EDP会計における自動仕訳について (経営特集)

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EDP会

計 に お け る 自動 仕 訳 に つ い て

清   水   哲   雄

1  序   会 計 処 理 とい うと き,一 般 的 具 体 的 に は 会 計 上 の 仕 訳 を 意 味 す る。元 来 仕 訳 は ア カ ウン タ ン トの固 有 の領 域 で あ り,か つ 経 理 関 係 のな か で は 最 も重 要 な 基 礎 的 領域 とな っ て い る。 換 言 す れ ば 会 計 処 理 一仕 訳 の 段 階 で 誤 謬 が あ れ ば,情 報 と して の会 計 数 値 は 真 実 な もの とは な り得 な い。   仕 訳 とは取 引 を取 引 要 素 で あ る借 方 科 目 と貸 方 科 目 お よび 貸 借 の 金 額 の 形 で 表 現 す る こ とで あ る。 コン ピ ュー タ会 計 に お い て も先 ず 最 初 は 人 手 に よ る仕 訳 を経 て仕 訳 デ ー タ を イ ン プ ッ トす る方 法 が と られ るが,継 続 し て ランす る場 合 に,い ち い ち人 手 に よる仕 訳 をす る こ とは 非 能 率 的 で あ り,か つ 人 手 を 介 す る つ ど誤 りも発 生す る可 能性 が あ る。 した が っ て イ ン プ ッ ト原 票 に 会 計 伝 票 を 使         用 す る以 外 は 自動 仕訳 の 問題 が 発 生 す る。 コン ピ ュー タに よ る 自動 仕 訳 とは, 「勘 定 科 目の一 部 ま た は全 部 が 与 え られ なか った り,オ リジ ナ ル な イ ン プ ッ ト と して 取 引 の発 生 が与 え られ な くて も完 全 な仕 訳 を コン ピ ュー タ 内部 で 作 り出     ゆ す こ と 。」 で あ る 。 元 来 コ ン ピ ュ ー タ は 自 動 処 理 と い う 任 務 を 担 っ て 出 現 し た         もの で あ るか ら会 計 の 自動 処理 も当 然 行 なわ れ る。   コ ン ピ ュ ータ に よ る会 計業 務 を 行 な う場 合 に,業 務 の手 順 を標 準 化 し,仕 訳 に つ い て も起 り得 る取 引 を想 定,パ タ ー ン化 し,あ らか じめ プ ログ ラム化 し て お くこ とに よ り会 計処 理 を ス ムー ズ に 行 な う こ とが で きる。 た とえば 商 品 の販 (1)吉 村 成 弘:EDP会 計 の 基 礎p.129. (2)森 谷 宜 暉 ・加 藤 昭:EDP会 計 ハ ン ドブ ッ クp.337. (3)こ の 点 を 強 調 し会 計 の あ ら ゆ る 分 野 に 自動 化 を 試 み た も の にMichael  R. Tryan:   Computerized  Accounting  Method  and  Control  1972.が あ る 。

      EDP会 計における自動仕訳 について   75 売 は 原則 とし て売 掛 金 の発 生 を と もな うとす る場 合 に は,コ ン ピ ュー タ 内部 で     (借 方)  売 掛 金 ×× ×    (貸 方)  売 上 × × × と して 自動 的 に仕 訳 をす る こ とが で き る。 さ らに 頻 繁 に 発 生 す る取 引 の パ タ ー ンに つ い て は合 計 仕 訳 とい う集 計 作 業 を 含 め た 処 理 も可 能 で あ る。 これ らの こ とを総 合 的 に行 な う こ とに よ り,経 理 業 務 で 専 門 的 な 知 識 を 必要 と して きた仕 訳 の た め の時 間 と労 力が 省 か れ,イ ン プ ッ トの た め の原 始 記 録 も簡 略 化 され,経 理 知 識 の乏 し い会 計 担 当者 に よっ て も誤 る こ とな く会 計処 理 を 行 な い 得 て,コ       くり ン ピ ュ ー タ に よ る 処 理 の 効 果 を 高 め て い る の が 実 態 で あ る 。   会 計 業 務 を 機 械 に よ っ て 行 な う と い う観 点 が ら はEDPと い う よ りむ し ろA DPと い った 方 が 適 切 で あ る か も 知 れ な い 。 け だ し 現 代 企 業 に お い て は 電 子 的 技 術 と 同 様 に 機 械 技 術 が 多 く用 い ら れ て い る か ら で あ る 。 た と え ば パ ン チ ・カ ー ド ・シ ス テ ム は 今 日 で は コ ン ピ ュ ー タ ・シ ス テ ム ほ ど に は 広 く用 い られ な く な っ た が 今 な お 中 小 企 業 で は 多 く の 経 営 問 題 を 解 決 す る の に 役 立 っ て い る 。P CSも 各 種 の 作 業 を 自 動 的 に 行 な う の でautomatic  data processingで あ る 。 し た が っ てautomatic  data processingと い う語 はelectronic  data processing         とい う語 よ りも広 く用 い られ る。 こ こでautomaticと い う語 を単 に 自動 的 とい う意 味 に解 す る とそ の 内容 に 混 乱 が生 じて くる。 た しか に どの よ うな 機 械 で も これ を操 作 す れ ば,そ れ が 機 械 で あ るが ゆ えに 自動 的 に な ん らか の もの を ア ウ トプ ッ トす る。 機 械 が 単 独 に 機 能 す る段 階 に お い て は これ らは い わ ゆ る単 能機 で あ り1つ の機 能 しか発 揮 で き な い。 た と えば 加 算 機 ほ 集 計 機 能 を有 し分 類 機 は 分類 機 能 しか もた な い。 しか し機 械 に 複 数 の 機 能 を 付 与す れ ば,い わ ゆ る複 合 機 能 機 とな る。 た と えば 伝 票 作 成 機 は 計 算 と集 計 を 行 な い,記 帳会 計 機 は分 類,転 記,集 計,記 録 の機 能 を 有 す る。 さ らに 機 能 の 自動 化 を推 し進 めれ ば, 各 種 の機 械 を1つ の シ ス テ ムに 構 成 し総 合 的 機 能 を 発 揮 で き る よ うに組 み 立 て る こ とも で き る。 い わ ゆ るPCSは 元 来 分 類 と集 計 を 行 な うこ とを 目的 と した 事 務 機 械 で あ るが,機 械 め構 成 に よ って計 算,転 記,記 録 の 諸 機 能 も付 与 で き る。 (4)豊 森 照 信:コ ン ピ ュ ー タ 会 計 講 座p.181.

