1
【
【目
目次
次】
】
まず、確認しましょう。
... 2
マイナンバーについて ... 2 安全管理措置はできていますか？ ... 3収集を始める前に
... 4
1．収集方法を決める ... 4 2．事前準備作業 ... 7「マイナンバー管理ツール」のセットアップ
... 8
1．マイナンバー管理ツールのセットアップ ... 8 2．システム領域の作成・更新 ... 14 3．製品サービスライセンスの登録... 19 4．「マイナンバー管理ツール」を起動する ... 22 5．データ領域を作成する ... 22収集をはじめる
... 24
前準備 ... 24 PCA マイナンバー収集サービスを使用する ... 25 マイナンバー収集ツールを使用する ... 29 対面収集する ... 35こんな場合には
... 36
ＰＣＡマイナンバーガイド
2
ま
ま
ず、
ず
、確
確認
認し
し
まし
ま
し
ょう
ょ
う。
。
マイナンバーについて
制度の概要やよくある質問（Q＆A）はこちらで確認できます。 【内閣官房 マイナンバーページ】http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/
【PCA のマイナンバーへの対応】http://Pca.jp/mn
PCA ではマイナンバー収集・管理に関して以下のソフト・サービスをご用意しております。 本書以外のマニュアルについてはPDF でご提供しております。「マイナンバー管理ツール」の「DOC」フォ ルダ内にある各マニュアルまたは、オンラインヘルプをご覧ください。マ
マイ
イナ
ナン
ンバ
バー
ー管
管理
理ツ
ツー
ール
ル
マイナンバーを管理するためのソフトです。対応する「PCA 給与」「PCA 人事管理」「PCA Dream21」 に同梱されています。
マ
マイ
イナ
ナン
ンバ
バー
ー収
収集
集ツ
ツー
ール
ル
マイナンバーを従業員の方から収集するためのソフトです。「マイナンバー管理ツール」の「Tools」 フォルダに同梱されています。 従業員の方に配布または、ネットワーク上に配置してパソコン上で実行してもらいます。P
PC
CA
A
マ
マイ
イナ
ナン
ンバ
バー
ー収
収集
集サ
サー
ービ
ビス
ス（
（有
有償
償）
）
インターネット（Web）を使用して、マイナンバー収集を行うためのサービスです。パソコン以外に もスマートフォン・タブレットなどスマートデバイスからの入力も可能です。 ※マニュアルはサービス開始後、ホーム－ページよりダウンロード可能です。P
PC
CA
A
マ
マイ
イナ
ナン
ンバ
バー
ー電
電子
子割
割符
符オ
オプ
プシ
ショ
ョン
ン（
（有
有償
償）
）
より安全にマイナンバーを管理するため、「マイナンバー管理ツール」の起動やマイナンバー関連処 理の起動に電子割符トークンを使用するシステムです。１
１
3
安全管理措置はできていますか？
マイナンバーの取扱には厳重な管理が必要です。 番号収集の前に安全管理措置が適切かどうか確認を行いましょう。・
・ウ
ウィ
ィル
ルス
ス対
対策
策ソ
ソフ
フト
トは
は最
最新
新で
です
すか
か？
？
→常に最新版にアップデートしましょう・
・パ
パソ
ソコ
コン
ンに
にパ
パス
スワ
ワー
ード
ドは
は設
設定
定し
して
てい
いま
ます
すか
か？
？
→必ずログインパスワードを設定し、定期的に変更しましょう・
・離
離席
席の
の時
時に
にパ
パソ
ソコ
コン
ンを
をロ
ロッ
ック
クし
して
てい
いま
ます
すか
か？
？
→席を離れる時には必ずロックする習慣をつけましょう。 『PCA X シリーズ（9V.2R7）』のメイン画面から［ロック］ボタンをクリックすると、パソコンを ロックすることができます。・
・事
事務
務取
取扱
扱担
担当
当者
者を
を決
決め
めま
まし
しょ
ょう
う
→マイナンバーを取り扱う担当者を明確にして、担当者以外がマイナンバーを取り扱うことがないよ うにします。 役割 アクセス権限 給与・人事管理 ソフト マイナンバー管理ツール マイナンバー を扱う処理 マイナンバー 以外の処理 マイナンバー 事務取扱担当者 マイナンバーの収集 マイナ ンバー を記載 した書類の出力 ○ ○ ○ 給与・人事担当者 日常の給与・人事業務 ○ × × システム管理者 システム設定 セットアップ システムサポート ○ × ○4
収
収集
集を
を始
始め
める
る前
前に
に
収集を実際に開始する前に、収集の方法を決定し、収集に必要な準備を行います。1．収集方法を決める
収集の方法を決めましょう。PCA で推奨する収集方法は ①「PCA マイナンバー収集サービス」を使用する ②「マイナンバー収集ツール」を使用し、メールで告知する ③「マイナンバー収集ツール」を使用するが、メールは使用しない ④対面収集 の4 つです。 本部従業員は対面収集、各営業所・支店などの従業員は「PCA マイナンバー収集サービス」を使用す るなど、組み合わせることも可能です。収
収集
集方
方法
法選
選択
択フ
フロ
ロー
ーチ
