事前申請: フォームとフィールド

(1)

事前申請:

フォームとフィールド

設定ガイド

最終更新日: 2016 年 5 月 13 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

(2)

改訂履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2016 年 5 月 13 日 [アクセス許可] セクションおよびガイドコンテンツを新様式に更新しました。内容の変更

はありません。

2015 年 11 月 17 日設定ガイド「事前申請: Risk Management Integration」の参照を、設定ガイド「事前申

請: Risk Management」に変更しました。その他の内容の変更はありません。

2015 年 8 月 14 日新 UI のスクリーンショットへ更新しました。内容の変更はありません。

2014 年 9 月 17 日新旧インターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありませ

ん。

2014 年 8 月 22 日ホテルおよびレンタカーのレンタル場所の詳細フィールドについての情報を追加しまし

た。

2014 年 5 月 15 日 [延長日数] フィールドの申請リストを削除しないよう伝える注意を追加しました。

2014 年 2 月 11 日 [プレビュー] フォームについての情報を追加しました。

2014 年 1 月 17 日 [フォームフィールド] タブでのフィールドの追加についての情報を追加しました。

2013 年 10 月 29 日以下の情報を追加しました：

• 申請リスクサマリーフォーム

• [場所の最高リスクレベル] および [主な目的地のリスクレベル] がヘッダーフォー

ムに追加できることを記載しました。

2013 年 2 月 25 日名称を Travel Request から Request に変更 - その他の内容に変更はありません。

2013 年 1 月 18 日出張予約と統合されている場合の [主な目的地の国] または [主な目的地の都市] フィール

ドについての情報を追加しました。

2012 年 12 月 28 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 12 月 14 日 [主な目的地の国] または [主な目的地の都市] フィールドについての情報を追加しまし

た。

2012 年 11 月 21 日 [仮払ポリシー固定限度額] フィールドについての情報を追加しました。

2012 年 7 月 13 日 [期間 (日数)] フィールドに関する情報を追加しました。

(6)

2012 年 5 月 18 日付録のカスタムフィールドのスクリーンショットを差し替えました。

2012 年 4 月 24 日都市および国フィールド（付録 – 特定のフィールドやフォームに関する注意事項）につい

ての情報を追加しました。

• [支払先] および [支払先名] フィールド（付録 – 特定のフィールドやフォームに関す

る注意事項）

• [都市] および [国] フィールド（付録 – 特定のフィールドやフォームに関する注意事

項）

• 既存のフィールド [支払先] を [サプライヤー単位の場所] に変更（付録 – 特定のフィールドやフォームに関する注意事項）

2012年3月23日同席者のフォームとフィールドについての注意事項を追加しました。

2012 年 3 月 6 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2011 年 12 月 16 日設定ガイド「申請処理」についての注意事項を追加しました。

2011 年 11 月 22 日処理者および仮払申請に関する情報を追加しました。

• セグメントのカスタムフィールド（代理店予約済の出張のみ）

• 予想経費の申請エントリフォーム

2011 年 9 月 23 日 [フォームフィールドの修正] に行区切りを追加しました。

2011 年 7 月 22 日ユーザーインターフェイスの変更 - 「申請」から「出張申請」へ変更しました。メニュー

オプションとスクリーンショットを更新しました。

[代理店オフィス] フィールドに関する情報を追加しました。

2011 年 6 月 20 日「付録 – 特定のフィールドやフォームに関する注意事項」を追加しました。

2011 年 6 月 3 日「申請」から「出張申請」に変更しました。他の変更はありません。

2011 年 5 月 20 日配賦についての情報に注意事項を追加しました。詳細は、設定ガイド「事前申請：配賦」

をご参照ください。

2011年3月18日連結リストの情報を追加しました。

(7)

2011 年 1 月 21 日以下を変更しました:

• 現在の機能セットに一致するよう更新を行いました。

• 著作権を更新し、商標を変更しました。

2010年10月15日初版発行

(8)

(9)

フォームとフィールド

セクション 1: アクセス許可

ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて Concur クライアントサポートにご依頼ください。

セクション 2: 申請 / 購買申請 / 事前申請

事前申請サービス（旧称購買申請）は、Request または Concur Request とも呼ばれます。

セクション 3: 事前申請の機能の概要

ユーザーへの表示、承認者への表示、ワークフロー設定、基本的な設定など、申請の全般情報については、設定ガイド「事前申請 : Overview」をご参照ください。

セクション 4: 申請構成

事前申請に関する実装をすべて行った場合でも、全機能は利用可能な状態になりません。

実装 事前申請の利用

スタンドアロン必須

経費精算と統合（出張予約なし）必須

(10)

実装 事前申請の利用

出張予約と統合（経費精算なし）必須

経費精算および出張予約と統合必須

セクション 5: 用語

下記の例では、事前申請モジュールにおけるフォームの表示について説明しています。

フォームとフィールドで使用している用語および定義は次の通りです。

用語定義

フォーム「フォーム」はユーザーが閲覧または入力できる構成可能なページです。フォーム内にフィールドのセットがあり、それぞれに対し 1 つのデータ項目を表示または入力して使用します。管理者は、フィールドの追加、削除、並び替えを行って、カスタムフォームを作成できます。

フォームタイプ

「フォームタイプ」はフォームの特定のタイプです。事前申請では、申請ヘッダーフォーム、配賦フォーム、様々なセグメント（空路、自動車など）フォームなどがあります

（詳細は下記を参照）。

(11)

用語定義

フィールド「フィールド」はフォーム内の 1 つのデータ項目を表示または入力する際に使用します。各フィールドのプロパティは、コントロールタイプ、幅、最大文字数などの固有の特徴があります。

