Gmail へようこそ
Microsoft Outlook® から Google Apps に切り替え た方を対象に、Gmail を使用するためのヒントを いくつか紹介します。
相違点
Microsoft Outlook® から Gmail に切り替えると、この 2 つには違いがあることがわかります。ここで は、いくつかの違いについて説明します。
Microsoft Outlook® の場合 Gmail の場合
通常、ファイアウォールの背後にある専用のパ
ソコンからメールにアクセスする 任意の場所の任意のパソコンからインターネッ トを介して安全にメールにアクセスする メールとその返信が個々のエントリとして受信
トレイ内に表示される メールとその返信をスレッドにグループ化する メールをフォルダで整理する メールにラベルを付ける
重要なメールにフラグを設定する 重要なメールにスターを付ける メールに色分けした分類を割り当てる ラベルを色分けする
差出人や日付でメールを並べ替える Gmail の検索機能を使用してメールの「並べ替 え」を行う
作成時に自動的にスペルチェックを行う 作成後にスペルをチェックする
複数の署名を作成する 返信定型文機能を使用する
メールを削除して、ディスク容量を確保する メールをアーカイブして、受信トレイを整理する
（クラウドに 25 GB もの保存容量があるので、 メールを削除する必要がありません）
デスクトップ ファイルにアーカイブし、アーカ
イブにアクセスする際には再インポートする クラウドにアーカイブするのですべてのメール をすぐに使用できる
デスクトップ アラートでデスクトップ メール 通知を受け取る
Google トーク デスクトップ クライアントをイ ンストールする
メールボックスを共有する Google グループを使用して共有のメールボック スを作成する
ようこそ
[メールを作成 ] をクリックします。受信ト レイがメール作成フォームに変わります。
Shift キーを押しながら [ メールを作成 ] をク
リックすると、受信トレイを表示したまま新 しいブラウザ ウィンドウでメールを作成で きます。
メールの宛先を入力する
受信者名の最初の何文字かを入力すると、最近 やり取りした人のディレクトリやリストが表示 されるので、そこから宛先を選択します。
作成後にスペルをチェックする
まずメールを作成します。[スペルチェック ] をクリックすると、つづりの間違いがハイ ライト表示されるので修正します。
Gmail の場合
同じウィンドウでメールを作成する
作成
Microsoft Outlook® の場合
新しいウィンドウでメールを作成する
画像を添付ファイルとしてアップロードするに は、[ファイルを添付 ]をクリックします。 メールの本文に画像を挿入するには、[画像の挿 入 ]機能を有効にします（Labs の詳細について は、17のページをご覧ください）。次に、書式設 定バーにある アイコンをクリックします。
Chrome ブラウザのみ : 画像をパソコンからメー
ル内に直接ドラッグします。
Gmail の [ 設定 ] で署名を 1 つ作成します（書式、画 像、リンクを含めることができます）。メールを新し く作成するたびに、署名が自動的に挿入されます。
複数の署名を作成するには、[返信定型文 ] 機能 を有効にします（詳細については、17のページ をご覧ください）。次に、各署名用に返信定型文 を作成します。メールの作成時に、[返信定型文 ]メニューから使用する署名を選択します。
複数の署名を作成する
複数の署名を作成して、使用する署名をメール ごとに選択できます。
返信定型文を使用する
すべてのメールで使用する署名を 1 つ作成するか、 返信定型文を使用して複数の署名を作成できます。
Microsoft Outlook® の場合
書式を設定する、画像を追加する
• リッチ テキスト形式やその他の Outlook のアイ テムを追加できます。
• メール内に画像を挿入、貼り付け、ドラッグで きます。
Gmail の場合
書式を設定する、画像を追加する
メールの上にあるツールを使用して、書式、色、 リンク、ハイライト、画像を追加できます。
書式設定と署名
ファイルの添付
Gmail では、害のあるウィルスの感染拡大を防ぐた め、実行ファイル（.exe ファイルなど）を添付でき ないようになっています。
同じフォルダ内の複数のファイルを選択するに は、Ctrl キーを押しながら添付するファイルをク リックします。
Chrome ブラウザのみ : 画像をパソコンからメー
ル内に直接ドラッグします。