76 しか し これ らの 機 能 は バ ラバ ラで あ って各 機 能 を結 び付 け る のは 人 手 で あ る。 この人 手 に よる介 入 を も機 械 に させ よ うとす る のがEDPSで あ り ソフ トウエ ア に よ って 自動 的 に機 械(し た が って 機 能 を も)結 合 し必 要 な 処 理 を 自動 的 に       くの 行 な う。 換 言 す れ ばautomaticと はselfL-directingと 同 意 語 で あ る。 し た が っ て 真 の 意 味 の 自動 と は 総 合 機 能 機 で あ るEDPSに よ ら な け れ ば な ら な い 。   こ の よ う な 意 味 に お い て 本 小 論 で は 手 書 の 会 計 処 理 の 原 理 を 応 用 し た コ ン ピ ュ ー タ 会 計 に お け る 自 動 仕 訳 を 考 察 す る こ と に し た い 。 2  EDP会 計 と 自動 仕 訳   企業 活動 に と もな い各 種 の取 引 が 発 生 す る。 そ こで この 取 引 に 関 す るデ ータ の処 理 と副 次的 に処 理 す る会 計 的 仕 訳 を同 時 に 行 な うこ とに よ って,EDP会 計 の特 徴 で あ る 自動 化,省 力 化,正 確 性,迅 速 性 な どを 満 足 させ る こ とが で き る。 つ ぎの 図 に お け るプ ロセ ス1で は 各 部 門 の管 理 情 報 の作 成 が な され,プ ロ セ ス 皿で は 自動 仕訳 を経 て管 理 情 報 作 成 の プ ロセ ス エと一 般 会 計 とを 結 び つ け る こ とに よ り財 務 情 報 を作 成 す る。

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(7) 財 務情報 作成領域 自動 仕 訳 を用 い な い と きの プ ロセ ス1と プ ロセ ス 皿 の結 合 は手 作業 に よる仕

(6)Elias  M.  Awad:Business  Data  Processing  4 th  Ed.1975.  p.104.

」       EDP会 計 にお け る自動 仕 訳 に つ いて    77 訳 に 頼 ら ざ る を 得 な い 。 す な わ ち プ ロ セ ス エに お け る 管 理 情 報 を ア ウ ト プ ッ ト す る と 同 時 に 仕 訳 を ナ る た め の 一 覧 表 を ア ウ トプ ッ トし,こ れ を 会 計 係 へ 回 付 し て 改 め て 仕 訳 伝 票 を 作 成 し カ ー ドそ の 他 の 媒 体 に イ ン プ ッ トし な け れ ば な ら な い 。 自動 仕 訳 に よ る と き は 手 作 業 を 介 せ ず コ ン ピ ュ ー タ 内 部 に お い て プ ロ グ ラ ム に よ る仕 訳 を 行 な い 自 動 パ ン チ ャ ー に よ っ て カ ー ドに ア ウ トプ ッ トし これ を 一 般 会 計(財 務 会 計)の た め の イ ン プ ッ トと す る こ と が で き る。 取 引 発 生 場 所

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仕訳 の ための 一覧 表 自動 仕 訳 各部門 の 管理情 報 i }ヒ 化 た プ ド ま 一 一 テ カ 紙

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諸帳 簿お よび 財務 諸表 ₍₈₎   この よ うに 自動 仕 訳 とは完 全 な 仕訳 済 の会 計 デ ー タを 貸 借 形 式 の イ ン プ ッ ト に よ らず,コ ン ピ ュ ータ の演 算処 理 に よ り生 成 す る ことで あ り,コ ン ピ ュ ータ 層の 情 報 増 幅 機 能 を活 用 した合 理 的 方 法 で あ る 。 自動 仕 訳 の 手 法 上 の分 類 と して は,  (1)仕 訳 伝 票 の簡 略 様 式 に よる場 合 …… た と えば 支 払 ・収 納 な ど貸 借 側 の 仕 訳 記 載 を 省 略 し,伝 票 種 別 に よ り識 別 し て貸 借 に 展 開 す る。  (2)内 部取 引 に 関 し会計 シス テ ム内 で 仕 訳 デ ー タ を 作 成 す る場 合 … … た とえ ば 費用 の配 賦,棚 卸 資産 の評 価,本 支 店 間 の付 替 な どに 適 す る。  (3)外 部 取 引 に関 し隣 接 サ ブ ・シス テ ムか らデ ー タ を受 入 れ て仕 訳 デ ー タを 作 成 す る場 合 … … た とえ (8)石[H甫:上 掲 書P.62.