チャ
ャー
ート
ト
どの収集方法を選べば良いかの簡単な目安です。収集方法を決める際の参考としてご覧ください。 ※業務量や従業員のIT スキル等を総合的に考慮して収集方法を決定してください。２
２
番号収集と年末調整が重なる 11 月前 にできる範囲で準備しておきましょう。5
①
①
「P
「
PC
CA
A
マイ
マ
イナ
ナン
ンバ
バ
ー収
ー
収
集サ
集
サ
ービ
ー
ビ
ス」
ス
」を
を使
使用
用す
する
る
「PCA マイナンバー収集サービス」を使用する方法です。マイナンバーを暗号化かつ分割して安全に収 集します。 事務取扱担当者 従業員 「マイナンバー管理ツール」 「PCA マイナンバー収集サービス」の設定 扶養親族の個人番号の収集 自分の本人確認書類のデータを準備 仮パスワードを各従業員にメールまたは、 紙で配る パスワードでログイン 本パスワードを入力 個人番号を入力・本人確認書類を添付 「PCA マイナンバー収集サービス」で分割 された個人番号を「マイナンバー管理ツー ル」で受入 分割した片方を「PCA マイナンバー 収集サービス」に保存 登録された番号・確認書類 を分割 PCA マイナンバー収集サービス メール送信6
②
②
「マ
「
マイ
イナ
ナン
ンバ
バ
ー収
ー
収集
集ツ
ツー
ール
ル」
」を
を使
使用
用し
し、
、メ
メー
ール
ルで
で告
告知
知
する
す
る
「マイナンバー収集ツール」を使用するための仮パスワードを従業員にメールして、従業員自身にパス ワードを変更してもらった後、マイナンバーを入力してもらう方法です。データは暗号化してやりとり を行います。 事務取扱担当者 従業員 メールアドレスの収集 「マイナンバー管理ツール」の設定 「マイナンバー収集ツール」を従業員に配布 メールアドレスを事務取扱担当者に連絡 仮パスワードを各従業員にメール送信 仮パスワードでログイン 本パスワードをインポート 本パスワードを入力・送信 個人番号入力用データをメール送信 扶養親族の個人番号を収集 自分の本人確認書類のデータを準備 個人番号を入力・本人確認書類を添付 個人番号・本人確認書類をインポート③
③
「マ
「
マイ
イナ
ナン
ンバ
バ
ー収
ー
収集
集ツ
ツー
ール
ル」
」を
を使
使用
用す
する
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が、
、メ
メー
ール
ルは
は使
使用
用し
しな
な
い
い
従業員個人に社内用メールアドレスがない場合など、メール告知せずに「マイナンバー収集ツール」に 直接入力してもらう方法です。データは暗号化されます。 事務取扱担当者 従業員 「マイナンバー管理ツール」の設定 「マイナンバー収集ツール」を従業員に配布 扶養親族の個人番号を収集 自分の本人確認書類のデータを準備 「マイナンバー収集ツール」で本パスワー ドを入力 個人番号・本人確認書類をインポート 個人番号を入力・本人確認書類を添付④
④
対面
対
面収
収集
集
事務取扱担当者が直接「マイナンバー管理ツール」に従業員のマイナンバーを入力する方法です。 事務取扱担当者 従業員 扶養親族の個人番号を収集 自分の本人確認書類を準備 従業員と対面し、個人番号を収集し「マイナン バー管理ツール」に入力 本人確認書類を確認 作成したファイルを NAS や共有ドライブ等に保存し、 事務取扱担当者に渡す 送信7
２．事前準備作業
①
①
給与
給
与・
・人
人
事管
事
管
理ソ
理
ソフ
フト
トの
のア
アッ
ップ
プデ
デー
ート
ト
お使いの給与ソフト・人事管理ソフトが下記のバージョン-リビジョンと異なる場合、「マイナンバー管 理ツール」と連動させるため、アップデートを実行してください。 操作方法は各ソフトの「セットアップ説明書」をご覧ください。 「マイナンバー管理ツール」に対応する給与ソフト・人事管理ソフトのバージョン・リビジョンは以下 のとおりです。 ※本書の説明文中にある「給与ソフト・人事管理ソフト」は下記の製品・リビジョンを指します。 製品名 バージョン-リビジョン PCA 給与 X シリーズ PCA 人事管理 X シリーズ PCA Dream21 給与 P モジュール PCA Dream21 人事管理モジュール 1.0-4.20～ PCA Dream21 給与 K モジュール 1.0-3.41K～ PCA 給与 9V.2 R7 シリーズ 2.0-7.40～②
②
『
『
P
P
C
C
A
A
給与
給
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X
X
シ
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ーズ
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『
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P
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C
