はじめに ... 2 １．データベース内にフォルダを作って整理しよう ... 3 ２．一覧リストを作成しよう ... 10 ３．チェックボックスで管理しよう ... 14 ステップアップ：別の PC やスマホからデータを見よう ... 18 おわりに ... 26
はじめに
このマニュアルは、「やさしく名刺ファイリング」のユーザ様からよくいただくご質問をもとに、便利 な機能をまとめてあります。 一般的な PC 操作の方法と比較しながら、「やさしく名刺ファイリング」の操作をご案内していま す。 はじめて使っていて操作を迷われている方・これから使おうとされている方のご参考になれば幸 いです。１．データベース内にフォルダを作って整理しよう
データベース内のデータは、「氏名」や「社名」のあいうえお順、また、登録した日付順や更新 日順で並べられています。 しかし、わかりやすいフォルダ名で、さらに効率よく名刺データを分けることもできます。 ●「Windows のエクスプローラ」でたとえると、どんな機能？ 以下は Windows の「エクスプローラ」ですが、「取引先」のフォルダの下に、さらに「関西」、 「関東」、「九州」・・・など、地域別のフォルダを作っています。 このように、通常パソコン上では、関連したフォルダを作って書類を入れることによりデータ 管理します。 ●やさしく名刺ファイリングを起動すると、氏名や社名のフォルダで分けられています やさしく名刺ファイリングを起動すると、氏名や社名の読みフォルダで分けられています。 もちろんこのまま使ってもかまいません。 ●やさしく名刺ファイリングでもわかりやすい名前のフォルダを作れます！ やさしく名刺ファイリング上でも、データベースの下に、使いたいフォルダを作成することがで●データベースの下にフォルダを作る方法 例として、以下のフォルダ構成を作ってみましょう。 まずは「取引先」というデータベースを作成します。 「データベース」メニューの「新規データベースを作成」を選択します。 「データベースの新規作成」ダイアログが表示されるので、「ファイル名」欄に「取引先」と 入力して「開く」とします。 「取引先」というデータベースができました。
この「取引先」データベース内に、「山田」さんの名刺を取り込んでみましょう。 「山田」（やまだ）という名刺だったため、初期の状態では、氏名のあいうえお順として、「や 行」のフォルダが作成されます。 これは「フォルダの作り方」が「氏名順」になっているからです。 では「関東」や「九州」のフォルダを作りましょう。 このフォルダは、実は「グループ」分けしたフォルダです。 つまり、「各レコードにグループを設定」すれば、そのフォルダが表示されるようになりま す。 「メイン」タブを開き、「グループ」欄を見てみましょう。 最初は「グループ未設定」となっています。 グループ未設定になっているところを「Delete」キーで消し、「関東」と入力します。 別の入力枠（「社名」枠など）をクリックすると確定します。
「グループ名で並べる」を選択します。 作成したグループ名のフォルダが作成されます。 フォルダをクリックすると、「関東」グループのデータとして、さきほど指定したデータが表示 されます。 他の「九州」などのフォルダを作りたい場合は、別の名刺を読み込んで、「グループ」欄に 「九州」と入れます。 なお、事前にグループ名だけを複数作成しておくことはできません。 自由にフォルダ名 を決められるんだ ね！
●他のデータも「関東」に登録したい場合には？ この「関東」フォルダにほかのデータを保存する場合も「グループ」を「関東」に設定します。 一度作成したグループは、メニューから選択することができます。 ●一度にグループ登録するには？ 置換機能を使ってグループ登録すれば簡単です。 登録したいデータにチェックをつけて選択します。 または検索でヒットさせれば自動でチェックをつけられます。
「レコード」メニューの「データの置換」を選択します。
「置換するレコードの選択」ダイアログでは、置換対象とするレコードを指定します。
一つ前の手順でデータは選択済みなので、「既に選択済みのレコードを対象にする」を選択 します。
「グループ」のメニューから、「関東」を選択します。
「一括置換」ボタンを押します。
確認画面を「OK」ですすめると、選択したデータは、すべて「関東」グループに設定され、 「関東」フォルダに入ります。
２．一覧リストを作成しよう
データベースに登録したデータは、Excel（エクセル）に出力することができます。 ●名刺ファイリングを使わないでリストを作るとしたら？ 一般的に、リストを作りたい場合、Excel を起動して、キーボードからデータを入力します。特 定のデータを抽出したい場合には、各ファイルで分けたり、全体を登録したデータをソートす るようになるでしょう。 ●やさしく名刺ファイリングでできること 選択したデータを Excel に転送し、一覧表示します。 Excel 転送後は通常の Excel データとして扱えます。●特定データを Excel に転送する 登録したいデータにチェックをつけて選択します。 ここでは「斉藤次郎」「山田太郎」の２件にチェックをつけました。 「エクスポート」ボタンの右側「▼」を押して「Microsoft Excel へ転送」を選択します。 「エクスポート」ボタンとは、左から４番目のボタンです。 「エクスポート」ボタンが「Excel」ボタンに変わるので、これを押します。
「エクスポート」ダイアログが表示されます。
ダイアログ右側にある、「Excel へ転送」ボタンを押してみましょう。
選択したデータが Excel に転送されます。
ここからは普段の Excel と同様に編集や保存が可能ですので、きれいに作り直してから印 刷してもよいでしょう。