 78 ぽ 販 売 シス テ ムか らの 売 上 高,売 掛 金 な ど物 量 と債 権,債 務 の 変 動 を特 定 の 段 階 で 会 計 上 の 取 引 と して認 識 す る。 この方 法 は後 で詳 し く取 り扱 うが,会 計 取 引 の 内 容 を 論 理 的 に識 別 す る コー ドを素 デ ー タに 加 え てお くこ とに よ り,機 械         処 理 が 可 能 と な る 。 し た が っ て 会 計 処 理 が 一 定 の ル ー ル(こ こ で は ソ フ トウ エ ア で あ る プ ロ グ ラ ム)に し た が っ て 客 観 的 に 行 な わ れ る 。   と こ ろ で こ の よ う な 自動 仕 訳 を コ ン ピ ュ ー タ 内 部 で 行 な っ た 結 果 を ど の よ う な 媒 体 に ア ウ トプ ッ トす れ ば 効 果 的 か の 問 題 が 発 生 す る 。 ア ウ トプ ッ トの 媒 体 と し て は ラ イ ン ・プ リ ン タ に よ る 印 刷,磁 気 テ ー プ,磁 気 デ ィス ク,カ ー ド,紙 テ ー プ,デ ィス プ レ ー 装 置 な どが あ る が,こ れ らを 次 の 段 階 の イ ン プ ッ トと す る 観 点 か ら は,MTやDKは 書 き 込 み が 不 可 視 的 で あ り,ま た 紙 テ ー プ は せ ん 孔 の 配 置 に よ っ て 文 字 に 読 み 替 え な け れ ば な ら な い 。 そ の 点 カ ー ドは せ ん 孔 と         同時 に カ ー ドの上 部 に 印字 す る ので 可 視 的 で あ り直 ち に判 読 で き る。 一 般 的 に         パ ン チ ・カ ー ドの 機 能 は 次 の5つ に 分 類 す る こ と が で き る。   (1)  デ ー タ の 記 録   recording   (2)  分 類   sorting   (3)比 較 お よ び 分 析   comparing  and analyzing   (4)計 算   calculating   (5)要 約 お よ び 報 告   summerizing  and reporting こ れ ら 諸 機 能 の うち 自 動 仕 訳 に 直 接 関 連 す る も の は 要 約 お よ び 報 告 の 機 能 で あ る 。 け だ し 自 動 仕 訳 を コ ン ピ ュ ー タ 内 部 で ソ フ ト ウ エ ア に よ っ て 行 な わ せ る 目 的 は,元 来 管 理 情 報 を 得 る こ と の 副 産 物 と し て 一 般 会 計(財 務 会 計)へ の 連 結 帯 で あ る か らで あ る 。   自 動 仕 訳 を ア ウ.トプ ッ トす る媒 体 と し て カ ー ドを 用 い る 関 係 か ら,こ れ が た ⑨   大 山 政 雄 編:機 械 会 計 論p.48. ⑩   自動 仕 訳 の 媒 体 に カ ー ドを 用 い る の が 有 利 で あ る わ け で は な い 。 む し ろDKやMT   に 蓄 積 した 方 が 時 間 的 に は 迅 速 性 を 得 られ る 。 た だ こ こ で は 実 験 的 に 可 視 的 に 確 認 で   き る と い う意 味 で カ ー ドを 用 い た に す ぎ な い 。

(W  Robert  R. Arnold,  Harold  C. Hill and  Aylmer  V. Nichols:Introduction  to Data   Processing.1966.  p.p.106∼127.

      EDP会 計 にお け る 自動 仕 訳 に つ い て    79 め の 機 械 は 手 操 作 の 機 械manually  operated  machineで は な く ソ フ トウ エ ア に

よ っ て コ ン ピ ュ ー タ 内 部 で 各 種 の 処 理 を 行 な い,オ ン ラ イ ン に よ っ て 自 動 的 に ア ウ トプ ヅ トす る 自動 パ ン チ ャautomatically  operated  machineで あ る。

3  仕 訳 イ ン プ ッ トと 自動 仕 訳   〔1〕  通 常 の 仕 訳 手 法   手書 簿記 に よ る単 一 仕 訳 帳 制 をそ の ま ま コ ン ピ ュ ー タに置 き替 え る場 合 に は 多 少 の加 工 を施 さな けれ ば な らな い。 け だ し手 書 簿 記 に お け る借 方 が 単 一 科 目 で 貸方 が複 数 科 目(そ の反 対 の場 合 もあ る)と な る よ うな仕 訳 は コン ピ ュー タ で は用 い られ ず,同 一項 目内 で の 複 数 の デ ータ を処 理 す る こ とが で き ない か ら で あ る。 これ を解 決 す る方 法 に2つ あ る。  第1は コン ピ ュー タが 読 み 取 る こ とが で き る仕訳 とす るた め に は,貸 借 と も に1個 ず つ の勘 定 が あ らわ れ る単 純 仕 訳 で な け れ ば な らな いか ら,た と えば,   (借)当 座 預 金90,000  (貸)受 取 手 形100,000

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の よ う な 複 合 仕 訳 は つ ぎ の よ うな2組 の 単 純 仕 訳 に 分 解 し な け れ ば な らい 。   (借)当 座 預:金90,000  (貸)受 取 手 形90,000         割   引   料10,000    受 取 手 形10,000   上 の よ うな 単 純 仕 訳 に 分 解 し た うえ で,つ ぎ の 仕 訳 デ ー タ 分 割 の プ ロ グ ラ ム (こ こ で は そ の フ ロ ー チ ャ ー トを 次 頁 に 示 す に と ど め る)を 用 い る こ と に よ っ         て4つ の レ コ ー ドを 得 る こ と が で き る 。(伝 票 一No,日 付,摘 要 を 省 略)     (主体 科 目)    (区分)      (相手 科 目)     (金額)           絢 ㎜ ㎜ ㎜ ㎜ 手 手 仕 ど N 儘 ⑳ n 鋤 蛾 で             形 形 金 料 る           科 手 手 預 一     え 頁 ・ る 肝 取 取 座 弓             受 妥 当 割         こ 分 方 方 方 方 ま         る 区 借 借 貸 貸             金 料 形 形 訳           相 預 i 手 手 合           蠅 座 弓 取 取 ま             当 割 受 受 第2は 複 合 仕 訳 を そ の ま まイ ン プ ッ トす る方 法 で あ る。 この方 法 に よ る と き ⑫   肥 沼 幸 男:EDP会 計 の 仕 組 み と実 際p.60. ⑬   吉 田 信 雄 ・樋 口信 夫:コ ン ピ ュ ー タ 簿 記 入 門p.66.