フォームフィールド

管理者がフォーム上にフィールドを配置すると、「フォームフィールド」となります。

各フォームフィールドには、その特定のフォーム上のフィールドに対してのみ適用される固有の特徴的なプロパティがあります。たとえば、管理者がフォームフィールドの幅を変更すると、そのフォームのみが影響を受けます。別のフォームの同じフィールドや既定のフィールドには

影響しません。

データタイプ

すべてのフィールドには、日付、金額、リストなどの定義済のデータタイプがあります。

これらの項目の詳細は以降で説明しています。

セクション 6: フォームとフィールドの概要

[フォームとフィールド] ページには以下のセクションがあります。

• [フィールド] タブでは、すべての申請関連のフィールドに対し既定（一般）の属性を定

義します。

• [フォーム] タブでは、フィールドの割り当ておよび順序の変更を定義します。

• [フォームフィールド] タブでは、管理者が既定ではなくフォームに固有のフィールド

属性が必要な場合に、フォームに割り当てられたフィールドの属性を定義します。

• [連結リスト] タブでは、連結リストの定義を管理します。

• [検証] タブでは、データ入力が正確か確認するフィールドレベルの検証を作成します。



詳しくは、設定ガイド「検証（製品共通）」をご参照ください。

(12)

フォームの概要

事前申請では、標準の従業員フォームに加えて下記のリストを使用できます。

申請ヘッダーフォーム

これは既定のヘッダーフォームで、事前申請の全般情報が含まれています。

申請セグメントフォーム

既定のセグメントフォームは様々な種類があります。空路、レンタカー、食事、イベント、ホテル、リムジン、駐車場代、鉄道、タクシー、および「その他」に対応する各フォーム、さらに、

管理者が追加のセグメントタイプを作成するフォームがあります。

(13)



セグメントタイプの定義についての詳しい情報は、設定ガイド「事前申請：セグメントタイプ」をご参照ください。

申請のセグメントカスタム情報フォーム

これは既定のカスタム情報フォームで、セグメントフォームと連動して使用するカスタムフィールドを含んでいます。

(14)



セグメントカスタムフィールドおよびセグメントカスタム情報フォームについての詳細は、このドキュメントの最後にある「付録 – 特定のフィールドやフォームに関する注意事項」をご参照ください。

(15)

申請エントリフォーム

既定の申請エントリフォームで、事前申請の [経費] タブで予想経費に対し利用可能なフィールドを定義します。



[経費] タブについての詳しい情報は、設定ガイド「事前申請：予想経費」をご参照く

ださい。

申請配賦フォーム

既定の配賦フォームで、配賦を定義します。

(16)



配賦についての詳しい情報は、設定ガイド「事前申請：配賦」をご参照ください。

申請の仮払フォーム

既定の仮払フォームで、仮払申請のフィールドを定義します。仮払フォームは、[仮払申請] フ ィールドが申請ヘッダーフォームに追加されると利用可能になります。



仮払申請についての詳しい情報は、設定ガイド「事前申請：仮払申請」をご参照ください。

申請のリスクサマリーフォーム

このフォームは許可は事前申請がリスクマネジメントと統合されている時のみ表示されます。

(17)

既定のリスクサマリーフォームで、[出張に関する勧告] タブで情報を提供します。



リスクマネジメントについてのさらに詳しい情報は、設定ガイド「事前申請： Risk Management」をご参照ください。

フォームの構成についての考察

次の点に注意してください。

• 管理者が実装時に実施できるフォームの数に制限はありません。

• すべてのフォームは申請ポリシーに割り当てられます。

• いずれのフォームも複数のポリシーと使用できます。

フィールドの概要

申請フィールドは次のとおりです。

• システム必須: このフィールドは、Concur が必須としているため、すべてのフォームに 設定する必要があります。

• Concur により定義済: このフィールドは、お客様の用途に基づいて Concur が作成し

ます。会社が導入した場合、管理者はこれをフォームに含めることができます。

• カスタム: カスタムフィールドは管理者が追加のデータを収集するために使用し、必須、

オプション、または非表示を定義することができます。

 申請ヘッダーフォーム、申請配賦フォーム、および申請エントリフォーム上のカスタムフィールドは、各フォームに設定され割り当てられます。

(18)

 セグメントのカスタムフィールドはひとつまたは複数のセグメントカスタム情報フォームに設定され割り当てられます。そして、主にカスタムフィールドの「セット」を作成します。各「設定」（セグメントカスタム情報フォーム）は、ポリシーをとおして各セグメントフォームに関連付けられます。



セグメントカスタムフィールドおよびセグメントカスタム情報フォームについての詳細は、このドキュメントの最後にある「付録 – 特定のフィールドやフォームに関する注意事項」をご参照ください。

