Title
沖縄県公文書館における資料の代替化業務の現状と課題
Author(s)
吉嶺, 昭
Citation
沖縄県公文書館研究紀要 = OKINAWA PREFECTURAL
ARCHIVES BULLETIN OF STUDY(2): 125-130
Issue Date
2000-03-31
URL
http://hdl.handle.net/20.500.12001/8182
沖縄県公文書館 における資料の代替化業務の現状 と課題
吉 嶺
昭
は じめに 沖縄県公文書館 (以下 ｢県公文書館｣ とい う｡)は開館初年度の平成7
年(
1
9
9
5
)1
0
月 よ り館 内マ イクロ 撮影室にてマイクロ化 を中心 とした代替化業務 を行 っている｡マイクロ化は資料保存の一翼 を担 う手段 とし l＼ て､電子化での利用普及が進む中で も認証性､保存性の面で広 く認め られている標準化 された手法媒体であ る｡又､原資料保存の代替策 として記録情報 を保存 しなが ら､代替物 をもって利用 を促進することを可能に している｡ 県公文書館では､保存 と利用の両面及び将来のデジタル化での有効 な媒体であることか ら､資料のマ イク ロ化を中心 とした代替化を積極的に進めている｡ ここでは県公文書館の代替化業務の概要 を過去4年間の業 務 と合わせて紹介 し､今後の業務 においての課題 をまとめてみたい｡ 1.資料保存環境の整備 と代替化の意義 2) 沖縄県は､我が国唯一の亜熱帯海洋性気候である｡年平均気温2
2
.4℃､年相対湿度7
6
%
と高温多湿であ り､ 内陸部であって も海が近い為､空気 中に比較的塩分が多 く含 まれ､叉､台風の常襲地で もある｡他府県 と比 較 して資料保存環境の条件が悪い地域であるといえよう｡ したがって資料保存 については格段 の配慮が必要 である｡ (1) 保存 に適 した施設 県公文書館の立地場所 は､塩害 を避けるため海に面 していない内陸の高台に位置 し､水害､火災､塵 填防止等の環境面で も適切であることか ら当地が選定 された｡建物の構造 も地上 に書庫 を設け湿気､雨 水等の対応 を図っている｡又､屋根 を伝統的赤瓦葺 きに し､壁面 は2
重壁の外側 に遮熱ルーバーを設け たことにより､直射 日光 を遮断 し､外部か らの影響 を受けに くい構造 となっている｡書庫の温 ･湿度は 資料媒体に合わせ､文書保存庫 は室温2
0-2
1
℃､湿度6
0
%
｡フイルムテープ保管庫は室温17℃､湿度4
0
%に設定 し､資料保存環境 を考慮 した もの となっている｡ (2)琉政文書の背景 ･代替化の理由 収蔵資料の コレクシ ョンの一つである1
5
万簿冊余 りの琉球政府文書 (以下 ｢琉政文書｣ とい う｡)は､ 平成7
年に県教育委員会か ら当館 に移管 された｡琉政文書 は沖縄の戦後史を知る上 で も重要 な史料 であ 3) る｡県公文書館 に移管 される以前 は保存環境の恵 まれない倉庫 などに分散保存 され､時には浸水 ､湿気 等の汚損被害 を受けたこともあった とい う｡ 琉政文書のほ とん どが酸性劣化の問題 が指摘 され る酸性 紙を多 く含み､青焼 きな ど情報が消失する恐れのある資料や写真 など多様 な素材 を含んでいる｡ これらの資料は､様々な記録媒体に収め られているが､一方でその保存 ･処置管理 については常 に頭 を悩 ます ところである｡ しか し､資料 は利用 してこそ価値が出る｡そのためにも将来の利用 を保証する 保存処置 ･管理は重要であ り保存処置の一つ としてマイクロ化等の代替化がある｡ 県公文書館では､保存策の一つ としてマ イクロ化 を実施 し､特 に利用頻度が高 く劣化 して閲覧や複写 に耐えられない資料などを中心 に代替物 を作成 して きた｡ (3) マイクロ撮影室設備 と代替化 について マイクロ撮影室は､公文書館管理棟1
階の約6
4
m
2のスペースにマイクロ撮影カメラ､引 き伸 ば し機 を- 1
25-含 む撮影関連機器が整備 (