`:80 START OPEN  INPUT 伝 票 一F OUTPUT     仕 訳 一F READ 伝 票 一F 1 AT  END END-RTN ■ 馬   一         S O S S S S 一 S N 一 一 一 一 目 一 一 付 要 額 目 科 分 票         手 伝 日 摘 金 科 相 区 ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ O N ﹁ 付 要 額 方 方 票            1 伝 日 摘 金 借 貸 WRITE 仕 訳一   REC S 一 S S 目 一 一 科 目 分 手 相 科 区 ↓ ↓ ↓ 方 方     2 曲 目 で { 一   l WRITE 仕訳 一   REC は 主 体 科 目 は イ ン プ ッ トされ るが 相 手 科 目 は イ ン プ ッ トさ れ な い 。 さ き の 仕 訳 例 を と れ ば,イ ン プ ッ トされ る レ コ ー ドは3つ で あ る 。 原 始 仕 訳 は 伝 票 に よ る か ら た と え ば イ ン フoッ ト項 目 は   (1)伝 票 番 号   (2)  日付   (3)  区 分 (4)科 目 コ ー ド(5)科 目   (6)金 額 と な っ て 以 下 に 示 す よ う な イ ン プ ッ トが な:され るo (伝票 番 号)    (日付)  (区分)  (科 目 コー ド) 000001      511215 000001      511215 000001      511215       鋤 1        1112 1        8810 2        1121 ⑭   科 目 コ ー ドはJIS規 格 に よ っ た 。   (科     目)      (金 額) ト ウ ザ ヨ キ ン     90000 ワ リ ビ キ リ ヨ ウ  1㎜ ウ ケ ト リ テ ガ タ     100000

      EDP会 計における自動仕訳につ いて   81 これ らの複 合 仕 訳 を そ の ま ま イ ン プ ッ トす る場 合 は,特 に貸 借 の金 額 をバ ラン ス ・チ ェ ック ・プ ログ ラ ムに よ って チ ェ ッ クす る必 要 が あ る。   〔2〕 合 計 仕 訳 の応 用   うえ に の べ た よ うな通 常 の 仕訳 を取 引 のつ ど伝 票 を経 て イ ン プ ッ トして い た の で は 能率 が あ が らな い し,ま た 人 手 に よ るか ら誤 りが 生 じ る可 能 性 も高 く, 正 確 を期 す た め に は 多 くの チ ェ ッ クを 必 要 とす る。 手 書 簿 記 に お い て 取 引 が頻 繁 に発 生 す る も のに つ い ては 補 助 記 入 帳 を 仕 訳 帳 化 し,さ らに 金額 欄 を多 欄 に す る こ とに よ り補 助 記 入 帳 内 部 に おい て 合 計 仕 訳 を 行 な う原 理 を コン ピ ュー タ 会 計 に 応用 す れ ば 能 率 が あ が りバ ラ ンス ・チ ェ ックをす る必 要 もな くな る。 手 書 簿 記 に お い て,売 上帳,仕 入帳,現 金 出納 帳,当 座 出納 帳,受 取 手 形 記 入 帳 お よび支 払 手形 記 入帳 の6つ の補 助 記 入帳 を特 殊 仕 訳 帳 とす る複 数 仕 訳 帳 制 を と ると き の 合計 仕 訳 お よび 合 計 転 記 の 論 理 を考 察 して み よ う。 各 取 引 に お い て起 り得 る仕 訳 は つ ぎ の と お りで あ る。 (販 売 取 引)   売   上   帳                   V(借)現 金 × × ×   (貸)売 上 ×x× →合 計 転 記       ∼!   合計転記←   個別転記←   合計転記← (仕 入 取 引) 仕   入   帳 当 座 預 金 × × × 受 取 手形 ×× × 売 掛 金 × × × そ の 他 × × × 売   上 × × × 合計 転 記 ←(借)仕 入   合計転記←  買 掛 金 (現 金 取 引) 売 掛 金   × × ×→ 合 計転 記 × × ×   (貸)現 金 × × × ∼/ × × × 当座 預 金   ×x×   V 支払 手形   × × ×  ・/ 買 掛  金   × × ×→ 合 計 転 言己 そ の 他   × × ×→ 個 別 転 記 仕 入 × × ×→ 合 計転 記 a5)∼/マ ー クは2重 転 記 を避 け るた め に 付 した もの で あ る。

82 現 金 出 納 帳 合 言千転言己←(f昔」)  現 金 × × ×       V    仕   入 ×x×   合 計転 言己←      買 掛  金    x× ×   個 別 転 記 ←      そ の 他   × × × (当 座 取 引) 当 座 出 納 帳   合 言十車云言己←(fitAL)  当座 ヨ『賃金   × × ×       へ/    仕   入 × × ×   合 計 転 記 ←       買 掛 金   × × ×   合 計 転 記 ←      支 払 手 形   × × ×   個 別 転 記 ←      そ の 他   × × × (手 形 取 引) 受 取 手 形 記 入 帳   合 計 転 記 ←(借)  受 取 手 形   x× × 支払 手 形 記 入 帳     V(借)仕  入 × × × 合 言千転 言己←      買 掛  金  × × × 個 別 転 記 ←      そ の 他   × × × (貸)売 上 × × ×^/     売 掛 金   × × ×→ 合 計転 記     そ の 他 × ×x→ 個 別転 記     1見    金    × 〉くx→ 合 言千転 言己 (貸)売 上 × × × ∼/     売 掛'金   × × ×→ 合 計転 言己     受 取 手形   × × ×→ 合 計転 記     そ の 他   × × ×→個 別 転 記     当 座預 金   × × ×→ 合 計転 記 (貸)売 上 × ×X^/     売 掛 金   ×x× → 合計 転 記     そ の 他   × × ×→ 個 別 転 記 (貸)支 払 手 形   × × ×→ 合 計 転 記   うえに 示 した よ うに 各 特 殊 仕 訳 帳 か らは 合計 仕訳 を経 て 当該 勘 定 口座 へ 一 定 の 日に 合 計 転 記 が 行 な わ れ る局面 が あ る。 しか し こ こで注 意 しな けれ ば な らな い ことは,各 特 殊 仕 訳 帳 の 特 別 欄 に 相 当 す る勘 定 に つ い て の補 助 記 入帳(特 殊 仕 訳 帳)を 用 い て い る と きは,こ の 特別 欄 か らは 合計 転 記 が 行 な われ な い。 け だ し合 計 転 記 が 行 な わ れ るの は 当 該 勘 定 科 目に 相 当 す る本来 の補 助 記 入帳(特 殊 仕 訳 帳)か ら行 な わ れ るか らで あ る。   この手 書 簿 記 に よ る合 計 仕 訳 の 原 理 を 取 引 ご とに 応用 し,コ ン ピ ュー タ 内部 ・

