＜資料Ａ＞
農林水産省様
わかりやすい文章の作成
テキスト
＜目次＞
第１章 はじめに…そもそも「文書」とはなにか？__________________________________2 １-１ どんな文書にも『読み手』と『目的』が必ず存在する ________________________2 １-２ 文書作成の流れ__________________________________________________________5 第２章 わかりにくい文章をわかりやすくしよう____________________________________6 ２-１ わかりにくい文章とは？__________________________________________________6 ２-２ わかりやすい文章とは？__________________________________________________6 ２-３ わかりにくい文章例______________________________________________________7 例１：盛りだくさん文__________________________________________________7 例２：読み手が推測しなければならないような文章________________________8 例３：いまひとつ説得力に欠ける文章__________________________________ 10 演習１_______________________________________________________________11 第３章 出張講座のPR 文書を作成しよう ________________________________________ 12 ３-１ 例文の問題点__________________________________________________________ 12 ３-２ PR 文書の読み手と目的を決める _________________________________________ 13 ３-３ 情報を整理し、書くべき内容を決める____________________________________ 13 ３-４ 文書の構成（レイアウト）を決める______________________________________ 13 演習２______________________________________________________________ 13 ３-５ メリハリのあるデザインのコツ__________________________________________ 14 ３-６ リズム感のある文章のコツ______________________________________________ 15第１章 はじめに…そもそも「文書」とはなにか？
１-１ どんな文書にも『読み手』と『目的』が必ず存在する
■文書の種類
文書には、さまざまな種類があります。下表は、ビジネスでよく使われている文書を まとめたものです。 文書の種類 種類 例 読み手 目的 通知文書 健康診断のお知らせ、 支払日変更のお知らせ 社内 社外 情報を告知・伝達する。 報告書 実施報告書、調査報告書 社内 社外 業務の実施内容および結果 について報告する。報告内容 を理解してもらう。 新製品のキャンペーン企 画書 上司 企画の目的・目標・具体策を 理解してもらい、承認を得る。 企画書 提案書 ネットワークシステム提案 書 顧客 提案内容を理解してもらい、 契約してもらう。 パンフレット DM コンピュータのパンフレッ ト、バーゲンの DM 顧客 製品について理解してもらう。 購買意欲をかきたてる。 説明書 コンピュータの説明書 顧客 操作ができるようになる。■『読み手』と『目的』によって内容が異なる
文書には、『読み手』と『目的』が必ず存在します。『読み手』と『目的』によって、 文書の内容は異なります。たとえば、同じソフトウェアの説明書でもソフトウェアに 添付されている操作説明書と、出版社が制作した市販の操作本とでは、構成も書き方 も異なります。 ＜ソフトウェアに添付されている操作説明書の場合＞ ・読み手 ：製品を購入したユーザー（初心者～上級者） ・目的 ：すべての機能の使い方をわかるようにする。 ・内容 ：全機能を網羅する。 ・構成例 ：機能単位のリファレンス形式。 洩れやダブりがないように、メニューの順番に解説する。 読み手が知りたいところをすぐに探し出せるようにする。 例） 第1 章 ［ファイル］メニュー １－１ 新規作成 １－２ 開く １－３ 閉じる １－４ 上書き保存 ： 第２章 ［編集］メニュー ２－１ 元に戻す ２－２ 繰り返し ： ＜市販の初心者向け操作本の場合＞ ・読み手 ：初心者 ・目的 ：基本的な使い方をわかるようにする。 ・内容 ：基本的な機能や利用頻度の高い機能を抜粋する。 説明なしに専門用語を使ってはいけない。 ・構成例 ：作例を使った自習書形式。 