秦-1
参照 )されてお り､専 門員 を1
名配置 して､撮影､現像 ､複製作 成業 務 を行 っている｡ (義-1)
沖縄県公文書館マ イクロ撮影室撮影関連機器 No. 備 品 名 品 名 取 の扱いメーカー 数量 1 平床式35mmマ イクロカメラ FMAC500LⅡ 富士 フイルム 一式 2 平床式16mmマ イクロカメラ FMAC600DK // // 3 平床式35mmマ イクロカメラ ヒラカワ35型 カメラ 平河工業社 // 4 マ イクロフィルム 自動現像機 Ap-5 富士 フイルム // 5 マ イクロ引 き伸 ば し機 FMES400L // 〟 6 マ イクロ印画紙現像機 FRP42Ⅲ 〟 // 7 マ イクロフィルムプ リンタ- PR-1 // // 8 インスペ クター ミニ コピーインスペ クター35 /I/
/
9 フイルム濃度計 PDA25型 サ クラ // 10 顕微鏡 FM-1200 ビクセ ン // ll フイルム接合機 スプライサ- メトリックスプライサ一社(莱) 〟 12 マ イクロリーダー NEWエ クセル100リーダー 日本マ イクロ /I 13 中型 カメラ RB67PROSD マ ミヤ/
/
14 35mmカメラ α-7Ⅹi ミノル タ // 15 ス トロボ プロフェ ッシ ョナル560MGN ナシ ョナル // 16 スタジオライ ト CT-300 コメッ ト 一式 17 三 脚 プロフェ ッシ ョナルⅡ
SLⅠK 1 18 〟 K-4 K ing // 19 写真用引 き伸 ば し機 FD690 富士 フイルム 一式 20 写真現像流 し台 移動組立式 ハ ンザ 1 21 マ イクロフィルム保存庫 DP-24L 日本マ イクロ〟
通常のマ イクロ撮影以外 に も､彩色資料等のカラーマ イクロ化､酢酸臭 を発 し劣化状態のセルロース エ ステルフ イルム等のデ ュープフイルム作成や地図等大型資料のWP印画紙への引 き伸ば し及びフイル ムの欠落 した写真 プ リン トの複写等 を実施 している｡ 代替化業務 を公文書館 内で実施す ることがで きるのは､資料保存の観点か らも大 きなメリッ トといえ る｡ その理由 と して､①撮影者 との細かい撮影方法 についての確認が取 れる｡(参撮影 に際 し､資料の取 り 扱 いについて も管理で きる｡(参代替化 された成果物の長期保存性 を高めるために撮影か ら現像処理 に至る一連の処置を管理把握できる｡①利用者か らの要望や緊急時の代替化に対応で きる｡⑤委託業者か ら 撮影手法等の経験的な面 を学ぶ ことがで きる等､が挙げられる｡ ① については､基本的に県公文書館仕様の撮影基準に従って行 うが､例えば整理段階で確認できなかっ た情報が見つかった場合 など検討後直接､撮影者 に対 し指示 を出す ことがで きる｡②では､撮影の際に 原本の保護 を強 く要求するのと同時に資料の形態､状態 に合わせて資料保護に最適な撮影方法を選択す ることがで きる｡③では､現像前の現像液等の劣化状態 を確認することがで きる｡交換時期 には速やか に液 を交換 し､フイルムに直接触れるローラー部分 も定期的に洗浄 し､長期保存 に準拠 した媒体の作成 に努めることができる｡④では､閲覧者からの要求により所蔵資料の電子複写 を行 う場合 など､特 に複 写の光源の影響 を受けやすい資料や閲覧に耐えられない劣化資料 などをマイクロ化 し利用者への対応 を 図っている｡⑤ については､専門業者の撮影手法等のノウハ ウを直接学び､検討 し､良点を取 り入れる 事 も効率的かつ最良のマイクロ化につながるもの と考えている｡ (4) マイクロ化の対象 対象資料は､利用頻度が高い劣化資料が中心 となる｡特に閲覧利用で､前述 した理由か ら制限がかけ られた場合 など早急にマイクロ化 を行い､利用 に供するように心がけている｡その際､利用者に対 して､ 一点 しかない資料の保存 を考慮 しての代替化ゆえ､時間を要することを伝え､承諾 を得るように してい る｡現在の利用に対 し迅速に対応する必要性があるのと同時に､将来に於いて も変わらぬ利用を保証で きるようにきちんとした代替化の作業を踏 まなければならない｡ その他､史料的価値が高い貴重書類 もその対象 となっている｡沖縄関係資料収集家政岸秋正氏所蔵の 江戸期から平成 までの沖縄関係資料､約