      EDP会 計 におけ る自動仕訳 について'83 に お い て 同 一科 目を 集計 し一 定 の 時点 で仕 訳 フ ァイ ル と し て ア ウ トプ ッ トす る 方 式 が こ こに い う 自動 仕訳 で あ る。 以 下 手 書 簿 記 と同 じ手 順 に した が い 各 取 引 の プ ロセ ス ・フ ロー を示 し,つ ぎ に合 計 転 記 の 方 法 を 示 す 。       (販 売 取 引)

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  売 上 日報 作 成 時       (借)売 掛 金 × × ×   (貸)売 上 × × ×       売   上 × × ×       売 掛 金 × × × の 仕 訳 が コ ン ピ ュ ー タ 内 部 で 行 な わ れ,カ ー ドに ア ウ トプ ッ トされ る 。 こ の カ ー ドは 勘 定 科 目 ご と に パ ッチ さ れ_{,一 定 時 点 で 一 般 会 計 シ メ テ ム に イ ン プ ッ ト} さ れ る 。   (仕 入 取 引)

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      MERGE→   → 処 理 一 〉       (貸)買 掛.金        (f苛)買 掛 金       (貸)fi:   仕 入 の 日報 作成 時       (借)仕 入 ×XX  (貸)買 掛 金 ×××       買 掛 金 ×××     仕  入 ××× の仕 訳 が コ ン ピ ュ ー タ内 部 で 行 な わ れ,販 売 取 引 と同 じ処 理 をす る。

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84 (現 金 取 引 》

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自 勤 仕 三尺 (借)現 金 (貸)当    座       (貸)売   上       …       1  現 金 入 ・出 金 日報 作 成 時       (借)現 金 ××x  (貸)当  座 ×××       売   上 ×××       売 掛 金 ×x×       そ の 他  ×××       当 座x× ×    現 金x× ×       仕    入  xx×       買 掛 金  ×××       そ の 他  ××× の 仕 訳 が コ ン ピ ュー タ内 部 で 行 な わ れ,㍗ 一 ドに ア ウ トプ ッ トされ る とこ ろ ま で は 販 売 取 引,仕 入取 引 と同 じで あ る が,こ こで注 意 す べ き は手 書 簿記 に おけ るゾ マ ー クを 付 け た 部 分,す な わ ち こ こで は貸 方 の 当座 と売 上 お よび借 方 の 当 座 と仕 入 の 金 額 は,そ れ ぞ れ の 勘定 科 目に バ ッチ す る こ とな く0000勘 定 と して バ ッチ しな け れ ば な らな い 。 け だ し も し そ れ ぞれ の 勘 定 科 目 に バ ッチ さ れ,そ れ ぞ れ の勘 定 口座 へ 合 計 転 記 が な され る と,そ の 分 だ け 二重 転記 に な る

 (当 座 取 引) 

 

 

 

 

 

 

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      入 ・出 金 日報

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      EDP会 計 におけ る自動 仕訳 について  85 か らで あ る。 した が って も し コ ン ピ ュー タ に よ り試 算 表 が 作 成 され る場 合 に は 0000勘 定 に つ い て も これ を独 立勘 定 と見 な け れ ば な らな い_。   当座 入 ・出金 日報 作 成 時     (借)当  座 ×××   (貸)現 金 ×××       売   上 ×××       売 掛 金 ×××       受取手形 ×××       そ の 他 ×××         現 金 ×××   当 座 ×××         仕   入 ×××         買 掛 金 ×××         支払手形 と××         そ の 他 ××× 当 座 取 引 の 場 合 も現 金 取 引 と同 様 に 借方 の 現金 と仕 入 お よび 貸方 の現 金 と売 上 に つ い て は0000勘 定 口座 へ ・ミッチ しな け れ ば な らな い。

還r・<愚

受 取 手 形 日報 作 成 時     (借)受 取手形 ×××(貸)売 上       売 掛 金       そ の 他 売 上 は0000勘 定 口座 ヘ バ ッチ され る。 × × × × × × × × ×

