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≪参加者メニュー≫
・全体の流れ(参加者）
１０．全体の流れ（参加者）
＜参加者＞
＜起案者＞
Ⅰ．起案者が参加者の日程調整をしたうえで、会議の予約を行う場合
退院カンファレンスの判断 院内スタッフの予定確認 カンファレンス参加者の日 程調整 ① カンファレンス内容を確認・回答 「ホーム」又は「日程調整一覧」機能 ⇒Ｐ３５ ・日程確認 ・会議内容の確認 ・会議資料（ファイル）の閲覧 など 返信期日までに回答してください 会議日程の確定及び日程 確定 会議開催案内 起案者より会議案内 のメールを受信 起案者へ出欠の 回答を返信 起案者より会議確定 のメールを受信Ⅱ．起案者が参加者の日程調整を行わず、会議の予約のみ行う場合
会議開催案内 起案者より会議確定 のメールを受信 起案者にて日程 調整の有無 あり なし ② 会議開催案内の通知 「会議一覧」機能に 自動的に会議の予定が登録される 会議当日に「会議参加」機能より会議に参加します。 ③ 会議開催案内の通知 「会議一覧」機能に 自動的に会議の予定が登録される１１．日程調整一覧 ■起動方法 下記の２つの方法があります。 Ⅰ．ホーム画面 Ⅱ．「日程調整一覧」画面 ・・・ホーム画面左のメニュー一覧の中から「参加者メニュー」内の「自分 のスケジュールを回答する」をクリックします。
起案者からの回覧が確認できる機能です。
♪Point 起案者が回覧を作成す ると、設定したメールア ドレスにメールが届きま す。 その回覧についての確 認、回答を、この「日程 調整一覧」から行ってく ださい。 ♪Point Ⅰ．ホーム画面は 回答期限後７日までの 回覧しか表示されませ ん。 Ⅱ．「日程調整一覧」画 面では、すべての回覧 が確認できます。36 １１－１．日程調整一覧＿「日程調整一覧」機能 「こんなときは？」
「日程調整一覧」機能 「こんなときは？」
・回覧を検索したい・・・Ｐ３９へ ・回覧を確認したい・・・Ｐ４１へ ・回覧に回答したい・・・Ｐ４１へ ・回答を編集したい・・・Ｐ４１へ１１－２．日程調整一覧＿回覧の一覧 ■画面説明 Ⅰ．ホーム画面 ③起案者から送られてきた回 覧に対して自分の回答状況 が表示されます。 ②自分が起案者として作成し た回覧の状態を表示します。 ①カンファレンス内容が表示 されています。 ⑤回覧の回答期限が表示さ れます。回答期限を過ぎる と、赤字で表示されます。 ④回覧を作成した人が表示さ れます。 ♪Point 新着の回覧には のマークがついていま す。このマークは、回覧 に回答するか、３日経 つと表示されなくなりま す。 ☆注意
②
①
③
④
⑤
⑥
１１－２．日程調整一覧＿回覧の一覧 Ⅱ．「日程調整一覧」画面 ２．以下の画面が開きます。 回覧の一覧 より、起案者からの回覧を確認し ます。 １．ホーム画面左のボタンの中から「参加者」をクリックし「自分のスケジュー ルを回答する」を開きます。 ✏用語説明 「未回答の回覧」… 起案者から届いた回覧 に対してまだ回答して いない回覧 「回答済の回覧」… 起案者から届いた回覧 に対して回答した回覧 「作成した回覧」… 自分が起案者となり作 成した回覧 検索欄 回覧の一覧 ♪Point 起案者から送られてき た回覧は、「未回答の 回覧」「回答済の回覧」 の２つのタブに分かれ ています。 起案者に回答するとき は「未回答の回覧」、 回答を修正するときは 「回答済の回覧」タブよ り回覧を選択してくださ い。 ☆注意 回答期限内に回答する ようにしてください。
１１－３．日程調整一覧＿回覧の検索 ■操作手順 ２． 回覧の一覧 より検索したい区分選択します。 ３．その上で 検索欄 より検索します。 １．ホーム画面左のメニュー一覧の中から「◆参加者メニュー」内の「日程調 整一覧」の画面を開きます。 回覧の一覧 検索欄 検索 回覧の一覧
１１－３．日程調整一覧＿回覧の検索 ５．入力した内容で検索します。 ボタン・・・ ボタン・・・ クリックすると、 回覧の一覧 に該当の回覧が 表示されます。 入力した検索項目がクリアされ、初期表示に戻 ります。 ♪Point 検索項目すべてを入力 しなくても、検索をした い項目を入力するだけ で検索が可能です。
