2012年度JBCCユーザー会
2012年7月24日
C&Cビジネスサービス株式会社
人事総務 人事 人財開発グループ
ビジネス文書とメールの基礎
ビジネス文書とメールの基礎
ビジネス文書とメールの基礎
ビジネス文書とメールの基礎
目標とアジェンダ
目標とアジェンダ
研修目標
・ビジネス文書の目的を理解する。
・基本的なビジネス文書が作成できる。
・メールの基礎知識を習得する。
１．ビジネス文書・メールの目的
（ブランクページ）
ビジネス文書・メールの目的
ビジネス文書・メールの目的
ビジネス文書・メールの目的とは？
ビジネス文書・メールの目的とは？
1
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2
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3
3
4
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文章表現のチェックポイント
文章表現のチェックポイント
ビジネス文書・メールの大前提
ビジネス文書・メールの大前提
・簡潔に
・丁寧に
・必要項目をもらさず（５Ｗ１Ｈ）
いつ／どこで／誰が／なぜ／何を／
いくつ／いくらで／どのように
・スタンスをはっきりさせる
・
( )
文章表現のチェックポイント
文章表現のチェックポイント
Level1
Level1
正しい文章を書く
正しい文章を書く
①主語と述語が正しく対応しているか
（例）誤っている文
「プロジェクト・マネージャーの役割は、納期やコストを管理する。」
正しい文
②「なぜなら」や「もし」などを正しい言葉で受けているか
（例）「なぜなら～からだ」、「全然～ない」、
「決して～ない」
「もし～なら」、「なぜ～か」、「一体～か」
文章表現のチェックポイント
文章表現のチェックポイント
③正しい係り受けになっているか
（例）「不備がある登録情報の修正機能を改良する」
↓
④用語を統一しているか
（例）「入力」→「登録」、「エントリー」
⑤時制は正しいか
（例）従来の問題は、在庫が過剰なことである。
これを解決した。
Level2
Level2
無駄がなく読みやすい文章を書く
無駄がなく読みやすい文章を書く
文章表現のチェックポイント
文章表現のチェックポイント
①長い文になっていないか
（例）長いために分かりにくい文
「プロジェクト・マネージャーが計画の作成や進捗管理、
ボトルネックの分析といった業務に利用するプロジェクト・
マネジメント・ツールは、一昔前までＩＴベンダーの間で導入が
進まなかった。」
二つの文に分けると…
文章表現のチェックポイント
文章表現のチェックポイント
②分かりやすい語順になっているか
（例）語順が悪い文
「ＳＣＭシステムを取引先とともに商品在庫量を削減
するために導入する」
語順を並べ替えて分かりやすくする
③説明なしで専門的な用語を使っていないか
④特定の企業や組織だけで通用する用語を使っていないか
文章表現のチェックポイント
文章表現のチェックポイント
⑤逆説の接続詞を繰り返していないか
（例）この画面構成は、おおむね顧客のニーズを満たしている。
しかし改善の余地がある。だが納期が迫っているため、
このままでよいと考える。
↓
⑥二重否定を多用していないか
（例）行かないわけではない。 辞退するわけではない。
文章表現のチェックポイント
文章表現のチェックポイント
⑦代名詞が指し示す内容は明確か
⑧受身形を極力使わないようにしているか
（例）「Select文を入力すると、データが検索される」
↓
⑨「・・・だ」、「・・・だ」など、同じ語尾を続けていないか
（例）電子入札とは、インターネットを使って公共事業の入
札を行うことだ。最大の目的はコストの削減だ。
公共工事全体に適用すれば、年間２０００億円以上
のコスト削減になる見通しだ。
⑩１つの文中で同じ言葉を繰り返し使っていないか
（例）「データ分析システムを導入する際には、データ
分析を使う目的を明確にする必要がある」
↓
⑪助詞の「の」を３つ以上つなげていないか
（例）「ERPの導入の問題の概要」
↓
文章表現のチェックポイント
文章表現のチェックポイント
（ブランクページ）
２．社内・社外文書の特徴と具体例
（ブランクページ）
