サイボウズ Office 9 アドレス帳マニュアル

サイボウズ Office 9

アドレス帳マニュアル

商標について

記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。また、当社製品には他社の著作物が含まれていることがありま す。 個別の商標･著作物に関する注記については、弊社の Web サイトを参照してください。 http://cybozu.co.jp/company/copyright/other_companies_trademark.html なお、本文および図表中では、(TM)マーク、(R)マークは明記していません。

目次

アプリケーション設定マニュアル

4

アドレス帳の管理

4

一般設定を変更する

4

人名の項目を設定する

4

「標準の項目」を変更する

5

「カスタマイズ可能な項目を設定する

5

会社情報の項目を設定する

7

「標準の項目」を変更する

7

「カスタマイズ可能な項目」を設定する

8

ブックを設定する

10

アドレスデータを一括削除する

12

アドレス帳の運用

13

絞り込みを設定する

13

人名データや会社データをCSVファイルから読み込む

15

人名データや会社データをCSVファイルに書き出す

15

ブックごとにアドレスデータを一括削除する

16

アプリケーション操作マニュアル

17

アドレス帳の操作

17

アドレス帳とは

17

アドレス帳でできること

17

画面の見かた

17

アドレス帳を閲覧する

18

アドレス帳を検索する

20

アドレス帳を登録する

22

個人情報を登録する

22

会社情報を登録する

23

アドレス帳を変更する

25

アドレス帳の登録内容を変更する

25

個人用の登録情報を変更する

26

所属する会社を変更する

26

所属する人を登録する

26

アドレス帳のデータを削除する

26

個人設定を変更する

27

個人用のアドレスグループを設定する

27

一覧画面の表示方法を変更する

29

非公開の人名データをCSVファイルから読み込む

29

非公開の人名データをCSVファイルに書き出す

30

非公開の人名データを一括削除する

30

アドレス帳を管理しよう

アドレス帳のシステム設定について説明します。 アドレス帳のシステム設定 項⽬ 説明 ⼀般設定 ⼀般設定を変更できます。 ⼀般設定の設定項⽬ ⼈名の項⽬ ⼈名の項⽬を設定できます。 会社の項⽬ 会社情報の項⽬を設定できます。 ブックの管理 アドレスデータを分類するブックと、ブックごとのアクセス権や運⽤管理者を設定できます。 アドレスデータの⼀括削除 登録されているアドレスデータをブックごとにまとめて削除できます。 ⼀般設定を変更する ⼈名の項⽬を設定する 会社情報の項⽬を設定する ブックを設定する アドレスデータを⼀括削除する

⼀般設定を変更する

アドレス帳の⼀般設定では、「⼈名の登録」画⾯に表⽰される「公開/⾮公開」項⽬の初期値を設定します。 実際にアドレス帳を公開するかどうかについては、ユーザーが個々のデータごとに設定します。

「システム設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーションの

アドレス帳

>

⼀般設定

の順にクリックする

必要な項⽬を設定し、

設定する

をクリックする

⼀般設定の設定項⽬ 項⽬ 説明 初期値の設定 初期値を⾮公開に設定する場合は、「公開⽅法の初期値を「⾮公開」にする」を選択しま_す。

⼈名の項⽬を設定する

「⼈名の登録」画⾯に表⽰される個⼈情報の項⽬を設定します。 項⽬には、あらかじめ設定されている「標準の項⽬」と、システム管理者が必要に応じて追加する「カスタマイズ可能な項 ⽬」があります。 「標準の項⽬」を変更する 「カスタマイズ可能な項⽬」を設定する

「標準の項⽬」を変更する

⼈名の「標準の項⽬」に設定されている項⽬は、次のとおりです。表⽰順は変更できません。 名前 よみ 役職 Tel E-mail 画像 メモ 「名前」と「よみ」の項⽬は設定を変更できません。

「システム設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーションの

アドレス帳

>

⼈名の項⽬

の順にクリックする

「標準の項⽬」欄で、変更する項⽬の

変更する

をクリックする

必要な項⽬を設定し、

変更する

をクリックする

「標準の項⽬」の変更項⽬ 項⽬ 説明 項⽬の使⽤ 項⽬を使⽤しない場合、「使⽤しない」を選択します。_{E-mail項⽬には表⽰されません。} 必須 必須項⽬にする場合、「必須項⽬である」を選択します。_{画像項⽬には表⽰されません。} 項⽬の使⽤を停⽌すると 「⼈名の詳細」画⾯の「個⼈情報」欄に、項⽬が表⽰されません。 「項⽬の設定(⼈名)」画⾯で、項⽬名がグレー表⽰になります。 「CSVファイルへの書き出し(⼈名データ)」画⾯の「項⽬⼀覧」に、項⽬名が表⽰されません。

「カスタマイズ可能な項⽬」を設定する

「カスタマイズ可能な項⽬」を削除すると、各アドレス帳に登録されている内容も削除されます。「カス

タマイズ可能な項⽬」を削除する場合は注意してください。 office 9 パッケージ版の場合、重要なデータは削除の前にバックアップし、保管することを推奨します。 データをバックアップする CSVファイルからデータを⼊出⼒する

「システム設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーションの

アドレス帳

>

⼈名の項⽬

の順にクリックする

「カスタマイズ可能な項⽬」欄で、必要な項⽬を設定する

「カスタマイズ可能な項⽬」の操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 追加 追加する 「カスタマイズ可能な項⽬」を追加します。 変更 変更する 「カスタマイズ可能な項⽬」を変更します。_{項⽬の⼊⼒タイプは変更できません。} 順番変更 順番変更する 「カスタマイズ可能な項⽬」の表⽰順を変更します。 追加した「カスタマイズ可能な項⽬」は、「標準の項 ⽬」の下に表⽰されます。「カスタマイズ可能な項 ⽬」を、「標準の項⽬」より上には表⽰できません。 削除 削除する 「カスタマイズ可能な項⽬」を削除します。 「カスタマイズ可能な項⽬」の設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 項⽬名 項⽬名を⼊⼒します。 ⼊⼒タイプ 項⽬の⼊⼒タイプを選択します。 その他の設定 設定できる項⽬は、⼊⼒タイプにより異なります。 ⼊⼒タイプの種類 種類 説明 ⽂字列(1⾏) 1⾏のテキスト⼊⼒欄で表⽰される⼊⼒タイプです。 表⽰例 ⽂字列(複数⾏) 複数⾏のテキスト⼊⼒欄で表⽰される⼊⼒タイプです。 表⽰例