作成手順に従って、機能や操作方法を解説する。 １ページ目から順番に読んでいくことを想定して作成する。 例） 第1 章 簡単なお知らせを作成しよう １－１ 新しい用紙を開く １－２ 文字を入力する １－３ 文字を大きくする １－４ 文書を保存する ： 第２章 お客様向けの案内状を作成しよう ２－１ 用紙サイズを設定する ２－２ 文字の書式を設定する ：＜市販の上級者向け操作本の場合＞ ・読み手 ：上級者 ・目的 ：高度な使い方をわかるようにする。 ・内容 ：難易度の高い機能を抜粋する。 基本的な専門用語ならば、特に説明しなくても使ってよい。 ・構成例 ：目的別のリファレンス形式。 読み手が知りたいところをすぐに探し出せるようにする。 例） 第1 章 文字入力テクニックを磨く １－１ 人名や地名の入力スピードをアップするには？ １－２ 特殊な記号を入力するには？ １－３ 外字を登録するには？ ： 第２章 書式設定テクニックを磨く ２－１ 文書内の書式を統一するには？ ：
■『読み手』と『目的』を常に意識する
このように、すべての文書には、それぞれ『読み手』と『目的』が存在します。『読み 手』と『目的』によって文書の構成も書き方も異なります。 文書の目的を達成するためには、その文書の『読み手』と『目的』を常に意識しなが ら書くことがとても大切です。 読み手 （現場スタッフ＝操作者） ＜各論＞ ・・・・・・・・・・・ ・・・・・・・・・・・ ・・・・・・・・・・ コストは削減できるのか？ 売上は上がるのか？ この文書は誰が読むのか？ その人は何を知りたいのか？ その人にアピールしたいことは何？ 提案書 ＜総論＞ ・・・・・・・・・・・ ・・・・・・・・・・・ ・・・・・・・・・・ 読み手 （経営者＝意思決定者） 書き手 画面はわかりやすいか？ 操作しやすいのか？１-２ 文書作成の流れ
■ＩＮＰＵＴなくしてＯＵＴＰＵＴはありえない
ここに書き手と読み手がいます。 読み手は、「●●●について知りたい」という目的を持っています。 書き手は、読み手の目的を満たすために、●●●についての情報を収集します。これ が『ＩＮＰＵＴ』です。 ＩＮＰＵＴした情報は、そのまま文章にするのではなく、頭の中で『処理』を行いま す。「目的を満たすのに必要な情報はどれか？ どのような順番で説明すればわかりや すいのか？」といったことを考えます。 その作業結果が文章、すなわち『ＯＵＴＰＵＴ』になります。 ＩＮＰＵＴなくしてＯＵＴＰＵＴはありえません。ＩＮＰＵＴしたものを、処理せず にそのままＯＵＴＰＵＴしても、わかりやすい説明にはなりません。 ●●について 知りたい ●●についての情報 ●●についての情報 を検討する ・情報の選択 ・説明順序 ●●について ・・・・・・・・・・・ ・・・・・・・・・・・・ ・・・・・・・・・・・・ ・・・・・・・・ ①INPUT ②処理 ③OUTPUT 読み手 書き手第２章 わかりにくい文章をわかりやすくしよう
２-１ わかりにくい文章とは？
■読み手が誤解するような文章
2 通り以上の解釈ができる文章 修飾関係があいまいな文章 修飾関係が複雑な文章 など■読み手に負担を強いるような文章
構造が複雑な文章 代名詞が多い文章 何度か読み直してやっと理解できるような文章 書き手が一番伝えたい意見や考えが書かれていない文章 読み手が推測しなければならないような文章 など■読み手に合っていない文章
読み手が知らない専門用語を使っている 読み手が必要としている情報が明確に書かれていない など２
-２ わかりやすい文章とは？
①だれが読んでも、同じ意味にとらえられる文章
②読みながら、頭の中で情報を整理でき、理解できる文章（読み直し不要）
③読み手の知識や経験が考慮されている文章
２-３ わかりにくい文章例
■例１：盛りだくさん文
新入社員研修報告書の一文 ①平成17 年度の新入社員研修では、事務系・技術系新入社員 50 名を対象とする「ビ ジネスマナー」「ビジネス文書入門」コースを含む入社前研修と、技術系新入社員 30 名を対象とする「コンピュータ入門」「データベース基礎」「ネットワーク基礎」「プロ グラミング演習」コースを含むコンピュータ技術研修を実施しました。 ・１つの文の中に、複数の事柄が書かれている。 ・修飾関係が複雑なため、一度読んだだけでは理解できない。 ＜修正例＞ ①平成17 年度の新入社員研修では、入社前研修とコンピュータ技術研修を実施しま した。②入社前研修では、事務系・技術系新入社員50 名を対象に、「ビジネスマナー」 「ビジネス文書入門」コースを実施しました。③コンピュータ技術研修では、技術系 新入社員30 名を対象に、「コンピュータ入門」「データベース基礎」「ネットワーク基 礎」「プログラミング演習」コースを実施しました。 ・１つの文には、１つのことだけが書かれている。 ・修飾関係がシンプルなので、一度読んだだけで理解できる。☆上達のコツ☆
1 つの文には 1 つのことだけを書く。 1 文が 50 文字以上になるときは要チェック！ ・文の構造はシンプルか？ ・どこを修飾しているのかわからないような修飾句はないか？ ・主部と述部は対応しているか？■例２：読み手が推測しなければならないような文章