ビジネス文書の種類
ビジネス文書の種類
ビジネス文書
ビジネス文書
社 内 文 書
社 内 文 書
社 外 文 書
社 外 文 書
帳 票
帳 票
一 般 文 書
一 般 文 書
メ モ
メ モ
商 業 文 書
商 業 文 書
社 交 文 書
社 交 文 書
伝
票
伝
票
帳
簿
帳
簿
各
種
申
請
各
種
申
請
各
種
報
告
各
種
報
告
通
通
稟
議
稟
議
議
事
議
事
伝
言
メ
伝
言
メ
各
種
契
約
各
種
契
約
請
求
請
求
見
積
見
積
注
文
注
文
案
内
案
内
挨
拶
挨
拶
慶
弔
慶
弔
礼
礼
ビジネス文書作成上の留意点
ビジネス文書作成上の留意点
・書式に基づく文書 ・( )ではないか ・( )ではないか ・文言は適切か ・５Ｗ１Ｈで記載して いるか ・内容は明確か ・書式に基づく文書 ・( )ではないか ・( )ではないか ・文言は適切か ・５Ｗ１Ｈで記載して いるか ・内容は明確か文書作成
文書作成
送付する前に
お客様
依頼先
お客様
お客様
依頼先
依頼先
気持ちがよい文書 ・相手に配慮する ・言葉遣いが適切 ・内容が明確な文書 ・心を動かされる （依頼を受けたくなる） 気持ちがよい文書 ・相手に配慮する ・言葉遣いが適切 ・内容が明確な文書 ・心を動かされる （依頼を受けたくなる） もう一度読み返す ( ) 発送 ドラフト保存 内容チェック 宛先入力 （to,cc,bcc） 送付内容確認 宛先間違い （内容を含む） 再度確認 宛先間違い （内容を含む） 再度確認文書書式例
文書書式例
社外文書書式
社外文書書式
第ＯＯＯ号 平成Ｏ年Ｏ月Ｏ日 ＯＯＯ株式会社 ＸＸＸＸ事業部 部長 ＯＯ ＯＯ 様 △△△株式会社 ＸＸＸＸ事業部 ＯＯ ＯＯ ㊞ ＸＸＸＸＸについて 拝啓 時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。 さて、早速ではございますが、 --- ---つきましては、 --- ---まずは、---。 敬具 記 ---以上 「 」： 文書番号（企業・部門にて文書管理のために付す連番） ・日付・宛名・発信者名 「 」： 文書番号（企業・部門にて文書管理のために付す連番） ・日付・宛名・発信者名 「 」： 「件名」（文書の目的・内容が的確に分かる）、「頭語」 及び「あいさつ」で構成される 「 」： 「件名」（文書の目的・内容が的確に分かる）、「頭語」 及び「あいさつ」で構成される 「 」： 伝えたい用件・内容を的確表現される文章 「 」： 伝えたい用件・内容を的確表現される文章 「 」： 締めの文章 「 」： 締めの文章 「 」： 主文に入れると繁雑な用件を箇条書きにした記載 日時・場所・添付資料など 「 」： 主文に入れると繁雑な用件を箇条書きにした記載 日時・場所・添付資料など ＜作成上のポイント＞ ＜作成上のポイント＞◆敬称のつけ方
宛 先 宛 先 敬 称敬 称 例例 個 人 個 人 様様 山田 太郎 様山田 太郎 様 官庁・企業・学校などの団体 官庁・企業・学校などの団体 御 中御 中 横浜市役所 市民税課 御中 株式会社ＸＸＸＸ 御中 横浜市役所 市民税課 御中 株式会社ＸＸＸＸ 御中 職 名 職 名 殿殿 人事部長 殿人事部長 殿 多 数 （同格の人々へ同文を送付する場合） 多 数 （同格の人々へ同文を送付する場合） 各 位各 位 株主各位・社員各位 など株主各位・社員各位 など◆頭語と結語
頭語 頭語 結語結語 意 味意 味 使い方使い方 拝 啓 謹 啓 拝 復 前 略 敬 具 敬 白 敬 具 草 々 謹んで申し上げます 謹んで申し上げます 謹んでお返事致します 前文のあいさつを省くことをご了承ください 一般的 丁寧なとき 返事のとき 前文を省くとき文書書式例
文書書式例
敬称・頭語・結語
敬称・頭語・結語
文書書式例
文書書式例
時候のあいさつ
時候のあいさつ
