△△です。
Ａ社への会計システムの提案の件で、連絡致しました。
昨日お送り頂いたプレゼンテーション資料ですが、
６～９ページで修正が必要です。
先日の打ち合わせで、
Ａ社がセキュリティ対策に強い関心をお持ちだと伝えました。
ところが現状のプレゼンテーション資料では、
そのための機能が明確ではないので、
Ａ社の興味を引く内容になっていません。
新システムがセキュリティ対策の強化につながることを 分かりやすくはっきりと伝わる内容にして下さい。
なお、修正して頂くに当たって、色や文字を工夫して
相手の感情を害さないテクニック 相手の感情を害さないテクニック
◇「受身的表現」の文例
○○様
□□です。
このたびは、お手数をおかけすることになり 大変に申し訳ございません。
先日申し上げましたとおり、
本来なら私が手がけるべき仕事であったにも関わらず、
あいにく、予定がつまっていたことと体調不良が重なり、
○○さんに代行をお願いすることになってしまいました。
つきましては、早く引き継ぎをしたほうが良いと思い、
恐縮ではございますが、以下の内容をご報告申し上げます。
ご理解のうえ、ご対応をお願い申し上げる次第です。
１．・・・・・
２．・・・・・・
以上何かご不明な点がございましたら、
いつでもかまいませんので、ご連絡いただければ幸いです。
メールの作成例 メールの作成例
件名（subject） 【注文】貴社○○○○ ○月○日納品希望
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社○○商事
○○部○○課
○○ ○○ 様
大変お世話になっております。
○○株式会社小野将大です。
さて、先日は、貴社製品○○○○のサンプルをご送付くださいまして ありがとうございました。
つきましては、添付注文書のとおり注文いたしますので、○○月○○日 までに納品のほどよろしくお願い申し上げます。
まずは、ご注文まで。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社○○○○
○○部○○課 ××××
〒○○○-○○○○ ○○県○○市○○町１－２－３ TEL.○○○-○○○○
FAX○○○-○○○○
e-mail ○○○@○○○
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
件名はわかりやすく！
件名はわかりやすく！
最後に署名をつける！
最後に署名をつける！
本文は短いフレーズで！
本文は短いフレーズで！
社名は正式名称で！
社名は正式名称で！
時候の挨拶は不要！
時候の挨拶は不要！
その他の気をつけたいポイント その他の気をつけたいポイント
返信は 返信は ｢ ｢ 軽く 軽く ｣｢ ｣｢ 早く 早く ｣ ｣ が鉄則 が鉄則
「○日の午前中までにご連絡いたします」等
「○日の午前中までにご連絡いたします」等 いつまでに返信できるかを明記する いつまでに返信できるかを明記する
“
“ 履歴付返信 履歴付返信 ” ” で「下記の件に関しましては～」という文面で返信する で「下記の件に関しましては～」という文面で返信する
すぐに答えられない内容の場合は･･･
・ なるべくその日のうちに何らかの返信をするのが基本
・ 返信を要さない件でも「かしこまりました」「承知いたしました」
などと返信しておくと、送り手も安心する 受けたメールを放置しない
受けたメールを放置しない
To、 To 、cc cc 、 、 bcc bcc の違いを正しく理解する の違いを正しく理解する
その他の気をつけたいポイント その他の気をつけたいポイント
To
1 1
2 cc
2
3 bcc
3
toが本来の宛先
toの後にくる人と、本文の冒頭の宛名の人とは一致する 複数の人に同時送信する場合、
“
連絡内容の当事者”
や“
責任者”
はtoに入れるようにするccは内容を読んで(確認して)もらいたい人
ccに入れておきながら、本文中にその人に宛てたメッセージを 含ませるのは失礼です
bccは “ ブラインドカーボンコピー ” のこと
そこに入れたアドレスは他の受信者には閲覧できないようになる 不用意に個人情報を漏らさないためにbccを活用する
（ブランクページ）
（ブランクページ）
４．ビジネス文書・メール作成演習
４．ビジネス文書・メール作成演習
（ブランクページ）
（ブランクページ）
問題１．社外文書 問題１．社外文書
セミナー開催案内を作成してみましょう！
セミナー開催案内を作成してみましょう！
