SharePoint Server 2013 文書管理 機能概要

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文書の新規作成から、登録、承認プロセス、廃棄に至るまでの管理

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文書の作成と編集

レビュー・承認

文書の公開

保管・廃棄

文書の作成と編集

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名前

概要

更新

更新者

ステータス

○○概要

○○の特徴をまとめてます

約1分前

川原

レビュー

××概要

××の特徴をまとめてます

46分前

門口

完了

△△概要

△△の特徴をまとめてます

8月21日

秋本

完了

□□概要

□□の特徴をまとめてます

8月21日

一瀬

完了

▽▽概要

▽▽の特徴をまとめてます

8月22日

高田

完了

◇◇概要

◇◇の特徴をまとめてます

8月27日

今吉

完了

ドラッグ＆ドロップ

エクスプローラーからブラウザへ 直接ドラッグ＆ドロップ

ブラウザからエクスプローラーへ 直接ドラッグ＆ドロップ

属性情報の一括編集

属性値を一括更新 編集する項目を範囲選択し値を設定 コピー＆ペーストや管理メタデータ からの選択で入力可能 (画面は管理メタデータから設定)

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Office Web Apps Server

公式な文書作成のために、コメントを追加 し、 レビュー・フィードバックを重ねる 公式な文書作成のために、コメントを追加し、 レビュー・フィードバックを重ねる 各種ステータスの報告、日程調整、アンケート、情報収集など 議事録や日々のアイデアなどを自由に書き留めておく

ブラウザから同一ファイルを複数人で同時に編集可能

PowerPoint Web App によるファイルの閲覧、編集

PowerPoint Web App による

Word Web App によるファイルの閲覧、編集

Word Web App による 閲覧画面

Word Web App による 編集画面

Excel Web App によるファイルの閲覧、編集

Excel Web App による 閲覧画面

Excel Web App による 編集画面

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Office 2013 のインストールにより利用可能

同期

Outlook 2013 と SkyDrive Pro で同期

「Outlook に接続」でOutlookと同期 サイト メールボックス機能で双方向同期 「同期」でSkydriveProを利用し クライアントPCと同期

同期

同期

文書の

レビュー・承認

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バージョンとビュー

マイナー(下書き)バージョンを含む最新バージョン(n.n)を表示 最新のメジャー(公開)バージョン(n.0)のみ表示が可能

編集者

閲覧者

メジャー(公開)バージョンが存在しない (1.0が存在しない)文書は閲覧者に全く 表示されない

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名前 概要 更新 更新者 ステータス ○○概要 ○○の特徴をまとめてます 約1分前 川原 レビュー ××概要 ××の特徴をまとめてます 46分前 門口 完了 △△概要 △△の特徴をまとめてます 8月21日 秋本 完了 □□概要 □□の特徴をまとめてます 8月21日 一瀬 完了 ▽▽概要 ▽▽の特徴をまとめてます 8月22日 高田 完了 ◇◇概要 ◇◇の特徴をまとめてます 8月27日 今吉 完了

プレビュー

文書の一覧ビューからプレビュー表示

内容を確認したうえで、「フォロー」など 次のアクションをすぐに実行

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サイト メールボックス

サイトに紐づいたメールボックス

文書の公開

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  _{可能な操作例} 閲覧 ○ 編集 × 印刷 × コピー × スクリーン ショット ×

IRM ライブラリ

設定に応じて アップロードファイル 形式を制限 IRM セ キ ュ リ テ ィ 設 定 設定に応じてドキュメントを IRM 保護

閲覧者

投稿者

投稿

SharePoint Server

IRM ライブラリ

Excelでファイルを開く ファイルのアクセス権に応じた操作のみが可能 閲覧権限のみのユーザーは、ダウンロード、 名前を付けて保存、印刷 など不可 画面のハードコピーは取れない

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名前 概要 更新 更新者 ステータス ○○概要 ○○の特徴をまとめてます 約1分前 川原 レビュー ××概要 ××の特徴をまとめてます 46分前 門口 完了 △△概要 △△の特徴をまとめてます 8月21日 秋本 完了 □□概要 □□の特徴をまとめてます 8月21日 一瀬 完了 ▽▽概要 ▽▽の特徴をまとめてます 8月22日 高田 完了 ◇◇概要 ◇◇の特徴をまとめてます 8月27日 今吉 完了

