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年次有給休暇管理簿ツール取扱説明書
１．概要
労働基準法の改正により求められる年次有給休暇に関する以下の事項について、本ツールで対 応することができます。 年次有給休暇が年 10 日以上付与される労働者に対する年５日の時季指定 年次有給休暇管理簿の作成と保存 ・ 労働基準監督署による調査等における確認の際にも、本ツールの画面を印刷する等で対応す ることが可能です。 ２つの Excel ファイル 年次有給休暇管理簿ファイル ＝ 従業員単位で年次有給休暇取得状況を記録 します。 年次有給休暇管理簿（一覧）ファイル ＝ 上記「年次有給休暇管理簿」から情 報を取得し、一覧表示します。 人事総 務担当者が、各従業員の年次有給休暇取 得状況等を一度に確認する際に使用し ます。- 2 -
２．使用イメージ
本ツールの利用方法は、以下の２パターンを想定しています。パターン
1（各従業員が年次有給休暇を入力する場合）
各従業員が「年次有給休暇管理簿」に直接自身の年次有給休暇を入力し、人事総務担当者は各従 業員の取得状況を「年次有給休暇管理簿（一覧）」で確認するパターンです。パターン２（人事総務担当者が年次有給休暇を入力する場合）
各従業員はメール等で年次有給休暇の取得を人事総務担当者に申出し、人事総務担当者が各従業 員の年次有給休暇取得状況を「年次有給休暇管理簿」に入力、「年次有給休暇管理簿（一覧）」で 確認するパターンです。- 3 -
★パターン毎の使用手順
パターン毎の使用方法の一連の流れは、下図のようになります。３．使い方（年次有給休暇管理簿）
（１）準備をする
① 「年次有給休暇管理簿」の作成 担当：人事総務担当者 人事総務担当者が、下図のように「年次有給休暇管理簿」を従業員分コピーし、それぞれ分かり やすい名前をつけます。「年次有給休暇管理簿」は年度毎、従業員毎に１つ必要となります。 例： 従業員番号１番の連合会京子さんの 2019 年度分の年次有給休暇管理簿 ⇒ 01_年次有給休暇管理- 4 - 簿_連合会京子_2019.xlsx ② 「年次有給休暇管理簿」の事前情報入力 担当：人事総務担当者 人事総務担当者が、①で作成した「年次有給休暇管理簿」を開き、運用を開始する前に必要な項 目を入力します（下図赤枠内）。赤色で表示されている「基準日（付与日）」「今年度付与日数」 は必須入力項目です。橙色で表示されている部分は任意入力項目です。白色の部分は自動で計算 が行われます。 ※各入力欄は、入力できる値の形式が指定されています。形式が違う場合はエラーが表示され ますので、正しい形式で再入力してください。 ※年月日は全て西暦で入力してください。 「2019/4/1」等の形式で入力することも可能です（自動的に「2019 年４月１日」に変換され ます）。
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＜各項目の詳細＞
従業員番号 自社において、社員番号、従業員ID等を採番しているようであれば入力 してください。 年度 何年度分の有給休暇管理簿かを把握するため、年度を入力します。 部門 ― 役職 ― 氏名 入力形式は、漢字、ひらがな、カタカナ、英数字等問いません。 雇入れ年月日 ― 前年度付与日 前年度年次有給休暇を付与している場合は、その付与年月日を入力しま す。前年度年次有給休暇を付与していない場合は、空欄としてください。 基準日（付与日） 今年度年次有給休暇を付与する日を入力します。※必須項目 前年度繰越分 前年度年次有給休暇を付与していて、今年度付与日前日までに全て消化 できずに繰越がある場合は、その日数、時間数を入力します。時間単位 年休を導入していない場合は、時間数は空欄としてください。 今年度付与日数 今年度付与する年次有給休暇の日数を入力します。※必須項目 合計日数 「前年度繰越分」と「今年度付与日数」を足した、今年度取得できる年 次有給休暇の日数が表示されます。 取得日数 今年度取得した年次有給休暇の日数の合計が表示されます。 残日数 「合計日数」から「取得日数」を引いた、今年度取得できる年次有給休 暇の残りの日数が表示されます。 次回繰越日数 次年度に繰り越される余剰分の年次有給休暇の日数が表示されます。 時季指定可能日数 右側：今年度、年次有給休暇の時季指定ができる日数の上限が表示され ます。 左側：現在の年次有給休暇取得状況を踏まえ、残り何日年次有給休暇の 時季指定ができるかが表示されます。 １日の所定労働時間 ※時間単位年休を導入している場合入力します。導入していない場合は- 6 - 空欄としてください。 １日の所定労働時間を入力します。入力した時間により、「時間単位年休 １日の時間数」が計算されます。 