2016年 9月 28日 機能強化
2016年9月28日 機能強化
アルファオフィス メガタイプは、2016年9月28日に以下機能強化を実施しました。 →アルファオフィス Ver3.5リリースのご案内（ http://mega.alpha-office.jp/new/service/2016/0914_6761.html ） 本資料では管理者の方向けの機能強化内容について、説明をしております。 アルファオフィス メガタイプ 機能名 ページ数 ■アルファオフィス本体 パスワード有効期限設定（基本設定） P.2 代理管理者設定（基本設定） P.6 操作履歴（スケジューラ管理/施設予約管理） P.8 回覧期限設定の最大値設定機能（回覧板管理） P.10 ■営業支援オプション 日報データ削除ポリシー設定 P.11 日報管理一覧表示設定機能 P.12 活動報告データファイル出力の検索条件の拡張 P.132016年 9月 28日 機能強化 パスワードの有効期限日数と、期限設定を有効にするかどうかを設定できるようになりました。 定期的にパスワードを変更させることでセキュリティ強化に繋がります。 管理者機能にログインし、「基本設定」をクリック します。 「ユーザー管理」→「パスワード有効期限設定」を クリックします。
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パスワード有効期限設定画面が表示されます。２
■ パスワード有効期限設定画面を表示するパスワード有効期限設定（基本設定）
パスワード有効期限設定（基本設定） パスワード有効期限を設定するための画面は、以下の方法で表示します。 パスワード有効期限設定画面を表示し、「パスワー ド有効期限」をクリックします。１
■ パスワードの有効期限を設定する パスワードの有効期限日数と、期限設定を有効にするかどうかを設定します。 期限設定を有効にした場合、ユーザーのパスワードの経過日数が有効期限日数を超えると、ログイン時にパスワード変更が必須と なります。 注意 パスワード有効期限設定がリリースされた2016/9以前に登録され、一度もパスワード変更を行っていないユーザーは、本機能を 有効にすると期限切れとして扱われます。 ポイント パスワードの期限設定は、ユーザーごとに有効・無効を設定することができます。設定方法については、「パスワードの有効期限 をユーザーごとに設定する」（P.3）をご覧ください。2016年 9月 28日 機能強化 パスワード有効期限設定（基本設定） 必要事項を選択し、「設定」ボタンをクリックしま す。
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パスワード有効期 限設定 パスワードの期限設定を有効にするか どうかを選択します。 パスワード有効期 限日数設定 有効期限日数を入力します。 「OK」ボタンをクリックします。３
設定が有効になります。 注意 上記の設定をしても、ユーザーごとの設定で「全体の設定」が選択されていない場合、設定は有効になりません。ユーザーごとの 設定画面で、「全体の設定」に設定してください。 ユーザーごとの設定方法については、「パスワードの有効期限をユーザーごとに設定する」（P.3）をご覧ください。 パスワード有効期限設定画面を表示し、「ユーザー 選択」をクリックします。１
■ パスワードの有効期限をユーザーごとに設定する ユーザーごとに、パスワードの期限設定を有効にするかどうかを設定します。 期限設定を有効にした場合、ユーザーのパスワードの経過日数が有効期限日数を超えると、ログイン時にパスワード変更が必要と なります。 ※パスワード有効期限設定画面の表示方法→「パスワード有効期限設 定画面を表示する」（P.2） ユーザーごとに有効期限設定を選択し、「設定」ボ タンをクリックします。２
有効にする パスワードの期限設定を有効にします。 無効にする パスワードの期限設定を無効にします。 全体の設定 パスワードの期限設定として、全体の設 定を適用します。 「OK」ボタンをクリックします。３
設定が有効になります。2016年 9月 28日 機能強化 パスワード有効期限設定（基本設定） 基本設定画面を表示し、「ユーザー管理」→「パス ワード変更履歴確認」をクリックします。
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■ パスワードの変更履歴を確認する ユーザーのパスワード変更履歴を確認できます。 パスワード変更履歴確認画面が表示されます。２
ユーザー名 ユーザー名が表示されます。 ログインID ログインIDが表示されます。 最終変更日時 パスワードの最終変更日時が表示され ます。 経過日数 最終変更日からの経過日数が表示され ます。 状態 パスワードの期限設定が有効となって いるユーザーの場合、経過日数がパス ワードの期限日数を超えると「期限切 れ」と表示されます。パスワードの期限 設定については、「パスワードの有効期 限を設定する」（P.2）をご覧ください。「期 限切れ」をクリックすると、該当ユーザー のパスワード変更画面が表示され、パ スワードを変更することができます。 パスワード変更履歴確認を表示し、「ファイル出 力」をクリックします。１
