東京都社労士会マイナンバー制度推進本部 2015.10.20更新
マイナンバー実務セミナーの質問と回答
9月8日(火)＜昼の部＞
9/2、9/8の両日に寄せられた質問は、整理できたものから順次掲載をしています。また、回答は、特定個人情報保護委員会、内閣官房、国税庁、厚生 労働省、各HP・ガイドライン、よくある質問（FAQ）等、社労士のためのマイナンバー対応ハンドブック（連合会）及びマイナンバーコールセンターに 確認をした上で作成しています。なお、回答内容は、関係機関等の判断により取扱いが変更される場合もありますので、十分ご確認のうえご利用ください。 Q1 基本方針を公表する必要がありますが、HPがない場合、公表はどのようにしたらよろしいでしょうか 全体 A1 ガイドライン49頁、Q＆A12-2によれば、基本方針は、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために策定（策 定は努力義務）するものであり、公表は義務づけられていません。しかし、社労士事務所として策定した基本方針を顧問先に文書として 示すことは信頼感にもつながるものであり、意義あることといえます。 Q2 マイナンバー制度と医療との関係について知りたい 全体 A2 先に成立した改正マイナンバー法によれば、協会健保や健康保険組合等の保険者が行う被保険者の特定健康診査情報の管理等にマイナン バーの利用を可能とすることとされました。 Q3 マイナンバーを付与する申請書等の一覧表、保管期限などの一覧表を示していただきたい 全体 A3 健康保険・厚生年金保険関係：被保険者資格取得届、同喪失届、被保険者報酬月額算定届、被保険者報酬月額変更届、被保険者賞与届、 健康保険被扶養者届・国民年金第3号被保険者関係届。これら決定通知書の保存期限は完結日から2年。根拠条文：健康保険法施行規則第 34条・厚生年金保険法施行規則第28条。 雇用保険関係：被保険者資格取得届、同氏名変更・喪失届、高年齢雇用継続給付受給資格確認票・（初回）高年齢雇用継続給付申請書、 育児休業給付受給資格確認票・（初回）育児休業給付金支給申請書、介護休業給付金支給申請書 ※在職者分は未定。 保存期間：決定 通知書等の完結日から4年。根拠条文：雇用保険法施行規則第143条。 ※参考 平成29 年７月以降、一部の特定求職者雇用開発助成金、障害者雇用促進助成金の申請に際しても個人番号の利用が予定。
労災保険関係：障害補償給付支給請求書、遺族補償年金支給請求書、傷病の状態等に関する届、障害給付支給請求書、遺族年金支給申請 書、遺族補償年金、遺族年金転給等請求書、年金たる保険給付の受給権者の住所・氏名、年金の払渡金融機関等変更届 税務関係： 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書等。保存期間：法定申告期限の属する翌 年の1月10日の翌日から7年。根拠条文：国税通則法第70～73条 ※上記について、制度によっては最終確定ではない場合もあるので、注意が必要です。 Q4 マイナンバー取得の時期について 今年11月に年末調整のため扶養控除等申告書を集める際に取得するのがベターだが、体制整備等が進 んでいない場合には、来年1～6月に取得することでよいか？ 収集 A4 法施行前であってもマイナンバーを収集すれば安全管理措置等を講じる必要があります。体制整備が進んでいないということであれば、 整備が整い次第でよろしいと思います。 【内閣官房 QA4-2-1】 （2015 年 4 月回答） Ｑ4－2－1 従業員などのマイナンバー（個人番号）は、いつまでに取得する必要がありますか？ Ａ4－2－1 従業員にマイナンバーが通知されて以降マイナンバーの取得は可能ですが、マイナンバーを記載した法定調書などを行政機 関などに提出する時までに取得すればよく、必ずしも平成２８年１月のマイナンバーの利用開始に合わせて取得する必要はありません。 例えば、給与所得の源泉徴収票であれば、平成２８年１月の給与支払いから適用され、中途退職者を除き、平成２９年１月末までに提出 する源泉徴収票からマイナンバーを記載する必要があります。 Q5 マイナンバーの顧問先とのやりとりで「書留」でとありますが、普通郵便でなくという意味でしょうか それとも宅急便等でもいけない のでしょうか （法律上の問題か、安全上の問題か） 収集 A5 「特定個人情報の適正な取扱に関するガイドライン 事業者編」の別添において、No22 「容易に個人番号が判明しない措置の実施、追 跡可能な移送手段等、安全な方策を講ずる」とあり、送付したものが途中で紛失しないように追跡できることが大事ですが、「書留」に しなければならないとまでは書かれておりませんので、法的義務ではありません。例えば普通郵便の場合でも、返信先をあらかじめ記載 した封筒を同封するなどして封書が誤配にならないようにすることは問題ないとされています。また、宅配便についても追跡調査ができ