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A
人事
人
事管
管理
理
X
X
シリ
シ
リー
ーズ
ズ』
』で
で社
社員
員情
情
報を
報
を一
一
致さ
致
さ
せる
せ
る。
。
『PCA 給与 X シリーズ』『PCA 人事管理 X シリーズ』両方をお使いの場合には、「人事データの受入」 （『PCA 給与 X』の処理）または、「給与データの受入」（『PCA 人事管理 X』の処理）で“社員―基本 情報”“社員－家族”データの受入を実行してください。 【以下はメールを使用して収集を行う場合に必要な作業です】③
③
従業
従
業員
員の
のメ
メー
ー
ルア
ル
アド
ド
レス
レ
スの
の確
確認
認
メールを使って収集を行う場合には、従業員のメールアドレスが給与・人事ソフトに登録されているか 確認します。 従業員に対して収集専用メールアドレスが迷惑メールにならないよう、あらかじめ確認を依頼するとよ いでしょう。 マイナンバー管理ツールの「収集告知」または「Web 収集告知」処理には、テスト送信機能をご用意し ています。④
④
事務
事
務取
取扱
扱担
担当
当者
者マ
マイ
イナ
ナ
ンバ
ン
バー
ー
収集
収
集
専用
専
用
メー
メ
ール
ルア
アド
ドレ
レス
スの
の準
準備
備
メールを使って収集を行う場合、日常の業務とわけるためにも専用のメールアドレスをご用意いただく ことをお勧めします。「マイナンバー管理ツール」の「メール設定」で設定を行う必要があります。POP サーバー・SMTP サーバーの設定が可能なメールアドレスを使用してください。8
「
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マ
イナ
イ
ナン
ンバ
バー
ー管
管理
理ツ
ツー
ー
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ル
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セッ
ット
トア
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ップ
プ
ここでは「マイナンバー管理ツール」のセットアップ方法を説明しています。 ご注意 ・セットアップ実行の際は、誤動作防止のため、起動している他のソフト（PCA 給与ソフト・PCA 人事 管理ソフトを含む）は事前にすべて終了させておいてください。 ・該当コンピュータの管理者権限(Administrator)を持つユーザーでログオンしてセットアップしてくだ さい。操作手順
1．マイナンバー管理ツールのセットアップ
①パソコンの電源を入れ、Windows を起動します。 「Administrators」権限を持つユーザーでログオンしてください。②【オンプレミス版（クラウド版以外のPCA 給与・PCA 人事管理・PCA Dream21）・『PCA クラウ ド』の「買取プラン」をご利用の場合】 『マイナンバー管理ツール SQL 版』のプログラムディスクをドライブに挿入します。 オートラン機能でセットアッププログラムが自動的に起動します。 起動しない場合は、ドライブの「setup86.exe」を起動してください。 【『PCA クラウド』の「イニシャル“0”プラン」「プリペイドプラン」「BPO プラン」をご利用の場合】 ダウンロード後に解凍したフォルダー内の「setup86.exe」をダブルクリックしてください。 ③以下の画面が表示されますので、［実行］ボタンをクリックします。
3
3
9 ④「自動アップデート機能」のセットアップを確認する画面が表示される場合があります。実行する 場合は、［はい］ボタンをクリックします。 「自動アップデート機能」を利用すると、更新プログラムの有無を自動で確認し、存在する場合は、 ダウンロードとセットアップを実行することができます。利用する上での事前設定方法、個別のセ ットアップ方法については、「PCA X シリーズセットアップ説明書」の「『PCA 自動アップデート 機能』について」をご覧ください。 ※「自動アップデート機能」がセットアップ済みの場合、は、以下の画面は表示されません。 ※インターネット接続ができないサーバー、PC で「自動アップデート機能」をセットアップしよ うとすると、以下の画面が表示されます。セットアップを実行する場合は、［はい］ボタンをク リックします。インターネット接続ができない場合は、自動アップデート機能を使用することが できませんので、ご注意ください。 ⑤以下の画面が表示されますので、［次へ］ボタンをクリックします。
