事前申請 : 旅行会社のオフィス

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事前申請 :

旅行会社のオフィス

設定ガイド

最終更新日: 2014 年 10 月 17 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

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ii 設定ガイド事前申請：出張代理店のオフィス最終更新日: 2014年10月17日

改訂履歴

日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2016 年 10 月 20 日「アクセス権」およびガイドコンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありま

せん。

2015 年 6 月 12 日新 UI のスクリーンショットを更新しました。内容の変更はありません。

2014 年 10 月 17 日各代理店に対するに対する複数のメールアドレスの設定、およびオフライン PNR TMC

設定情報を更新しました。

2014 年 9 月 19 日 2 種類のユーザーインターフェースについての情報を追加しました。内容の変更はあり

ません。

2014 年 1 月 20 日表紙と著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2013 年 4 月 12 日「代理店の予約による申請の入力」セクションに、代理店のメールの要件に関する情報を

追加しました。

2013 年 2 月 27 日名称を「Travel Request」から「Request」に変更 - その他の内容に変更はありませ

ん。

2012 年 12 月 28 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 8 月 15 日オフラインの PNR 機能を正しく機能させるために、代理店が注釈 MODIFIED BY

AGENT および注釈 TRAVELREQUESTID を PNR に追加する必要があります。

2012 年 7 月 25 日 [申請でオフライン PNR を受領済] に関する情報を追加しました。

2012 年 3 月 6 日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2011 年 11 月 18 日以下が追加されました。

• アクティブ化 / 非アクティブ化に関する情報

• 申請に（Concur 出張予約を使用たした）自己予約済セグメントのみが含まれる場合、通知は送信されません。

2011 年 10 月 21 日旅行会社がプロファイルや出張申請で使用されると削除できなくなります、という注意を

追加しました。

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日付 注意事項 / コメント / 変更内容

2011 年 7 月 22 日ユーザーインターフェースの変更 - 「申請」から「出張申請」へ変更しました。メニュ

ーオプションおよびスクリーンショットを更新しました。

ヘッダーフォームに既定で表示される [旅行会社のオフィス] フィールドに関する情報を追加しました。

2011 年 7 月 5 日ユーザーの既定の旅行会社をインポートする際の情報を追加しました。

2011 年 6 月 20 日 [代理店コード] 列に関する情報を追加しました。

2011 年 6 月 3 日「申請」から「出張申請」に変更しました。その他の変更はありません。

2011 年 6 月 2 日 [Concur 代理店名] フィールドの定義を明確にしました。

2011 年 3 月 18 日 [Concur 代理店名] フィールドに関する情報を追加しました。

2011 年 1 月 21 日以下を変更しました。

• 現在の機能セットに一致するための更新を行いました。

• 著作権を更新し、商標を変更しました。

2010 年 10 月 15 日初版発行

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設定ガイド事前申請：出張代理店のオフィス 1 最終更新日: 2014年10月17日

旅行会社のオフィス

Section 1: アクセス権

ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。この場合、Concur クライアントサポートにサービスの申請をしてください。

Section 1: 申請 / 購買申請 / 事前申請

事前申請サービス（旧称購買申請）は、Request または Concur Request とも呼ばれます。

Section 2: 事前申請の機能の概要

ユーザーへの表示、承認者への表示、ワークフロー設定、基本的な設定など、申請の全般情報については、設定ガイド「事前申請 : Overview」をご参照ください。

Section 3: 事前申請の構成

事前申請に関する実装をすべて行った場合でも、全機能は利用可能な状態になりません。

実装 事前申請の利用

スタンドアロンオプションで利用可能

Concur 経費精算との統合（Concur 出張予約なし）オプションで利用可能

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2 設定ガイド事前申請：出張代理店のオフィス最終更新日: 2014年10月17日