る移送手段とされています。【内閣官房マイナンバーコールセンター確認】 Q6 事業所内でのマイナンバー取得方法の具体例として、他人から見えないように封筒を使用することなどが必要なのでしょうか（市販品も あるようですが） 収集 A6 事業所内において対面でマイナンバーを取得する場合などは、必ずしも封筒を使用しなければならないということではないと思われます。 重要なことは、取得したマイナンバーの情報が漏れてしまわないようにすることですので、クリアーファイルに入っている書類に記載さ れたマイナンバーを誰かが見てしまうというような状態にしてはならないということだと思われます。 Q7 社員以外の外部の講師の先生から個人番号を収集の具体的方法を教えてください 収集 A7 個人番号に関する報告書等を作り、本人確認書類として以下①～③までのいずれかを添付のうえ提示（郵送の場合は写し）する収集方法 が考えられます。 【内閣官房本人確認の措置①】 ①個人番号カード ②通知カード及び身元確認書類（運転免許証又はパスポート等） ③マイナンバーの記載のある住民票記載事項証明書及び身元確認書類（運転免許証又はパスポート等） Q8 マイナンバー取得時の本人確認は、看護師や医師、保育士などの資格証明書でもよいのか 収集 A8 【マイナンバー法 則１①二・国税分野における番号法に基づく本人確認方法【事業者向け】P15平成27年３月国税庁】 官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって、写真の表示等の措置が施され、個人番号利用事務実施者が適当と認 めるものの告示がなされていないため、看護師・医師・保育士等の写真付き資格証明書は身元確認書類としては認められないと考えらえ ます。なお税理士証票が身元確認書類として認められるのは、個人番号利用事務実施者としての国税庁が認めているためです。 Q9 入社時にマイナンバーを取得した者について、（扶）の提出時にも本人確認は必要か 収集 A9 【内閣官房Q4-3-4】 Ｑ4－3－4 本人確認は、マイナンバー（個人番号）の提供を受ける度に行わなければならないのですか？
Ａ4－3－4 マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行う必要があります。例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除 等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。ただし、２回目以降の番号確認は、個人番号カードや通知カ ードなどの提示を受けることが困難であれば、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いま せん。また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が 認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。（2014年7月回答） Q10 資料には「２回目なら不要」というのと「対面であれば不要」となっており、結局（扶）を対面で受け取らない限り、本人確認書類が必 要ということで間違いないか 収集 A10 マイナンバーを収集する場合には本人確認は必要です。但し、過去に本人確認の上、特定個人情報ファイルを作成している場合には２回 目の収集の場合に番号確認は必要がありません。なお、特定個人情報ファイルを作成している場合で、会社が提出義務のある書類であれ ば身元確認は不要になりますが、個人の提出義務がある書類については必要ないとは認められていません。 また、対面であることのみをもって身元確認書類が不要であるということはありません。 【内閣官房本人確認の措置①】 【国税分野における番号法に基づく本人確認方法（事業者向け）平成27年３月】 国税対面で個人番号の提供を受ける場合の本人確認② 事業者が顧客から対面により個人番号の提供を受ける場合で、通知カードと身元（実在）確認書類として運転免許証などの写真表示のあ る書類の提示を受ける方法。 【ポイント】 申請書に記載された内容について、通知カードで番号確認、運転免許証などの写真表示のある書類で身元（実在）確認を行 います。なお、通知カードは身元（実在）確認書類としては使用できません。 Q11 扶養控除等申告書において、個人番号を別紙にて保管する（原紙には無記入）が可能か 保管 A11 個人番号を別紙で保管することは可能です。扶養控除等申告書の所定の記載欄に個人番号を記入しない扱いは認められないと考えます。 【国税分野におけるFAQ】