月 月 時候文 月月 時候文 １月 １月 ２月 ２月 ３月 ３月 ４月 ４月 ５月 ５月 ６月 ６月 ７月 ７月 ８月 ８月 ９月 ９月 １０月 １０月 １１月 １１月 １２月 １２月 厳寒の候・寒さ厳しき折から 晩冬の候・余寒厳しき折から 早春の候・春まだ浅いこの頃 春暖の候・陽春の候 新緑の候・薫風の候 初夏の候・梅雨の候 盛夏の候・暑さ厳しき折から 晩夏の候（立秋以降は残暑） 初秋の候・新涼の候 秋冷の候・紅葉の候 晩秋の候・暮秋の候 初冬の候・師走の候 拝啓 早春の候、貴社益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。－－－－－ 敬具 （特に親しいような取引先などの場合） 拝啓 厳寒の候、まだまだ厳しい寒さが続いておりますが、ＯＯ様におかれましては、 益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。 拝啓 早春の候、貴社益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。－－－－－ 敬具 （特に親しいような取引先などの場合） 拝啓 厳寒の候、まだまだ厳しい寒さが続いておりますが、ＯＯ様におかれましては、 益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。＜例文＞ 頭語と時候の組み合わせ
安否・感謝のあいさつ
安否・感謝のあいさつ
文書書式例
文書書式例
◆安否の挨拶
◆感謝の挨拶
貴社・御社 貴社・御社 貴職・貴殿 貴職・貴殿 各位・皆様 各位・皆様 益々（ますます） 益々（ますます） ご隆盛・ご隆昌 ご隆盛・ご隆昌 ご繁栄・ご発展 ご繁栄・ご発展 ご健勝・ご清栄 ご健勝・ご清栄 ご清祥・ご清適 ご清祥・ご清適 の趣 の趣 の由 の由 のことと のことと お慶び申し上げますお慶び申し上げます 慶賀の至りに存じます 慶賀の至りに存じます 平素（より）・日頃 平素（より）・日頃 いつも・毎度 いつも・毎度 貴殿 貴殿 各位・皆様 各位・皆様 格別の 格別の ひとかた ならぬ ひとかた ならぬ ご高配 ご高配 ご支援 ご支援 ご厚情 ご厚情 ご愛顧 ご愛顧 ご用命 ご用命 を賜り を賜り をいただき をいただき に預かり に預かり 下さいまして 下さいまして 厚く御礼申し 上げます 厚く御礼申し 上げます 誠にありがとう ございます 誠にありがとう ございます文書書式例
文書書式例
社内文書書式
社内文書書式
第ＯＯＯ号 平成Ｏ年Ｏ月Ｏ日 （部署名） 受信者 殿 （部署名） 発信者 ㊞（件名） ＸＸＸＸＸＸの件
首題の件につき、 --- ---記 １．－－－－－－－－－－－－－－ ２．－－－－－－－－－－－－－－ ３．－－－－－－－－－－－－－－ （添付資料）－－－－－－－－－－－ 以上 前付け： ・文書番号（企業・部門にて文書管理のために付す連番） ・日付・宛名・発信者名 前付け： ・文書番号（企業・部門にて文書管理のために付す連番） ・日付・宛名・発信者名 主文： 伝えたい用件・内容を的確に表現される文章 主文： 伝えたい用件・内容を的確に表現される文章 前文： 「件名」のみ 「頭語」及び「あいさつ」は不要 前文： 「件名」のみ 「頭語」及び「あいさつ」は不要 末文・結文：は不要 末文・結文：は不要 ＜作成上のポイント＞ ・簡潔、迅速をモットーとする ・すぐに用件に入る ＜作成上のポイント＞ ・簡潔、迅速をモットーとする ・すぐに用件に入る（例）研修受講報告書
（例）出張報告書
平成Ｏ年Ｏ月Ｏ日 ＯＯ （役職名） 殿 ＸＸＸ事業部 ＯＯ ＯＯ ㊞ 研修受講報告書 首題の件につき、下記のとおりご報告致します。 記 日時： 平成１９年５月１日（火） ９：００～１７：００ 場所： ＸＸＸＸＸＸビル ＯＯ階 主催： 日本ＯＯＯＯ協会 議題： メンタルヘルスについて 講師： 日本ＯＯＯＯ協会 ・ ＯＯ ＯＯ 氏 内容： 労務管理におけるストレスと疾病発生率の関係 及び職場でのメンタルヘルス対策について 所感： 労働時間（特に残業時間数）と疾病発生率の 関係から、社員の健康管理体制について考慮 する必要があると考えます。 当社の現状を調査の上、対応策を検討致します。 平成Ｏ年Ｏ月Ｏ日 ＯＯ （役職名） 殿 ＸＸＸ事業部 ＯＯ ＯＯ ㊞ 出張報告書 首題の件につき、下記のとおりご報告致します。 記 １．出張先： ＸＸＸＸＸＸ株式会社 ＯＯＯ支店 ２．期 間： 平成１９年５月１日（火）～２日（水） ３．目 的： ＩＴネットワーク構築に関する打ち合わせ ４．内 容： 同社におけるＩＴ環境構築に関して、システム 管理部ＯＯＯ様へのヒアリング ５．報告事項： ヒアリングの結果として、次回訪問時に提案 書を提示の上、要件定義詳細について再度 検討する予定 以上社内文書書式例