実装 事前申請の利用

Concur 出張予約との統合（Concur 経費精算なし）オプションで利用可能

Concur 経費精算および Concur 出張予約との統合オプションで利用可能

Section 4: 旅行会社の概要

会社の設定によっては、ユーザーが申請を送信および申請が承認されたとき、またば両方の場合に旅行会社にメールが送信されます。

NOTE: 旅行会社とは、従業員の代わりに出張を予約する代理店です。社外の旅行会社や、社内

の出張管理部門が、旅行会社となります。たとえば、国内出張用と海外出張用など、会社は複数の代理店を指定することができます。

管理者はこの機能を使用して、旅行会社（複数可）および関連するメールアドレスを定義します。

次の点に注意してください:

注意 以下の文書で詳細を参照して

ください

複数の代理店がある場合、管理者は申請ヘッダーフォームを設定して、ユーザーが適切な代理店を選択できるようにすることができます。（既定では、[代理店オフィス] フィールドが申請ヘッダーフォームに設定されており、従業員および承認者両方に対して非表示になっています）。

また、ユーザーが（プロファイルで）既定の代理店を選択すると、申請のたびに選ぶ必要がなくなります。（既定では、従業員のプロファイルの旅行会社情報が申請ヘッダーにコピーされます）。

既定の旅行会社情報は、従業員インポートでも読み込むことができます。

設定ガイド「事前申請 : Forms and Fields」

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注意 以下の文書で詳細を参照して

ください

代理店が管理する出張セグメントは、ポリシーで定義します。（すべてのセグメントを代理店の管理にする必要はありません）。ポリシーで選択したセグメントのみが、代理店の通知メールに表示されます。

設定ガイド「事前申請 : Policies and Groups」

メールの件名および本文を設定するには、[管理] > [事前申請] > [ワークフロー] の [メール通知] タブをクリックします。

設定ガイド「事前申請 : ワークフロー - 概要」

ユーザーが申請を提出したときに代理店に送信されるメールは、申請ポリシーで定義します。

申請が最終承認に達したときに代理店に送信されるメールは、申請ポリシーで定義します。

注意：申請に（Concur 出張予約を使用した）自己予約済セグメント のみが含まれる場合、通知は送信されません。

設定ガイド「事前申請 : Policies and Groups」

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Section 5: 作業手順

旅行会社のオフィスにアクセスする



[旅行会社のオフィス] ページにアクセスするには :

[管理] > [事前申請] > [旅行会社のオフィス] をクリックします。[旅行会社のオフィス] ペー ジに、現在のエントリが表示されます。

NOTE: 代理店コードは Concur によって割り当てられる番号で、代理店ごとに一意です。管理

者はこの番号を使用して、従業員インポートで既定の旅行会社をユーザーに割り当てることができます。

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旅行会社のオフィスを作成する



旅行会社のオフィスを作成するには :

1. [旅行会社のオフィス] ページで [新規] をクリックします。[旅行会社のオフィスの新規

作成] ウィンドウが表示されます。

2. 適切な情報を入力します。

フィールド 説明

名前旅行会社の名前を入力します。

メールメールアドレスを入力します。メールアドレスが複数の場合は、セミコロン (;) で区切りで入力できます。

編集可能なグループ

この情報を編集できるグループを 1 つ以上選択します。

適用先この情報を適用するグループを 1 つ以上選択します。

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フィールド 説明

旅行会社の言語旅行会社のメールに使用する言語を選択します。

Concur 代理店名

このフィールドで、事前申請と出張予約モジュールを関連付けます。そうすることで、会社は出張予約と事前申請モジュールの代理店を一致させることができます。出張予約で申請を作成すると、[申請代理店] フィールドが自動的に決定します。