10 ⑥以下の画面が表示されますので、「管理者セットアップ」をクリックして選択し、［次へ］ボタンを クリックします。 ・管理者セットアップ：初回起動後、または、スタートメニューからシステム領域の作成を行うこ とができます。システムを管理する方以外は、「クライアントセットアップ」を選択してくださ い。 ・クライアントセットアップ：管理者セットアップで実行できる処理が不要な場合に実行します。 ※ここでいう“管理者”とは、『マイナンバー管理ツール』全体の管理者です。データ領域ごとの管 理者とは異なります。システム管理部門など、システム全体を把握する必要がある場合に「管理者 セットアップ」、マイナンバーの取扱事務だけ行い、システム全体を把握する必要がない場合は「ク ライアントセットアップ」を実行してください。 1 度は「システム領域の作成」を必ず実行する必 要があります。「クライアントセットアップ」を実行する場合は、管理者の方が事前に「管理者セ ットアップ」と「システム領域の作成」を実行しておいてください。 ⑦以下の画面が表示されますので、「ユーザー名」「会社名」を入力し、［次へ］ボタンをクリックし ます。 ［Tab］キーで項目の移動ができます。すべての項目を必ず入力してください。
11 ⑧以下の画面が表示されますので、セットアップ先を確認して、［次へ］ボタンをクリックします。 ・［参照］ボタン：「インストール先フォルダーの変更」画面が表示され、セットアップ先を変更す ることができます。初期設定は、「C:¥Program Files¥PCAOFC¥」です。 ・［リセット］ボタン：設定変更した内容を初期設定に戻します。 ・［ディスク使用量］ボタン：「必要なディスク領域」画面が表示され、セットアップに必要なディ スク容量と空き容量を確認することができます。 【「インストール先フォルダーの変更」画面】 インストール先フォルダーを、名称を直接入力するか、場所欄に表示されているフォルダーから選択 して、［OK］ボタンをクリックします。 「1 つ上のフォルダーへ移動」「新しいフォルダーの作成」アイコンを使用することができます。 ※フォルダー名には、以下の半角文字を使用することはできません。 コロン（:）、セミコロン（;）、ピリオド（.）、カンマ（,）、スラッシュ（/）、アスタリスク（*）、ク エスチョン（?）、小なり（<）、大なり（>）、パイプライン（|）、ダブルクォーテーション（”）
12 【「必要なディスク領域」画面】 セットアップに必要なディスク容量と空き容量を確認することができます。十分な空き容量がないと、 セットアップや『マイナンバー管理ツール』の運用に支障が出ることがありますので、ご注意くだ さい。確認後、［OK］ボタンをクリックします。 ⑨以下の画面が表示されますので、セットアップを実行する場合は、［インストール］ボタンをクリ ックします。
13 ⑩以下の画面が表示されると、セットアップは終了です。 ［完了］ボタンをクリックしてください。 手順⑥で「管理者セットアップ」を選択した場合は、引き続き、システム領域の作成が実行されます。「ク ライアントセットアップ」を実行する前に、以降の操作も必ず行ってください。 ※セットアップ後、コンピュータの再起動が必要と表示される場合があります。 再起動を実行する場合は、［完了］ボタンをクリックします。 「いいえ、後でコンピュータを再起動します。」を選択した場合は、『マイナンバー管理ツール』を 起動する前に必ず再起動を実行してください。
14
2．システム領域の作成・更新
①セットアップに引き続き、「システム領域の作成・更新」画面が表示されます。 Windowsメニューの［すべてのプログラム］－［マイナンバー管理ツール］－［システム領域の作 成・更新］を選択しても同様に「システム領域の作成・更新」画面が表示されます。 ②以下の項目を設定して、［次へ］ボタンをクリックします。 ・サーバー名：ネットワーク版をご利用になる場合に、サーバー名を指定します。 ・インスタンス名：インスタンス名を変更する場合、既定のインスタンスを使用する場合は、［イン スタンス名の変更］ボタンをクリックして、インスタンスを指定します。 ※変更は、既存のインスタンスにのみ行うことができます。インスタンスは「SQL Server」のセ ットアップ時に作成することができます。 旧『PCAソフト』で同梱している“『PCA Xシリーズ』非対応「SQL Server」”で“PCADB” を使用していて、「SQL Server」を違うインスタンス名でセットアップした場合などは、入力 する名称にご注意ください（“PCADB”ではなく変更後のインスタンス名を入力してください。）。15 ③「システム領域情報表示」画面が表示され、「データベースフォルダ」欄に、データベースを作成す
るフォルダが初期表示されます。
（例 C:¥Program Files¥Microsoft SQL Server¥MSSQL11.PCADB¥MSSQL¥DATA¥）
下線部分は、データベースセットアップ時、または、手順②で指定したインスタンス名になります。 特に必要がなければ、そのまま、［次へ］ボタンをクリックしてください。 お客様任意のフォルダを入力することも可能ですが、その際は事前にデータ用のフォルダを作成し ておいてください。存在しないフォルダを入力すると、以降の操作において、システム領域の作成 ができません。 システム領域が作成済みの場合は、システム管理者のユーザーIDとパスワードを入力する必要があ ります。