添付ファイルを削除するには、そのファイルが含ま れるメールを削除します。ただし、必ずしも削除す る必要はありません。Gmail の添付ファイルは 25 GB の保存容量が用意されているクラウドに存在してい るからです。添付ファイルは、ダウンロードする場 合にのみパソコンにコピーされます。
添付ファイルの [ダウンロード ] をクリックする と、添付ファイルのコピーが元の形式でパソコ ンにダウンロードされます。
Chrome ブラウザのみ : 画像をメールからパソコ
ンに直接ドラッグするとダウンロードできます。 [表示 ] をクリックすると、添付ファイルをダウ ンロードせずにブラウザ ウィンドウでプレ ビューできます（時間を節約でき、パソコンの 容量も消費しません）。
添付ファイルを削除して容量を確保する
メールを削除せずに添付ファイルを削除できます。
すべての添付ファイルを保持する
Gmail には十分な容量があるので、メールや添付ファ イルを削除して容量を確保する必要はありません。
Gmail の場合
ファイルをアップロードして添付する
[ファイルを添付 ] をクリックし、ファイル を探します。
Microsoft Outlook® の場合
ファイルを添付、ドラッグする
ファイルを探します。または、ファイルをメー ル内にドラッグするか、貼り付けます。
スレッド
Microsoft Outlook® の場合
1 つのスレッドに複数の受信トレイ エントリ
メールとそのメールに対するすべての返信が、 個々のエントリとして受信トレイ内に分散して 表示されます。
Gmail の場合
1 つのスレッドに 1 つのエントリ
Gmail ではデフォルトで、メールとその返信が 1 つのスレッドにグループ化され、1 つの受信トレ イ エントリとして表示されます。
受信トレイのエントリで、スレッドの参加者やメー ルの数を確認できます。
このエントリは、Polly がメールを送信し、そのメー ルに対して Nancy と Ryan が返信したことを示して います。Ryan の返信は未読であるため、名前が太字 になっています。
スレッド全体を印刷、展開する
スレッドを開くと、スレッドのメールは、最新の未 読の返信を表示できるように重なって表示されます。 スタックの右側にあるコマンドを使用すると、スレッ ド内のすべてのメールに対して操作を実行できます。 スレッド内のすべてのメールを開くには [すべて展 開 ] を、すべて折りたたむには [すべて折りたたむ ] をクリックします。スレッド内のすべてのメール を印刷するには、[すべて印刷 ] をクリックします。
1 通のメールを印刷、削除する
スタック内の 1 通のメールをクリックすると、その メールを開いて表示することができます。
メール内のポップアップ メニューでは、そのメール に対してのみ行う操作を選択できます。
メール内のポップアップメニューで [印刷 ] をク リックすると、そのメールだけが印刷されます。 [このメールを削除 ] をクリックすると、スレッ スレッド ビューを無効にする場合 Outlook のよ
うに、すべてのメールを別々に一覧に表示す るには、スレッド ビューを無効にします。一 時的に無効にすることも（簡単に有効に戻せ ます）、永続的に無効にすることもできます。 Gmail で [ 設定 ] > [ 全般 ] タブを表示し、[ ス レッド ビューを無効にする ] を選択します。
返信
まずメールを開く
スレッド内のメールに返信するには、メールを開い て、メール内の返信オプションを選択します。その メールの送信者や受信者にのみ返信できることに注 意してください。スレッド内の他の受信者には返信 できません。
メールに前の返信メールが引用されている場合、引 用テキストは表示されません。[ 元のメッセージを 表示 ] をクリックすると、すべてのテキストが表示 され、返信に含めることができます。
[返信 ] をクリックすると、送信者に対してのみ 返信できます。メールの受信者すべてに返信す る場合は、[全員に返信 ] をクリックします。
返信の表示先
返信を送信する前に、[To] 欄と [Cc] 欄のメール アド レスを確認し、受信者が正しいことを確かめます。 ここにアドレスが指定されていない参加者には、返 信は表示されません。
この例は、Quinn Quails と Ryan Rivers だけがスレッ ドのスタック内でこの返信を確認できることを示し ています。
Microsoft Outlook® の場合
メールに返信する
受信トレイでメールを選択して（またはメール を開き）、返信します。
Gmail の場合
スレッド内のメールに返信する
スレッドを開き、スレッド内の返信するメール を開きます。
転送
Microsoft Outlook® の場合
メールを転送する