Q2-3-1 申告書や法定調書等を税務署等に提出する際、必ず個人番号・法人番号を記載しなければならないのですか。 （答）番号法整備法や税法の政省令の改正により、国税当局に提出される申告書や法定調書等の税務関係書類に個人番号・法人番号を記 載することが義務付けられております。したがって、申告書や法定調書等を税務署等に提出される際には、その提出される方や、扶養親 族など一定の方に係る「個人番号・法人番号」の記載が必要となります。 上記の取扱いについて、国税庁長官官房企画課番号制度ＰＴに当推進本部員より「下記のＱＡが国税庁担当官から説明があった旨を照会 したところ、当該取扱いに間違いはなく、今後、本取扱い等に関してＱＡの訂正を予定している」旨の回答を得ました。 Ｑ4 個人番号を給与所得者の扶養控除申告書に記載せず、別紙に記載して提出することとしてもいいですか。 Ａ4 給与所得者の扶養控除等申告書には、法令上、個人番号を記載することとされていますが、その扶養控除申告書に「別紙のとおり」 と記載し、個人番号を別紙で提供するごととしても差し支えありません。また、社員番号などで直ちに検索できる状態であれば、当該 別紙を別保管することも可能です。 Q12 給与所得者の扶養控除申告書で取得したマイナンバーを一覧表にせずに、そのまま雇用保険、社会保険の手続きに利用することに問題は ありますか。（扶養控除申告書をそのままデータベースとする）利用記録は別にマイナンバーを記載せずに記録する。 利用 A12 事前に申告書の利用目的を明示して、従業員の了解を得ることで申告書のコピーをデータベースとして使用することができます。 【内閣官房QA4-2-4】 Ｑ4－2－4 源泉徴収のために取得した従業員のマイナンバー（個人番号）を社会保険の手続で利用するなど、ある個人番号関係事務の ために取得した特定個人情報（マイナンバーを含む個人情報）を別の個人番号関係事務に利用することはできますか？ Ａ4－2－4 マイナンバーを含む特定個人情報（［Ｑ5－4］参照）については、番号法第２９条第３項により読み替えられた個人情報 保護法第１６条が適用されるため、本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。 このため、源泉徴収のために取得したマイナンバーは源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用が可能です。なお、［Ｑ4－2－3］ のとおり、従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包 括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。（2014年7月更新）※但し、厚生労働省は個人番号利用事務実施者として、
国税庁告示で示されている本人確認方法については、告示していないことに留意が必要です。 また、インデックス等をつけて書類を整理した場合は、特定個人情報ファイルになります。 【内閣官房マイナンバーコールセンター確認】 Q13 年金請求の場合は？（マイナンバーの記載はいつからか。） 利用 A13 当初、日本年金機構では平成２９年１月からマイナンバーを届書に記入させることとしていましたが、平成27年６月に、日本年金機構が サイバー攻撃により個人情報を大量に流出させてしまった事件を受け、改正マイナンバー法が平成27年9月9日に公布され、「平成29年5 月31までの間において政令で定める日」までの間は、個人番号の利用を行わないこととされ、また、平成29年11月30日まで間において 政令で定める日」までの間は、特定個人情報の照会及び提供（情報連携）を行わないこととされました。したがって、政令内容が確定す るまでお待ちください。 Q14 マイナンバーが漏れた場合において、個人情報が漏れた場合と比べて、具体的にはどのような弊害があるか。 安全 A14 マイナンバーが流出した場合、それだけであれば単なる１２桁の番号のため個人を特定することはできませんが、氏名など個人を特定で きる「個人情報と紐付いて流出してしまうと、個人情報の漏えいによるプライバシーの侵害」や「不正利用による被害」など様々の形で 悪用される可能性があります。【内閣官房マイナンバーコールセンター確認】 Q15 クラウドを考えていたが、ハッキングのリスクもあるし、いったい何が一番良いのかわからなくなってきました。 