16 ⑤「認証方法の選択」画面が表示されますので、アプリケーションの認証方法を以下から選択して、 ［次へ］ボタンをクリックします。 ・独自認証：『PCA Xシリーズ』の起動ごとに、ログオンするユーザーの情報を入力します。 ・OS認証：パソコンにログオンしたユーザーで『PCA Xシリーズ』にもログオンします。 ※「クラウド版」の場合は、「独自認証」のみ選択することができます。 ※『PCA給与Xシリーズ』『PCA人事管理Xシリーズ』をご利用の場合は、認証方法を同じにする必 要があります。 スタンドアロン版（『PCA給与XシステムA・システムB』『PCA人事管理XシステムA・システムB』） をご利用の場合は“独自認証”を選択してください。 ネットワーク版をご利用の場合には、『PCA給与X』『PCA人事管理X』の認証方法をご確認くださ い。
17 ⑥手順⑤で「独自認証」を選択した場合、「システム管理者の作成」画面が表示されますので、システ ム管理者となるユーザーの情報を入力して、［次へ］ボタンをクリックします。 「OS認証」を選択した場合は、手順⑦にお進みください。 ・ユーザーID：全角45（半角90）文字以内で入力します。入力した内容は、「システムユーザー」 のユーザーIDとして登録されます。 ・パスワード、パスワードの入力確認：半角16文字以内で入力します。 ※指定したユーザーIDが他の『PCA Xシリーズ』で登録済みの場合など、パスワードが一致してい ないと、次の作業に進むことはできません。 ≪システム管理者とは…≫ 『マイナンバー管理ツール』の全データ領域ですべての処理を実行することができるユーザーです。
18 ⑦「システム管理者の作成」画面が表示されますので、システム管理者の名称と略称を入力して、［次 へ］ボタンをクリックします。 ・管理者名：全角25（半角50）文字以内で入力します。入力した内容は、「システムユーザー」の ユーザー名として登録されます。ユーザー名は各データの入力担当者の名称として主に使用しま す。 ・略称：全角3（半角6）文字以内で入力します。入力した内容は、「システムユーザー」の略称と して登録されます。 ※指定した管理者が他の『PCA Xシリーズ』で登録済みの場合は、そのユーザーに対してシステム 管理者権限を与えます。 ⑧設定した内容が表示されますので、内容を確認します。システム領域を作成する場合は、［次へ］ボ タンをクリックします。
19 ⑨「システム領域の作成・更新の完了」画面が表示されると、システム領域の作成は終了です。 ［完了］ボタンをクリックしてください。
3．製品サービスライセンスの登録
「マイナンバー管理ツール」はPSS 会員様限定サービスです。「マイナンバー管理ツール」を利用す る前に認証を行う必要があります。 ※クラウド版をご利用の場合は以下の操作は必要ありません。 ※PSS 会員契約が終了しても「マイナンバー管理ツール」は起動できますが、新しく社員や家族を追 加することやマイナンバーを記載する必要がある帳票へのマイナンバーの出力はできなくなりま す。 ［スタート］メニューから［（すべての）プログラム］→［マイナンバー管理ツール］→［システム ツール（マイナンバー管理ツール）］を選択すると、以下の画面が表示されます。 →「マイナンバー管理ツール」を終了していることを確認して、［OK］ボタンをクリックします。 ※システム領域作成時の「アプリケーション認証方法」の設定が「独自認証」の場合、ログイン 画面が表示されますので、ユーザーID とパスワードを入力します。20 ①以下の画面が表示されますので、左のメニューから「製品サービスライセンスの管理」を選択しま す。 ②［ライセンスの追加］ボタンをクリックします。 ③製品サービスライセンスの登録画面が表示されますので、「オンライン認証」、「オフライン認証」 から選択して、製造番号と電話番号または、ライセンスキーを入力します。 ・オンライン認証：インターネット経由で認証を行います。 ◇製造番号：PSS 会員契約している給与ソフト・人事管理ソフトの製造番号を入力します。 ◇電話番号：ユーザー登録時に登録いただいている電話番号を入力します。 ・オフライン認証：インターネットに接続していないパソコンを使用する場合に選択します。 ◇ライセンスキー：PCA が発行したライセンスキーを入力します。 取得方法は次ページをご覧ください。 ※常時インターネット接続しない場合（マイナンバー収集時のみインターネット接続して、収集が 完了した場合にはインターネット接続を外す場合など）は、「オフライン認証」をしてください。 ④［製品サービスライセンスの確認］ボタンをクリックすると、製品名と有効期限が表示されます。 ⑤［登録］ボタンをクリックして登録します。登録せず元の画面に戻る場合には、［キャンセル］ボ タンをクリックします。
