アドバイザー、リーダー始め１４人 建築 G
文書管理と整理整頓
改善テーマ５Ｓグループ名 ５Ｓグループメンバー
様 式 1
休みを取った人の机の上に書類が 出たままになっていることがありま す。また、現場に出かけることも多 くありますが、その際にも書類が出 たままになっていることが多く見ら れます。（建築課の場合、工事に関す る設計書など、入札前などに特に見 られてはいけない重要な書類や、許 可申請等多くの個人情報が含まれた 書類が数多くあります。）
時間内外にかかわらず、職員以外の 方が通りかかり目にすることができ る機会が多くあります。個人情報漏 えいや、入札を適切に行うための措 置が講じられていないことが問題だ と感じました。
また、書類や文書を探すことに非常 に多くの時間を必要とします。整理 整頓することで、これらの無駄な時 間を削減する必要があります。
① 問題･課題
整理され ていない状 況で接客や 現場に出てしまう。
・ 重要書類BOXや審査BOXを作成する。
・ 職員がいない時（休日や出張等）は、必ず重要書類 BOX に入れて保 管する。
・ 長時間不在の場合は、重要書類保管BOXごと棚に入れ施錠する。 ・ 各自机の上を整理整頓する。
・ 帰宅の際は、できる限り机の上に物や書類が無いように片付ける。 ・ 気がついた際には職員間で声を掛け合う。
・ 毎週月曜日（休日の場合は翌日）に書類整理・掃除等をする。
② 改善案
・ 重要BOXや審査BOXを作成したことで、置くべき場所や、保管するべ き場所が明確になり、整理整頓につながった。また、重要書類の出たま ま等の状況は減ってきた。
・ 重要 BOX に入れることや、施錠管理することで、重要な書類であるこ とや個人情報を取り扱っていることの再認識につながった。
・ 職員の意識が高まった。気にするようになった。
③ 改善効果
改善案が具体的で明確であったことが、事務改善につながったのではないかと 考えられる。また、改善の中で、職員が意識することにつながったことはあわせ て評価できるものではないかと考える。
⑤ アドバイザーからの言葉
デスク周りの書類は各ＢＯＸへ。 重要ＢＯＸには施錠も！！
分類ごとに作成された BOX（一部）