メニュー ドロップダウンリストで表⽰される⼊⼒タイプです。 表⽰例 IP電話 1⾏のテキスト⼊⼒欄で表⽰される⼊⼒タイプです。 IP電話アプリケーションに必要な電話番号やIPアドレスなどを⼊⼒します。 表⽰例 ファイル ファイルを添付できるタイプです。 「ファイル添付」は、⼊⼒タイプ別の設定項⽬はありません。 表⽰例 ⼊⼒タイプ別の設定項⽬ 項⽬ 説明 必須 必須項⽬にする場合、「必須項⽬である」を選択します。 メニュー項⽬ ドロップダウンリストの選択項⽬を、表⽰する順番に1⾏1項⽬で⼊⼒します。

会社情報の項⽬を設定する

「会社の登録」画⾯と「⼈名の登録」画⾯に表⽰される会社情報の項⽬を設定します。 項⽬には、あらかじめ設定されている「標準の項⽬」とシステム管理者が、必要に応じて追加する「カスタマイズ可能な項 ⽬」があります。 「標準の項⽬」を変更する 「カスタマイズ可能な項⽬」を設定する

「標準の項⽬」を変更する

会社情報の「標準の項⽬」に設定されている項⽬は、次のとおりです。表⽰順は変更できません。 会社コード 会社よみ 部課 郵便番号 住所 地図 路線 会社Tel

会社Fax URL 「会社名」と「会社よみ」の項⽬は設定を変更できません。

「システム設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーションの

アドレス帳

>

会社の項⽬

の順にクリックする

「標準の項⽬」欄で、変更する項⽬の

変更する

をクリックする

必要な項⽬を設定し、

変更する

をクリックする

「標準の項⽬」の変更項⽬ 変更項⽬は、選択する項⽬名によって異なります。 項⽬ 説明 項⽬の使⽤ 項⽬を使⽤しない場合、「使⽤しない」を選択します。_{「会社コード」の項⽬には表⽰されません。} 必須 必須項⽬にする場合、「必須項⽬である」を選択します。_{「地図」「路線」の項⽬には表⽰されません。} ⾃動連番 会社情報の登録時に、⾃動で連番を設定するがどうかを設定できます。⾃動で連番を 設定する場合、「⾃動で連番を設定する」を選択します。 ⾃動連番を設定すると、「会社の登録」画⾯に「会社コード」の項⽬は表⽰されなく なります。 「会社コード」の項⽬にのみ表⽰されます。 連番桁数 会社コードの桁数をドロップダウンリストから選択します。 項⽬の使⽤を停⽌すると 「会社の詳細」画⾯の「会社情報」欄に、項⽬が表⽰されません。 「項⽬の設定(会社)」画⾯で、項⽬名がグレー表⽰になります。 「CSVファイルへの書き出し(会社データ)」画⾯の「項⽬⼀覧」に、項⽬名が表⽰されません。

「カスタマイズ可能な項⽬」を設定する

「カスタマイズ可能な項⽬」を設定します。 「カスタマイズ可能な項⽬」を削除すると、各アドレス帳に登録されている内容も削除されます。「カス タマイズ可能な項⽬」を削除する場合は注意してください。 office 9 パッケージ版の場合、重要なデータは削除の前にバックアップし、保管することを推奨します。 データをバックアップする CSVファイルからデータを⼊出⼒する

「システム設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーションの

アドレス帳

>

会社の項⽬

の順にクリックする

「カスタマイズ可能な項⽬」欄で、必要な項⽬を設定する

「カスタマイズ可能な項⽬」の操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 追加 追加する 「カスタマイズ可能な項⽬」を追加します。 変更 変更する 「カスタマイズ可能な項⽬」を変更します。_{項⽬の⼊⼒タイプは変更できません。} 順番変更 順番変更する 「カスタマイズ可能な項⽬」の表⽰順を変更します。 追加した「カスタマイズ可能な項⽬」は、「標準の項⽬」の 下に表⽰されます。「カスタマイズ可能な項⽬」を、「標準 の項⽬」より上には表⽰できません。 削除 削除する 「カスタマイズ可能な項⽬」を削除します。 「カスタマイズ可能な項⽬」の設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 項⽬名 項⽬名を⼊⼒します。 ⼊⼒タイプ 項⽬の⼊⼒タイプを選択します。 その他の設定 設定できる項⽬は、⼊⼒タイプにより異なります。 ⼊⼒タイプの種類 種類 説明 ⽂字列(1⾏) 1⾏のテキスト⼊⼒欄で表⽰される⼊⼒タイプです。 表⽰例 ⽂字列(複数⾏) 複数⾏のテキスト⼊⼒欄で表⽰される⼊⼒タイプです。 表⽰例 メニュー ドロップダウンリストで表⽰される⼊⼒タイプです。 表⽰例 IP電話 1⾏のテキスト⼊⼒欄で表⽰される⼊⼒タイプです。 IP電話アプリケーションに必要な電話番号やIPアドレスなどを⼊⼒します。 表⽰例

ファイル ファイルを添付できるタイプです。 「ファイル添付」は、⼊⼒タイプ別の設定項⽬はありません。 表⽰例 ⼊⼒タイプ別の設定項⽬ 項⽬ 説明 必須 必須項⽬にする場合、「必須項⽬である」を選択します。 メニュー項⽬ ドロップダウンリストの選択項⽬を、表⽰する順番に1⾏1項⽬で⼊⼒します。