ワープロソフト初心者向けのＱ＆Ａ Ｑ：インデント機能とは何ですか？ Ａ：文字は通常1 字目から入力しますが、行頭の位置を変えることもできます。イン デント機能は、［書式］メニューの［段落属性］の［設定］を選択し、数値を入力 して行頭の位置を指定します。また、ルーラーのマーカーをマウスでドラッグし ても、行頭の位置を移動できます。さらに、～ ・質問に対して明確に答えていない。説明を読んだあとで、読み手自身が「インデン トとは何か」ということを自分で考えなければならない。 ・「また」「さらに」という接続詞を使って、設定方法を説明している。そのため、読 み手は最後まで読まないと、設定方法が3 通りあることがわからない。 ＜修正例Ａ＞ Ｑ：インデント機能とは何ですか？ Ａ：①インデント機能とは、「字下げ」の機能のことです。②文字は通常1 字目から入 力しますが、インデント機能を使うと行頭の位置を右方向へ下げることができます。 ③インデント機能を利用するには、3 通りの方法があります。④１つ目は、［書式］ メニューの［段落属性］の［設定］を選択し、数値を入力して行頭の位置を指定する 方法です。⑤2 つ目は、ルーラーのマーカーをマウスでドラッグして、行頭の位置を 移動する方法です。⑥3 つ目は～ ・「インデント機能とは何か？」という質問に対して、冒頭の①の文で明確に答えてい る。 ・全体から部分へと、情報を展開している。 ①の文... インデント機能の定義（全体をあらわす情報） ②の文... 「字下げ」について補足説明（部分情報） ③～⑥の文... インデントの設定方法（部分情報） ・インデントの設定方法について、「1 つ目は～」「2 つ目は～」というように、ナンバ リングを使って説明している。ナンバリングされていると、読み手は読みながら、 頭の中で情報を整理できる。 ・④「１つ目は、［書式］メニューの［段落属性］の［設定］を選択し、数値を入力し て行頭の位置を指定する方法です。」という記述は長すぎて、覚えにくい。＜修正例B＞ Ｑ：インデント機能とは何ですか？ Ａ：インデント機能とは、「字下げ」の機能のことです。文字は通常1 字目から入力し ますが、インデント機能を使うと行頭の位置を右方向へ下げることができます。 インデント機能を利用するには、3 通りの方法があります。 １つ目は、［書式］メニューの［段落属性］の［設定］を使う方法です。この方法で は、行頭の位置を「×桁目」というように数値で指定します。 2 つ目は、目盛りのマーカーを使う方法です。マーカーをマウスでドラッグするこ とにより、行頭の位置を移動できます。 3 つ目は～ ・「１つ目は、［書式］メニューの［段落属性］の［設定］を使う方法です。」というよ うに、設定方法についてできるだけ短い言葉で表現（ラベリング）すると、頭の中 に入りやすい。
☆上達のコツ☆
質問（読み手の知りたいこと）に、ピタリと対応する答え（情報）を最初に記述する。 情報は、全体から部分へと展開する。 方法や特徴、問題点など、並列する事柄は、ナンバリングを使って記述する。 情報は、読み手の頭の中に入りやすいようにラベリングする。■例３：いまひとつ説得力に欠ける文章
テーマ：ワープロソフト初心者に置換機能について理解してもらう。 ①置換機能とは、単語を置き換える機能のことです。②置換機能を使うと、「ＡＢＣ」 を「あいう」に置き換えたりできます。 ・「単語を置き換える機能」という説明だけでは、「どんなときに利用できるのか？」 「どのくらい便利なのか？」がわからない。 ・「ＡＢＣ」を「あいう」に置き換えるようなことは実際にはありえない。例として不 適切である。 ＜修正例＞ ①置換機能とは、文書内の単語を別の単語に自動的に置き換える機能のことです。 ②置換機能の用途としては、用語の統一が第一に挙げられます。③たとえば、長い 文書を作成する場合、「顧客」と「ユーザー」のように同じ意味の単語をついうっかり 混在して使ってしまうことがあります。④こんなとき、置換機能を使うと「顧客」を 「ユーザー」に自動的に置き換えることができます。 ⑤一つ一つ手作業で修正しようとする、時間もかかりますし、見逃してしまうこと もありますが、置換機能を使えば、アッという間に修正できますし、修正モレもあり ません。 ・全体から部分へと、情報を展開している。 ①の文... 置換機能の定義（全体をあらわす情報） ②の文... 置換機能の用途（部分情報） ③～④の文... 用途の具体例（部分情報） ⑤の文... 置換機能のメリット（部分情報） ・置換機能の用途や便利さについて、具体例を使って説明している。 ・よくあるような具体例を挙げているので、「どんなときに利用できるのか？」「どの くらい便利なのか？」がイメージしやすい。また読み手の共感を得ることができ、 説得力のある文章になっている。☆上達のコツ☆
イメージしにくいことは、具体例を使って説明する。 具体例は、読み手がイメージしやすいもの、読み手の共感を得られるものにする。■演習１