86

㊥ 一

CPU 処    理

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支 手 日 報 自 動 仕 訳 (貸 〉支 払 手 形 (借)仕     入 (借)買 掛 金       …   支 払 手 形 日報 作 成 時       (借)仕 入x× ×  (貸)支 払手形x× ×       買 掛 金  ×××       そ の 他  ××× 仕 入 は 仕 入 日報 作 成 時 に そ の 合 計 が 自動 合 計 仕 訳 され て い るか ら,こ こに お け る仕 入 は0000勘 定 ヘ パ ッチ しな け れ ば な らな い 。   うえ に のべ た 販 売,仕 入,現 金,当 座,受 手,支 手 の諸 取 引 は 日常 頻 繁 に発 生 す る もの で あ るか ら,こ れ ら 諸 取 引 に つ い て の 管 理 情 報 は そ れ ぞれ の デ ー タ ・フ ァ イ ルを プ ログ ラ ムに よ って 加 工 す る こ とに よ って 容 易 か つ 迅 速 に 得 ら れ る。 そ して 自動 仕 訳 に よ って 月 次 損 益計 算 で あ る財 務 会計 へ と結 び 付 け る こ とが で き る こ とは 前 に の べ た とお りで あ る。   さ らに 日常 的 取 引 で は ない が,月 次 的 に 発 生 す る給 与 支払 の 内 部 取 引 に つ い て も従 業 員 の給 与 明 細 を ア ウ トプ ッ トす る と同 時 に,従 業 員 全 体 の 各 種預 り金 な どの 合 計 を項 目別 に ア ウ トプ ッ トす る こ とが で きれ ば 会計 の機 械 化 の実 は さ らに 高 くな る。 給 与 支 払 が 行 なわ れ る と手 書 簿 記 で は た とえ ば つ ぎの よ うに処 理 され る。 (借)給 料 × × ×     宿 泊 手 当   × ××     通 勤 手 当   × ××     超 勤 手 当   × ×× (貸)短 期掛金預 り金     長期掛金預 り金     所 得 税 預 り金     社 宅 費 預 り金     保 険 料 預 り金     組 合 費 預 り金     現        金 × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×

      EDP会 計におけ る自動仕訳 について  87 この うち 現 金 は 現 金 入 ・出 金 日報 作 成 時 に 自動 合 計 仕 訳 が な され て い る か ら, こ こで は0000勘 定 口座 ヘ バ ッチ しな け れ ば な らな い。 そ の他 の諸 勘 定 は コ ン ピ ュー タ 内 部 で 自動 合計 仕訳 が な され カ ー ドに ア ウ トプ ッ トされ る。 これ を 月 次 損 益 計 算 に 使用 し,さ らに,そ れ ぞれ を バ ッチ し て お けば 年 次 損 益 計 算 に つ な ぐこ とが で き る。   決 算 の と きの い わ ゆ る決 算仕 訳 も これ を 自動 化 す る ことが で きる。 決 算 仕 訳 の うち特 に大 きな処 理 と して の 固定 資 産 会計 に つ い て は,固 定 資産 別 減 価 償 却 一 覧 表 を ア ウ トプ ッ トす る と同時 に_{,減 価 償 却 費 の合 計 と各 固定 資 産 の減 価 償} 却 引 当金 とを 自動 仕訳 して,前 の例 でい えば カ ー ドに ア ウ トプ ッ トす る こ とが で き る。 4  自動 仕 訳 の フ ロ ー ・チ ャ ー ト   〔1〕  ジ ェネ ラル ・フ ロー ・チ ャー ト (販 売 取 引)   販 売 の とき に起 り得 る取 引 を,現 金,当 座,売 掛 金,受 取 手 形 お よび そ の 他 と想 定 し,そ の他 の取 引以 外 はWORKING-STORAGE  SECTIONで 自動 集 計 し合計 仕訳 の レ コー ドを ア ウ トプ ッ トす る よ うに して あ る。 そ の 他 の 取 引 に つ い て は 個別 的 に相 手 科 目を ア ウ トプ ッ トす る方 式 を と る。 (仕 入取 引)   仕 入 の とき に起 り得 る取 引 を,現 金,当 座,買 掛 金,支 払 手 形 お よび そ の 他 と想 定 し,販 売 取 引 と同様 に作 業 領 域 で集 計 計 算 し,こ れ を 自動 仕 訳 の 形 で カ ー ドに ア ゥ トプ ヅ トす る。

88 販売 1 =借 方 貸借 区分 こ 貸 方 売 掛 金 一W=売 掛 金 一W+金 額 キ 相 手 科 目 =現 金 現 金 一W=現 金 一W+金 額 二当 座 当座 一W=当 座 一W+金 額 2売 掛 金 売 掛 金 一W=売 掛 金 一W十 金 額 =受 手 受 手 一W耳 受 手 一W+金 額   手 科 目→ 出 力 エ リア 借     方 → 出 力 エ リア   WRITE 個 別 仕 訳一REC   WRITE 合 計仕 訳一REC 売 上(発 生) 売 上(消 滅} 現金(増to 当座(増III) 売掛 金(増 加D 売掛 金(減 少) 受 手 ㈹ 加)

EDP会 計 にお け る 自動 仕 訳 に つ い て 89 仕 入 膨 _{=借 方} 貸 借 区分 =貸 方 キ 相 手 科 目 買 掛 金 一W=買 掛 金 一W十 金 額 =現 金 現 金 一W=現 金 一W+金 額 =当 座 当 座 一W=当 座 一W+金 額 =買 掛 金 買 掛 金 一W=買 掛 金 一W十 金 額 昌支 手 支 子 一W=支 手 一W+金 額 相 手科 目→ 出力 エ リア 貸    方→ 出力 エ リア   WRITE 個 別 仕 訳 一REC   WRITE 合計 仕 訳 一REC 仕 入(発 生) 仕 入(消 滅) 現 金(減 少, 当座(減 少) 買掛 金(増 加) 買掛 金(減 少) ● 支 手(増 加)

90 (現 金 取 引) 現金 ・ 借 _{貸 借区分} 貸方 相手 科 目 昌 当 座 当座_W二 当座 _W+金 額 =売 上 売 上 一W=売 上 一W+金 額 =売 掛 金 売 掛 金 一w二 売 掛 金 一W+金 額 相手科目→出力エ リア 貸   方→ 出力エ リア   WRITE 個別 仕 訳一 哀EC キ 相 手科 目 昌 当 座 当 座 一W=当 座 一W+金 額 昌 仕 入 仕 入 一W=仕 入 一W+金 額 =買 掛 金 買 掛 金 一W昌 買 掛 金_W+金 額 相手科 目→ 出力エ リア 借  方一→出力エ リア   WRITE 個別 仕 訳 一REC   WR且TE 合 計仕 訳 一REC 現 金{増 加) 当座 〔減 少} 売 上{発 生) 売掛 金 〔減 少)   WRITE 合計仕 訳 一REC 現 金 【減 少) 当座{増 加) 買 掛 金1減 少) 仕 入 〔発 生1