●データベース内の全データを Excel に転送する場合には・・・ 全データを選択してから、先ほどと同じ手順で転送します。 全データを選択するには、まず、ツリー表示のデータベース名部分をクリックします。 以下は、「取引先」フォルダ内の全データを転送する例です。 「取引先」というデータベース名をクリックします。 「すべて選択」ボタンを押します。 データベース内の全データが選択されます。 特定データ転送時と同様に、「Excel へ転送」ボタンからエクスポートしてください。
３．チェックボックスで管理しよう
「その他」タブの「マーク」では「年賀」・「暑中」・「中元」・「歳暮」があります。 またそれ以外にも「他１」/「他２」/「他３」/「他４」があります。 ●こんな使い方をします 年賀状を出したい人には、「年賀」欄にチェックをつけておきます。 年賀状を出すときには、「年賀」欄のチェックがあるデータを検索することにより、一覧リスト 表示することができます。 ●カスタマイズはできません・・・ しかし残念ながら「その他」タブ内項目の「年賀」や「暑中」、および「他１」・・・などは、項目名 の変更ができません。このままお使いください。●新しいマークを追加することが可能です 「追加マーク」タブの項目は、自由に項目名を変更することができます。 ●新しいマークの作り方 「追加マーク」のタブを選択します。 「追加マーク 1」～「追加マーク 10」まで用意されています。 「追加マーク１」の「編集」ボタンを押してみましょう。 「項目名の編集」ダイアログが表示されます。 「新しい項目名」の欄に変更したい項目名を入力して「OK」とします。 ここでは、テストの為、「自由な入力ができます」としました。
先ほどまで「追加マーク１」だったところが「自由な入力ができます」と表示されました。 チェックのつけはずしもできます。 チェックをつけたデータをまとめて探したい場合は、検索すればすぐに見つけられます。 「名刺検索」ボタンを押して、「検索設定」ダイアログを出します。 右下の「詳細設定」ボタンを押します。 （「詳細設定」ボタンが表示されていない場合、押す必要はありません。） 「マーク項目」ボタンが表示されるのでこれを押します。
「追加マーク」が表示され、さきほどの「自由な入力ができます」の項目も表示されます。 「自由な入力ができます」にチェックをつけて、「新規検索」ボタンを押します。 チェックをつけておいたデータが検索され、一覧表示されます。 「今月会う人」 など予定管理 用に使ったり、 「友人」「学校 関係」など関係 性で分けるの も有りだね！
ステップアップ：別の PC やスマホからデータを見よう
PC でデータの整理が出来たら、別の PC やスマホを使って、別の場所からデータを見る方法は いかがでしょうか。 ●こういうことができます・・・ 例えば会社の別フロア、別の営業所、自宅からも、専用のソフトでデータが見られます。 データは「クラウド」上（メディアドライブが管理するネットワーク上）においてあるので、閲覧ソ フトさえ用意できればどこからも閲覧できます。 ●「一部のデータだけ軽いソフトで閲覧する」という使い方も可能！ 何万件もデータがあったり、たくさんフォルダがある場合、データ全体を一覧表示してしまう と、見たい人を検索するのも一苦労です。専用ソフトにはよく見る人だけを登録しておき、すば やく確認する、という使いわけも可能です。 自席にいなく てもデータが 見られるのは 便利ね！●専用ソフト「THE 名刺管理」を使う 専用ソフトの名前は「THE 名刺管理」です。 この専用ソフトをメディアドライブのページからダウンロードしましょう。 インターネットのブラウザ（Internet Explorer）で、「THE 名刺管理」ダウンロードページにア クセスします。 ＜アクセスするページ＞
http://themeisi.net/
ページが表示されたら右上の「三」をクリックし、さらに「Windows」をクリックします。まずは専用ソフトをインストールしましょう。 ダウンロードしたいソフトのボタンを押します。
PC ソフトの場合には、「THE 名刺管理 for Windows」の「Windows アプリ」ボタンを押しま す。
各アプリをダウンロードして、指示にしたがって、インストールを完了させてください。 インストールが完了したら、最初の WEB ページに戻り、「Login」をクリックします。
登録情報を入力します。 ライセンス認証キー欄には、「やさしく名刺ファイリング」の認証キーを入力します。 トークンは自動で発行されます。 登録できたら、インストール済みの「THE 名刺管理」を起動しましょう。 起動時にアカウント入力画面が表示されるので、今ほど登録したメールアドレス、アプリケ ーショントークンを登録します。
アプリケーショントークンなど、入力情報がわからなくなったら、再度、ホームページの管理 ページにログインし、確認してください。
なお、「グループ名」は、複数ライセンス版（PRO 5 ライセンス版以上）をお持ちの場合にの み入力します。
では、今まで登録した「やさしく名刺ファイリング」のデータを表示させてみましょう。
いったん、「やさしく名刺ファイリング」を起動して、「ツール」→「環境設定」から「THE 名刺 管理同期」を選択します。
見たいデータは、左側ツリーの「THE 名刺管理」フォルダの中に入れてください。 別のフォルダにデータが入っている場合には、Ctrl+ドラッグで「THE 名刺管理」のフォルダ にコピーします。 データが「THE 名刺管理」フォルダ内に揃ったら、「THE 名刺管理」ボタンを押します。 やさしく名刺ファイリング上のデータが転送され、「THE 名刺管理」で表示されます。 また、「THE 名刺管理」側で修正・追加して、やさしく名刺ファイリング上で「THE 名刺管理」 ボタンを押すと、自動で同じ状態になります。