安全 A15 自社システムであれば自前で納得のいる安全管理措置がきちんとでき、クラウドを活用するのであれば場所もとらず導入経費も安価とな り、少人数であれば紙ベースで管理が簡単で導入経費もかからないなど三者三様のメリットがあると思われます。会社（事務所）の規模 やシステムの状況などを総合して選択すべきものと考えられます。【内閣官房マイナンバーコールセンター確認】 Q16 資料８の再受託者でシステム提供事業者とある中で、例えばM社の社労夢システムを使用する場合は、これに該当するのか。 安全 A16 同社によれば、再委託には当たらないそうです。詳細については直接お問い合わせください。 Q17 WEBに広がった場合のセキュリティ。 安全 A17 ご質問については、Web上に①マイナンバーが流出してしまった場合の対処法②マイナンバーを流出させない方法に分けて回答致します。 ①マイナンバーが流出した場合の対
処方法：ガイドラインに基づき、直ちに関係機関に報告をする必要があります。故意でない限り刑事罰は科せられません。例えば民間企 業の人事部でマイナンバーを扱う従業員が、正当な理由なく故意に情報を漏洩させた場合、刑事罰が科されることとなり、一方で、サイ バー攻撃による漏洩など、故意でなく過失による漏洩には、刑事罰が科されることは少ないものと思われます。マイナンバー関連法には、 漏洩した企業に対する罰則も規定されていますが、たとえ従業員がマイナンバーの不正漏洩に関与したとしても、それだけで会社が罰せ られることは少ないものと思われます。会社ぐるみや社長による故意の漏洩といったケースであれば、事業者に刑事罰は科されます。な お、民事上では、住所や氏名といった他の個人情報の漏洩と同様、故意の有無にかかわらず管理責任を問われ、損害賠償を請求される可 能性があります。【内閣官房マイナンバーコールセンター確認】 ②マイナンバーを流出させない方法：パスワード付のファイルでやり取りする方法や、社内上のパスワードやIDを付けたイントラネット でデータのやり取りをすることが考えられます。【内閣官房マイナンバーコールセンター確認】 Q18 クラウド保管に関し更なる詳細契約書、または覚書の記載方法を教えてください。 安全 A18 クラウド保管に関しては委託には当たらないという前提でお答えします。クラウドサービスを利用した場合には、所定の約款を十分にご 確認していただくことになります。 Q19 施錠保管は必須なのでしょうか。 安全 A19 書類やデータ媒体の盗難・紛失防止の措置も必要と思われますので、書類や媒体は施錠できるキャビネットや金庫等に保管しましょう。 Q20 ３０人弱の会社で、クラウドを使わない場合はどのような運用が望ましいか知りたい。 安全 A20 マイナンバーの管理については、必ずしもパソコン（クラウドを含む）管理ではなく、紙ベースの取扱いでも構いません。その場合、管 理者が誰なのかをはっきりとさせておき、また保管場所についても施錠をしっかりとして適切な管理ができていればよいと解されており ますので、紙ベースの運用でも問題はありません。【内閣官房マイナンバーコールセンター確認】 Q21 マイナンバーをマスキングする方法だが、紙の場合は黒く塗りつぶすだけでよいか。又、パソコンからUSBにマイナンバーデータを移動 させて保存するとしても、パソコン上でそのデータを復元できたりしないか。パソコン上に残らないデータ消去方法はあるのか。 安全
A21 マスキングは黒く塗りつぶせば足ります。また、ご指摘のとおりパソコンからＵＳＢメモリにデータ移動をさせ、パソコンからデータ削 除し見かけ上は存在しなくなっても、パソコン上にはデータの残骸が残存しているのであり、媒体が盗難等の理由により流出した際に、 データの機密性の保持に問題が生じます。このため、たとえば、ＵＳＢメモリの機能としてデータ移動とともにパソコン本体上から一切 のデータを削除するものや、専用のデータ削除ソフトの利用や物理的な破壊等により復元不可能とする方法もあります。 Q22 大、中、小規模事業所の定義はどこで定めているか。 安全 A22 特定個人情報保護委員会の『特定個人情報の適正な取扱に関するガイドライン（事業者編）』の「（別添）特定個人情報に関する安全管理 措置（事業者編）」において、「中小規模事業者」とは、事業者のうち従業員が１００人以下の事業者であって、次に掲げる事業者を除く 事業者をいいます。したがって、本ガイドラインでは、中小規模事業者とそれ以外の事業者に分けて取扱いが記載されています。 ・個人番号利用事務実施者 ・委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者 ・金融分野（金融庁作成の「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」第１条第１項に定義される金融分野）の事業者 ・個人情報取扱事業者 なお、社員100名以下の会社であっても、個人情報を5000人分以上利用している場合には「個人情報取扱事業者」となり、中小規模事業 者には該当しないのでご留意ください。 一方、「社労士のためのマイナンバーハンドブック」（連合会）では、大・中規模事務所（自宅以外）と小規模事務所（自宅兼事務所）に 分けて取扱いが記載されています。 Q23 物理的安全管理措置と技術的安全管理措置に不安を感じています。 安全 A23 事務所の規模に応じてガイドライン・ハンドブックに基づいた安全管理措置が必要になりますのでできる限りの措置を講じましょう。【内 閣官房マイナンバーコールセンター確認】 会報に掲載されている具体的事例などを参照してください。なお、自宅で開業し、生活空間と仕事場が同じ場合は、マイナンバーを使用 する仕事用の部屋を明確に区分し、鍵の施錠やロッカーの設置などを行えば自宅兼事務所でも業務は可能と思われます。
Q24 管理区域と取扱区域をどの程度整備すべきか 安全 A24 Ａ23を参照してください。 Q25 従来の部屋では間に合わないので、もう一部屋準備すべきなのか 費用のことも考え悩んでいます 安全 A25 Ａ23を参照してください。 Q26 管理区域と取扱区域をどの程度整備すべきか 安全 A26 Ａ23を参照してください。 Q27 従来の部屋では間に合わないので、もう一部屋準備すべきなのか 費用のことも考え悩んでいます 安全 A27 Ａ23 を参照してください。 Q28 ガイドラインで記載されている様式のひな形をはやく提示していただけると幸いです 安全 A28 社労士向けのガイドライン、すなわち、社労士のためのマイナンバー対応ハンドブック（連合会）のことと思いますが、関係様式（雛形） （平成27年8月版）において、20種帳票が掲載されています。連合会ホームページをご参照ください。 Q29 １０人未満の事業所（就業規則の作成義務のない事業所）の安全管理措置について詳しく知りたいです 安全 A29 100人以下の事業者であれば、就業規則の策定の有無にかかわらず、管理区域と取扱区域を定め、管理区域については利用できる者を定 め、それ以外の社員が閲覧できないようにすることが必要です。【内閣官房マイナンバーコールセンター確認】(資料編Ｐ55も参照下さい)。 Q30 「取扱区域」について、独立した部屋が確保できない例において、パーテーションは、囲む形でないものは認められないということにな るのでしょうか(関係事務取扱者の背後からPC等が覗き込める環境にある） 安全 A30 パーテーション等で囲めない場合は、関係事務取扱者以外がPCを覗き込めないようにPCの配置等に配慮する必要があります。なお、パソ コン画面にのぞき込みができないように所定のシートを貼る方法もありますのでご検討ください。【内閣官房マイナンバーコールセンタ ー確認】 Q31 例えば、源泉徴収票を作成した日、本人に交付した日、市区町村に送付した日、税務署に送付した日、すべて必要ですか 安全 A31 特定個人情報保護委員会では具体的な記録すべき事項について特段規定は定めていませんが、マイナンバーの収集～利用～廃棄までの流
れが掴めるように記録することが望ましいと思われます。【内閣官房マイナンバーコールセンター確認】なお、本人交付の源泉徴収票に ついては、マイナンバーの記載が不要とされたため記録は必要がなくなりました。 Q32 書類の廃棄の起算日が、退職となりますが、事業主が何十年も保管が必要ですか 安全 A32 保存期間が定められている書類については、その期間は保存し、保存期間が経過したらすみやかに廃棄（たとえば、当該年度の年度末に 一括して廃棄。）しなければなりません。マイナンバーを記載しなければならない書類で保存期間が長いのは税務関係の扶養控除申告書 などが7年間とされています。したがって何十年も保管しなければならない書類というものはありません。 Q33 特定個人情報取扱規程４条について、実体に合わせて不要なものは削除とのセミナー当日の説明だったが、この項目については、不要で あっても載せておいて良いのでは 安全 A33 ご質問のとおり、記載してあっても問題ないと思われます。規程をできるだけシンプルにしたいような場合は、作成することがあり得な いようなものは削除した方がよいということが、セミナー当日の説明の趣旨だと思われます。 