ブックを設定する

アドレスデータを分類する「ブック」を設定します。 ブックは、「アドレス帳(⼀覧)」画⾯に表⽰されます。アドレスデータは、ブックの中で⼈名⼀覧と会社⼀覧にさらに分 類されて登録されます。アドレス帳のアクセス権や運⽤管理者を、ブックごとに設定できます。 ブックを削除すると、削除するブックに登録されているアドレスデータも削除されます。 ブックを削除すると、削除したブックやブックに登録されているアドレスデータは、元に戻せません。 ブックを削除する場合は注意してください。 office 9 パッケージ版の場合、重要なデータは削除の前にバックアップし、保管することを推奨します。 データをバックアップする CSVファイルからデータを⼊出⼒する 共有アドレス帳について 共有アドレス帳は、すべてのユーザーが閲覧できます。アクセス権は設定できません。共有アドレス帳に は、⾮公開のアドレスデータを追加できます。 Office 7以前の製品からバージョンアップして製品を使⽤している場合、旧製品のアドレスデータは、す べて共有アドレス帳に登録されています。 初期設定では、すべてのユーザー(「全員」)に「閲覧・変更・作成・削除が可能」のアクセス権が設定さ れています。 アクセス権を設定したブックは、「ブックの管理」画⾯の「アクセス制限」欄に「制限あり」と表⽰され ます。

「閲覧のみ」のアクセス権もないユーザーには、「アドレス帳(⼀覧)」画⾯にブック⾃体が表⽰されませ ん。

「システム設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーションの

アドレス帳

>

ブックの管理

の順にクリックする

必要な項⽬を設定する

ブックの操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 追加 追加する ブックを追加します。 変更 変更する ブックの設定を変更します。 順番変更 順番変更する ブックの表⽰順を変更します。 削除 削除する ブックを削除します。 アクセス権 アクセス権と運⽤管理者を変更する 指定したブックに対して、グループごとやユーザー ごとのアクセス権を設定します。 アクセス権を設定する 運⽤管理 ブックごとに運⽤管理者を設定します。 運⽤管理者を変更する 共有アドレス帳の運⽤管理者を設定します。 ブックの設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 ブック名 ブック名を⼊⼒します。 アクセス権の設定項⽬ 項⽬ 操作 ブックの閲覧 ブックの変更 ブックの作成 ブックの削除 閲覧のみ ○ × × × 閲覧・変更・作成・削除が可能 ○ ○ ○ ○ 運⽤管理者の設定項⽬ 項⽬ 説明 全員を運⽤管理者に登録する すべてのユーザーを運⽤管理者に登録する場合に選択します。

特定のユーザーを指定する 特定のユーザーを運⽤管理者に登録する場合に選択し、登録するユーザーを_{選択します。} 次のようなアクセス権を設定できます。 ブックAに対して、Aさんは閲覧しかできないが、Bさんはアドレスデータの登録や変更もできる。

アドレスデータを⼀括削除する

ブックごとに登録されているアドレスデータをまとめて削除します。 アドレスデータを⼀括削除すると、登録されているすべてのアドレスデータが削除され、元に戻せませ ん。アドレスデータを削除する場合は注意してください。 office 9 パッケージ版の場合、重要なデータは削除の前にバックアップし、保管することを推奨します。 データをバックアップする CSVファイルからデータを⼊出⼒する 削除対象のアドレスデータが多いときは、⼀度の操作で削除されず、処理を続けるかどうかを確認する メッセージが表⽰される場合があります。確認メッセージはすべてのアドレスデータが削除されるまで表 ⽰されます。 削除する をクリックし、残りのアドレスデータを削除してください。 共有アドレス帳のアドレスデータの⼀括削除では、公開されているアドレスデータのみ削除されます。⾮ 公開のアドレスデータは削除されません。 システム管理者は、「アドレス帳(⼀覧)」画⾯からアドレスデータを表⽰し、登録されているアドレス データを個別に削除できます。 ユーザーマニュアル：アドレス帳のデータを削除する 運⽤管理者は、「運⽤管理」画⾯で管理権限のあるブックのアドレスデータをまとめて削除できます。 ブックごとにアドレスデータを⼀括削除する

「システム設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーションの

アドレス帳

>

アドレスデータの⼀括削除

の順にクリックす

る

削除対象のブックを選択し、

削除する

をクリックする

削除する場合は、

⼀括削除する

をクリックする

アドレス帳を運⽤しよう

アドレス帳の運⽤管理について説明します。 運⽤管理者は、システム管理者によって指定されたユーザーです。 アドレス帳の運⽤管理者に登録されたユーザーは、「アドレス帳(⼀覧)」画⾯に 運⽤管理が表⽰されます。 アドレス帳の運⽤管理項⽬ 分類 項⽬ 説明 ⼈名 CSVファイルからの読み 込み ⼈名データをCSVファイルから読み込みます。 CSVファイルへの書き出 し ⼈名データをCSVファイルに書き出します。 会社 絞り込み 会社の絞り込みを設定します。 CSVファイルからの読み 込み 会社データをCSVファイルから読み込みます。 CSVファイルへの書き出 し 会社データをCSVファイルに書き出します。 アドレス帳 アドレスデータの⼀括削 除 ブックごとにアドレスデータをまとめて削除します。 絞り込みを設定する ⼈名データや会社データをCSVファイルから読み込む ⼈名データや会社データをCSVファイルに書き出す ブックごとにアドレスデータを⼀括削除する

絞り込みを設定する

「アドレス帳(会社⼀覧)」画⾯に表⽰される、会社情報を条件ごとに分類して表⽰させる「絞り込み」を設定します。 特定のユーザーが作成した会社情報のみを表⽰させたり、特定の⽇付以降に作成された会社情報のみを表⽰させたりでき ます。

利⽤ユーザーを設定し、絞り込みを使⽤するユーザーを制限できます。 絞り込み条件を設定する場合、次の点に注意してください。 システム管理者の設定により、表⽰される項⽬が異なります。 ⼊⼒タイプが「ファイル」の「カスタマイズ可能な項⽬」は、条件に設定できません。