出張予約の代理店は、事前申請の代理店と一致する必要があります。

代理店の提案タイプ

会社が「代理店の提案」機能を使用するには、そのタイプを選択します。

アクティブ代理店が現在アクティブの場合は、[はい] を選択します。

申請でオフライン PNR を受領済



本ガイドの「代理店の予約による申請の入力」をご参照ください。

3. [完了] をクリックします。

旅行会社のオフィスを修正する



旅行会社のオフィスを修正するには

1. [旅行会社のオフィス] ページで、次のいずれかの手順を実行します。

 目的の代理店名を選択して [修正] をクリックします。

- または -

 目的の代理店名をダブルクリックします（行上であれば、名前以外の場所でも構いません）。

2. 必要な変更を加えます。

3. [完了] をクリックします。

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旅行会社のオフィスをアクティブ化 / 非アクティブ化する

旅行会社のオフィスがプロファイルまたは申請で使用されている場合、旅行会社のリストから削除できません。ただし、代理店のオフィスを非アクティブ化して、ユーザーが選択できないようにすることができます。



旅行会社のオフィスをアクティブ化 / 非アクティブ化するには

1. [旅行会社のオフィス] ページで、目的の代理店名を選択します。

2. [アクティブ化] または [非アクティブ化] を適宜選択します。

旅行会社のオフィスを削除する

旅行会社のオフィスを削除することができます。ただし、旅行会社がプロファイルや申請で使用された場合は、それ以降削除できなくなります。



旅行会社のオフィスを削除するには :

1. [旅行会社のオフィス] ページで、目的の代理店名を選択します。

2. [削除] をクリックします。

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Section 6: 付録 - 特定の機能に関する注意事項

代理店の予約による申請の入力

Concur 出張予約との統合

この機能を使用するには :

• Concur 出張予約および Concur 事前申請が統合されている必要があります。

• 出張予約モジュールでオフライン承認待ち機能を設定する必要があります（下記の説明をご覧ください）。

• 事前申請モジュールでオフライン PNR の受領機能を設定する必要があります（下記の説明をご覧ください）。

• 事前申請モジュールで代理店メール通知を設定する必要があります。

概要

Concur 事前申請を Concur 出張予約と統合する場合、基本的な出張の種類が 3 つあります。

• 自己予約済 : ユーザーが出張予約で予約した出張です。

• 代理店予約済 : 旅行会社が予約した出張です。

• 混合 : 一部のセグメントはユーザーが予約し、他のセグメントは旅行会社が予約した出 張です。

この機能では、代理店が作成または完了した出張で自動的に既存の申請を更新できます。これは、

混合出張における、代理店が予約した出張およびセグメントに適用されます。

基本的なフロー

基本のプロセスは以下のとおりです。

Concur 事前申請は、代理店予約済または混合の申請について、メールを送信します。

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代理店による処理は以下のとおりです。

• ユーザーに対し、出張代案の選択肢を 2 ～ 3 件メールで提示します。

• PNR に申請 ID 別に注釈を追加します（ID は代理店に送信されるメールに記載されて

います）。

代理店は、次のような形式で全般の注釈を使用できます。

 TRAVELREQUESTID-AB12

 AB12 が申請 ID です。

• MODIFIED BY AGENT の注釈を PNR に追加します。

!

重要：この注釈は、Concur が元のセグメントを削除し、申請ワークフローにお いて申請を進めるために必要です。

• 選択した出張をオフライン承認の保留に移動します。

Concur 出張予約による処理は以下のとおりです。

• PNR をオフライン承認の保留から読み込んで、新しい出張として出張予約モジュールに

インポートします。申請 ID が残りの旅程とともに旅程サービスに保存されます。

• 旅程を LoadCompleteItinerary エンドポイントから事前申請に送信します。

• 出張のステータスを「承認の保留」に変更します。この出張は「申請の承認が必須」としてマークされます。

Concur 事前申請による処理は以下のとおりです。

旅程が代理店によって変更され、かつ次の条件に該当する場合 :

 [申請でオフライン PNR を受領済] オプションが代理店に対して有効化されている。

- および -

 代理店が注釈 MODIFIED BY AGENT を追加し、注釈 TRAVELREQUESTID を PNR に追加した（オフライン承認待ちになる前に）。

次の処理を行います。

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 セグメントが以下の条件を満たす場合、既存のセグメントを削除します。