Q34 「中小規模事業者」の定義は、セミナー資料の9頁（連合会ハンドブック41頁）にも書いてあるがどういうことなのか 安全 A34 ご質問の趣旨がよく分からないのですが、①から④の意味が分かりにくいということで回答させていただきます。ガイドライン事業者編 では、原則として従業員が100人以下であれば「中小規模事業者」として、事務で取り扱う個人番号の数量が少なく、また特定個人情報 等を取り扱う限定的であることなどから特例的な対応方法が示されています。但し、①行政などの個人番号利用事務実施者、②委託され てマイナンバーを取扱う事業者（開業社労士も含まれます。）、③金融業の事業者、④個人情報取扱事業者（個人情報保護法では、顧客 情報、取引先情報、従業員情報等において、5000人以上の個人情報を有し、それらを事業を営む上で利用している事業者をいいます。） については、特例的な対応方法が認められないとされています。①から④の事業者は従業員数が少なくても、マイナンバーの取扱いに厳 しい責任が課せられることとされています。 Q35 本人確認などでコピーをもらった場合すぐに廃棄すべきなのか管理、取扱区域はどこまで部屋を区切るべきか（パーテーションなどで） 安全 A35 本人確認用のコピーをどうするかは、いろいろな考え方があると思われますが、取得手続きが完了したら廃棄するということが基本であ ると思われます。また、管理区域や取扱区域の区分方法は、物理的に可能な範囲で最も効果的な方法を選択するということになると思わ
れます。 Q36 社会保険の手続きにつき、マイナンバーの記入をクライアント側ですべて行う場合は管理既定は省略できないと思われるが 安全 A36 管理規定とは取扱規程のことと考えますが、社労士事務所としてマイナンバーに関する業務を「委託」されている場合は取扱規程の作成 は必要であると考えます。マイナンバーに関する業務を一切委託されない場合は取扱規程の作成は不要となります。【内閣官房マイナン バーコールセンター確認） Q37 管理台帳には利用年月日の記載が必要ですか？例えば源泉徴収票を作成した日、本人に交付した日、市長村に送付した日、税務署に送付 した日など 安全 A37 運用状況を確認する必要があるための管理台帳であれば利用年月日の記入は必要です。利用実績の記録としてはガイドラインに以下が示 されています。 【ガイドラインP52】 取扱規程等に基づく運用状況を確認するため、システムログ又は利用実績を記録する。 ≪手法の例示≫ ＊ 記録する項目としては、次に掲げるものが挙げられる。 ・ 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録 ・ 書類・媒体等の持出しの記録 ・ 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録 ・ 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等 ・ 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等） の記録 Q38 取扱規定の第２０条について、特定個人情報などを取得した場合は、とありますが、利用目的を明示する前に取得することは可能でしょ うか 安全
A38 利用目的を明示する前に個人番号を取得することはできません。 【内閣官房Q＆A4-2-2】（2014年7月回答） Ｑ4－2－2 従業員や金融機関の顧客などからマイナンバー（個人番号）を取得する際は、どのような手続きが必要ですか？ Ａ4－2－2 マイナンバーを取得する際は、本人に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認 を行ってください。利用目的の明示については[Ｑ4－2－3]、本人確認については[4－3 本人確認]を参照してください。 Q39 報酬料金などの支払調書は社労士が作成しても良いのでしょうか 法 定 調 書 A39 支払調書の作成を業として行うことは税理士法に違反することになります。なお、社労士自らが支払った報酬に関して支払調書を作成す ることは、業として行うものには該当しないため問題ありません。 Q40 本人に交付する源泉徴収票に、マイナンバーを記載することは必須なのか。例えば、本人が年末に交付されたもの（マイナンバーあり） を不動産業者などに提出した場合、会社や社労士が責任を問われるリスクがあるなら、記載しないほうがいいのでは 法 定 調 書 A40 【国税分野における FAQ お知らせ】 平成 27 年 10 月２日に所得税法施行規則等の改正が行われ、「番号法」施行後の平成 28 年１月以降も、給与などの支払を受ける人に交 付する源泉徴収票など以下の帳票等への個人番号の記載は行わないこととされました。 