１１－４．日程調整一覧＿回覧の確認、回答 ■操作手順 １．ホーム画面の「日程調整一覧」から、回答する回覧を選択します。 ⑥出欠を「○」、「△」、「×」で 回答します。 ２．会議の詳細、「日程調整確認」画面が開きます。会議の内容が確認でき ます。 ②「作成者」、「作成日時」、 「回答期限日時」が表示され ます。 ④「連絡内容」が表示されま す。 ③「カンファレンス内容」が表 示されます。 ①患者情報が表示されます。 （「利用目的」が「退院前カン ファレンス」の場合） ⑤「添付ファイル」の閲覧がで きます。
①
②
③
④
⑤
♪Point メニュー一覧から「日程 調整一覧」の画面を開 いても、同様の操作が できます。 クリック⑤
⑥
１１－４．日程調整一覧＿回覧の確認、回答 ■操作手順 ⑨他の参加者の出欠状況が 候補日単位で表示されます。 ⑩他の参加者の回答状況が 表示されます。返信時のコメ ントも表示されます。
⑨
⑩
１１－５．日程調整一覧＿補足 ■補足－１ ■補足－２ 参加者は、起案者から案内がきた会議に新たに参加者を追加することもでき ます。 参加者を追加したい会議の詳細画面、「日程調整確認」の「参加者追加」ボタ ンより追加します。詳細はＰ５５をご参照ください。 起案者によって削除された回覧は、詳細画面を開くと以下のように表示され ます。 回覧が削除されても、「複製」、「ファイル管理（新規作成）」ボタンはそのまま 使うことができます。 ☆注意 参加者は、自施設のメ ンバーのみ参加者の 追加ができます。 他施設のメンバーを追 加することはできませ ん。 ☆注意 会議開始３０分前から は参加者追加はできま せん。「参加者追加」ボ タンも表示されなくなり ます。
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≪起案者・参加者共通メニュー≫
・会議一覧
・会議参加
・参加者追加
・お気に入り
・ファイル共有
・会議参加者数表示
１２．会議一覧 ■起動方法 １．ホーム画面左のボタンの中から「会議日時を確認する」をクリックします。 ２．「会議一覧」の画面が表示されます。
自分の参加する会議の一覧を確認できる機能です。
♪Point ホーム画面にも「週表 示」で「会議一覧」が表 示されています。46 １２．会議一覧 ■操作手順 １．表示区分を「日表示」「週表示」「月表示」「一覧」の４つから選択します。 ２．表示区分をクリックすると、下に表示される会議の一覧画面が切り替わり ます。 ♪Point 初期設定では「一覧」 で表示されています。
47 １２．会議一覧 ■画面説明 Ⅰ．表示区分 １．「一覧」表示 ２．「月表示」 ①会議ごとに「日付」「開始時 刻」「終了時刻」「利用目的」 「カンファレンス内容」「連絡内 容」「作成者」「参加者」が表示 されます。 ⑤ をクリックすると日付を 指定して「会議開催案内」の 画面を開くことができます。詳 細はP２９をご参照ください。 ④会議の予定をクリックする と、その会議の詳細画面が開 きます。詳細はP４９をご参照 ください。 ③表示したい月を選択できま す。 ②「詳細」を開くと会議の詳細 が確認できます。詳しくはP４ ９をご参照下さい。
①
②
③
⑤
④
１２．会議一覧 ３．「週表示」 ４．「日表示」 ⑧ をクリックすると日付を 指定して「会議開催案内」の 画面を開くことができます。詳 細はP２９をご参照ください。 ⑥表示したい週を選択できま す。 ⑨表示したい日を選択できま す。 ⑩会議の予定をクリックする と、その会議の詳細画面が開 きます。詳細はP４９をご参照 ください。 ⑦会議の予定をクリックする と、その会議の詳細画面が開 きます。詳細はP４９をご参照 ください。
⑦
⑥
⑧
⑨
⑩
１２．会議一覧 Ⅱ．会議の詳細画面 ⑪会議の取消ができます。 ⑫参加者を追加できます。詳 細はP５５をご参照ください。 ♪Point 「取消」をクリックすると、 自動で参加者全員に 会議取消のメールが配 信され、「会議一覧」か らも予定が削除されま す。 ☆注意 一度取消をすると元に は戻せません。 ☆注意 参加者の削除はできま せん。 ♪Point 過去の会議の詳細画 面には ♪Point 「取消」は、自分が起案者の会議の詳細画面にのみ表示されます。 参加者として参加する会議の詳細画面には表示されません。
