はじめに

「表計算ソフトの活用④」

－Excel2010 資料作成編－

校内研修・自主研修用テキスト

データ入力の効率化を図るとともに，グラフ等を用いた資料を作成してみましょう。 次のような表を作成する際に，今度は, あらかじめ決めておいたコードを入力することに よって，データが表示されるようにします。（次ページ参照） コード入力をするように設定しておけば，同じ文字列を複数回入力する必要がなく，デー タの入力ミスも防げます。

出席番号

氏名

性別

部活動

歯科検診 受診結果

1 相川　太郎 男

囲碁・将棋

要注意

2 飯田　誠

男

バスケットボール

健康

3 伊藤　絵美 女

バレーボール

要注意

4 上田　健太 男

野球

要受診

異常なし

5 加藤　三郎 男

サッカーボール

要受診

異常なし

6 坂田　大介 男

サッカーボール

要受診

完了

7 柴田　圭吾 男

コーラス

健康

8 谷　昌子

女

サッカーボール

要受診

経過観察

9 田山　浩

男

コーラス

要受診

異常なし

10 中井　健介 男

野球

健康

11 西本　博子 女

ソフトボール

要受診

12 浜田　純子 女

コーラス

健康

13 林　　浩之 男

バレーボール

健康

14 樋口　章子 女

バスケットボール

要注意

15 深川　康夫 男

囲碁・将棋

健康

16 平良　良子 女

バレーボール

要注意

17 保坂　祐子 女

囲碁・将棋

健康

18 松井　清子 女

サッカーボール

要受診

経過観察

19 松本　圭吾 男

サッカーボール

要受診

完了

20 三浦　俊一 男

コーラス

健康

21 村田　真弓 女

バスケットボール

要受診

22 宗利　信二 男

ソフトボール

健康

23 森　　真美 女

サッカーボール

要受診

24 山口　幸子 女

囲碁・将棋

健康

25 山田　勇気 男

ソフトボール

健康

26 山本　光輝 男

サッカーボール

要注意

27 湯川　秀子 女

野球

健康

28 吉村　辰則 男

バスケットボール

要受診

経過観察

29 若本　花子 女

バスケットボール

要受診

完了

30 和田　勉

男

囲碁・将棋

健康

１ 表の作成

第６章 資料作成

性別，部活動，歯科検診，受診結果の入力について，次のようなコードを用いることとし ます。 （操作１）コード表を作成します。 ・「Sheet3」のシート名を「コード表」に変更し，上記データを入力してください。 ・コード表を作成する場合，同一シート内に作成しても構いませんが，別シートに 作成しておくと，他のシートでも利用することができ，便利です。 （操作２）コードによる入力ができるように，セルの項目を入力します。 ・次のようにそれぞれの項目の隣に，列を挿入し，項目名として「コード」と入力 します。

２ リスト（コード表）の作成

（操作３）Ｃ列にコードを入力すると，Ｄ列に性別が表示されるように，Ｄ列のセルに関数 式を入力します。 ・セルＤ２をクリックします。 ・数式バーの をクリックします。 ・関数の分類で「検索/行列」を選びます。 ・該当する関数名の中から，「VLOOKUP」を クリックし，「OK」をクリックします。 ・関数の引数を入力します。 検索値： セルＣ２をクリック 範囲： シート見出しの 「コード表」をクリック A2 セルから E12 セルを ドラッグします。 絶対番地にするために，キーボードの「Ｆ４」キーを押します。 列番号：「2」 検索の型：FALSE ・セルＤ２は，次のようにエラー表示となります。これは，セルＣ２に値が入力されていないためです。 セルＣ２に性別のコード「1」を入力すると，「男」が表示されます。 エラー回避の方法は， 後のページで説明します。 セルＣ２の値とコード表のＡ列の 値が一致したら，同じ行の２列目 (Ｂ列)の値を表示する。

（操作４）（操作３）を参照して，Ｆ列にクラブ活動，Ｈ列に歯科検診の結果が表示されるように，関数 式を入力しましょう。 （セルＦ２） （セルＨ２） （操作５）セルＥ２，Ｇ２にコードを入力し，Ｆ列にクラブ名，Ｈ列に歯科検診の結果が表示されること を確認しましょう。 （操作６）Ｃ列，Ｅ列，Ｇ列にコードを入力します。 （操作７）項目名「受診結果」は，どのように入力するのが良いでしょうか。  コードを使って入力？？？  先ほど学習した「ドロップダウンリスト」を活用して入力？？？

<<複数のシートを一画面に表示させてデータを入力する>> コード表と一覧表は別々のシートに作成しています。 Excel では，同じブック内にある複数のシートを並べて表示することができます。複数のシートを並 べて表示しておけば，コードを入力する際に便利です。 ・「表示」タブ→「ウィンドウ」で「新しいウィンドウを開く」をクリックします。 ※２つのシートを表示させたいときは１クリック，３つのシートを表示させたいときは２クリッ クして，表示させる数だけのウィンドウを用意します。 ・「Book1」が「Book1:1」と「Book1:2」として表示されます。 ・開かれた二つのウィンドウを並べて表示させるために，「表示」タブ→「ウィンドウ」で「整列」 をクリックします。 ・表示の仕方を選択して，「OK」をクリックします。 ・２つのシートが並んで表示されました。コード表を参考にしながらコードを入力しましょう。 「並べて表示」を選択 して「OK」をクリック