検索ボックス

名前 概要 更新 更新者 ステータス ××概要 ××の特徴をまとめてます 46分前 門口 完了 □□概要 □□の特徴をまとめてます 8月21日 一瀬 完了

▲▲サービス

検索

通知設定

文書の追加更新

変更の通知

購読者

更新者

保管・廃棄

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名前

概要

更新

更新者

ステータス

○○概要

○○の特徴をまとめてます

約1分前

川原

レビュー

××概要

××の特徴をまとめてます

46分前

門口

完了

△△概要

△△の特徴をまとめてます

8月21日

秋本

完了

□□概要

□□の特徴をまとめてます

8月21日

一瀬

完了

▽▽概要

▽▽の特徴をまとめてます

8月22日

高田

完了

◇◇概要

◇◇の特徴をまとめてます

8月27日

今吉

完了

タイミング

処理

更新部＋1年

下書きを削除

更新日＋3年

ごみ場へ移動

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申請者が 書類作成 申請者がSharePointサイト上で 承認フローを開始 承認者が承認依頼の メールを受信 承認者がSharePointサイト上で 承認または却下 申請者が通知の メールを受け取る 申請者が 提案書作成 申請者がSharePointサイト上で レビュー承認フローを開始 レビュー担当者が 修正 承認者がSharePointサイト上で_{承認、差し戻し、却下を行う} チームへ通知 メールを送信 メールで 差し戻しを受信

承認

差し戻し

レビュー担当者が SharePointサイト上で レビュー完了実施 承認者が承認依頼の メールを受信

SharePoint 2010

Workflow Platform

SharePoint 2010

Workflow Platform

SharePoint 2013 Workflow Platform

SharePoint 2010 ワークフロー

SharePoint 2013 ワークフロー

 Windows Workflow Foundation 3.5 がベース

 SharePoint Designer での宣言型ワークフロー作成

/Visual Studio でのコーディングによるワークフロー開発

 Windows Azure Workflow へ変更 (WF 4.0 ベース)

￫ ワークフロー マネージャーのインストール/構成が必要

 SharePoint Designer ワークフロー機能の進化

￫ ループやステージ、Visual Designer の利用

 Visual Studio での宣言型ワークフロー開発

• 単純な申請や承認のフロー • ユーザー部門で簡単に作成 • SharePoint 2010 ワークフロー • 承認、フィーバックの収集など

ブラウザ

• ループ、差し戻し、条件分岐、Web サービスの呼び出しなどが必要なフロー • SharePoint Designer 2012 で提供する条件やアクションの範囲でワークフローを作成/ノンコーディング • SharePoint 担当者/管理者/開発者が作成

SharePoint Designer 2013

• SharePoint Designer 2013 で提供される条件やアクションで実現できないワークフローの作成 • ソリューション パッケージとして展開するワークフロー • SharePoint 開発者が作成

Visual Studio 2012

参考画面：リスト ワークフロー作成

参考画面：ステージ設定

SharePoint Designer 2013 にて、

ステージ、タスク割り当て、状態の遷移を設定

差し戻しでステージを戻す

参考画面：承認タスク割り当て設定

複数人に対して同時に承認依頼

誰かが応答すれば、

処理を進める

タスクが削除された

場合は「却下」扱い

参考画面：合議用のオプション設定

• すべての応答を待機する

このオプションを選択すると、ワークフローは

すべての応答が収集されるまで待機します。

その後、最も多くの応答を受け取った結果を返しま

す。

同数の場合は最初に受け取った応答を返します。

• 最初の応答を待機する

このオプションを選択すると、ワークフローは

最初の応答を受け取るまで待機します。

その後、最初の応答の結果を返します。

• 特定の応答を待機する

このオプションを選択すると、ワークフローは

必要な結果を受け取るまで待機します。

必要な結果を受け取らなかった場合は、

既定の結果を返します。

• 一定の割合の応答を待機する

このオプションを選択すると、ワークフローは

指定した割合の特定の結果を受け取るまで待機しま

す。

必要な割合に達しない場合、既定の結果を返します。

http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/jj219638.aspx

http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/jj227177.aspx

http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj164026.aspx

http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj163199.aspx

http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj163790.aspx