1
万1
千点の寄贈があ り､その内､彩色地図と古典籍を中心にカ ラーマイクロ化を計画的に実施 している｡又､収集の面か らマイクロ化 を行 うケース もある｡特 に史料 的価値が高 く､将来に於いて残すべ きと判断された場合は所蔵者の了解を得て借用 し､マイクロ化を行っ ている｡マイクロ化に至る一連の業務の流れを下記 に示す｡ 業務フロー 資料情報の記録､並べ替え､撮影 目録及びターゲ ッ ト作成 写真撮影､素材情報等の記録 撮影の為の綴 じ外 し､補修､伸展等 テス ト撮影｡撮影方法の検討 ･確認､濃度確認 撮影 目録記入 判読性､濃度､解像度､撮影漏れ等､撮影情報記録 判読性､濃度､解像度､複製情報記録 情報入力及び出力 ･貼付､マイクロ目録作成 - 127-フイ ルムテ ープ
保
管 庫 定 期 検 査 3年 毎 目 安 に 検 査 ㊨ 専 用 書 架 -活 用 マ イクロ リーダープ リンターにて活用 (5)土地所有 申請書 のマ イクロ化ついて 4) 収蔵資料の中で､ と りわけ利用頻度 の高 い資料 と して土地所有 申請書が挙 げ られる｡土地の境界問題 等 の証拠書類 と して､裁判 の提 出資料 で用 い られ る事例 もある｡酸性紙 に鉛筆書 きで記入 され､指で擦 る と情報が消 えて しまう資料 であ るため､平成7
年 の複製業務開始 に際 し､重点的に取 り組 むことになっ た｡ 撮影 には16mmロール状 マ イクロフィルムを使用 した｡県公文書館 でマイクロ化す る以前 よ りその必要 性 か ら県教育委貞会 県立図書館 史料編 集室で計画的 にマ イクロ化 を実施 して きてお り､残 り3分1程 を当館 で対処 した｡ 土地所有 申請書 は通常 ､小字毎 の簿冊 で地番 が並 び綴 じられているが､地番 の並 び順が狂 い､別の簿 冊の地番書類 が紛 れ込 んでいるの も見 られたため､整理担 当者が地番の並 び替 え作業 と同時 に劣化予防 策 と して県公文書館修復士 大湾 ゆか り氏が検討 ､立案 した中性紙保存箱- の箱詰 め も行 っ た｡ 又 ､撮 影 に支障 を きたす状態 の資料 は伸展 ･補修等 も行 いなが ら進めた｡撮影時 に簿冊の最初 に写 し込 む小字 名 ターゲ ッ トも､整理 の段 階で コンピュー タに登録 し､撮影 日録 と共 に出力す る｡撮影者 は撮 影時 に小 字毎 にフイルムNo.､ コマNo.､ コマ数 を記 入 してい く｡撮影後 は検査 し､異常が見 られない こ とを確認 し た後 に閲覧用 フイルム を作成 した｡その後 ､ ラベ ル を貼 り付 けマ イクロフィルム台帳 と共 に整理担 当者 に引 き渡 される｡ 整理 では保存 用 オ リジナル フィルムはフ イルムテープ保管庫へ ､閲覧用 は専用書架- それぞれ登録配 架 を行 う｡ この ように土地所有 申請書 のマ イクロ化 を含 む一連 の作業 は当館 での資料群単位 でのマ イク ロ化 を実施 してい く上 で良い基本モデルになった と思 う｡又､当時の土地の区画情報 を保存す ることと 同時 に個人の財産 を守 る とい う点か ら意義深 い ものであ った｡ 2.過去4年間の代替化 業務 を通 しての今後 の課題 (1) 撮影計画 過去4年 間で は､土地所有 申請書 の ような劣化 し､利用頻度 の高い資料 が 中心 となった他 ､資料収集 のための撮影及び閲覧者 か らの要求 に応 じて撮影等 を実施 して きた｡今後 も保存 と利用 を結ぶ手段 とし て代替化 を実施 してい きたい｡ さらに県公文書館 の活動 内容 の周知 を図 る 目的で､イ ンター ネ ッ トなど を利用 した広い範囲- の情報提供 を行 うためのデ ジタル化 も必要 となって くる｡計画的代替化や､利用 者 か らの要求 に応 じた代 替化のバ ランス を考 え､ よ り効率の良い撮影計画 と基準策定が必要 となる｡ (2)撮 影作 業の効率化 マ イクロ化 を含 む代 替化 をスムーズ に行 うため には､撮影資料 の整理 と補修 は特 に重要 になる｡ マ イ クロ化で ､ よ り原資料 に近 い情報 を得 るため には､ フイルムに高い復元忠実度が求 め られる｡整理の際には撮影資料 に落丁がないか､作成元､作成者､入手経緯等の背景など利用のために幅広い 記録 を取る必要がある｡ 又､撮影の際に例えば､綴 じ部分に記録情報が隠れている場合は原本 を解体 しなければならない し､ 折 りたたまれた り､破損 ･収縮 している資料は伸展 ･補修をしなければならない｡ 一連の作業の手間や経費､原資料保護の観点か らも同 じ作業を繰 り返 しての撮影は難 しい｡ したがっ て確かな整理､処置を踏んだフイルムは､より原資料 に近 く認証性のある代替資料 となる｡ 今後はその流れをより密にシステム化 し､作業の重複 をな くす ことに努めてい きたい｡その解決策の 一つ として､保存､整理､利用で必要 とされる事項についての共通認識 を持つことが重要で､各担当毎 に情報の補完 と各情報 を確認 し合 える為のツールとしてより業務 に即 したデータベースの構築 も必要に なって くる｡ (3)保存管理 マイクロフィルムは､適切な温度及び湿度の環境条件下で管理すれば､ポ リエステルベ ースで500年 以上の保存 も可能 とされているが､化学変化 を起 こす可能性 もあ り､定期的な検査 を行 う必要がある｡ 県公文書館の保存用マイクロフィルムは16mm､35mm､シー トフィルムの形態毎に分け､年毎 (西暦年) の作成順に一連番号 を付 している｡今後は､3年毎の 目視検査 と巻 き返 し等 を計画的に実施 し､長期保 存 に努めたいと思 う｡ (4) その他 資料の代替化 としてマイクロ化 を中心 に述べたが､保存用に管理 している写真 フイルムをデジタル化 しパ ソコンでの画像検索が行 えるように検討 したい｡ 3.あわ りに コンピュータは､文書管理 と情報の共有化に大 きく寄与 し､今後益々普及 してい くと思 う｡文書の保存管 理 もデジタル媒体で管理することもそ う遠い話ではないか もしれない｡ デジタル媒体は複製 して も劣化がないことか ら記録情報の保存で も有効 とされている｡但 し､マイクロフィ ルムはデジタル媒体 と比較 して もそれ自体 に可視性があ り､改 ざんを確認することがで き認証性 もあること から記録 を保存する面では､現在のところその 目的に一番近い存在である｡利用では利便性等の実感はで き ても､保存はそれ自体に危機が訪れない間は実感 しない ものである｡将来的な利用 を保証する上で､何が 目 的にかなっているかを検討 し､解決策につながるように今後の業務に取 り組んでい きたい｡ <参考資料 > マイクロ化実績 (平成7年10月-平成11年12月の累計) マイクロフィルム数 フイルム形態 撮影 フイルム数 複製 フイルム数 総 数 16mmリール 277本 355本 632本 35mmリール 241本(3) 1,263本
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1,504本(4) 35mmジャケッ ト 22枚 22枚 44枚 35mmアパテユアカー ド - 16枚 16枚 ( )内はカラーマイク口数 - 129-マ イ クロフィルム コ-マ数 ( )内 はカ ラーマ イクロコマ数 フイルム形態 撮影 コマ数 複製 コマ数 総 数 16m リール 669,832コマ 770,769コマ 1,440,601コマ 35mmリール 82,080コマ(1,071) 986,875コマ(479)1,068,955コマ
