大阪医科大学教職員向け Office365(Outlook Web App) 操作手順書 Office365 Outlook Web App 教職員向け操作手順書 1

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Office365

Outlook Web App

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１はじめに ... 4

1.1 はじめに...4

1.2 メールシステムの切り替えについて...4

1.3 お問い合わせ窓口...4

２ OUTLOOK WEB APP システムの利用 ... 5

2.1 接続方法（サインイン）...5 2.2 初回サインイン時の利用開始処理 ...7 2.3 2 回目以降のサインイン ...7 2.4 EXCHANGE ONLINEの画面構成...9 2.5 サインアウト... 11

３メールの閲覧、削除、スレッドの設定 ... 12

3.1 受信メールの閲覧...12 3.2 メールの表示更新...14 3.3 添付ファイルの表示、ダウンロード...15 3.4 メールの削除...16 3.5 スレッドをオフに設定する ...17

４メールの送信、返信、転送 ... 18

4.1 メールの送信...18 4.2 個人アドレス帳の利用 ...20 4.3 グローバルアドレス帳の利用...21 4.4 ファイルの添付 ...23 4.5 メールの返信...24 4.6 編集中のメールの保存 ...25 4.7 メールの転送...26

５個人設定 ... 27

5.1 メールの署名設定...27 5.3 メールの転送設定を行う...29

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5.4 連絡先の登録...31 5.5 連絡先グループの登録 ...33 5.6 メールの振り分け...36

６予定表を利用する ... 40

6.1 予定表の登録...40 6.2 タスクの登録...42

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１はじめに

1.1 はじめに

学内メールサービスを新しいサービスに移行します。現在のサービス：新しいサービス： Office365（Exchange Online）手順書に従い、新システム側に接続するように、メールクライアント等の設定変更をしてください。新しいメールサービスとなります Office365（Exchange Online）の利用につきまして、メールアドレスは、これまで使用していたものとは違い、ユーザ名@osaka-med.ac.jpをお使い下さい。パスワードは、事前に配布させていただいていますパスワードをお使い下さい。

1.2 メールシステムの切り替えについて

新しいメールアドレスとパスワードの案内メールが届きましたら新しいメールシステム Office365（Exchange Online）の利用開始となります。それまでは従来のメールシステムをご利用下さい。

1.3 お問い合わせ窓口

メールアドレスの設定を変更する場合、誤ってメールのデータや設定を削除した場合、総合情報システム課でデータの復旧を行う事はできません。設定変更前に必要なデータは事前にバックアップを取得してから作業を進めて頂くよう宜しくお願い致します。不明な点がございましたら、総合情報システム課（内線 2667）までお問い合わせください。

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２ Outlook Web App システムの利用

2.1 接続方法（サインイン）

１．InternetExplorer 等のブラウザを起動し、下記の URL を入力して下さい。 http://outlook.office365.com/ ２．以下のようなサインインページが開きます。ログインユーザ名（***@osaka-med.ac.jp）を入力して、パスワードの入力欄をクリックします。

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３．ページが自動的に学内の認証画面にリダイレクトされます。

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2.2 初回サインイン時の利用開始処理

１．タイムゾーン「(UTC+09:00) 大阪、札幌、東京」を選択し、保存をクリックします。

2.3 2 回目以降のサインイン

１．InternetExplorer 等のブラウザを起動し、下記の URL を入力して下さい。

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２．以下のようなサインインページが開きます。ログインユーザ名（***@osaka-med.ac.jp）をクリックします。

※前回サインインしたユーザ以外でサインインしたい場合は、「別のアカウントを使用する」をクリックしてください。

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４．学内の認証画面で、パスワードを入力して、[サインイン]をクリックします。

2.4 Exchange Online の画面構成

サインインすると、Outlook(Exchange Online)の画面が表示されます。＜メールを選択していない画面＞

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＜メールを選択した場合の画面＞ ① メニュー切り替えボタン Outlook(メール)、予定表、People(連絡先)などの各ウィンドウに移動するショートカットボタンです。一番左には、新着メールが届いた際に、メールアイコンが表示されます。 ② メール作成 [新しいメール] をクリックして、新しいメッセージを作成します。 ③ [検索] ウィンドウメッセージの送信者の名前や本文中のテキストなど、検索する内容をここに入力します。 ④ フォルダ一覧フォルダ一覧には、メールボックス内のフォルダーが表示されます。 ⑤ メッセージ一覧現在のフォルダにあるメッセージの一覧です。一番上にはフィルターがあり、未開封(未読メッセージ)、自分宛([宛先] または[CC] 行に自分の名前が含まれているメッセージ)、またはフラグが付いたメッセージを見つけることができます。 ⑥ 閲覧ウィンドウ選択したメールが表示されます。メッセージの一番上にある[全員に返信]、または横の三角で[返信]、[転送] を選択すると、メッセージに返信することができます。 ⑦ 操作メニュー受信したメールを選択すると、どのような処理を行うか選択できるアイコンが表示されます。