社内文書書式例
文書書式例
文書書式例
３．メールの基礎
（ブランクページ）
件名（subject） 来週のお打ち合わせについて ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 株式会社○○商事 ○○部○○課 ○○ ○○ 様 大変お世話になっております。 株式会社○○○○ ××でございます。 来週３月１０日（水）に予定させていただいておりますお打ち合わせにつき 御連絡させていただきます。 当日は、あいにく当社△△が出張させていただいており、 小職が代理でご説明させていただきます。 その際、部長□□様がいらっしゃいましたら、まだお目にかかったことが ございませんので、名刺交換をさせていただけると幸いです。 どうぞ宜しくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 株式会社○○○○ ○○部○○課 ×××× 〒○○○-○○○○ ○○県○○市○○町１－２－３ TEL.○○○-○○○○ ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
こんなメール、送ってしまっていませんか？
こんなメール、送ってしまっていませんか？
件名（subject） 来週のお打ち合わせについて ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 株式会社○○商事 ○○部○○課 ○○ ○○ 様 大変お世話になっております。 株式会社○○○○ ××でございます。 来週３月１０日（水）にお約束いただいておりますお打ち合わせにつき 御連絡致します。 当日は、あいにく当社△△が出張しており、 小職が代理でご説明差し上げます。 その際、部長□□様がいらっしゃいましたら、まだお目にかかったことが ございませんので、お名刺を交換させていただけますと幸いです。 どうぞ宜しくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 株式会社○○○○ ○○部○○課 ×××× 〒○○○-○○○○ ○○県○○市○○町１－２－３
送信前に読み返し、読みやすく簡潔な表現を心がけましょう！
読みやすいメールを作成するには、正しい知識が必要です
こんなメール、送ってしまっていませんか？
こんなメール、送ってしまっていませんか？
（
）メール
（
）メール
（
）
メール
（
）
メール
（
）メール
（
）メール
件名を見ただけでは、内容を推察できない。
本文が長々と書かれていて、最後まで読まないと
何が言いたいのか分らない。
件名を見ただけでは、内容を推察できない。
本文が長々と書かれていて、最後まで読まないと
何が言いたいのか分らない。
日本語の書き方に不備があったりして、
用件が正確に伝わらない。もしくは、そもそも
用件を明確に書いていない。
日本語の書き方に不備があったりして、
用件が正確に伝わらない。もしくは、そもそも
用件を明確に書いていない。
単なる依頼や連絡だったりするのに、ぶしつけだったり
冷たい文書表現で読み手に対して怒っているような
印象を与える。
単なる依頼や連絡だったりするのに、ぶしつけだったり
冷たい文書表現で読み手に対して怒っているような
印象を与える。
問題メールの３つのタイプ
問題メールの３つのタイプ
処理しづらいメール
処理しづらいメール
意図がわからない
メール
意図がわからない
メール
攻撃的メール
攻撃的メール
良いメールの３つのタイプ
良いメールの３つのタイプ
処理しやすい
処理しやすい
意図が正確にわかる
意図が正確にわかる
感情を害さない
感情を害さない
「
「
」
」
「読み手の視点」に立ったメールの条件
「読み手の視点」に立ったメールの条件
どうすれば、読み手が
このメールを受け取ったときの
手間を減らせるだろうか
どうすれば、読み手が
このメールを受け取ったときの
手間を減らせるだろうか
読み手視点での考え方
読み手視点での考え方
「処理しやすい」
「意図が正確に分かる」
読み手は、こちらの意図を
正確に読み取れるだろうか
読み手は、こちらの意図を