時間単位年休１日の時間数 １日分の年次有給休暇に対応する時間数が、「１日の所定労働時間」を 基に計算され、表示されます。 時間単位年休の単位時間 ※時間単位年休を導入している場合入力します。導入していない場合は 空欄としてください。 時間単位年休を取得する際の単位時間を入力します（２時間、３時間等）。 ただし、「１日の所定労働時間」を上回ることはできません。 時間単位年休の日数 ※時間単位年休を導入している場合入力します。導入していない場合は 空欄としてください。 時間単位年休として取得できる年次有給休暇の最大日数を入力します。 前年度付与日数 前年度年次有給休暇を付与している場合は、前年度付与した年次有給休 暇の日数を入力します。前年度年次有給休暇を付与していない場合は、 空欄としてください。 前年度取得日数 前年度年次有給休暇を付与している場合は、前年度取得した年次有給休 暇の日数を入力します。前年度年次有給休暇を付与していない場合は、 空欄としてください。 インフォメーション 状況により、各種情報が表示されます。 （チェックボックス）今年 度付与した年次有給休暇か ら優先的に使用 前年度からの年次有給休暇の繰越がある場合に、今年度付与した年次有 給休暇から先に使用していく場合はクリックすることでチェックボック スをチェックしてください。前年度付与した繰越分から先に使用してい く場合はチェックを外してください。前年度年次有給休暇を付与してい ない場合は、チェックしてもしなくても同じ動作となります。
（２）年次有給休暇を取得する
担当：人事総務担当者あるいは各従業員 人事総務担当者あるいは各従業員が、下図青枠内の水色で表示されている部分の項目を入力しま す。項目を入力すると、使用日数等白色の部分は自動で計算されます。 ※入力の仕方に誤りがある場合、「!ERROR!」と表示される場合があります。その際は「５．Ｑ ＆Ａ」を参照してください。- 7 -
＜各項目の詳細＞
項目 説明 請求日 以下を参考に、年次有給休暇を請求した年月日を入力してください。 本人指定：従業員が年次有給休暇の取得を申し出た日 時季指定：使用者が時季を指定した日 計画的付与：取得日を決定する労使協定が締結された日 指定区分 「本人指定」「時季指定」「計画的付与」があります。適した指定区分を 選択してください。 休暇期間 いつからいつまで年次有給休暇を取得するか年月日を入力します。 （例１）2019年４月１日に１日取得する場合 「2019年４月１日から2019年４月１日まで」 （例２）2019年４月１日から2019年４月２日まで取得する場合 「2019年４月１日から2019年４月２日まで」 （例３）2019年４月１日に半日取得する場合 「2019年４月１日から2019年４月１日まで」とし、 「（半休の場合）休暇時間帯」に「午前」か「午後」を入力 （例４）2019年４月１日に２時間取得する場合 「2019年４月１日から2019年４月１日まで」とし、 「（時間単位年休の場合）休暇時間」に時間を入力 ※間に休日が入らないようにご注意ください。 例えば2019年４月５日（金）～2019年４月10日（水）に休暇を取得し、 2019年４月６日（土）と2019年４月７日（日）が休日の場合は、 2019年４月５日から2019年４月５日まで 2019年４月８日から2019年４月10日まで の２行に分けて入力してください。 （半休の場合） 半日単位の年次有給休暇制度が導入されていて、半日単位の年次有給休暇- 8 - 休暇時間帯 を取得する場合は、「半休」を選択します。 （時間単位年休の場合） 休暇時間 時間単位の年次有給休暇制度が導入されていて、時間単位の年次有給休暇 を取得する場合は、何時から何時まで取得するか入力します。 ※24 時間表記で入力してください。 使用日数 入力された休暇期間から使用する年次有給休暇の日数が計算され、表示さ れます。 使用時間数 時間単位年休の場合、入力された休暇時間から、使用する年次有給休暇の 時間数が計算され、表示されます。 残日数 今年度の年次有給休暇日数から「使用日数」を引いた残りの日数が表示さ れます。 残時間数 今年度の年次有給休暇日数及び時間数から「使用時間数」を引いた残りの 時間数が表示されます。 取消 取得予定の年次有給休暇を取り消す場合、「取消」を選択します。残日数 等が取得前の数値に戻ります。 所属長 所属長のコメント欄です。部下の年次有給休暇の申出を確認した場合等に コメントを入力します。 備考 その他、以下のような備考がある場合入力します。 ・事業主と労働者が相談のうえ時季指定をした場合の記録 ・休暇予定だったが、急遽労働者が出社した場合の取消理由 ・休暇に関する上司と従業員のやり取りの記録 ○入力例