「アドレス帳(⼈名⼀覧)」または「アドレス帳(会社⼀覧)」画⾯を表⽰する

運⽤管理

をクリックし、 会社の

絞り込み

をクリックする

ブックを選択し、必要な項⽬を設定する

絞り込みの操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 追加 追加する 絞り込みを追加します。 再利⽤する 追加した絞り込みを再利⽤して追加します。 絞り込み名、絞り込み条件、または利⽤ユーザーの設 定を再利⽤できます。 異なるブックに追加する場合は、ブック欄で追加する ブックを選択します。 変更 変更する 絞り込みの設定内容を変更します。 順番変更 順番変更する 絞り込みの表⽰順を変更します。 削除 削除する 絞り込みを削除します。 絞り込みの設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 絞り込み名 絞り込み条件の名称を⼊⼒します。 絞り込み条件 絞り込みの条件を設定します。

利⽤ユーザー 利⽤するユーザーの条件を選択します。 「特定のユーザーが利⽤する」を選択した場合は、利⽤するユーザーを設定しま す。

⼈名データや会社データをCSVファイルから読み込む

CSVファイルを作成する場合の注意点については、次のページを参照してください。 CSVファイルを作成するときの注意点 CSVファイルで管理できる項⽬については、次のページを参照してください。 アドレス帳：CSVファイルで管理できる項⽬ ⼈名データの読み込みについて ⼈名データは、CSVファイルで読み込むと、同じ名前があってもデータは上書きされず、新規追加にな ります。 よくある質問と答え(FAQ)

「アドレス帳(⼈名⼀覧)」画⾯または「アドレス帳(会社⼀覧)」画⾯を表⽰する

運⽤管理

をクリックし、 ⼈名または 会社の

CSVファイルからの読み込み

をク

リックする

ブックを選択し、 参照 をクリックしてファイルを選択し、

次に、ファイルの中⾝を確認する>>

をクリックする

CSVファイルの中⾝とアドレス帳の項⽬の関連付けをドロップダウンリストから選択する

CSVファイルの先頭⾏に項⽬名が⼊っている場合、「先頭⾏を項⽬名として無視する」を選択します。

読込む中⾝を確認して、

読み込む

をクリックする

⼈名データや会社データをCSVファイルに書き出す

CSVファイルで管理できる項⽬については、次のページを参照してください アドレス帳：CSVファイルで管理できる項⽬ ⼈名データのうち、CSVファイルに書き出されるのは、公開されている⼈名データのみです。各ユー ザーが⾮公開としている⼈名データは書き出されません。 ⼊⼒タイプが「ファイル」の項⽬に添付したファイルは、CSVファイルに書き出せません。 使⽤を停⽌した項⽬は、CSVファイルに書き出せません。

「アドレス帳(⼈名⼀覧)」画⾯または「アドレス帳(会社⼀覧)」画⾯を表⽰する

運⽤管理

をクリックし、 ⼈名または 会社の

CSVファイルへの書き出し

をクリッ

クする

ブックと書き出す項⽬を設定し、

書き出す

をクリックする

表⽰される画⾯にしたがって、ファイルを保存します。 CSVファイルの先頭⾏に項⽬名を⼊れる場合、「先頭⾏に項⽬名を書き出す」を選択します。

CSVファイルに書き出し、ファイルを保存する

表⽰される画⾯にしたがってファイルを保存します。

ブックごとにアドレスデータを⼀括削除する

ブックごとに登録されているアドレスデータをまとめて削除します。 運⽤管理権限のあるブックのみ、アドレスデータをまとめて削除できます。 アドレスデータを⼀括削除すると、登録されているすべてのアドレスデータが削除され、元に戻せませ ん。アドレスデータを削除する場合は注意してください。 Office 9 パッケージ版の場合、重要なデータは、削除の前にバックアップし、保管することを推奨しま す。 データをバックアップする CSVファイルからデータを⼊出⼒する 共有アドレス帳のアドレスデータの⼀括削除では、公開されているアドレスデータのみ削除されます。 ⾮公開のアドレスデータは削除されません。

「アドレス帳(⼈名⼀覧)」または「アドレス帳(会社⼀覧)」画⾯を表⽰する

運⽤管理

をクリックし、 アドレス帳の

アドレスデータの⼀括削除

をクリックする

削除対象のブックを選択し、

削除する

をクリックする

削除する場合は、

⼀括削除する

をクリックする

アドレス帳を使ってみよう

アドレス帳の操作⽅法について説明します。 アドレス帳とは アドレス帳を閲覧する アドレス帳を検索する アドレス帳を登録する アドレス帳を変更する アドレス帳のデータを削除する 個⼈設定を変更する

アドレス帳とは

アドレス帳でできること 画⾯の⾒かた

アドレス帳でできること

アドレス帳 とは、取引先などの社外のアドレス情報(個⼈情報または会社情報)を管理し、他のユーザーと共有できる アプリケーションです。 アドレス情報は、ブックごとに管理され、⼈名⼀覧と会社⼀覧の2種類のタブに分類されています。会社に所属する⼈や所 属する会社のように、それぞれのデータを紐付けて管理できます。 また、アドレスデータは、「個⼈⽤のアドレスグループ」を設定して、⾃分の利⽤しやすいように分類できます。 共有アドレス帳の個⼈情報は、⾮公開で登録することで、ユーザー固有のアドレス帳として利⽤できます。 オプション製品の 報告書 を利⽤すると、会社情報に関連付けて報告書を作成し、会社ごとの報告書の履歴や予定の⼀ 覧を確認できます。 製品内に登録されているユーザーの情報については、次のページを参照してください。 ユーザー名簿 システム管理者の設定により、⼀部の操作を制限されている場合があります。

画⾯の⾒かた

トップページで アドレス帳 をクリックすると、「アドレス帳(⼀覧)」画⾯が表⽰されます。 「アドレス帳(⼀覧)」画⾯には、⾃分や他のユーザーが書き込んだアドレス情報が⼀覧で表⽰されます。