⑫
⑪
☆注意 会議開始３０分前から は参加者追加はできま せん。「参加者追加」ボ タンも表示されなくなり ます。１３．会議参加 ■起動方法 ２．「会議参加」の画面が表示されます。 １．ホーム画面左のボタンの中から「会議に参加する」をクリックします。
会議当日に会議に参加できる機能です
♪Point 会議開始の３０分前か ら入室できます。 会議開始の３０分前か ら「会議に参加する」の ボタンがクリックできる ようになります。 普段はクリックできませ ん。51 １３－１．会議参加＿入室 ■操作手順 １．会議内容を確認します。会議内容は「患者情報」（「利用目的」：「退院前カ ンファレンス」の場合）、「アジェンダ」、「参加者」が表示されます。 ２．会議資料を確認します。「ファイル共有画面へ」ボタンをクリックすると、 「ファイル共有」の画面が開きます。会議に必要な資料が閲覧できます。 「ファイル共有」の使い方は Ｐ６２をご参照ください。 ✏用語説明 アジェンダ… 会議の議題 ♪Point フォルダ選択は自動で は行われません。
52 １３－１．会議参加＿入室
３．会議に参加します。「会議画面へ」ボタンをクリックします。
５．会議画面が開き、会議に参加できます。
１３－２．会議参加＿退室
■操作手順
１．退室する際は、「閉じる」ボタンで閉じてください。
２．「会議参加」画面の「閉じる」ボタンをクリックすると、遠隔カンファレンスシ ステムのホーム画面に戻ります。
１３－３．会議参加＿会議参加時間について ■会議参加時間について ① 会議開始時間の３０分前から会議終了時間後の６０分間まで、会議予定時間内は何度でも 入退室が可能です。 ② 会議終了時間を過ぎ、延長で会議を行った場合は、６時間までは強制終了されることなく会議が 行えます。 ６時間を過ぎ会議を行っている場合、０時・６時・１２時・１８時のタイミングで強制終了されます。 （最長１２時間まで会議が可能です。） ③ １時間以上の会議延長後、全員が退室した場合は、会議終了とし再入室はできなくなります。 ※利用できない時間帯 ： システムメンテナンスの為、AM２時～AM４時の間は利用できません。 （会議を行っていても、強制終了となりますのでご注意ください） 例. 会議予定時間が、１１時～１４時の場合 例. 会議予定時間が、１８時～２１時の場合 （システムメンテナンスの為、２時で強制終了がかかります） 10 11 12 13 14 16 17 18 19 20 21 22 22 23 24 1 15 5 6 7 23 24 1 2 3 4 17 18 19 20 21 延長時間（+α ） 会議予定時間 入室可能時間 延長時間（６時間） ① 会議開始時間の３０分前、 会議終了時間後の６０分間、 会議予定時間内は 何度でも入退室が可能です ③ 全員退室した場合、再入室不可です 強制終了 会議予定時間 入室可能時間 ※ｼｽﾃﾑﾒﾝﾃﾅﾝｽ強制終了
１４．参加者追加 ■操作手順 １．「登録・編集」をクリックします。 フォルダの開き方 ２．以下の画面が開きます。 でフォルダを閉じます。 ３．検索機能Ⅰを使うか、「一覧」Ⅱ、または「お気に入り」Ⅲから参加者を選 択します。 をクリックすると、フォル ダが開きます。 その中に子フォルダが作成さ れている場合は、さらに をクリックしていくと、 登録されているメンバーが表 示されます。
Ⅰ
参加者を追加できる機能です。
１４．参加者追加 Ⅰ．検索機能 Ⅰ－１． Ⅰ－２． Ⅱ．一覧 Ⅲ．お気に入り 「お気に入り」をクリックします。 登録してあるお気に入りのフォルダの一覧が表示されます。 検索対象者が入っているフォルダだけ開くことができ、その対象者 のみ表示されます。検索対象者が入っていないフォルダも表示は されますが、フォルダは開きません。 「施設名」、「利用者名」、「メールアドレス」より検索ができます。検 索項目を入力し、検索をします。 「一覧」をクリックします。下に参加者のフォルダの一覧が表示されま す。 ✏用語説明 「お気に入り」… よく会議を開くメンバー 等、参加者リストの雛形 が登録できる機能です。 登録方法はＰ５９をご参 照ください。 ♪Point 「クリア」ボタンをクリック すると、入力した検索項 目がクリアされ、初期表 示に戻ります。