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2.5 サインアウト

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３メールの閲覧、削除、スレッドの設定

3.1 受信メールの閲覧

① 受信トレイ等メッセージ一覧には、現在のフォルダにあるメッセージが表示されます。表示されたメッセージは、フィルタ〔すべて未開封自分宛フラグあり〕を選ぶか、検索を使って管理できます。 ② メッセージ一覧の右側にあるアイコンを選ぶと、メッセージやスレッドを削除したり、フラグを追加したりすることができます。また、添付ファイルがあるメッセージ、スレッドにある未読アイテムの数を示します。 ③ メッセージを右クリックすると、メッセージを既読または未読としてマークするオプション、メッセージを別のフォルダに移動するオプション、そのメッセージに基づいてルールを作成するオプションなど、オプションのメニューが表示されます。 ④右上の三角形をクリックすると、スレッドを展開してそのスレッド内のすべてのメッセージを表示できます。

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⑤ 日付順のスレッド表示と日付順のアイテム表示を切り替えるには、メッセージ一覧の一番上のアイテムメニューを使います。 ⑥ 未読のメールは左側に色の線が表示されます。 ⑦ 閲覧ウィンドウ（プレビュー）を表示させている場合は、メール一覧から読みたいメールをクリックすると、閲覧ウィンドウ内に本文が表示されます。 ⑧ 表示しているメッセージを別のウィンドウで開くには、右上にある拡張メニューアイコンをクリックして[別のウィンドウで開く] を選びます。

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3.2 メールの表示更新

受信トレイを開いて作業している際に新しいメッセージの受信を確認するには、［表示］の右にあるアイコンをクリックし、［更新］をクリックします。

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3.3 添付ファイルの表示、ダウンロード

メッセージに添付ファイルが含まれている場合は、メッセージの横にクリップアイコンが表示されます。メールの閲覧ウィンドウに表示されている添付ファイル名をクリックすることで、添付ファイルを開くことができます。テキストファイルやイメージファイルはクリックするだけで、直接Webブラウザで閲覧可能です。ファイルをダウンロードする場合は、ファイルの右側をクリックして、[ダウンロード]をクリックします。

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3.4 メールの削除

削除したいメールを選択し、ゴミ箱をクリックします。削除されたメールは「受信トレイ」から消え、「削除済みアイテム」へ移動します。

削除したいメールを複数選択し、一度に削除する場合は、Shift キーまたは [Ctrl] キーとクリックで複数選択し、閲覧ウィンドウの［削除］をクリックします。

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3.5 スレッドをオフに設定する

メッセージ一覧の一番上のアイテム設定で、表示形式を選択することが出来ます。メッセージを選択すると、すべてのメールが一覧表示されるようになります。

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４メールの送信、返信、転送

4.1 メールの送信

１．上の[＋新規作成]をクリックします。

２．画面右半分にメール作成画面が表示されます。画面左上のアイコンから別ブラウザで表示することも可能です。宛先、件名、本文を入力して、[送信]をクリックすることで、メールが送信できます。

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4.2 個人アドレス帳の利用

１．左端の[宛先]をクリックします。

２．連絡先をダブルクリックまたは[+]をクリックすることで、宛先に登録されます。登録が完了したら、 [OK]をクリックします。

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4.3 グローバルアドレス帳の利用

１．左端の[宛先]をクリックします。

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３．グローバルアドレス帳の一覧から、グループを選択します。

４．連絡先をダブルクリックまたは[+]をクリックすることで、宛先に登録されます。登録が完了したら、 [OK]をクリックします。

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4.4 ファイルの添付

１．ファイルを添付する場合は、画面上の「添付」をクリックします。

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4.5 メールの返信

１．返信するメールを表示し、「全員に返信」右側「∨」をクリックし、返信を選択します。

２．本文を入力し送信をクリックします。

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4.6 編集中のメールの保存

１．メールを作成する画面で、[∨]→[下書きの保存]をクリックします。

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4.7 メールの転送

１．転送するメールを表示し、右上の「転送」をクリックします。

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５個人設定

5.1 メールの署名設定

１．右上の歯車のマーク（設定）をクリックし、[メール]をクリックします。

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３．「電子メールの署名」の項目に、署名を登録します。[送信するメッセージに自動的に署名を追加する]にチェックをつけることで、自動的に署名付きのメールが送信できるようになります。

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5.3 メールの転送設定を行う

１．右上の歯車のマーク（設定）をクリックし、[メール]をクリックします。

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３．「メールの転送先」に転送先のアドレスを記入し、[保存]をクリックします。転送後のメールを残す場合は、「転送されたメッセージのコピーを保持する」にチェックを入れます。

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5.4 連絡先の登録

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5.5 連絡先グループの登録

グループを使用すると、メッセージに各連絡先を個別に入力することなく、同じメッセージを複数の連絡先に送信することができます。

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２．グループ名を入力して、グループ ID が「使用可能」になっていることを確認します。 ※グループ ID はグループ名に半角英数字が含まれている場合に自動生成されます。

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４．メンバーの名前を[ユーザーの追加]に入力し検索することで、アドレスで一致したものを探し出し、登録できます。

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６．グループが登録されました。

5.6 メールの振り分け

ルールを使用すると、送信者、メッセージの送信先、メッセージの重要度などに応じて、受信した電子メールを自動的に各フォルダに振り分けることができます。

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２． [受信トレイと一括処理ルール]をクリックします。

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６予定表を利用する

6.1 予定表の登録

１．メニューから[予定表]をクリックします。

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３．イベント名、開始時間、期間、アラーム、本文を入力して、[保存]をクリックします。

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５．アラームの時間になると、アラームが表示されます。

6.2 タスクの登録

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２． [新規作成]をクリックします。

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