転送するメールがスレッド内にある場合は、ま ず該当のメールを開きます。
メールに前の返信メールが引用されている場合、 引用テキストは表示されません。[ 元のメッセー ジを表示 ] をクリックすると、すべてのテキス トが表示され、転送することができます。
メール内の [転送 ] をクリックすると、現在 のスレッドに含まれない人にメールを送信で きます。
Gmail ではメールにメールを添付することはでき ません（Outlook では可能）。ただし、スレッド 全体を転送して、スレッド内のすべてのメール を送信することができます。
[すべて転送 ] をクリックします。
転送スレッドの受信者は、元のスレッドに含ま れるすべての返信を 1 通のメールとして受け取 ります。
Gmail の場合
スレッド内のメールを転送する
複数の添付メールを転送する スレッド全体を転送する
アーカイブと削除
Microsoft Outlook® の場合
メールを削除して容量を確保する
サーバーのディスク容量には限りがあるため、 メールを削除したり、オフラインに保存したり して、受信トレイを整理する必要があります。
Gmail の場合
削除せずにアーカイブする
クラウドに個人の保存容量が 25 GB 用意されて いるので、削除しなくても、メールをアーカイ ブして長期間保持することができます。
すべてのメールをクリック 1 つで操作する
アーカイブしたメールを含め、すべてのメール を [ すべてのメール ] ビューで閲覧できます。ま た、Gmail の検索機能を使用すると、特定のメー ルをすばやく見つけることができます。
[すべてのメール ] をクリックすると、アー カイブの内容と、メールの残りの部分が表示 されます（このリンクを表示するには、まず [他 ... 個のラベル ] をクリックします）。
受信トレイをクリアする
使用していないメール（管理対象の返信が含ま れるスレッドを含む）をアーカイブして、受信 トレイから移動します。
メールを 1 通以上選択し、[アーカイブ ] を クリックします。
スレッドをアーカイブしても、自分自身はス レッドから削除されません。新たに返信が届く とスレッドは受信トレイに自動的に戻ります。
検索と並べ替え
Microsoft Outlook® の場合
メールを並べ替え、ブラウズ、検索する
• 差出人や日付で並べ替える
• フォルダをブラウズする
• 全文検索を実行する
Gmail の場合
Gmail の検索機能を使用する
•差出人や期間で検索する
• ラベルやキーワードを検索する
• その他のメールの属性で検索する
キーワード検索
高度な検索を開始するには、件名、本文、差出 人名など、メールの任意の場所に表示される キーワードを検索します。通常は、検索用語を いくつか入力するだけでかまいません。
絞り込み検索
検索オプションを使用して、検索の対象を絞り 込みます。
[検索オプションを表示 ] をクリックすると、 検索オプションウィンドウが表示されます。 この例では、今年の 2 月 20 日から 4 月 20 日の 間に Ryan から届いた添付ファイル付きのメール を検索します。
検索ショートカット
検索演算子を使用して入力することで、検索の対象 を絞り込みます。ここでは、「from:ryan after:2008/ 12/10」と入力して、2008 年 12 月 10 日以降に Ryan が送信したすべてのメールを表示します。
検索演算子の詳細については http:// mail.google.com/support/bin/
ラベルとフォルダ
Microsoft Outlook® の場合
フォルダ内にメールを置く
ネストしたフォルダにメールを置いてメールを 整理します。
Gmail の場合
メールに複数のラベルを付ける
受信トレイのメールやスレッドに 1 つ以上のわ かりやすいラベルを付けることができます。
メールには必要な数だけラベルを付けることが できます。こうすると、そのラベルを基にして メールを検索できます。
受信トレイでメールを選択し、[ラベル ] メ ニューから 1 つ以上のラベルを選択します。 ラベルは必要な数だけ作成できます（後でラベ ルを削除しても、そのラベルが付いたメールは 削除されません。メールからラベルが削除され るだけです）。
ラベル付きのメールを検索する
ラベルのリンクをクリックして、そのラベル が付いたメールやスレッドを表示します
（アーカイブされたものも含まれます）。また は、「in:ラベル名」を検索します（例: in:financial）。
すべてのラベルを表示するには、サイドバー の [ 他 ... 個のラベル ] をクリックします。[ 他 ... 個のラベル ] をクリックしなくても表示 されるラベルを選択するには、Gmail の [ 設 定 ] を使用します。