以下は、消費者向けのＱ＆Ａです。回答の部分をわかりやすく修正してください。 （文字数：２００～５００字）。 Ｑ：「トレーサビリティシステム」とは何ですか？ Ａ：トレーサビリティシステムとは、食品の生産、加工、流通等の各段階で原材料の 出所や食品の製造元、販売先等の記録を記帳・保管し、食品とその情報とを追跡 及び遡及できるようにしたシステムのことです。 参考：トレーサビリティシステムの導入・普及 （http://www.maff.go.jp/trace/trace_setumei.pdf） ＜考え方＞ １．以下の項目別に情報を整理する。 ・トレーサビリティシステムとは何か？（定義） ・トレーサビリティシステムでは、どのようなことができるのか？（効果） ・トレーサビリティシステムの具体例 参考資料： 牛肉のトレーサビリティシステム （http://www.maff.go.jp/trace/beef_trace6.pdf） ＪＡグループ茨城（http://ibrk.jp/） ２．書くべき項目を決める。 ３．説明する順番を決める。 ４．簡潔な文にする。 ５．表現やリズム感を検討しながら、文章を仕上げる。第３章 出張講座の
PR 文書を作成しよう
３-１ 例文の問題点
・出張講座とは、どういう内容なのかが具体的にイメージできない。 ・出張講座の対象、日程、予算などがわからない。
３-２ PR 文書の読み手と目的を決める
以下の事柄を考えてみましょう。 ・読み手は誰なのか？ ・何を伝えたいのか？ ・読み手にどう思ってほしいのか？ ・どのように行動してほしいのか？３
-３ 情報を整理し、書くべき内容を決める
上記の目的を果たすには、どのような内容が必要でしょうか？３-４ 文書の構成（レイアウト）を決める
上記の内容を、1 枚の用紙の中にどのように配置するか、ラフスケッチをかいてみま しょう。■演習２
宿題の出張講座PR 文書の問題点を検討し、わかりやすく修正しましょう。３-５ メリハリのあるデザインのコツ
■大切なところを強調するには？
・文字サイズを大きくし、太めのフォントを使う。さらに字間を少し空けると効果的。 ・枠線で囲み、背景に色を塗る。 ・■、●、★などの記号を使う。■情報を読み取りやすくするには？
・見出しを立てる。 ・箇条書きを利用する。 ・情報のレベルによって、文字書式を変える。 ・字下げをすることにより、階層をわかりやすくする。 ・空白行を使って、情報の区切りを明確にする。 ＜悪い例＞ ＜修正例＞■イラストを効果的に使うには？
イラストの目的として、次の①～③が挙げられる。 ①文章では説明しにくいことを、イラストや図でわかりやすく説明する。 ②読み手の注意を引く。 ③親しみやすさを演出する。３-６ リズム感のある文章のコツ
■キーワードを使って文をつなげる
・統一型 主語を同じキーワードで統一する。 ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～はＡである。Ａは～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ 。 Ａは～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ 。Ａは～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ 。 ＜例＞ 記憶媒体の一つにフロッピーディスクがある。フロッピーディスクには、２ＨＤと ２ＤＤの２種類があり、２ＨＤは２ＤＤの２倍のデータを記憶できる。フロッピーデ ィスクは、パソコンで作成したものを保存するのに利用する。 ・引き継ぎ型 前文で説明した言葉を、次の文に引き継ぐ。 ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～はＡである。Ａは～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ Ｂである 。 Ｂは～ ～ ～ ～ ～ ～ ～Ｃである 。Ｃは～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ 。 ＜例＞ パワーポイントのスライドには、グラフィックス素材を入れることができる。グラ フィックス素材は、インターネットの「クリップギャラリー」で最新のものが提供さ れている。「クリップギャラリー」からグラフィックス素材を入手するには、［××］ メニューの［××］を利用する。 キーワードを使って文をつなげるメリット ・キーワードを入れることにより、文と文とのつながりが滑らかになる。 ・キーワードを入れることにより、論理の飛躍を防げる。 ・キーワードを繰り返し使うことにより、読み手にキーワードを印象付けることがで きる。農林水産省「わかりやすい文書の作成」講座 テキスト 2005 年 6 月 第 1 版 著者 冨永敦子 atsuko@tomi0730.com http://www.tomi0730.com/
