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ラグビーワールドカップ 2019
TM
ファンゾーン in 埼玉・熊谷 実施計画
策定業務委託等仕様書
1. 業務内容
⑴ラグビーワールドカップ 2019™ファンゾーン in 埼玉・熊谷 実施計画策定業務
ラグビーワールドカップ 2019
TM
（以下、「RWC2019」という。）において、本市に設置
する、大型スクリーンによる試合映像の放映（パブリックビューイング）や、ケータリン
グ、RWC2019 のコマーシャルパートナーによるプロモーション活動、ラグビーの普及活動
等が行われるイベントスペースであるファンゾーンに関する実施計画の策定、公益財団法
人ラグビーワールドカップ 2019組織委員会（以下「JR2019」という。）提出用運営計画
書の作成、関連する業務の検討、大会時の必要経費の概算を積算するものである。
実施計画及び運営計画書（Ver.2、Final）の策定にあたっては、JR2019 が作成するフ
ァンゾーンガイドライン及びファンゾーン運営計画書記載要領等、大会主催者が定める条
件等を遵守するとともに、既に策定されている「運営計画書（Ver.1）」並びに「運営計
画書 Ver2に向けた検討資料」での検討内容を踏まえた上、必要な図面等の作成を行い委
託者へ提出する。
なお、実施計画とは、大会時のファンゾーン運営マニュアルとなる任意の計画であり、
具体的な実施体制等について記載するものとする。運営計画書とは、JR2019 が示す様式
に基づき作成する計画書であり、実施計画を根拠とし、必要事項を抜粋するものである。
①ファンゾーン実施計画の策定
本大会時のファンゾーン会場（熊谷市本町 2 丁目 62 番地：コミュニティ広場）に
おけるステージ及びスクリーンの仕様、会場装飾の方法並びに実施コンテンツ（ステ
ージ、スクリーン、ケータリング、ラグビーアクティビティ、その他地域の特色を生
かした取組等）の内容を企画するとともに、会場へのアクセス経路、人員配置、警備
体制、入退場の管理方法、危機管理体制、事前準備スケジュール及びプロモーション
方法、近隣施設・住民への影響など様々な観点からの調査を行い、以下の内容を含め
た実施計画書を作成すること。
なお、コマーシャルパートナーとの関係により、各コンテンツの内容が制限される
可能性があるため、柔軟な計画策定を行うこと。
ア 全体概要の提案・検討
1. 全体テーマ・コンセプト(埼玉県・熊谷市らしさを演出するようなものを含
める)
2. 会場情報
3. 開催概要
4. 会場図
5. プロモーション
6. 事前準備体制
7. 事前準備スケジュール
8. 開催期間中の運営体制
9. 開催期間スケジュール
10. 必要許認可の洗い出し及び取得計画
イ 運営の検討
1. 人員一覧
- 2 - 3. 来場者対応
4. 来場者アクセス経路・車両搬出入経路
5. シャトルバス計画（※輸送交通基本計画と調整を要す）
6. 警備
7. 危機管理
8. 救護
9. 清掃・廃棄物処理
10. 保険
ウ コンテンツ・装飾等の提案
1. 大型スクリーンと音響施設
2. ステージ（ステージを利用したエンターテインメントの企画含む）
3. ケータリング
4. ラグビーアクティビティ
5. その他活動（地域 PR 活動等）
6. 装飾
7. ファンゾーン非開催日の会場利用
8. 上記各設備の必要資材調達計画
②JR2019 及び RWCL 提出用運営計画書（Ver.2 及び Final）の作成及び修正作業
運営計画書（Ver.2 及び Final）は、JR2109 作成の運営計画書記載要領に則り、JR2019
が指定するフォーマットに従って作成する。記載内容については、原則として運営計
画書（Ver.1）の記載の事項を踏まえた内容とすること。
また、いずれの計画書についても日本語版と英語版の２種類を作成すること。
JR2019 等から内容の修正、再検討等の要請があった場合は、速やかに対応するこ
と。
③大会時運営経費の積算
策定するファンゾーン実施計画及び検討に基づき、必要経費を積算する。積算に当
たっては、企画提案書等作成要領に記載した事項に留意すること。
④必要許認可等の調査・申請
平成 30 年度・平成 31 年度に予定するテストイベント及び本大会の運営に必要な許
認可等の手続きについての調査及び許認可等が必要な場合は速やかな手続きを行う。
発注者が行う許認可等の手続きに対する支援等
⑤関連計画との調整
組織委員会が策定する各種計画、埼玉県や熊谷市（準備委員会、2020 ｵﾘﾝﾋﾟｯｸ･ﾊﾟﾗ
ﾘﾝﾋﾟｯｸ/ﾗｸﾞﾋﾞｰﾜｰﾙﾄﾞｶｯﾌﾟ 2019 埼玉県推進委員会等を含む）が策定する他の計画（警
備計画、交通輸送、ボランティア輸送など）との調整を図ること。
⑥会議等への出席
埼玉県・熊谷市等が、ファンゾーンに関する関係者会議や打合せ等を実施する場
合において、受託者の同席を求めた場合には可能な限りこれに対応すること。また、
その際に必要となる資料の作成を行うこと。
⑵ラグビーテストマッチ開催に伴うイベント運営管理等業務
平成３０年１１月３日に味の素スタジアムで実施されるテストマッチ（日本代表対ニュ
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催する。パブリックビューイングやケータリング、ラグビーアクティビティなど大会時の