（３）次年度に移行する
担当：人事総務担当者 人事総務担当者は、基準日から１年が経過し年度が終了した等、新しく年次有給休暇を付与する- 9 - 際、「（１）準備をする」と同様に、新しく次年度の「年次有給休暇管理簿」を作製し、再度項目を 入力してください。その際、以下の項目については、今年度の「年次有給休暇管理簿」から次年度 の「年次有給休暇管理簿」に値をコピーしてください。 （今年度⇒次年度にコピー） ・基準日（付与日） ⇒ 前年度付与日 ・取得日数 ⇒ 前年度取得日数 ・今年度付与日数 ⇒ 前年度付与日数 ・次回繰越日数 ⇒ 前年度繰越分 ※年度とは？ 本ツールでは、年次有給休暇の付与日からの一年間を「年度」としています。
４．使い方（年次有給休暇管理簿（一覧）
）
（１）準備をする
担当：人事総務担当者 ① 従業員の「年次有給休暇管理簿」をまとめるフォルダーを１つ作製します。 ② 一覧表示して確認したい従業員の「年次有給休暇管理簿」を①で作成したフォルダー内にコ ピーします。 ※開いている「年次有給休暇管理簿」は全て閉じてください。（２）一覧表示する
担当：人事総務担当者- 10 - ① 「年次有給休暇管理簿（一覧）」を開きます。 ② 「情報更新」ボタンをクリックし、（１）で準備したフォルダーを選択して「OK」をクリッ クします。 ③ 画面に各従業員の年次有給休暇取得状況が表示されます。
（３）その他の機能
担当：人事総務担当者 ① 「パスワードをつけて保存」ボタンをクリックすると、パスワードをつけて「年次有給休暇 管理簿（一覧）」を保存できます。ファイルを送信する際等に使用します。 ② 「No.」欄の数字をクリックすると、その従業員の「年次有給休暇管理簿」を開くことができ ます。 フォルダを選 択して、「ＯＫ」- 11 -
５．入力例
人事総務担当者が「連合会京子」さんの 2019 年度分の年次有給休暇を管理することを例に、ツ ールの入力方法について順を追って説明します。 ※事業者内での年次有給休暇管理ツールの使用方法は、パターン２を用いています。 （２．使用イメージ 参照） 連合会 京子 （従業員番号：001） 2000年10月１日入社。 前年度の年次有給休暇は2018年４月１日に20日付与されたが、２日間しか取得できていない。 一日の労働時間は9:00～12:00、13:00～17:30の７時間30分。 また、京子さんの会社では時間単位年次有給休暇制度が導入されており、１時間単位で年５日ま で取得できる。（１）「年次有給休暇管理簿」の作成
人事総務担当者は連合会京子さんの分の「年次有給休暇管理簿」を作成し、名前をつけます。（２）「年次有給休暇管理簿」の事前情報入力
人事総務担当者は連合会京子さんの分の「年次有給休暇管理簿」を開き、事前情報を入力します。 まず、前年度の年次有給休暇は 2018 年４月１日付与されたため、「前年度付与日」には 2018 年 ４月１日、今年度の年次有給休暇は 2019 年４月１日に付与されるため、「基準日（付与日）」に は 2019 年４月１日と入力します。 また、前年度 20 日付与され２日間取得したため、「前年度付与日数」には 20、「前年度取得日数」 には２（日）と０（時間）、「前年度繰越分」には 18（日）と０（時間）、今年度は 20 日付与さ れるため「今年度付与日数」には 20 と入力します。- 12 - さらに、時間単位年次有給休暇制度があり、１日の労働時間は７時間 30 分（7.5 時間）なので、 「１日の所定労働時間」に 7.5、「時間単位年休の単位時間」に１、「時間単位年休の日数」に ５を入力します。 全て入力し終わると、次の図のようになります。
（３）「年次有給休暇管理簿」に取得状況を入力する
2019 年４月５日に、連合会京子さんは社長から、あまり休めていないことを心配され、仕事が 一段楽するタイミングで年次有給休暇を取得してはどうかと持ちかけられました。ちょうど 2019 年４月 11 日で現在の業務に区切りがつきそうだったので、2019 年４月 12 日に取得することを 社長に伝えたところ、社長から 2019 年４月 12 日に年次有給休暇の時季指定が行われました。 人事労務担当者は「年次有給休暇管理簿」に記録します。まず、「請求日」に時季指定が行われ た 2019 年４月５日を入力します。「指定区分」には時季指定、「休暇期間」は 2019 年４月 11 日 から 2019 年４月 11 日までと入力します。また、「備考」欄に社長からの時季指定と入力します。 全て入力し終わると、次の図のようになります。（４）「年次有給休暇管理簿（一覧）」で確認する