■ 変更履歴一覧をファイル出力する パスワードの変更履歴をCSVファイル形式で出力します。 ※パスワード変更履歴確認画面の表示方法→「パスワードの変更履歴 を確認する」（P.4） ファイルのダウンロード画面が表示されるので、任 意の場所に保存します。２
2016年 9月 28日 機能強化 保存したファイルを開くと、その内容が画面に表示 されます。
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ユーザー名 ユーザー名が表示されます。 ログインID ログインIDが表示されます。 メールアドレス メールアドレスが表示されます。 フリガナ フリガナが表示されます。 最終変更日時 パスワードの最終変更日時が表示され ます。 経過日数 最終変更日からの経過日数が表示され ます。 状態 パスワードの期限設定が有効となって いるユーザーの場合、経過日数がパス ワードの期限日数を超えると「期限切 れ」と表示されます。 パスワード有効期限設定（基本設定）2016年 9月 28日 機能強化 管理者に代理管理者として登録された利用者は、管理者機能が利用できるようになりました。 複数人での管理者機能の運用が可能になります。 ■ 代理管理者設定とは
代理管理者設定（基本設定）
代理管理者設定（基本設定） 本サービスの管理者権限を任意のユーザーに設定する機能です。 代理管理者に設定されたユーザーは、ログイン時に「管理者機能」でログインする、または利用者画面で「管理者機能」をクリックす ることで、管理者画面を表示し、管理者機能を利用できます。 ただし、代理管理者は次の機能を利用できません。 機能メニュー 機能 基本設定 管理者設定 代理管理者が利用者画面を操作する場合 通常の利用者権限となります。 管理者機能にログインし、「基本設定」をクリック します。 「管理者設定」→「代理管理者設定」をクリックし ます。１
代理管理者設定画面が表示されます。２
■ 代理管理者設定画面を表示する 代理管理者を設定するための画面は、以下の方法で表示します。2016年 9月 28日 機能強化 代理管理者設定画面を表示し、「登録」ボタンをク リックします。
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■ 代理管理者を設定する ※代理管理者設定画面の表示方法→「代理管理者設定画面を表示す る」（P.●） 代理管理者に設定するユーザーを選択し、「登録」 をクリックします。２
「OK」ボタンをクリックします。３
設定が有効になります。 代理管理者設定画面を表示し、設定を削除するユー ザーを選択して「削除」ボタンをクリックします。１
■ 代理管理者の設定を削除する ※代理管理者設定画面の表示方法→「代理管理者設定画面を表示す る」（P.6） 削除してよければ「OK」ボタンをクリックします。２
一覧が表示されます。 代理管理者設定（基本設定）2016年 9月 28日 機能強化 スケジュールと施設予約の操作履歴が確認できるようになりました。 管理者機能にログインし、「グループウェア」をク リックします。 スケジュールの場合は、「スケジューラ管理」→ 「操作履歴」をクリックします。 施設予約の場合は、「施設予約管理」→ 「操作履 歴」をクリックします。
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操作履歴画面が表示されます。 下の表のボタンをクリックし、履歴を確認する日付 を選択します。２
■ 操作履歴画面を表示する操作履歴の追加（グループウェア）
操作履歴の追加（グループウェア） 操作履歴を確認するための画面は、以下の方法で表示します。 日時 操作した時間が表示されます。 操作 行われた操作の内容が表示されます。 ユーザー名 操作を行ったユーザーの名前が表示さ れます。 分類 操作を行ったスケジュールの分類が表 示されます。 予定 操作を行った予定の名称が表示されま す。 登録先 予定の登録先のユーザー名が表示され ます。 予定種別 通常予定もしくは、くり返し予定（毎日、 毎日（定休日を除く）、毎週、毎月）が表 示されます。 対象日 操作対象の日付が表示されます。くり返 し予定の場合は、くり返し開始日が表示 されます。2016年 9月 28日 機能強化 操作履歴画面を表示し、「ファイル出力」ボタンを クリックします。
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「対象月」を選択し、「ダウンロード」ボタンをク リックします。２
■ 月単位の履歴をファイル出力する スケジュールと施設予約の過去1年間の操作履歴を、月単位でCSVファイル形式で出力します。 ※スケジュールと施設予約の表示方法→「操作履歴画面を表示する」 （P.8） ファイルのダウンロード画面が表示されます。 「保存」(▼）ボタンにて「名前を付けて保存」をク リックします。３
名前を付けて保存画面が表示されます。 任意の場所に保存します。４
注意 操作履歴は本機能がリリースした2016年9月28日以降から表示されます。 保存したファイルを開くと、その内容が画面に表示 されます。５