データタイプおよびコントロールタイプ

それぞれのフィールドには、日付、金額などの定義済のデータタイプがあります。利用可能なタイプは以下の表に記載されています。

データタイプはフィールド値のあるデータベースの列に関連しています。よって、

• カスタムフィールドには構成可能なデータタイプを設定することができます。ただし、

管理者が一度カスタムフィールドのデータタイプを設定すると、フィールドが使用されたすべてのフォームに対し同様のデータタイプが設定されます。

• 他のすべてのフィールド（カスタムフィールド以外）は、変更不可の特定のデータタイプが設定され、それらは既存のデータベース列と一致します。

以下の表のとおり、各データタイプには管理者がフィールドの設定に使用できるコントロールタイプのリストがあります。

フィールドのデー

タタイプ 使用可能なコントロールタイプ

任意（カスタム）編集、複数行編集、整数、金額、チェックボックス、編集（日付ヘルパーあり）、

編集（日付ヘルパーなし）、ドロップダウンリスト

キー管理者には表示されず、選択できません。外部キー列用にシステムによって使用されます。

テキスト編集、複数行編集

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フィールドのデー

タタイプ 使用可能なコントロールタイプ

整数編集

金額編集

ブールチェックボックス、ブールドロップダウンリスト

日付編集（日付ヘルパーあり）

リスト編集（日付ヘルパーあり）、ドロップダウンリスト

連結リスト編集（連結リストヘルパーあり）

数値編集

既定値

フィールドは表示の既定値に設定できます。既定値には 2 つのソースがあります。

• コピーダウン: 従業員レベルのフィールドの情報は自動的に申請フィールドにコピーさ れます。

• 固定値: この値は管理者が申請フィールドに自動的に表示されるフィールドを定義する 際に入力します。

この値は初期設定のみで、従業員は（編集権限がある場合）変更することができます。

フィールドの構成についての考察

• データタイプはカスタムフィールドに対して構成可能ですが、フォーム上でフィールドを一度でも使用すると、管理者はデータタイプを変更できません。

(20)

• 管理者は複数のフォームでフィールドを使用できます（たとえば、異なるポリシーで使用される様々なヘッダーフォームにおいて）。フィールドを複数のフォームで使用する場合、使用するすべてのフォームでその目的が一貫している必要があります。

!

重要: ここで推奨されているのはベストプラクティスの提案であり、これを実行するシ ステム制御は存在しません。管理者が複数の目的のために特定のフィールドを許可する場合、ビジネスインテリジェンス用のデータ抽出また統合は、煩雑で複雑になり、使い物にならないデータを生み出す結果に繋がります。

• 複数のフォーム上で同じ目的で機能するフィールドは、各フォームに異なるラベルを割り当てることができます。

• 管理者が複数のフォームにあるフィールドを使用する場合、各フォームのフィールドアクセスプロパティが異なる可能性あります。たとえば、フォーム上で読取専用に定義されているフィールドが、他では変更可能になっている場合です。これは、それぞれのグループが若干異なる要件をもつ状況で起こり得ます。

リストフィールド

ほとんどのデータタイプは、テキスト、日付、金額などが一目瞭然ですが、一方で、リストにはいくつかの異なる特徴があります。

単純なリスト

• 検索ヘルパー内のすべてのリストフィールドは、ワイルドカード（*）検索をサポートしています。

• フィールドが、検索ヘルパーのある単純なリストとして設定されている場合、そのフィールドはヘルパーとともに表示され、ユーザーがリスト項目のテキストまたはコードのいずれかで検索できます。

(21)

• フィールドが、ドロップダウンのある単純なリストとして設定されている場合、そのフィールドのドロップダウンには最大 500 項目が表示されます。

500 項目よりも多い場合、フィールドは（上記と同様に）検索ヘルパーを持つテキストフィールドとして表示されます。

連結リスト

• フィールドが連結リストとして定義されている場合、連結リストには最大500項目が表示され、リストドロップダウン項目テキストやコードで検索できます。

検索結果が 500 項目以下の場合、検索の調整はブラウザ内で行われ、データベースアクセスの遅延を防ぎます。

例: 「Seattle」を検索したいとします。「Se」と入力すると、検索結果が 500 項目以下で表示されました。「a」を追加して「Sea」を検索すると、新しい検索結果ではなく、

以前の結果が絞り込まれます。

(22)

• 連結リストは、その名のとおり、2 つ以上のフィールドに関連があることを示しています。したがって関連付けられた連結リストフィールドに対し少なくとも2つのフィールドを設定する必要があります。設定しない場合、従業員がフィールドを使用するときにエラーが表示されます。

• 連結リストフィールドがフォーム上にある場合、同様のフォームまたはコピーダウンに関連するフォーム上にも、少なくとももう 1 つ、関連付けられた連結リストフィールドが必要になります。

• フィールドを連結リストフィールドとして定義する場合、以下の連結リストフィールドは読み取り専用としてマークできません。

特定のフィールドについての情報

いくつかのフィールドは一意または独自のものです。「付録 – 特定のフィールドやフォームに関する注意事項」をご参照ください。

フォームフィールドの概要

フォームフィールドについて以下に注意してください。

• [フォームフィールド] タブでの変更は、そのフォームで選択したフィールド（1 つま

たは複数）にのみ影響します。変更は、別のフォームの既定のフィールドにもその他のフォームにも影響しません。

• フィールドをフォームに追加した後に [フィールド] タブで加えた変更は、フォームフィールドに反映されない場合があります。

 管理者がフォームフィールドを編集した場合、既定のフィールドに加えた変更は、

フォームフィールド（[フィールド] タブ）に反映されません。

 管理者がフォームフィールドを編集していない場合、つまり既定のフィールド

（[フィールド] タブ）のままであれば、[フィールド] タブに加えた変更は、フォームフィールドに反映されます。

• 既定のフィールド設定を再適用する際、管理者はフィールドをフォームから削除して

（[フィールド] タブを使用）再追加できます。

(23)