正確に読み取れるだろうか
「感情を害さない」
読み手がこのメールを見たとき、
どう感じるだろうか
読み手がこのメールを見たとき、
どう感じるだろうか
メールの必須条件
メールの必須条件
①件名を見ただけで概要，重要性，
緊急性がわかる
②本文を斜め読みしやすい
③読み手に何をして欲しいかが、
明確になっている
④一意にしか解釈できない内容で、
正確に伝わる
⑤読み手を威圧したり、気持ちを
逆なでしたりしない
⑥自分が怒っていないことが、
「正確に伝わる」「処理しやすい」を実現する４つの鉄則
「正確に伝わる」「処理しやすい」を実現する４つの鉄則
条 件
鉄 則
①用件の概要・重要性・緊急性がすぐ
わかる
①用件の概要・重要性・緊急性がすぐ
わかる
③いつまでに何をどうして欲しいのかが
明確
③いつまでに何をどうして欲しいのかが
明確
②斜め読みしやすい
②斜め読みしやすい
④内容の解釈が一意にしかできない
④内容の解釈が一意にしかできない
具体的な内容盛り込み識別可能に。 重要度や緊急性に応じてレベル付け 具体的な内容盛り込み識別可能に。 重要度や緊急性に応じてレベル付け 宛名、書き手の名前、概要、経緯、 依頼する内容、期日を簡潔に明示 宛名、書き手の名前、概要、経緯、 依頼する内容、期日を簡潔に明示 全体を箇条書きの構成にして 文章全体の構造をつかみやすく 全体を箇条書きの構成にして 文章全体の構造をつかみやすく 曖昧な言葉を使わない。 係り受けを明確に 曖昧な言葉を使わない。 係り受けを明確に 件名の鉄則 本文冒頭の鉄則 レイアウトの鉄則 文書表現の鉄則相手の感情を害さないテクニック
相手の感情を害さないテクニック
◇避けるべき表現と、望ましい表現
表現の種類 相手への配慮がない表現 「攻撃的表現」 相手に配慮しつつ 言いたいことを伝える 「主張的表現」 相手に気を遣いすぎて 言いたいことが曖昧な表現 「受身的表現」 特徴 相手に配慮せず、一方的に 自分の思いや考えを伝える。 相手に、怒っているような印 象や不快感を与えやすい 相手の状況や考えなどに配 慮しつつ、自分が言うべきこ とはきちんと伝える 自分を押し殺し、言うべきこ とも言わずに我慢する。 本心に従わず、相手に合わ せてしまう 相手への 配慮 × ○ ○ 言いたいこと の明確さ ○ ○ × 例文 協力要請メー ルへの断りの 返信 「今は忙しいので協力できま せん。自分で何とかして下さ い。」 「お困りのようですが、あいに く今スケジュール調整ができ ず、お手伝いできません。来 週であれば時間をとります が、いかが致しましょうか？」 「何とかスケジュールを調整 できるかもしれませんが、す ぐにお返事できそうにありま せんので、他の方にあたって 頂いた方が良いかもしれま せん」 「 」 「 」 「 」相手の感情を害さないテクニック
相手の感情を害さないテクニック
◇「攻撃的表現」、「受身的表現」のチェック・リスト
「攻撃的表現のチェック」 □ 何かを依頼するメールで、「～して下さい」とい う語調の強い表現を使わずに、「～して頂けま すか？」のように、相手にとって断れる余地の ある問いかけにしているか □ 「完全な勘違い」、「あり得ない間違い」のよう に、不必要に誇張した表現をしていないか □ 「～しないと、・・・・できません」のように、否定 形を重ねるのではなく、肯定文にしているか □ 「一体どうしてこんなことになったのですか？」 のように、相手を一方的に責める疑問文では なく、「理由を教えて頂けませんか」のようにリ クエストとして伝えているか？ □ 相手の状況や考えなどに配慮しているか □ 心配りの一言を入れているか 「受身的表現のチェック」 □ あいさつなど、本題に入るまでの前置きが長 すぎないか □ 自分が悪いわけでもないのに、「大変申し訳 ございませんが・・・」のようなお詫びの表現を 連発していないか □ 「ご多忙中のところ恐れ入ります」「・・・してい ただけますと幸いに存じます」など、必要以上 にへりくだりすぎていないか □ 全体的に必要以上に敬語を連ねていないか □ 自分の立場や状況などの説明が、言い訳に 思えるほど長くなっていないか □ 相手にして欲しいことなど、用件が明確に伝 わる文章になっているか相手の感情を害さないテクニック
相手の感情を害さないテクニック