日時 操作した時間が表示されます。 操作 行われた操作の内容が表示されます。 ユーザー名 操作を行ったユーザーの名前が表示さ れます。 分類 操作を行ったスケジュールの分類が表 示されます。 予定 操作を行った予定の名称が表示されま す。 登録先 予定の登録先のユーザー名が表示され ます。 予定種別 通常予定もしくは、くり返し予定（毎日、 毎日（定休日を除く）、毎週、毎月）が表 示されます。 対象日 操作対象の日付が表示されます。くり返 し予定の場合は、くり返し開始日が表示 されます。 開始時刻 予定の開始時刻が表示されます。 終了時刻 予定の終了時刻が表示されます。 対象期間 予定の期間終了日が表示されます。 変更対象 変更対象の予定が表示されます。 操作履歴の追加（グループウェア）2016年 9月 28日 機能強化 回覧板を登録する際の回覧期限の最大値を選択できるようになりました。管理者機能で最大値を設定する事で「無期 限」が選択できなくなり、回覧に必ず有効効期限を設定させることができます。 管理者機能にログインし、「グループウェア」をク リックします。 「回覧板管理」→「回覧期限設定」をクリックしま す。
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回覧期限の最大値を選択し、「設定」ボタンをク リックします。１
■ 回覧期限設定画面を表示する回覧期限設定の最大値設定（グループウェア）
回覧期限設定の最大値設定（グループウェア） 回覧期限の最大値設定は、回覧期限設定画面にて行います。回覧期限設定画面は、以下の方法で表示します。 正常に設定されると、次手順のような画面が表示されます。 ポイント 期限を設けると有効期限が切れた時、回覧に「！」マークが表示されますので、確認漏れを防げます。 回覧期限設定画面が表示されます。２
■ 回覧期限の最大値を設定する 回覧に必ず有効期限を設定させることができます。2016年 9月 28日 機能強化 利用者が活動データを削除した際に、実データも削除するかどうかを設定できるようになります。 管理者機能にログインし、「営業支援」をクリック します。 「日報管理」→「削除ポリシー設定」をクリックし ます。
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「実データを削除する」を選択し、「設定」ボタン をクリックします。１
■ 日報削除ポリシー画面を表示する日報データ削除ポリシー設定（営業支援オプション）
日報データ削除ポリシー設定（営業支援オプション） 削除ポリシー設定画面が表示されます。 正常に設定されると、次手順のような画面が表示されます。 確認画面が表示されます。「設定する」ボタンをク リックします。２
削除ポリシー設定画面が表示されます。２
■ 日報削除ポリシーを設定する 注意 「実データを削除する」を設定すると利用者の削除操作により活動データが参照できなくなります。実データは、翌日に添付ファイ ルも含めてシステムにより完全に削除され、すべての機能で表示されなくなります。削除したデータは復活できません。 ポイント 実データは毎日0時頃にシステムにより完全に削除される為、「データ管理」の「アクセス履歴」には、操作をしたユーザー名として 「システム」が、操作として「自動削除」が記録されます。 「OK」ボタンをクリックします。３
2016年 9月 28日 機能強化 活動一覧カレンダーで表示する「案件/顧客/件名」の表示優先を設定できます。 管理者機能にログインして「営業支援」をクリック します。 「日報管理」→「一覧表示設定」をクリックします。
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設定項目を選び上下の移動ボタンで優先度を調整し ます。１
■ 一覧表示設定画面を表示する日報管理一覧表示設定機能（営業支援オプション）
日報管理一覧表示設定機能（営業支援オプション） 一覧表示設定画面が表示されます。 優先度が決まりましたら「優先度順を確定する」ボ タンをクリックします。２
一覧表示設定画面が表示されます。２
■ 一覧表示設定をする 初期値は「案件⇒顧客⇒件名」です。 月・週・日の活動一覧カレンダーすべてで、ここでの表示優先度が反映されます。 正常に設定されると、次手順のような画面が表示されます。2016年 9月 28日 機能強化 活動報告データファイル出力の検索条件の活動者項目にある直接指定にて、活動者名による文字列検索が可能です。 管理者機能にログインし、「営業支援」をクリック します。 「データ管理」→「データファイル出力」をクリッ クします。
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■ 活動報告データファイル出力画面を表示するデータファイル出力の検索条件拡張（営業支援オプション）
データファイル出力の検索条件拡張（営業支援オプション） 営業支援データファイル出力画面が表示されます。 「活動報告データ」をクリックします。２
活動報告データファイル出力画面が表示されます。３
■ 活動者を直接指定で検索する ポイント ユーザー削除済みの活動者や、現在は営業支援を利用していない活動者を検索する事ができます。 検索対象期間を選び、必要な検索条件を指定し、活 動者項目にある「直接指定」にて活動者名を入力し ます。１
2016年 9月 28日 機能強化 任意の場所に保存します。