セクション 7: 申請フォームとフィールドの基本処理

基本のステップは下記のとおりです。それぞれの詳細は以降のページで説明します。

1. [フォームとフィールド] ページで、以下の手順を実行します。

 フィールドの既定の設定を指定します（[フィールド] タブ）。

 それぞれの申請フォームを作成および設定します（[フォーム] タブ）。

2. [リスト管理] ページで、必要に応じて申請フォームに必要なリストを特定および作成し

ます。使用する連結リストの「レベル」を定義します。手入力またはインポートしてリストのデータを作成します。



詳細情報は、設定ガイド「製品共通：リスト管理」をお読みください。

3. [フォームとフィールド] ページで、フォームに合うようフィールドプロパティを追加

または編集します（[フォームフィールド] タブ）。たとえば、管理者がテキストボックスのリストの置換、またはフィールドで使用できる最大文字数を変更する場合に有効です。

その他の機能固有のドキュメント

下記にリストされたドキュメントは、フォームやフィールドの関連する機能に特定の情報が記載されています。

目的の情報 参考資料

配賦のフォームとフィールド設定ガイド「事前申請：配賦」

同席者のフォームとフィールド設定ガイド「事前申請：同席者」

仮払申請のフォームとフィールド設定ガイド「事前申請：仮払申請」

申請エントリのフォームとフィールド設定ガイド「事前申請：予想経費」

申請処理の要件設定ガイド「事前申請：申請処理」

(24)

リスクマネジメントのフォームとフィールド

設定ガイド「事前申請： Risk Management」

重要 - 経費精算レポートヘッダーフォームの変更

レポートヘッダーを使用した承認済の申請と新規の経費精算レポートの関連付けをユーザーに許可することができます。

許可するには、[管理] ＞ [経費精算] ＞ [フォームとフィールド] の順にクリックします。そして、経費精算レポートヘッダーフォームを [事前申請] のフィールドを追加します。

(25)

セクション 8: フォームとフィールドへのアクセス



フォームとフィールドへアクセスするには：

[管理] ＞ [事前申請] ＞ [フォームとフィールド] の順にクリックします。

セクション 9: 手順

–

フィールド

[フィールド] タブで既定のフィールド属性を修正します。

フィールドへのアクセス



[フィールド] タブにアクセスするには：

1. [フォームとフィールド] ページの [フォームタイプ] リストで、目的のフォームタイ

プを選択します。

2. [フィールド] タブをクリックします。

(26)

フィールドの修正



フィールドを修正するには:

1. [フィールド] タブで次のいずれかの操作を行います。

 目的のフィールドを選択して [フィールドの修正] をクリックします。

- または -

 フィールドをダブルクリックします（名前上だけでなく、行のどこでも可）。

[フィールドの修正] ウィンドウが表示されます。

(27)

2. 適切な項目を選択します。

フィールド 説明

フィールド名既定のフォームフィールドラベルです。フィールドの名前にアンダーラインが引かれています。

必要に応じて編集します。ここに入力された名前はフィールドを含む各フォームの既定（編集可能）のラベルです。

データタイプフィールドのデータタイプです。

利用可能なデータタイプは以下のとおりです:

(28)

• 金額 (通貨)

• ブール

• 日付

• 整数

• リスト

• 連結リスト



連結リストの操作については、本ガイドの「手順 - 連結リスト」

をご参照ください。

• 数字 (浮動小数点)

• テキスト

このデータタイプは、カスタムフィールドに対してのみ構成できます。すべてのその他のフィールドには、フィールド値を保持するデータベース列に関連付けられた固定データタイプがあります。

[データタイプ] リストから選択すると、ウィンドウが更新され、ほかの該 当するフィールドが表示されますので注意してください。以下が例です:

• [テキスト] を選択するときは、フィールドの最大長を入力するよう求め

られます。

• 連結リストを選択するときは、連結リストの定義の名前を入力するよう求められます。

• など

サイトが必須フォームにフィールドが必須かを指定します。

このチェックボックスを選択（有効化）すると、必須フィールドになります。

(29)

コントロールタイプ

各データタイプに関連するコントロールタイプを定義します。

ここに表示されるオプションは [データタイプ] フィールドで選択されたオプションによって決定されます。

データタイプ コントロールタイプのオプション

金額編集

ブールチェックボックス、ブールドロップダウンリスト

日付編集（日付ヘルパーあり）

整数編集

リストドロップダウンリスト、編集（リストヘルパーあり）

数値編集

連結リスト編集（連結リストヘルパーあり）

テキスト編集、複数行編集

既定の検証必要に応じて、フィールドに対して実行する定型の検証を選択します。

（あまり使用されていません）

注意: このフィールドが表示されるかどうかは、[データタイプ] フィール ドで選択したオプションに応じて決まります。



詳細については、設定ガイド「検証（製品共通）」をご参照ください。

既定値タイプフィールドは表示の既定値に設定できます。既定値には 2 つのソースがあります。

• コピーダウン: 従業員レベルのフィールドの情報は自動的にこのフィー ルドにコピーされます。

• 固定値: ここに入力した値は、ユーザーに自動的に表示されます。

この値は初期設定のみで、従業員は（編集権限がある場合）変更することができます。

(30)

アクセス権このフィールドがあるフォームを使用するロールごとに付与するアクセスレベルを指定します。

[修正]、[読取専用]、または [非表示] を選択できます。

注意: 必須フィールドには [非表示] を指定しないでください。



申請処理（TMC 代理店および事前申請管理者）のフィールドアクセス権についての詳しい情報は、設定ガイド「事前申請：申請処理」をご参照ください。

3. [保存] をクリックします。

セクション 10: 手順 - フォームフィールド

[フォームフィールド] タブには、現在各フォームに割り当てられているフィールドが表示され ます。フォームフィールドでは、[フォームフィールド] タブを使用して、編集、フォームへの追加、フォームからの削除ができます。