21 【オフラインで認証に必要なライセンスキーの取得】 「マイナンバー管理ツール」をインターネットに接続せずにご利用になる場合は、ライセンスキーを取 得する必要があります。インターネットが利用できるパソコンから、PCA のホームページにアクセスし てライセンスキーを取得してください。 ライセンスキー発行ページ：https://ssl.pca.co.jp/contract/ProductServiceLicenseKey.asp PCA ホームページ（pca.jp）からサポート＆サービス－PCA 製品サービスライセンスキーの発行 を選 択することも可能です。 ライセンスキー ②［ライセンスキー発行］ボタンをクリックします。 →ライセンスキーが発行されますので、印刷をするなどして、 “製品サービスライセンスの登録”で登録を行って下さい。 ①お使いの給与・人事ソフトの製造 番号とユーザー登録時に登録した 電話番号を入します。
22
4．「マイナンバー管理ツール」を起動する
「マイナンバー管理ツール」のセットアップと認証が終了すると、給与ソフト・人事管理ソフトに「マ イナンバー管理ツール」ボタンが表示されます。 【X シリーズ、PCA Dream21 給与 P モジュール】 【PCA Dream21 給与 K モジュール】 【PCA 給与 9V.2R7 シリーズ】5．データ領域を作成する
①給与ソフト・人事管理ソフトから「マイナンバー管理ツール」ボタンをクリックして、「マイナン バー管理ツール」を起動します。23 ②以下の画面が表示されますので、必要事項を入力します。詳細は「マイナンバー管理ツール」の操 作マニュアルまたは、オンラインヘルプをご覧ください。 「PCA マイナンバー電子割符オプション」を 使用する場合には、“パスワード＋割符”を選 択します。 連動する給与ソフト・人事管理ソフトを設定します。 →給与ソフト・人事管理ソフトから社員・家族の必要な情報を自動で転送します。
24
収
収集
集を
をは
はじ
じめ
める
る
ここでは、各処理でポイントとなる部分を紹介しています。詳しい操作方法は PDF マニュアル、または オンラインヘルプをご覧ください。前準備
①
①会
会社
社基
基本
本情
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登録
録
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象：
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収集
集方
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②
②メ
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P
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C
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収集
集ツ
ツー
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ル（
（メ
メー
ール
ルを
を使
使用
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場合
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）】
】
※収集にメールを使用しない場合でも、送信設定を行うとセキュリティ上重要な変更があった場合に 通知を受け取ることができます ・業務時間外にログインがされた ・マイナンバー用パスワードが変更された など 詳細は「マイナンバー管理ツール」マニュアル－「セキュリティ」－「通知設定」をご覧ください。4
4
「PCA マイナンバー収集サービス」「マイナンバー 収集ツール」を利用する場合は、法人番号を入力 してください。 個人番号保護方法が「パスワード」の場合（電子 割符を使用しない場合）、マイナンバー用パスワー ド（個人番号に係わる処理の起動用パスワード） を変更できます。定期的に変更してください。 送信テスト・受信テストができます。25
ここからは、収集方法によって異なります。
1．PCA マイナンバー収集サービスを使用する ... P.25 2．マイナンバー収集ツールを使用する ... P.29 3．対面収集 ... P.35PCA マイナンバー収集サービスを使用する
①
①「
「
P
P
C
C
A
A
マイ
マ
イナ
ナン
ンバ
バー
ー収
収集
集サ
サー
ービ
ビス
ス」
」を
を設
設定
定す
する
る
「PCA マイナンバー収集サービス」を使用する管理者のアカウント名や管理者パスワードなどの初期 設定を行います。「PCA マイナンバー収集サービスマニュアル」をご覧になり、設定を行ってくださ い。 ※マニュアルはサービス開始後、PCA ホーム－ページよりダウンロードできます。②
②「
「前
前準
準備
備」
」－
－「
「番
番号
号収
収集
集設
設定
定」
」
「Web 収集サービス」の各処理がメイン画面に表示されます。 「Web 収集サービス」を選択します。 「PCA マイナンバー収集サービス」で設定した 内容を登録します。 →「PCA マイナンバー収集サービス」と直接 連動できるようになります。26