給与所得の源泉徴収票、退職所得の源泉徴収票、公的年金等の源泉徴収票、配当等とみなす金額に関する支払通知書、オープン型証券 投資信託収益の分配の支払通知書、上場株式配当等の支払に関する通知書、特定口座年間取引報告書、未成年者口座年間取引報告書、 特定割引債の償還金の支払通知書 なお、個人情報の保護に関する法律第25条に基づき、本人から自身の個人番号を含む情報として源泉徴収票などの開示の求めがあった場 合には、本人の個人番号を記載して開示することが可能です。 また、電子申告・納税等開始（変更等）届出書についても個人番号の記載 は不要です。 Q41 本人確認してみたら、実は偽名を使っていたことが発覚した、というケースへの対処が気になっています。 就 業 規
則 A41 マイナンバーの取得にあたり、本人確認の結果、偽名が判明したのであれば、事実確認の上、就業規則で偽名や虚偽報告についての罰則規定が あれば懲戒処分が行われることとなるものと思われます。 Q42 就業規則への「利用目的」記載の是否について 就 業 規 則 A42 【内閣官房Q＆A4-2-3-1】 Ｑ4－2－3－1 従業員などのマイナンバー（個人番号）を取得する際は、利用目的を明示しなければならないのですか。番号法のどこ に規定されていますか？ Ａ4－2－3－1 番号法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第１８ 条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。なお、複数の利用目的をまとめ て明示することは可能ですが、［Ｑ4－2－4］のとおり、利用目的を後から追加することはできません。（2014年7月回答） Ｑ4－2－3－2 個人番号の利用目的の通知等は、どのような方法で行うことが適切ですか。 Ａ4－2－3－2 個人番号の利用目的の通知等の方法は、書類の提示のほか社内ＬＡＮにおける通知が挙げられますが、個人情報保護法第 18条及び主務大臣のガイドライン等に従って、従来から行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行うことが考えられます。（2015 年9月回答） したがって、就業規則に記載は、利用目的の明示の一方法であり、必ずしも当該方法によらなければならないというものではなく任意で す。会社側からの個人番号の提供を従業員が拒んだ場合を想定し、より積極的な対応として就業規則にも個人番号の提供をすることを記 載しておくものです。このことにより、従業員にマイナンバー制度への理解をより求めていくことができるものと考えられます。 Q43 社労士合同事業所での対応法を教えていただきたい 社 労 士 事 務所 A43 以下のハンドブックの解説から考えるに合同事務所の場合であっても各個人ごとに座席配置・PCの配置を工夫した取扱区域の設定と、合
同事務所のメンバーのみ許可された者として執務室に入室ができることとすれば対応は可能であると考えます。 【連合会 社労士のためのマイナンバー対応ハンドブック（平成27年8月版）P49】 Z2「取扱区域」 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域。事務取扱担当者のみ立入り可能。他の事務処理エリアとの間仕切り設置、 座席配置や PC の配置の工夫等が考えられる。 Z3「執務室」 事務所の従業者及び許可された者のみ入室可能。 Q44 社労士事務所のマイナンバー取得から作業方法 社 労 士 事 務所 A44 社労士事務所のマイナンバー取得とは社労士事務所の職員のマイナンバーの取得とすると、一般の企業と同様「扶養控除等申告書」に「個 人番号カード又は通知カードと身元確認書類か住民票記載事項証明書と身元確認書類を提示又は郵送（この場合必要書類は写しで可）で 受領し、システムにそれらに記載された個人番号を入力し、扶養控除等申告書はキャビネットに安全管理措置のもと厳格に保管する。ま た利用時には特定個人情報の利用・出力等状況を記録し、職員が退職後は法定保管期間を経過後速やかに廃棄する、ということになるか と思います。また職員の扶養家族に第3号被保険者がいる場合委任状が必要になります。 なお、「扶養控除等申告書」は、個人番号に関する報告書等に代えることが可能であり、個人番号カードは平成28年1月以降の交付にな ることに留意してください。 Q45 マイナンバー欄のない旧様式の行政側の取扱いいつまで有効とするか 行政 A45 雇用保険業務対応Q＆A13によれば、旧様式についても使用可能とされています。個人番号を改めて所定の様式「個人番号登録・変更届書」 （仮称）により、速やかに提出する必要があります。なお、旧様式の使用期限については、特に定めはありません。 Q46 マイナンバーの記載がないと行政は受付しないかどうか 行政 A46 国税分野における FAQ】 Q2‐10 従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか。 （答）法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の