NOTE: 空路および鉄道のフォームフィールド：空路および鉄道のフォームタイプに対し、日

付フィールドはフォーム上には必要ありませんが、ユーザーがフォームを完成させる際に必要になります。出発日または到着日のいずれかがデータベースに保存されます。

フォームフィールドへのアクセス



[フォームフィールド] タブにアクセスするには：

1. [フォームとフィールド] ページで、フォームタイプをクリックします。

(31)

2. [フォームフィールド] タブをクリックします。

3. フォーム名をクリックしてフォーム上のすべてのフィールドを確認します。

フォームフィールドの修正



フォームフィールドを修正するには:

1. 次のいずれかの操作を行います:

 複数のフィールドを選択する場合、Shift + クリックまたは Ctrl + クリックを使用します。[フォームフィールドの修正] をクリックします。

- または -

 単一のフォームフィールドを修正する場合、フォームフィールド名をダブルクリックします。

[フォームフィールドの修正] ウィンドウが表示されます。表示される情報は、選択し たフィールドがひとつか複数かによって異なります。

(32)

選択したフィールドがひとつの場合、下図のようにすべてのフィールドが表示されます。

(33)

(34)

 [フィールドの修正] ウィンドウのように、ここの表示されるフィールドは選択され

たフィールドによって異なります（カスタム、日付、コメント、など）。

 [このフィールドの後に行区切りあり] チェックボックスは、セグメントフォーム

以外のすべての申請フォームに表示されます。

(35)

選択したフィールドが複数の場合、下図のように一般的なフィールドのみが表示されます。

2. 必要な変更を加えます。

(36)



表示される様々なフィールドについての情報は、本ガイドの「フィールドの修正」をご参照ください。

フォームフィールドの移動



フォームフィールドの並び替えまたは順序を変更するには：

1. [フォームフィールド] タブでひとつまたは複数のフィールドをクリックします。

2. ドラッグアンドドロップで新しい場所へ移動します。

フォームへのフォームフィールドの追加

[フォームフィールド] タブまたは [フォーム] タブを使用して、フォームへフォームフィール ドを追加できます。



フォームフィールドタブからフィールドを追加するには：

1. [管理] ＞ [事前申請] ＞ [フォームとフィールド] の順にクリックします。

2. をクリックして目的のフォームのフィールドを展開します。

(37)

3. フォーム上のフィールドのいずれかを選択します。（これにより、[フィールドの追加]

ボタンがアクティブ化されます。）

 追加したフィールドは [フォームフィールド] タブで選択したフィールドのすぐ下に表示されます。

NOTE: [フォーム] タブを使用してフィールドを追加することもできます。その場

合、新規追加されたフィールドはフィールドリストの下部に表示されます。

 [フォームフィールド] タブを使用して、複数のフィールドを追加できますが、一度

につきひとつのフォームに対してのみになります。[フォームフィールド] タブで複数のフィールドを選択すると、[フィールドの追加] ボタンは利用できなくなります。

NOTE: [フォーム] タブを使用して、ひとつ以上のフィールド、またはひとつ以上

のフォームを（同時に）追加できます。

4. [フィールドの追加] をクリックします。[フォームへのフィールドの追加] ウィンドウ

が表示されます。

5. [フォームへのフィールドの追加] ウィンドウで、ひとつまたは複数のフィールドをクリ

ックします。

6. [フィールドの追加] をクリックします。選択されたフィールドは [フォームフィール

ド] タブの、もともと選択していたフィールドのすぐ下にに表示されます。

フォームフィールドの削除



フォームフィールドを削除するには:

1. [フォームフィールド] タブでひとつまたは複数のフィールドをクリックします。

2. [フォームフィールドの削除] をクリックします。

(38)

フォームのプレビュー

プレビューでは、フォームの基本的な詳細が表示あれます。

NOTE: この機能は、申請を入力する際のユーザーの操作を完全に再現するためのものではなく、

管理者が正しいフォームを確実に選択するための十分な情報をお伝えすることを目的としています。

1. [フォームフィールド] タブで目的のフォームを展開します。

2. フィールドをクリックします。

3. [フォームをプレビュー] をクリックします。

4. [閉じる] をクリックします。

NOTE: [フォーム] タブでもプレビューを確認することができます。

(39)

セクション 11: 手順

–

フォーム

[フォーム] タブを使用して以下の操作を行います。

• ひとつまたは複数のフォームを追加します。

• 新規フォームのもととなるフォームをコピーします。コピー元のフォームフィールドが新規フォームにコピーされます。

• フォーム名を修正します。

• フォームを削除します。

NOTE: 使用中のフォームまたは標準の事前申請のフォームの削除はできません。

その他の機能固有のドキュメント

(40)

フォームへのアクセス



フォームにアクセスするには：

1. [フォームとフィールド] ページで、フォームタイプをクリックします。

2. [フォーム] タブをクリックします。

3. フォーム名の横にあるプラス記号をクリックしてフォーム上のすべてのフィールドを確認します。

フォームへのフィールドの追加



フィールドをフォームに追加するには:

1. [フォーム] タブで目的のフォームをクリックします。複数のフォームを選択するには、

Shift + クリックまたは Ctrl + クリックを使用します。

2. [フィールドの追加] をクリックします。[フォームへのフィールドの追加] ウィンドウ

が表示されます。

(41)

3. フォームに追加するフィールドを選択します。複数のフィールドの選択には、Shift + クリックまたは Ctrl + クリックを使用します。

4. [フィールドの追加] をクリックします。[フォームとフィールド] ページが表示されま

す。

フォームのコピー



フォームをコピーするには:

1. [フォーム] タブで目的のフォームをクリックします。

2. [フォームのコピー] をクリックします。リストにコピーが表示されます。

(42)

フォーム名の修正



フォーム名を修正するには：

2. [フォームの修正] をクリックします。[フォームの修正] ウィンドウが表示されます。

3. フォーム名を変更します。

(43)

フォームの削除

使用中ではないまたは標準の事前申請のフォームではない場合のみ、フォームを削除できます。



フォームを削除するには:

2. [フォームの削除] をクリックします。

フォームのプレビュー

プレビューでは、フォームの基本的な詳細が表示あれます。

NOTE: この機能は、申請を入力する際のユーザーの体験を完全に再現するためのものではなく、

管理者が正しいフォームを確実に選択するための十分な情報をお伝えすることを目的としています。

2. [フォームをプレビュー] をクリックします。

(44)

3. [閉じる] をクリックします。

NOTE: [フォームフィールド] タブでもプレビューを確認することができます。

(45)

セクション 12: 手順 - 連結リスト

[連結リスト] タブには次のような機能があります。

• 新規: 管理者は新しい連結リストの定義を追加できます。

• 修正: 管理者はリスト構造、属性、およびリストが表示されるフォームを変更できます。

• 削除: 管理者は連結リストの定義を削除できます。

連結リストへのアクセス



連結リストにアクセスするには:

1. [管理] ＞ [事前申請] ＞ [フォームとフィールド] の順にクリックします。

[フォームとフィールド] ページが表示されます。

2. [フォームタイプ] リストから目的のフォームを選択します。一致するフォームのリス

トが表示されます。

3. [連結リスト] タブをクリックします。

(46)

新しい連結リストの定義の追加

以下の 5 ステップで、新しい連結リストの定義を追加します。

1. リストの選択: 使用するリストを選択し、連結リスト定義名を設定します。

2. フィールドを選択: 連結リストの定義に含めるフィールドを選択します。

3. フィールドを構成: フィールドのフィールドプロパティを構成します。

4. プレビュー: リスト定義を変更するフィールドのプレビューを表示します。

5. フォームに割り当て: 新しい連結リストに割り当てるフォームを選択します。

(47)

リストの選択



リストを選択するには:

1. [新規] をクリックします。[リストの選択] ページに、選択可能なすべてのリストが表

示されます。

2. 目的のリストをクリックします。

3. [連結リスト定義名] フィールドに名前を入力します。

(48)

4. [次へ] をクリックします。

フィールドを選択

[フィールドを選択] ページの左側に利用可能なフィールドが表示されます。



新しい連結リストの定義のフィールドを選択するには:

1. 左側のペインで、目的のフィールドをクリックします。

 選択するフィールドの数は、リストのレベル数と一致する必要があります。

 複数のフィールドを選択する場合、Shift + クリックまたは Ctrl + クリックを使用します。

(49)

右側のペインに選択したフィールドが表示されます。

2. [次へ] をクリックします。

フィールドの構成

[フィールドを構成] ページの左側に選択したフィールドが表示されます。

(50)



フィールドを構成するには:

1. 左側のペインで、設定する最初のフィールドをクリックします。右側のペインに、編集可能な属性が表示されます。

2. 適切なフィールドを入力します。

フィールド名フォームに表示されたフィールドラベルです。

必要に応じて変更してください。

(51)

データタイプ選択したフィールドのデータタイプ。連結リストで読取専用です。

既定値タイプコピーダウン機能でフィールドに自動入力するかどうかを選択します。

• コピーダウン: 自動で他ページの重複フィールドへ入力されるよ う、従業員がフィールドに情報を入力できます。このオプションは、為替レート機能など、他の事前入力フィールドに優先します。

このオプションを選択した場合、コピーダウンのソースも選択する必要があります。そうすることで、事前申請が重複フィールドに使用するフォームタイプを認識できるようになります。たとえば、

[国コード] をコピーダウンする場合、コピーダウンのソースは [従業員] になります。したがって、事前申請は、従業員フォームタイプの [国コード] を探して、入力されている情報を自動的に複製します。

• なし: このフィールドではコピーダウン機能を使用しません。

• 固定値: 連結リストの最初のフィールドは固定値としても設定でき ます。選択したフィールドが表示されると、従業員に対して常に入力される既定値を入力できます。

フィールド既定値 [既定値タイプ] フィールドで [固定値] が選択されている場合に表示さ れます。

表示する固定値を入力します。

ソースのコピーダウン [既定値タイプ] フィールドで [コピーダウン] が選択されている場合に 表示されます。

コピーダウンデータのソースを選択します。

フィールド [既定値タイプ] フィールドで [コピーダウン] が選択されている場合に 表示されます。

データをコピーダウンするフィールドを選択します。

(52)

アクセス権異なるユーザーロールに対するフィールドのアクセス権を選択します。



申請処理（TMC 代理店および事前申請管理者）のフィールドアクセス権についての詳しい情報は、設定ガイド「事前申請：申請処理」をご参照ください。

3. 左側のペインで、次に設定するフィールドを選択し、必要な変更を加えます。

4. すべてのフィールドに入力したら [次へ] をクリックします。

プレビュー

連結リストのプレビューが [プレビュー] ページに表示されます。連結リストフィールドのセットは、割り当てられているフォーム上にあるときに機能します。このページを使用して、連結リストが正しい順序で表示され、予測されるリスト項目値が含まれていることを検証できます。



連結リストをプレビューするには:

1. 想定通りに機能するようフィールドについて練習しましょう。

(53)

2. フィールドが正しく表示されている場合は、[次へ] をクリックします。または、[前へ]