• 代理店予約済として定義されている（手動で追加されたセグメントまたは自己予約済セグメント）

NOTE: メールをエンティティで有効にする必要があります。有効にしない場

合、以前の手動セグメントが削除されません。

- および -

• 空路、鉄道、ホテル、レンタカーに関するセグメント

NOTE: 空路、鉄道、ホテル、レンタカーに関するセグメントのみが対象です。

査証情報など、代理店が入力したその他の情報は変更されません。

 新しいセグメントを作成します。

• その後、申請を次のワークフローステップに移動します（通常は承認者のステップ）。

機能の利点

手動の変更にかかる時間が節約できるだけでなく、提供される情報量が改善されます。

• ユーザーは推定額を入力する必要がありません。実際の金額が代理店によって入力されます。

• これにより承認者は、推定額ではなく実際の金額に基づいて承認の決定をすることができます。

• 同様に、金額ベースの監査ルールが、推定額ではなく実際の金額に基づいて適用されます。

また、承認された出張は自動的に出張予約のチケット販売順番待ちに移動するため、申請の承認時に代理店も確認メールを処理する必要がありません。

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設定

事前申請

-

旅行会社のオフィス

事前申請で、管理者が [申請でオフライン PNR を受領済] を選択します。

事前申請

-

ワークフロー

[ワークフロー] で、管理者は以下を確認する必要があります。

• ワークフローに TMC 代理店ステップがあること。

!

重要： TMC 代理店ステップを承認ステップの前に設定することは必須ではあり ませんが、ベストプラクティスとして推奨されます。設定しない場合、承認者が申請を承認し、代理店が後で変更を把握できなくなる可能性があります。

• TMC 代理店手順は、完全な自己予約済の申請ではスキップしてください。

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

詳しい情報は、設定ガイド「事前申請 : 申請処理（構成）」および設定ガイド「事前申請 : ワークフロー - 概要」をご参照ください。

出張予約–オフライン承認待ち



オフライン承認待ちの設定方法については、Concur サポートポータルの「Trip Approval Travel Service Guide」をご参照ください。

出張予約–プロファイルテンプレート

管理者は、プロファイルテンプレートにログイン ID が含まれるようにする必要があります。これは、インポートした出張を正しいユーザーに割り当てるために重要です。形式は次のとおりです。

適切な GDS 注釈プレフィックス、および CLIQUSER-<ログイン ID>

NOTE: EMEA の TMC の多くは、プロファイルテンプレートを使用しないため、この行は

Concur ではなくプロファイリングツールを使用して GDS プロファイルに書き込まれます。ただし、いずれの場合も形式は同じです。オンライン予約の場合、Concur がプロファイルを移動しない場合は、Concur がこの行を PNR テンプレートに書き込みます。

TMC が CLIQCID 番号を会社レベルのプロファイルに直接追加します。



Concur 出張予約については、Concur サポートポータルをご参照ください。

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TMC

設定

この機能をサポートするには、TMC にオフライン PNR の特定の情報が含まれていることが必須です。



詳しくは、設定ガイド「事前申請：TMC Integration」を参照してください。

事前申請 : 旅行会社のオフィス

事前申請 :

旅行会社のオフィス

設定ガイド

最終更新日: 2014 年 10 月 17 日

目次

改訂履歴

旅行会社のオフィス

Section 1: アクセス権

Section 1: 申請 / 購買申請 / 事前申請

Section 2: 事前申請の機能の概要

Section 3: 事前申請の構成

Section 4: 旅行会社の概要

Section 5: 作業手順

旅行会社のオフィスにアクセスする



旅行会社のオフィスを作成する





旅行会社のオフィスを修正する



旅行会社のオフィスをアクティブ化 / 非アクティブ化する



旅行会社のオフィスを削除する



Section 6: 付録 - 特定の機能に関する注意事項

代理店の予約による申請の入力

Concur 出張予約との統合

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-

-

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

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

TMC

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