Microsoft Outlook のフォルダからインポートし たラベル名が長すぎる場合は、ラベル名を編集 して短い名前に変更します（Gmail では、40 文
スターとフラグ
Microsoft Outlook® の場合
重要なメールにフラグを付ける
Gmail の場合
メールにスターを付ける
受信トレイのメールにスターを付ける
受信トレイでメールのスターをクリックする と、そのメールにスターが付けられます（も う一度クリックすると、スターが外れます）。
スターをブックマークとして使用する
スレッドのスタック内にある重要なメールにス ターを付けて、ブックマークとして使用できま す。スレッドを開くと、そのメールが既に開い ています。
スター付きのメールを検索する
左側のサイドバーにある [スター付き ] をク リックすると、すべてのスター付きメールが 表示されます。
または「is:starred」を検索します。この例 では、「is:starred in:project」を検索すること で、[Project] ラベルが付いたすべてのスター 付きメールを見つけることができます。
タスクとフラ
Microsoft Outlook® の場合
メールにフォローアップ用のフラグを付ける
ToDo リストのタスクのように受信トレイのメー ルにフラグを付けて、そのタスクが完了したら チェックマークを付けます。
Gmail の場合
ToDo リストにメールを追加する
ToDo リストにメールを追加して、チェックマー クを付けることができます。
メールを選択し、[その他の操作 ] メニューを
開いて、[ToDo リストに追加 ] を選択します。
こうすると ToDo リストが開き、メールがリ ストに表示されます。
タスクが完了したら、リストでチェックマー クを付けます。
ToDo リストを開きます（メールリストの左
側にある [ToDo リスト ] リンクをクリックし
ます）。次に、タスクの をクリックして、 期限を割り当てる画面を開きます。
カレンダーに ToDo リストを表示して、その 週の通知を確認します。期限付きのタスク は、期日のヘッダー領域に表示されます。
カレンダーでタスクを追跡する
カレンダーの指定した期日にタスクが表示され るので、そこでタスクを管理できます。
タスクのアラームをポップアップ表示する
タスク メールにポップアップ アラームや音声ア ラームのフラグを付けて、特定の日時に表示さ れるようにします。
ラベルと分類
Microsoft Outlook® の場合
色分けした分類を割り当てる
分類したり、後で確認したりできるように、1 つ 以上の色分けした分類をメールに割り当てます。
Gmail の場合
ラベルを色分けする
ラベルを色分けしてメールに割り当てます。
Gmail のラベルは Outlook の分類によく似ていま す。分類と同様に、さまざまな色で色分けされ たラベルをメールに割り当て、ラベルでメール を並べ替えて、関連するメールを探すことがで きます。
ラベルを色分けするには、ラベルの左側
（矢印 のボックスをクリックし、色を選択 します。
独自の色を作成するには、[ カスタム色を追加 ] をクリックします。
[スーパースター ] 機能を有効にします（Labs の詳細については、17のページをご覧くださ い）。メールのスターをクリックするたびに、 さまざまな重要度を表す記号（自分だけの参 照用です）に切り替えることができます。 特定のスーパースターが付いたメールを検索 するには、「has:< 記号名 >」を検索します
（例 : has:red-bang）。スーパースターの各記 号の名前は、Gmail の [ 設定 ] の [ 全般 ] タブ で確認できます。
スーパースターを使用する
メールに別の色のスター、感嘆符、その他の記 号を付けて目立たせます。
フィルタとルール
Microsoft Outlook® の場合
ルールによって受信メールを管理する
ルールを使って、受信メールを振り分けます。
Gmail の場合
フィルタを使って受信メールを管理する
フィルタを設定しておくと、特定の種類のメー ルにラベルを付ける、アーカイブする、削除す る、スターを付ける、転送するなどの処理を自 動的に行うことができます。
1. フィルタ条件を設定する
Gmail の [設定 ] をクリックし、[フィルタ ] タブ に移動します。
条件を作成し、どの受信メールにフィルタを適用す るかを決めます。
この条件では、Mary からの、進行中のプロジェクト anaheim への参照が含まれるメールがフィルタリング されます。操作を設定する前にフィルタをプレビュー するには [ フィルタ テスト ] ボタンを使用します。