◇「攻撃的表現」の文例
○○様 △△です。 Ａ社への会計システムの提案の件で、連絡致しました。 昨日お送り頂いたプレゼンテーション資料ですが、 ６～９ページで修正が必要です。 先日の打ち合わせで、 Ａ社がセキュリティ対策に強い関心をお持ちだと伝えました。 ところが現状のプレゼンテーション資料では、 そのための機能が明確ではないので、 Ａ社の興味を引く内容になっていません。 新システムがセキュリティ対策の強化につながることを 分かりやすくはっきりと伝わる内容にして下さい。 なお、修正して頂くに当たって、色や文字を工夫して相手の感情を害さないテクニック
相手の感情を害さないテクニック
◇「受身的表現」の文例
○○様 □□です。 このたびは、お手数をおかけすることになり 大変に申し訳ございません。 先日申し上げましたとおり、 本来なら私が手がけるべき仕事であったにも関わらず、 あいにく、予定がつまっていたことと体調不良が重なり、 ○○さんに代行をお願いすることになってしまいました。 つきましては、早く引き継ぎをしたほうが良いと思い、 恐縮ではございますが、以下の内容をご報告申し上げます。 ご理解のうえ、ご対応をお願い申し上げる次第です。 １．・・・・・ ２．・・・・・・ 以上何かご不明な点がございましたら、 いつでもかまいませんので、ご連絡いただければ幸いです。メールの作成例
メールの作成例
件名（subject） 【注文】貴社○○○○ ○月○日納品希望 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 株式会社○○商事 ○○部○○課 ○○ ○○ 様 大変お世話になっております。 ○○株式会社小野将大です。 さて、先日は、貴社製品○○○○のサンプルをご送付くださいまして ありがとうございました。 つきましては、添付注文書のとおり注文いたしますので、○○月○○日 までに納品のほどよろしくお願い申し上げます。 まずは、ご注文まで。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 株式会社○○○○ ○○部○○課 ×××× 〒○○○-○○○○ ○○県○○市○○町１－２－３ TEL.○○○-○○○○ FAX○○○-○○○○ e-mail ○○○@○○○ ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 件名はわかりやすく！ 件名はわかりやすく！ 最後に署名をつける！ 最後に署名をつける！ 本文は短いフレーズで！ 本文は短いフレーズで！ 社名は正式名称で！ 社名は正式名称で！ 時候の挨拶は不要！ 時候の挨拶は不要！その他の気をつけたいポイント
その他の気をつけたいポイント
返信は
返信は
｢
｢
軽く
軽く
｣｢
｣｢
早く
早く
｣
｣
が鉄則
が鉄則
「○日の午前中までにご連絡いたします」等
「○日の午前中までにご連絡いたします」等
いつまでに返信できるかを明記する
いつまでに返信できるかを明記する
“ “履歴付返信履歴付返信””で「下記の件に関しましては～」という文面で返信するで「下記の件に関しましては～」という文面で返信するすぐに答えられない内容の場合は･･･
・ なるべくその日のうちに何らかの返信をするのが基本
・ 返信を要さない件でも「かしこまりました」「承知いたしました」
などと返信しておくと、送り手も安心する
受けたメールを放置しない
受けたメールを放置しない
To
To
、
、
cc
cc
、
、
bcc
bcc
の違いを正しく理解する
の違いを正しく理解する
その他の気をつけたいポイント
その他の気をつけたいポイント
To
1
1
cc
2
2
bcc
3
3
toが本来の宛先
toの後にくる人と、本文の冒頭の宛名の人とは一致する 複数の人に同時送信する場合、“連絡内容の当事者”や “責任者”はtoに入れるようにするccは内容を読んで(確認して)もらいたい人
ccに入れておきながら、本文中にその人に宛てたメッセージを 含ませるのは失礼ですbccは
“ブラインドカーボンコピー”のこと
そこに入れたアドレスは他の受信者には閲覧できないようになる 不用意に個人情報を漏らさないためにbccを活用する（ブランクページ）
４．ビジネス文書・メール作成演習
（ブランクページ）