アドレス帳を閲覧する

「アドレス帳(⼈名⼀覧)」画⾯または「アドレス帳(会社⼀覧)」画⾯を表⽰する

ブックを選択し、閲覧するアドレス帳の⼀覧をクリックする

アドレス帳のブック 項⽬ 説明 共有アドレス帳 共有アドレス帳に登録されているアドレスデータが⼀覧で表⽰されます。 共有アドレス帳に、公開で登録したアドレスデータは、すべてのユーザーが閲覧でき ます。 ⾮公開で登録したアドレスデータは、登録したユーザーのみ閲覧できます。 ブック名 選択したブックに登録されているアドレスデータが⼀覧で表⽰されます。_{アクセス権のあるブックのみ画⾯に表⽰されます。} アドレス帳の⼀覧 項⽬ 説明 ⼈名⼀覧 登録されている⼈のアドレスデータが⼀覧で表⽰されます。 会社⼀覧 登録されている会社のアドレスデータが⼀覧で表⽰されます。

ドロップダウンリストから個⼈⽤アドレスグループまたは絞込を選択する

個⼈⽤アドレスグループのメニュー項⽬ 項⽬ 説明 (すべて) アドレス帳に登録されているすべての⼈名が表⽰されます。 (⾮公開) ⾮公開に設定した⼈名のみが表⽰されます。_{共有アドレス帳の⼈名⼀覧でのみ選択できます。} グループ 選択したグループに登録されている⼈名が表⽰されます。

絞込メニュー項⽬ 項⽬ 説明 (すべて) アドレス帳に登録されているすべての会社名が表⽰されます。 (担当) 担当者に設定された会社名のみ表⽰されます。 グループ 選択したグループに登録されている会社名が表⽰されます。

閲覧する

⼈名

または

会社名

をクリックし、個⼈情報または会社情報の詳細を閲覧する

アドレス帳は、次の画⾯からも閲覧できます。 トップページのアドレス帳パーツ 「アドレス帳」パーツを操作する ｢⼈名の詳細｣画⾯は、次の画⾯からも表⽰できます。 ｢会社の詳細｣画⾯で、｢所属している⼈｣欄の ⼈名 をクリック ｢⼈名の詳細｣画⾯で、｢会社情報｣欄の ⼈名 をクリック スケジュール、報告書、またはカスタムアプリの画⾯からアドレス帳のデータを閲覧できます。 予定に関連したアドレス帳のデータの閲覧 アドレス帳データの閲覧(報告書) 「レコード⼀覧」画⾯の⾒かた 「レコードの詳細」画⾯の⾒かた ｢⼈名の詳細｣または｢会社の詳細｣画⾯で、｢会社情報｣欄の 会社情報の表⽰ をクリックすると「ネット連 携サービス」を利⽤し、会社情報を閲覧できます。 画⾯に表⽰されるアイコンについて 「アドレス帳(⼀覧)」／「アドレス帳の詳細」画⾯に表⽰されるアドレスデータのアイコンについて説明 します。 アイコン 説明 個⼈情報を表しています。 ⾮公開の個⼈情報を表しています。 会社情報を表しています。 表⽰する 隠す 設定した地図を表⽰するかどうかを切り替えます。 継続サービスライセンスがない場合は、表⽰されません。 アドレス帳では、次の操作もできます。 会社に関連した予定や報告書の閲覧 ・ ｢会社の詳細｣画⾯で、「報告書⽤の登録情報」欄の 予定⼀覧または 履歴⼀覧 をクリック ・ ｢会社の詳細｣画⾯で、「報告書⽤の登録情報」欄の 予定⼀覧 をクリックし、 報告書(議 事録)を閲覧する をクリック 会社に関連した報告書の作成 ・ ｢会社の詳細｣画⾯で、「報告書⽤の登録情報」欄の 報告書を作成する をクリック ・ ｢会社の詳細｣画⾯で、「報告書⽤の登録情報」欄の 予定⼀覧 をクリックし、報告書を作成 する予定の「予定の詳細」画⾯で、 その他の操作 > 報告書(議事録)を書く の順にクリック 各予定に関する報告書(議事録)を作成されていない場合は、未報告と表⽰されます。

会社ごとの担当者の設定 ・ ｢会社の詳細｣画⾯で、「報告書⽤の登録情報」欄の 担当者を変更する をクリック ・ 担当者の設定は、報告書からも変更できます。 「アドレス帳」に登録されている会社ごとの担当者の設定 個⼈⽤アドレスグループと絞込について アドレス帳 では、個⼈⽤アドレスグループと絞込を利⽤してデータを絞り込みできます。 個⼈⽤アドレスグループは各ユーザーが作成し、個⼈情報を分類するために使⽤します。絞り込みは運⽤ 管理者が設定し、会社情報を分類するために使⽤します。 個⼈⽤のアドレスグループを設定する 個⼈設定で、「アドレス帳(⼀覧)」画⾯に表⽰する項⽬を変更できます。 ⼀覧画⾯の表⽰⽅法を変更する Office 9 パッケージ版で、次の機能を使⽤するには、継続サービスライセンスが必要です。 企業情報の閲覧 地図の表⽰

アドレス帳を検索する

キーワードや条件を指定し、アドレス帳を検索します。 アドレス帳の検索は、表⽰しているブックに関係なく、すべてのブックから検索します。検索するブックを絞り込む場合 は、詳細検索で検索するブックを選択します。

「アドレス帳(⼈名⼀覧)」画⾯または「アドレス帳(会社⼀覧)」画⾯を表⽰する

検索のテキスト欄にキーワードを⼊⼒し、

⼈名検索

または

会社検索

をクリックする

AND検索する場合は、⽂字列と⽂字列の間に半⾓または全⾓のスペースを⼊⼒します。 詳細条件を指定する場合は、検索ボタン欄横の詳細検索 をクリックします。 アドレス帳の詳細検索

⼈名

または

会社名

をクリックし、検索結果を確認する

該当するアドレス情報が、「よみ」に設定された⽂字の五⼗⾳順に表⽰されます。 再検索する場合は、検索のテキスト欄にキーワードを⼊⼒し、 ⼈名検索 または 会社検索 をクリックします。 アドレス帳の検索では、登録されている⼈名⼀覧または会社⼀覧の中から次の条件で検索します。 アドレス帳の検索対象 アドレス帳 ⼈名⼀覧 次の項⽬にキーワードが含まれているかどうかを検索しま す。 使⽤していない項⽬は検索対象から除外されます。 姓 名 姓よみ 名よみ 役職