2. 実行する操作を選択する
次に、条件を満たすメールに対して実行する操作を 1 つ以上選択します。
この操作では、フィルタ処理されたメールに [Financial] ラベルを付け、メールを受信トレイに表示しないよう に指定しています。
特定のメールに基づいてフィルタを作成するには、 メールの [ その他の操作 ] プルダウン メニューから フィルタを作成するには、受信メールの条件を 設定し、実行する操作を選択します。
不在通知と通知
Microsoft Outlook® の場合
不在時のアシスタント
不在時に受信したメールに自動的に返信します。 オプションで、受信者別に返信をカスタマイズ できます。
Gmail の場合
不在通知
1 通の返信を指定して不在時に送信します。オプ ションで、受信者の範囲を絞り込むことができ ます。
Gmail で [設定 ]（[全般 ] タブ）をクリックし、 [不在通知 ] まで下にスクロールします。 自動返信を作成し、送信する期間を指定します。オ プションで、組織内のユーザーや個人の連絡先にだ け送信することができます。
頻繁にメールをくれる相手に何度も不在通知が送信 される心配はありません。Gmail では、1 人の受信者 に対して 4 日に 1 回だけ返信が送信されます。
Google トークを www.google.com/talk/ からダウン ロードして、インストールします。
Windows の Program Files から Google トークを開き、 Google Apps のユーザー名とパスワードでログインし ます。Google トークの使用中は、Gmail をウェブブラ ウザで開いているかどうかに関係なく、新着メールが 届くたびにデスクトップ アラートが表示されます。
Google トークの [ 設定 ] を開き、[Windows を起動 したときに自動的に起動する ] オプションをオン にすると、自分で Google トークを起動する手間が 省けます。
Google トークをインストールする
Google トーク チャット クライアントをインス トールすると、新着メールが届くたびにデスク トップ アラートが表示されます。
デスクトップ アラートを有効にする
デスクトップ アラートを有効にすると、新着 メールが届くたびにアラートが表示されます。
共有メールボックスと Google グループ
Microsoft Outlook® の場合
チームのメールボックスを共有する
チームのメールボックスを共有して、チームの 代表としてメールを送信できます（Microsoft® Exchange が必要です）。
Gmail の場合
Google グループを作成する
Google グループを作成して、メンバーがグルー プの代表としてメールを送信できるようにしま す（どの Google Apps ユーザーでも可能です）。
[その他 ] > [ グループ ] をクリックして、自分が 属するグループを表示します。次に、[グループ を作成 ] をクリックします。グループに名前を付 け、グループのメールアドレスを作成し、[グ ループ設定 ] でグループの代表としてメールを投 稿できるユーザーを指定します。
詳細については http://www.google.com/support/a/ bin/answer.py?answer=167430 をご覧ください。
[グループを作成 ] ボタンが表示されない場合は、 ユーザーが管理するグループを有効にするか、 ユーザー用にグループを作成するよう、管理者 に依頼します。
[グループ ] をクリックし、グループのディスカッショ ン アーカイブを開き、返信する投稿をクリックします。 メッセージ テキストの下にある [ 返信 ] か [ 投稿者に 返信 ] をクリックします。
メッセージ ウィンドウで、[From] プルダウンからグ ループのアドレスを選択し、返信を作成します。
グループの代表として送信する
グループのディスカッション アーカイブにアク セスし、投稿されたメッセージにグループ アド レスを使用して返信します。
チーム アドレスから送信する
共有しているメールボックスを開き、チーム ア ドレスからメールを送信します。
Gmail Labs を有効にする
Gmail Labs は受信トレイに便利な機能を追加で きる正式なリリース前の試験運用機能です。 Labs には、さまざまな種類のスター、送信直後 のメールの送信中止、返信定型文の入力などの 機能が用意されています。
使用可能な Labs を確認して有効にするには、 Gmail ウィンドウの右上にある緑のフラスコ アイコンをクリックします（このアイコンは、 Gmail 管理者が Labs を有効にしている場合にの み使用できます。一部のブラウザでは表示され ない場合があります）。