人事労務担当者は、ためしに「年次有給休暇管理簿（一覧）」で確認を行うこととしました。- 13 - まず、新しいフォルダーを作成し、連合会京子さんの「年次有給休暇管理簿」をコピーして格納し ます。 その後「年次有給休暇管理簿（一覧）」を開き、「情報更新」ボタンをクリックして先ほどのフォル ダーを選択します。画面には連合会京子さんの有給休暇取得状況が表示され、2020 年３月 31 日ま でにあと４日取得しなければならないことが確認できました。 以上を繰り返すことで、年次有給休暇の管理を行っていきます。
６．Ｑ＆Ａ
Ｑ.１
パートやアルバイトの比例付与日数の計算はできますか?Ａ.１
対応応しておりませんので、別途計算する必要があります。Ｑ.２
年次有給休暇管理簿に「!ERROR!」と表示されました。Ａ.２
以下のような場合、エラーが表示されますので、入力を見直してください。 時季指定可能日数を超えて時季指定をしようとした場合 「指定区分」が時季指定、計画的付与の場合に時間単位年休を取得しようとした場合 「時間単位年休１日の時間数」を超えて時間単位年休を取得しようとした場合- 14 - 「時間単位年休の単位時間」と実際に取得する時間が合っていない場合
Ｑ.３
年次有給休暇の５日の指定義務がかかる１年間の期間に重複が生じている場合の時季指 定日数の計算方法はどのようになっていますか？Ａ.３
（全社的に起算日をあわせるため、年次有給休暇の基準日を統一する場合等） 期間に重 複が生じた場合は、それぞれの期間で５日を取得する方法と、重複が生じる期間を通じた 期間（前の期間の始期から後の期間の終期までの期間）の長さに応じた日数を取得する方 法の２パターンが厚生労働省より提示されていますが、本ツールでは後者で対応していま す。 その際、月数について１ヶ月未満の端数をすべて１ヶ月に切り上げ、かつ使用者が 時季指定すべき日数について１日未満の端数をすべて１日に切り上げて計算しています。Ｑ.４
施行日以前の年次有給休暇も管理できますか？Ａ.４
2019 年４月１日の施行日以前の年次有給休暇の管理にも対応しています。以下の例のよ うにご対応ください。 （例）2018 年４月１日に付与した有給休暇の管理Ｑ.５
年次有給休暇の一部を基準日より前倒しで付与する場合はどうすればよいですか？Ａ.５
前倒して付与する付与日、日数を「基準日（付与日）」、「今年度付与日数」に入力して運- 15 - 用し、その後が更に付与した際に「基準日（付与日）」、「今年度付与日数」の値を変更し てください。 （例）2019 年４月１日に５日の年次有給休暇を付与し、2019 年７月１日 に更に５日の年次有 給休暇を付与する場合 ①2019 年４月１日に５日付与 ②2019 年７月１日に「基準日（付与日）」「今年度付与日数」を変更 ※なお、例のように法定の年次有給休暇の付与日数の一部を法定の基準日より前倒しで付与した 場合には、次年度以降の年次有給休暇の付与日についても、法定の基準日より繰り上げなければ なりません（例の場合は、遅くとも 2020 年４月１日までに付与）。
Ｑ.６
「インフォメーション」欄にはどのような情報が表示されますか？Ａ.６
以下の情報が表示されます。 今年度取得しなければならない年次有給休暇の日数と期限 「時間単位年休の日数」を超えて時間単位年休を取得しようとした際のアラート 年次有給休暇の計画的付与ができる日数の上限（前年度からの繰越分を含めた付与日数の- 16 - うち５日を除いた日数）を超えて計画的付与を行おうとした場合のアラート ※実際の計画的付与の日数は労使協定により決定されますので、上限を超えていないからと いって正しいとは限りません。
Ｑ.７
時間単位の年次有給休暇が日をまたぐ場合はどうすればよいですか？Ａ.７
以下の例のように、日毎に分けて入力してください。 （例）2019 年４月１日 22 時から 2019 年４月 2 日２時まで取得する場合Ｑ.８
２.5 日の年次有給休暇（２日＋半休）のような場合どうすればよいですか？Ａ.８
2 日間の年次有給休暇と、半日の年次有給休暇の２つに分けて入力してください。１日単 位の年次有給休暇、半日単位の年次有給休暇、時間単位の年次有給休暇を組み合わせる場 合も、同様に分けて入力してください。Ｑ.９
全従業員の年次有給休暇管理簿を一度に印刷することはできますか？Ａ.９
全従業員の年次有給休暇管理簿を選択し、右クリックして「印刷」をクリックすることで、 すべて印刷することができます。 「印刷」- 17 - 【使用条件及び免責事項】 □本ツールの有償再頒布を禁じます。 □本ツールは無償で提供されますが、何の欠陥も無いという無制限の保証を行うものではありま せん。 □本ツールを使用することによって生じるいかなる問題や損害について、全国社会保険労務士会 連合会、社会保険労務士法人桑原事務所はその責を負いません。 □本ツールのご利用はご自身の責任において行ってください。