をクリックして前のステップに戻り、必要な変更を加えます。

フォームへの割り当て

[フォームに割り当て] ページには、選択したフォームタイプのすべてのフォームのリストが表 示されます。



連結リストをフォームに割り当てるには:

1. 目的のフォームをクリックします。

2. [完了] をクリックします。定義が表示されます。

(54)

新規フィールドがご希望の場所に位置しているか確認するため、このフォームで [フォームフィ ールド] タブへアクセスしてください。

連結リストの定義の修正



連結リストの定義を修正するには:

1. [連結リスト] タブで、目的のリストを選択します。

2. [修正] をクリックします。

3. [次へ] ボタンと [前へ] ボタンを使用して、設定に移動し修正します。必要に応じて変

更します。操作は本ガイドのセクション「新しい連結リストの定義の追加」をご参照ください。

4. [完了] をクリックします。

連結リストの定義の削除



連結リストの定義を削除するには:

1. [連結リスト] タブで、目的のリストを選択します。

2. [削除] をクリックします。

(55)

セクション 13: 付録 - 特定のフィールドやフォームに関する注意事項

その他の機能固有のドキュメント

従業員フォーム

フィールド：既定の旅行会社

管理者は従業員フォームに [既定の旅行会社] フィールドを追加できます。ユーザーによる編集が可能と設定されている場合、このフィールドは [プロファイル] の [申請の情報] セクションに表示され、従業員は既定の旅行会社を選択することができます。

既定では以下のとおりです。

• [代理店オフィス] フィールドは、既定の申請ヘッダーフォーム内にあります。

• 従業員および承認者の両方に非表示になるよう設定されています。

• [プロファイル] の [既定の旅行会社] フィールドの情報は、申請ヘッダーフォーム内の

[代理店オフィス] フィールドにコピーダウンされます。

(56)

NOTE: 経費精算や請求書処理ユーザーで事前申請のユーザーロールもお持ちの場合、[既定の 旅行会社] フィールドは、[プロファイル] の [経費の情報] および [請求書の情報] セク ションにも表示されます。

申請ヘッダーフォーム

フィールド：仮払ポリシー固定限度額

このフィールドは仮払制限の計算の一部として使用します。仮払制限機能についての全般的な説明は、設定ガイド「事前申請：仮払申請」をご参照ください。

フィールド：延長日数

出張期間は延長されることが多々あります。[延長日数] のヘッダーフィールドではヘッダーに追加することができ、ユーザーは延長が必要な既存の申請を参照できます。

たとえば、出張を 2 週間延長する必要があるとします。ユーザーは追加の 2 週間に対する申請を作成することになります。

(57)

• [延長日数] フィールドは単純にユーザーおよび承認者の参照が目的です。日付のように

フィールドに事前入力したり、ユーザーの選択肢を制限したりすることはありません。

• [延長日数] フィールドで（元の申請に）紐づけられている申請は、システムから削除で

きません。システムは、申請が削除できない旨を伝えるエラーを生成します。たとえば、

申請 B を作成し、それを [延長日数] フィールドで申請 A へ紐づけた場合、申請 A を後から削除することはできません。

フィールド：期間 (日数)

[期間（日）] フィールドは申請ヘッダーフォームに対し使用できます。これは、出張の期間を 示す計算フィールドで（終了日 - 開始日 + 1）、たとえば以下の場合に使用します。

• 出張手当の金額を計算する – または –

• コンプライアンスを監視する（クリーニング経費が許可されており、かつ出張が 7 日以内の場合など）

[期間（日）] セクションについて、以下の点に注意してください。

• このフィールドでは、ヘッダーで開始日と終了日を使用して出張期間が計算されます。

どちらかのフィールドが空白の場合、[期間 (日数)] フィールドにはゼロが表示されます。

• これは計算フィールドのため、常に読取専用です。管理者が [フォームとフィールド] でアクセスを「修正」に変更した場合も同様です。

• 既定で、すべてのユーザー、承認者などに非表示となっています。管理者は、必要に応じて [フォームとフィールド] で表示されるよう設定してください。

• これらのフィールドは、まだ既定の申請ヘッダーフォームに追加されていません。フィールドを表示にする場合、管理者は [フォームとフィールド] の申請ヘッダーフォームで追加できます。

• [期間 (日数)] フィールドの情報は、申請エントリカスタムフィールドやセグメント

カスタムフィールドにコピーダウンできます。

(58)

• 管理者は、監査ルール、ワークフロールール、検証ルール、計算式、および印刷用レポートにおいて [期間 (日数)] フィールドを使用できます。



出張手当の計算についての詳しい情報は、設定ガイド「事前申請: 予想経費」をご参照ください。コンプライアンスの監視についての詳しい情報は、設定ガイド「事前申請:

監査ルール」をご参照ください。

フィールド：主な目的地の国および主な目的地の都市

管理者は、申請ヘッダーに [主な目的地の国] または [主な目的地の都市] のフィールドを追加することができます。

するとユーザーが、「最終」目的地が旅程にない場合にこれらのフィールドを使用できます。たとえば、最寄りの空港まで飛行機で向かい、タクシーやヘリコプター、またはその他の私的な移動手段で最終目的地に到着する場合などです。

出張予約との統合

事前申請を出張予約と統合しているお客様は、次の 2 つの処理フローから 1 つを選択して使用できます。

(59)

1. 事前申請で開始： 申請を作成して処理を開始されるユーザー向け。申請が承認されると、

ユーザーに対し出張セグメントの予約のためのリンクが出張予約に表示されます。

2. 出張予約で開始：出張予約で出張を事前予約して処理を開始されるユーザー向け。構成 によって、システムが出張に対し申請を作成します。申請が承認されると、ユーザーは予約を最終処理できます。



