業務従事者の従事計画・実績表（最終確定版）」は、監督職員の確認を経 たものを提出願います。 (3) 費目（中項目）間流用の打合簿なしでの運用 費目（中項目）間流用には打合簿が必要ですが、精算報告書作成過程等で発 生する軽微な流用の必要性に対応するため、その流用額（増額）が当該費目（中 項目）の額の 5％か 50 万円のいずれか低い金額の範囲内である場合に限り、打 合簿なしで流用することを認めます。 この運用で流用を行う場合には、新しく様式を作成した直接経費費目間流用 計算表（様式５）に、必要な情報を記載頂くことにより、流用を確認すること となります。 (4) 航空賃に係る変更点 ａ）普通運賃等の利用の廃止 これまで渡航予定日に正規割引運賃による座席が確保できない等の場合、 IATA-PEX 運賃や普通運賃（以下、「普通運賃等」。）の利用を認めていました が、2014 年 7 月 1 日以降の渡航については、不可抗力の発生や監督職員が 指示する場合、契約で認められている場合等を除き、普通運賃等の利用を認 めません。 なお、自社都合等で普通運賃等を利用する場合は、正規割引運賃との差額 を負担して頂きます。 ｂ）渡航経路変更に係る打合簿の廃止 これまで、渡航経路を変更した場合で、変更後の航空賃が契約金額単価を 超える場合、渡航経路変更の妥当性を確認する打合簿を必要としていました が、2014 年 7 月 1 日以降の渡航については、「証拠書類附属書（旅費（航空 賃））」（様式 11）に記載される理由をもって、渡航経路変更の妥当性を確認 します。 ｃ）契約書における利用予定航空会社の確認 同一渡航経路においても、航空会社により航空賃が大幅に異なることがあ
用を予定する航空会社を確認した上で、航空賃の契約単価を設定し、航空会 社の変更があった場合は、「証拠書類附属書（旅費（航空賃））」（様式 11）へ の理由の記載を必要とすることとします。 なお、現行の契約書（契約金額内訳書）には航空会社を記載していません が、2014 年 7 月 1 日以降の渡航については、契約交渉時の見積書の根拠と なった航空会社（複数でも可）と比較して、変更の有無を記載してください。 ｄ）成田空港／羽田空港間の発着の変更 2014 年 7 月 1 日以降の渡航については、本邦発着を成田空港と羽田空港 の間で変更する場合は、渡航経路の変更と位置付けず、「証拠書類附属書（旅 費（航空賃））」（様式 11）への理由の記載を不要とします。 【注意事項】 契約時に羽田空港発着を想定して契約したところ、実際には成田空港発着 を利用した場合、内国旅費（成田往復税抜 4,870 円）は、旅費（その他）の 枠内で精算対象とすることが可能です（日当、宿泊料、特別手当、戦争特約 保険料のみから流用が可能）。その他の空港発着で契約し、実際の発着空港 が変更される場合の内国旅費支出可否は検討を要するため、事前に相談願い ます。 ｅ）履行期間途中の航空券クラス昇格の廃止 これまで履行期間途中に業務従事者の学卒年次が上がった場合、航空券ク ラスの昇格を運用で認めていましたが、2014 年 7 月 1 日以降の渡航につい ては、この運用を廃止します。
ｆ）包括旅行（IT: Inclusive Tour）チケットの廃止
2014 年 7 月 1 日以降の渡航については、包括旅行チケット等、e-ticket に金額の記載がないものは、証拠書類として認めません。また、e-ticket の額面金額を超える請求も認めません。 ｇ）旅行代理店の変更手数料、取消手数料 2014 年 7 月 1 日以降の渡航については、旅行代理店の変更手数料、取消 手数料は、当該代理店の規定に基づくこととしますが、上限を 5,000 円（税 抜）とします。 ｈ）超過手荷物料金の取扱いの一本化 超過手荷物料金については、これまで旅費（航空賃）での計上についても 認めることとなっていましたが、2014 年 7 月 1 日以降の渡航については、 一律、機材費の機材送料で精算します。 (5) 領収書の要件の整理 領収書の要件として、①日付、②宛名（支払者）、③領収書発行者（支払先）、 ④受領印又は受領者サイン、⑤支出内容（購入物品名、単価、数量、支払金額 等）を規定した上で、①日付、②宛名（支払者）、③領収書発行者（支払先） の記載がない場合は、証拠書類として認めないことを明確化しました。その他、 領収書の要件を整理することにより、どのような領収書が認められるのか、明 らかにしました。 また、旧来の手引きにおいては、「現地の商習慣又はやむを得ない状況によ り証拠書類の取得ができない場合、添付された理由書の内容を精査し、精算金 額を確定する」旨の記載もあったが、証拠書類（領収書又はそれに代わるもの）
が貼付されない場合は、精算対象として認めないこととしました。 (6) 精算報告書提出期限の延長 「業務実施契約における契約管理ガイドライン」の導入に伴い、精算報告書 で求められる書類が増えたことから、調達部の了解を経た上で、精算報告書の 提出期限を履行期限後 30 日まで延期することができることとします（提出期 限延長に係る手続き及び申請書の様式は、ＨＰ「お知らせ」を参照）。