EDP会 計 に お け る 自動 仕 訳 に つ いて 91 (当 座 取 引) _{当 座} 卜 借方 _{貸借 区分} 貸方 キ _{相 手科 目} =現 金 現 金 一W;現 金 一W+金 額 =売 上 売 上 一W=売 上 一W+金 額 =売 掛 金 売掛 金 一W=売 掛 金 一W+金 額 二受 手 受 手 一W=受 手 一w+金 額 相 手科 目→ 出 力エ リア 貸    方→ 出 力エ リア   WRITE O1別 仕=択一REC キ _{相 手科 目} 二現 金 現 金 一W=現 金 一w+金 額 =仕 入 仕 入 一W=ft入 一W+金 額 騙 買 掛 金 買掛 金 一W=買 掛 金 一W十 金 額 =支 手 支 手 一W呂 支 手 一W+金 額 相手 科 目→ 出力 エ リア 借   方→ 出力 エ リア   WR1TE 個 別 仕 訳 一REC   WRITE 合 計 仕 訳 一REC 当 座(増 加) 現 金(減 少) 売 上(発 生) 売掛金(減 少) 受 手(減 少)   WRITE 合 計 仕 訳 一REC 当座(減 少} 現 金(増 加) 仕 入{発 生 〕 買 掛 金(減 少 》 支 手 〔減 少)

92 馳 , (手 形 取 引) 受取 手形 払 形 支 手 キ _{相 手科 目} ;売 上 売上 一W昌 売 上 一W+金 額 昌売掛 金 売掛 金 一W=売 掛 金 一W十 金額 相 手 科 目→ 出 力 工「リア 貸    方 → 出 力 工.リア   WRITE 個 別 仕訳 一REC キ 相手科 目 =仕 入 仕 入 一W=仕 入 一W+金 額 昌買掛 金 買掛 金 一W=買 掛 金 一W+金 額 相 手 科 目→ 出 力 エ リア 借    方 → 出 力 エ リア   WRITE 個 別 仕 訳 一REC   WRITE 合 計 仕 訳 一REC 受 手(増 加} 売 ヒ1発 生} 売 掛 金(減 少1   WRITE 合計 仕 訳 一REC 支 手 〔増 加) 仕 入{発 生) 買掛 金{減 少 〕

       EDP会 計 に おけ る 自動仕 訳 につ い て    93   〔2〕   デ ィ テ ー ル ド ・フ ロ ー ・チ ャ ー ト   デ ィテ ー ル ド ・フ ロ ー ・チ ャ ー トを 画 く前 に 自動 仕 訳 を ア ウ トプ ヅ トす る カ ー ドの フ ォ ー マ ッ トを 示 し て お く_。 q6) 伝 票 一NO -S H付_s` 区 竺 S 科 目一NO -S 桝  目一S 金  額一S SPACE 9{6} 916) 9 _{9{4} XOO) 9(15,} 42 80       助 デ ィテ ー ル ド・フ ロ ー チ ャ ー トは 販 売 取 引 に 限 定 し て 次 頁 に 示 す こ と に す る 。 5  結 び   自動 仕 訳 とは生 の デ ー タ フ ァイ ル に含 まれ てい る多 様 な デ ー タの 中 か ら会計 上 の取 引 に該 当す る も のを 自動 的 に 抽 出 して,会 計 取 引 の パ タ ー ンを借 方 お よ び貸 方 の勘 定 科 目 と,そ れ らの 金 額 を 決 定 して 統 一 的 な フ ォー マ ジ トを もつ 仕       ㈹ 訳 情 報 フ ァイ ル を 作 成 す る こ と で あ る 。 こ の こ と に よ っ て,よ り多 く の 会 計 処       ⑬ 理 を コ ン パ ク トな 形 で 行 な い 得 る こ と に な る。   こ の よ うな 自 動 仕 訳 を 用 い る こ と の メ リ ッ トは つ ぎ の と お り で あ る 。 個 各 アイ テ ムの桁 数 の うち9(6)と な って い る のは 数 字6桁 を示 し,X(10)と な って   い る のは英 数字 の10桁 を示 す。 αの 1.自 動 仕訳 は伝 票 を 経 ず に コン ピ ュータ ー 内 部で 行 なわ れ る ので0の6桁 をイ ン       プ ッ トす る。     2.区 分1は 借 方,2は 貸方 を示 す 。     3.科 目 コー ドはJISに よ ったσ     4.戻 り金 額 合 計 お よび 売 上 金 額 合計 は売 上 日報 を 作成 す る と き順 次作 業 領 域 で 加     算 され て い る。 ⑱  大 山政 雄 ・涌 田宏 昭 編=会 計情 報 ハ ン ドブ ッ クp.41. ㈲   この こと につ い て は東 洋 大 学 付 属 電子 計 算 機 セ ンタ ー に よ る 「会計 理 論 と情 報処 理   ア ン ケー ト」 に お い て 自動 仕 訳 の採 用カミク 冒 一ズ ア ップ され て い る。:東洋 大 学 付属 電  子 計 算 機 セ ンタ ー:会 計理 論 と情 報 処 理p.p.205一 一227.