これら 2 つの処理フローについての詳細は、設定ガイド「事前申請： Overview」をご参照ください。

「出張予約で開始」の処理フローを使用し、かつユーザーに申請ヘッダーの目的地フィールドの編集を許可している場合は、本リリースからモジュールが目的地フィールドを自動入力します。

• 個別予約の航空券や鉄道の乗車券のセグメントでは、出張予約から取得した情報が [都市] と [国] のフィールドに自動入力されます。

• その他のセグメントでは、出張予約から取得した情報が [国] のフィールドに自動入力されます。

出張予約から取得した情報はフィールドに自動表示されますが、必要に応じてユーザーが編集することもできます。

NOTE: 目的地のフィールドがヘッダーにない場合やユーザーに編集を許可していない場合は、

フィールドに自動入力されません。

フィールド：場所の最高リスクレベルおよび主な目的地のリスクレベル

これらのフィールドは事前申請がリスクマネジメントと統合されている場合にのみ表示されます。

監査ルールおよび印刷用レポートへのデータ収集のため、これらのフィールドの一方または両方をヘッダーに追加することができます。これらのフィールドは読取専用で、必要に応じて非表示にできます。

(60)

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リスクマネジメントについてのさらに詳しい情報は、設定ガイド「事前申請： Risk Management」をご参照ください。

申請セグメントフォーム

フィールド：代理店予約済

[申請ポリシー] ツールで、管理者はセグメントを旅行会社管理に定義することができます。その場合、旅行会社はこのセグメントを必ず予約する必要があります。ただ、セグメントが旅行会社管理であったり、そうではなかったりする場合があります。

(61)

その場合は、旅行会社による管理が必要になる可能性のある各セグメントに対し、[代理店予約 済] フィールド（チェックボックス）を追加し、従業員が編集できるようにしてください。それ により、従業員（出張者）がセグメントごとの旅行会社への表示を変更することができます。

フィールド：サプライヤー単位の場所

[サプライヤー単位の場所] フィールドはセグメントフォームに表示されることがありますが、

それは他のフィールドのようにフォームに割り当てられません。

[申請ポリシー] ツールの [セグメント] タブの場所タイプを定義する際に、管理者はひとつのセ グメントタイプに対して複数の場所タイプを選択することができます。その場合、申請の [セグ メント] タブの [サプライヤー単位の場所] フィールドはユーザーへ自動的に表示されます。セ グメントを作成すると、ユーザーは [サプライヤー単位の場所] フィールドリストから選択できるようになります。

セグメントタイプにひとつの場所しか構成されていない場合、その場所タイプがセグメントで使用され、[サプライヤー単位の場所] フィールドはユーザーに表示されません。

NOTE: 処理者に対し設定する際、[到着国]、[出発国]、または[都市] フィールドが「修正」に

設定されている場合に、[サプライヤー単位の場所] フィールドも同様になります。

事前申請: フォームとフィールド

事前申請:

フォームとフィールド

設定ガイド

最終更新日: 2016 年 5 月 13 日

目次

改訂履歴

フォームとフィールド

セクション 1: アクセス許可

セクション 2: 申請 / 購買申請 / 事前申請

セクション 3: 事前申請の機能の概要

セクション 4: 申請構成

セクション 5: 用語

セクション 6: フォームとフィールドの概要

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フォームの概要

申請ヘッダー フォーム

申請セグメント フォーム

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申請のセグメント カスタム情報フォーム

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申請エントリ フォーム

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申請配賦フォーム

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申請の仮払フォーム

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申請のリスク サマリー フォーム

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フォームの構成についての考察

フィールドの概要

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データ タイプおよびコントロール タイプ

既定値

フィールドの構成についての考察

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リスト フィールド

単純なリスト

連結リスト

特定のフィールドについての情報

フォーム フィールドの概要

セクション 7: 申請フォームとフィールドの基本処理

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その他の機能固有のドキュメント

重要 - 経費精算レポート ヘッダー フォームの変更

セクション 8: フォームとフィールドへのアクセス

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セクション 9: 手順

フィールド

フィールドへのアクセス



フィールドの修正



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

セクション 10: 手順 - フォーム フィールド

フォーム フィールドへのアクセス



フォーム フィールドの修正





フォーム フィールドの移動

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フォームへのフォーム フィールドの追加



フォーム フィールドの削除



フォームのプレビュー

セクション 11: 手順

フォーム

その他の機能固有のドキュメント

フォームへのアクセス

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フォームへのフィールドの追加

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フォームのコピー

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フォーム名の修正

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申請ヘッダーフォーム

申請セグメントフォーム

申請のセグメントカスタム情報フォーム

申請エントリフォーム

申請のリスクサマリーフォーム

データタイプおよびコントロールタイプ

リストフィールド

フォームフィールドの概要

重要 - 経費精算レポートヘッダーフォームの変更

セクション 10: 手順 - フォームフィールド

フォームフィールドへのアクセス

フォームフィールドの修正

フォームフィールドの移動

フォームへのフォームフィールドの追加

フォームフィールドの削除

フィールド：既定の旅行会社

申請ヘッダーフォーム

フィールド：仮払ポリシー固定限度額

フィールド：延長日数

フィールド：期間 (日数)

フィールド：主な目的地の国および主な目的地の都市

フィールド：場所の最高リスクレベルおよび主な目的地のリスクレベル

申請セグメントフォーム

フィールド：代理店予約済

フィールド：サプライヤー単位の場所