③
③「
「
W
W
e
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b
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収集
収
集サ
サー
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ビス
ス」
」－
－「
「個
個人
人デ
デー
ータ
タの
のア
アッ
ップ
プロ
ロー
ード
ド」
」
「PCA マイナンバー収集サービス」で収集する社員の個人データをアップロードします。 直接アップロードする方法と一旦アップロード用のデータを作成し、「PCA マイナンバー収集サービ ス」側で受入れる方法の2 種類があります。 →個人データをアップロードすると、社員ごとにID と仮パスワードが作成されます。④
④「
「
W
W
e
e
b
b
収集
収
集サ
サー
ービ
ビス
ス」
」－
－「
「
W
W
e
e
b
b
収集
収
集告
告知
知」
」
マイナンバーの収集を行うため仮パスワードなどを社員にお知らせします。印刷も可能です。 ［実行］ボタンをクリックするとアップロードされます。 契約している人数にあわせ対象者を絞りこんでアップ ロードできます。 メールの文面を追加する ことができます。 メールアドレスが登録されていない社員に対しては印 刷して渡すことも可能です。 ・給与明細単票A（罫線なし） 品番：PA1113F ・窓付封筒 品番：PA1112F を使用すると、封をした状態で安全にパスワードを渡 すことができます。27
社
社員
員の
の方
方に
にマ
マイ
イナ
ナン
ンバ
バー
ー・
・本
本人
人確
確認
認書
書類
類を
を登
登録
録し
して
ても
もら
らい
いま
ます
す。
。
利用者用マニュアルもご用意しております。印刷やメール配布してお使いください。 ※マニュアルはサービス開始後、ホーム－ページよりダウンロード可能です。 →登録されたマイナンバー・本人確認書類は分割され、片方はメールで送信、片方は「PCA マイナン バー収集サービス」サーバー上に保管されます。⑤
⑤「
「
P
P
C
C
A
A
マイ
マ
イナ
ナン
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バー
ー収
収集
集オ
オプ
プシ
ショ
ョン
ン」
」－
－「
「入
入力
力状
状況
況の
の確
確認
認」
」
「PCA マイナンバー収集オプション」に管理者ログインすると、現在の入力状況を確認できます。 ※画面は開発中のものです。変更する可能性があります。⑥
⑥「
「
W
W
e
e
b
b
収集
収
集サ
サー
ービ
ビス
ス」
」－
－「
「
W
W
e
e
b
b
番号
番
号収
収集
集デ
デー
ータ
タの
の受
受入
入」
」
「Web 番号収集データの受入」を実行すると、「PCA マイナンバー収集サービス」からのダウンロー ドとメール受信を同時に行い、マイナンバーを登録します。 ④でダウンロードしたデータとメールで受信したデータをフォルダに保管し、受入れる方法も選択可 能です。 ※メールを受信しても、そのメールはメールサーバーに残ります。受入れが完了したら、必要に応 じて、Outlook などのメールソフトにて再度受信を行い、メールを削除してください。 サーバー上に保管されているデータ（分割されたマイナンバー・ 本人確認書類の片方）をダウンロードできます。 「設定」－「受入設定」で受入方法を選択できます。28
⑦
⑦「
「個
個人
人番
番号
号」
」－
－「
「個
個人
人番
番号
号入
入力
力」
」
登録済み社員をクリックして、個人番号と本人確認書類を確認します。 ［参照］ボタンをクリックす ると、画像を確認できます。 番号の表示・非表示（＊で表示） を切替えることができます。 マイナンバーの受入が完了した社員 は入力状況が登録済みになります。29
マイナンバー収集ツールを使用する
①
①「
「前
前準
準備
備」
」－
－「
「番
番号
号収
収集
集設
設定
定」
」
「収集ツール」の各処理がメイン画面に表示されます。マ
マイ
イナ
ナン
ンバ
バー
ー収
収集
集ツ
ツー
ール
ルを
を社
社員
員に
に配
配布
布し
しま
ます
す。
。
「マイナンバー管理ツール」のCD-ROM 内の「Tools」フォルダ－「マイナンバー収集ツール」を 社員全員に配布するか、共有するサーバーなど社員全員が見ることができる場所においてください。 ※「マイナンバー収集ツール」フォルダ内の 2 個のファイル（マイナンバー収集ツール.exe、 PCA.Mn.Sec.dll）両方を配布（または配置）してください。メール告知を行う場合には、操作手順②～④が必要です。
メールを使用しない場合には、P.33へお進みください。
「収集ツール」を選択します。30
②
②「
「収
収集
集ツ
ツー
ール
ル」
」－
－「
「収
収集
集告
告知
知」
」