記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。それでもなお、提供を受けられ ない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。経過等の記録がな ければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点から も、経過等の記録をお願いします。なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合 は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。 Q47 今いる従業員の年金事務所へのマイナンバー報告の仕事と時期 行政 A47 A13を参照してください。 Q48 雇用保険分野のガイド（たとえば本人確認用のガイド）はいつごろ発表されるのでしょうか 行政 A48 雇用保険に関するＱＡ集が9月14付で更新されていますが、本人確認方法については記載されていません。したがって内閣官房のガイド ラインによる原則的な方法が求められるというように理解する必要があると思われます。このよう事項に関するガイドラインが発表され る の か ど う か は 現 時 点 で は 不 明 で す 。 Ｑ Ａ 集 の Ｕ Ｒ Ｌ は 次 の と お り で す 。 http://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11600000-Shokugyouanteikyoku/0000093276.pdf Q49 小規模企業で紙ベースでマイナンバーに対応するため、システム上の対応は考えていないが、電子申請を行っている場合、ファイルの保 存は USB などにすればよいか 電 子 申 請 A49 マイナンバーが含まれているファイルの保存はUSBで問題ないと思われますが、当該データを管理区域及び取扱区域から持ち出す場合に ついてはガイドラインに示されている物理的安全管理措置に留意が必要です。 【ガイドラインP54、55】 ｃ 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止 特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用 等、安全な方策を講ずる。「持出し」とは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動 等であっても、紛失・盗難等に留意する必要がある。
≪手法の例示≫ ＊ 特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法としては、持出しデータの暗号化、パスワードによる保護、施錠できる搬 送容器の使用等が考えられる。ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関等が指定する提出方法に従 う。 ＊ 特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法としては、封緘、目隠しシールの貼付を行うこと等が考えられる。 【中小規模事業者における対応方法】 ○ 特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗 難等を防ぐための安全な方策を講ずる。 Q50 ハンドブックはどこからダウンロードできるか。 そ の 他 A50 全国社会保険労務士会連合会 会員用ホームページからとなります。トピックス内の「2015.8.25 マイナンバー対応ハンドブックにつ いて」をクリックすると対応のページが開きます。なお、会員ページには、ID及びパスワードがないと入ることができませんので、「月刊 社労士」の掲示版コーナーにID及びパスワードが記載されておりますのでご参照ください。