・セルＤ２の関数式を修正し，Ｄ列の各セルにコピーしておきます。 ・セルＦ２，Ｈ２の関数式も修正し，Ｆ列，Ｈ列の各セルにコピーしましょう。 エラー表示を回避するテクニック！ 関数式を入力した際，参照するデータが入力されていなければ，エラー表示になります。これを回 避するには，関数式の前に，IF 関数を利用して次のような条件を指定しておけばエラー表示になりま せん。 =IF(参照するセル番地=””,””,……) <条件> 参照するデータが空白であれば， 空白を表示する。 そうでなければ……

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「VLOOKUP」関数について テーブル(コード表など，範囲として指定するデータの集まりのこと)の左端列の値を検索 値と比較し，一致した値と同じ行にある指定した列と同じ行にある値を求めることができる 関数です。 ○テーブルの値は，左端列は昇順に並べておく必要があります。 ○テーブルは絶対番地で指定します。範囲が固定されるので，数式を複写する場合に有用 です。 ○検索の型は省略すると「true」になります。「false」を指定すると，検索値と完全に 一致する値だけを検索します。 例えば，性別のコードを間違って「1.5」と入力した場合，「false」を指定していれば エラーとして(＃Ｎ／Ａ)表示されますが，省略した場合（「true」を指定したことに なります。）には，「男」が表示されてしまいます。視力検査の四段階表記で，「0.3 以上 0.7 未満ならば「Ｃ」」というように，検索値に幅があるときには「true」を指定 しておきます。 （使用例：視力検査の四段階表記） Ａ：視力 1.0 以上，Ｂ：視力 0.7 以上 1.0 未満，Ｃ：視力 0.3 以上 0.7 未満，Ｄ：視力 0.3 未満 Ｃ列，Ｅ列に入力した視力検査 の実データを四段階表を参照し て，Ａ～Ｄの表記で表示するため にＤ列とＦ列に vlookup 関数を入 力する。 ①四段階表の作成 それぞれの段階の下限値を昇順で入力します。 （Ｉ列の上限値は入力する必要はありません。） ②関数式の入力 セルＤ４： = V L OO KU P ( C 4 , $ H $4 : $ J $ 7,3 ) Ｄ列，Ｆ列の各セルに関数式を複写します。 下限値 vlookup 関数を入力 「TRUE」は「１」 「FALSE」は「０」 と入力しても良い。

集計した人数を利用して，グラフを作成します。 歯科検診の状況別人数の割合が分かるように円グラフを作成します。 （１）円グラフの作成 （操作１）セルＨ33 からセルＩ35 までドラッグします。 （操作２）「挿入」タブ→「グラフ」→「円」で「２－Ｄ円」を選択します。 （操作３）「レイアウト」を選択し，グラフエリアになっていることを確認します。

３ グラフの作成と文書への貼り付け

（２）タイトルやデータの表示 グラフタイトルとデータ表示をします。（タイトル：歯科検診の状況） （操作１）「レイアウト」タブの「グラフタイトル」の中から「グラフの上」をクリック します。 （操作２）「レイアウト」→「データラベル」で「その他のデータラベルオプション」を 選択します。 （操作３）「ラベルオプション」の「ラベルの内容」で「分類名」「値」「パーセンテー ジ」をクリックして，表示設定します。 （操作４）「ラベルの位置」を「外部」にし，「区切り文字」を「（改行）」にします。 「歯科検診 の状況」に 直します。

（操作５）「表示形式」，分類「パーセンテージ」の「小数点以下の桁数」を「1」にしま す。 グラフの完成です。

（例）

歯科検診の状況

（３）Word の文書にグラフを挿入

Excel で作成したデータやグラフを Word の文書や PowerPoint のスライドに貼り付け ることができます。ここでは，今作成した円グラフを Word の文書に貼り付ける演習を します。 （操作１）上のように Word で文書を作成します。 （操作２）シート上に貼り付けられている円グラフをクリックし，メニューから「コピー」 をクリックします。 （操作３）Word の文書上の貼り付けたい場所を 右クリックし，「ホーム」タブ→ 「クリップボード」→ 「貼り付けの▼」 をクリックし，メニューから「形式 を選択して貼り付け」を選択します。

（操作４）「Microsoft Office Excel グラフィック オブジェクト」を選択し，「OK」をク リックすると，グラフが張り付きます。

（操作５）貼り付けられたグラフを自由に動かしたい場合，次の操作をします。

「グラフの上でクリック」→「書式」タブをクリック → 「文字列の折り返し」 をクリック → メニューから「前面」をクリック