ファンゾーンを想定したイベントとするとともに、これらを通じて得られたノウハウや実
施体制等を地域の賑わい創出やラグビータウンのさらなる推進に役立てていく。この企画
案の提示とイベント当日の設置・運営を行う。
また、大会時のファンゾーン運営に生かすため、本イベント開催により得られた課題等
をまとめた業務委託実施報告書を提出する。
2. 成果品
⑴ラグビーワールドカップ 2019™ファンゾーン in 埼玉・熊谷 実施計画策定業務
①ファンゾーン実施計画書
・Ａ４冊子（図面はＡ３折り） ５部
・電子データ（ＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ） ２セット
※形式：Microsoft Word または PowerPoint（図面は、Ai データ）
②JR2019 及び RWCL 提出用運営計画書（Ver.2 及び Final）
提出用運営計画書は、JR2109 作成の記載要領に則り、JR2019 が指定するフォーマ
ットに従って作成する。日本語版と英語版の２種類を作成する。
・Ａ４冊子 各５部
・電子データ（ＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ） ２セット
※形式：Microsoft PowerPoint
③ファンゾーン関連経費積算書
・Ａ４冊子 ５部
・電子データ（ＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ） ２セット
※形式：Microsoft Excel または PowerPoint
⑵ラグビーテストマッチ開催に伴うイベント運営管理等業務
①イベント運営企画書
・Ａ４冊子（図面はＡ３折り） ５部
・電子データ（ＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ） ２セット
※形式：Microsoft Word または PowerPoint（図面は、Ai データ）
②業務委託実施報告書
・Ａ４（指定様式なし） ５部
・電子データ（ＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ） ２セット
3. 業務期限
⑴ラグビーワールドカップ 2019™ファンゾーン in 埼玉・熊谷 実施計画策定業務
①ファンゾーン実施計画書 平成３１年３月２５日
②JR2019 及び RWCL 提出用運営計画書 （Ver.2） 平成３０年９月１８日
③JR2019 及び RWCL 提出用運営計画書 （Final） 平成３１年３月２５日
④ファンゾーン関連経費積算書 平成３０年９月１８日
⑵ラグビーテストマッチ開催に伴うイベント運営管理等業務
①イベント運営企画書 平成３０年９月１８日
②業務委託実施報告書 平成３０年１１月３０日
4. 委託業務実施に当たっての留意事項
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⑴ 第三者への委託
委託業務の全部又は一部を第三者に委託し、又は請け負わせてはならない。ただし、
委託者の承諾を得た場合は、この限りでない。
⑵ 委託業務に関して知り得た秘密
委託業務に関して知り得た秘密を他に漏らし、又は委託業務以外の目的に使用して
はならない。委託期間が終了し、又は委託契約が解除された後においても同様とする。
⑶ 個人情報の取扱い
委託業務を通じて取得した個人情報の適切な管理のために、必要な措置を講じるも
のとする。受託者が取り扱う個人情報については、熊谷市個人情報保護条例の適用を
受けるものとする。
⑷ 委託者への損害賠償
受託者は、委託業務の履行に当たり、自己の責めに帰すべき事由により委託者に損
害賠償を与えたときは、その賠償の責めを負うものとする。
⑸ 第三者への損害賠償
受託者は、委託業務の履行に当たり、受託者の故意が原因で利用者その他の第三者
に損害が生じた場合には、その賠償の責めを負うものとする。
⑹ 著作権の取扱い
受託者は、成果物の著作権を委託者に無償で譲渡するものとし、著作権人格権を行
使しないものとする。
⑺ 第三者が権利を有する著作物
納入される成果物に、第三者が権利を有する著作物（以下、「既存著作物」という。）
が含まれる場合には、受託者は当該既存著作物の使用に必要な費用の負担及び使用許
諾契約等に関わる一切の手続きを行うこと。また、著作権関係の紛争が生じた場合、
一切の受託者の責任において処理するものとする。
⑻ 定めのない事項等
本仕様書に定めのない事項及び本仕様書に関し疑義が生じたときは、遅滞なく委託
者と協議して定めるものとする。
5. その他
⑴ 全国で開催される同様のイベント情報（スポーツ大会以外を含む。）や新技術の発表、
アイデアの導入事例など、当該イベント業務の参考となる情報を適宜委託者に報告す
ること。
⑵ 業務の執行に当たっては、委託者ほか関係者と綿密な連携を図ること。
⑶ ファンゾーン実施計画、そのほか本委託業務により作成した成果品についての物権及
び著作権（著作権法第２７条及び２８条に規定する権利を含む。以下同じ。）は、正
当な手続きにより使用または借用した第三者のものを除き委託者に帰属し、無償で委
託者に譲渡するものとする。