１４．参加者追加 ４．参加者に追加したい人にチェックを入れます。 ６． をクリックすると、参加者のリストから削除できます。 ７．参加者を確定します。 ５．チェックが入った状態で、「参加者に追加」をクリックすると、画面右側に参 加者が追加されます。
追加
♪Point （全てをチェックする） にチェックを入れると、 そのフォルダの人す べてにチェックが入り ます。１５．お気に入り ■起動方法 １．ホーム画面左のボタンの中から「お気に入り」をクリックします。 ２．「お気に入り」の画面が表示されます。
よく会議を開くメンバー等、参加者リストの雛形が登録できる機能
です。
59 １５－１．お気に入り＿新規登録 ■操作手順 １．お気に入りのグループを作成します。「新規登録」をクリックします。 ２．登録画面が開きます。「状態」を選択、「名称」を入力します。 ①入力は必須です。 ３．「参加者」を登録します。 ②入力は必須です。 ③登録方法の詳細はP５５を ご参照ください。
①
②
✏用語説明 「有効」… 「参加者追加」をする際 に、「お気に入り」の一 覧に表示されます。 「無効」… 「参加者追加」をする際 に、「お気に入り」の一 覧に表示されません。 ♪Point 「有効」「無効」はあとで 変更できます。③
60 １５－１．お気に入り＿新規登録 ４．入力した内容でお気に入りグループを登録します。 ボタン・・・ お気に入りグループが登録できます。 ボタン・・・ ５．お気に入りグループが登録され、作成したお気に入りグループが一覧に 表示されます。 入力した内容が保存されないまま、「お気に入り 設定」の画面に戻ります。
１５－２．お気に入り＿編集 ■操作手順 １．編集したいお気に入りグループを選択します。 ボタン・・・ ボタン・・・ 選択したお気に入りグループを削除します。 ３．「編集」ボタンをクリックすると編集画面が開き、「状態」、「名称」と「参加 者」の編集ができます。編集した内容でよければ更新（保存）します。 「状態」、「名称」の変更や、参加者の編集ができ ます。 ２．選択したお気に入りグループの詳細画面が開きます。編集する場合は 「編集」ボタン、削除する場合は「削除」ボタンをクリックします。
１６．ファイル共有 ■起動方法 ２．「ファイル共有」画面が開きます。 １．ホーム画面左のボタンの中から「共有ファイルを登録・参照する」をクリッ クします。 ファイルの検索ができま す。 フォルダにファイルを追 加したり、削除したりでき ます。 フォルダの追加、編集が できます。
ファイルの共有、閲覧ができる機能です。
検索欄
フォルダ欄
ファイル欄
１６－１．ファイル共有＿ファイル共有機能 「こんなときは？」
ファイル共有機能 「こんなときは？」
・フォルダ、ファイルを閲覧したい・・・Ｐ６４へ ・検索したい・・・Ｐ６５へ ・フォルダを追加したい・・・Ｐ６６へ ・ファイルを追加したい・・・Ｐ６９へ ・子フォルダを追加したい・・・Ｐ７０へ ・フォルダを編集、削除したい・・・Ｐ７１へ ・ファイルを削除したい・・・Ｐ７２へ１６－２．ファイル共有＿フォルダの閲覧 ■操作手順 １． フォルダ欄 より、見たいフォルダをクリックします。 ２．そのフォルダの中にファイルが登録されていれば、 ファイル欄 にファイ ルが表示されます。 ３．そのフォルダの「利用目的」が「退院前カンファレンス」であれば、登録され た「患者情報」が下に表示されます。 フォルダ欄 クリック ファイル欄