Tel Mail メモ カスタマイズ項⽬1 所属する会社情報 ・ 会社コード(完全に⼀致した場合のみ) ・ 会社名 ・ 会社よみ ・ 部課 ・ 郵便番号 ・ 住所 ・ 会社Tel ・ 会社Fax ・ URL ・ カスタマイズ項⽬1 会社⼀覧 次の項⽬にキーワードが含まれているかどうかを検索しま す。 使⽤していない項⽬は検索対象から除外されます。 会社名 会社名よみ 部課 郵便番号 住所 会社Tel 会社Fax URL カスタマイズ項⽬1 所属する個⼈情報 ・ 姓 ・ 名 ・ 姓よみ ・ 名よみ ・ 役職 ・ Tel ・ Mail ・ メモ ・ カスタマイズ項⽬1 1_{:ファイル以外} アドレス帳の詳細検索 検索ボタン横の詳細検索 をクリックすると、検索条件を指定し、検索対象を絞り込みできます。 指定できる検索条件は、次のとおりです。 検索条件の設定項⽬

項⽬ 説明 対象ブック 検索するブックを選択します。_{すべてのブックから検索する場合は、「(全ブック)」を選択します。} 結果表⽰ 1画⾯に表⽰する検索結果の件数を選択します。 検索条件 検索対象を絞り込む条件を設定します。 トップページで製品内検索機能や「アドレス帳」パーツを使⽤しても、アドレス帳を検索できます。

アドレス帳を登録する

アドレス帳に個⼈情報や会社情報登録します。 ブックのアクセス権の設定により、アドレスデータを登録できない場合があります。 アドレス帳には、個⼈情報と会社情報のアドレスデータを登録できます。個⼈情報に所属する会社を設定したり、会社情報 に所属している⼈を登録したりできます。 個⼈情報を登録する 会社情報を登録する

個⼈情報を登録する

「アドレス帳(⼈名⼀覧)」画⾯を表⽰する

⼈名を登録する

をクリックする

必要な項⽬を設定する

⼈名の登録の設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 ブック名 個⼈情報を登録するブックを選択します。 公開 ⾮公開 登録する個⼈情報を、公開するかどうかを選択します。 共有アドレス帳の⼈名⼀覧でのみ選択できます。 ⾮公開の個⼈情報とは 名前 登録する⼈の姓名を⼊⼒します。 よみ 名前のよみを⼊⼒します。 役職 役職名を⼊⼒します。 Tel 電話番号を⼊⼒します。 E-mail メールアドレスを⼊⼒します。

画像 画像ファイルを設定します。 メモ 追記情報を⼊⼒します。 その他の項⽬ システム管理者によって⼊⼒項⽬が設定されている場合は、設定された項⽬が表⽰されま す。 必要に応じて項⽬を設定します。

アドレスグループを選択する

新しくアドレスグループを作成する場合は、 ←新規作成 をクリックし、アドレスグループを追加します。 個⼈⽤のアドレスグループを設定する

所属する会社情報を設定する

所属する会社情報を登録する場合は、「所属する会社情報を登録する」を選択し、会社情報を登録します。 会社情報を登録する アドレス帳に登録されている会社情報を利⽤する場合は、 アドレス帳に登録済みの会社情報を利⽤する をクリッ クし、利⽤する会社情報の ←利⽤する をクリックします。 アドレス帳に登録されている会社情報の利⽤を中⽌し、新しく会社情報を作成する場合は、 新規に会社情報を登録 する をクリックし、所属する会社情報を登録します。

内容を確認し、

登録する

をクリックする

個⼈情報は、次の画⾯からも登録できます。 ヘッダーで、[リンク]をクリックし、[ 始めるメニュー]にマウスオーバーして、[ アドレスを 登録する]をクリック 「会社の詳細」画⾯で、「所属している⼈」欄の 登録する をクリック ｢⼈名の詳細｣画⾯で、 再利⽤する をクリック 表⽰しているアドレスデータのすべての項⽬を再利⽤し、アドレスデータを作成できます。 差出⼈のアドレスデータの登録 ・ 「メールの詳細」画⾯で、差出⼈の横の アドレス帳に登録する をクリック ・ 「メールの詳細」画⾯で、 その他の操作 > 差出⼈をアドレス帳に登録する の順にク リック ⾮公開の個⼈情報とは 他のユーザーが閲覧できるように公開するか、個⼈で使⽤するために⾮公開にするかを設定します。 個⼈情報を⾮公開で登録すると、登録したアドレスデータは他のユーザーから閲覧できません。 共有アドレス帳 のみ⾮公開の個⼈情報を登録できます。 ⾮公開の個⼈情報は、「アドレス帳(⼈名⼀覧)」画⾯で名前の左に が表⽰されます。「⼈名の詳細」画 ⾯では名前の右に(⾮公開)と表⽰されます。会社情報は、⾮公開で登録できません。 所属する会社情報を設定するとき、異なるブックに登録されている会社情報を利⽤する場合は、選択した 会社情報が登録先のブックに新規に追加されます。