・ 社外文書書式サンプル 18 ページ その他参考ページ
その他参考ページ
・ご自分のお勤め先で「ユーザー会」を運営しているものとして、ユーザー会員企業の ご担当者様向けにセミナー案内文書をお送りします。
送付先会社名 ：ＡＡＡＡ株式会社
送付先担当者名 ：営業本部 本部長 山田太郎氏 セミナー名 ：ビジネス文書とメールの基礎
日時 ： 2011 年 7 月 15 日（金） 13:00 ～ 17:00
会場 ：※ご自分の会社のセミナー室としてください 内容 ：※当テキストのアジェンダを参考に作成下さい 申込方法 ：参加者名を自分宛てにメールにてご連絡いただく 締切 ： 7 月 5 日（火）
定員 ： 30 名
設定条件 設定条件
解答例 解答例
平成23年6月8日 ＡＡＡＡ株式会社
営業本部
本部長 山田 太郎様 ○○○○株式会社
ＸＸＸＸ事業部
○○ ○○
㊞
2011
年度ユーザー会セミナー「ビジネス文書・メールの基礎」開催のご案内
拝啓 平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、早速ではございますが、ユーザー会員企業様向け「ビジネス文書と メールの基礎」セミナーについてご案内致します。当コースは若手社員の方 全般に受講いただける実用的な内容で、毎年多くの会員様にご好評を いただいております。
つきましては、開催概要ならびにお申込み方法を下に記載致しますので、
是非ご参加くださいますようよろしくお願い申し上げます。 敬具 記
1.セミナー名 ：ビジネス文書とメールの基礎
2.日時・会場 ：2011年7月15日（金） 13:00～17:00 於 弊社セミナー室
3.内容 ：ビジネス文書の目的と作成のポイントについて 演習を交えながら学習する。
1.ビジネス文書の目的 2.社内社外文書の特徴と具体例
3.メールの基礎 4.文書・メール作成演習
4.定員 ：30名
5.申込方法 ：ご受講者様のお名前を下記アドレスへメールにて
ご連絡ください。 xxxx@xxxx.co.jp
（締切：7月5日（金）
前付け：
お客様の会社名、役職名は正しいか？
「様御中」など敬称に誤りはないか？
前付け：
お客様の会社名、役職名は正しいか？
「様御中」など敬称に誤りはないか？
前文：
件名は文書の目的・内容を的確に表しているか？
頭語及びあいさつに誤りはないか？
前文：
件名は文書の目的・内容を的確に表しているか？
頭語及びあいさつに誤りはないか？
主文・末文：
伝えたい用件・内容は的確か？
主文・末文：
伝えたい用件・内容は的確か？
別記：
研修の内容や日程など、内容に不足はないか 別記：
研修の内容や日程など、内容に不足はないか
問題２．社外メール 問題２．社外メール
アポイントメールを作成してみましょう！
アポイントメールを作成してみましょう！
・ 良いメールの３つのタイプ 29 ページ
参考ページ 参考ページ
・お客様から依頼を受けていた業務システム刷新に関する提案資料が完成したため、
訪問説明のためのアポイントメールを送ります。
送付先会社名 ： BBBB 株式会社
送付先担当者名 ：事業推進部 部長 鈴木氏
用件 ：業務システム刷新に関する提案
自社側の希望日時 ： 2011 年 6 月 20 日（月） AM 、 6 月 21 日（火） 15:00 ～ 16:00 6 月 22 日（水） PM の内いずれか
設定条件 設定条件
解答例 解答例
件名 【○○㈱】貴社業務システム刷新 お打ち合わせのお願い
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
BBBB株式会社 事業推進部 鈴木様
大変お世話になっております。○○○○株式会社佐藤です。
標題の件、先日ご依頼いただきました貴社業務システム刷新に関して 弊社からの提案がまとまりましたのでご説明にあがりたいと思っております。
つきましては、以下の候補日程の中からご都合の良い日時をお選び いただけますでしょうか。
【候補日程】
（１） ６月２０日（月） 午前中
（２） ６月２１日（火） １５：００～１６：００
（３） ６月２２日（水） 午後
いずれの日程もご都合が悪い場合には、お手数ですがご希望の日時を お聞かせいただけますと幸いです。
以上、よろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社○○○○
○○部○○課 ××××
〒○○○-○○○○ ○○県○○市○○町１－２－３ TEL.○○○-○○○○
FAX○○○-○○○○