マイナンバーの収集を行うため仮パスワードなどを社員にお知らせします。 メールアドレスが登録されていない社員に対しては印刷して渡すことも可能です。 ・給与明細単票A（罫線なし） 品番：PA1113F ・窓付封筒 品番：PA1112F を使用すると、封をした状態で安全にパスワードを渡すことができます。 収集に使用するメールアドレスを 設定します。 メールの文面を追加する ことができます。31
社
社員
員の
の方
方に
に本
本パ
パス
スワ
ワー
ード
ドを
を入
入力
力し
して
ても
もら
らい
いま
ます
す。
。
社員の方に「マイナンバー収集ツール」を使用して、本パスワードを入力してもらいます。 “件名が「仮パスワードの送信」のメールを受取った”を選択すると、本パスワードの入力へ進みま す。 →社員自身にパスワードを変更してもらうことで、なりすましを防ぐことができます。 ※利用者用のマニュアルをご用意しております。印刷やメール配布するなどしてお使いください。②
②「
「収
収集
集ツ
ツー
ール
ル」
」－
－「
「個
個人
人パ
パス
スワ
ワー
ード
ドの
の受
受入
入」
」
社員の方に入力してもらった本パスワードを受入れます。 メール受信と受入を同時に行う方法とメール受信したデータをフォルダなどに保管してから、受入れ る方法を選択できます。 ※メールを受信しても、そのメールはメールサーバーに残ります。受入れが完了したら、必要に応 じて、Outlook などのメールソフトにて再度受信をおこない、メールを削除してください。 ［実行］ボタンをクリックして、パスワード の受入を実行します。32
③
③「
「収
収集
集ツ
ツー
ール
ル」
」－
－「
「個
個人
人デ
デー
ータ
タの
の配
配布
布」
」
本パスワードの登録を行った社員の方に対して、マイナンバーの登録に必要な個人データを送付しま す。社
社員
員の
の方
方に
にマ
マイ
イナ
ナン
ンバ
バー
ーを
を入
入力
力し
して
ても
もら
らい
いま
ます
す。
。
社員の方に「マイナンバー収集ツール」を使用して、マイナンバーを入力してもらいます。 “件名が「個人データの送付」のメールを受取った”を選択すると、個人データの指定へ進みます。 →メール添付された個人データを「マインナンバー収集ツール」で指定して、本パスワードでログイ ンすることで、マイナンバーの登録が可能になります。 登録した情報をメールで送ってもらう方法とサーバー等に保管してもらう方法が選択できます。33
【
【メ
メー
ール
ルを
を使
使用
用し
しな
ない
い場
場合
合】
】
社
社員
員の
の方
方に
に自
自身
身と
と家
家族
族の
のマ
マイ
イナ
ナン
ンバ
バー
ーを
を直
直接
接入
入力
力し
して
ても
もら
らい
いま
ます
す。
。
メール告知を行わない場合は、社員の方に自身の社員コード、氏名、生年月日、マイナンバーと家族 の氏名、マイナンバーを入力してもらいます。 ※利用者用のマニュアルをご用意しております。印刷や「マイナンバー管理ツール」と同じフォルダ に配置するなどしてお使いください。 →登録した情報をメールで送ってもらう方法とサーバー等に保管してもらう方法が選択できます。これ以降の操作は、メール告知する場合・メールを使用しない場合共通です。
④
④「
「収
収集
集ツ
ツー
ール
ル」
」－
－「
「番
番号
号収
収集
集デ
デー
ータ
タの
の受
受入
入」
」
メールで送信または、サーバー等に保管されたデータを「マイナンバー管理ツール」に受入れます。 「設定」－「受入設定」で受入方法を選択できます。34
⑤
⑤「
「個
個人
人番
番号
号」
」－
－「
「個
個人
人番
番号
号入
入力
力」
」
登録済み社員をクリックして、個人番号と本人確認書類を確認します。 ［参照］ボタンをクリックす ると、画像を確認できます。 番号の表示・非表示（＊で表示） を切替えることができます。 マイナンバーの受入が完了した社員 は入力状況が登録済みになります。35
対面収集する
①
①「
「セ
セキ
キュ
ュリ
リテ
ティ
ィ」
」－
－「
「個
個人
人グ
グル
ルー
ープ
プの
の登
登録
録」
」
複数の事務取扱担当者が収集を行う場合には、収集担当の社員のみを閲覧可能にするため、社員をグ ルーピングします。一人でマイナンバーの取扱事務を担当する場合は操作手順①・②は不要です。②
②「
「セ
セキ
キュ
ュリ
リテ
ティ
ィ」
」－
－「
「領
領域
域ユ
ユー
ーザ
ザー
ーの
の登
登録
録」
」
事務取扱担当者の担当する社員グループを割り当てます。 事務取扱担当者の収集担当範囲に合わせてグループ を設定するとよいでしょう。 個人番号権限を“2：個人グループ別指定” に設定します。 統括者は“0：参照可”に設定します。 担当社員グループのみ参照権限を“あり” にします。36
③
③「
「個
個人
人番
番号
号」
」－
－「
「個
個人
人番
番号
号入
入力
力」
」
①本人と収集対象の家族の個人番号を入力します。 ②本人確認書類の種類を選択して設定します。 ③身元確認・番号確認を行った日を入力します。 収集する社員を選択します。37