94 DISPLAY   馬日 付' ACCEPT 日付 一S 00000(〉→ 伝 票 一NO一 一S   l  → 区 分 一S 8111・ → 科 目 一No-S 'ウ リア ゲ'_{→ 科 目 一S} 戻 り 金 額 合 計 一W       → 金 額 一S WRITE 仕 訳 一REC 1131→f斗 目 一No-S 、 ウ り カ ケ キ ン'→ 科 目 一S 売 上 金 額 合 計 一W       → 金 額 一S WRITE 仕 訳 一REC 2→ 区 分 一S 8111→ 科 目 一NO-S しウ リ ア ゲ'_{→ 科 目 一S} WRITE 仕 訳 一REC 113-科 目 一No-S 'ウ リ カ ケ キ ン'_{→ 科 目 一S} 戻 り 金 額 合 計 一W        → 金 額 一S 1 WRITE 仕 訳 一REC

      ノ       EDP会 計におけ る自動仕訳について  95   (1)  イ ン プ ッ トの負 担 を軽 減 す る。   自動 仕 訳 は 仕 訳 の 際 に必 要 な借 方 科 目,貸 方 科 目お よび そ れ ぞ れ の 金額 の う ち の一 部 また は全 部 を人 手 を 介 す る ことな く コン ピ ュー タ内 部 に お い て 作 り出 す よ うに プ ログ ラム で指 示 す る の で,人 手 に よ る特 別 の イ ン プ ッ トの 必要 が な くな:る。   (2)勘 定 科 目 コー ドお よび 金 額 の 誤 謬 を 防 止 す る。   会 計 処 理 を行 な う ときに 重 要 な 項 目の1つ は 勘定 科 目 とそ の金 額 で あ り,コ ン ピ ュー タ で実 行 す る まで に は 勘 定 科 目 コ ー ドと金 額 の チ ェ ックに多 くの労 力 を 必 要 とす る。 しか し,こ れ らの こ とは コ ン ピ ュー タ内部 で 自動 仕訳 を行 な う こ とに よ り,人 手 に よ るイ ン プ ッ トが 極 端 に軽 減 され る結 果,勘 定 科 目 コー ド や 金 額 の誤 りが 激 減 す る。 さ らに 合 計 仕訳 を用 いれ ば集 計 計 算 も 自動 的 に 行 な わ れ る ので 誤 謬 は さ らに 減 少 す る こ とに な る。   (3)  他 の シス テ ム との結 合 が 容 易 とな る。   コ ン ピ ュ ータ の利 用 は技 術 計 算 のみ な らず 広 く事 務 分 野 に もひ ろが り,事 務 分 野 で は 多 く管 理 の た め に用 い られ て い る。 管 理 のた め の サ ブ ・シス テ ムは 多 種 多 様 で あ り,こ れ が バ ラバ ラに機 能 して い る ので は 全 体 と して の 効 率 は 良 く な らず 反 って情 報過 多 とな っ て真 に重 要 な 情 報 を看 過 す る弊 害 さえ 起 る可 能 性 が で て くる。 情 報 は貨 幣 数 値 に よる も のが 多 い か ら,多 くの 管 理 サ ブ ・シス テ ムを一 般 会 計(財 務 会 計)と 結 び付 け,管 理 情 報 とは 別 途 に コ ンパ ク トな 形 で の 会計 情 報 も必 要 で あ る。 こ の ことに よ り効 率 の 良 い トータ ル ・シス テ ム を 確         立す る手 段 とな る。   (4)  月 次 決 算 の ス ピー ド化   計 算 セ ン タ ーか らの遠 距 離 の事 務 所,支 店,営 業所 に ア ウ トプ ッ トを送 り, そ こで 起 票 し仕 訳 伝 票 で イ ン プ ッ トされ る タ ー ン ア ラ ウ ン ドの 時 間 が完 全 に節 約 され,月 次 決 算 の ス ピ ー ド化 が 期 待 で き る。短 期 決 算 に よ る会 計情 報 は短 期 的 意 思 決 定 に と って 極 め て 重 要 な もの で あ るか ら,そ の ス ピ ー ド化 は必 須 要 件 ⑳   森 谷 宜 暉 ・加 藤 昭:EDP会 計 ハ ン ドブ ッ クp.、338.

  96 とな る。   (5)  会 計 処 理 の 全 プ ロセ ス の 自動 化   取 引 は そ の 発 生 原 点 か ら 原 始 デ ー タ の 形 でEDPへ 直 接 イ ン プ ッ トさ れ,人 手 を 介す る こ とな く,財 務 諸 表 を入 手 し得 る ことに な る。 これ はIDP (lntegrated Data Pr㏄essing)の 併 用 に よ っ て縦 貫 的 な一 貫 処 理 の 自動 化 とな るo   (6)  自動 仕 訳 に よ り人 間 は 人 間 本 来 の 思 考 作 業 に 専 念 し得 る。   手 計 算,手 仕 訳 を 自動 化 す る こ とに よ って,人 間 に 残 され る会 計 業 務 は,会 計 シ ステ ムの 設 計,会 計 政 策 の 選 択 決 定,ア ウ トプ ッ トの 評 価 判 定 で あ り人 間 本 来 の 思 考 作 業 に 専 念 で き る体 制 を 作 る こ とに な る。   管 理 シ ス テ ム を形 成 す る イ ン プ ッ ト ・デ ータ は管 理 に必 要 な デ ー タで あ るか ら,管 理 の 目的 に よっ て イ ン プ ッ ト ・デ ー タ も多 様 化 に 富 む が,管 理 サ ブ ・シ ス テ ム と一 般 会 計 シス テ ム とを結 び付 け る 自動 仕 訳 の フ ォー マ ッ トは標 準 化 さ れ な け れ ば な らな い。 け だ し管 理 サ ブ ・シス テ ムで は管 理 の 目的 に対 応 して デ ー タ処 理 の 原理 は多 様 性 に富 むが ,一 般会計 システムでは データの処理は複式 簿 記 の原 理 に従 うか らで あ る。 ⑳ 石 田 甫:会 計 ・財 務p.75.