１６－３．ファイル共有＿フォルダの検索 ■操作手順 １． 検索欄 より検索します。 ２．「利用目的」を「全て」「退院カンファレンス」「汎用」より選択します。 ３．検索項目を入力し、検索をします。 ボタン・・・ ボタン・・・ クリックすると、 フォルダ欄 に該当のフォルダ が表示されます。 入力した検索項目がクリアされ、初期表示に戻 ります。 検索欄 ✏用語説明 「汎用」… 退院前カンファレンス以 外でのWeb会議利用。 ✏用語説明 「イベント番号」… キビタン健康ネットのイ ベント番号 ♪Point 「利用目的」が「全て」 または「汎用」の場合 は、「フォルダ名」、 「フォルダ作成者」より 検索ができます。 「利用目的」が「退院前 カンファレンス」の場合 は、すべての検索項目 より検索ができます。 ♪Point 検索されるのは親フォ ルダだけです。子フォ ルダは検索できません。
１６－４．ファイル共有＿フォルダの新規作成
■操作手順
１． フォルダ欄 の「フォルダ追加」をクリックします。
２．「ファイル共有（新規作成）」画面が開きます。 フォルダ欄
１６－４．ファイル共有＿フォルダの新規作成
１６－４．ファイル共有＿フォルダの新規作成 ５．「フォルダ名」を入力します。入力は必須です。 ６．フォルダを閲覧できるメンバー（「参加者」）を選択します。 ７．入力した内容でフォルダを作成します。 ボタン・・・ クリックするとフォルダが作成されます。 ボタン・・・ 内容が保存されないまま「ファイル共有」の画 面に戻ります。 参加者の登録方法はＰ５５を ご参照ください。
１６－５．ファイル共有＿ファイルの追加 ■操作手順 １． フォルダ欄 より、ファイルを追加したいフォルダを選択します。 ２． ファイル欄 の「ファイル追加」をクリックします。 ３．以下の画面が開きます。 ４．「参照…」をクリックし、追加したいファイルを選択します。 ５．フォルダにファイルを追加します。 ボタン・・・ 該当のフォルダにファイルが登録されます。 ファイル欄 クリック クリック フォルダ欄
１６－６．ファイル共有＿子フォルダの追加 ■操作手順 ２．以下の画面が開きます。「フォルダ名」を入力します。 ３．子フォルダを作成します。 ボタン・・・ クリックすると子フォルダが作成されます。 ボタン・・・ クリックすると内容が保存されないまま「ファイル 共有」の画面に戻ります。 １． フォルダ欄 より、子フォルダを追加したいフォルダを選択した上で「子 フォルダ追加」をクリックします。 ♪Point 既存のフォルダ（親フォ ルダ）内に新しくフォル ダ（子フォルダ）が作成 できます。 クリック フォルダ欄
１６－７．ファイル共有＿フォルダの編集 ■操作手順 ２．以下の画面が開き、「フォルダ名」の編集と「参加者」の追加ができます。 ３．編集した内容を登録します。 ボタン・・・ 編集した内容を登録できます。 ボタン・・・ ４．フォルダを削除する場合は、「削除する」ボタンから削除します。 編集した内容が保存されないまま「ファイル共 有」の画面に戻ります。 参加者の登録方法はP５５を ご参照ください。 １． フォルダ欄 の編集したいフォルダを選択した上で、「編集」をクリックし ます。 ☆注意 参加者の削除はできま せん。 誤って、フォルダを参照 されたくない人を参加 者に追加してしまった 場合は、フォルダを一 度削除し、再度フォル ダを作り直してください。 ☆注意 クリック フォルダ欄 ♪Point 作成者以外が参加者 を追加する場合は、同 じ施設のユーザのみ追 加ができます。
１６－８．ファイル共有＿ファイルの削除
■操作手順
１．削除したいファイルを選択した上で、「削除」ボタンをクリックします。ファイ ルが削除されます。
１７．会議参加者数表示
■起動方法
１．ホーム画面左のボタンの中から「会議参加者数を表示」をクリックします。
２．「会議参加者数表示」画面が開きます。
会議予約状況の確認ができる機能です。
１７－１．会議参加者数表示＿参加状況、参加可能数表示切替 ■操作手順 １． 表示欄より表示したい情報を切り替えます。 当月の情報がカレンダ形式で各時間帯ごとに表示されます。 ２． 「閉じる」ボタンで画面を閉じます。 ①参加者数表示を「参加状 況」、「参加可能数」で切り替 えることができます。 ♪Point 「参加状況」・・・ 会議に参加している人 数を表示します。 「参加可能数」・・・ 会議に参加できる人数 を表示します。 ※「参加可能数」算出式 「会議を同時に参加で きる人数」に表示されて いる人数から「参加状 況」選択時に表示されて