会社情報を登録する

「アドレス帳(会社⼀覧)」画⾯を表⽰する

会社を登録する

をクリックする

必要な項⽬を設定し、

登録する

をクリックする

登録済みの会社情報と重複しないかどうかを確認する場合は、 登録済みデータと重複確認する をクリックし、登 録されている会社情報を検索します。 会社の登録の設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 ブック名 会社を登録するブックを選択します。 会社名 登録する会社の名称を⼊⼒します。会社名を⼊⼒し、 →企業情報を表⽰ をクリックする と、別ウィンドウで企業情報検索の画⾯が表⽰され、企業情報を検索できます。 企業情報を検索する 会社よみ 会社名のよみを⼊⼒します。 部課 部課名を⼊⼒します。 郵便番号 郵便番号を⼊⼒します。郵便番号を⼊⼒し、 ←住所を表⽰ をクリックすると、郵便番号 から住所を検索できます。 郵便番号から住所を検索する 住所 会社の住所を検索します。 地図 住所を⼊⼒し、 ←地図を検索 をクリックすると、周辺地図を検索し、アドレス帳に地図 を取り込めます。 地図を表⽰する 路線 ←路線を検索 をクリックすると、路線情報を検索し、経路／所要時間／⽚道運賃を取り 込めます。 路線を検索する 会社Tel 会社の電話番号を⼊⼒します。 会社Fax 会社の Fax 番号を⼊⼒します。 URL 会社のホームページや、会社に関するホームページの URL を⼊⼒します。 その他の項⽬ システム管理者によって、⼊⼒項⽬が設定されている場合は、設定された項⽬が表⽰され_{ます。必要に応じて項⽬を設定します。} 個⼈情報は、次の画⾯からも登録できます。 ｢会社の詳細｣画⾯で、 再利⽤する をクリック 表⽰しているアドレスデータのすべての項⽬を再利⽤し、アドレスデータを作成できます。ただし、 所属するユーザーや担当者は再利⽤できません。 アドレス帳データの利⽤について アドレス帳に登録されたアドレス帳データは、スケジュールや報告書、⼊⼒タイプが「データ参照(アドレ ス帳)」の項⽬が含まれているアプリと連携して利⽤できます。

「予定の登録」画⾯で、「会社情報」の ←アドレス帳から取り込む をクリックし、利⽤する会社 情報の会社名横の ←利⽤する をクリック 「報告書の作成」画⾯で、「会社」欄の ←アドレス帳から追加 をクリックし、利⽤する会社情報 の会社名横の ←利⽤する をクリック 「レコードの登録」／「レコードの編集」／「レコードの登録(再利⽤)」画⾯で、 ←アドレス帳から取り込む･･･ をクリックし、利⽤する会社情報の会社名横の ←利⽤する をク リック 会社情報の詳細を確認して登録する場合は、「会社の情報の選択」画⾯で、 企業名 をクリックし、 ←利⽤する をクリックしてもアドレス帳データを利⽤できます。 該当するアドレス帳のデータが登録されていない場合や、新規に利⽤するアドレス帳のデータを登録する 場合は、 新規に会社を登録する をクリックし会社情報を登録します。 Office 9 パッケージ版で、次の機能を使⽤するには、継続サービスライセンスが必要です。 企業情報の検索 郵便番号からの住所検索 地図の検索 路線の検索

アドレス帳を変更する

アドレス帳の情報を変更します。 ブックのアクセス権の設定により、アドレスデータを変更できない場合があります。 会社情報を変更した場合、その会社に所属している⼈の個⼈データの会社情報に変更内容が反映されます。 アドレス帳の登録内容を変更する 個⼈⽤の登録情報を変更する 所属する会社を変更する 所属する⼈を登録する

アドレス帳の登録内容を変更する

「⼈名の詳細」画⾯または「会社の詳細」画⾯を表⽰する

｢個⼈情報｣欄または｢会社情報｣欄の

変更する

をクリックする

必要な項⽬を変更し、

変更する

をクリックする

⼈名の登録の設定項⽬ 会社の登録の設定項⽬ 会社情報を変更すると、関連づけられているすべての個⼈情報の詳細に表⽰される会社情報に、変更内容 が反映されます。 会社情報に地図または路線が登録されている場合、それぞれの項⽬に表⽰されている クリア をクリッ クすると、地図または路線のデータを削除できます。地図欄に表⽰させる 編集する をクリックすると、 設定されている地図の設定を変更できます。

⼈名情報を変更する場合 ⼈名を登録したユーザーだけに、公開/⾮公開を選択するラジオボタンが表⽰されます。

個⼈⽤の登録情報を変更する

個⼈⽤のアドレスグループを変更します。

「⼈名の詳細」画⾯を表⽰する

「○○さん⽤の登録情報」欄の

変更する

をクリックする

個⼈⽤アドレスグループを選択し、

変更する

をクリックする

新しくアドレスグループを作成する場合は、 ←新規作成 をクリックし、アドレスグループを追加します。

所属する会社を変更する

「⼈名の詳細」画⾯を表⽰する

「会社情報」欄の

別の会社に所属させる

をクリックする

変更先の会社名の

←所属する

をクリックする

会社情報との関連付けを解除する場合は、 所属させない をクリックます。 「会社情報の詳細」画⾯を表⽰し、会社名横の ←所属する をクリックしても、アドレス帳のデータを利⽤できま す。 会社情報が未設定の場合は、 会社に所属させる をクリックし、所属する会社を設定できます。

所属する⼈を登録する

登録されている会社に所属する⼈を登録します。

「会社の詳細」画⾯を表⽰する

「所属している⼈」欄の

登録する

をクリックする

必要な項⽬を設定し、

登録する

をクリックする

⼈名の登録の設定項⽬

アドレス帳のデータを削除する

アドレスデータを1件ずつ削除します。 会社データを削除すると、削除した会社に所属する⼈のデータから会社情報が削除されます。削除した会社に所属する⼈の データ⾃体は削除されません。 次の条件をすべて満たす場合に、アドレスデータを削除できます。 アクセス権の設定により、削除する権限が付与されている。 データを登録したユーザーまたはシステム管理者である。

「⼈名の詳細」画⾯または「会社の詳細」画⾯を表⽰する

削除する

をクリックする

削除する場合は、

削除する

をクリックする

個⼈設定から追加した⾮公開の⼈名データをまとめて削除できます。 ⾮公開の⼈名データを⼀括削除する

個⼈設定を変更する

アドレス帳では、次の設定を個⼈設定で変更できます。 アドレス帳の個⼈設定 項⽬ 説明 個⼈⽤アドレスグループ 個⼈⽤のアドレスグループを設定できます。 表⽰の設定 「アドレス帳(⼀覧)」画⾯に表⽰される項⽬を設定できます。 CSVファイルからの読み込み(⾮公開の⼈名データ) ⾮公開の⼈名データをCSVファイルに読み込めます。 CSVファイルへの書き出し(⾮公開の⼈名データ) ⾮公開の⼈名データをCSVファイルに書き出せます。 ⾮公開の全⼈名データの削除 ⾮公開の⼈名データをまとめて削除できます。 個⼈⽤のアドレスグループを設定する ⼀覧画⾯の表⽰⽅法を変更する ⾮公開の⼈名データをCSVファイルから読み込む ⾮公開の⼈名データをCSVファイルに書き出す ⾮公開の⼈名データを⼀括削除する