送信とアーカイブを一度に行う（Labs）
アーカイブするスレッドに返信するときに手順 を省略するには、[ 送信 & アーカイブ ] 機能を有 効にします（Labs の詳細については、上記をご 覧ください）。こうすると、作成する返信にボタ ンが追加され、そのボタンをクリックすると、 返信の送信とスレッドのアーカイブを一度に行 うことができます（スレッドが受信トレイから なくなります）。
送信とアーカイブを一度に行う
メールの整理と受信トレイ内の消去を同時に行 います（Microsoft Outlook® のフォルダへのメー ルの移動と似ています）。
メールを選択し、[移動 ] プルダウンメ ニューからラベルを選択します。
ここでは、選択したメールに [Project] ラベルを 付け、受信トレイからメールを削除しています。 後でメールを表示するには、メール リストの左 側にある [Project] ラベルをクリックします。[ す べてのメール ] をクリックして、メールを（他の メールと一緒に）表示することもできます。
ダウンロードの前に添付ファイルをプ
レビューする
Gmail メッセージの添付ファイルはクラウドに 存在しており、ダウンロードして表示する場合 にのみパソコンにコピーされます。
添付ファイルをダウンロードせずにプレビューす ると、ディスク容量（と時間）を節約できます。 添付ファイルの下の [表示 ] をクリックします。
新しいブラウザ ウィンドウが開き、添付ファイル がプレビュー表示されます。印刷表示や元のファ イルのダウンロードのオプションもあります。
強力なヒント
ステータス メッセージを追加する
[チャット ] ボックスにステータス メッセージを 追加すると、自分が何をしているかを同僚に知 らせることができます。
[チャット ] ボックスを展開します。[ステー タスを設定 ] をクリックすると、ステータス メッセージを追加するためのボックスが表 示されます。
外出中というメモ、ウェブページへのリンクな ど、ステータス メッセージの内容は自由です。
キーボード ショートカットを使って手
間を省く
キーボード ショートカットを使用すると、メー ルの閲覧や管理の時間を短縮できます。
Gmail のキーボード ショートカットは、[ 設定 ] の [全般 ] タブで有効にします。キーボード ショー トカットを使用すると、キーボードから一般的な 操作を行うことができます。
たとえば、J キーと K キーを使用すると、受信ト レイ内を上下に移動できます。メールを開くに は O キーを、返信するには R キーを、メールを 作成するには C キーを、スターを付けたり外し たりするには S キーを、アーカイブするには E キーを押します。
Gmail や Google カレンダーで作業していると
きに ? キーを押すと、いつでもキーボード ショートカットの全リストを参照できます
（キーボード ショートカットが有効になって いる必要があります）。
キーボード ショートカットのリストを印刷 するには、http://deployment.googleapps.com/ Home/resources-user-adoption/quick-reference/ Google_Mail_Shortcuts.pdf にアクセスします。
重複した連絡先を整理する
Microsoft Outlook® から移行した連絡先が重複し ている場合があります。
Gmail では、貴重なデータを失うことなく、重 複した連絡先レコードを簡単に統合できます。
[連絡先 ] をクリックして連絡先管理ツール を開き、[重複する連絡先を探す ] ボタンを クリックすると、重複のリストが表示され ます。
破棄する重複連絡先のチェックボックスをオフ にして、[ 結合 ] ボタンをクリックします。 削除する連絡先レコードに含まれる固有の情報 は、残っている連絡先レコードに統合されます。
オフラインで作業する
クラウドに接続していないときでも、Gmail を 使用し続けることができます。
オフライン Gmail を設定するには、[ 設定 ] を開 いて、[ オフライン ] タブに移動します（Gmail 管理者がこの機能を有効にしている場合にのみ 利用できます）。
オフライン Gmail を設定すると、接続が断続的 な場合やインターネットに接続していない場合 でも、メールにアクセスして作業を続けること ができます。
オフラインのときにメールを送信すると、その メールは送信トレイに保存されます。送信トレ イのメールは、次回接続したときに自動的に配 信されます。