個⼈⽤のアドレスグループを設定する

各ユーザーが使いやすいように個⼈情報を分類する特定のユーザーをグループとして登録します。 個⼈⽤アドレスグループは設定したユーザーのみ使⽤できます。他のユーザーからは閲覧できません。

設定した個⼈⽤アドレスグループは、「アドレス帳(⼈名⼀覧)」画⾯のメニューに追加され、ユーザーの⼀覧を画⾯に表⽰ できます。 共有アドレス帳 の⼈名⼀覧で、メニューから(⾮公開の⼈名)を選択し、⾮公開で登録した個⼈情報のみを表⽰できま す。

「個⼈設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーション の

アドレス帳

>

個⼈⽤アドレスグループ

の順にクリック

する

必要な項⽬を設定する

個⼈⽤アドレスグループの操作項⽬ 項⽬ リンク 説明 追加 追加する 個⼈⽤アドレスグループを追加します。 変更 変更する 個⼈⽤アドレスグループの名称や、登録している個⼈情報を変更しま_す。 順番変更 順番変更する 個⼈⽤アドレスグループの表⽰順を変更します。 削除 削除する 個⼈⽤アドレスグループを削除します。 個⼈⽤アドレスグループの設定項⽬ 「*」は必須項⽬です。 項⽬ 説明 グループ情報 追加する個⼈⽤アドレスグループの名称を登録します。 所属情報 個⼈⽤アドレスグループに登録する個⼈情報を選択します。個⼈⽤アドレスグループに登録する個⼈情報を選択します。 登録から外す場合は選択を外します。 「⼈名の登録」画⾯で、個⼈⽤アドレスグループ欄の ←新規作成 をクリックし、個⼈⽤アドレスグルー プを追加できます。個⼈⽤アドレスグループ名を⼊⼒し、 追加する をクリックすると、「⼈名の登録」 画⾯に戻ります。 個⼈⽤アドレスグループを削除しても、削除する個⼈⽤アドレスグループに登録されていた個⼈情報は削

除されません。

⼀覧画⾯の表⽰⽅法を変更する

「アドレス帳(⼀覧)」画⾯に表⽰される項⽬を設定します。 「アドレス帳(⼈名⼀覧)」／「アドレス帳(会社⼀覧)」画⾯を表⽰した場合に、最初に表⽰される個⼈⽤アドレスグループ ／絞込を設定できます。 「アドレス帳(⼀覧)」画⾯に表⽰する項⽬は、システム管理者の設定によって異なる場合があります。 表⽰項⽬で設定した内容は、次の検索結果画⾯の表⽰項⽬に反映されます。 「アドレス帳の検索」画⾯ 「製品内検索」画⾯

「個⼈設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーション の

アドレス帳

>

表⽰の設定

の順にクリックする

必要な項⽬を設定し、

設定する

をクリックする

アドレス帳の表⽰画⾯の設定項⽬ 項⽬ 説明 共有アドレス帳の初期表⽰ 最初に表⽰する個⼈⽤アドレスグループ 共有アドレス帳 で⼈名⼀覧を表⽰するときに、最初に表⽰する個⼈ ⽤アドレスグループを選択します。 最初に表⽰する会社⼀覧絞り込み 共有アドレス帳 で会社⼀覧を表⽰するときに、最初に表⽰する会社 の絞り込み条件を選択します。 ⼈名⼀覧欄の表⽰項⽬ 「アドレス帳(⼈名⼀覧)」画⾯で表⽰する項⽬を選択します。 会社⼀覧欄の表⽰項⽬ 「アドレス帳(会社⼀覧)」画⾯で表⽰する項⽬を選択します。

⾮公開の⼈名データをCSVファイルから読み込む

読み込んだアドレスデータは、 共有アドレス帳 の⼈名⼀覧に追加されます。 CSVファイルを作成する場合の注意点については、次のページを参照してください。 CSVファイルを作成するときの注意点 CSVファイルで管理できる項⽬については、次のページを参照してください。 ⾮公開の⼈名データ：CSVファイルで管理できる項⽬

「個⼈設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーション の

アドレス帳

>

CSVファイルからの読み込み(⾮公開の⼈

名データ)

の順にクリックする

参照 をクリックしてファイルを選択し、

次に、ファイルの中⾝を確認する>>

をクリックす

る

CSVファイルの中⾝とアドレス帳の項⽬の関連付けをドロップダウンリストから選択する

CSVファイルの先頭⾏に項⽬名が⼊っている場合、「先頭⾏を項⽬名として無視する」を選択します。

読込む中⾝を確認して、

読み込む

をクリックする

⾮公開の⼈名データをCSVファイルに書き出す

⼊⼒タイプが「ファイル」の項⽬に添付したファイルは、CSVファイルに書き出せません。 CSVファイルで管理できる項⽬については、次のページを参照してください。 ⾮公開の⼈名データ：CSVファイルで管理できる項⽬

「個⼈設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーション の

アドレス帳

>

CSVファイルへの書き出し(⾮公開の⼈名

データ)

の順にクリックする

書き出す項⽬と順番を設定し、

書き出す

をクリックする

CSVファイルの先頭⾏に項⽬名を⼊れる場合、「先頭⾏に項⽬名を書き出す」を選択します。

CSVファイルに書き出し、ファイルを保存する

表⽰される画⾯にしたがってファイルを保存します。

⾮公開の⼈名データを⼀括削除する

「個⼈設定」画⾯で、「 詳細設定」タブをクリックする

各アプリケーション の

アドレス帳

>

⾮公開の全⼈名データの削除

の順にク

リックする

削除する場合は、

すべて削除する

をクリックする

公開されているアドレスデータを削除する場合は、個別にアドレス帳を削除します。 アドレス帳のデータを削除する